E-Mail-Konten verbinden und KI-Autozuordnung konfigurieren

Zweck und Einsatzbereich

Unter Einstellungen → E-Mail-Konten verbinden Sie ein eigenes Postfach mit NeuraPort. Unterstützt sind eine Microsoft-365-Anmeldung über Microsoft Graph sowie eine manuelle Verbindung über IMAP für den Empfang und SMTP für den Versand. Das Konto gehört technisch dem angemeldeten Benutzer und der beim Einrichten aktiven Organisationseinheit. Andere Benutzer erhalten dadurch keinen Zugriff auf dieses Postfach – auch dann nicht, wenn Sie eine gemeinsame Funktionsadresse eintragen.

Unter Einstellungen → KI-Auto-Zuordnung legt die Organisation fest, ob eine analysierte eingehende Nachricht bei hoher Sicherheit ohne menschliche Bestätigung einer Akte zugeordnet werden darf. Der Schalter ruft weder selbst E-Mails ab noch sendet er Nachrichten. Im geprüften Stand ist kein regelmäßiger automatischer Postfachabruf belegt; im E-Mail-Arbeitsbereich starten Sie E-Mails abrufen selbst.

Die Providerverbindungen sind produktive Verbindungswege und keine Simulation. Ob ein Postfach tatsächlich live arbeitet, zeigt erst ein erfolgreicher Verbindungstest mit einem dafür freigegebenen Testkonto. Die automatische Erkennung trägt bei bekannten Domains lediglich hinterlegte Serverwerte ein und ist kein Verbindungsnachweis.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Ein angemeldeter interner Benutzer kann sein eigenes E-Mail-Konto einrichten, testen und entfernen. Für diese Kontoverwaltung ist in der geprüften Oberfläche keine Administratorrolle erforderlich.
Für den Abruf im E-Mail-Arbeitsbereich benötigt der Benutzer das Recht, E-Mails anzulegen. Die KI-Analyse erfordert zusätzlich das freigeschaltete Modul KI-Automatisierung; für die anschließende Arbeit mit einer Akte gelten außerdem deren Transportmodul, Organisationseinheit und Aktenrechte.
Das Postfach muss IMAP und SMTP erlauben oder als Microsoft-365-Konto für die angeforderten Graph-Berechtigungen freigegeben sein. Manche Anbieter verlangen ein App-Passwort. Verwenden Sie kein persönliches Hauptpasswort, wenn der Provider einen dafür vorgesehenen App-Zugang anbietet.
Für Microsoft 365 muss der Plattformbetrieb die Microsoft-Anbindung vollständig eingerichtet haben. Der Benutzer muss der Anmeldung und den angezeigten Mailberechtigungen beim Microsoft-Dialog zustimmen dürfen.
Die organisationsweite KI-Autozuordnung darf serverseitig von ADMIN und MANAGER gelesen und geändert werden. In der geprüften Oberfläche wird der Menüpunkt jedoch nur ADMIN angezeigt. Management benötigt daher derzeit einen Administrator für die sichtbare Konfiguration.
Die allgemeine Regel Einstellungen → KI-Automatisierung → E-Mail-Zuordnung kann nur ein Organisationsadministrator ändern. Sie ist von KI-Auto-Zuordnung getrennt und muss bei der Freigabe gemeinsam geprüft werden.

Bevor Sie ein echtes Postfach anbinden, stimmen Sie Aufbewahrung, Zugriff, Vertretung, Löschung, Providerfreigabe und den Umgang mit personenbezogenen oder vertraulichen Inhalten mit Datenschutz und IT-Betrieb ab. Nehmen Sie Passwörter, App-Passwörter, OAuth-Tokens oder produktive Mailinhalte niemals in Screenshots oder Tickets auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Microsoft 365 verbinden

Wechseln Sie in die Organisationseinheit, in der Sie das Postfach verwenden möchten.
Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail-Konten und wählen Sie E-Mail-Konto hinzufügen.
Tragen Sie die Postfachadresse und einen verständlichen Anzeigenamen ein.
Wählen Sie Mit Microsoft verbinden. NeuraPort öffnet die Microsoft-Anmeldung im selben Browserfenster.
Prüfen Sie im Microsoft-Dialog das ausgewählte Konto und die angeforderten Berechtigungen. Brechen Sie ab, wenn ein anderes Konto angezeigt wird oder die Freigabe organisatorisch nicht genehmigt ist.
Nach der Rückkehr kontrollieren Sie den Hinweis Microsoft 365 ist verbunden und den neuen Kontoeintrag. Führen Sie anschließend über Testen einen kontrollierten Live-Test aus.

