Eingangsrechnungen erfassen, prüfen und freigeben

Zweck und Einsatzbereich

Unter Arbeitsbereich → Finanzen → Eingangsrechnungen laden Sie Rechnungsdateien von Dienstleistern hoch. NeuraPort versucht, Text und Rechnungsfelder zu extrahieren, einen Lieferanten und eine Akte zuzuordnen, mögliche Dubletten zu erkennen und den Betrag mit erwarteten Aktenkosten zu vergleichen. Danach kann eine berechtigte Person die Rechnung genehmigen oder mit Begründung ablehnen.

Die Funktion ist im geprüften Stand eine Erfassungs- und Statuswarteschlange, keine vollständige Kreditorenbuchhaltung. Übernehmen ändert den Freigabestatus; es erzeugt belegbar weder einen Buchungssatz noch eine Zahlung und übernimmt nicht erst in diesem Moment die OCR-Daten – diese sind bereits beim Upload gespeichert. Eine GoBD-konforme Archivierung, unveränderliche Belegablage, elektronische Signatur, steuerliche Prüfung oder rechtliche Freigabewirkung ist für diesen Ablauf nicht nachgewiesen.

Vor einem produktiven Einsatz fehlt außerdem ein belastbarer Prüfplatz: Die Hauptansicht zeigt weder die hochgeladene Originaldatei noch alle Extraktionsfelder, Prüfmeldungen, Rechnungspositionen und bisherigen Entscheidungen vollständig an. Sie bietet auch keine Korrekturmaske. Genehmigen Sie deshalb keine Rechnung ausschließlich anhand der sichtbaren Tabellenzeile.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die aktuelle Organisationseinheit benötigt eine aktive Finance-Lizenz mit Schreibzugriff. Ein reiner Lizenz-Lesemodus blockiert Upload und Entscheidung serverseitig.

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Eingangsrechnungen auflisten oder einzeln lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen lesen
Rechnung hochladen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen anlegen
Rechnung genehmigen oder ablehnen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen bearbeiten
3-Way-Match ausführen	Finanzen bearbeiten; das zusätzliche Sonderrecht Globale Finanzsicht wird in diesem Nebenablauf derzeit nicht ausdrücklich geprüft

Die Hauptnavigation zeigt Eingangsrechnungen standardmäßig für ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT, sofern die Finanzsicht aktiv ist. Eine eigene Rolle mit passenden serverseitigen Rechten wird in dieser Navigation nicht berücksichtigt. EXECUTIVE besitzt standardmäßig Finanzsicht, erhält den operativen Eingangsrechnungsarbeitsplatz aber nicht. Plattformadministratoren sehen den Menüpunkt in ihrer Navigation, werden von den Finanzprüfungen des Servers jedoch ausdrücklich abgewiesen; diese sichtbare Plattformaktion ist nicht nutzbar.

Jeder Upload wird dem Mandanten und der beim Upload aktuell gewählten Organisationseinheit zugeordnet. ADMIN und MANAGER sehen anschließend alle Einheiten ihres Mandanten. Andere berechtigte Benutzer sehen ihre aktuelle und ihre zusätzlich zugewiesenen Einheiten. Einzelaufruf, manuelle Entscheidung und 3-Way-Match prüfen dieselbe Elternrechnung gegen Mandant und erlaubte Einheiten; eine bekannte Rechnungs-ID umgeht diese Prüfung nicht. Die Datenbank besitzt zusätzlich Mandantentrennung für Rechnung, Positionen, Prüfungen und Entscheidungen.

