Kunden, Kontakte und Identifikationsprüfungen verwalten

Zweck und Einsatzbereich

In Kontakte & Kunden pflegen Sie Kunden- und Dienstleisterstammdaten sowie Ansprechpartner. Ein geführtes Onboarding unterstützt die Erstanlage. Bei einem bereits gespeicherten Kunden können Sie die hinterlegte USt-ID und EORI-Nummer gegen externe Register prüfen.

Der Kreditstatus wird nicht in einer eigenen Kundenansicht angezeigt. Er erscheint in einer Akte, wenn das Kreditlimit fast erreicht oder überschritten ist oder überfällige Rechnungen vorliegen. Technische Funktionen für externe Bonitätsprüfungen und Kreditfreigaben sind vorhanden, im geprüften Stand aber nicht als vollständiger Bedienablauf in der Hauptoberfläche umgesetzt.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Der Kundenbereich setzt eine passende Transport-, CRM- oder Portal-Lizenz und das Leserecht für Kunden voraus. Dieses Leserecht besitzen in den Standardrollen ADMIN, CRM, EXECUTIVE, MANAGER, DISPATCHER, AIR_FREIGHT, ACCOUNTANT und READONLY. Eine eigene Organisationsrolle kann das Recht ebenfalls erhalten. Die sichtbare Navigation weicht davon ab:

Im CRM- und Ocean-Import-Arbeitsbereich steht Kontakte & Kunden in der Sidebar.
In anderen internen Arbeitsbereichen erreichen Sie die Liste über Stammdaten → Kunden.
In der Navigation für EXECUTIVE ist im geprüften Stand kein eigener Kundeneintrag vorhanden, obwohl die Standardrolle das Leserecht besitzt.
Plattformadministratoren dürfen keine Kundendaten eines Mandanten lesen oder bearbeiten.

In der Hauptoberfläche dürfen ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT Kunden anlegen, bearbeiten und archivieren. Nur diesen Rollen zeigt die Kundenliste Onboarding, Neuer Kunde, Bearbeiten und Archivieren. Kontakte liegen innerhalb des Bearbeitungsformulars und sind deshalb dort ebenfalls nur für diese drei Rollen erreichbar. Auf Integrationsebene werden Kontaktaktionen feiner nach Lesen, Anlegen, Bearbeiten und Löschen geprüft; daraus folgt jedoch kein zusätzlicher sichtbarer Bedienweg für andere Rollen.

Bankdaten und das Kreditlimit werden in Kundenantworten für Benutzer ohne Finanzsicht maskiert. Vollständige Finanzfelder sehen die Standardrollen ADMIN, MANAGER, EXECUTIVE und ACCOUNTANT sowie eigene Rollen mit globaler Finanzsicht. Wichtige Einschränkung: Die Kreditstatusanzeige in Akten folgt im geprüften Stand dem Kunden-Leserecht und nicht derselben globalen Finanzfreigabe. Verwenden Sie die Maskierung daher noch nicht als alleinigen Schutz für Kreditinformationen und lassen Sie die Rollen vor einem Produktiveinsatz prüfen.

Mandant und Organisationseinheit

Ein neu angelegter Kunde wird dem aktuellen Mandanten und der aktuell gewählten Organisationseinheit zugeordnet. Die Kundenliste und der normale Einzelaufruf zeigen Kunden der aktuellen Einheit sowie mandantenweit geführte Kunden ohne Einheit. Beim Wechsel der Organisationseinheit ändert sich die Liste entsprechend. Kunden anderer Mandanten werden nicht ausgegeben.

Für Kontakte gilt eine zusätzliche Einheitenprüfung. ADMIN und MANAGER dürfen dabei organisationsweit zugreifen; andere Rollen nur in ihren zugewiesenen Einheiten. Bei einem mandantenweiten Kunden ohne Organisationseinheit ist dieser Kontaktzugriff für andere Rollen im geprüften Stand nicht konsistent: Ein ACCOUNTANT kann den Kunden sehen und bearbeiten, die zugehörigen Kontakte jedoch nicht laden. Auch die kundenbezogenen USt-ID- und EORI-Prüfungen sind derzeit nur auf den Mandanten, nicht zusätzlich auf die Organisationseinheit begrenzt. Daraus lässt sich keine zugesicherte Einheitenisolation dieser beiden Prüfaktionen ableiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Kunden suchen, anlegen und bearbeiten

