Leads, Kontakte und Verkaufschancen bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Im Arbeitsbereich CRM verwalten Sie Interessenten als Leads und verfolgen Verkaufschancen in der Pipeline. Ein Lead kann qualifiziert und anschließend mit seinen vorhandenen Kontakten in den Kundenstamm übernommen werden. Verkaufschancen werden als Karten nach Vertriebsphase dargestellt und können vorwärts, rückwärts oder direkt in eine andere sichtbare Phase verschoben werden.

Die geprüfte Hauptoberfläche deckt die Lead-Liste, Lead-Details, leadbezogene Aktivitäten sowie die Pipeline ab. Eine vollständige Kontaktpflege ist dort noch nicht vorhanden: Die Lead-Ansicht zeigt nur eine Kontaktanzahl. Es gibt weder eine Kontaktliste noch eine Schaltfläche zum Anlegen, Bearbeiten oder Löschen eines Lead-Kontakts. Technisch können berechtigte Integrationen einen Kontakt zu einem Lead hinzufügen; ein vollständiger Bedienablauf ist daraus nicht abzuleiten.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für den CRM-Arbeitsbereich muss das Modul CRM für den Mandanten und die aktuell gewählte Organisationseinheit freigeschaltet sein. Der Benutzer muss dieser Einheit zugeordnet sein und das jeweils benötigte CRM-Recht besitzen. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf CRM-Mandantendaten.

Die Standardrollen verhalten sich im geprüften Stand wie folgt:

ADMIN, MANAGER und CRM besitzen CRM-Lese-, Anlage- und Bearbeitungsrechte.
EXECUTIVE besitzt nur das CRM-Leserecht.
DISPATCHER, AIR_FREIGHT, ACCOUNTANT und READONLY besitzen standardmäßig kein CRM-Leserecht.
Eigene Organisationsrollen können passende CRM-Rechte erhalten.

Ein nur lesbares CRM-Modul und eine rein lesende CRM-Rolle werden bei wirksamer Lizenzdurchsetzung serverseitig an Änderungen gehindert. Die Oberfläche blendet Neuer Lead, Statusauswahl, Qualifizieren, Zu Kunde konvertieren, Neue Opportunity und die Verschiebefunktionen jedoch nicht entsprechend aus. Eine angebotene Aktion kann deshalb mit einer Berechtigungs- oder Nur-Lesen-Meldung enden. Die Rolle EXECUTIVE sollte diese Aktionen nicht verwenden.

Mandant und Organisationseinheit

Leads, Lead-Kontakte und Verkaufschancen werden beim Anlegen dem aktuellen Mandanten und der aktuell gewählten Organisationseinheit zugeordnet. Listen und Einzelzugriffe verlangen genau diese Einheit; mandantenweite CRM-Datensätze ohne Einheit sind nicht als gemeinsame Einträge vorgesehen. Nach einem Einheitenwechsel erscheint daher ein anderer Bestand.

Auch direkte Zugriffe über eine bekannte Datensatz-ID werden bei Leads und bestehenden Verkaufschancen zusätzlich gegen Mandant und aktuelle Organisationseinheit geprüft. Ein fremder Datensatz wird nicht als Treffer ausgegeben. Beim Anlegen einer Verkaufschance werden eine technisch mitgegebene Lead- oder Kundenzuordnung ebenfalls auf Mandant und aktuelle Einheit geprüft. Die sichtbare Pipeline-Maske bietet diese beiden Zuordnungen allerdings nicht an.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Leads suchen und anlegen

Wählen Sie in der Sidebar unter Arbeitsbereich den Eintrag CRM und öffnen Sie CRM Übersicht.
Wechseln Sie in der linken CRM-Navigation zu Leads.
Suchen Sie über Suche nach Firma… nach Firmenname oder Kurzname. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf über Alle Status ein.
Wählen Sie Neuer Lead.
Erfassen Sie mindestens Firmenname. Ergänzen Sie optional Kurzname, Branche, Lead-Quelle, Website, Stadt, Land und Notizen.
Wählen Sie Lead erstellen. Der neue Lead beginnt im Status Neu und gehört zur aktuell gewählten Organisationseinheit.

