Kontaktanfragen protokollieren

Zweck und Einsatzbereich

Die öffentliche Produktwebsite nimmt Demo- und Kontaktanfragen ohne Anmeldung entgegen. NeuraPort versucht, die vollständige Anfrage als E-Mail über den konfigurierten Versanddienst an das zuständige Postfach zu übergeben. Zusätzlich schreibt der Server nach dem Versandversuch einen verkürzten Datensatz in ein lokales Betriebsprotokoll.

Wichtige Abgrenzung: Das Protokoll ist weder ein zweites Postfach noch eine Sicherung der vollständigen Nachricht. Es stellt Nachrichten nicht erneut zu, garantiert keinen Eingang beim Empfänger und ersetzt keine Bearbeitungs- oder Einwilligungsdokumentation. Der Status ok bestätigt nur, dass der Versanddienst die Nachricht im ersten Schritt angenommen hat; Zustellung, Lesen oder Beantwortung sind damit nicht belegt.

Im geprüften Produktstand gibt es keine sichtbare Plattformansicht, Navigation, Suche oder Exportaktion für dieses Protokoll. Die technisch geschützte Lesefunktion ist vorhanden, aber nicht in die Bedienoberfläche eingebunden. Plattformadministratoren können diese Aufgabe deshalb derzeit nicht vollständig als Selbstbedienung in NeuraPort ausführen.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für das öffentliche Kontaktformular ist kein Benutzerkonto erforderlich. Pflichtangaben sind Vorname, Nachname und eine gültige E-Mail-Adresse.
Zum Lesen des technischen Protokolls ist ein aktives Plattformadministratorkonto erforderlich. Organisationsrollen wie ADMIN oder MANAGER reichen nicht aus.
Das Protokoll ist eine plattformweite Serverdatei. Es besitzt keinen Mandanten-, Organisationseinheiten- oder Modulscope und darf nicht an Kundenorganisationen freigegeben werden.
Kontaktfunktion und Protokoll sind nur verfügbar, wenn der optionale Dienst beim Start erfolgreich geladen wurde und das geschützte Protokollverzeichnis beschreibbar beziehungsweise lesbar ist.
Für den primären Versand müssen Resend und das interne Empfängerpostfach korrekt konfiguriert sein. Fehlt die Versandkonfiguration, wird die Anfrage zwar protokolliert, aber nicht per E-Mail übergeben.
Die öffentliche Annahme ist auf fünf Versuche pro Minute und erkannter IP-Adresse begrenzt. Eine besondere Modul- oder Kundenlizenz ist nicht belegt.
Vor einer betrieblichen Nutzung müssen Verantwortlichkeit, Aufbewahrungsdauer, Löschung, zulässiger Inhalt und Zugriffskontrolle festgelegt werden. Das Produkt setzt derzeit keine zeitbasierte Löschfrist durch.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffentliche Anfrage absenden

Öffnen Sie auf der Produktwebsite den Bereich Kontakt.
Tragen Sie Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse ein. Ergänzen Sie Unternehmen, Teamgröße, Planinteresse und Nachricht nur, wenn diese Angaben für die Anfrage erforderlich sind.
Übermitteln Sie keine Zugangsdaten, Ausweisdokumente, Frachtunterlagen, Gesundheitsdaten oder andere vertrauliche Inhalte über das Kontaktformular.
Wählen Sie Demo anfragen →. Während der Verarbeitung zeigt die Schaltfläche Wird gesendet….
Warten Sie auf die sichtbare Erfolgs- oder Fehlermeldung. Wiederholen Sie den Versand nicht sofort, wenn das Ergebnis unklar ist: Bei einem Verbindungsabbruch kann eine E-Mail bereits angenommen worden sein, obwohl die Website keine Bestätigung erhält.