Öffnen Sie Kontakte & Kunden oder Stammdaten → Kunden.
Suchen Sie nach Firma, Kurzname, Ansprechpartner oder E-Mail. Mit / setzen Sie den Fokus in das Suchfeld.
Aktivieren Sie bei Bedarf Inaktive anzeigen. Sortieren Sie die Tabelle über Firma, Ansprechpartner, E-Mail oder Stadt.
Wählen Sie Neuer Kunde oder Onboarding. Im direkten Formular ist mindestens Firmenname erforderlich.
Beim Onboarding durchlaufen Sie Firma, Kontakt, Compliance, Konditionen und Freigabe. Im Schritt Kontakt muss entweder ein Primärkontakt oder bereits eine Firmen-E-Mail vorhanden sein.
Prüfen Sie alle Angaben in Freigabe und wählen Sie Kunde anlegen. Die Optionen Portal, Tracking und Branding werden dabei nur als Vorbereitungsnotiz gespeichert; sie schalten keine Funktion frei.
Zum Ändern wählen Sie in der Tabellenzeile Bearbeiten, korrigieren die Felder und wählen Speichern.
Zum Ausblenden aus der Standardliste wählen Sie Archivieren und bestätigen den Dialog. Bestehende Akten bleiben erhalten.

Welche Kundenfelder sichtbar, erforderlich und wie sie bezeichnet sind, kann pro Organisation konfiguriert sein. Die feste Eingabevalidierung gilt unabhängig von dieser Darstellung.

Ansprechpartner pflegen

Speichern Sie den Kunden zuerst und öffnen Sie ihn erneut mit Bearbeiten.
Wechseln Sie im Formular zum Abschnitt Ansprechpartner.
Wählen Sie Kontakt hinzufügen, erfassen Sie mindestens Name und ergänzen Sie bei Bedarf Position, E-Mail, Telefon und Mobilnummer.
Wählen Sie Speichern.
Mit dem Stern markieren oder entmarkieren Sie einen Kontakt als Primärkontakt. Die Anwendung erzwingt derzeit nicht, dass nur ein einziger Kontakt primär ist.
Mit Kontakt deaktivieren und der anschließenden Bestätigung setzen Sie den Kontakt auf inaktiv. Eine Reaktivierungsaktion ist in dieser Maske nicht vorhanden.

USt-ID und EORI prüfen

Tragen Sie die USt-ID im Onboarding unter USt-ID beziehungsweise im konfigurierten Steuer-ID-Feld des Kundenformulars ein. Erfassen Sie die EORI unter EORI beziehungsweise EORI-Nummer.
Speichern Sie den Kunden. Die Prüfschaltflächen werden erst beim Bearbeiten eines bestehenden Kunden angezeigt.
Öffnen Sie den Kunden erneut und wählen Sie neben dem Steuer-ID-Feld USt-ID gegen EU VIES prüfen.
Prüfen Sie das Ergebnis Gültig, Ungültig oder Fehler sowie gegebenenfalls den zurückgegebenen Namen und die Anschrift.
Wählen Sie neben der EORI EORI gegen EU-Datenbank prüfen und prüfen Sie Ergebnis und gegebenenfalls den Unternehmensnamen.

Die Abfragen benötigen eine funktionierende Internetverbindung des Servers zu den EU-Diensten. Eine negative Registerantwort ist von einem technischen Fehler zu unterscheiden.

LEI-Daten und Kreditstatus einordnen

Das Kundenformular zeigt neben dem Firmennamen LEI suchen…. Die dahinter vorgesehene GLEIF-Suche soll nach mindestens zwei Zeichen Treffer anbieten und Firmenname, Anschrift, Land sowie Registrierungsnummer zur Prüfung in das Formular übernehmen. Im geprüften Stand ruft die Hauptoberfläche diese Suche jedoch über einen nicht passenden Dienstpfad auf. Zudem speichert das Formular weder die ausgewählte LEI noch den angezeigten Verifizierungsstatus. Behandeln Sie LEI verifiziert daher nicht als dauerhaft gespeicherten Nachweis; die Funktion ist bis zur Korrektur kein belastbarer Bedienablauf.

