Adressen, Reedereien, Häfen und Vorunternehmer pflegen

Zweck und Einsatzbereich

Diese Seite beschreibt vier Stammdatenbereiche, die in Seefrachtakten an unterschiedlichen Stellen verwendet werden:

• Das Adressbuch enthält nummerierte Adressen für Beteiligte sowie Abhol- und Lieferorte.
• Reedereien stehen unter anderem für Buchungs- und Transportangaben zur Auswahl.
• Häfen liefern Hafenname, Land und UN/LOCODE für Lade- und Löschhafen.
• Vorunternehmer stellen Trucker, Packschuppen und Lager für Vor- und Nachlauf bereit.

Die vier Bereiche haben nicht denselben Datenumfang. Adressen und selbst angelegte Vorunternehmer gehören zum Mandanten, aber nicht zu einer einzelnen Organisationseinheit. Reedereien und Häfen sind systemweit gemeinsame Stammdaten. Globale Vorunternehmer können zusätzlich in mehreren Mandanten sichtbar sein.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie müssen angemeldet sein und einen passenden Transport-, Warehouse- oder CRM-Arbeitsbereich öffnen können. Welche Einträge in der Navigation erscheinen, hängt von den für Sie freigeschalteten Produkten ab.

Für das Adressbuch gelten folgende Rechte:

• Zum Anzeigen und Suchen benötigen Sie das Recht customers:VIEW.
• Neue Adresse erscheint mit addresses:CREATE. Die Standardmaske legt immer eine Adresse der Klasse A an.
• Speichern erscheint mit addresses:EDIT. Der Dienst akzeptiert Änderungen jedoch nur für ADMIN, MANAGER oder ACCOUNTANT. Bei einer abweichenden benutzerdefinierten Rolle kann die Schaltfläche deshalb sichtbar sein, obwohl das Speichern abgewiesen wird.
• Zu Interessent (P) und Zu Kunde (G) stehen nur ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT zur Verfügung.
• Plattformadministratoren dürfen keine Organisationsadressen bearbeiten.

Adressbuchdaten sind innerhalb des Mandanten gemeinsam. Sie besitzen keine Organisationseinheit. Ein berechtigter Benutzer kann daher auch Adressen finden, die in einer anderen Organisationseinheit desselben Mandanten verwendet werden.

Die Listen Reedereien, Häfen und Vorunternehmer können angemeldete Benutzer im verfügbaren Transportarbeitsbereich lesen. Reedereien und Vorunternehmer dürfen in der sichtbaren Oberfläche nur ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT anlegen, ändern oder archivieren. Die Hafenansicht besitzt im aktuellen Stand keine Bedienelemente zum Anlegen oder Bearbeiten.

Aktuelle Einschränkung bei Reedereien

Reedereien sind systemweit gespeichert und weder einem Mandanten noch einer Organisationseinheit zugeordnet. ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT eines Mandanten können die gemeinsame Liste über die sichtbare Oberfläche verändern. Anlegen, Bearbeiten, Deaktivieren und Archivieren wirken dadurch für alle Mandanten. Nutzen Sie diese Aktionen nur nach zentraler administrativer Freigabe.

Vorunternehmer aus dem eigenen Mandanten können dieselben drei Rollen bearbeiten. Globale Vorunternehmer sind zusätzlich lesbar, aber im normalen Mandantenbetrieb nicht änderbar. Die Liste kennzeichnet beide Arten derzeit nicht sichtbar getrennt; bei einem globalen Eintrag kann deshalb eine Bearbeitungsaktion erscheinen und anschließend fehlschlagen. Vorunternehmer besitzen ebenfalls keine Zuordnung zu einer Organisationseinheit.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Adresse suchen, anlegen und bearbeiten

1. Öffnen Sie in der Sidebar Adressbuch. Der Einstieg ist beispielsweise in Ocean Export, Warehouse und einem freigeschalteten CRM-Arbeitsbereich vorhanden.
2. Geben Sie in Nummer, Name oder Ort… eine vollständige oder teilweise Bezeichnung beziehungsweise einen Ort ein. Eine rein numerische Eingabe sucht zusätzlich nach der Adressnummer.
3. Begrenzen Sie die Liste bei Bedarf mit A, P oder G. Alle entfernt den Klassenfilter.
4. Wählen Sie Neue Adresse, tragen Sie mindestens Name ein und ergänzen Sie die Anschrift. Wählen Sie Anlegen. NeuraPort vergibt eine Adressnummer und speichert den Eintrag als A · Adresse.
5. Öffnen Sie den Eintrag über den Pfeil in der Liste. Ändern Sie die freigegebenen Felder und wählen Sie Speichern.
6. Prüfen Sie unter Untergeordnete Adressen, ob dem Eintrag weitere Standorte zugeordnet sind. Die Standardmaske zeigt diese Beziehungen an, bietet aber keine eigene Eingabe zum Anlegen oder Umhängen einer Unteradresse.

