Rechnungen finalisieren, korrigieren und GoBD-konform prüfen

Zweck und Einsatzbereich

Unter Arbeitsbereich → Finanzen → Rechnungen steuern Sie den Lebenszyklus von Ausgangsrechnungen. Ein Entwurf kann finalisiert oder verworfen werden. Für eine finalisierte Rechnung können Sie einen negativen Stornobeleg oder einen positiven Korrekturentwurf erzeugen. Finalisierte positive Rechnungen und Korrekturen lassen sich außerdem als bezahlt markieren.

Finalisieren erstellt bereits das archivierte Rechnungs-PDF, einen Datensnapshot, ein Aufbewahrungsdatum, eine fortlaufende Festschreibungsnummer und eine verkettete Inhaltsprüfsumme. Gleichzeitig wird die Rechnung gesperrt. Der aufklappbare Bereich GoBD zeigt diese technischen Merkmale und kann auch einen Entwurf finalisieren oder bei nicht gesperrten Altbeständen die Festschreibung nachziehen.

Die Bezeichnungen GoBD-Festschreibung, GoBD festschreiben und Kette intakt beschreiben im Handbuch ausschließlich diese Produktfunktionen. Sie sind keine Zusage, dass Einsatz, Verfahren, Aufbewahrung, Export, interne Kontrollen oder Betriebsumgebung die GoBD oder andere steuer- und handelsrechtliche Anforderungen erfüllen. Dies muss mit Steuerberatung, Verfahrensdokumentation, Betriebskonzept und einer fachlichen Abnahme separat bewertet werden.

Die Übersicht bezeichnet eine unbezahlte, nicht überfällige Rechnung nach der Finalisierung derzeit als Versendet. Das ist nur eine Darstellungslücke: Finalisieren versendet keine E-Mail. Der Versand ist eine eigene Aktion und muss separat bestätigt werden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

In der aktuellen Organisationseinheit muss das Modul Finance schreibend freigeschaltet sein. Ein Lizenz-Lesemodus erlaubt keine Finalisierung, Festschreibung oder Folgebelege. Plattformadministratoren erhalten über diese Finanzwege keinen Zugriff auf Mandantendaten.

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Rechnungen, Festschreibungsdaten und PDF ansehen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen lesen
Entwurf finalisieren, verwerfen, als bezahlt markieren oder Festschreibung nachziehen	Globale Finanzsicht und Finanzen bearbeiten
Stornobeleg oder Korrekturentwurf erzeugen	Globale Finanzsicht und Finanzen anlegen
Mandantenweite Integritätsprüfung ausführen	Globale Finanzsicht und Finanzen lesen sowie vollständiger OE-Zugriff als ADMIN oder MANAGER
Strukturierten Jahresdatensatz abrufen	Sonderrecht Finanzdaten exportieren, Finanzen exportieren und vollständiger OE-Zugriff als ADMIN oder MANAGER

ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT besitzen standardmäßig die erforderlichen Schreibrechte; EXECUTIVE besitzt nur Lesen und Export. Die Rechnungsoberfläche blendet ihre Aktionsschaltflächen jedoch ausschließlich nach dem Rechnungsstatus ein, nicht nach dem persönlichen Recht. Dadurch sehen EXECUTIVE und reine Finanzleser beispielsweise Finalisieren, Stornobeleg, Korrektur, Bezahlt und GoBD festschreiben, obwohl der Server diese Aktionen abweist. Maßgeblich ist die serverseitige Prüfung.

Der Bereich Kette prüfen ist ebenfalls für alle Finanzleser sichtbar. Serverseitig gilt der notwendige vollständige Organisationseinheitenzugriff aber nur für ADMIN und MANAGER. Ein ACCOUNTANT oder EXECUTIVE erhält deshalb auch dann eine Abweisung, wenn ihm alle Einheiten einzeln zugewiesen wurden. Der strukturierte Jahresdatensatz besitzt im Hauptfrontend keine sichtbare Exportaktion.

