Sanktionsscreenings durchführen und Fehlalarme behandeln

Zweck und Einsatzbereich

Im Arbeitsbereich Compliance steht die Seite Exportkontrolle & Sanktionsprüfung zur Verfügung. Dort sehen Sie die EU-Sanktionsreferenz, ihren Status und die Zahl der Einträge. Mit Name gegen EU-Sanktionsliste prüfen prüfen Sie einen einzelnen Namen. Die Ergebnisse unterstützen Ihre Entscheidung; sie ersetzen keine rechtsverbindliche Exportkontrollentscheidung.

Eine aktenbezogene Prüfung untersucht die bei der Akte hinterlegten Namen für Empfänger, Versender und Notify Party. Sie liefert einen Status, kann erneut gestartet werden und kann einen einzelnen gespeicherten Treffer als Fehlalarm kennzeichnen. Für diese drei Funktionen ist im geprüften Arbeitsbereich kein eigener Menüpunkt oder keine Schaltfläche belegt. Verwenden Sie deshalb keine vermuteten technischen Kennungen und lassen Sie einen fehlenden fachlichen Bedienweg administrativ klären.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Melden Sie sich in einem Mandanten mit aktiver Organisationseinheit an. Das Modul Compliance muss für Mandant und aktuelle Organisationseinheit gebucht und aktiviert sein; der Benutzer muss dieser Einheit zugeordnet sein. Ein abgelaufenes Abonnement, eine gesperrte oder nur lesbare Modulfreigabe, eine nicht aktivierte Einheit oder fehlende Rechte werden serverseitig abgewiesen.

Aufgabe	Erforderlicher Zugriff
Status der EU-Sanktionsreferenz lesen	Zoll lesen und lesbare Compliance-Freigabe der aktuellen Organisationseinheit
Freie Namensprüfung mit Prüfen ausführen	Zoll lesen; weil die Aktion technisch als schreibender Aufruf gilt, im erzwungenen Lizenzbetrieb zusätzlich Zoll anlegen und schreibende Compliance-Freigabe
Aktenstatus lesen	Zoll lesen, lesbare Compliance-Freigabe und Zugriff auf die Akte
Aktenprüfung oder Recheck starten	Zoll bearbeiten, zusätzlich Zoll anlegen durch die Lizenzkaskade, schreibende Compliance-Freigabe und Zugriff auf die Akte
Einen gespeicherten Prüfeintrag als Fehlalarm markieren	Zoll bearbeiten, schreibende Compliance-Freigabe und Zugriff auf die Elternakte

Die Oberfläche zeigt den Arbeitsbereich für ADMIN, MANAGER, DISPATCHER, AIR_FREIGHT und ACCOUNTANT. ACCOUNTANT besitzt standardmäßig nur Zoll lesen: Die Seite kann sichtbar sein, die Namensprüfung aber wegen des zusätzlich verlangten Anlegerechts abgelehnt werden. ADMIN besitzt alle Rechte; MANAGER, DISPATCHER und AIR_FREIGHT besitzen die genannten Standard-Zollrechte. Bei eigenen Rollen sind die einzeln zugewiesenen Rechte maßgeblich.

Aktenzugriff ist mandanten- und organisationseinheitsbezogen. ADMIN und MANAGER dürfen alle Einheiten des eigenen Mandanten sehen; andere Benutzer nur ihre aktuelle oder zusätzlich zugewiesene Einheit. Auch eine bekannte Kennung eines Prüfeintrags führt vor einer Fehlalarm-Markierung zunächst über die Elternakte und umgeht diesen Schutz nicht. Die Lizenz wird dagegen für die aktuell gewählte Einheit geprüft. Wechseln Sie daher vor einer Aktion in die fachlich zuständige Einheit; eine vollständig deckungsgleiche Grenze zwischen Aktenzugriff und Lizenz ist nicht belegt. Plattformadministratoren ohne Mandantenkontext können die Compliance-Funktionen nicht nutzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Freien Namen prüfen