Anfrage betrieblich bearbeiten

Verwenden Sie das konfigurierte Empfängerpostfach als primären Arbeitskanal. Prüfen Sie Absender, Inhalt und Spamverdacht, bevor Sie antworten oder Daten in andere Systeme übernehmen.
Behandeln Sie die Website-Bestätigung und den Protokollstatus nicht als Zustell- oder Lesebeleg. Prüfen Sie bei fehlender E-Mail zuerst den Versanddienst und das Empfängerpostfach.
Beachten Sie, dass es derzeit keine sichtbare NeuraPort-Ansicht für das Kontaktprotokoll gibt. Fordern Sie bei einem berechtigten Diagnosefall einen zeitlich und personell begrenzten Auszug über den freigegebenen Betriebsprozess an; legen Sie keinen inoffiziellen Direktzugriff an.
Vergleichen Sie einen Protokolleintrag nur anhand minimal erforderlicher Angaben und Zeitpunkt. Das Protokoll enthält lediglich eine gekürzte Vorschau und kann den vollständigen Inhalt nicht wiederherstellen.
Dokumentieren Sie Bearbeitungsstatus, Rückmeldung und Löschentscheidung im dafür vorgesehenen Arbeits- oder Ticketsystem. Das Kontaktprotokoll besitzt dafür keine Felder oder Übergänge.
Löschen oder anonymisieren Sie übernommene Auszüge nach der festgelegten Frist. Eine Löschaktion für einzelne Einträge oder rotierte Dateien bietet NeuraPort derzeit nicht.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Vorname	Ja	Vorname der anfragenden Person	1 bis 80 Zeichen; wird vollständig in E-Mail und Protokoll übernommen.
Nachname	Ja	Nachname der anfragenden Person	1 bis 80 Zeichen; wird vollständig in E-Mail und Protokoll übernommen.
Unternehmen	Nein	Angegebenes Unternehmen	Höchstens 160 Zeichen. Keine fachliche Prüfung oder Zuordnung zu einem vorhandenen Mandanten.
Teamgröße	Nein	Auswahl aus der öffentlichen Website	Wird von der Website als Text in die Nachricht eingefügt; kein eigenes Protokollfeld.
E-Mail	Ja	Rücksendeadresse der anfragenden Person	Muss als E-Mail-Adresse gültig sein; wird vollständig in E-Mail und Protokoll gespeichert.
Interessanter Plan	Nein	Öffentlich gewähltes Planinteresse	Wird von der Website als Text in die Nachricht eingefügt; keine Bestellung oder Lizenzfreischaltung.
Nachricht	Nein	Freitext einschließlich vorangestellter Team- und Planangaben	Serverseitig insgesamt höchstens 4.000 Zeichen. Der E-Mail-Versand enthält den vollständigen Wert, das Protokoll nur eine auf 300 Zeichen gekürzte, einzeilige Vorschau.
Zeitpunkt	Systemseitig	UTC-Zeitpunkt des Protokolleintrags	Wird erst beim Protokollieren nach dem Versandversuch erzeugt.
Versandstatus	Systemseitig	Ergebnis des ersten Versandversuchs	ok, smtp_failed oder no_api_key. ok ist nur eine technische Übergabe, keine Zustellgarantie.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Leeres Formular	Demo anfragen →	Schaltfläche wird vorübergehend deaktiviert und zeigt Wird gesendet….
Gültige Anfrage, Versanddienst akzeptiert	Primärer E-Mail-Versuch	Protokolleintrag mit ok; Website zeigt Erfolg und setzt das Formular zurück. Endgültige Zustellung bleibt unbekannt.
Gültige Anfrage, Versanddienst lehnt ab oder ist nicht erreichbar	Primärer E-Mail-Versuch	Protokolleintrag mit smtp_failed; Website zeigt den allgemeinen Sendefehler. Keine automatische Wiederholung.
Gültige Anfrage, Versandkonfiguration fehlt	Absenden	Protokolleintrag mit no_api_key; Website zeigt den allgemeinen Sendefehler. Keine Nachricht wurde an Resend übergeben.
Ungültige Eingabe	Absenden	Anfrage wird abgelehnt; kein Kontaktprotokolleintrag. Browser und Server prüfen nicht alle Felder identisch.
Rate-Limit erreicht	Weiterer öffentlicher Versuch	Anfrage wird abgelehnt; Website zeigt den allgemeinen Sendefehler. Kein Kontaktprotokolleintrag.
Protokollieren scheitert unbemerkt	Absenden	Die Website kann den E-Mail-Versand dennoch als erfolgreich melden, während der erwartete Protokolleintrag fehlt.
Protokolldatei fehlt	Berechtigtes Lesen	Leere Liste und Anzahl 0; dies beweist nicht, dass historisch keine Anfragen eingingen.
Protokollzeile ist beschädigt	Berechtigtes Lesen	Die Zeile wird ohne sichtbaren Warnhinweis ausgelassen.