Bei der Auswahl eines Kunden in einer Akte wird der Kreditstatus geladen. Bei Kreditlimit fast erreicht, KREDITLIMIT ÜBERSCHRITTEN oder Offene Zahlungen erscheint ein Hinweis. Über Details öffnen Sie die Aufschlüsselung aus Kreditlimit, offenen Rechnungen, geschätzten offenen Aufträgen, Gesamt-Exposure und verfügbarem Betrag. Beim Anlegen einer Akte mit überschrittenem Limit fragt die Oberfläche, ob die Akte trotzdem als Entwurf angelegt werden soll. Die neu angelegte Akte wird im Hintergrund kreditgesperrt; Buchen und Rechnungserstellung benötigen danach eine Freigabe.

Feldreferenz

Kunde

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	Ja	Vollständige Firmenbezeichnung	1 bis 255 Zeichen.
Partnerart	Nein	Unterscheidet Kunde und Dienstleister	Nur Kunde oder Dienstleister.
Kurzname	Nein	Kurze interne Bezeichnung	Maximal 50 Zeichen.
Ansprechpartner	Nein	Allgemeiner Kontakt im Kundenkopf	Maximal 255 Zeichen; getrennt von der Kontaktliste.
E-Mail	Nein	Allgemeine Firmenadresse	Im direkten Formular muss die Eingabe ein gültiges E-Mail-Format haben; maximal 255 Zeichen.
Telefon	Nein	Allgemeine Telefonnummer	Maximal 50 Zeichen.
Straße, PLZ, Ort, Land	Nein	Postanschrift	Straße maximal 255, PLZ 20, Ort und Land je 100 Zeichen; Ländercode maximal 3 Zeichen.
Steuer-ID / USt-ID	Nein	Steuerkennung für Stammdaten und VIES-Prüfung	Das Onboarding normalisiert eine USt-ID und prüft ihr Format; das sichtbare Steuer-ID-Feld des direkten Formulars ist auf 50 Zeichen begrenzt.
EORI-Nummer	Nein	Zollrechtliche Identifikation	Maximal 50 Zeichen; die eigentliche Gültigkeit wird erst durch die externe Abfrage ermittelt.
Kreditlimit	Nein	Kreditrahmen des Kunden	Nicht negativ; nur mit Finanzsicht im Kundenformular.
Währung	Nein	Währung des Kreditlimits im Onboarding	Maximal drei Zeichen; Standard EUR. Eine Währungsumrechnung ist für die Kreditstatusanzeige nicht belegt.
IBAN	Nein	Bankkonto	15 bis 34 Zeichen nach Entfernen von Leerzeichen; Länderpräfix, Zeichensatz und Prüfsumme werden geprüft.
BIC	Nein	Bankkennung	Maximal 11 Zeichen.
Bank / Kontoinhaber	Nein	Ergänzende Bankdaten	Je maximal 255 Zeichen.
Zahlungsziel (Tage)	Nein	Vereinbartes Zahlungsziel	Ganze Zahl von 0 bis 365.
Notizen	Nein	Interne Hinweise	Freitext.
Aktiv	Beim Anlegen vorbelegt	Steuert die Anzeige in der Standardliste	Neue Kunden sind aktiv; Bearbeiten kann den Zustand auch wieder aktivieren.

Ansprechpartner

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name	Ja	Vollständiger Name des Kontakts	1 bis 255 Zeichen.
Position	Nein	Funktion beim Kunden	Maximal 255 Zeichen.
E-Mail	Nein	Direkte Kontaktadresse	Muss bei Eingabe ein gültiges E-Mail-Format haben.
Telefon / Mobil	Nein	Direkte Rufnummern	Je maximal 50 Zeichen.
Primärkontakt	Nein	Bevorzugter Ansprechpartner	Kann ein- und ausgeschaltet werden; Eindeutigkeit wird nicht erzwungen.
Quelle	Beim Anlegen vorbelegt	Kennzeichnet manuelle oder KI-extrahierte Kontakte	Die sichtbare Erfassung verwendet MANUAL; KI-extrahierte Kontakte tragen in der Liste die Kennzeichnung KI.