Öffnen Sie den Arbeitsbereich Compliance und kontrollieren Sie zuerst den Bereich EU-Sanktionsreferenz.
Wenn dort CURRENT steht, prüfen Sie trotzdem jeden möglichen Treffer fachlich. Bei STALE_OR_INCOMPLETE, UNBEKANNT oder Status nicht verfügbar darf keine automatische Freigabe erfolgen.
Geben Sie unter Name gegen EU-Sanktionsliste prüfen mindestens zwei Zeichen in Zu prüfender Name ein. Der Platzhalter lautet Person oder Unternehmen.
Wählen Sie Prüfen. Während der Anfrage steht auf der Schaltfläche Prüfung läuft….
Bei einem grünen Ergebnis Kein Treffer in aktueller Referenz dokumentieren Sie die fachliche Bewertung in Ihrem vorgesehenen Kontrollprozess. Das Ergebnis allein ist keine Freigabe.
Bei mögliche Treffer – manuelle Prüfung erforderlich vergleichen Sie Identität, Alias, Rechtsgrundlage und den konkreten Geschäftsvorgang gegen die maßgeblichen Quellen. Die Oberfläche zeigt höchstens fünf mögliche Treffer an.

Aktenwarnung behandeln und Fehlalarm begrenzen

Öffnen Sie die berechtigte Akte und lesen Sie ihren Compliance-Status, sofern Ihre Ausprägung dafür einen Bedienweg bereitstellt. Ohne gespeicherte Prüfung ist die Akte nicht freigegeben; der Status ist eine offene Warnung.
Prüfen Sie für jeden Beteiligten den Namen und die zugehörigen Unterlagen. Ein Recheck erstellt für die vorhandenen Namen neue Prüfzeilen; er ersetzt die Historie nicht.
Klären Sie einen möglichen Treffer nach Ihrem dokumentierten Vier-Augen-Prozess außerhalb dieser Funktion. Die Funktion selbst erfasst weder Begründung noch zweiten Prüfer noch eine Freigabeentscheidung.
Markieren Sie erst danach genau den fachlich geprüften gespeicherten Treffer als Fehlalarm. Die Rückmeldung lautet Als Falsch-Positiv markiert.
Rufen Sie den Aktenstatus erneut ab. Ist die Referenz nicht aktuell oder besteht bei einer anderen aktuellen Prüflinie weiterhin eine Warnung, bleibt die Akte nicht freigegeben.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Zu prüfender Name	Ja	Einzelner Personen- oder Unternehmensname für die sichtbare freie Prüfung	Die Schaltfläche bleibt unter zwei Zeichen deaktiviert. Leerzeichen am Anfang und Ende werden entfernt.
EU-Sanktionsreferenz	Systemwert	Zeigt CURRENT oder STALE_OR_INCOMPLETE sowie die Eintragszahl	CURRENT setzt mindestens 1.000 Einträge, einen höchstens 48 Stunden alten Abruf und ein ebenfalls höchstens 48 Stunden altes Quelldatum voraus.
Mögliches Trefferergebnis	Systemwert	Name des Listeneintrags und gegebenenfalls Prozentwert	Die sichtbare Liste enthält höchstens fünf Einträge. Ein Treffer oder nicht aktuelle Referenzdaten verlangen manuelle Prüfung.
Aktenbeteiligter	Systemwert	Empfänger, Versender oder Notify Party der Akte	Nur nicht leere Namen werden geprüft. Der hinterlegte Kunde ist kein zusätzlicher Aktenbeteiligter dieser Prüfung.
Kunden-Firmenname	Systemwert	Name für eine separate kundenbezogene Prüfung	Es wird nur der Firmenname verwendet. Gespeichert werden Prüfzeitpunkt, Freigabeanzeige und gegebenenfalls der erste Treffernamen.
Adresse und Ländercode	Nein, nur Integrationsweg	Zusätzliche Werte einer freien, nicht sichtbaren Prüfannahme	Der aktuelle Prüfablauf wertet diese Werte nicht aus. Sie erhöhen daher weder die Trefferqualität noch die Freigabefähigkeit.
Fehlalarm	Systemwert	Kennzeichen für einen einzelnen gespeicherten Aktenprüfeintrag	Es setzt den Eintrag auf Fehlalarm und entfernt seine manuelle Prüfungspflicht. Begründung, bestätigende Person, zweiter Prüfer und Rücknahme sind nicht vorgesehen.

