Firma, Profil und Sicherheitsrichtlinien verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Die Einstellungen bündeln persönliche und mandantenweite Angaben, die unterschiedliche Wirkungen und Berechtigungen besitzen:

Firma enthält Firmenname, Adresse, Kontaktangaben, Standard-Absendername und das Präfix neuer Aktennummern.
Mein Profil ändert Vorname, Nachname, Telefon und Position des eigenen Benutzerkontos.
Allgemein enthält mandantenweite Anzeigevorgaben, die persönliche E-Mail-Vorbelegung, Sitzungen und die organisationsweite MFA-Pflicht.
KI-Automatisierung legt für vier sichtbare Erkennungsprozesse fest, ob eine erkannte Änderung erst bestätigt oder sofort angewendet werden soll.

Firmendaten, Automationsmodi und MFA-Richtlinie gelten für den gesamten Mandanten und nicht nur für die aktuelle Organisationseinheit. Sie starten keine eigenständigen Hintergrundjobs und verbinden keine Provider. Änderungen beeinflussen vielmehr spätere Aktennummern, Dokumente, E-Mail-Verarbeitung und Anmeldungen.

Routing-Einstellungen für Vertrieb und Operations sind technisch gespeichert, besitzen im aktuellen Produkt jedoch keine sichtbare Verwaltungsmaske. Verwenden Sie dafür keine improvisierten Eingaben oder fremden Benutzerkennungen.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Alle Wege setzen eine gültige interne Anmeldung voraus. Für diese Einstellungen ist kein eigenes Produktmodul und keine OE-spezifische Lizenzprüfung belegt.

Bereich	Sichtbare Rolle	Wirkung
Firmendaten und Aktenpräfix	ADMIN	Mandantenweit; der Menüpunkt Firma fehlt in der Plattformansicht.
Eigenes Profil	Formular nur innerhalb der adminsichtbaren Firmenfläche	Technisch darf jeder angemeldete Benutzer sein eigenes Profil ändern, der sichtbare Weg fehlt normalen Rollen jedoch.
Datumsformat und Standardwährung	ADMIN; Plattformadministrator sieht die Auswahl ebenfalls	Mandantenweit; Plattformkonten besitzen dort keinen ausgewählten Kundenmandanten und der Speicherweg verlangt zusätzlich die Rolle ADMIN.
Persönliche E-Mail-Vorbelegung	Jeder angemeldete Benutzer	Nur für das eigene Konto, kann die organisationsweite manuelle KI-Grenze übersteuern.
KI-Automatisierung	Für angemeldete Benutzer sichtbar, nur ADMIN kann auswählen	Mandantenweit; keine OE-Abgrenzung.
MFA für alle Benutzer verpflichtend	ADMIN	Mandantenweit; Plattformadministrator sieht den Schalter nicht.
Eigenes MFA und Gerätevertrauen	Jeder angemeldete Benutzer	Kontobezogen; wird in der gesonderten MFA-Anleitung behandelt.
Routing und Leitungszuordnung	Kein sichtbarer Weg	Nur technisch vorhanden; keine sichere Selbstbedienung belegt.

Ein Plattformadministrator liest unter Allgemein ohne ausgewählten Mandanten nur den globalen, organisationslosen Einstellungsdatensatz. Der Menüpunkt Firma fehlt, die KI-Auswahl wird ebenfalls verborgen und die MFA-Richtlinie ist ausdrücklich ausgeschlossen. Die Plattformansicht ist deshalb kein belegter Weg, um Firmendaten oder Sicherheitsrichtlinien einer bestimmten Kundenorganisation zu pflegen. Nutzen Sie dafür ein Kunden-ADMIN-Konto im vorgesehenen Mandantenkontext.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Firmendaten und Aktenpräfix als ADMIN pflegen

