Audit, Sicherheitsvorfälle und Datenschutzanfragen bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Diese Seite beschreibt vier operative Kontrollwege eines Mandanten:

• Das Änderungsprotokoll zeigt gespeicherte Änderungen mit Zeitpunkt, Benutzer, Aktion, Objekt und – sofern aufgezeichnet – alten und neuen Feldwerten.
• Audit-Export (SIEM) stellt Auditdatensätze schrittweise für ein externes Auswertungssystem bereit.
• Sicherheitsvorfälle (NIS2) führt ein internes Vorfallregister und berechnet bei als meldepflichtig markierten Vorfällen Hinweise für 24 und 72 Stunden.
• Datenschutz (DSGVO) bearbeitet interne Betroffenenanfragen; DSGVO-Anträge nimmt öffentliche Eingänge zur manuellen Triage auf.

Diese Werkzeuge unterstützen die Bearbeitung, erbringen aber keinen NIS2-, DSGVO- oder sonstigen Compliance-Nachweis. Insbesondere sendet NeuraPort aus dem geprüften Vorfallregister keine Behördenmeldung. Ein öffentlicher Antrag löst keine automatische Auskunft, Löschung oder Identitätsprüfung aus.

Für allgemeine Sicherheitsrichtlinien, Kontoschutz und KI-Datengrenzen siehe Sicherheit, Datenschutz und KI verwalten. Diese Seite konzentriert sich auf die operativen Abläufe und ihre Grenzen.

Voraussetzungen und Berechtigungen

• ADMIN und MANAGER des Mandanten dürfen das Vorfallregister sowie interne und öffentliche Betroffenenanfragen bearbeiten. Das Änderungsprotokoll verlangt zusätzlich Zugriff auf alle Organisationseinheiten des Mandanten. Diese beiden Mandantenrollen bilden hier die Zielgruppe Organisationsadministrator; eine zusätzliche gleichnamige technische Standardrolle ist im geprüften Rollenmodell nicht belegt.
• Die Rolle EXECUTIVE besitzt nur einen schmalen Zugriff auf das Änderungsprotokoll, sofern sie alle Organisationseinheiten sehen darf. Sie erhält dadurch keinen Zugriff auf Vorfälle oder Datenschutzanfragen und kann den vollständigen Ablauf dieser Seite nicht ausführen.
• Ein Plattformadministrator darf diese operativen Mandantendaten ausdrücklich nicht lesen oder bearbeiten. Er ist keine Zielrolle dieser Seite; die Erwähnung beschreibt ausschließlich die serverseitige Sicherheitsgrenze.
• Die geprüften Bereiche sind organisationsweite Kernfunktionen ohne eigenen Modul-Lizenzschalter. Schreibschutz oder eine fehlende Fachmodullizenz ersetzen die Rollen- und Scope-Prüfung nicht.
• Vorfälle und Datenschutzvorgänge besitzen kein Feld für eine einzelne Organisationseinheit. Berechtigte ADMIN- und MANAGER-Konten sehen sie daher mandantenweit. Beim Audit verhindert die zusätzliche Gesamt-OE-Prüfung eine unvollständige Protokollsicht.
• Mandantentrennung wird serverseitig sowohl über den Organisationskontext als auch über Datenbankrichtlinien beziehungsweise zusätzliche Organisationsfilter abgesichert. Verwenden Sie trotzdem keine gemeinsam genutzten Administratorkonten.
• Für irreversible Datenschutzaktionen müssen Identität, Rechtsgrundlage, Aufbewahrung und Freigabe bereits außerhalb der aktuellen Oberfläche verlässlich geprüft und dokumentiert sein. Die Anwendung erzwingt diese Nachweise derzeit nicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Änderungsprotokoll prüfen und exportieren