Status und mögliche Übergänge

Zustand	Entstehung	Bedeutung und nächster Schritt
CURRENT	Referenzbestand erfüllt Zahl-, Abruf- und Quelldatumsgrenze	Kein Treffer kann als Kein Treffer in aktueller Referenz erscheinen. Fachliche Entscheidung weiterhin dokumentieren.
STALE_OR_INCOMPLETE	Bestand ist zu klein, Abruf oder Quelldatum fehlt oder ist älter als 48 Stunden	Fail-closed: Keine automatische Freigabe – Referenzdaten nicht aktuell; manuelle Prüfung ist zwingend.
Möglicher Treffer	Der Namensvergleich findet mindestens einen passenden Listeneintrag	Keine automatische Freigabe. Treffer fachlich klären und gegebenenfalls einen belastbaren Kontrollprozess auslösen.
Ungeprüfte Akte	Für die Akte existiert keine Prüfzeile	Status zeigt Warnung und manuelle Prüfungspflicht. Aktenprüfung kontrolliert ausführen.
Akte mit offener Warnung	Aktueller Beteiligteneintrag hat Treffer oder manuelle Prüfungspflicht; ebenso bei aktuell veralteter Referenz	Recheck oder fachliche Klärung durchführen. Ein Fehlalarm anderer Prüflinien beseitigt die Warnung nicht.
Fehlalarm bestätigt	Ein einzelner gespeicherter Prüfeintrag wurde markiert	Historische Prüfzeile bleibt erhalten, ihre manuelle Prüfungspflicht wird entfernt. Das ist keine Vier-Augen-Freigabe und kann nicht über eine belegte Rücknahmeaktion zurückgesetzt werden.
Akte ohne offene Warnung	Für die jeweils neuesten Prüflinien besteht weder ein nicht bestätigter Treffer noch eine manuelle Prüfungspflicht und die Referenz ist aktuell	Nur technischer Status; die fachliche Freigabe bleibt ein separater Prozess.

Die Referenzprüfung arbeitet fail-closed. Bereits bestätigte Fehlalarme machen eine Akte daher nicht frei, wenn die Referenzdaten inzwischen nicht aktuell sind. Der Aktenstatus verwendet die jeweils neueste Prüfzeile pro Kombination aus Beteiligtenart und geprüftem Namen; ältere Zeilen bleiben in der Historie.

Was im Hintergrund passiert

Die sichtbare Namensprüfung verwendet die EU Consolidated Financial Sanctions List. Aus dem eingegebenen Namen berücksichtigt sie höchstens die ersten drei Wörter mit mehr als zwei Zeichen, sucht Wortbestandteile in den primären Listennamen und akzeptiert einen Treffer ab 50 Prozent übereinstimmender berücksichtigter Wörter. Für jedes Wort werden höchstens 20 Kandidaten betrachtet; insgesamt werden höchstens zehn Treffer zurückgegeben. Die Oberfläche zeigt davon höchstens fünf.

Eine separate, ältere Ähnlichkeitsroutine mit Levenshtein- und Aliasbewertung kennt zwar Werte ab 70 Prozent, ist im aktuellen EU-Prüfablauf jedoch nicht angeschlossen. Es gibt weder eine sichtbare Schwellenwert-Einstellung noch eine Einstellung für Fuzzy Matching. Deuten Sie Prozentwerte deshalb nur als Suchhinweis, nicht als Identitätsnachweis oder als Risikobewertung.

Der EU-Bestand wird aus einer offiziellen europäischen CSV-Quelle geladen. Der belegte Abrufweg ist eine privilegierte Synchronisationsaktion, kein nachgewiesener Zeitplanjob. Ein fehlgeschlagener oder ausbleibender Abruf führt nach der Aktualitätsgrenze in den Fail-closed-Zustand. Beim Laden werden primärer Name, Aliasse, Entitätstyp, Rechtsgrundlage und Listungsdatum übernommen; Adressen, Länder und die separate ältere Sanktionsliste werden für die aktuelle EU-Prüfung nicht herangezogen.

Bei Aktenprüfung entstehen für Empfänger, Versender und Notify Party neue historische Prüfzeilen. Findet die Prüfung einen Treffer oder sind die Referenzdaten nicht aktuell, versucht das System eine dringende Aufgabe und eine Compliance-Benachrichtigung für den Aktenbearbeiter anzulegen. Fehler beim Anlegen dieser Zusatzhinweise werden nicht an die Prüfung zurückgemeldet. Änderungen an einer Akte können ebenfalls einen Recheck anstoßen, jedoch nur wenn das Compliance-Modul für die Organisationseinheit der Akte im Hintergrund freigegeben ist. Änderungen an Firmenname oder Anschrift eines Kunden können bis zu 100 nicht archivierte zugehörige Akten neu prüfen; auch dort lässt ein technischer Fehler das Speichern des Kunden weiterlaufen.