Die Rechnung selbst besitzt keine eigene Organisationseinheit. Listen- und Einzelzugriff werden über die zugehörige Akte abgeleitet. ADMIN und MANAGER dürfen alle Einheiten ihres Mandanten erreichen. Andere Finanzbenutzer sehen nur Rechnungen zu Akten ihrer aktuellen oder zusätzlich zugewiesenen Einheiten. Auch ein Direktaufruf einer bekannten Rechnungs-ID wird über die Elternakte geprüft und verbirgt fremde Mandanten oder Einheiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Entwurf prüfen und finalisieren

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen und wählen Sie Entwürfe.
Prüfen Sie Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Kunde, Akte, Netto, Brutto, Währung und sämtliche Positionen gegen den freigegebenen Entwurf.
Kontrollieren Sie außerdem Empfänger- und Firmendaten sowie die verwendete Dokumentvorlage. Die Rechnungsübersicht zeigt diese Angaben nicht vollständig.
Wählen Sie Finalisieren nur, wenn keine inhaltliche Änderung mehr erforderlich ist.
Warten Sie auf Rechnung … wurde finalisiert und laden Sie anschließend über PDF genau die archivierte Fassung herunter.
Öffnen Sie GoBD. Prüfen Sie Festgeschrieben, Gesperrt seit, Sequenz-Nr., Inhalts-Hash und Vorgänger-Hash.
Interpretieren Sie den anschließend sichtbaren Status Versendet nicht als Versandnachweis. Verwenden Sie E-Mail nur nach separater Empfänger- und Anhangsvorschau.

Finalisieren ist nicht rückgängig zu machen. Datenbankregeln verhindern danach Änderungen an den zentralen Rechnungsfeldern, Positionen und das Löschen. Zahlung und bestimmte Buchhaltungsmetadaten bleiben als nachgelagerte Zustände änderbar.

Entwurf verwerfen

Wählen Sie bei einem noch nicht finalisierten Entwurf Stornieren.
Tragen Sie einen nachvollziehbaren Grund mit mindestens drei und höchstens 1.000 Zeichen ein.
Bestätigen Sie den Dialog. Der Entwurf wechselt zu Storniert; es entsteht kein Stornobeleg und kein archiviertes Rechnungs-PDF.
Prüfen Sie aktenbezogene Erlöspositionen, die durch den verworfenen Entwurf zuvor als abgerechnet markiert waren. NeuraPort versucht passende Positionen wieder freizugeben, sofern kein anderer nicht stornierter Beleg dieselbe Beschreibung und denselben Betrag verwendet.

Stornobeleg für eine finalisierte Rechnung erzeugen

Wählen Sie an der ursprünglichen finalisierten Rechnung Stornobeleg.
Erfassen Sie den fachlich freigegebenen Grund. Nach der Eingabe wird der Beleg ohne weitere Vorschau unmittelbar erzeugt und finalisiert.
Suchen Sie die neue Rechnungsnummer und prüfen Sie negative Netto-, Steuer- und Bruttowerte sowie den Hinweis Folgebeleg zu #….
Laden Sie das neue PDF herunter und prüfen Sie Referenz, Grund und Beträge.
Beachten Sie: Die ursprüngliche Rechnung bleibt FINAL und wird nicht auf Storniert gesetzt. Der neue negative Beleg wird technisch als CORRECTION gespeichert; einen eigenen sichtbaren Lebenszyklusstatus Stornobeleg gibt es nicht.

Korrekturentwurf erzeugen

Wählen Sie an der ursprünglichen finalisierten Rechnung Korrektur und geben Sie den Grund ein.
NeuraPort erstellt einen neuen positiven Entwurf mit kopierten Positionen, Beträgen, Kunde, Akte und Währung sowie standardmäßig 30 Tagen Fälligkeit.
Finalisieren Sie diesen Entwurf nicht ungeprüft. In der aktuellen Oberfläche gibt es keinen belegten Bearbeitungsweg, um die kopierten Positionen oder Beträge tatsächlich zu korrigieren.
Verwenden Sie die Funktion bis zur Ergänzung eines kontrollierten Bearbeitungs- und Freigabewegs nicht als produktive Korrekturrechnung. Klären Sie den Ersatzprozess mit der Buchhaltung.

Originalrechnungen können derzeit sowohl einen finalisierten negativen Stornobeleg als auch einen offenen positiven Korrekturentwurf erhalten. Die Oberfläche blendet beide Aktionen nach der ersten Folgeaktion weiterhin ein. Prüfen Sie vor jedem Folgebeleg die gesamte Rechnungsliste, damit keine widersprüchlichen Korrekturwege parallel entstehen.