Lead prüfen, qualifizieren und konvertieren

Wählen Sie einen Lead in der Liste. Rechts öffnet sich die Detailansicht mit Info und Aktivitäten.
Prüfen Sie Firma, Branche, Quelle, Standort, Score, Kontaktanzahl und Anzahl der Verkaufschancen.
Wählen Sie Qualifizieren und erfassen Sie bei Bedarf Qualifikationsnotizen. Die Aktion setzt den Lead fachlich auf qualifiziert und protokolliert eine Notizaktivität.
Wählen Sie anschließend Zu Kunde konvertieren und bestätigen Sie die Rückfrage.
Prüfen Sie den neu entstandenen Kunden anschließend im Kundenstamm. Firmen- und Adressdaten sowie vorhandene Lead-Kontakte werden übernommen.

Verwenden Sie für die Qualifizierung die Schaltfläche Qualifizieren. Die direkte Auswahl Qualifiziert im Feld Status ändern setzt lediglich den Textstatus, nicht die interne Qualifikationskennzeichnung. In diesem Fall erscheint Zu Kunde konvertieren nicht zuverlässig. Umgekehrt wird eine einmal gesetzte Qualifikationskennzeichnung durch einen späteren manuellen Statuswechsel nicht aufgehoben. Status und Qualifikation können dadurch widersprüchlich werden.

Lead-Kontakte und Aktivitäten einordnen

Lead-Kontakte können technisch mit Name, Funktion und Kontaktdaten am Lead gespeichert und bei der Konvertierung in Kundenkontakte übernommen werden. Im geprüften CRM-Reiter fehlt dafür jedoch die Bedienoberfläche. Die sichtbare Kontaktanzahl ist ebenfalls kein Ersatz für eine Kontaktliste und sollte nicht als geprüfter Nachweis über den Kontaktbestand verwendet werden.

Unter Aktivitäten können Sie eine Aktivität zum ausgewählten Lead erfassen und bereits geladene Aktivitäten ansehen. Die ausführliche Aufgaben-, Fälligkeits- und Wiedervorlagensteuerung ist ein eigenes Thema.

Verkaufschance anlegen und verschieben

Öffnen Sie im CRM die Ansicht Pipeline.
Wählen Sie Neue Opportunity.
Erfassen Sie mindestens Titel. Ergänzen Sie Beschreibung, Phase, Wahrscheinlichkeit, Wert und erwartetes Abschlussdatum.
Wählen Sie Erstellen. Die sichtbare Maske legt eine eigenständige Verkaufschance an; eine Lead-, Kunden- oder Mitarbeiterzuordnung kann hier nicht ausgewählt werden.
Verschieben Sie eine Karte per Drag-and-drop in eine sichtbare Spalte. Alternativ führt der Pfeil jeweils zur nächsten regulären Phase.
Öffnen Sie Verloren, um bereits verlorene Chancen zu sehen.

Drag-and-drop erzwingt keine feste Phasenfolge und erlaubt auch Rückwärtsbewegungen oder direkte Sprünge. Verloren ist kein Ablageziel; eine bestehende Karte kann in der sichtbaren Pipeline deshalb nicht auf diese Phase gezogen werden. Die Auswahl Verloren steht nur bei der Neuanlage zur Verfügung. Eine eigene Detail- oder Bearbeitungsmaske für bestehende Verkaufschancen ist nicht belegt.

Feldreferenz

Lead

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	Ja	Vollständige Firmenbezeichnung des Interessenten	Die sichtbare Maske lehnt eine leere Eingabe ab.
Kurzname	Nein	Kompakte interne Bezeichnung	Die Suche berücksichtigt Firmenname und Kurzname.
Branche	Nein	Markt- oder Tätigkeitsbereich	Freitext.
Lead-Quelle	Nein	Herkunft des Kontakts	Sichtbar sind Kaltakquise, Empfehlung, Website, E-Mail, Veranstaltung und Sonstige.
Website	Nein	Internetadresse des Interessenten	In der sichtbaren Maske ist keine belastbare Formatprüfung belegt.
Stadt / Land	Nein	Standortangabe des Interessenten	Freitext; Straße, PLZ und Ländercode sind technisch zusätzlich vorgesehen, aber nicht Teil der sichtbaren Neuanlage.
Notizen	Nein	Interner Kontext zum Lead	Freitext.
Status	Systemseitig vorbelegt	Bearbeitungsstand	Sichtbar: Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Konvertiert oder Verloren. Die direkte Statuswahl ersetzt nicht die Aktion Qualifizieren.
Score	Systemseitig vorbelegt	Gespeicherte Leadbewertung	Startwert 0; die KI-Bewertung gehört zu einem eigenen Handbuchthema.
Zugewiesen an	Nein	Verantwortlicher Benutzer	In der sichtbaren Neuanlage und Detailansicht nicht änderbar.