1. Öffnen Sie Änderungsprotokoll im Hauptmenü.
2. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf nach Nutzer, Aktion, Tabelle und Datumsbereich ein. Zurücksetzen entfernt die sichtbaren Filter. Eine Filterung nach Datensatz-ID wird technisch unterstützt, besitzt in dieser Ansicht aber kein Eingabefeld.
3. Öffnen Sie Details. Vergleichen Sie Alt und Neu nur für die gespeicherten Felder. Keine Feldwerte gespeichert bedeutet nicht, dass außerhalb dieses Eintrags keine Änderung stattgefunden hat.
4. Blättern Sie mit Zurück und Weiter durch jeweils 50 Einträge oder wählen Sie Aktualisieren.
5. Für eine SIEM-Übergabe öffnen Sie Einstellungen → Audit-Export (SIEM). Tragen Sie beim ersten Abruf 0, später den nach erfolgreicher Übernahme bestätigten letzten Cursor ein, und wählen Sie NDJSON exportieren.
6. Bewahren Sie den bestätigten Cursor in Ihrem Betriebsverfahren auf. Die Oberfläche speichert ihn nicht dauerhaft; ein verlorener oder falscher Cursor kann zu Wiederholungen oder Lücken in der externen Verarbeitung führen. Pro Abruf werden höchstens 5.000 Datensätze geliefert.

Sicherheitsvorfall erfassen und verfolgen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Sicherheitsvorfälle (NIS2).
2. Erfassen Sie einen kurzen Titel, wählen Sie Schwere und Kategorie und markieren Sie NIS2-meldepflichtig nur nach fachlicher Bewertung.
3. Wählen Sie Erfassen. Der sichtbare Bedienweg setzt den Erkennungszeitpunkt auf den aktuellen Zeitpunkt und den Status auf OPEN.
4. Prüfen Sie die angezeigte 72-Stunden-Frist. Eine 24-Stunden-Frist wird im Hintergrund berechnet, in der aktuellen Liste aber nicht separat angezeigt.
5. Ändern Sie den Status nur entsprechend Ihrem freigegebenen Vorfallprozess. Die Auswahl erzwingt weder eine Reihenfolge noch Beschreibung, betroffene Systeme, Abhilfemaßnahmen oder einen Nachweis der Behördenmeldung.
6. Führen Sie Erkennungs-, Frühwarnungs- und Meldezeit sowie die zugehörigen Nachweise zusätzlich in einem freigegebenen Vorfallverfahren. Die aktuelle Oberfläche kann eine erfolgte Behördenmeldung nicht erfassen. Ein Vorfall kann deshalb nach RESOLVED oder CLOSED ohne Meldungsnachweis nicht mehr als überfällig erscheinen.

Öffentlichen Datenschutzantrag triagieren

1. Stellen Sie den öffentlichen Formularlink nur mit dem richtigen Organisationskürzel bereit. Ohne Kürzel bleibt die Einreichung gesperrt.
2. Ein externer Antragsteller gibt Name, E-Mail-Adresse, Art der Anfrage und optional eine Nachricht ein. Erfolgreiche Übermittlung erzeugt nur einen Eingang mit Referenz; sie gibt keine Daten zurück. Pro Absendernetz ist die Annahme begrenzt.
3. Öffnen Sie als ADMIN oder MANAGER Einstellungen → DSGVO-Anträge. Prüfen Sie Antragsteller, Anfrageart, Nachricht und Eingangszeitpunkt.
4. Stellen Sie Identität und Vertretungsbefugnis in einem freigegebenen externen Verfahren fest. NeuraPort bietet dafür derzeit weder Dokumentenprüfung noch einen eigenen Identitätsnachweis oder Prüfstatus.
5. Ändern Sie den Status nur als Triagehinweis. LINKED erzeugt keine interne Anfrage und verknüpft sie in der aktuellen Oberfläche nicht. Setzen Sie diesen Status daher nicht als Nachweis eines abgeschlossenen Übergangs ein.
6. Legen Sie den internen Vorgang anschließend getrennt unter Datenschutz (DSGVO) an. Übernehmen Sie nur notwendige Informationen; der öffentliche Eingang enthält personenbezogene Daten und technische Metadaten.