Die freie sichtbare Namensprüfung speichert keinen eigenen Aktenprüfeintrag. Bei aktenbezogenen Prüfzeilen wird das vorgesehene Prüferfeld im aktuellen Ablauf nicht gesetzt. Aktenprüfungen über den vorgesehenen manuellen Start schreiben einen kompakten Prüf-Audit-Eintrag, Rechecks, Fehlalarm-Markierungen, kundenbezogene Prüfungen und automatische Rechecks dagegen keinen gleichwertigen belegten Entscheidungsnachweis. Es gibt keine Versionsprüfung, Sperre oder belegte Konfliktbehandlung für gleichzeitig gestartete Rechecks oder Fehlalarm-Markierungen. Starten Sie diese Aktionen daher nicht parallel und dokumentieren Sie Entscheidung, Belege, Prüfer und Zeitpunkt außerhalb der Funktion.

Die vorhandenen automatisierten Tests belegen die CSV-Aufbereitung, den Fail-closed-Fall mit und ohne Treffer, die notwendige Anmeldung sowie die Modulgrenze für die Statusabfrage. Nicht belegt sind der sichtbare End-to-End-Ablauf, aktenbezogene Rechecks, Fehlalarm-Berechtigung und -Rücknahme, Vier-Augen-Freigaben, Historienkonflikte, die automatische Auslösung, Kundenwerte oder die Trefferqualität bei vielen Varianten.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Status nicht verfügbar	Der Referenzstatus konnte nicht geladen werden	Nicht freigeben. Erreichbarkeit, Anmeldung, aktuelle Organisationseinheit und Compliance-Freigabe prüfen lassen.
Sanktionsprüfung konnte nicht ausgeführt werden.	Die sichtbare Anfrage ist fehlgeschlagen	Nicht durch Wiederholen als bestanden behandeln. Namen, Rechte, aktuelle Einheit und Lizenzstatus prüfen lassen.
Prüfen bleibt deaktiviert	Der Name enthält nach Bereinigung weniger als zwei Zeichen	Vollständigen Namen eingeben; Kürzel oder Leereingaben nicht als Prüfung werten.
Keine automatische Freigabe – Referenzdaten nicht aktuell	Referenzbestand erfüllt die Aktualitätsbedingungen nicht	Manuelle Prüfung durchführen und die Datenpflege eskalieren; kein positiver Status ableiten.
mögliche Treffer – manuelle Prüfung erforderlich	Wortbasierte Suche hat Kandidaten mit mindestens 50 Prozent Übereinstimmung gefunden	Identität und Rechtsgrundlage mit belastbaren Quellen klären; keinen Treffer allein als bestätigte Sanktion behandeln.
Akte bleibt nach Fehlalarm-Wahl gewarnt	Weitere aktuelle Prüflinie ist offen oder Referenzdaten sind veraltet	Alle aktuellen Beteiligten prüfen und den Referenzstatus aktualisieren lassen. Einen Fehlalarm nicht als Gesamtfreigabe verwenden.
Aktenprüfung, Recheck oder Fehlalarm ist nicht sichtbar	Der geprüfte Arbeitsbereich besitzt dafür keinen belegten Bedienknopf	Keine technische Kennung erraten. Den vorgesehenen fachlichen Bedienweg oder eine Produktlücke administrativ klären.
Zugriff wird verweigert	Modul, aktive Einheit, Benutzerzuordnung oder Zollrecht passt nicht; bei Schreibaktionen kann zusätzlich Zoll anlegen verlangt sein	Richtige Organisationseinheit wählen und Lizenz- sowie Rechtekaskade administrativ prüfen lassen.
Akte oder Prüfeintrag wird nicht gefunden	Mandant oder Organisationseinheit ist nicht berechtigt, oder die Kennung ist ungültig	Nicht nach fremden Kennungen suchen. Aktenzugriff und Zuordnung prüfen lassen.
Zwei Bearbeiter erhalten widersprüchliche Ergebnisse	Rechecks oder Fehlalarm-Markierungen liefen parallel; es gibt keine belegte Konfliktsperre	Aktenstatus neu laden, neueste Prüfzeilen gemeinsam bewerten und die Entscheidung außerhalb der Funktion nachvollziehbar dokumentieren.