Öffnen Sie Einstellungen → Firma und bleiben Sie im Reiter Firmendaten.
Prüfen Sie zuerst, ob echte Mandantendaten oder noch Beispielwerte angezeigt werden. Das erstmalige Lesen kann einen Datensatz mit Musterangaben erzeugen; ersetzen Sie diese vor Dokumenterstellung oder Kundenkommunikation.
Erfassen Sie Firmenname, Adresse, Telefon, E-Mail, Website und Standard-Absendername.
Tragen Sie unter Unternehmenskürzel für Aktennummern zwei bis zehn Buchstaben oder Ziffern ein. Die Oberfläche wandelt Kleinbuchstaben in Großbuchstaben um und entfernt Sonderzeichen.
Prüfen Sie die Vorschau für neue See- und Luftfrachtakten. Das neue Präfix ändert bestehende Aktennummern nicht.
Wählen Sie Speichern und warten Sie auf Firmen-Einstellungen gespeichert.
Laden Sie die Fläche neu und vergleichen Sie die gespeicherten Werte. Das ähnlich benannte Feld Akten-Präfix unter Allgemein ist derzeit nicht mit einer Speicheraktion verbunden und darf nicht zur Prüfung verwendet werden.

Eigenes Profil bearbeiten

Der derzeit sichtbare Profilbereich liegt unter Einstellungen → Firma → Firmendaten und ist damit nur für ADMIN erreichbar. Für andere angemeldete Rollen einschließlich Plattformadministrator ist kein sichtbarer Profilweg belegt, obwohl der Server eine Änderung des eigenen Kontos grundsätzlich erlaubt.

Öffnen Sie als ADMIN unterhalb der Firmendaten den Bereich Mein Profil.
Erfassen Sie Vorname, Nachname, persönliche Telefonnummer und Position neu. Bestehende Werte werden in diesem Formular derzeit nicht vorgeladen.
Wählen Sie Profil speichern und warten Sie auf Profil aktualisiert.
Prüfen Sie die Angaben anschließend im Benutzermenü oder nach erneutem Laden. Leere Eingaben werden von der Oberfläche nicht als Löschauftrag gesendet; vorhandene Werte lassen sich daher über diesen Weg nicht zuverlässig entfernen.
Ändern Sie hier niemals Rolle, Mandant, Organisationseinheit oder Finanzrechte. Diese Felder gehören in die Benutzerverwaltung und können über den Profilweg nicht geändert werden.

Allgemeine Firmenvorgaben ändern

Öffnen Sie als ADMIN Einstellungen → Allgemein.
Wählen Sie das Datumsformat und die Währung. Jede Auswahl wird unmittelbar gespeichert; es gibt keinen gemeinsamen Speichern-Schalter.
Ignorieren Sie das dort sichtbare Eingabefeld Akten-Präfix. Es zeigt unabhängig vom geladenen Mandanten den Wert NP und besitzt derzeit keine Speicheraktion.
Ändern Sie das wirksame Präfix ausschließlich unter Einstellungen → Firma → Firmendaten.
Die UI-Sprache ist eine separate Darstellungswahl und keine mandantenweite Firmenvorgabe.

KI-Automationsgrenzen festlegen

Öffnen Sie als ADMIN Einstellungen → KI-Automatisierung.
Prüfen Sie getrennt E-Mail-Zuordnung, Buchungsdaten, Fahrplanänderungen und VGM-Daten.
Wählen Sie Nur nach Bestätigung, wenn erkannte Werte nicht allein aufgrund der Organisationsregel sofort angewendet werden sollen.
Wählen Sie Sofort ausführen nur nach einem Pilot mit repräsentativen E-Mails und Dokumenten, klarer Verantwortung und kontrolliertem Rückweg.
Jede Auswahl speichert sofort den vollständigen sichtbaren Regelsatz. Die Serverkonfiguration kennt zusätzlich Ladungs- und Zolldaten, für die in dieser Ansicht keine Auswahl vorhanden ist; eine Änderung der vier sichtbaren Regeln setzt diese beiden verborgenen Modi auf manuell zurück.
Prüfen Sie zusätzlich unter Allgemein den persönlichen Schalter Eingehende Mails automatisch vorbelegen bei allen betroffenen Sachbearbeitern. Er ist standardmäßig aktiv, sofern kein persönlicher Wert gespeichert wurde, und übersteuert bei E-Mail-Verarbeitung die organisationsweite Auswahl Nur nach Bestätigung.
Behandeln Sie Nur nach Bestätigung deshalb im aktuellen Stand nicht als technische Sicherheitsrichtlinie. Für einen kontrollierten Pilot müssen die persönlichen Schalter aller beteiligten Konten ausdrücklich deaktiviert und die Ergebnisse fachlich überwacht werden.