Die automatische Lieferantensuche ist hiervon nicht vollständig abgeleitet: Sie sucht den ersten ähnlich benannten Dienstleister mandantenweit und nicht gezielt in der Rechnungseinheit. Dadurch kann eine Rechnung automatisch mit einem Dienstleister einer anderen Einheit verbunden werden. Bei einer im Upload ausdrücklich mitgegebenen Lieferanten-ID wird dagegen die aktuelle beziehungsweise eine globale Stammdatenzuordnung geprüft. Die primäre Eingangsrechnungsmaske bietet Lieferanten-ID, Akten-ID und Notiz derzeit nicht als Eingabefelder an.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Rechnung hochladen

Prüfen Sie oben in NeuraPort die aktive Organisationseinheit und wechseln Sie zu Finanzen → Eingangsrechnungen.
Wählen Sie Rechnung hochladen und eine einzelne Datei. In der aktuellen Dateiauswahl werden PDF, PNG, JPG, JPEG, TIF und TIFF angeboten. Der Server akzeptiert zusätzlich WEBP.
Verwenden Sie höchstens 15 MB. Dateiendung und vom Browser gemeldeter Inhaltstyp müssen zusammen mit der zugelassenen Liste passen; eine vollständige Dateisignaturprüfung ist nicht belegt.
Warten Sie auf OCR-Vorschlag erstellt – bitte prüfen und übernehmen. Bei einem erfolgreichen Upload wechselt die Ansicht zu Zu prüfen.
Kontrollieren Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungs- und Fälligkeitsdatum, Netto- und Bruttobetrag, Abweichung und Status. Die sichtbaren Beträge werden in dieser Maske immer als EUR formatiert, auch wenn eine andere Rechnungswährung extrahiert wurde. Prüfen Sie Fremdwährungsbelege deshalb nicht anhand dieser Anzeige.
Öffnen Sie die Originalrechnung außerhalb dieses Arbeitsbereichs über den freigegebenen Belegweg und vergleichen Sie jedes Feld. Die Eingangsrechnungsansicht selbst besitzt im geprüften Stand weder Vorschau noch Download.

Die Uploadschaltfläche übermittelt nur die Datei. Akte, Lieferant und Notiz können dort nicht vorgegeben werden. NeuraPort versucht die Zuordnung aus dem extrahierten Text. Ist keine Zuordnung eindeutig, bleibt eine Warnung bestehen. Da keine Korrekturmaske vorhanden ist, lässt sich eine fehlerhafte Extraktion oder Zuordnung im Hauptfrontend nicht berichtigen.

Warteschlange und Prüfergebnis einordnen

Verwenden Sie Zu prüfen, Alle, Genehmigt, Abgelehnt oder Bezahlt. Die Reiter filtern den internen Bearbeitungsstatus, nicht ausschließlich den Freigabestatus.
Beachten Sie, dass Gesamt, Zu prüfen und Offen bezahlen nur aus dem gerade gefilterten Ergebnis berechnet werden. Beim Reiter Alle zählt Offen bezahlen jede nicht als bezahlt markierte Rechnung mit – auch abgelehnte Rechnungen.
Eine Prozentangabe unter Abw. vergleicht den Rechnungsbruttobetrag mit den gespeicherten erwarteten Aktenkosten. Die Anzeige verwendet feste Warnschwellen von fünf und zehn Prozent, während der serverseitige Uploadcheck eine absolute Toleranz von 5 EUR verwendet.
Prüfen Sie vor einer Entscheidung mindestens Lieferantenzuordnung, Aktenzuordnung, Dublettenmeldung, Betragsabgleich und Rechnungspositionen. Diese Prüfdetails werden in der Hauptliste aktuell nicht angezeigt. Eine allgemeine Meldung Fehler beim Genehmigen kann deshalb die einzige sichtbare Reaktion auf einen blockierenden Check sein.
Das Fälligkeitskennzeichen der Hauptliste vergleicht einen Datumswert mit dem aktuellen Zeitpunkt. Dadurch kann eine heute fällige Rechnung bereits am selben Tag als überfällig erscheinen. Verwenden Sie für eine belastbare Fälligkeit die datumsbasierte Kreditorenansicht und prüfen Sie den Kalendertag.