Die Microsoft-Anbindung benötigt kein IMAP- oder SMTP-Passwort in NeuraPort. Schlägt die Anmeldung fehl, starten Sie sie nicht wiederholt, sondern prüfen Sie zuerst Freigabe, Microsoft-Konfiguration und das ausgewählte Konto.

IMAP und SMTP manuell verbinden

Öffnen Sie den Assistenten, geben Sie Postfachadresse und Anzeigename ein und wählen Sie Manuell weiter.
Prüfen Sie vorgeschlagene Serverwerte immer gegen die aktuelle Dokumentation Ihres Mailproviders. Für unbekannte Domains bleiben die Felder leer.
Tragen Sie IMAP-Server, Port, Benutzername und App-Passwort ein. Aktivieren Sie SSL verwenden nur entsprechend der Providerangabe.
Tragen Sie SMTP-Server und Port ein. Deaktivieren Sie Gleiches Passwort wie Posteingang nur, wenn der Provider getrennte Zugangsdaten verlangt. Stellen Sie TLS verwenden gemäß Providerdokumentation ein.
Wählen Sie Verbindung testen, danach Verbindung testen & speichern. Akzeptieren Sie das Konto erst, wenn IMAP und SMTP beide erfolgreich sind.
Prüfen Sie den Eintrag über Testen erneut. Der Status Verbunden ist das Ergebnis eines echten Providerzugriffs, nicht einer Simulation.

Wichtig: Die Schaltfläche Ohne Test speichern speichert im geprüften Stand nicht. Sie wechselt lediglich zum Testschritt. Verwenden Sie deshalb immer Verbindung testen & speichern. Ein vorhandenes Konto lässt sich in der sichtbaren Oberfläche nicht bearbeiten; bei geänderten Serverdaten oder Zugangsdaten müssen Sie es nach abgestimmter Prüfung entfernen und neu verbinden.

