Portalnutzer und Portalregeln verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Im Arbeitsbereich Customer Portal verwalten Sie kundenbezogene, passwortlose Zugänge und vier mandantenweite Portalregeln. Sie können einen Zugang für eine E-Mail-Adresse anlegen, die zugehörige Einladung auslösen, letzte Anmeldungen prüfen und einen Zugang widerrufen.

Die Regeln Dokument-Uploads erlauben, VGM-Eingabe erlauben und Dokumente anzeigen steuern konkrete Kundenfunktionen. Ein einzelner Konfigurationsschalter ist jedoch kein ausreichender Abschaltnachweis. Lassen Sie eine Portalabschaltung intern abnehmen, widerrufen Sie alle betroffenen Nutzerzugänge und prüfen Sie den Kundenprozess Ende zu Ende.

Customer Portal und Public API sind getrennte Module. Portalnutzer melden sich als Kunden per E-Mail-Code an; sie erhalten keinen API-Schlüssel. Technische API-Schlüssel und Webhooks verwalten Sie im eigenständigen Arbeitsbereich Public API beziehungsweise unter Einstellungen → API & Webhooks. Eine Freigabe des einen Moduls aktiviert das andere nicht.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie sind als ADMIN oder MANAGER eines Mandanten angemeldet. Plattformadministratoren und andere interne Rollen erhalten den Verwaltungsarbeitsplatz nicht.
Das Modul Customer Portal ist für den Mandanten und Ihre aktuelle Organisationseinheit freigeschaltet. Die Standardrollen benötigen dort Kunden-Leserecht für die Ansicht und Kunden-Schreibrecht für Einladungen, Widerruf und Regeländerungen.
Im Modus Nur lesen können Sie Regeln und Portalnutzer grundsätzlich ansehen. Die Oberfläche deaktiviert ihre Schreibaktionen jedoch nicht zuverlässig; der Server weist Einladungen, Widerruf und Regeländerungen ab.
Für eine Einladung muss ein passender Kunde des eigenen Mandanten vorhanden sein. Die sichtbare Kundenauswahl zeigt aktive Kunden aus der aktuellen Organisationseinheit sowie mandantenweit angelegte Kunden ohne Einheit.
Ein funktionsfähiger System-E-Mail-Versand muss eingerichtet sein. Die Einladung verwendet nicht automatisch das persönliche E-Mail-Konto des handelnden Benutzers.
Verwenden Sie für eine Demo ausschließlich einen isolierten Demomandanten, fiktive Kunden und nicht zustellbare Beispieladressen. Öffnen Sie keine echte Kundenansicht mit fremden oder produktiven Zugangsdaten.

Portalregeln und Portalnutzerliste sind mandantenweit. Legen Sie einen Portalzugang nur für einen aktiven, fachlich passenden Kunden an, dessen Organisationseinheit zum vorgesehenen Zugriff gehört; bei unklarer Zuordnung keine Einladung senden und die Freigabe administrativ prüfen lassen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Portalregeln pflegen

Wechseln Sie über Arbeitsbereich zu Customer Portal. Für ADMIN und MANAGER öffnet sich Kundenportal verwalten; andere Rollen sehen nur eine Modulstartseite.
Prüfen Sie unter Portalregeln den geladenen Stand. Bei Portalregeln konnten nicht geladen werden. ändern Sie keinen Zugang und lassen Sitzung, aktuelle Einheit und Lizenz prüfen.
Aktivieren oder deaktivieren Sie Dokument-Uploads erlauben, VGM-Eingabe erlauben und Dokumente anzeigen nur nach einer mandantenweiten Freigabe. Jede Auswahl wird sofort gespeichert; es gibt keine gesonderte Speichern-Schaltfläche oder Bestätigung.
Warten Sie nach jeder Änderung auf Portalregeln gespeichert, bevor Sie den nächsten Schalter ändern. Prüfen Sie den Stand anschließend erneut, besonders wenn mehrere Administratoren gleichzeitig arbeiten.
Verwenden Sie Portal aktiviert nur im intern freigegebenen Betriebsprozess. Für eine Abschaltung widerrufen Sie alle betroffenen Zugänge, lassen die technische Sperre durch den Betrieb umsetzen und nehmen den Kundenprozess Ende zu Ende ab.
Beachten Sie: Das Ausschalten einer Regel löscht keine bereits hochgeladenen Dokumente oder VGM-Werte. Dokumente anzeigen verbirgt beziehungsweise veröffentlicht Dokumentmetadaten aller passenden Aktendokumente; eine Einzelfreigabe je Dokument gibt es nicht.