Prüf- und Kreditwerte

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
USt-ID-Prüfergebnis	Systemseitig	Gültig, ungültig oder technisch nicht entscheidbar	Ergebnis stammt live aus VIES; Name und Anschrift können fehlen.
EORI-Prüfergebnis	Systemseitig	Gültig, ungültig oder technisch nicht entscheidbar	Ergebnis stammt live aus dem EU-Zolldienst.
LEI-Suchbegriff	Ja für Suche	Firmenname für die Registersuche	Mindestens zwei Zeichen; aktueller Hauptoberflächen-Ablauf ist nicht belastbar.
Kreditlimit / Gesamt-Exposure	Systemseitig	Kreditrahmen und aktuelle Belastung	Exposure setzt sich aus offenen, finalen oder korrigierten Rechnungen und nicht fakturierten Erlösen offener Akten zusammen.
Kreditstatus	Systemseitig	OK, Warnung, Überschritten oder kein Limit	Schwellen sind kundenbezogen gespeichert; Standardwerte sind 80 % für Warnung und 100 % für Sperre.
Freigabegrund	Nein	Begründung einer Kreditfreigabe	Maximal 1.000 Zeichen; kein vollständiger Bedienweg in der Hauptoberfläche.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgang	Aktion	Ergebnis
Kunde	Aktiv	Archivieren	Inaktiv; verschwindet aus der Standardliste, bestehende Akten bleiben erhalten.
Kunde	Inaktiv	Aktiv im Bearbeitungsformular einschalten und speichern	Wieder aktiv.
Kontakt	Aktiv	Kontakt deaktivieren	Inaktiv und nicht mehr als Primärkontakt markiert.
Kontakt	Aktiv	Stern wählen	Primärkennzeichnung wird ein- oder ausgeschaltet; andere Primärkontakte bleiben unverändert.
USt-ID / EORI	Nicht geprüft	Registerprüfung	Gültig, ungültig oder Fehler; das Ergebnis der kundenbezogenen Prüfung wird mit Prüfzeitpunkt gespeichert.
Kreditstatus	Kein Limit	Kreditlimit setzen	Berechnung kann OK, Warnung oder Überschritten ergeben.
Kreditstatus	OK	Auslastungs-, Fälligkeits- oder Schwellenbedingung erreicht	Warnung oder Überschritten.
Akte	Kreditlimit überschritten	Akte nach Bestätigung anlegen	Entwurf wird angelegt und als kreditgesperrt gekennzeichnet; dringende Aufgabe und Benachrichtigung können entstehen.
Akte	Kreditgesperrt	Kreditfreigabe	Vorgesehen ist eine Freigabe mit Protokolleintrag. Der geprüfte Stand enthält dafür keinen fertigen Oberflächenablauf und eine widersprüchliche technische Aktivprüfung; setzen Sie diesen Übergang noch nicht als produktiv abgesichert voraus.

Was im Hintergrund passiert

Die Anwendung setzt den Mandanten serverseitig und verwendet die aktuelle Organisationseinheit für Liste, Einzelaufruf, Änderung und Archivierung. Mandantenweite Kunden ohne Einheit werden in jeder aktuellen Einheit mit angezeigt. Die Kontaktprüfung verknüpft eine Kontakt-ID zusätzlich mit dem gewählten Kunden und dem Mandanten. Dadurch kann ein Kontakt nicht allein über eine fremde ID einem anderen Kunden zugeordnet werden.

Bei Änderungen an Firmenname oder Anschrift kann NeuraPort für bis zu 100 nicht archivierte Akten des Kunden die Sanktionsprüfung erneut anstoßen. Schlägt diese Hintergrundprüfung technisch fehl, wird das Speichern des Kunden dadurch nicht abgebrochen.

Die USt-ID wird live beim EU-Dienst VIES geprüft. Die kundenbezogene Prüfung speichert Gültigkeit, Zeitpunkt und gegebenenfalls den zurückgegebenen Namen und die Anschrift. Die EORI-Prüfung fragt den öffentlichen EU-Zolldienst ab und speichert Gültigkeit und Zeitpunkt. Beide Dienste benötigen keinen im Kundenformular eingegebenen API-Schlüssel, sind aber von Erreichbarkeit und Antwortformat des externen Anbieters abhängig.

Die LEI-Funktionen basieren auf dem öffentlichen GLEIF-Register und benötigen ebenfalls keinen API-Schlüssel. Eine serverseitige Anreicherung kann LEI, Firmenname, Anschrift, Land und Registrierungsnummer speichern; diese Anreicherung wird von der geprüften Hauptoberfläche jedoch nicht aufgerufen.

Der Kreditstatus addiert offene positive Rechnungen im Status final oder korrigiert und noch nicht fakturierte Erlöspositionen nicht abgeschlossener Akten. Überfällige Rechnungen und kundenbezogene Schwellen können zusätzliche Warnungen oder Sperren auslösen. Beim Anlegen einer gesperrten Akte entstehen eine dringende Aufgabe und gegebenenfalls Benachrichtigungen. Das Buchen und die Rechnungserstellung prüfen eine Kreditfreigabe.