Abruf und KI-Zuordnung kontrolliert in Betrieb nehmen

Öffnen Sie den E-Mail-Arbeitsbereich und wählen Sie E-Mails abrufen. Ein erfolgreich verbundenes Konto allein startet keinen belegten Dauerabruf.
Prüfen Sie, ob neue Nachrichten in der richtigen Organisationseinheit erscheinen. Verwenden Sie für die Abnahme ausschließlich synthetische Nachrichten und Akten.
Lassen Sie durch einen Administrator unter Einstellungen → KI-Automatisierung die Regel E-Mail-Zuordnung zunächst auf Nur nach Bestätigung setzen. So bleibt der zweite, weiter gefasste Automationsweg deaktiviert.
Öffnen Sie als Administrator Einstellungen → KI-Auto-Zuordnung. Aktivieren Sie KI-Auto-Zuordnung aktivieren nur für einen kontrollierten Pilotbetrieb.
Stellen Sie Mindest-Sicherheit für Auto-Zuordnung zunächst möglichst hoch ein. Zulässig sind 80 bis 100 Prozent; der Standardwert ist 90 Prozent.
Testen Sie drei Fälle: eine Nachricht mit genau einer gültigen Aktennummer, eine Nachricht ohne Aktennummer und eine Nachricht mit zwei unterschiedlichen Aktennummern. Nur der erste Fall darf bei ausreichender KI-Sicherheit automatisch zugeordnet werden.
Prüfen Sie Zuordnung, Organisationseinheit und Änderungsprotokoll. Weicht ein Ergebnis ab, pausieren Sie beide Autozuordnungsregeln, dokumentieren Sie Vorfall und Ziel-OE und lassen Sie die Zuordnung durch einen berechtigten Betrieb technisch korrigieren. Eine frei bedienbare Aufhebungsfunktion ist im geprüften E-Mail-Arbeitsbereich nicht belegt.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
E-Mail-Adresse	Ja	Adresse des zu verbindenden Postfachs	Die Oberfläche verlangt einen Wert mit `@`; der Server besitzt im geprüften Stand keine vollständige fachliche E-Mail-Validierung. Prüfen Sie die Adresse deshalb vor der Microsoft-Anmeldung oder dem Verbindungstest sorgfältig.
Anzeigename	Ja	Name, unter dem das Konto in NeuraPort geführt wird	Darf nicht leer sein; verwenden Sie einen neutralen Funktions- oder Teamnamen nach Ihrer Namensrichtlinie.
IMAP-Server	Ja für manuellen Empfang	Host des Posteingangsservers	Muss aus der aktuellen Providerdokumentation stammen. Der Verbindungstest weist unsichere oder interne Ziele ab; verwenden Sie ausschließlich freigegebene öffentliche Mailserver.
IMAP-Port	Ja für manuellen Empfang	Netzwerkport für IMAP	Standard ist 993. Der Server begrenzt den Zahlenbereich im geprüften Stand nicht fachlich; übernehmen Sie ausschließlich den dokumentierten Providerport.
IMAP-Benutzername	Ja für manuellen Empfang	Anmeldename am Posteingangsserver	Wird bei erkannter Domain mit der E-Mail-Adresse vorbelegt; gegebenenfalls nach Providerangabe ersetzen.
IMAP-Passwort	Ja für manuellen Empfang	Passwort oder App-Passwort des Postfachs	Wird verdeckt eingegeben und verschlüsselt gespeichert. Es wird nach dem Speichern nicht wieder angezeigt.
SSL verwenden	Anbieterabhängig	Schaltet die verschlüsselte IMAP-Verbindung ein	Nur gemäß Providerdokumentation setzen. Eine deaktivierte Option ist kein Freibrief für unverschlüsselte produktive Verbindungen.
SMTP-Server	Ja für manuellen Versand	Host des Postausgangsservers	Muss aus der aktuellen Providerdokumentation stammen und im Verbindungstest erfolgreich sein.
SMTP-Port	Ja für manuellen Versand	Netzwerkport für SMTP	Standard ist 587; Port 465 verwendet eine direkte TLS-Verbindung. Andere Werte nur nach Providerfreigabe verwenden.
Gleiches Passwort wie Posteingang	Anbieterabhängig	Verwendet das IMAP-Passwort auch für SMTP	Deaktivieren, wenn der Provider getrennte SMTP-Zugangsdaten vorgibt.
SMTP-Passwort	Bedingt	Getrenntes Passwort oder App-Passwort für den Versand	Nur erforderlich, wenn nicht dasselbe Passwort verwendet wird; wird verschlüsselt gespeichert.
TLS verwenden	Anbieterabhängig	Startet beim SMTP-Versand eine verschlüsselte Verbindung	Für Port 587 üblicherweise aktiv; maßgeblich ist die aktuelle Providerdokumentation.
KI-Auto-Zuordnung aktivieren	Nein	Aktiviert die konservative organisationsweite Autozuordnung nach eindeutiger Aktennummer und KI-Schwelle	Standard ist deaktiviert. Die Einstellung gilt organisationsweit, nicht nur für die aktuelle Organisationseinheit.
Mindest-Sicherheit für Auto-Zuordnung	Ja bei aktivierter Autozuordnung	Untere KI-Konfidenz für die automatische Zuordnung	Zulässig sind 80 bis 100 Prozent in Schritten von einem Prozent; Standard ist 90 Prozent. Eine hohe Zahl ersetzt die eindeutige Aktennummer nicht.
E-Mail-Zuordnung in KI-Automatisierung	Ja für die Betriebsfreigabe	Zweite organisationsweite Regel für die allgemeine unmittelbare Aktenzuordnung	Für den konservativen Betrieb Nur nach Bestätigung wählen. Sofort ausführen kann unabhängig vom Schalter KI-Auto-Zuordnung einen weiter gefassten Zuordnungsweg aktivieren.