Die Dublettenprüfung vergleicht innerhalb des Mandanten die extrahierte Rechnungsnummer und – sofern erkannt – die Lieferanten-ID. Sie vergleicht weder Dateiinhalt noch Prüfsumme, Betrag oder Rechnungsdatum. Ohne Lieferantenzuordnung kann dieselbe Rechnungsnummer verschiedener Lieferanten als Dublette gelten. Umgekehrt können gleichzeitige Uploads denselben Stand jeweils als dublettenfrei bewerten, weil kein eindeutiger Datenbankzwang belegt ist. Eine später hochgeladene Kopie aktualisiert den alten Prüfstand nicht rückwirkend.

3-Way-Match kontrolliert verwenden

Die Aktion 3-Way ist nur aktiv, wenn der Rechnung eine Akte zugeordnet ist.
Nach Auswahl vergleicht NeuraPort die Rechnung mit den Aufwandssätzen der Akte, die Lieferantenbezeichnung beziehungsweise -zuordnung und vorhandene operative Ereignisse Angekommen, Zugestellt oder POD.
Öffnen Sie Details, um Positionsurteile, Soll, Ist und Differenz einzusehen. Eine grüne Positionszeile allein genügt nicht: Der Gesamtstatus wird nur Vollständig abgeglichen, wenn zusätzlich Lieferant, Kosten und Leistungsnachweis passen.
Brechen Sie den fachlichen Prozess ab, wenn Rechnung und erwartete Kosten unterschiedliche Währungen besitzen. Die Berechnung zieht den in Rechnungswährung gespeicherten Bruttobetrag direkt von einem EUR-Kostenbetrag ab, ohne belegte Währungsumrechnung.
Ein vollständiger Match setzt die Rechnung ohne weiteren Bestätigungsdialog automatisch auf APPROVED und erzeugt eine automatische Freigabezeile.

Dieser automatische Pfad verwendet nicht dieselbe endgültige Zustandsprüfung und Zeilensperre wie Übernehmen. Er kann daher eine zuvor manuell abgelehnte Rechnung erneut auf Freigabe APPROVED setzen. Dabei wird der allgemeine Bearbeitungsstatus nicht passend auf APPROVED geändert; die Rechnung kann im Reiter Zu prüfen verbleiben und dort gleichzeitig das Kennzeichen Genehmigt zeigen. Verwenden Sie den 3-Way-Match bis zur Korrektur nicht als automatische Freigabe und führen Sie keine erneute Prüfung an bereits entschiedenen Rechnungen aus.

Manuell genehmigen oder ablehnen

Wählen Sie Übernehmen nur, wenn Originalbeleg, Zuordnungen, Pflichtfelder, Beträge und alle Checks extern nachvollzogen wurden.
Der Server verlangt Rechnungsnummer, Lieferantenname, Lieferantenzuordnung, Rechnungsdatum, positiven Gesamtbetrag und einen dreibuchstabigen Währungscode. Ein vorhandenes Fälligkeitsdatum darf nicht vor dem Rechnungsdatum liegen; Netto plus Steuer muss bis auf 0,01 mit dem Gesamtbetrag übereinstimmen.
Ein Prüfstatus ERROR, insbesondere eine mögliche Dublette, blockiert die Genehmigung auch mit Begründung. Ein WARNING erlaubt die Freigabe nur mit einer Begründung.
Die aktuelle Schaltfläche Übernehmen besitzt kein Begründungsfeld und sendet keinen Text. Rechnungen mit Warnungen können deshalb über diesen Bedienweg nicht genehmigt werden.
Zum Ablehnen wählen Sie Nein, tragen eine nachvollziehbare Begründung ein und bestätigen Ablehnen. Obwohl das Eingabefeld Begründung (optional) anzeigt, verlangt der Server bei Ablehnung zwingend einen Text.
Nach einer manuellen Entscheidung ist die Rechnung abgeschlossen. Ein zweiter manueller Versuch endet konfliktfrei mit dem Hinweis, dass bereits abschließend entschieden wurde.