Interne Betroffenenanfrage bearbeiten

1. Öffnen Sie Datenschutz (DSGVO) → Neue Anfrage.
2. Wählen Sie Kunde, Ansprechpartner oder Benutzer, tragen Sie dessen positive interne ID ein, wählen Sie Auskunft, Löschung oder Berichtigung und ergänzen Sie bei Bedarf eine Begründung. Die Oberfläche bietet keine Personensuche; ermitteln Sie die ID vorher im berechtigten Fachbereich.
3. Wählen Sie Datenvorschau laden. Prüfen Sie die angezeigten Daten und den Mandantenbezug. Die Vorschau ist eine begrenzte technische Sammlung, keine Vollständigkeitsgarantie.
4. Wählen Sie Anlegen. Der Vorgang erhält Offen und eine technische Frist von 30 Tagen. Diese Berechnung ersetzt keine juristische Fristprüfung.
5. Öffnen Sie den Vorgang. Auskunft erstellen sammelt die vorgesehenen Daten und speichert sie als Ergebnis in NeuraPort; es entsteht kein herunterladbares Dokument und keine automatische Zustellung an die betroffene Person.
6. Verwenden Sie Anonymisieren ausschließlich für eine verifizierte, freigegebene Löschentscheidung. Die Schaltfläche ist aktuell auch bei Auskunft und Berichtigung sichtbar, und der Server erzwingt weder Anfrageart noch Ausgangsstatus. Behandeln Sie deshalb Typ-, Status-, Identitäts- und Vier-Augen-Prüfung als zwingende externe Sperre.
7. Prüfen Sie nach der Aktion jede relevante Datenklasse. Die Funktion verändert ausgewählte Klartextfelder von Stammdaten, Kontakten, Benutzern und Akten, lässt aber unter anderem Dokumente, E-Mail-Inhalte, weitere Fachdaten, Finanzaufbewahrung und zuvor gespeicherte Auskunftsergebnisse unberührt.
8. Für Berichtigung existiert kein eigener Abschlussweg. Korrigieren Sie zulässige Stammdaten im zuständigen Fachbereich und dokumentieren Sie die Entscheidung außerhalb des derzeitigen DSAR-Statusablaufs.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Nutzer	Nein	Filtert das Änderungsprotokoll nach gespeichertem Akteur	Nur vorhandene Filterwerte; Systemeinträge können ohne Benutzer erscheinen.
Aktion	Nein	Filtert beispielsweise nach Anlage, Änderung oder Löschung	Freier Protokollwert aus der gespeicherten Aktionsliste.
Tabelle	Nein	Filtert nach dem technischen Objektbereich	Nur protokollierte Tabellen; kein Nachweis einer vollständigen Fachprozessabdeckung.
Datum von / bis	Nein	Begrenzt den Auditzeitraum	Beide Grenzen sind unabhängig wählbar; nach Auswahl Ergebnis prüfen.
Cursor	Ja bei Folgeexport	Kennzeichnet den letzten extern verarbeiteten Auditdatensatz	Ganze Zahl ab 0; nicht dauerhaft in der Oberfläche gespeichert. Höchstens 5.000 Datensätze je Abruf.
Titel	Ja	Kurze Bezeichnung des Sicherheitsvorfalls	3 bis 255 Zeichen; keine Geheimnisse oder unnötigen personenbezogenen Daten.
Schwere	Ja	Interne Bewertung als LOW, MEDIUM, HIGH oder CRITICAL	Nur Katalogwert; keine automatische Rechtsbewertung.
Kategorie	Ja	DATA_BREACH, MALWARE, PHISHING, UNAUTHORIZED_ACCESS, OUTAGE oder OTHER	Nur Katalogwert; aktuelle Oberfläche zeigt die technischen Bezeichnungen.
NIS2-meldepflichtig	Nein	Aktiviert berechnete 24-/72-Stunden-Hinweise	Manuelle Kennzeichnung; löst keine Behördenmeldung aus.
Vorfallstatus	Ja	OPEN, INVESTIGATING, CONTAINED, RESOLVED oder CLOSED	Jeder Wert ist direkt auswählbar; keine erzwungene Übergangsfolge.
Name im öffentlichen Antrag	Ja	Angegebener Name der anfragenden Person	2 bis 200 Zeichen; nicht als geprüfte Identität behandeln.
E-Mail-Adresse im öffentlichen Antrag	Ja	Kontaktadresse der anfragenden Person	Nur einfache Formatprüfung; kein Eigentumsnachweis durch Bestätigungslink.
Anfrageart	Ja	Auskunft, Löschung oder Berichtigung	Steuert die Klassifizierung, beschränkt die internen Aktionsschaltflächen derzeit aber nicht.
Nachricht	Nein	Zusätzliche Angaben im öffentlichen Eingang	Höchstens 4.000 Zeichen; nur notwendige Daten erfassen.
Öffentlicher Status	Ja bei Triage	NEW, REVIEWED, LINKED oder REJECTED	Beliebig direkt änderbar; LINKED verlangt in der Oberfläche keine interne Anfrage.
Betroffene Person	Ja intern	Kunde, Ansprechpartner oder Benutzer	Datensatz muss im eigenen Mandanten vorhanden sein.
Interne ID	Ja intern	Technische Kennung der betroffenen Person	Positive ganze Zahl; keine Suchfunktion im Formular.
Begründung	Nein; bei Ablehnung Ja	Interne Bearbeitungsnotiz oder Ablehnungsgrund	Ablehnungsgrund 1 bis 2.000 Zeichen; sparsam mit sensiblen Daten umgehen.
Frist	Systemseitig	Technischer Zieltermin der internen Anfrage	30 Tage ab Anlage; keine automatische Eskalation oder Verlängerungslogik belegt.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgang	Aktion	Ergebnis und Grenze
Auditliste	Beliebiger Filterstand	Zurücksetzen	Alle sichtbaren Filter werden geleert und Seite 1 geladen.
SIEM-Export	Cursor 0 oder letzter bestätigter Cursor	NDJSON exportieren	Datei mit bis zu 5.000 Einträgen; Cursorverwaltung und sichere Übernahme bleiben Betreiberaufgabe.
Sicherheitsvorfall	Neu	Erfassen	OPEN; Fristen werden bei markierter Meldepflicht aus dem gespeicherten Erkennungszeitpunkt berechnet.
Sicherheitsvorfall	Beliebiger Status	Status auswählen	Zielstatus wird direkt gesetzt. Bei RESOLVED oder CLOSED wird erstmals ein Lösungszeitpunkt gespeichert.
Sicherheitsvorfall	RESOLVED oder CLOSED	Wieder öffnen	Status ändert sich, der vorhandene Lösungszeitpunkt bleibt jedoch bestehen.
Öffentlicher Antrag	NEW	Status auswählen	Direkt REVIEWED, LINKED oder REJECTED; keine Reihenfolge und keine Identitätsprüfung erzwungen.
Interne Anfrage	Anlage	Anlegen	Offen, technische Frist in 30 Tagen. In Bearbeitung besitzt aktuell keinen sichtbaren Übergang.
Interne Anfrage	Offen	Auskunft erstellen	Ergebnis wird intern gespeichert, Status Abgeschlossen. Kein Dateidownload oder Versand.
Interne Anfrage	Jeder direkt aufrufbare Status	Anonymisieren	Ausgewählte Daten werden verändert, Status Abgeschlossen; Typ und Ausgangsstatus werden serverseitig nicht abgesichert.
Interne Anfrage	Offen	Ablehnen	Abgelehnt, Begründung und Abschlusszeit werden gespeichert.