Eine echte externe Bonitätsabfrage wird im geprüften Stand nicht selbst an einen Anbieter gesendet. Die vorhandene Integrationsfunktion kann Ergebnisse eines vorgeschalteten Providers speichern, den Score und das Rating am Kunden aktualisieren und bei bisher fehlendem Kreditlimit ein empfohlenes Limit übernehmen. Anbieter, Vertrag, Datenschutzprüfung und Live-Verbindung müssen daher vor Nutzung separat eingerichtet und getestet werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Verbindung zum Backend fehlgeschlagen	Kundenliste oder Dienst ist nicht erreichbar.	Aktualisieren beziehungsweise Erneut versuchen wählen; bei anhaltendem Fehler Zeitpunkt und Arbeitsbereich an die Administration geben.
Kunde nicht gefunden	Falscher Mandant, falsche aktuelle Organisationseinheit oder fehlender Zugriff auf die Kundeneinheit.	Aktive Organisationseinheit prüfen und die Zuordnung administrativ kontrollieren lassen.
Keine Berechtigung oder Keine Berechtigung für Finanzdaten	Die Rolle besitzt das erforderliche Kundenrecht oder die globale Finanzsicht nicht.	Keine geschützten Felder übermitteln; Rolle, eigene Rechte und Finanzfreigabe prüfen lassen.
Kontakte eines sichtbaren Kunden werden nicht geladen	Der Kunde wird mandantenweit ohne Einheit geführt, der Kontaktzugriff der Rolle verlangt aber eine zugewiesene Einheit.	Nicht mit fremden IDs weiterarbeiten; bis zur Korrektur durch ADMIN oder MANAGER pflegen lassen und den Fall der Administration melden.
Kunde ist bereits archiviert	Der Kunde ist schon inaktiv.	Inaktive anzeigen aktivieren und den Zustand im Bearbeitungsformular prüfen.
Fehler beim Speichern des Kontakts	Pflichtname fehlt, E-Mail ist ungültig oder Rechte beziehungsweise Einheitenzugriff fehlen.	Name und E-Mail prüfen; anschließend Rolle und aktuelle Organisationseinheit kontrollieren.
Keine USt-ID hinterlegt (Feld: vat_id oder tax_id)	Am gespeicherten Kunden ist weder eine USt-ID noch eine nutzbare Steuer-ID hinterlegt.	Kennung eintragen, Kunden speichern, neu öffnen und Prüfung wiederholen.
Ungültiger USt-ID-Präfix oder Ungültiges USt-ID-Format	Länderpräfix oder Zeichenfolge ist nicht zulässig.	Leerzeichen entfernen und die vollständige USt-ID mit Länderpräfix eingeben.
VIES nicht erreichbar, EU-Server nicht erreichbar oder Unerwartete Antwort vom EU-Server	Externer Registerdienst ist nicht erreichbar oder hat sein Antwortformat geändert.	Später erneut prüfen; nicht als ungültige Kennung werten und bei anhaltendem Fehler den Integrationsstatus prüfen lassen.
LEI-Suche liefert keine Treffer oder LEI-Abfrage fehlgeschlagen	Kein Registertreffer, externer Dienst nicht erreichbar oder aktueller Pfadfehler der Hauptoberfläche.	LEI nicht als verifiziert speichern; Korrektur des Bedienwegs abwarten beziehungsweise eine freigegebene Integration verwenden.
Rechnungen oder Rechnungen anzeigen in der Kreditwarnung reagiert nicht	Die Schaltflächen besitzen im geprüften Stand noch keine Navigation.	Rechnungsbereich getrennt öffnen und den Kunden dort suchen.
Beträge erscheinen mit Eurozeichen trotz anderer Kreditwährung	Kreditdialog und Warnbanner stellen Beträge derzeit als Euro dar; eine Umrechnung ist nicht belegt.	Bis zur Korrektur nur konsistente EUR-Werte für diesen Ablauf verwenden und Abweichungen nicht fachlich freigeben.
Kreditgesperrte Akte lässt sich trotz Freigabe nicht buchen oder fakturieren	Der Freigabeablauf ist im geprüften Stand weder als UI-Prozess fertiggestellt noch technisch widerspruchsfrei.	Nicht umgehen; Akte und Freigabe protokollieren, Administration informieren und Ablauf erst nach Korrektur und Regressionstest produktiv nutzen.