Die Suche wertet im aktuellen Stand Adressnummer, Name und Ort aus. Eine Suche nur nach der Straße liefert trotz eines abweichenden Hinweises in einzelnen Aktenfeldern keinen verlässlichen Treffer.

Adresse zu Interessent oder Kunde hochstufen

1. Öffnen Sie die gewünschte Adresse und prüfen Sie Name und Anschrift.
2. Wählen Sie bei einer A-Adresse Zu Interessent (P), wenn zunächst ein Interessent angelegt werden soll. NeuraPort erzeugt dabei einen verknüpften Lead.
3. Wählen Sie bei einer P-Adresse Zu Kunde (G), um einen verknüpften Kunden anzulegen.
4. Im aktuellen Stand wird Zu Kunde (G) auch direkt bei einer A-Adresse angeboten. Dadurch ist A → G ohne vorherigen Interessenten möglich.
5. Prüfen Sie nach erfolgreicher Hochstufung die angezeigte Verknüpfung → Lead #… beziehungsweise → Kunde #….

Vor der Hochstufung prüft NeuraPort auf ähnliche aktive Adressen im selben Mandanten. Bei einer möglichen Dublette wird die Hochstufung abgebrochen. Der neu erzeugte Interessent oder Kunde wird der aktuell gewählten Organisationseinheit zugeordnet; die ursprüngliche Adresse bleibt dagegen mandantenweit sichtbar.

Adressen und Partner in einer Akte verwenden

1. Öffnen Sie eine Seefrachtakte und wechseln Sie zum Bereich Beteiligte.
2. Suchen Sie in Adressbuch (Versender)…, Adressbuch (Empfänger)… oder Adressbuch (Notify)… nach Adressnummer, Name oder Ort.
3. Wählen Sie einen Treffer. Name, Anschrift und die Verknüpfung zum Adressbucheintrag werden in die Akte übernommen. Prüfen Sie die übernommenen Angaben vor dem Speichern.
4. Im Bereich Vorlauf beziehungsweise Nachlauf & Leercontainer können Sie eine gespeicherte Abhol- oder Lieferadresse suchen oder Freitext eingeben. Freitext bleibt in der Akte erhalten, auch wenn kein Adressbuchtreffer vorhanden ist.
5. Soll der Freitext ins Adressbuch übernommen werden, wählen Sie Als A-Adresse speichern. NeuraPort prüft auf Dubletten und legt nur dann eine neue A-Adresse an, wenn kein ausreichend ähnlicher Eintrag erkannt wird.
6. Suchen Sie im Feld Vorunternehmer oder Nachlauf-Unternehmer sowie bei Packschuppen beziehungsweise Depot / Umschlag nach einem aktiven Vorunternehmer. Alternativ kann die Akte einen freien Dienstleisternamen speichern.

Reedereien pflegen

1. Öffnen Sie in der horizontalen Menüleiste Stammdaten → Reedereien.
2. Suchen Sie nach Name oder Code. Mit Inaktive anzeigen beziehen Sie deaktivierte und archivierte Einträge ein.
3. Wenn Sie zentral zur Pflege berechtigt sind, wählen Sie Neue Reederei, füllen das Formular aus und wählen Reederei anlegen.
4. Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Eintrag und wählen Sie Bearbeiten, um Daten oder den Status Reederei ist aktiv zu ändern.
5. Wählen Sie Archivieren, bestätigen Sie den Dialog und beachten Sie, dass die Änderung systemweit gilt. Bestehende Akten bleiben erhalten.

