Kundendokumente verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Kundendokumente sind zentral beim Kunden hinterlegte Dateien, die für alle Akten dieses Kunden gelten. Typische Beispiele sind Zollvollmachten, Verträge und Bescheinigungen. Die Datei wird nicht in jede Akte kopiert: Eine gespeicherte Akte zeigt die aktiven Dokumente ihres Kunden im Bereich Zollanmeldung unter Kundendokumente (alle Akten) lediglich als gemeinsame Kundenunterlagen an.

Die Verwaltung befindet sich im Bearbeitungsdialog eines bereits gespeicherten Kunden unter Dokumente (gelten für alle Akten). Dort können Sie Dateien hochladen, herunterladen und löschen. Kundendokumente sind von den eigenen Dokumenten einer Akte zu unterscheiden; sie besitzen im sichtbaren Arbeitsablauf keine Versionierung.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für den Zugriff muss in der aktuellen Organisationseinheit mindestens ein Transportmodul oder das Modul Customer Portal freigegeben sein. Der Lizenzstatus muss die jeweilige Lese- oder Schreibaktion erlauben.

Zum Anzeigen und Herunterladen benötigen Sie das Kunden-Leserecht. Im Aktenkontext benötigen Sie zusätzlich Zugriff auf die betreffende Akte und das Akten-Leserecht. Zum Hochladen und Löschen ist das Kunden-Bearbeitungsrecht erforderlich. Die sichtbare Kundenverwaltung mit Upload- und Löschaktionen ist für ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT vorgesehen. Bei einer reinen Transportlizenz kann die Standardrolle ACCOUNTANT die Aktionen zwar sehen, aber an der zusätzlichen Modulprüfung für Schreibzugriffe scheitern; mit passend freigegebenem Customer Portal oder angepasster Berechtigung kann der Zugriff abweichen. ADMIN und MANAGER besitzen innerhalb ihres Mandanten den organisationseinheitenübergreifenden Kundenzugriff.

Für andere Rollen ist die Kundenliste in der Oberfläche nur lesbar und der Kunden-Bearbeitungsdialog damit nicht geöffnet. Berechtigte Aktenbenutzer können Kundendokumente dennoch in einer gespeicherten Akte unter Zollanmeldung sehen und herunterladen; Hochladen und Löschen sind dort nicht möglich. Plattformadministratoren besitzen für diesen mandantenbezogenen Ablauf keinen normalen Zugriff.

Kundendokumente erben ihren fachlichen Organisationseinheitenbereich vom zugehörigen Kunden. Direkte Aufrufe eines Dokuments werden zusammen mit diesem Kunden geprüft; eine bekannte Dokument-ID umgeht weder Mandant noch Organisationseinheit. Für Benutzer außerhalb des Bereichs antwortet NeuraPort wie bei einem nicht vorhandenen Datensatz. Der aktuelle Aktenkontext prüft dagegen zunächst die Organisationseinheit der Akte und nicht noch einmal ausdrücklich die des verknüpften Kunden. Ordnen Sie einer Akte deshalb nur Kunden aus demselben zulässigen Organisationsbereich zu. Bei inkonsistenten Zuordnungen kann die Metadatenliste sichtbar sein, obwohl der anschließende Download durch die Kundenprüfung abgewiesen wird.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dokument beim Kunden hochladen

Öffnen Sie im Transportarbeitsbereich Stammdaten → Kunden.
Suchen Sie den Kunden und wählen Sie am Listeneintrag Bearbeiten. Der Dokumentbereich erscheint erst bei einem bereits gespeicherten Kunden.
Scrollen Sie zu Dokumente (gelten für alle Akten).
Wählen Sie die Kategorie Zollvollmacht / Vollmacht, Vertrag, Bescheinigung / Zertifikat oder Sonstiges.
Tragen Sie bei Bedarf Titel (optional) und gültig bis ein.
Wählen Sie eine Datei aus und anschließend Hochladen. Nach erfolgreicher Verarbeitung erscheint Dokument hochgeladen und der Eintrag wird in der Liste angezeigt.
Prüfen Sie Titel, Kategorie und gegebenenfalls das Gültigkeitskennzeichen. Öffnen Sie den Download einmal, bevor Sie sich im operativen Ablauf auf die Datei verlassen.

Die sichtbare Maske bietet keine nachträgliche Bearbeitung der Metadaten. Kategorie, Titel, Gültigkeitsdaten, Notizen und Aktivstatus können zwar über eine freigegebene Integration geändert werden, dafür ist im geprüften Frontend aber kein Bedienweg vorhanden. Laden Sie bei einer notwendigen Korrektur die geprüfte Datei neu hoch und löschen Sie den falschen Eintrag erst anschließend.