MFA für den Mandanten verpflichtend machen

Stellen Sie vor der Aktivierung sicher, dass mindestens zwei zuständige Administratoren MFA eingerichtet und ihre Wiederherstellungscodes sicher verwahrt haben.
Öffnen Sie als ADMIN Einstellungen → Allgemein.
Suchen Sie MFA für alle Benutzer verpflichtend und prüfen Sie den aktuellen Schalterzustand.
Aktivieren Sie den Schalter. Die Änderung wird sofort gespeichert; ein zusätzlicher Bestätigungsdialog ist nicht vorhanden.
Informieren Sie alle Benutzer vorab. Konten ohne MFA können bereits bei der nächsten geschützten Aktion auf die MFA-Einrichtung begrenzt werden und nicht erst bei einer späteren Neuanmeldung.
Prüfen Sie die Richtlinie mit einem vorgesehenen Testkonto ohne MFA und anschließend mit einem Konto mit eingerichteter MFA.
Deaktivieren Sie die Richtlinie nur nach dokumentierter Sicherheitsentscheidung. Bereits individuell aktivierte MFA wird dadurch nicht automatisch entfernt.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	In der Oberfläche als Pflicht markiert	Anzeigename des Mandanten für Dokumente und Portalbranding	Der Server erzwingt derzeit weder Nicht-Leer-Wert noch eigene Längenprüfung vor der Datenbank. Vor Speichern fachlich prüfen.
Unternehmenskürzel für Aktennummern	Ja für neue Aktennummern	Präfix neuer See- und Luftfrachtakten	Zwei bis zehn Großbuchstaben oder Ziffern; Sonderzeichen und Leerzeichen werden entfernt. Bestehende Nummern bleiben unverändert.
Adresse	Nein	Mehrzeilige Geschäftsanschrift	Keine fachliche Adressprüfung belegt; keine vertraulichen internen Zusätze eintragen.
Telefon	Nein	Allgemeine Firmenrufnummer	Keine serverseitige Formatprüfung belegt.
E-Mail	Nein	Allgemeine Firmenkontaktadresse	Browser prüft das E-Mail-Format; keine Zustell- oder Eigentumsprüfung belegt.
Website	Nein	Öffentliche Unternehmenswebseite	Keine serverseitige URL-Prüfung belegt.
Standard-Absendername	Nein	Voreinstellung für systemseitige Kommunikation und Vorlagen	Kein Absenderkonto und keine Versandfreigabe; mit der tatsächlichen E-Mail-Konfiguration abstimmen.
Datumsformat	Nein	Mandantenweite Standarddarstellung	Sichtbare Werte: TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT oder MM/TT/JJJJ; serverseitig ist keine gleichwertige Werteliste erzwungen.
Standardwährung	Nein	Voreinstellung für Rechnungen	Sichtbare Werte EUR, USD oder GBP; ändert keine bestehenden Beträge oder Wechselkurse.
Vorname / Nachname	Nein	Persönlicher Anzeigename des eigenen Kontos	Nur eigenes Konto; Werte werden im sichtbaren Formular nicht vorgeladen.
Profiltelefon	Nein	Persönliche Telefonnummer	Keine Formatprüfung belegt; leerer UI-Wert löscht einen vorhandenen Wert nicht.
Position	Nein	Persönliche Stellenbezeichnung	Keine Rollen- oder Berechtigungswirkung.
E-Mail-Zuordnung	Ja im sichtbaren Regelsatz	Erkannte E-Mail direkt einer Akte zuordnen oder bestätigen lassen	Nur manuell oder sofort; wirkt erst bei späterer Verarbeitung.