Häfen nachschlagen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Häfen.
2. Suchen Sie in Name oder UN/LOCODE suchen… nach einem Hafen. Die Suche berücksichtigt zusätzlich den gespeicherten Ländernamen.
3. Prüfen Sie Hafen, UN/LOCODE, Land und Status in der Trefferliste.
4. Wählen Sie Aktualisieren, wenn Sie eine zwischenzeitlich geänderte Liste neu laden möchten.

Die Hafenansicht ist derzeit eine reine Leseliste. Sie zeigt standardmäßig nur aktive Häfen; es gibt dort weder ein Formular noch einen Schalter für inaktive Häfen. Korrekturen müssen durch die zentrale Administration außerhalb dieser Ansicht erfolgen und wirken systemweit.

Vorunternehmer pflegen

1. Öffnen Sie Stammdaten → Vorunternehmer.
2. Suchen Sie nach Firma, Ansprechpartner oder E-Mail. Grenzen Sie die Liste bei Bedarf mit Alle Typen, Trucker, Packschuppen oder Lager ein.
3. Aktivieren Sie Inaktive anzeigen, wenn Sie deaktivierte oder archivierte Einträge prüfen möchten.
4. Wählen Sie Neuer Vorunternehmer, erfassen Sie mindestens Firmenname und Typ und schließen Sie mit Vorunternehmer anlegen ab.
5. Bearbeiten oder archivieren Sie nur Einträge Ihres Mandanten. Scheitert eine Aktion bei einem sichtbaren Eintrag, kann es sich um einen nur lesbaren globalen Vorunternehmer handeln.
6. Einen inaktiven eigenen Eintrag können Sie über Bearbeiten, Vorunternehmer ist aktiv und Speichern wieder aktivieren.

Feldreferenz

Adressbuch

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Adressnummer	Systemseitig	Stabile Nummer für Suche und Auswahl	Wird innerhalb des Mandanten fortlaufend und eindeutig vergeben.
Klasse	Systemseitig	A = Adresse, P = Interessent, G = Partner	Neue Einträge aus der Standardmaske beginnen als A; nur eine Hochstufung auf eine höhere Klasse ist möglich.
Name	Ja	Firmen-, Standort- oder Adressbezeichnung	1 bis 255 Zeichen.
Ansprechpartner	Nein	Kontaktperson am Standort	Bis 255 Zeichen.
Straße	Nein	Straße und Hausnummer	Freitext; die Standardmaske prüft kein eigenes Straßenformat.
PLZ	Nein	Postleitzahl	Freitext; keine länderspezifische Formatprüfung in der Standardmaske.
Ort	Nein	Stadt oder Ort	Wird neben Name und Adressnummer in der Suche berücksichtigt.
Land	Nein	Ausgeschriebener Ländername	Freitext in der Standardmaske.
E-Mail	Nein	Kontaktadresse	Bis 255 Zeichen; im Adressbuchformular wird kein E-Mail-Format erzwungen.
Telefon	Nein	Telefonnummer	Bis 50 Zeichen; im geöffneten Eintrag bearbeitbar, nicht in der sichtbaren Neuanlage enthalten.

Weitere gespeicherte Angaben wie Ländercode, USt-ID, EORI-Nummer, Verwendungsrollen, Notizen und Elternadresse können durch angebundene Prozesse oder Integrationen gesetzt werden. Sie sind in der sichtbaren Standardmaske nicht vollständig bearbeitbar.

Reedereien

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name	Ja	Name der Reederei	1 bis 255 Zeichen.
Short-Code	Nein	Kurze Carrier-Kennung	Maximal 10 Zeichen; keine belegte Eindeutigkeitsprüfung.
Booking-E-Mail	Nein	Kontaktadresse für Buchungen	Muss bei Eingabe ein gültiges E-Mail-Format haben.
Website	Nein	Internetadresse der Reederei	Maximal 255 Zeichen; das Formular erzwingt kein URL-Format.
Interne Notizen	Nein	Freitext für organisatorische Hinweise	Freitext. Wegen der systemweiten Sichtbarkeit keine mandantenvertraulichen Angaben eintragen.
Reederei ist aktiv	Beim Bearbeiten	Steuert, ob die Reederei in Standardauswahlen erscheint	Kontrollkästchen; archivierte Einträge sind inaktiv.