Was im Hintergrund passiert

Die Website ergänzt eine gewählte Teamgröße und ein Planinteresse als Text am Anfang der Nachricht. Der Server prüft die erforderlichen Textlängen und die E-Mail-Adresse. Kopfzeilenwerte werden bereinigt und Inhalte für die HTML-Darstellung kodiert, bevor die vollständige Anfrage per TLS-gesichertem SMTP an Resend übergeben wird.

Nach dem Versandversuch schreibt NeuraPort Zeitpunkt, vollständigen Namen, Unternehmen, vollständige E-Mail-Adresse, eine höchstens 300 Zeichen lange Nachrichtenvorschau und den technischen Versandstatus in ein lokales JSON-Zeilenprotokoll. Das Schreiben erfolgt auch bei fehlender Versandkonfiguration oder fehlgeschlagenem SMTP-Versuch. Es gibt keinen zweiten E-Mail-Empfänger, keine Warteschlange und keinen automatischen erneuten Zustellversuch.

Die aktuelle Datei wird größenbasiert rotiert; bis zu fünf ältere Dateien können zusätzlich auf dem Server verbleiben. Die vorhandene Lesefunktion berücksichtigt nur die aktuelle Datei, liefert gültige Einträge neueste zuerst und überspringt unlesbare Zeilen. Sie bietet keine Suche, Seitennavigation, Datumsauswahl, Export-, Einzel-Lösch- oder Korrekturfunktion. Die zurückgegebene Anzahl ist daher kein vollständiges Anfrage- oder Auditregister. In einer Installation mit mehreren Serverprozessen schützen Sperre und Dateirotation außerdem nicht prozessübergreifend; gleichzeitiges Schreiben und Rotieren ist deshalb kein belastbares Protokollverfahren.

Dateirechte werden beim Start nach Möglichkeit eingeschränkt. Eine Verschlüsselung der Protokollinhalte, eine nach Zeit durchgesetzte Aufbewahrung, eine Anonymisierung der Kontaktdaten oder ein protokolliertes Vier-Augen-Verfahren für den Zugriff sind im geprüften Stand nicht belegt. Laufende Schreibfehler werden nicht fachlich bestätigt und können deshalb zu einem fehlenden Eintrag trotz erfolgreichem E-Mail-Versand führen. Zugleich kann ein Fehler beim Vorbereiten des Protokolls dazu führen, dass die gesamte optionale Kontaktfunktion nicht geladen wird, ohne dass die Anwendung insgesamt ausfällt.

Die öffentliche Datenschutzerklärung kündigt für Kontaktformulardaten eine Löschung nach Bearbeitung an. Die dateibasierte Protokollierung setzt diesen Zeitpunkt technisch nicht um; auch der verwendete Versanddienst ist in der dortigen Aufzählung der Auftragsverarbeiter nicht benannt. Datenschutzhinweis, Verzeichnis der Dienstleister und tatsächliches Löschverfahren müssen deshalb vor dem Betrieb abgestimmt und nachweisbar umgesetzt werden.

