Organisation, Berichte, Zuweisungen und Audit prüfen

Zweck und Einsatzbereich

Diese Seite ordnet fünf getrennte Steuerungsflächen ein:

Organisation & Billing zeigt Organisation, Einheiten, Nutzung, Abrechnungsplan und erzeugte Plattformrechnungen. Organisationsadministratoren verwalten hier eigene Einheiten; Plattformadministratoren wählen mandantenübergreifend eine Organisation, können deren Status ändern und Plattformrechnungen erzeugen.
Reporting & BI zeigt Managementkennzahlen, Berichtstabellen, Eingangsrechnungen und die Carrier-Scorecard. Berechtigte Benutzer können Berichte außerdem als CSV, Excel oder BI-Datensatz herunterladen.
Dashboard-Builder speichert persönliche Widget-Zusammenstellungen. Er veröffentlicht kein gemeinsames Organisationsdashboard und ersetzt nicht die reguläre Startansicht.
Aktenverteilung zeigt Team-Auslastung, nicht zugewiesene Akten und die Akten eines gewählten Mitarbeiters. Administratoren und Manager können eine Akte dort umverteilen.
Änderungsprotokoll zeigt mandantenweite Änderungsdaten mit Filtern, Seitenwechsel und einer Alt-/Neu-Ansicht pro Eintrag.

Die Bereiche bilden keine durchgehende Administrationsstrecke. Organisation & Billing, Reporting & BI und Dashboard-Builder liegen in den Einstellungen; Aktenverteilung und Änderungsprotokoll sind eigene Einträge der Hauptnavigation. Ein Berichtsexport ist keine Freigabe, eine Zuweisung ändert keine Aktenrechte und ein Protokolleintrag stellt keine fachliche Genehmigung dar.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Maßgeblich ist die Kombination aus Rolle, persönlichen Finanzfreigaben, Fachrecht, Produktlizenz und aktiver Organisationseinheit. Eine sichtbare Navigation oder Schaltfläche allein belegt kein Recht.

Bereich	Regulärer Bedienweg	Wirksamer Zugriff	Wichtige Grenze
Organisation & Billing	Einstellungen → Organisation & Billing	ADMIN im eigenen Mandanten; Plattformadministrator in der Plattformsicht	Organisationsstatus, Abrechnungsplan und Rechnungserzeugung sind Plattformfunktionen.
Reporting & BI	Einstellungen → Reporting & BI für ADMIN; Reports für EXECUTIVE	Management- oder globale Finanzsicht zum Lesen; zusätzliches Finanzexportrecht für Downloads; Finance-Lizenz	MANAGER darf Berichte grundsätzlich lesen, besitzt aber keinen regulären Navigationseinstieg.
Dashboard-Builder	Einstellungen → Dashboard-Builder	Angemeldete Mandantenbenutzer; READONLY nur lesend	Konfiguration ist persönlich, nicht organisationsweit. Einzelne Widgets benötigen weitere Finanzrechte.
Aktenverteilung	Aktenverteilung in der Hauptnavigation	ADMIN oder MANAGER; TMS-/Ocean-Zugriff und Akten-Bearbeitungsrecht für Umverteilung	Team und Akten werden für die aktive Organisationseinheit geladen. Plattformkonten sind ausgeschlossen.
Änderungsprotokoll	Änderungsprotokoll in der Hauptnavigation	Im aktuellen Stand verlässlich nur ADMIN und MANAGER mit mandantenweitem OE-Zugriff	Plattformkonten sind ausgeschlossen. EXECUTIVE sieht den Eintrag, wird aber durch die zusätzliche Gesamt-OE-Prüfung abgewiesen.

Bekannte Navigationsabweichung: EXECUTIVE sieht außerdem den Eintrag Mandanten. Dieser öffnet im aktuellen Hauptfrontend jedoch keine Organisationsansicht, weil deren Inhalt nur für Organisations- oder Plattformadministratoren gerendert wird. Verwenden Sie diesen leeren Bereich nicht als Nachweis fehlender Organisationsdaten.

Die Organisations- und Auditflächen sind mandantengebunden. Plattformadministratoren dürfen Plattformorganisationen und deren Abrechnung verwalten, erhalten daraus aber keinen Zugriff auf operative Mandantenberichte, Team-Auslastung oder Audit-Inhalte. ADMIN und MANAGER gelten für Akten- und Auditprüfungen als mandantenweit berechtigt; die Aktenverteilung arbeitet trotzdem bewusst nur mit der aktiven OE. EXECUTIVE erhält in operativen Dashboardkennzahlen eine mandantenweite Sicht, im Reporting dagegen den Kontext der aktuellen OE.