Resend ist in diesem Assistenten kein auswählbarer persönlicher Mailprovider. Der Code kann Resend bedingt als zentralen System-SMTP-Relay verwenden, beispielsweise für Systemnachrichten und das öffentliche Kontaktformular. Eine tatsächlich produktive Resend-Konfiguration ist aus der Oberfläche nicht ablesbar und ersetzt kein verbundenes Benutzerpostfach.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion	Ergebnis
Kein Konto verbunden	Assistent öffnen	Schritt 1 von 3; noch kein Providerzugriff.
Microsoft-Anmeldung begonnen	Zustimmung erteilt und Rückkehr erfolgreich	Konto wird für den Benutzer und die beim Start aktive Organisationseinheit angelegt oder aktualisiert.
Microsoft-Anmeldung begonnen	Abbruch, unvollständige Rückkehr oder fehlende Plattformkonfiguration	Kein bestätigter Kontostatus; die Oberfläche zeigt einen Fehlerhinweis.
Manuelle Daten erfasst	Verbindung testen & speichern	NeuraPort legt das Konto vorübergehend an und prüft IMAP sowie SMTP live. Nur bei zwei erfolgreichen Ergebnissen bleibt es gespeichert.
Kontostatus noch ohne Testergebnis	Testen	Wechsel zu Verbunden oder Fehler; Zeitpunkt und gegebenenfalls Fehlertext werden angezeigt.
Konto Verbunden	E-Mails abrufen	Ungelesene Provider-Nachrichten werden in das persönliche Postfach der aktuellen Organisationseinheit übernommen; Duplikate werden je Konto und Nachrichtenkennung übersprungen.
Konto vorhanden	Organisationseinheit wechseln	In der neuen Einheit wird das in der vorherigen Einheit eingerichtete Konto nicht gelistet oder verwendet.
Konto vorhanden	Entfernen bestätigen	Konto wird gelöscht und steht für künftigen Abruf und Versand nicht mehr zur Verfügung.
Autozuordnung Deaktiviert (Standard)	Aktivieren und Schwelle speichern	Neue analysierte Nachrichten können bei erfüllten Bedingungen automatisch zugeordnet werden. Bereits vorhandene Nachrichten werden dadurch nicht nachträglich belegt.
Autozuordnung aktiv	Schwelle erhöhen oder senken	Künftige Entscheidungen verwenden den neuen Wert; vorhandene Zuordnungen bleiben bestehen.
Autozuordnung aktiv	Deaktivieren	Der konservative Autozuordnungsweg stoppt für künftige Analysen. Die separate Regel E-Mail-Zuordnung → Sofort ausführen muss zusätzlich kontrolliert werden.

Was im Hintergrund passiert

Manuell eingerichtete Passwörter sowie Microsoft-Zugriffs- und Erneuerungstokens werden vor dem Speichern mit einem aus dem Plattform-Secret abgeleiteten Schlüssel verschlüsselt. Listen und Antworten geben diese Geheimnisse nicht zurück. Ein Microsoft-Verbindungsstart erzeugt außerdem einen signierten, zeitlich begrenzten Rückkehrzustand mit Benutzer-, Mandanten- und OE-Bezug. Der Rückkehrweg ist technisch öffentlich erreichbar, akzeptiert die Verbindung aber nur nach erfolgreicher Prüfung dieses Zustands.

E-Mail-Konten sind benutzerbezogen. Die Anwendungslogik filtert sie zusätzlich nach der aktuellen Organisationseinheit; die Datenbankrichtlinie begrenzt Konto-, Posteingangs-, Postausgangs- und Entwurfsdaten auf den jeweiligen Benutzer. Das ist kein organisationsweit gemeinsam genutzter Team-Posteingang. Ein als „gemeinsam“ bezeichnetes Postfach bleibt in NeuraPort dem Benutzer zugeordnet, der es verbunden hat.

Beim manuellen Abruf nutzt NeuraPort für ein Passwortkonto IMAP, für Microsoft 365 Microsoft Graph. Der anschließende Versand verwendet das Standardkonto des Benutzers in der aktuellen Organisationseinheit: SMTP beim Passwortkonto oder Microsoft Graph beim OAuth-Konto. Nur wenn kein persönliches Konto verfügbar ist, kann der Betrieb bedingt auf eine zentral konfigurierte SMTP-Verbindung zurückfallen. Das Handbuch kann nicht belegen, ob dieser Rückfall in einer konkreten Umgebung aktiv ist.

Nach dem Abruf stößt die Oberfläche bestmöglich eine KI-Analyse der neuen Nachrichten an. Ohne aktives KI-Modul oder verfügbaren Modellprovider kann der Abruf trotzdem erfolgreich sein, während Analyse und Zuordnung ausbleiben. Der konservative Autozuordnungsweg prüft Organisationsschalter, Schwellenwert, einen KI-Vorschlag, eine noch freie Nachricht und eine Akte desselben Mandanten. Zusätzlich muss genau die vorgeschlagene vorhandene Aktennummer in Betreff oder Text vorkommen; eine zweite bekannte Aktennummer verhindert die Zuordnung. Eine erfolgreiche konservative Zuordnung wird als automatisch markiert und im Änderungsprotokoll erfasst.

Daneben existiert die allgemeine Regel KI-Automatisierung → E-Mail-Zuordnung. Bei Sofort ausführen kann sie Aktennummern, Buchungs-, B/L- oder Containernummern sowie einen KI-Vorschlag auswerten. Dieser Weg ist technisch weiter gefasst und nicht an den sichtbaren Schalter KI-Auto-Zuordnung oder dessen Mindest-Sicherheit gebunden. Bis beide Regeln technisch vereinheitlicht sind, muss ein kontrollierter Pilot die allgemeine Regel auf Nur nach Bestätigung belassen.