Einen Kundenzugang anlegen oder erneut einladen

Wählen Sie unter Kundenzugang anlegen den richtigen Eintrag bei Kunde auswählen…. Prüfen Sie Firmenname und aktuelle Organisationseinheit vor der Einladung.
Tragen Sie unter Name (optional) einen eindeutigen Ansprechpartnernamen ein oder lassen Sie das Feld leer.
Geben Sie unter E-Mail die ausdrücklich bestätigte Adresse des Empfängers ein. NeuraPort normalisiert sie auf Kleinschreibung und entfernt äußere Leerzeichen.
Wählen Sie Zugang anlegen einmal und warten Sie auf Portalzugang wurde angelegt. Diese Meldung bestätigt im aktuellen Stand nicht, dass die Einladungs-E-Mail tatsächlich versendet wurde.
Prüfen Sie den Eintrag unter Portalnutzer mit Kundenfirma und Letzter Login. Ein neu angelegter Zugang zeigt Noch nie, bis ein Code erfolgreich verwendet wurde.
Übermitteln Sie dem Kunden Gültigkeitsdauer und bestätigte Portaladresse über den vereinbarten sicheren Kanal. Einmalcodes sind vertraulich und dürfen nicht in Tickets, Screenshots oder ungeschützten Notizen erscheinen.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail nicht leichtfertig erneut mit einem anderen Kunden aus. Pro Mandant existiert nur ein Portalzugang je E-Mail; erneutes Anlegen reaktiviert diesen Zugang und bindet ihn ohne eigenen Warn- oder Bestätigungsdialog an den jetzt ausgewählten Kunden.
Bei ausbleibender E-Mail prüfen Sie zuerst den freigegebenen Systemversand. Wiederholen Sie eine Einladung erst nach Prüfung von Empfänger, Kundenbindung und bestehendem Zugang.