Häfen

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Hafen	Ja	Name des Hafens	Bei zentraler Pflege 1 bis 255 Zeichen.
UN/LOCODE	Ja	Internationale Standortkennung	2 bis 10 Zeichen und systemweit eindeutig.
Land	Ja	Ländercode und optionaler Ländername	Ländercode 2 bis 3 Zeichen; Ländername maximal 100 Zeichen.
Koordinaten	Nein	Breiten- und Längengrad für angebundene Funktionen	In der sichtbaren Hafenliste nicht eingebbar.
Status	Ja	Kennzeichnet einen aktiven oder inaktiven Hafen	Die sichtbare Liste lädt nur aktive Einträge.

Vorunternehmer

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	Ja	Name des Dienstleisters	1 bis 255 Zeichen.
Typ	Ja	Operative Einordnung	Trucker / Vorlauf, Packschuppen oder Lager / Warehouse.
Ansprechpartner	Nein	Zuständige Kontaktperson	Maximal 255 Zeichen.
E-Mail	Nein	Kontaktadresse	Die sichtbare Maske verlangt bei Eingabe ein gültiges E-Mail-Format; maximal 255 Zeichen.
Telefon	Nein	Telefonnummer	Maximal 50 Zeichen.
Straße	Nein	Straßenanschrift	Maximal 255 Zeichen.
PLZ	Nein	Postleitzahl	Maximal 20 Zeichen.
Stadt	Nein	Ort des Vorunternehmers	Maximal 100 Zeichen.
Ländercode	Nein	Kurzer Ländercode	Maximal 3 Zeichen; keine automatische Großschreibung belegt.
Interne Notizen	Nein	Freitext für Hinweise	Freitext; keine sensiblen Angaben in globalen Einträgen verwenden.
Vorunternehmer ist aktiv	Beim Bearbeiten	Steuert die Verwendung in Standardauswahlen	Kontrollkästchen; archivierte eigene Einträge können wieder aktiviert werden.

Status und mögliche Übergänge

Bereich	Ausgang	Aktion	Ergebnis
Adresse	Neu	Anlegen oder Als A-Adresse speichern	A · Adresse mit neuer Nummer; bei erkannter Dublette wird der vorhandene Eintrag zurückgegeben.
Adresse	A	Zu Interessent (P)	P · Interessent und verknüpfter Lead; die Dublettenprüfung muss erfolgreich sein.
Adresse	A	Zu Kunde (G)	G · Partner und verknüpfter Kunde; dieser direkte Übergang ist aktuell möglich.
Adresse	P	Zu Kunde (G)	G · Partner und verknüpfter Kunde.
Adresse	P oder G	Rückstufung oder gleiche Klasse	Wird abgewiesen.
Reederei	Aktiv	Archivieren oder Status deaktivieren	Systemweit inaktiv; in Standardlisten ausgeblendet.
Reederei	Inaktiv	Reederei ist aktiv und Speichern	Systemweit wieder aktiv.
Hafen	Aktiv oder inaktiv	Zentrale Pflege außerhalb der Liste	Status kann geändert werden; die sichtbare Liste zeigt nur aktive Häfen.
Vorunternehmer des Mandanten	Aktiv	Archivieren oder Status deaktivieren	Inaktiv; in Standardlisten ausgeblendet.
Vorunternehmer des Mandanten	Inaktiv	Vorunternehmer ist aktiv und Speichern	Wieder aktiv.
Globaler Vorunternehmer	Beliebig	Bearbeiten oder archivieren aus einem Mandanten	Wird nicht als schreibbarer Mandanteneintrag gefunden; keine Änderung.

Was im Hintergrund passiert

Adressbuchabfragen sind auf den Mandanten begrenzt, jedoch nicht auf die aktuelle Organisationseinheit. Die Adressnummer ist nur zusammen mit dem Mandanten eindeutig. Beim Übernehmen in eine Akte speichert NeuraPort sowohl die Verknüpfung zum Adressbucheintrag als auch die für die Akte benötigten Textwerte. Spätere Änderungen am Adressbuch überschreiben daher nicht automatisch jede bereits gespeicherte Angabe in bestehenden Akten.