Persönliche Finanzmerkmale wirken zusätzlich zur Standardrolle. Insbesondere das Anzeigen von Finanzdaten, das Exportieren und das Ändern von Eingangsrechnungen sind getrennte Freigaben. Die Reporting-Oberfläche blendet Upload- und Exportschaltflächen derzeit nicht vollständig nach diesen Rechten aus.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Organisation und Nutzung prüfen

Öffnen Sie als ADMIN Einstellungen → Organisation & Billing. Plattformadministratoren öffnen Plattform → Organisation & Billing und wählen zuerst die gewünschte Organisation.
Prüfen Sie Organisation, Plan, Aktivstatus sowie Benutzer-, Einheiten- und Aktenzahl.
Wählen Sie unter Mandant / Standort die auszuwertende Organisationseinheit und setzen Sie Start- und Enddatum.
Prüfen Sie E-Mail-, KI- und Kostenwerte sowie die Einzelpositionen im Nutzungsüberblick. Ein leerer Bereich zeigt Noch keine Usage-Events.
Prüfen Sie unter Mandanten / Standorte Name, Kennung, Slug, Standardstatus und Aktivstatus. Legen Sie als Organisationsadministrator eine neue Einheit nur mit eindeutiger Bezeichnung und eindeutigem Slug an.
Deaktivieren Sie eine Nicht-Standardeinheit nur nach Prüfung der betroffenen Benutzer. Das System setzt Benutzer mit dieser aktiven Einheit auf eine andere aktive Einheit um und kann ihnen diese Ausweicheinheit neu zuordnen.
Prüfen Sie erzeugte Plattformrechnungen getrennt von der gewählten Einheit. Die Rechnungserzeugung rechnet im aktuellen Stand stets die gesamte Organisation für den Zeitraum ab; die Einheitenauswahl begrenzt nur den sichtbaren Nutzungsüberblick.

Die sichtbare Billing-Plan-Karte enthält derzeit keine editierbaren Preisfelder. Die Schaltfläche Plan speichern sendet daher nur die bereits geladenen Werte zurück. Eine fachliche Planänderung ist über diesen Bedienweg nicht möglich.

Bericht oder persönliches Dashboard prüfen

Wechseln Sie in die gewünschte Organisationseinheit und öffnen Sie Reporting & BI beziehungsweise als EXECUTIVE Reports.
Stellen Sie Start und Ende ein. Prüfen Sie Kennzahlkarten, den ausgewählten Report und die Carrier-Scorecard gemeinsam; nicht alle Berichtsteile verwenden Zeitraum und OE identisch.
Laden Sie nur mit bestätigtem Exportrecht CSV Export, XLSX Export, Alle XLSX oder PowerBI JSON. Eine sichtbare Schaltfläche kann trotz fehlenden Rechts abgewiesen werden.
Verwenden Sie Eingangsrechnung hochladen nur mit Finanz-Anlagerecht. EXECUTIVE kann den Bereich sehen, besitzt dieses Schreibrecht aber nicht automatisch.
Öffnen Sie für eine persönliche Zusammenstellung Einstellungen → Dashboard-Builder. Legen Sie ein Dashboard an, fügen Sie Widgets hinzu, ordnen Sie sie mit den Pfeilen und speichern Sie ausdrücklich.
Verwenden Sie persönliche Dashboards nicht als freigegebenes Organisationsreporting. Umsatz und Überfällige Rechnungen zeigen im aktuellen Builder wegen einer bekannten Feldzuordnung trotz vorhandener Daten —; Status-Verteilung zeigt nur die Gesamtzahl.