Einen Kundenzugang widerrufen

Suchen Sie unter Portalnutzer Name beziehungsweise E-Mail, Kundenfirma und letzten Login. Die Liste ist mandantenweit und besitzt keine Suche oder Organisationseinheitenfilterung.
Wählen Sie Widerrufen und bestätigen Sie Diesen Portalzugang wirklich widerrufen?.
Warten Sie auf Portalzugang wurde widerrufen. Der Zugang wird deaktiviert und noch unbenutzte Einmalcodes werden sofort entwertet.
Eine bereits ausgestellte Portalsitzung scheitert bei ihrem nächsten geschützten Aufruf, weil der Zugang erneut auf Aktivität geprüft wird.
Kontrollieren Sie den Kundenprozess in einer isolierten Testumgebung. Der widerrufene Eintrag bleibt in der Liste, besitzt keine sichtbare Aktiv-/Inaktivkennzeichnung und zeigt weiterhin Widerrufen; die Oberfläche bestätigt den Zustand deshalb nicht eindeutig.
Soll derselbe Empfänger später wieder zugreifen, legen Sie dieselbe E-Mail beim richtigen Kunden erneut an. Dadurch wird der alte Datensatz reaktiviert und ein neuer Code erzeugt; es entsteht keine zweite Portalidentität im Mandanten.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Portal aktiviert	Nein	Gespeicherter mandantenweiter Aktivierungswert	Nur als Teil des intern abgenommenen Abschaltprozesses verwenden; betroffene Nutzer zusätzlich widerrufen und Wirkung Ende zu Ende prüfen.
Dokument-Uploads erlauben	Nein	Blendet den Kunden-Upload ein und erlaubt oder sperrt den Upload auch serverseitig	Gilt für den gesamten Mandanten; vorhandene Dateien bleiben erhalten. Zusätzlich sind Portal- und Aktenmodul-Schreibrechte erforderlich.
VGM-Eingabe erlauben	Nein	Blendet VGM-Eingaben ein und erlaubt oder sperrt sie serverseitig	Gilt mandantenweit; vorhandene VGM-Werte bleiben erhalten. Zusätzlich sind Container und schreibbares Aktenmodul erforderlich.
Dokumente anzeigen	Nein	Steuert die Anzeige von Dokumentmetadaten in sichtbaren Kundenakten	Gilt mandantenweit und für alle Aktendokumente; keine Freigabe je Dokument. Dateiinhalte können im aktuellen Portal nicht heruntergeladen werden.
Kunde auswählen…	Ja	Kundenfirma, an die der Portalzugang gebunden wird	Nur einen aktiven, fachlich passenden Kunden der vorgesehenen Organisationseinheit auswählen und die Zuordnung vor dem Versand prüfen.
Name (optional)	Nein	Anzeigename des Portalnutzers und Anrede der Einladung	Bei bestehendem Zugang bleibt der alte Name erhalten, wenn kein neuer Name angegeben wird. Für die Speicherung höchstens 255 Zeichen verwenden.
E-Mail	Ja	Eindeutige Anmeldekennung innerhalb des Mandanten	Gültiges E-Mail-Format; wird getrimmt und kleingeschrieben. Dieselbe Adresse kann in einem Mandanten nur einem Portalzugang und damit jeweils einem Kunden zugeordnet sein.
Zugang anlegen	Nein	Legt einen Zugang an oder reaktiviert und aktualisiert einen vorhandenen	Erfolgsmeldung beweist den E-Mail-Versand nicht; Zugangsdaten und Einmalcodes geheim halten.
Portalnutzer	Systemseitig	Mandantenweite Liste mit Name, E-Mail, Kundenfirma und letztem Login	Enthält auch widerrufene Zugänge, ohne deren Aktivstatus sichtbar zu kennzeichnen.
Letzter Login	Systemseitig	Zeitpunkt der letzten erfolgreichen Codeprüfung	Noch nie bedeutet, dass noch keine erfolgreiche Anmeldung gespeichert ist; Anzeige erfolgt in der lokalen Browserzeitzone.
Widerrufen	Nein	Entzieht dem ausgewählten Portalnutzer den Zugang	Bestätigungsdialog vorhanden; Wirkung im intern freigegebenen Prüfprozess kontrollieren.
Kundenansicht öffnen	Nein	Öffnet den Portalpfad der aktuellen Anwendungsadresse in einem neuen Tab	Erteilt keine Kundensitzung und ist bei getrennter Portalbereitstellung nicht automatisch die kanonische Portaladresse.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Neuer oder zuvor widerrufener Empfänger	Zugang anlegen	Einladung wird für den geprüften Kunden vorbereitet; Versand und Kundenbindung anschließend kontrollieren.
Einladung vorbereitet	Systemversand erfolgreich	Kunde erhält die vertraulichen Anmeldeinformationen über den freigegebenen Kanal.
Einladung vorbereitet	Systemversand fehlerhaft	Zustellung ist nicht bestätigt; keinen Zugang als erfolgreich übergeben behandeln.
Gültige Einladung	Kunde meldet sich erfolgreich an	Letzter Login wird aktualisiert und der freigegebene Kundenzugriff beginnt.
Aktiver Zugang	Widerrufen bestätigt	Zugang wird entzogen; die Wirkung ist im freigegebenen Abschaltprozess zu prüfen.
Regelwert	Schalter ändern	Vollständiger neuer Regelsatz wird unmittelbar mandantenweit gespeichert.
Portalmodul Nur lesen	Schreibaktion wählen	Änderung wird serverseitig abgewiesen; bestehende Daten bleiben erhalten.