Für das Kontaktformular und das Lesen des Protokolls wurden keine gezielten automatisierten Tests gefunden. Insbesondere Versandfehler, fehlende Konfiguration, Rate-Limit, parallele Anfragen, Logrotation, Dateifehler, Plattformadministratorzugriff, beschädigte Zeilen und die Abweichung „E-Mail akzeptiert, Protokollierung fehlgeschlagen“ sind nicht durch einen eigenen Testsatz belegt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Fehler beim Senden	Versandkonfiguration fehlt, Resend oder Netzwerk ist nicht erreichbar, Rate-Limit wurde erreicht oder die Kontaktfunktion ist nicht geladen	Nicht mehrfach senden. Direkten Kontaktweg der Website verwenden und den Betreiber Zeitpunkt sowie allgemeine Beobachtung mitteilen; keine vertraulichen Inhalte weitergeben.
Ihre Anfrage wurde gesendet	Der Server hat den ersten SMTP-Versuch als erfolgreich bewertet	Als technische Annahme, nicht als Zustell- oder Antwortgarantie verstehen. Bei ausbleibender Reaktion den offiziellen Kontaktweg verwenden.
Erfolgsmeldung verspricht eine Rückmeldung innerhalb von 24 Stunden	Statischer Website-Text ohne technische Fristüberwachung	Nicht als System-SLA auslegen; Zuständigkeit und Reaktionszeit organisatorisch festlegen.
Kein Menüpunkt für Kontaktanfragen	Die Lesefunktion besitzt keine sichtbare Plattformoberfläche	Keine Kunden- oder Organisationseinstellungen verändern. Nur den freigegebenen Betriebsprozess für einen minimalen Diagnoseauszug verwenden.
Protokoll zeigt ok, aber keine E-Mail ist auffindbar	ok belegt nur die erste Übergabe an den Provider	Resend-Ereignisse, Empfängerpostfach, Spamfilter und Weiterleitungen im freigegebenen Betriebsprozess prüfen.
Protokoll zeigt smtp_failed	Provider- oder Netzwerkfehler beim ersten Versuch	Ursache im Versandbetrieb prüfen; bei weiterhin berechtigtem Kontakt eine kontrollierte Rückmeldung über den offiziellen Kanal veranlassen. Keine automatische Wiederholung annehmen.
Protokoll zeigt no_api_key	Versanddienst war nicht konfiguriert	Versandkonfiguration durch den Plattformbetrieb korrigieren. Der Protokolleintrag enthält nur eine Vorschau und ist kein Ersatz für die Nachricht.
Anzahl ist 0, obwohl Anfragen erwartet werden	Aktuelle Datei fehlt, Funktion war nicht geladen, ältere Einträge liegen nur in rotierten Dateien oder Zeilen wurden übersprungen	Zahl nicht als Auditnachweis verwenden; Betriebszustand und freigegebene Aufbewahrung getrennt prüfen.
Website meldet Fehler, aber dieselbe Anfrage trifft doppelt ein	Ergebnis war durch Verbindungsabbruch unklar und die anfragende Person wiederholte den Versuch	Nach Zeitpunkt, Absender und Betreff deduplizieren; Wiederholungslogik erst nach belastbaren Tests ergänzen.
Zu viele oder zu große Einträge beim Lesen	Aktuelle Datei wird vollständig ohne Seitennavigation geladen	Zugriff abbrechen und nur einen minimal erforderlichen, zeitlich eingegrenzten Betriebsauszug erstellen lassen.
Personenbezogene Daten bleiben länger als vorgesehen erhalten	Größenrotation ersetzt keine zeitbasierte Löschung; Einzel- und Sammellöschung fehlen	Verbindliche Retention und sichere Löschung für aktive sowie rotierte Dateien im Betriebsverfahren umsetzen und regelmäßig kontrollieren.