Was im Hintergrund passiert

Jeder operative Abruf wird an den aktuellen Mandanten gebunden. Das Audit besitzt zusätzlich explizite Organisationsfilter und verlangt eine vollständige OE-Sicht, weil seine Einträge keine zuverlässig auswertbare Organisationseinheit enthalten. Vorfall- und Datenschutzregister sind bewusst mandantenweit und werden durch erzwungene Datenbankrichtlinien sowie Organisationsfilter getrennt. Plattformadministratoren werden vor diesen Mandantendaten abgewiesen.

Das Audit zeigt nur tatsächlich erzeugte Protokolleinträge. Ein Eintrag kann alte und neue Feldwerte enthalten; nicht jeder Fachweg garantiert jedoch dieselbe Detailtiefe. Der SIEM-Export liefert Einträge aufsteigend ab einem Cursor, während die sichtbare Liste die neuesten Einträge zuerst zeigt. Exportdateien können Personen-, Geschäfts- und Änderungsdaten enthalten und gehören in eine geschützte, zugriffsbeschränkte Ablage.

Bei einem als meldepflichtig markierten Sicherheitsvorfall werden 24 und 72 Stunden zum Erkennungszeitpunkt addiert. Überfällig wird nur berechnet, solange kein Behördenzeitpunkt gespeichert ist und der Vorfall nicht RESOLVED oder CLOSED ist. Weil die sichtbare Oberfläche weder historischen Erkennungszeitpunkt noch Behördenmeldung pflegt, sind diese Anzeigen nur Arbeitshinweise.