Was im Hintergrund passiert

Ein Portalnutzer ist eine eigene Kundenidentität und kein interner Benutzer. Der Datensatz bindet genau eine E-Mail-Adresse an einen Mandanten und einen Kunden. Ein bestehender Datensatz wird bei erneuter Einladung nicht dupliziert, sondern aktiviert und gegebenenfalls auf den neu ausgewählten Kunden umgebunden. Dabei bleiben Erstellzeitpunkt, letzter Login und ursprünglicher Einladender bestehen; eine sichtbare Historie der Kundenwechsel gibt es nicht.

Einmalcodes und sonstige Zugangsdaten sind geheim zu halten. Übermitteln Sie sie nur über den freigegebenen Systemversand, beschränken Sie den Zugriff auf Versand- und Betriebsnachweise und übernehmen Sie keine Codes in Protokolle, Tickets, Screenshots oder Exporte. Aufbewahrung und Löschung müssen zum Schutzbedarf der Einladung passen.

Die sichtbare Erfolgsmeldung ist kein Zustellnachweis. Prüfen Sie fehlgeschlagene oder ausbleibende Einladungen ausschließlich über den freigegebenen Betriebsprozess und erzeugen Sie erst nach kontrollierter Empfänger- und Zugangsprüfung eine neue Einladung.

Ein Widerruf muss den Kundenzugriff vollständig entziehen. Da die interne Liste den wirksamen Zustand nicht eindeutig bestätigt, ist der Entzug über den intern freigegebenen Test- und Abnahmeprozess zu kontrollieren.

Portalregeln werden einmal je Mandant gespeichert. Upload- und VGM-Schalter werden zusätzlich auf dem jeweiligen Schreibweg geprüft. Dokumente anzeigen steuert, ob Dokumentmetadaten für eine sichtbare Akte zusammengestellt und gerendert werden. Es gibt dabei keine Einzelfreigabe: Auch interne Dateinamen und Dokumentarten können erscheinen. Ein Portal-Upload kann abhängig von der organisationsweiten KI-Automation bereits operative Werte übernehmen, obwohl er als zu prüfen gekennzeichnet wird; die Portalregeln besitzen keinen eigenen sicheren „nur vorschlagen“-Schalter.

Die Portal-Lizenz eines Kunden folgt seiner Kunden-Organisationseinheit. Besitzt ein Kunde keine Organisationseinheit, wird die Einheitenstufe bei der Systemlizenzprüfung übersprungen. Aktenzugriff prüft anschließend Kunde und Mandant sowie das Fachmodul der jeweiligen Akte, aber keine persönliche Portalnutzer- oder Freigabeliste je Akte.