Integrität technisch prüfen

Öffnen Sie GoBD an einer beliebigen Rechnung mit einem berechtigten ADMIN- oder MANAGER-Konto.
Wählen Sie Kette prüfen.
Bei Kette intakt prüfen Sie die Zahl der kontrollierten Rechnungen. Null geprüfte Rechnungen ergibt ebenfalls ein technisch positives Ergebnis.
Bei Integritätsverletzung erkannt stoppen Sie Finalisierung und Export, sichern Sie den Befund und lassen Sie Sequenz-Lücken oder Kettenbrüche technisch untersuchen.
Leiten Sie aus einem positiven Ergebnis keine Aussage über PDF-Datei, Snapshot, Vollständigkeit des Jahresbestands, Verfahrensdokumentation oder Rechtskonformität ab.

Feldreferenz

Lebenszyklus und Folgebelege

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Rechnungsnummer	Systemseitig	Eindeutige Belegnummer im Mandantenbestand	Nach Finalisierung unveränderbar; Folgebelege erhalten eine neue Nummer.
Lebenszyklusstatus	Systemseitig	DRAFT, FINAL, CANCELED oder CORRECTION	Ein negativer Stornobeleg wird ebenfalls als CORRECTION gespeichert.
Finalisiert am / durch	Systemseitig	Zeitpunkt und Benutzer der Finalisierung	Wird beim Finalisieren oder unmittelbaren Finalisieren eines Stornobelegs gesetzt.
Storniert am / durch	Systemseitig	Zeitpunkt und Benutzer des Verwerfens eines Entwurfs	Gilt nur für DRAFT → CANCELED, nicht für einen Stornobeleg zu einer finalen Rechnung.
Stornogrund	Bei Entwurfsstorno ja	Begründung am verworfenen Entwurf	Serverseitig 3 bis 1.000 Zeichen; Leerraum kann über direkte technische Aufrufe unzureichend geprüft sein.
Folgebeleg zu	Bei Storno oder Korrektur systemseitig	Interne Referenz auf die ursprüngliche Rechnung	Oberfläche zeigt die interne ID, nicht die ursprüngliche Rechnungsnummer.
Korrekturgrund	Bei Folgebeleg ja	Begründung in der internen Notiz des neuen Belegs	Serverseitig 3 bis 1.000 Zeichen; in der Liste nicht vollständig sichtbar.
Fälligkeit Korrektur	Systemseitig	Fälligkeit des positiven Korrekturentwurfs	Oberfläche verwendet fest 30 Tage; technisch sind 1 bis 365 Tage möglich.
Bezahlt	Nein	Separates Zahlungskennzeichen für positive finale Rechnungen oder Korrekturen	Negative Stornobelege, Entwürfe und stornierte Entwürfe können nicht als bezahlt markiert werden. Keine Rücknahmeaktion in dieser Liste.
Archiviertes PDF	Bei Finalisierung systemseitig	Fest erzeugte PDF-Fassung für Download und Versand	Download erst nach Finalisierung; Dateiexistenz wird beim Abruf geprüft.