Lead-Kontakt

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name	Ja	Vollständiger Name des Ansprechpartners	Technisch erforderlich; keine sichtbare CRM-Eingabemaske vorhanden.
Funktion	Nein	Position des Kontakts	Freitext.
Abteilung	Nein	Organisatorischer Bereich beim Interessenten	Freitext.
E-Mail	Nein	Direkte Kontaktadresse	Technisch als Textfeld geführt; keine belegte Formatprüfung in diesem Ablauf.
Telefon / Mobil	Nein	Direkte Rufnummern	Freitext.
Primärkontakt	Nein	Kennzeichnung eines bevorzugten Kontakts	Wahr oder falsch; eine Eindeutigkeitsprüfung ist für Lead-Kontakte nicht belegt.

Verkaufschance

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Titel	Ja	Bezeichnung der Verkaufschance	Die sichtbare Maske lehnt eine leere Eingabe ab.
Beschreibung	Nein	Interner Kontext zur Chance	Freitext.
Phase	Systemseitig vorbelegt	Position in der Vertriebspipeline	Erstkontakt, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen oder Verloren.
Wahrscheinlichkeit	Systemseitig vorbelegt	Erwartete Abschlusswahrscheinlichkeit in Prozent	Die Oberfläche begrenzt die Neuanlage auf 0 bis 100. Ein späterer Phasenwechsel überschreibt den Wert mit dem Phasenstandard.
Wert (EUR)	Nein	Erwarteter Wert der Chance	Die sichtbare Maske akzeptiert nicht negative Zahlen und stellt den Wert als Euro dar.
Abschlussdatum	Nein	Erwartetes Abschlussdatum	Datum; beim Wechsel zu Gewonnen oder Verloren wird zusätzlich das tatsächliche Abschlussdatum gesetzt.
Lead / Kunde	Nein	Fachlicher Ursprung der Chance	Technisch vorgesehen und einheitengeprüft, in der sichtbaren Neuanlage nicht auswählbar.
Zugewiesen an	Nein	Verantwortlicher Benutzer	Technisch vorgesehen, in der sichtbaren Neuanlage nicht auswählbar.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgang	Aktion	Ergebnis und Grenze
Lead	Neu, Kontaktiert oder anderer nicht abgeschlossener Status	Qualifizieren	Status Qualifiziert, interne Qualifikationskennzeichnung und Zeitpunkt werden gesetzt; eine Notizaktivität entsteht.
Lead	Beliebiger sichtbarer Status	Status ändern	Der gewählte Textstatus wird direkt gespeichert; eine feste Reihenfolge und die passende Aktualisierung der Qualifikationskennzeichnung werden nicht erzwungen.
Lead	Intern als qualifiziert markiert	Zu Kunde konvertieren	Kunde wird angelegt, Lead wird Konvertiert und vorhandene Lead-Kontakte werden übernommen. Die Oberfläche bietet die Aktion anhand der Qualifikationskennzeichnung an.
Verkaufschance	Erstkontakt	Pfeil	Qualifiziert mit 25 Prozent.
Verkaufschance	Qualifiziert	Pfeil	Angebot mit 50 Prozent.
Verkaufschance	Angebot	Pfeil	Verhandlung mit 75 Prozent.
Verkaufschance	Verhandlung	Pfeil	Gewonnen mit 100 Prozent und tatsächlichem Abschlussdatum.
Verkaufschance	Beliebige sichtbare Hauptphase	Drag-and-drop	Direkter Wechsel in jede sichtbare Hauptphase; auch Sprünge und Rückwärtsbewegungen sind möglich.
Verkaufschance	Neuanlage	Phase Verloren	Verloren mit dem in der Maske eingegebenen Wahrscheinlichkeitswert; der feste Phasenstandard 0 Prozent wird erst bei einem späteren expliziten Phasenwechsel gesetzt.

Was im Hintergrund passiert

Die CRM-Lizenzprüfung verbindet Mandantenfreigabe, Freigabe der aktuellen Organisationseinheit, Benutzerzuordnung und CRM-Recht. Bei einem nur lesbaren Modul oder einer nur lesenden Rolle werden schreibende Anfragen abgelehnt, sofern die Zielumgebung die Lizenzregeln durchsetzt. Die Oberfläche bildet diese Einschränkung derzeit nicht durch ausgeblendete oder deaktivierte Aktionen ab.