Dokument in einer Akte verwenden

Öffnen Sie eine bereits gespeicherte Akte des Kunden.
Wechseln Sie zum Reiter Zollanmeldung.
Prüfen Sie unter Kundendokumente (alle Akten) Kategorie, Titel und Gültigkeitskennzeichen.
Wählen Sie Herunterladen, um die Datei zu öffnen. Ein abgelaufenes Dokument bleibt sichtbar und wird nicht automatisch gesperrt; prüfen Sie deshalb die fachliche Verwendbarkeit selbst.

Dokument löschen

Öffnen Sie das Dokument im Bearbeitungsdialog des Kunden.
Wählen Sie Löschen und bestätigen Sie Dokument „…“ löschen?.
Nach Dokument gelöscht ist der Datensatz entfernt und steht auch in den Akten dieses Kunden nicht mehr zur Verfügung.

Das Löschen ist kein Archivieren und kann in der Oberfläche nicht rückgängig gemacht werden. Laden Sie eine Ersatzdatei vor dem Löschen hoch, wenn die Unterlage weiterhin benötigt wird.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Datei	Ja	Hochzuladende Kundenunterlage	Darf nicht leer und höchstens 25 MB groß sein. Zugelassen sind PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG, JPEG, TIF, TIFF und TXT mit passendem, soweit übermitteltem MIME-Typ.
Kategorie	Ja	Fachliche Einordnung der Unterlage	Zollvollmacht / Vollmacht, Vertrag, Bescheinigung / Zertifikat oder Sonstiges. Ein technisch unbekannter Wert wird als Sonstiges gespeichert.
Titel	Nein	Sichtbare Bezeichnung in Kunden- und Aktenansicht	Ohne Titel wird der bereinigte Dateiname verwendet; maximal 255 Zeichen.
gültig bis	Nein	Ende des fachlichen Gültigkeitszeitraums	Datumseingabe. Ein Datum vor heute führt zum Kennzeichen abgelaufen, heute bis einschließlich 30 Tage zum Kennzeichen läuft bald ab, danach zu gültig.
gültig von	Nein; nicht in der sichtbaren Maske	Beginn des Gültigkeitszeitraums	Kann über eine freigegebene Integration als Datum gepflegt werden. Eine automatische Prüfung gegen gültig bis ist nicht belegt.
Notizen	Nein; nicht in der sichtbaren Maske	Ergänzende Hinweise zum Dokument	Über eine freigegebene Integration pflegbar; keine sichtbare Eingabebegrenzung belegt.
Aktivstatus	Beim Upload systemseitig	Steuert, ob das Dokument im Aktenkontext erscheint	Neue Dokumente sind aktiv. Eine Deaktivierung ist technisch möglich, aber nicht über die sichtbare Maske.
Dateiname	Systemseitig	Name für den Download	Pfadbestandteile und nicht zulässige Zeichen werden vor der Speicherung bereinigt.

Die Dateiprüfung begrenzt Größe, Endung und MIME-Typ. Sie bestätigt weder Echtheit noch fachliche Richtigkeit des Inhalts und ist kein belegter Virenscan. Verwenden Sie nur Dateien aus vertrauenswürdiger Quelle.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion oder Zeitpunkt	Ergebnis
Kein Dokument	Datei erfolgreich hochladen	Das Dokument wird aktiv angelegt und erscheint beim Kunden sowie in allen berechtigten Akten dieses Kunden.
Aktiv	Über freigegebene Integration deaktivieren	Der Eintrag bleibt beim Kunden gespeichert, wird im Aktenkontext aber nicht mehr aufgelistet. In der sichtbaren Oberfläche fehlt diese Aktion.
Inaktiv	Über freigegebene Integration aktivieren	Das Dokument erscheint wieder im Aktenkontext. In der sichtbaren Oberfläche fehlt diese Aktion.
Gültigkeitsende liegt mehr als 30 Tage in der Zukunft	Zeitablauf	Kennzeichen gültig.
Gültigkeitsende liegt zwischen heute und 30 Tagen in der Zukunft	Zeitablauf	Kennzeichen läuft bald ab mit Warnsymbol.
Gültigkeitsende liegt vor heute	Zeitablauf	Kennzeichen abgelaufen mit Warnsymbol; der Aktivstatus ändert sich nicht.
Vorhandenes Dokument	Löschen und bestätigen	Metadatensatz und regulär auch die gespeicherte Datei werden endgültig entfernt; keine Wiederherstellung in der Oberfläche.

Es gibt keine automatische Freigabe, Sperre oder Verlängerung aufgrund des Gültigkeitsdatums. Eine ablaufende Vollmacht erzeugt im belegten Ablauf keine eigene Benachrichtigung oder Aufgabe.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort speichert die Datei in einem nach Mandant und Kunde getrennten Uploadbereich. Der Dateiname wird bereinigt und intern um eine eindeutige Kennung ergänzt. Der Download wird nur aus dem vorgesehenen Uploadbereich ausgeliefert. Zusätzlich begrenzt die Datenbank Kundendokumente auf den aktuellen Mandanten.