Die manuelle Entscheidung sperrt die Rechnungszeile während der Prüfung, sodass zwei gleichzeitige manuelle Entscheidungen nicht beide erfolgreich sein sollen. Es gibt jedoch keinen Widerruf, keine Korrekturentscheidung und keine Lösch- oder Neuprüffunktion. Ein korrigierter Neu-Upload kann wiederum als Dublette der abgelehnten Rechnung blockiert werden.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Datei	Ja	Original der Lieferantenrechnung	Nicht leer; höchstens 15 MB; PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP oder TIF/TIFF mit zugelassenem gemeldetem MIME-Typ; Malwareprüfung vor Speicherung.
Dateiname	Systemseitig	Bereinigter Name der gespeicherten Datei	Pfadbestandteile und nicht zugelassene Zeichen werden entfernt beziehungsweise ersetzt; höchstens 160 Zeichen nach Bereinigung.
Organisationseinheit	Systemseitig	Einheit, in der die Rechnung erfasst wird	Beim Upload aus der aktuellen OE übernommen; danach keine Korrekturmaske belegt.
Akte	Nein	Zugeordnete Transportakte für Kostenabgleich und 3-Way-Match	Bei expliziter Angabe autorisiert; automatische Aktennummernsuche auf aktuelle Rechnungseinheit begrenzt. Im primären Upload nicht auswählbar.
Lieferantenzuordnung	Für Genehmigung ja	Verknüpfter Dienstleister aus den Kundenstammdaten	Explizite ID muss zum Mandanten und zur aktuellen oder globalen Einheit passen; automatische Namenssuche ist mandantenweit und verwendet den ersten Teiltreffer.
Lieferantenname	Für Genehmigung ja	Aus dem Rechnungstext extrahierte Bezeichnung	Bis 255 Zeichen speicherbar; keine Korrektureingabe in der Hauptansicht.
Rechnungsnummer	Für Genehmigung ja	Externe Belegnummer und Basis der Dublettenprüfung	Bis 100 Zeichen; keine Datenbankeindeutigkeit; Dublettencheck abhängig von Lieferantenzuordnung.
Rechnungsdatum	Für Genehmigung ja	Datum der Lieferantenrechnung	Muss als Datum extrahierbar sein; keine sichtbare Korrektur.
Fälligkeitsdatum	Nein	Vertraglich genannter Zahlungstermin	Falls gesetzt, nicht vor Rechnungsdatum; Hauptliste kann den heutigen Tag zu früh als überfällig markieren.
Währung	Für Genehmigung ja	Dreistelliger Währungscode der Rechnung	Genau drei Buchstaben; Hauptliste formatiert Beträge dennoch fest als EUR.
Nettobetrag	Nein	Rechnungsbetrag ohne Steuer	Dezimalwert mit zwei Nachkommastellen; wenn Netto und Steuer vorhanden sind, muss ihre Summe bis auf 0,01 dem Gesamtbetrag entsprechen.
Steuerbetrag	Nein	Extrahierter Steuerbetrag	Gemeinsam mit Netto plausibilisiert; keine steuerliche oder Vorsteuerprüfung belegt.
Gesamtbetrag	Für Genehmigung ja	Bruttobetrag der Rechnung	Muss größer als 0 sein; bei 3-Way und Uploadabweichung derzeit ohne Währungsumrechnung gegen EUR-Kosten verglichen.
Steuersatz	Nein	Extrahierter prozentualer Steuersatz	Numerisch speicherbar; keine belegte Prüfung gegen Steuerbetrag oder zulässigen Rechtsfall.
Rechnungspositionen	Nein	Extrahierte Beschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtbetrag	Positionen ohne Beschreibung werden verworfen; Summenkonsistenz aller Positionen wird nicht als Freigabepflicht geprüft.
Erwartete Kosten	Systemseitig	Summe passender Aufwandssätze der Akte in EUR	Bei Lieferantenname nach exaktem oder Teiltreffer gefiltert; ohne Namen Summe aller Aufwände der Akte.
Abweichung	Systemseitig	Gesamtbetrag minus erwartete Kosten	Uploadcheck: bis 5 EUR OK, darüber WARNING; 3-Way verwendet einstellbare absolute und prozentuale Toleranz.
Notiz	Nein	Interner Hinweis beim Upload oder Entscheidungstext	Uploadnotiz wird in der Reporting-Nebenmaske unterstützt, nicht im primären Upload; Entscheidungsnotiz höchstens 4.000 Zeichen.
Bearbeitungsstatus	Systemseitig	Technischer Zustand REVIEW_REQUIRED, READY, APPROVED oder REJECTED	Aus Uploadchecks beziehungsweise manueller Entscheidung abgeleitet; automatischer 3-Way-Match hält ihn nicht konsistent.
Freigabestatus	Systemseitig	PENDING, APPROVED oder REJECTED	Manueller Abschluss nur aus PENDING; 3-Way-Match umgeht diese Zustandsgrenze derzeit.
Bezahlt	Systemseitig	Separates Zahlungskennzeichen mit optionalem Zahlungsdatum	Für Eingangsrechnungen ist im geprüften Ablauf kein vollständiger Setzen-/Rücknahmeweg belegt; der Reiter filtert zudem nach Bearbeitungsstatus PAID.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion oder Prüfergebnis	Bearbeitungsstatus	Freigabestatus
Keine Rechnung	Upload, mindestens Warnung oder Fehler	REVIEW_REQUIRED	PENDING
Keine Rechnung	Upload, alle angelegten Checks OK	READY	PENDING
REVIEW_REQUIRED oder READY	Übernehmen, Pflichtfelder vollständig, kein Fehler und Warnungen mit Begründung	APPROVED	APPROVED
REVIEW_REQUIRED oder READY	Nein mit Begründung	REJECTED	REJECTED
PENDING	3-Way vollständig	unverändert	APPROVED plus Entscheidung AUTO_APPROVED
REJECTED oder bereits APPROVED	3-Way vollständig	kann unverändert bleiben	wird erneut APPROVED
APPROVED oder REJECTED	erneute manuelle Entscheidung	unverändert	Konflikt; kein zweiter manueller Abschluss