Listen und direkte Einzelzugriffe auf Leads verwenden denselben Mandanten- und Einheitenfilter. Bestehende Verkaufschancen werden beim Verschieben oder Ändern ebenfalls nur in der aktuellen Einheit gefunden. Ein Lead- oder Kundenbezug einer neu angelegten Verkaufschance wird vor dem Speichern auf denselben Bereich geprüft.

Bei Qualifizieren werden Status, Kennzeichnung, Zeitpunkt und Notizen gespeichert. Zusätzlich entsteht eine Aktivität. Beim Konvertieren wird der Lead gegen parallele Bearbeitung gesperrt; ist er bereits konvertiert, wird der vorhandene Kunde zurückgegeben. Andernfalls entsteht ein Kunde in derselben Organisationseinheit. Vorhandene Lead-Kontakte werden zu Kundenkontakten kopiert und mit dem neuen Kontakt verknüpft.

Ein Phasenwechsel setzt feste Wahrscheinlichkeiten: Erstkontakt 10, Qualifiziert 25, Angebot 50, Verhandlung 75, Gewonnen 100 und Verloren 0 Prozent. Für Gewonnen und Verloren wird das tatsächliche Abschlussdatum gesetzt; der Wechsel wird als Notizaktivität protokolliert. Eine Reihenfolge wird dabei nicht geprüft.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
CRM ist nicht auswählbar oder Inhalte laden nicht	CRM fehlt für Mandant oder aktuelle Organisationseinheit, der Benutzer ist der Einheit nicht zugeordnet oder das CRM-Leserecht fehlt.	Aktuelle Organisationseinheit prüfen und Lizenz, Einheitenzuordnung sowie Rolle administrativ kontrollieren lassen.
Eine sichtbare Schreibaktion endet mit Nur lesen oder Keine Berechtigung	Die Oberfläche zeigt Aktionen unabhängig von der effektiven CRM-Schreibfreigabe.	Keine Aktion wiederholen oder umgehen; CRM-Modulstatus und CRM-Anlage-/Bearbeitungsrecht prüfen lassen.
Firmenname ist Pflichtfeld	Beim neuen Lead fehlt der Firmenname.	Firmenname eintragen und erneut Lead erstellen wählen.
Qualifiziert ist gewählt, aber Zu Kunde konvertieren fehlt	Der Status wurde direkt geändert; die interne Qualifikationskennzeichnung wurde nicht gesetzt.	Status nicht als Ersatz verwenden. Den Fall administrativ prüfen und den Lead über den vorgesehenen Qualifizierungsablauf konsistent herstellen lassen.
Fehler beim Qualifizieren oder Fehler beim Konvertieren	Lead gehört nicht mehr zur aktuellen Einheit, Rechte fehlen oder der Datensatz konnte nicht gespeichert werden.	Ansicht neu laden, aktuelle Organisationseinheit und Rechte prüfen; nicht mit einer fremden ID weiterarbeiten.
Kontakte werden als Zahl angezeigt, lassen sich aber nicht öffnen	Im CRM-Reiter fehlt die Kontaktliste und Kontaktmaske. Die technische Anlagefunktion ist kein vollständiger UI-Ablauf.	Kontakte erst nach bereitgestellter CRM-Maske oder über eine freigegebene, geprüfte Integration pflegen; nach Konvertierung Kundenkontakte kontrollieren.
Titel ist Pflichtfeld	Bei der neuen Verkaufschance fehlt der Titel.	Titel eintragen und erneut Erstellen wählen.
Fehler beim Verschieben	Rechte oder Nur-Lesen-Status verhindern die Änderung, die Chance gehört zu einer anderen Einheit oder die Zielphase ist unzulässig.	Ansicht und Organisationseinheit neu laden, Berechtigung prüfen und eine sichtbare Zielphase verwenden.
Eine bestehende Chance kann nicht auf Verloren gezogen werden	Verloren ist nur ein aufklappbarer Listenbereich, keine Ablagespalte.	Keinen nicht sichtbaren Übergang annehmen; bis zu einer ergänzten Bearbeitungsaktion den Status durch einen autorisierten, geprüften Ablauf pflegen lassen.
Lead-, Kunden- oder Mitarbeiterbezug fehlt an der Verkaufschance	Die sichtbare Neuanlage bietet diese technisch vorhandenen Zuordnungen nicht an.	Chance als eigenständigen Eintrag verwenden oder die Zuordnung über einen freigegebenen Integrationsablauf ergänzen lassen.