Suchen, Erinnerungen und Urlaubsübergaben organisieren

Zweck und Einsatzbereich

Diese Seite trennt drei Arbeitsmittel mit unterschiedlichen Zwecken:

Die globale Suche öffnet Akten, Kunden und Dokumente schnell aus der laufenden Anwendung.
„Wiedervorlagen“ ist Ihre persönliche Liste für offene, fällige und erledigte Erinnerungen.
Die „Urlaubsübergabe“ erzeugt aus Ihren eigenen aktiven Akten Prüfaufgaben für Operations.

Die Ansichten sind in der Hauptanwendung vorhanden. Welche Navigation Sie sehen, hängt von Ihrem Produktzugriff ab. Die Urlaubsübergabe liegt in der TMS-Ansicht „Übergaben“; die Operations-Inbox ist in „Aktenverteilung“ eingebettet.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für die globale Suche benötigen Sie einen angemeldeten Zugang, mindestens einen lizenzierten Arbeitsbereich und die Leseberechtigung für den jeweiligen Ergebnistyp. Sie sucht nur Akten, Kunden oder Dokumente, für die diese Berechtigung vorhanden ist. Plattformadministratoren erhalten in der Suche keine Ergebnisse.

Die Liste „Wiedervorlagen“ lädt Ihre eigenen Erinnerungen innerhalb Ihrer Organisation. Zum Anlegen ist tasks:CREATE, zum Erledigen tasks:EDIT und zum Löschen tasks:DELETE erforderlich. Fehlt ein Recht, blendet die Seite die betreffende Aktion aus. Die standardmäßigen Rollen ADMIN und MANAGER besitzen alle drei Rechte; DISPATCHER, AIR_FREIGHT und ACCOUNTANT besitzen CREATE und EDIT, aber nicht DELETE. Bei kundenspezifischen Rollen kann die aktuelle Oberfläche diese Aktionen trotz einer hinterlegten Serverberechtigung ausblenden; lassen Sie die Freischaltung bei Bedarf prüfen.

Die Urlaubsübergabe setzt einen angemeldeten Zugang zu einem Transportmodul und die TMS-Ansicht „Übergaben“ voraus. Für den Entwurf und das Absenden ist im belegten Ablauf keine zusätzliche Rollenprüfung vorgesehen; berücksichtigt werden nur nicht archivierte Akten, die Ihnen zugewiesen sind und weder den Status „DELIVERED“ noch „CANCELLED“ haben. Die Operations-Inbox darf das Backend nur für ADMIN, MANAGER und EXECUTIVE liefern. Die eingebettete Inbox wird in der derzeitigen Navigation über „Aktenverteilung“ für ADMIN und MANAGER angeboten; für EXECUTIVE ist zwar der Backendzugriff belegt, aber kein eigener sichtbarer Navigationsweg für diese Inbox.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Globale Suche

Drücken Sie Cmd+K auf macOS oder Ctrl+K unter Windows und Linux.
Geben Sie mindestens zwei Zeichen ein. Die Suche startet nach einer kurzen Eingabepause.
Prüfen Sie Ergebnisart und Zusatzinformationen. „Akte“, „Kunde“ und „Dok.“ kennzeichnen den Typ.
Wählen Sie ein Ergebnis per Maus oder Pfeiltasten und bestätigen Sie mit der Eingabetaste. Mit Esc schließen Sie die Suche.

Persönliche Wiedervorlagen

Öffnen Sie in der Sidebar „Wiedervorlagen“.
Wählen Sie „Neue Wiedervorlage“, sofern die Schaltfläche sichtbar ist.
Geben Sie mindestens „Titel *“ und „Fälligkeit *“ ein. Ergänzen Sie bei Bedarf „Notiz (optional)“, eine Wiederholung oder eine „Akte-ID (optional)“.
Wählen Sie „Speichern“. Nutzen Sie „Offen“, „Überfällig“ und „Erledigt“, um die Liste einzugrenzen.
Markieren Sie eine offene Wiedervorlage über die Aktion „Erledigt“. Löschen Sie sie nur, wenn die Schaltfläche „Löschen“ sichtbar ist.

Urlaubsübergabe

Öffnen Sie im TMS die Sidebar-Ansicht „Übergaben“.
Prüfen Sie im Abschnitt „Urlaubsübergabe“ jeden vorausgefüllten Text. Ergänzen oder ändern Sie je Akte die Zusammenfassung und „Besonders beachten…“.
Tragen Sie bei Bedarf unter „Allgemeine Hinweise für Head of Operations“ einen gemeinsamen Hinweis ein.
Wählen Sie „Übergabe absenden“. Für jede übergebene Akte wird eine hochpriorisierte Prüfaufgabe angelegt.
Als ADMIN oder MANAGER öffnen Sie „Aktenverteilung“ und prüfen Sie die „Operations-Inbox“. Dort können Sie für einen Eintrag über „Bearbeiter wählen…“ eine Akte umverteilen, sofern Ihre sonstigen Aktenrechte dies zulassen.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Suchbegriff	Ja	Sucht Akten, Kunden und Dokumente.	Die Oberfläche startet ab zwei Zeichen; führende und nachfolgende Leerzeichen werden nicht berücksichtigt.
Titel *	Ja	Bezeichnung der Wiedervorlage.	Die Oberfläche verlangt einen nicht leeren, bereinigten Titel. In der Datenhaltung sind höchstens 255 Zeichen vorgesehen.
Notiz (optional)	Nein	Ergänzende persönliche Information.	Kein sichtbares Längenlimit.
Fälligkeit *	Ja	Zeitpunkt, ab dem die Wiedervorlage fällig ist.	Muss als Datum und Uhrzeit eingegeben werden.
Wiederholen alle X Tage	Nein	Intervall für eine Folge-Wiedervorlage.	Zahlenfeld; im sichtbaren Formular ist kein Mindest- oder Höchstwert angegeben.
Akte-ID (optional)	Nein	Verknüpft die Wiedervorlage mit einer Akte.	Zahlenfeld; die Akte wird beim Anlegen gegen Ihren Aktenzugriff geprüft.
Zusammenfassung	Ja	Prüfinhalt für eine Akte in der Urlaubsübergabe.	1 bis 5.000 Zeichen.
Besonders beachten…	Nein	Zusätzlicher Hinweis je Akte.	Höchstens 3.000 Zeichen.
Allgemeine Hinweise für Head of Operations	Nein	Hinweis, der allen übergebenen Akten hinzugefügt wird.	Höchstens 3.000 Zeichen.