Akten zuweisen und Änderungen nachvollziehen

Wechseln Sie in die Organisationseinheit des Teams und öffnen Sie Aktenverteilung.
Prüfen Sie Mitarbeiterzahl, aktive Akten, überfällige Aufgaben und die Teamkarten. Die Ansicht aktualisiert die Auslastung regelmäßig; Aktualisieren stößt eine erneute Abfrage an.
Wählen Sie einen Mitarbeiter oder Nicht zugewiesen, um die zugehörigen Akten zu laden.
Wählen Sie an einer Akte Umverteilen und anschließend den neuen Bearbeiter. Prüfen Sie danach Auslastung und Aktenliste erneut. Die Oberfläche zeigt für einen fehlgeschlagenen Zuweisungsversuch derzeit keine verlässliche Fachmeldung.
Öffnen Sie Änderungsprotokoll. Filtern Sie nach Nutzer, Aktion, Objektart und Datumsbereich; mit Zurücksetzen entfernen Sie alle Filter.
Öffnen Sie Details, um gespeicherte Alt- und Neuwerte zu vergleichen. System kennzeichnet Einträge ohne Benutzernamen.
Wechseln Sie bei mehr als 50 Treffern mit Zurück und Weiter zwischen den Seiten. Aktualisieren lädt die aktuelle Filterseite neu.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Organisation	Ja in der Plattformsicht	Wählt die zu verwaltende Plattformorganisation.	Nur Plattformadministratoren können zwischen Organisationen wechseln; Mandantenadministratoren sehen fest den eigenen Mandanten.
Mandant / Standort	Ja	Legt die Einheit für Nutzungsanzeige oder den aktiven operativen Arbeitskontext fest.	Einheit muss zum Mandanten gehören und aktiv sein; eine Billing-Rechnung bleibt trotzdem organisationsweit.
Zeitraum von / bis	Ja	Begrenzt Nutzung und überwiegend die Berichtsberechnung.	Start nicht nach Ende wählen. Einige Reports ignorieren den sichtbaren Zeitraum ganz oder teilweise.
Organisationsstatus	Systemseitig / Aktion	Aktiv oder Deaktiviert für die gesamte Plattformorganisation.	Nur Plattformadministration; Deaktivierung widerruft bestehende Benutzersitzungen.
Einheitenstatus	Systemseitig / Aktion	Aktiv oder Inaktiv je Organisationseinheit.	Standardeinheit kann nicht deaktiviert werden; mindestens eine aktive Einheit muss verbleiben.
Billing-Plan	Systemseitig	Grundgebühr, Freimengen, Einzelpreise, Währung und Rechnungstag.	In der aktuellen Oberfläche nur Anzeige; Plan speichern besitzt keine bearbeitbaren Werte.
Usage-Event	Systemseitig	Erfasste Nutzung nach Funktion und Ereignisart samt Menge und geschätzten Kosten.	Für die gewählte Organisation, Einheit und den Zeitraum; fehlende Ereignisse erscheinen als Leerzustand.
Report	Ja für Einzelexport	Wählt eine Berichtstabelle und den zugehörigen CSV-/Excel-Download.	Lesen und Exportieren werden getrennt geprüft; einzelne Tabellen folgen unterschiedlichen Zeit- und OE-Regeln.
Eingangsrechnungsdatei	Ja für Upload	Startet OCR- und KI-Prüfung einer Lieferantenrechnung.	PDF oder unterstütztes Bildformat, höchstens 15 MB; Finanz-Anlagerecht erforderlich.
Dashboardname	Ja	Bezeichnet die persönliche Widget-Konfiguration.	Dashboard gehört nur dem angemeldeten Benutzer; kein Freigabe- oder Organisationsstatus.
Bearbeiter	Ja für Umverteilung	Neuer Verantwortlicher einer Akte in der aktiven OE.	Zielbenutzer, Akte und ausführender Benutzer müssen zum zulässigen Mandanten-/OE-Kontext passen; Akten-Bearbeitungsrecht erforderlich.
Nutzer	Nein	Filtert Audit-Einträge nach gespeichertem Benutzernamen.	Auswahl enthält nur im Protokoll des eigenen Mandanten vorhandene Werte.
Aktion	Nein	Filtert zum Beispiel CREATE, UPDATE oder DELETE.	Technischer Aktionswert; die Oberfläche übersetzt die üblichen Werte in verständliche Bezeichnungen.
Objekt	Nein	Technische Objektart und Datensatzkennung des Protokolleintrags.	Kein direkter Fachlink; Eintrag bleibt auf den eigenen Mandanten begrenzt.
Datum von / bis	Nein	Begrenzt das Änderungsprotokoll zeitlich.	Bei jeder Änderung springt die Ansicht auf die erste Ergebnisseite zurück.
Alt / Neu	Systemseitig	Zeigt pro gespeichertem Feld den Wert vor und nach der Änderung.	Nicht jede Aktion speichert Feldwerte; dann erscheint Keine Feldwerte gespeichert.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion	Ergebnis
Organisation Aktiv	Plattformadministration bestätigt Organisation deaktivieren	Organisation wird Deaktiviert; aktive Sitzungen ihrer Benutzer werden widerrufen, Daten bleiben erhalten.
Organisation Deaktiviert	Plattformadministration reaktiviert	Organisation wird wieder Aktiv; neue Anmeldung ist wieder möglich.
Nicht-Standardeinheit Aktiv	Deaktivieren bestätigen	Einheit wird Inaktiv; betroffene aktive Benutzer werden auf eine verbleibende aktive Einheit umgestellt.
Einheit Inaktiv	Reaktivieren	Einheit wird Aktiv; frühere Benutzerzuweisungen oder Modulfreigaben sind danach separat zu prüfen.
Kein persönliches Dashboard	+ Neu	Leeres persönliches Dashboard wird sofort gespeichert und ausgewählt.
Dashboard geändert	Speichern	Gesamter Name-/Widgetstand wird ersetzt; parallele Änderungen werden nicht erkannt.
Akte einem Benutzer zugewiesen	Umverteilen	Verantwortlicher und Auslastung ändern sich; die Änderung wird als Audit-Information protokolliert.
Auditfilter geändert	Filterwert wählen oder zurücksetzen	Trefferliste wird ab der ersten Seite neu geladen; Quelldaten bleiben unverändert.
Protokolleintrag gewählt	Details	Gespeicherte Alt-/Neuwerte werden lesend angezeigt; keine Wiederherstellungsaktion.