Buchungsdaten	Ja im sichtbaren Regelsatz	Erkannte Booking-, Schiffs-, Reise- und Terminwerte übernehmen	Nur manuell oder sofort; persönlicher E-Mail-Schalter kann manuell übersteuern.
Fahrplanänderungen	Ja im sichtbaren Regelsatz	Erkannte ETD-/ETA-Änderungen übernehmen	Nur manuell oder sofort; persönlicher E-Mail-Schalter kann manuell übersteuern.
VGM-Daten	Ja im sichtbaren Regelsatz	Erkannte VGM-Werte an Container übernehmen	Nur manuell oder sofort; persönlicher E-Mail-Schalter kann manuell übersteuern.
Ladungsdatenmodus	Technisch	Automationsmodus für erkannte Ladungsdaten	Kein sichtbarer Bedienweg; wird beim Speichern der vier sichtbaren Modi auf manuell normalisiert.
Zolldatenmodus	Technisch	Automationsmodus für erkannte Zolldaten	Kein sichtbarer Bedienweg; wird beim Speichern der vier sichtbaren Modi auf manuell normalisiert.
Persönliche E-Mail-Vorbelegung	Nein	Kontobezogener Sofortmodus für erkannte E-Mail-Daten	Fehlender gespeicherter Wert gilt als aktiv; kann organisationsweite manuelle Modi übersteuern.
Sales-/Operations-Routing	Technisch	Modus und optionale Leitungszuordnung für Portal-Anfragen	Kein sichtbarer Bedienweg; Modus, Mandantenzugehörigkeit und Aktivstatus der Zielperson werden beim Speichern technisch nicht ausreichend validiert.
MFA für alle Benutzer verpflichtend	Nein	Erzwingt MFA-Einrichtung für Konten des Mandanten	Boolescher Schalter; gilt mandantenweit, nicht je OE.
Mandant	Systemseitig	Eigentümer der Firmen-, KI- und Sicherheitsvorgaben	Firmenwerte sind per Datenbankrichtlinie mandantengebunden; die Organisation ist zugleich Grenze der MFA-Richtlinie.
Organisationseinheit	Nicht anwendbar	Aktueller Standortkontext des Benutzers	Diese Einstellungen besitzen keine OE-spezifische Ausprägung.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Noch kein Firmendatensatz	Einstellungen erstmals lesen	Ein mandantengebundener Datensatz mit Beispielwerten kann automatisch angelegt werden.
Firmendaten geladen	Speichern	Alle sichtbaren Firmenfelder werden gemeinsam gespeichert; Erfolgsmeldung erscheint.
Aktenpräfix geändert	Neue Akte anlegen	Nur neue Akten erhalten das neue Präfix; bestehende Nummern bleiben unverändert.
Profilformular leer	Profil speichern	Leere Werte werden ausgelassen; vorhandene Profildaten bleiben bestehen.
KI-Modus manuell	Sofort ausführen wählen	Die gesamte sichtbare Regelmenge wird gespeichert; spätere passende Erkennungen können sofort angewendet werden.
KI-Modus sofort	Nur nach Bestätigung wählen	Organisationsmodus wird manuell; persönliche E-Mail-Vorbelegung kann ihn weiterhin übersteuern.
MFA-Pflicht aus	Schalter aktivieren	Organisation verlangt MFA; Benutzer ohne MFA werden bei geschützten Aktionen auf Einrichtung begrenzt.
MFA-Pflicht an	Schalter deaktivieren	Organisationspflicht entfällt; individuell aktive MFA bleibt erhalten.
Routingwert technisch gesetzt	Zielperson löschen oder auf null setzen	Der aktuelle Aktualisierungsweg ignoriert leere Werte; eine bestehende Leitungszuordnung lässt sich darüber nicht zuverlässig entfernen.