Festschreibung und Integrität

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Festgeschrieben	Systemseitig	Technisches Sperrkennzeichen der Rechnung	Normales Finalisieren setzt es bereits automatisch.
Gesperrt seit / durch	Systemseitig	Zeitpunkt und Benutzer der Festschreibung	In der Maske wird der Zeitpunkt, nicht der Benutzername angezeigt.
Sequenz-Nr.	Systemseitig	Fortlaufende Nummer der festgeschriebenen Rechnungen im Mandanten	Vergabe wird je Mandant serialisiert; Datenbankindex ist nicht als eindeutiger Zwang belegt.
Inhalts-Hash	Systemseitig	Technische Prüfsumme für die Integritätskontrolle	Die Abdeckung ist begrenzt; vor rechtlicher Nutzung sind Umfang und Betriebsverfahren intern vollständig abzunehmen.
Vorgänger-Hash	Systemseitig	Verkettung mit der zuvor festgeschriebenen Rechnung	Erste Festschreibung besitzt keinen Vorgänger.
Aufbewahrung bis	Systemseitig	Technisch berechnetes Datum zehn Jahre nach Rechnungsdatum	Keine automatische Löschung oder rechtliche Einzelfallbewertung; in der Rechnungszeile nicht sichtbar.
Legal Hold	Systemseitig	Zusätzliches Sperrkennzeichen beim Finalisieren	Wird automatisch gesetzt; eine sichtbare Verwaltung oder Aufhebung ist nicht belegt.
Integrität OK	Systemseitig	Ergebnis der technischen Integritätsprüfung	Kein alleiniger Nachweis rechtlicher oder revisionssicherer Vollständigkeit.
Jahresdatensatz	Bei technischem Export Jahr erforderlich	Strukturierte Liste gesperrter Rechnungen eines Rechnungsjahres mit Summen	Jahr 2000 bis 2999; keine sichtbare UI, keine PDF-Dateien, Positionen, Signatur oder persistierte Exportdatei.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
DRAFT	Finalisieren oder GoBD festschreiben	FINAL; PDF, Snapshot, Aufbewahrungsdatum, Legal Hold, Sequenz, Hash-Kette und Sperre werden erzeugt.
Korrekturentwurf DRAFT	Finalisieren	CORRECTION; dieselben Archiv- und Sperrmechanismen werden angewendet.
DRAFT	Stornieren mit Grund	CANCELED; kein neuer Beleg, kein PDF und keine Festschreibung.
Ursprüngliche FINAL	Stornobeleg	Neuer negativer und sofort finalisierter CORRECTION-Beleg; Original bleibt FINAL.
Ursprüngliche FINAL	Korrektur	Neuer positiver DRAFT mit kopierten Werten; Original bleibt FINAL.
Positive FINAL oder CORRECTION, offen	Bezahlt	Zahlungskennzeichen und Zahlungsdatum werden gesetzt; Lebenszyklus und Hash bleiben unverändert.
Bereits festgeschrieben	GoBD festschreiben erneut	Idempotent; bestehende Sperr- und Hashwerte bleiben erhalten.
CANCELED	Festschreiben, bezahlen oder Folgebeleg	Wird serverseitig abgewiesen.

Es gibt keinen belegten Rückweg von FINAL, CORRECTION oder CANCELED zum Entwurf und keine Funktion Bezahlt zurücknehmen. Die Anzeige Versendet ist kein eigener Lebenszyklusstatus und kein Versandnachweis.

Was im Hintergrund passiert

Beim Finalisieren validiert NeuraPort Positionen, positive Menge, zulässigen Steuersatz, Währung, Fälligkeit und Summenkonsistenz. Danach wird ein PDF erzeugt. Die Rechnung wechselt auf FINAL beziehungsweise bei einem Folgebeleg auf CORRECTION. Ein Snapshot mit Rechnungs-, Kunden-, Akten- und Positionsdaten sowie PDF-Pfad wird gespeichert, das Aufbewahrungsdatum berechnet und Legal Hold gesetzt.

Für die Festschreibung werden technische Sequenz- und Integritätsmerkmale erzeugt und im Integritätsbericht geprüft. Die genaue Schutzabdeckung und das zugehörige Betriebsverfahren müssen vor rechtlicher Nutzung intern vollständig abgenommen werden.

Die technische Prüfung deckt nicht automatisch sämtliche Belege, Archivbestandteile und rechtlichen Anforderungen ab. Kette intakt darf deshalb nicht als alleiniger Vollständigkeits- oder GoBD-Nachweis verwendet werden; Verfahren, Archiv und Exporte benötigen eine separate fachliche und rechtliche Abnahme.

Die Datenbank erzwingt technische Schutz- und Protokollierungsregeln, daraus folgt jedoch keine vollständige Unveränderbarkeit oder rechtliche Konformität. Vor produktiver rechtlicher Nutzung sind Integrität, Berechtigungskonzept, Betrieb und Wiederherstellung vollständig intern abzunehmen.