Ein öffentlicher Datenschutzantrag wird dem aktiven Mandanten anhand des Organisationskürzels zugeordnet und speichert auch technische Metadaten zur Einreichung. Er besitzt keine Datenzugriffsrechte. Interne Anfragen sammeln abhängig vom Typ ausgewählte Kunden-, Kontakt-, Akten-, E-Mail-Kopf-, Benutzer-, Sitzungs- und Auditinformationen. Auskunft erstellen speichert diese Sammlung im Vorgang. Anonymisieren verändert nur fest definierte Klartextfelder und schreibt einen Auditvermerk; es ist keine vollständige Löschmaschine.

Die geprüften Tests decken Mandantentrennung für Vorfälle und öffentliche Eingänge, grundlegende Vorfallfristen, ungültige Schweregrade sowie öffentliche Einreichung und Statusänderung ab. Nicht belegt sind vollständige interne DSAR-Tests, Identitätsprüfung, echte Verknüpfung, Cross-Mandanten-Verknüpfungsabwehr, zulässige Statusfolgen, wiederholte irreversible Aktionen und durchgängige Browserabläufe.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Zustand	Ursache	Vorgehen
Keine Berechtigung für das Änderungsprotokoll	Rolle ist nicht freigegeben	ADMIN oder MANAGER verwenden; EXECUTIVE nur für den schmalen Auditweg.
Das Änderungsprotokoll erfordert Zugriff auf alle Organisationseinheiten	Konto ist auf einzelne OEs begrenzt	Gesamt-OE-Zugriff nur nach fachlicher Freigabe vergeben; nicht durch einen Plattformzugang umgehen.
Protokoll konnte nicht geladen werden	Abruf oder Berechtigungsprüfung fehlgeschlagen	Erneut versuchen, Scope und Sitzung prüfen. Nicht als leeres Protokoll interpretieren.
Keine Einträge für diese Filter	Filter schließen alle Einträge aus	Filter einzeln zurücksetzen und Zeitraum prüfen.
Noch keine Protokolleinträge	Keine Einträge geliefert	Nicht als Vollständigkeitsnachweis verwenden; Auditkonfiguration und erwartete Fachaktionen separat prüfen.
Vorfallliste zeigt Keine Vorfälle erfasst trotz Abrufproblem	Die Ansicht trennt Ladefehler nicht zuverlässig vom Leerzustand	Sitzung und Netzwerk prüfen, neu laden und den Zustand nicht als bestätigte leere Liste behandeln.
Vorfall ist nicht mehr überfällig, obwohl keine Meldung dokumentiert ist	Status wurde auf RESOLVED oder CLOSED gesetzt	Behördenmeldung und Zeitnachweise außerhalb der Liste prüfen; Status nicht zur Fristunterdrückung verwenden.
Anfrage nicht gefunden oder Betroffene Person nicht gefunden	Falsche ID, falscher Typ oder fremder Mandant	Typ und interne ID im berechtigten Fachbereich prüfen. Keine fremden Kennungen ausprobieren.
Vorschau konnte nicht geladen werden	Datensatz, Scope oder Sitzung passt nicht	Anfrage nicht anlegen und Identität sowie Datensatzbezug erneut prüfen.
Öffentliche Liste zeigt Noch keine öffentlichen Anträge trotz Abrufproblem	Die Ansicht trennt Fehler nicht sichtbar vom leeren Ergebnis	Verbindung und Sitzung prüfen und erneut laden; keine Anfrage als erledigt annehmen.
Öffentlicher Antrag steht auf LINKED, aber kein interner Vorgang existiert	Status wurde ohne echte Verknüpfung gespeichert	Status nicht als Kontrollnachweis verwenden; internen Vorgang separat anlegen und Zuordnung dokumentieren.
Auskunft erstellt, aber keine Datei vorhanden	Ergebnis wird im Vorgang angezeigt und gespeichert	Freigegebenes Ausgabedokument außerhalb des aktuellen Bedienwegs erstellen und sicher übermitteln.
Daten anonymisiert, aber weitere Inhalte enthalten Personenbezug	Aktion deckt nur ausgewählte Felder ab	Datenlandkarte und Aufbewahrung je System prüfen; verbleibende Daten nicht als anonymisiert kennzeichnen.

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