Was im Hintergrund passiert

Firmeneinstellungen werden pro Mandant gespeichert und durch eine erzwungene Datenbankrichtlinie gegen andere Mandanten abgegrenzt. Die aktuelle Organisationseinheit wird dafür nicht verwendet. Beim ersten Lesen sucht NeuraPort den ersten Einstellungsdatensatz des Mandanten und legt bei fehlendem Treffer einen neuen Datensatz mit Beispielwerten an. Eine Eindeutigkeitsregel für genau einen Datensatz je Mandant ist im Modell nicht belegt; bei Dubletten wäre die Auswahl dadurch nicht eindeutig.

Das Aktenpräfix liegt an der Organisation und wird vor dem Speichern normalisiert. Die Nummernvergabe verwendet es erst bei einer neuen Akte und schützt die laufende Sequenz bei gleichzeitigen Anlagen. Firmenname, Kontaktfelder, Datumsformat und Währung besitzen dagegen nur geringe serverseitige Inhaltsvalidierung. Die Browserauswahl ist deshalb keine vollständige Integritätsgrenze.

Die sechs serverseitigen KI-Modi akzeptieren ausschließlich manuell oder sofort; unbekannte oder fehlende Werte fallen auf manuell zurück. Die Oberfläche kennt nur vier dieser sechs Modi. Sie speichert bei jeder Auswahl sofort alle vier sichtbaren Werte, wodurch die verborgenen Modi für Ladung und Zoll auf manuell zurückfallen. Das Speichern startet keinen Job; die Werte werden erst bei späterer Dokument- oder E-Mail-Analyse ausgewertet.

Bei eingehenden E-Mails prüft NeuraPort zusätzlich die persönliche Einstellung des zuständigen Benutzers. Fehlt sie, wird sie als aktiviert behandelt. Dieser persönliche Wert ist mit einem logischen oder an Buchungs-, Fahrplan-, VGM-, Zoll-, Ladungs-, Order- und B/L-Übernahmen gekoppelt und kann deshalb den organisationsweiten manuellen Modus aufheben. Die sichtbare Behauptung einer organisationsweiten Freigabegrenze ist im aktuellen Stand nicht belastbar.

Die KI-Seite behauptet außerdem, Änderungen seien im Audit-Log nachvollziehbar. Im geprüften Speicherweg wird jedoch kein eigenes Auditereignis erzeugt. Dokument- und E-Mail-Fachaktionen können an anderer Stelle Provenienz führen; das belegt keinen Auditnachweis der Richtlinienänderung selbst.

Die MFA-Richtlinie wird direkt an der Organisation gespeichert. Bei jeder geschützten Anfrage wird die aktuelle Organisationseinstellung erneut in die Benutzerentscheidung einbezogen. Fehlt MFA, erlaubt die Anwendung anschließend nur noch Anmeldung, Abmeldung, Passwortänderung und MFA-Einrichtung. Die Richtlinie ist daher wirksam, auch wenn der UI-Text erst die nächste Anmeldung nennt.