Finalisierung, Entwurfsstorno, Festschreibung und Zahlungsmarkierung erzeugen eigene Audit-Einträge; Datenbanktrigger erzeugen weitere allgemeine Änderungszeilen. Das sichtbare Änderungsprotokoll ist standardmäßig für ADMIN, MANAGER und EXECUTIVE, nicht für ACCOUNTANT, erreichbar. Der GoBD-Bereich selbst zeigt keine vollständige Aktionshistorie.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Sie haben keine Berechtigung, Rechnungen anzusehen.	Finanzsicht, Leserecht oder Finance-Lizenz fehlt.	Aktive Einheit, Lizenz und globale Finanzsicht administrativ prüfen.
Schreibaktion ist sichtbar, endet aber mit 403	Oberfläche prüft nur Rechnungsstatus, nicht Finanzen anlegen/bearbeiten.	Aktion nicht wiederholen; Rolle beziehungsweise Recht prüfen und UI-Lücke melden.
Nur Rechnungsentwürfe können finalisiert werden	Rechnung ist bereits final, korrigiert oder storniert.	Aktuellen Status neu laden; bei finalen Belegen nur fachlich zulässigen Folgebeleg verwenden.
Rechnungssummen sind inkonsistent	Positionen, Netto, Steuer oder Brutto stimmen nicht überein.	Entwurf korrigieren beziehungsweise kontrolliert neu erstellen; nicht durch manuelle Datenbankänderung umgehen.
Nach Finalisierung steht Versendet	UI verwendet diese Bezeichnung für offene finale Belege.	E-Mail-Versand separat prüfen; Status nicht als Versandnachweis verwenden.
Korrekturentwurf enthält unveränderte Werte	Funktion kopiert Originalpositionen und bietet keinen sichtbaren Editierweg.	Nicht finalisieren; kontrollierten Korrekturprozess verwenden und fehlende Bearbeitung als Produktlücke melden.
Stornobeleg erscheint als Korrektur/Folgebeleg	Negative Stornobelege besitzen technisch den Status CORRECTION.	Vorzeichen, Referenz, Notiz und PDF prüfen; nicht allein nach Statusbadge arbeiten.
Für diese Rechnung existiert bereits ein Stornobeleg	Ein negativer Folgebeleg wurde schon erzeugt.	Vorhandenen Beleg suchen und prüfen; keinen zweiten Beleg erzwingen.
Für diese Rechnung existiert bereits ein offener Korrekturentwurf	Positiver Folgeentwurf ist noch offen.	Entwurf fachlich klären; wegen fehlender Bearbeitung nicht ungeprüft finalisieren.
Nur finalisierte Rechnungen können als bezahlt markiert werden	Entwurf, Storno oder negativer Folgebeleg ist nicht zahlbar.	Zahlung nur über positive finale Forderung zuordnen.
Rechnung ist noch nicht finalisiert oder PDF fehlt	Kein Archivpfad vorhanden oder Datei nicht auffindbar.	Nicht versenden; Finalisierung und Dateispeicher technisch prüfen.
Diese mandantenweite Finanzfunktion erfordert Zugriff auf alle Organisationseinheiten	Integrität oder Export wurde ohne Rolle ADMIN/MANAGER aufgerufen.	Prüfung durch berechtigte Mandantenrolle ausführen; Einzelzuweisungen reichen derzeit nicht.
Kette intakt — 0 Rechnung(en) geprüft	Im Mandanten sind keine als gesperrt markierten Rechnungen vorhanden.	Nicht als Vollständigkeitsbeleg verwenden; Bestand und Festschreibungsprozess prüfen.
Integritätsverletzung erkannt	Sequenz fehlt, Inhalts-Hash stimmt nicht oder Vorgängerverkettung ist gebrochen.	Finalisierung und Export stoppen, Audit- und Datenbankbefund sichern und technisch untersuchen.
GoBD-Bereich zeigt Nicht festgeschrieben, obwohl Abrufprobleme bestehen	Rechnungsabruf besitzt dort keinen sichtbaren Lade- oder Fehlerzustand.	Rechnungsliste neu laden und keine Festschreibung aus unklarem Zustand ausführen.
Jahresdatensatz ist in der Oberfläche nicht auffindbar	Dafür gibt es derzeit keine sichtbare Exportaktion.	Nur über freigegebene technische Integration abrufen und nicht als vollständiges Prüfarchiv behandeln.