Für Kontoeinrichtung, Microsoft-Rückkehr, Providerabruf, die beiden Autozuordnungswege und ihre OE-Grenzen wurden im geprüften Testbestand keine gezielten automatisierten End-to-End- oder Berechtigungstests gefunden. Vor Produktion sind deshalb getrennte Abnahmetests für Benutzer, Organisationseinheiten, Rollen, Modulzustände, Fehlerfälle und die technische Korrektur fehlerhafter Zuordnungen erforderlich.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Kein E-Mail-Konto verbunden	In der aktuellen Organisationseinheit existiert kein aktives Konto – oder die Kontoliste konnte nicht geladen werden.	Einheit prüfen und die Seite neu laden. Bleibt der Zustand trotz bekanntem Konto bestehen, nicht sofort neu anlegen, sondern Netzwerk- und Serverstatus prüfen lassen; ein Ladefehler wird derzeit nicht eindeutig vom echten Leerzustand getrennt.
Microsoft OAuth ist noch nicht konfiguriert	Die Plattformanbindung für Microsoft 365 fehlt.	Plattformbetrieb informieren; keine IMAP-Zugangsdaten als unkontrollierten Ersatz verwenden.
Microsoft-Callback ist unvollständig oder Microsoft-Verbindung nicht abgeschlossen	Anmeldung wurde abgebrochen, Rückkehrparameter fehlen oder Microsoft hat die Tokenausgabe abgelehnt.	Ausgewähltes Microsoft-Konto und Freigabe prüfen, dann den Vorgang einmal neu starten. Technische Detailtexte nicht in Tickets kopieren, wenn sie sensible Informationen enthalten könnten.
IMAP- oder SMTP-Test schlägt fehl	Häufige Ursachen sind falsches App-Passwort, deaktiviertes IMAP, falscher Host/Port oder eine Firewall.	Werte gegen die Providerdokumentation prüfen. Nicht durch Abschalten von SSL oder TLS „lösen“.
Ohne Test speichern führt nicht zur Kontoliste	Die Schaltfläche wechselt im geprüften Stand nur zu Schritt 3.	Verbindung testen & speichern verwenden.
Konto erscheint nach einem fehlgeschlagenen Assistenten trotzdem	Ein Fehler kann nach der vorläufigen Anlage, aber vor der vorgesehenen Bereinigung auftreten.	Kontoliste neu laden, den unerwarteten Eintrag nicht verwenden und kontrolliert entfernen; anschließend Ursache prüfen.
Gespeicherte Zugangsdaten müssen geändert werden	Die sichtbare Kontoliste besitzt keine Bearbeitungsfunktion.	Konto nach abgestimmter Unterbrechung entfernen und mit den neuen Daten erneut verbinden.
Fehler mit technischem Detailtext	Der Provider- oder Netzwerkfehler wird am Konto angezeigt.	Detail nur intern und datensparsam weitergeben. Passwörter niemals mitsenden; bei internen Hosts oder unerwarteten Servernamen sofort den Sicherheitsbetrieb einbeziehen.
Management sieht KI-Auto-Zuordnung nicht	Serverrecht und sichtbare Navigation stimmen für MANAGER nicht überein.	Änderung vorläufig durch einen Organisationsadministrator vornehmen lassen.
Autozuordnung bleibt trotz aktiviertem Schalter aus	Nachricht wurde noch nicht abgerufen oder analysiert, KI-Modul/Provider fehlt, Schwelle ist nicht erreicht, Aktennummer fehlt beziehungsweise ist mehrdeutig oder die Nachricht ist schon zugeordnet.	Voraussetzungen einzeln prüfen; Schwelle nicht nur zur Fehlerumgehung absenken.
Nachricht wird trotz deaktivierter KI-Auto-Zuordnung automatisch zugeordnet	Die getrennte Regel KI-Automatisierung → E-Mail-Zuordnung steht möglicherweise auf Sofort ausführen.	Allgemeine Regel auf Nur nach Bestätigung setzen und Vorfall samt betroffener Organisationseinheit prüfen.
Neue Provider-Nachrichten erscheinen nicht automatisch	Die Kontoliste und der Posteingang werden aktualisiert, aber ein regelmäßiger serverseitiger Providerabruf ist im geprüften Stand nicht belegt.	Im E-Mail-Arbeitsbereich E-Mails abrufen ausführen und für einen Dauerbetrieb eine separat geprüfte Abrufplanung verlangen.