Automatisierte Tests belegen die globale Pflicht für Administratoren und die Auswertung der persönlichen E-Mail-Vorbelegung. Keine gezielten Regressionstests wurden für Firmenlesen und -speichern, Fremdmandantenisolation dieser Wege, Profiländerung, Organisations-MFA-Schalter, Präfixänderung, sechs KI-Modi, Routingvalidierung oder Auditprotokollierung gefunden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Firmenfläche fehlt	Rolle ist nicht ADMIN; auch die Plattformansicht blendet den Menüpunkt aus.	Eigene Administration kontaktieren; normale Benutzer und Plattformkonten dürfen diesen sichtbaren Weg nicht verwenden.
Fehler beim Speichern	Rolle, Sitzung, Datenbankgrenze oder Feldwert hat das Speichern verhindert.	Werte nicht mehrfach verändern; neu laden, Rolle und Mandant prüfen und die sichtbaren Eingaben einzeln gegenprüfen.
Beispieladresse oder Musterfirma erscheint	Beim ersten Lesen wurde ein Datensatz mit Standardwerten erzeugt.	Vor Dokumenten oder Portalnutzung vollständig durch freigegebene Firmendaten ersetzen.
Unternehmenskürzel muss 2 bis 10 Buchstaben oder Ziffern enthalten	Präfix ist nach Entfernung von Sonderzeichen zu kurz oder zu lang.	Zwei bis zehn eindeutige Buchstaben oder Ziffern verwenden.
Präfix unter Allgemein ändert nichts	Das dortige Feld ist nicht an eine Speicheraktion gebunden und zeigt fest NP.	Präfix unter Firma → Firmendaten bearbeiten.
Bestehende Akten behalten altes Präfix	Präfix gilt nur für neu erzeugte Nummern.	Bestehende Nummern nicht manuell umbenennen; neue Testakte kontrolliert prüfen.
Profildaten sind leer, obwohl schon Werte vorhanden sind	Das Firmenformular lädt das Benutzerprofil nicht vor.	Werte bewusst neu erfassen und nach dem Speichern im Benutzermenü prüfen.
Normale Rolle findet Mein Profil nicht	Der einzige sichtbare Profilbereich liegt in der adminsichtbaren Firmenfläche.	Nicht auf technische Umgehungen ausweichen; fehlenden Self-Service-Weg an den Betrieb melden.
Profilfeld lässt sich nicht leeren	Leere UI-Werte werden nicht als Änderung übertragen.	Korrektur über eine berechtigte Benutzerverwaltung veranlassen.
Automatisierungsregeln konnten nicht gespeichert werden	Rolle ist nicht ADMIN oder Sitzung/Speicherweg ist fehlgeschlagen.	Neu laden und ADMIN-Rolle prüfen; aktuellen Modus vor einem erneuten Versuch dokumentieren.
Ladungs- oder Zollmodus springt auf manuell	Diese Modi sind serverseitig vorhanden, fehlen aber im sichtbaren Vierer-Regelsatz.	Als bekannte Funktionslücke behandeln; keine verdeckte Konfiguration als dauerhafte Lösung verwenden.
Daten werden trotz Nur nach Bestätigung sofort übernommen	Persönliche E-Mail-Vorbelegung ist aktiv oder noch nie ausdrücklich deaktiviert worden.	Bei allen betroffenen Benutzern unter Allgemein deaktivieren und den Prozess erneut mit Testdaten prüfen.
Audit-Log zeigt keine Richtlinienänderung	Der Speicherweg erzeugt kein belegtes eigenes Auditereignis.	Änderung bis zur technischen Nachrüstung extern mit Zeitpunkt, Freigabe und Vier-Augen-Prüfung dokumentieren.
MFA-Richtlinie konnte nicht gespeichert werden	Fehlende ADMIN-Berechtigung, Organisation oder Sitzung.	ADMIN-Rolle und aktiven Mandanten prüfen; nicht über Plattformansicht erzwingen.
Benutzer wird direkt nach Aktivierung blockiert	Organisationspflicht wird bereits bei der nächsten geschützten Aktion ausgewertet.	MFA-Einrichtung abschließen; ein ADMIN sollte den Rollout vorher ankündigen und Wiederherstellungsweg sichern.
Plattformadministrator sieht allgemeine Firmenvorgaben, aber keine Kundenfirma	Die Plattformansicht lädt einen globalen Datensatz ohne Kundenorganisation und blendet Firma, KI-Auswahl und MFA-Richtlinie aus.	Keine globalen Werte als Kundeneinstellungen behandeln; Kunden-ADMIN im vorgesehenen Mandantenkontext verwenden.