Automatisierte Browserprüfungen belegen lediglich, dass die öffentliche Portal-Anmeldeseite rendert. Für Einladung und Reaktivierung, Versandfehler, Widerruf laufender Sitzungen, Portalregeln, Mandanten- und Organisationseinheitenscope, Read-only, Dokumentfreigabe sowie die Abgrenzung zu Public API wurden keine gezielten automatisierten Tests gefunden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Portalregeln konnten nicht geladen werden.	Sitzung, Rolle, Portalmodul oder aktuelle Einheit ist nicht nutzbar.	Neu laden und Mandant, Einheit, Rolle sowie Lizenz prüfen; keine Werte aus einem anderen Mandanten übernehmen.
Portalregeln konnten nicht gespeichert werden	Schreibrecht fehlt, Modul ist Nur lesen, Sitzung ist abgelaufen oder Speicherung schlug fehl.	Stand neu laden, Ursache beheben und genau einen Schalter erneut ändern.
Portalabschaltung ist nicht bestätigt	Konfiguration, Nutzerwiderruf oder technische Sperre wurde nicht vollständig abgenommen.	Betroffene Zugänge widerrufen, Betrieb einbeziehen und Abschaltung Ende zu Ende prüfen.
Nach zwei nahezu gleichzeitigen Regeländerungen ist ein Wert wieder alt	Oberfläche sendet bei jedem Klick den vollständigen, zuvor geladenen Regelsatz; parallele Änderungen können sich überschreiben.	Änderungen nacheinander durchführen und nach jedem Erfolg neu prüfen; parallele Administration vermeiden.
Portalzugang konnte nicht angelegt werden	E-Mail-Format, Kunde, Mandant, Rolle, Lizenz, Datenbank oder Einladungsweg wurde abgewiesen.	Auswahl und Adresse prüfen. Keine fremde Kundenkennung direkt verwenden; bei Fortbestand Betrieb mit Zeitpunkt informieren.
Portalzugang wurde angelegt, aber keine E-Mail kommt an	Die sichtbare Meldung ist kein Zustellnachweis.	Freigegebenen Systemversand und Empfänger prüfen. Erst danach kontrolliert eine neue Einladung auslösen.
Kunde meldet einen nicht funktionierenden Direktlink	Link verwendet die allgemeine Anwendungsadresse, während das Portal getrennt bereitgestellt sein kann; die Portalmaske übernimmt den Code außerdem nicht automatisch.	Bestätigte Portaladresse öffnen lassen und E-Mail plus Code manuell eingeben.
Vorhandene E-Mail erscheint plötzlich bei einem anderen Kunden	Erneutes Anlegen derselben Adresse bindet den bestehenden Zugang ohne Warnung an die neue Auswahl.	Zugang sofort widerrufen, Kundenbeziehung prüfen, danach nur für den korrekten Kunden reaktivieren und den Vorfall dokumentieren.
Portalnutzer konnten nicht geladen werden.	Sitzung, Rolle, Lizenz oder Verbindung ist nicht nutzbar.	Neu laden und aktuelle Einheit prüfen; Benutzer nicht vorsorglich erneut einladen.
Widerrufener Zugang wirkt in der Liste weiter aktiv	Die Oberfläche zeigt das gespeicherte Aktivkennzeichen nicht und entfernt inaktive Zeilen nicht.	Zugang nicht anhand der Zeile erneut widerrufen; Funktion mit isoliertem Loginversuch oder durch den Betrieb prüfen.
Portalzugang konnte nicht widerrufen werden	Zugang gehört nicht zum Mandanten, Sitzung/Recht fehlt oder Speicherung schlug fehl.	Kein fremdes Ziel erraten. Neu laden, Mandant und Rolle prüfen und Widerruf erneut kontrolliert ausführen.
Portal-Nutzer nicht gefunden	Ziel existiert im eigenen Mandanten nicht mehr oder die Kennung gehört zu einem anderen Mandanten.	Liste neu laden und keinen technischen Direktzugriff verwenden.
Uploads sind deaktiviert	Uploadregel ist ausgeschaltet oder der Portal-/Aktenzugriff ist nicht schreibbar.	Nur bei fachlicher Freigabe einschalten; zusätzlich Modulstatus der Kunden- und Akteneinheit prüfen.
VGM-Eingabe ist deaktiviert	VGM-Regel ist ausgeschaltet oder der Portal-/Aktenzugriff ist nicht schreibbar.	Regel und Fachmodul prüfen; keine Ersatzdaten in einer anderen Akte anlegen.
Kunde sieht zu viele Dokumentnamen	Dokumente anzeigen veröffentlicht Metadaten aller Aktendokumente ohne Einzelfreigabe.	Schalter ausschalten, betroffene Akten prüfen und ein Freigabeverfahren je Dokument verwenden, sobald ein solcher Produktweg vorhanden ist.
Kundenansicht öffnen führt nicht zum erwarteten Portal	Hauptanwendung und Kundenportal sind getrennt bereitgestellt.	Vom Betrieb bestätigte Portaladresse verwenden; der Link ist kein Verfügbarkeitsnachweis und keine Kundenanmeldung.