Ein eigener Zustand PAID wird in Modell und Hauptfreigabeablauf nicht gesetzt. Zahlung, Export und Buchung sind separate Prozesse. Freigabe verhindert derzeit außerdem nicht verlässlich, dass andere Buchhaltungswege noch nicht genehmigte oder abgelehnte Eingangsrechnungen in Exportdaten aufnehmen. Leiten Sie aus APPROVED daher weder Zahlung noch Verbuchung, GoBD-Konformität oder Exportfreigabe ab.

Was im Hintergrund passiert

Vor der Speicherung bereinigt NeuraPort den Dateinamen, prüft Endung, gemeldeten MIME-Typ und das 15-MB-Limit und führt den konfigurierten Malware-Scan aus. Ein fehlender, verpflichtender Scanner, ein Timeout oder ein Scannerfehler blockiert den Upload wie ein positiver Fund. Danach wird die Datei in einem mandanten- und rechnungsbezogenen Uploadverzeichnis abgelegt. Eine anwendungseigene Dateiverschlüsselung, Inhaltsprüfsumme, Versionierung, unveränderliche Aufbewahrung oder revisionssichere Löschregel ist für diese Ablage nicht belegt. Scheitert die Verarbeitung nach dem Schreiben, kann die Datenbanktransaktion zurückrollen, während eine verwaiste Datei zurückbleibt.