Bei Als A-Adresse speichern zerlegt NeuraPort den eingegebenen Text und vergleicht ihn mit aktiven Adressen desselben Mandanten. Falls die KI-Adressprüfung konfiguriert ist, kann sie diesen Abgleich unterstützen. Erkannte Namen natürlicher Personen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern sowie bestimmte Bank- und Steuerkennungen werden vor der Übermittlung durch Platzhalter ersetzt und anschließend lokal wieder eingesetzt. Firmenname, Straße, Postleitzahl, Ort, Land und bestimmte Logistikkennungen werden dabei nicht vollständig anonymisiert, weil sie für den Adressabgleich verwendet werden. Ist die KI nicht verfügbar oder schlägt sie fehl, wird der lokale Vergleich verwendet. Ein erkannter Treffer verhindert eine zweite Anlage.

Die Hochstufung führt eine erneute Dublettenprüfung durch. P erzeugt einen Interessenten, G einen Kunden. Diese verknüpften Datensätze erhalten die aktuell gewählte Organisationseinheit, während die Adresse selbst keine Organisationseinheit besitzt.

Reedereien und Häfen haben keinen Mandantenbezug. Ihre Datensätze und Statuswerte sind systemweit. Vorunternehmer werden entweder mit einem Mandantenbezug oder als globaler Eintrag gespeichert. Die Leseliste kombiniert den eigenen Mandanten mit globalen Einträgen; Schreibaktionen suchen ausschließlich im eigenen Mandanten. Keine dieser drei Partnerlisten bietet eine Trennung nach Organisationseinheit.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Keine Berechtigung: VIEW in customers	Das Leserecht für das Adressbuch fehlt.	Lassen Sie customers:VIEW für Ihre Rolle prüfen.
Speichern fehlgeschlagen trotz sichtbarer Schaltfläche	Eine benutzerdefinierte Rolle besitzt lokal addresses:EDIT, der Dienst lässt die Änderung aber nur für ADMIN, MANAGER oder ACCOUNTANT zu.	Lassen Sie die Standardrolle beziehungsweise die abweichende Rechtekonfiguration administrativ prüfen.
Keine Treffer bei Eingabe einer Straße	Die Adressbuchsuche berücksichtigt derzeit Name, Ort und eine numerische Adressnummer, nicht die Straße.	Suchen Sie nach Name, Ort oder Adressnummer.
Mögliche Dublette: Adresse … Hochstufung abgebrochen.	Eine ausreichend ähnliche aktive Adresse wurde im Mandanten gefunden.	Öffnen und prüfen Sie den genannten Eintrag. Bereinigen Sie die Dublette, bevor Sie erneut hochstufen.
Hochstufen fehlgeschlagen	Die Zielklasse ist nicht höher, die Rolle ist unzulässig oder die Dublettenprüfung hat abgebrochen.	Prüfen Sie Klasse, Rolle und mögliche Dubletten. Nutzen Sie für P → G anschließend Zu Kunde (G).
Adresse konnte nicht geprüft oder angelegt werden.	Die Dublettenprüfung oder Anlage aus dem Aktenfreitext ist fehlgeschlagen.	Prüfen Sie, ob mindestens drei Zeichen eingegeben wurden, laden Sie die Ansicht neu und versuchen Sie es erneut.
Fehler beim Archivieren bei einer Reederei	Die Reederei ist bereits archiviert oder die systemweite Aktion wurde abgewiesen.	Aktivieren Sie Inaktive anzeigen, prüfen Sie den Status und wenden Sie sich vor einer systemweiten Änderung an die zentrale Administration.
Reedereiänderung ist auch in anderen Mandanten sichtbar	Reedereien werden systemweit gemeinsam geführt.	Tragen Sie keine mandantenspezifischen Daten ein und stimmen Sie Korrekturen zentral ab.
Hafen fehlt in der Liste	Die Suche passt nicht oder der Hafen ist inaktiv. Inaktive Häfen werden nicht angezeigt.	Suche löschen, Aktualisieren wählen und den Status zentral prüfen lassen.
Fehler beim Speichern oder Fehler beim Archivieren bei einem sichtbaren Vorunternehmer	Der Eintrag kann global und damit für den aktuellen Mandanten nur lesbar sein.	Legen Sie bei Bedarf einen eigenen Mandanteneintrag an oder lassen Sie den globalen Eintrag zentral pflegen.
Verbindung zum Backend fehlgeschlagen	Die Liste konnte nicht geladen werden.	Wählen Sie Erneut versuchen oder Aktualisieren. Bei anhaltendem Fehler Zeitpunkt und betroffene Ansicht an die Administration melden.

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