Status und mögliche Übergänge

Auslöser	Ergebnis
Wiedervorlage speichern	Eine persönliche, offene Wiedervorlage wird angelegt.
Fälligkeit erreicht	Die Erinnerung gilt bei der Abfrage als fällig; bei überschrittener Fälligkeit zeigt die Oberfläche „überfällig“. Dafür ist kein eigener Scheduler belegt.
„Erledigt“ wählen	Die Wiedervorlage wird als erledigt markiert und erhält einen Erledigtzeitpunkt. Bei einem Wiederholintervall wird eine nächste offene Wiedervorlage mit dem fortgerechneten Fälligkeitstermin angelegt.
„Löschen“ wählen	Die persönliche Wiedervorlage wird gelöscht.
Urlaubsübergabe absenden	Für jede gewählte eigene Akte entsteht eine offene, hochpriorisierte Aufgabe „Urlaubsübergabe prüfen — …“.
Aufgabe im Aufgabenablauf abschließen	Der Eintrag verschwindet aus der Operations-Inbox, weil dort nur offene Prüfaufgaben angezeigt werden.

Die sichtbare Auswahl „Erledigt“ fordert eine Liste einschließlich erledigter Einträge an. Sie grenzt im aktuellen Frontend jedoch nicht zusätzlich auf erledigte Einträge ein. Falls dort offene Einträge erscheinen, handelt es sich um eine bekannte Anzeigeabweichung; prüfen Sie den tatsächlichen Erledigt-Zustand am Eintrag.

Was im Hintergrund passiert

Die globale Suche ordnet Treffer zunächst nach exakter Übereinstimmung, Präfix und Teiltreffer. Die Oberfläche fordert bis zu zwölf Treffer an. Akten und Dokumente werden immer auf die aktuelle Organisation begrenzt; ist eine aktuelle Organisationseinheit gesetzt, gilt zusätzlich genau diese Einheit. Kunden werden ebenso auf Organisation und gegebenenfalls aktuelle Organisationseinheit begrenzt. Archivierte Akten und inaktive Kunden erscheinen nicht.

Die Wiedervorlagen-Seite lädt alle 30 Sekunden neu. Die persönliche Standardliste enthält nur offene Einträge; „Überfällig“ wird in der Oberfläche aus Fälligkeit und aktuellem Zeitpunkt berechnet. Die Seite bietet keine sichtbare Bearbeitung von Titel, Notiz, Fälligkeit oder Wiederholung nach dem Speichern und keine sichtbare Zurücknahme von „Erledigt“.

Der Entwurf für die Urlaubsübergabe wird aus Ihren zugewiesenen aktiven Akten erzeugt. Die Ansicht bezeichnet die vorbefüllten Texte als „KI-Entwürfe“; prüfen und berichtigen Sie sie vor dem Absenden. Die Inbox begrenzt Einträge auf dieselbe Organisation. ADMIN und MANAGER sehen dabei alle Organisationseinheiten; EXECUTIVE sieht nur seine zugewiesenen beziehungsweise aktuell gewählte Organisationseinheiten.

Typische Fehler und Lösungen

Beobachtung	Lösung
„Mindestens 2 Zeichen eingeben“ erscheint.	Ergänzen Sie den Suchbegriff auf mindestens zwei Zeichen.
„Keine Ergebnisse für …“ erscheint.	Prüfen Sie Suchbegriff, aktuellen Arbeitsbereich und Leseberechtigungen. Akten oder Kunden aus einer anderen aktuellen Organisationseinheit erscheinen nicht.
„Neue Wiedervorlage“, „Erledigt“ oder „Löschen“ fehlt.	Lassen Sie die zugehörige `tasks`-Berechtigung prüfen.
Eine Aktion fehlt trotz freigegebener kundenspezifischer Rolle.	Die aktuelle Oberfläche prüft diese Rollen lokal und kann die Aktion ausblenden. Lassen Sie die Rollenanzeige und die Serverberechtigung gemeinsam prüfen.
„Titel fehlt“ oder „Fälligkeit fehlt“ erscheint.	Füllen Sie die beiden Pflichtfelder aus und wählen Sie erneut „Speichern“.
„Fehler beim Erstellen“ erscheint.	Prüfen Sie insbesondere das Datum/Uhrzeit-Format und bei einer Akte-ID Ihren Zugriff auf diese Akte.
„Übergabe konnte nicht gesendet werden“ erscheint.	Prüfen Sie, ob die Akte weiterhin Ihnen zugewiesen ist. Nicht zugeordnete oder nicht mehr auffindbare Akten werden mit „Akte nicht gefunden“ abgewiesen.
Die Operations-Inbox ist nicht sichtbar oder antwortet mit „Nur Head of Operations oder Admin“.	Verwenden Sie einen Zugang mit ADMIN, MANAGER oder EXECUTIVE. Für die sichtbare Inbox-Navigation ist derzeit ADMIN oder MANAGER belegt.