Bei Listen, Uploads und direkten Dokumentaktionen wird der zugehörige Kunde geprüft. Für Nicht-Administratoren ist dessen Organisationseinheit nur zugänglich, wenn der Benutzer ihr zugeordnet ist oder sie aktuell gewählt hat. ADMIN und MANAGER dürfen alle Organisationseinheiten ihres Mandanten erreichen. Der Direktzugriff auf Änderung, Download oder Löschung verbindet das Dokument vor der Freigabe ausdrücklich mit seinem Kunden; dokumentfremde IDs führen nicht zu einem Zugriff.

In der Kundenansicht werden aktive und technisch deaktivierte Einträge geladen. In einer Akte werden nur aktive Dokumente des verknüpften Kunden angezeigt. Ablaufstatus und deutsche Kategorienamen werden beim Abruf berechnet. Das Kundendokument bleibt dabei ein zentraler Datensatz; die Akte erhält keine eigene Kopie.

Beim Löschen versucht NeuraPort zuerst, die Datei im Uploadbereich zu entfernen, und löscht danach den Metadatensatz. Eine Version oder ein Papierkorb wird für Kundendokumente nicht angelegt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Upload fehlgeschlagen	Datei, Berechtigung, Modulstatus oder Verbindung verhindert den Upload.	Prüfen Sie Dateigröße, Endung, Rolle, aktuelle Organisationseinheit und Schreibfreigabe. Versuchen Sie den Upload erst nach der Korrektur erneut.
Datei ist leer	Die ausgewählte Datei enthält keine Daten.	Wählen Sie die vollständige Originaldatei.
Datei überschreitet das Limit von 25 MB	Die Datei ist zu groß.	Reduzieren Sie die Dateigröße oder legen Sie das Dokument nach betrieblicher Vorgabe in einem geeigneten System ab.
Dateityp nicht erlaubt oder MIME-Typ nicht erlaubt	Endung oder gemeldeter Inhaltstyp ist nicht freigegeben.	Verwenden Sie eines der unterstützten Formate und speichern Sie die Datei mit korrekter Endung neu. Benennen Sie eine Datei nicht nur um.
läuft bald ab	Das Gültigkeitsende liegt heute oder in den nächsten 30 Tagen.	Prüfen Sie die Verlängerung und laden Sie die gültige Nachfolgeunterlage rechtzeitig hoch.
abgelaufen	Das Gültigkeitsende liegt vor dem heutigen Datum.	Verwenden Sie die Datei nicht ungeprüft. Beschaffen und hinterlegen Sie eine gültige Unterlage.
Kunde nicht gefunden oder Dokument nicht gefunden	Datensatz gehört zu einem anderen Mandanten oder einer nicht zugänglichen Organisationseinheit, wurde gelöscht oder die Zuordnung ist inkonsistent.	Prüfen Sie aktive Organisationseinheit, Kundenzuordnung und Benutzerzuordnung. Lassen Sie bei einer eigentlich sichtbaren Akte zusätzlich die Organisationseinheit des Kunden prüfen.
Datei nicht gefunden	Metadaten sind vorhanden, die gespeicherte Datei fehlt aber.	Melden Sie Titel, Kunde und Zeitpunkt an die Administration; laden Sie nicht ungeprüft eine andere Datei unter demselben Titel hoch.
Dateipfad unzulässig	Der gespeicherte Pfad liegt nicht im vorgesehenen Uploadbereich.	Brechen Sie den Vorgang ab und lassen Sie Speicherpfad sowie Datenintegrität administrativ prüfen.
Download fehlgeschlagen	Zugriff, Dateiablage oder Browser konnte den Download nicht abschließen.	Prüfen Sie Berechtigung und Popup-/Download-Einstellungen. Versuchen Sie es erneut und melden Sie anhaltende Fehler.
Löschen fehlgeschlagen	Berechtigung, Modulstatus oder Dienstfehler verhindert das Löschen.	Löschen Sie nicht mehrfach. Prüfen Sie Schreibfreigabe und lassen Sie den Dokumentstatus administrativ kontrollieren.
Dokument wird in der Akte nicht angezeigt	Die Akte hat keinen Kunden, das Dokument ist technisch inaktiv oder der Organisationsbereich passt nicht.	Prüfen Sie Kundenverknüpfung, aktive Organisationseinheit und Dokumentstatus.
Kunde ist sichtbar, seine Dokumente werden aber nicht geladen	Der Kunde ist keiner Organisationseinheit zugeordnet oder der Benutzer besitzt für dessen Einheit keinen Dokumentzugriff.	Lassen Sie die Kunden- und Benutzerzuordnung prüfen; ADMIN oder MANAGER kann den mandantenweiten Zugriff kontrollieren.