Reporting und Audit sind lesende Auswertungen. Download, Filterwechsel oder Detailansicht verändern die Quelldaten nicht. Die Oberfläche bietet weder eine Berichtfreigabe noch eine Rücknahme aus dem Änderungsprotokoll.

Was im Hintergrund passiert

Organisationsverwaltung und Plattformabrechnung verwenden denselben sichtbaren Bereich, aber unterschiedliche Befugnisse. Mandantenadministratoren lesen den eigenen Plan, die eigene Nutzung und eigene Plattformrechnungen und verwalten Organisationseinheiten. Nur Plattformadministratoren können eine Organisation deaktivieren, Abrechnungspläne technisch speichern und eine Plattformrechnung erzeugen. Bei Organisationsdeaktivierung werden bestehende Sitzungen widerrufen. Bei Einheitendeaktivierung wird eine aktive Ausweicheinheit gesucht und bei betroffenen Benutzern als aktuelle Einheit gesetzt.

Die Nutzungsanzeige wird für die gewählte Einheit aggregiert. Die Plattformrechnung aggregiert dagegen die ganze Organisation und verhindert eine zweite Rechnung für genau denselben Mandanten und Zeitraum. Bei gleichzeitig gestarteten Rechnungsläufen ist die Nummernvergabe nicht als belastbare Konfliktsperre belegt; starten Sie denselben Lauf nicht parallel.

Reportingdaten werden beim Laden aus Akten, Kosten, Rechnungen, Aufgaben, Nutzungsereignissen und Teamdaten zusammengestellt. Lesen erfordert Management- oder Finanzzugriff; Exporte besitzen eine zusätzliche Prüfung. Die aktive OE wird an die Berichtsberechnung übergeben, aber einzelne Datensätze wenden sie nicht durchgängig an. Downloads enthalten keine sichtbare Freigabe- oder Exporthistorie.

Persönliche Dashboards sind nach Mandant, Benutzer und Datensatzkennung begrenzt. Die Konfiguration selbst hat keine OE-Zuordnung; die Widgetdaten werden beim Öffnen neu aus den Fachbereichen geladen. Operative Dashboardwerte sind für Nicht-EXECUTIVE auf den aktuellen OE-Kontext begrenzt, für EXECUTIVE mandantenweit. Finanzwerte werden ohne globale Finanzsicht ausgeblendet. Die aktuelle Builderzuordnung verwendet für zwei Finanzwidgets jedoch falsche Feldnamen.

Die Aktenverteilung lädt Team-Auslastung und Akten ausschließlich für die aktive OE. Eine Umverteilung prüft Mandant, OE und Bearbeitungsrecht und protokolliert den Wechsel. Die Oberfläche aktualisiert Team- und Aktenabfragen nach Erfolg, besitzt aber weder einen Erfolgshinweis noch eine vollständige sichtbare Fehlerbehandlung.

Das Änderungsprotokoll filtert zusätzlich zur Datenbanktrennung ausdrücklich nach der Organisation. Wegen fehlender zuverlässiger OE-Kennung einzelner Auditdatensätze wird die gesamte Ansicht nur Benutzern mit vollständigem OE-Zugriff erlaubt. Liste, Filterwerte und Detailabruf verwenden dieselbe Mandantengrenze. Die sichtbare Oberfläche zeigt nur das primäre Änderungsprotokoll; separate System- und Importereignisse sowie der SIEM-Export liegen außerhalb dieses Bedienwegs.