Bei textfähigen PDFs liest die lokale Texterkennung höchstens die ersten acht Seiten und maximal 12.000 Textzeichen. Bei einem Scan rendert sie höchstens die ersten zwei PDF-Seiten; ein hochgeladenes Bild wird vollständig verwendet. Ist ein externer KI-Zugang konfiguriert, werden die gerenderten Rechnungsbilder unverändert an den externen Dienst gesendet. Eine Maskierung innerhalb des Bildes findet vorher nicht statt. Extrahierter Text wird vor der zweiten Analyse um IBAN, E-Mail, Telefonnummer und viele USt-IDs bereinigt; Firmennamen, Rechnungs-, Akten- und Logistikreferenzen, Beträge und Daten bleiben bewusst enthalten.

Ohne passenden KI-Zugang oder bei Providerfehler verwendet NeuraPort eine regelbasierte Textauswertung. Dieser Wechsel wird in der Hauptoberfläche nicht als Fehler angezeigt. Der gespeicherte Extraktionsdatensatz weist die Methode nicht zuverlässig nach, weil ein KI-Ergebnis den Fallback-Marker behalten kann. Provider, tatsächlich verwendetes Modell, Promptversion und Konfidenz werden nicht am Rechnungsdatensatz ausgewiesen. Der Upload verlangt nur die Finance-Lizenz; eine gesonderte KI-Automationslizenz oder Einzelfreigabe vor externer Rechnungsverarbeitung ist in diesem Ablauf nicht belegt.

Nach der Extraktion sucht NeuraPort Lieferant, Akte und erwartete Kosten, ersetzt die bisherigen Prüfungen und setzt READY oder REVIEW_REQUIRED. Die Dublettenprüfung ist eine Momentaufnahme beim Upload. Sie wird vor der manuellen Freigabe nicht neu berechnet. Eine zwischenzeitlich erfasste zweite Rechnung oder geänderte Aktenkosten können deshalb unberücksichtigt bleiben.

Manuelle Entscheidungen werden mit einer Zeilensperre serialisiert und als eigene Entscheidungszeile mit Benutzer, Entscheidung, Notiz und Zeitpunkt gespeichert. Eine Datenbankeindeutigkeit für genau eine Entscheidung ist nicht belegt; der manuelle Pfad verhindert Wiederholung über den Freigabestatus. Der automatische 3-Way-Pfad verwendet diese Sperre und Zustandsprüfung nicht. Eine allgemeine unveränderliche Auditspur für Upload, Dateiinhalt, Extraktion, Checks, Zuordnung und automatische Statusänderungen ist nicht belegt.

Die Freigabe ist keine technische Schranke für jeden Buchhaltungsexport: Die geprüften Exportwege können Eingangsrechnungen unabhängig von PENDING, APPROVED oder REJECTED auswählen. Ein DATEV-Datensatz kann darüber hinaus Eingangsrechnungen mandantenweit statt entsprechend der normalen OE-Liste einbeziehen. Vor einem produktiven Export müssen deshalb Freigabestatus, OE und Beleginhalt außerhalb des Exportknopfs kontrolliert und diese Lücken behoben werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Dateityp nicht erlaubt oder MIME-Typ nicht erlaubt	Endung oder vom Browser gemeldeter Inhaltstyp ist nicht zugelassen	Original als PDF, PNG, JPG/JPEG, WEBP oder TIF/TIFF bereitstellen; Datei nicht nur umbenennen.
Datei überschreitet das Limit von 15 MB	Upload ist zu groß	Beleg fachlich vollständig, aber auf höchstens 15 MB reduzieren; keine Seiten entfernen, die geprüft werden müssen.
Datei wurde vom Malware-Scan blockiert	Fund, fehlender Pflichtscanner, Timeout oder technischer Scannerfehler	Upload nicht umgehen; Datei und Scannerbetrieb durch IT/Security prüfen lassen.
OCR-Ergebnis ist leer oder unvollständig	Kein lesbarer Text, relevante Inhalte nach Seite 8 beziehungsweise bei Scan nach Seite 2 oder Providerfehler	Original manuell prüfen; nicht genehmigen. Eine vollständige Neuverarbeitung/Korrektur ist in der Maske noch nicht vorhanden.
Falscher Lieferant oder falsche Akte zugeordnet	Teiltreffer der mandantenweiten Lieferantensuche oder fehlerhafte Texterkennung	Nicht Übernehmen. Zuordnung durch Produktkorrektur berichtigen lassen; bloßes erneutes Hochladen kann die Dublettenprüfung auslösen.
Fehler beim Genehmigen	Pflichtfeld fehlt, Betrag/Datum/Währung ist ungültig, Check blockiert oder Warnung benötigt Begründung	Serverursache administrativ prüfen. Die Hauptliste zeigt Checks und ein Freigabe-Begründungsfeld derzeit nicht vollständig an.
Dublette blockiert, obwohl Lieferant anders ist	Lieferantenzuordnung fehlt; geprüft wurde nur dieselbe Rechnungsnummer mandantenweit	Beide Originale und Lieferantenstammdaten prüfen; nicht durch geänderte Fantasienummer umgehen. Dublettenvertrag korrigieren lassen.
Zwei gleiche Uploads werden nicht als Dublette erkannt	Gleichzeitige Prüfungen und fehlender eindeutiger Datenbankzwang	Beide Vorgänge sperren, Originalbelege vergleichen und keinen davon exportieren oder zahlen, bis die Dublette fachlich geklärt ist.
Warnung lässt sich mit Übernehmen nicht freigeben	Server verlangt eine Begründung, die Schaltfläche besitzt kein Eingabefeld	Nicht wiederholt klicken; fehlende Freigabemaske ergänzen lassen oder Rechnung ablehnen, wenn fachlich erforderlich.
Leere Ablehnungsbegründung endet mit Fehler	UI nennt den Text optional, der Server verlangt ihn	Sachliche Begründung eintragen und erneut Ablehnen wählen.
Eingangsrechnung wurde bereits abschließend entschieden	Zweiter manueller Genehmigungs- oder Ablehnungsversuch	Aktuellen Freigabestatus neu laden; keine parallele Entscheidung erzwingen.
Genehmigte 3-Way-Rechnung bleibt unter Zu prüfen	Automatik ändert Freigabestatus, aber nicht den Bearbeitungsstatus	Rechnung nicht erneut matchen; Statuswiderspruch dokumentieren und vor Export/Zahlung manuell klären.
Eine abgelehnte Rechnung wird nach 3-Way wieder Genehmigt	Automatischer Match prüft den manuellen Endstatus nicht	Vorgang sofort stoppen, keinen Export oder Zahlung auslösen und Status technisch korrigieren lassen.
Fremdwährungsbetrag oder Abweichung ist falsch	Hauptliste formatiert fest EUR; Kostenabgleich zieht Rechnungswährung direkt von EUR ab	Originalwährung separat prüfen und 3-Way/Abweichung bis zu einer Währungsumrechnung nicht freigeben.
Heute fällige Rechnung erscheint überfällig	UI vergleicht Tagesdatum mit der aktuellen Uhrzeit	Kalendertag im Beleg und in der Kreditorenansicht prüfen; Anzeige nicht als Mahn- oder Zahlfreigabe verwenden.
Bezahlt bleibt leer	Reiter sucht Bearbeitungsstatus PAID, der Eingangsrechnungsablauf setzt diesen Zustand nicht	Zahlung im freigegebenen Zahlungsprozess prüfen; Reiter und Zahlungskennzeichen technisch angleichen lassen.
Plattformadmin sieht die Seite, erhält aber 403	Plattformnavigation bietet den Arbeitsplatz an, Finanzserver verweigert Mandantendaten	Mit einem freigegebenen Mandanten-Finanzkonto arbeiten; keinen Plattform-Bypass einsetzen.
Zu viele Anfragen / 429	Upload ist auf 20, Entscheidung auf 30 Aufrufe je Stunde und Absenderadresse begrenzt	Später wiederholen und Ursache wiederholter Fehlversuche beheben; keine verteilte Umgehung verwenden.