Automatisierte Prüfungen belegen unter anderem Eigentümer- und Mandantentrennung persönlicher Dashboards, Nur-Lesen-Schreibschutz, Finanzmaskierung operativer Dashboards, aktive-OE-Begrenzung für Nicht-EXECUTIVE, mandantenweite Executive-Dashboardwerte, zentrale Reporting- und Exportrechte sowie die Mandantentrennung des SIEM-Auditexports. Nicht als vollständiger Browserablauf abgedeckt sind Organisationsstatus und Benutzerumsetzung, sichtbare Reporting-Fehler, Aktenumverteilung, Filter-/Detailansicht des Änderungsprotokolls und die genannten Navigationsabweichungen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Mandanten öffnet bei EXECUTIVE eine leere Fläche	Navigation bietet die Organisationsseite an, deren Inhalt für EXECUTIVE nicht gerendert wird.	Nicht als Datenverlust interpretieren. Organisationsverwaltung mit ADMIN prüfen; Navigationsabweichung technisch beheben lassen.
Änderungsprotokoll zeigt Protokoll konnte nicht geladen werden bei EXECUTIVE	Die Rolle steht in der sichtbaren Navigation, erfüllt aber die zusätzliche serverseitige Gesamt-OE-Prüfung nicht.	Audit bis zur Korrektur mit ADMIN oder MANAGER prüfen; keinen Direktaufruf erzwingen.
Organisation & Billing fehlt	Konto ist weder Organisations- noch Plattformadministrator.	Rolle prüfen lassen. Managementbericht, Dashboard oder Aktenverteilung nur über den jeweils freigegebenen Bereich verwenden.
Noch keine Usage-Events	Im gewählten Zeitraum und der gewählten Einheit wurden keine abrechenbaren Ereignisse erfasst.	Einheit und Zeitraum prüfen. Nullwerte nicht mit einem Ladefehler verwechseln.
Einheit lässt sich nicht deaktivieren	Sie ist die Standardeinheit oder die letzte aktive Einheit.	Eine andere Einheit aktiv halten; Standardeinheit nicht deaktivieren. Betroffene Benutzer vorab prüfen.
Rechnung bezieht Werte anderer Einheiten ein	Rechnungserzeugung ist organisationsweit, obwohl im Kopf eine Einheit ausgewählt ist.	Vor Erzeugung organisationsweite Nutzung abstimmen. Einheitenauswahl nicht als Rechnungsfilter interpretieren.
Plan speichern ändert keine Preise	Die aktuelle Karte besitzt keine editierbaren Eingabefelder.	Nicht wiederholt speichern. Planänderung als Funktionslücke an die Plattformadministration geben.
Export oder Eingangsrechnungsupload wird abgewiesen	Zusatzrecht für Export beziehungsweise Finanzanlage fehlt; die Schaltfläche bleibt trotzdem sichtbar.	Finanzrecht und Finance-Lizenz prüfen. Sichtbarkeit nicht als Freigabe interpretieren.
Klick auf Upload oder Export zeigt keine klare Fehlermeldung	Der Bereich behandelt mehrere Lade- und Aktionsfehler nicht sichtbar.	Nicht mehrfach auslösen. Rechte, Einheit und Verbindung administrativ prüfen und erst nach Klärung wiederholen.
Umsatz oder Überfällige Rechnungen zeigt im persönlichen Dashboard —	Bekannte fehlerhafte Zuordnung der Statistikfelder.	Regulären Finanzbericht verwenden; Strich nicht als Nullwert interpretieren.
Team- oder Aktenliste ist leer	Andere aktive OE, fehlende TMS-/Ocean-Lizenz oder tatsächlich kein passender Bestand.	Aktive OE und Modul prüfen; danach Aktualisieren.
Umverteilung scheint ohne Ergebnis zu bleiben	Zuweisung wurde abgewiesen oder erneutes Laden ist fehlgeschlagen; die Oberfläche zeigt keine verlässliche Meldung.	Akte und Zielbenutzer im gleichen OE-Kontext prüfen, Ansicht neu laden und Audit-Eintrag kontrollieren. Nicht mehrfach klicken.
Keine Einträge für diese Filter	Die Filterkombination liefert keine Auditdaten.	Filter einzeln zurücknehmen oder Zurücksetzen wählen.
Eintrag konnte nicht geladen werden	Eintrag ist nicht mehr im aktuellen Mandantenkontext erreichbar oder das Laden ist fehlgeschlagen.	Detail schließen, Liste aktualisieren und Berechtigung prüfen lassen. Keine fremde Datensatzkennung verwenden.
Gleichzeitige Änderung fehlt	Dashboard- und mehrere Administrationsaktionen besitzen keine Konfliktanzeige; der zuletzt gespeicherte Gesamtstand kann gewinnen.	Kritische Konfigurationen nicht parallel bearbeiten, unmittelbar vorher neu laden und Ergebnis anschließend kontrollieren.