Dokumente mit KI prüfen und Daten übernehmen

Zweck und Einsatzbereich

In einer gespeicherten Seefrachtakte finden Sie unter Dokumente für jedes Aktendokument die Aktion Typ festlegen und KI neu analysieren. Sie geben damit einen Dokumenttyp vor und starten eine Textanalyse der vorhandenen Datei. Ergebnisse dürfen nur im dafür freigegebenen Prozessmodus und nach der vorgesehenen fachlichen Prüfung verwendet werden.

Die Typauswahl startet die Verarbeitung. Prüfen Sie deshalb vorab Prozessmodus, Dokument, Akte und zulässige Zielfelder. Bei Sofort ausführen ist anschließend eine vollständige Ergebniskontrolle gegen das Original erforderlich. Bei Nur nach Bestätigung dürfen Werte erst über einen freigegebenen Prüf- und Bestätigungsprozess verwendet werden.

Für besonders sensible Fachtypen wie Akkreditiv und Gefahrgut-Erklärung ist der aktuelle Übernahmeprozess nicht produktiv freigegeben. Verwenden Sie die Funktion dort erst, wenn Automatisierungsgrenze, Rechteprüfung, vollständige Provenienz und fachliche Validierung intern abgenommen sind.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Akte und das Dokument müssen gespeichert und für den Benutzer erreichbar sein. Erforderlich sind ein freigeschaltetes Transportmodul sowie AI Automation in der aktuell gewählten Organisationseinheit. Zusätzlich gelten folgende Rechte:

Aktion	Erforderliches Recht
Dokumente und ihre Typen ansehen	Dokumente lesen
Typ festlegen und neu analysieren	Dokumente und Akten bearbeiten sowie schreibbare Transport- und AI-Automation-Lizenz
Automatisch eingetragene KI-Werte in der Akte ansehen	Akten lesen
KI-Herkunftsnachweis bestätigen oder verwerfen	Akten bearbeiten

Eine sichtbare Aktion ist keine Berechtigungszusage. Da die Analyse Akten- und Containerfelder verändern kann, darf sie nur mit Dokumente bearbeiten, Akten bearbeiten und schreibbarer Transport- sowie AI-Automation-Lizenz ausgeführt werden.

Dokument, Elternakte, aktuelle Organisationseinheit und AI-Automation-Lizenz müssen fachlich und berechtigungsseitig zusammengehören. ADMIN und MANAGER prüfen bei mandantenweitem Zugriff zusätzlich die Einheit der Akte. Verwenden Sie die Analyse nur aus der regulären Dokumentenansicht der freigegebenen Akte und nicht über technische Direktwege. Vor der Produktivfreigabe sind Aktenrecht, Dokumentbindung, Einheiten-Scope und Lizenzbezug intern mit positiven und negativen Fällen abzunehmen.

Vor der Produktivfreigabe sind sämtliche Dokumentzustände und Analysewege intern mit Positiv- und Negativfällen abzunehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vor der Analyse prüfen

Öffnen Sie die richtige gespeicherte Seefrachtakte und wechseln Sie zu Dokumente.
Öffnen Sie das Dokument über PDF ansehen oder laden Sie es kontrolliert herunter.
Prüfen Sie Dateiname, sichtbaren Dokumenttyp, Version und Freigabestatus.
Kontrollieren Sie unter Einstellungen → KI-Automatisierung, ob Buchungsdaten, Fahrplanänderungen und VGM-Daten auf Nur nach Bestätigung oder Sofort ausführen stehen.
Beachten Sie, dass Zoll- und Ladungsautomatisierung zwar serverseitig existieren, aber in dieser Einstellungsoberfläche nicht auswählbar sind. Der dokumentierte Standard ist dort Nur nach Bestätigung.
Starten Sie die Analyse nur für ein intern freigegebenes Dokument und nur, wenn dessen Inhalte an den freigegebenen externen Provider gehen dürfen.

Die Einstellungen gelten mandantenweit und nicht je Organisationseinheit, Akte, Dokument oder Benutzer. Prüfen Sie deshalb vor jeder Analyse, ob der gewählte Modus für die betroffene Organisationseinheit, Dokumentart und Fachverantwortung freigegeben ist. Nicht abgenommene sensible Fachtypen dürfen nicht automatisch übernommen werden.

Dokumenttyp festlegen und Analyse starten

Bewegen Sie den Mauszeiger über die Dokumentzeile. Bei Sonstiges ist Typ festlegen dauerhaft sichtbar.
Öffnen Sie Typ festlegen und KI neu analysieren.
Wählen Sie genau einen Typ: Handelsrechnung, Packliste, VGM-Zertifikat, Zolldokument, Buchungsbestätigung, Fahrplanänderung, Akkreditiv oder Gefahrgut-Erklärung.
Warten Sie auf die Meldung Neu analysiert oder Neuanalyse fehlgeschlagen.
Lesen Sie die Erfolgsmeldung als Hinweis auf gemeldete Kategorien, nicht als fachliche Richtigkeitsbestätigung.
Laden Sie Akte und Dokumentenliste bei einem unklaren Ergebnis neu und prüfen Sie alle betroffenen Felder gegen das Originaldokument.

Bei Akkreditiv, Gefahrgut-Erklärung, VGM-Zertifikat und Buchungsbestätigung kann sich der sichtbare Dokumenttyp ändern. Handelsrechnung, Packliste, Zolldokument und Fahrplanänderung sind lediglich Analysehinweise; sie ändern den gespeicherten Dokumenttyp nicht, obwohl das Menü Als Typ einstufen heißt.

Die Erfolgsmeldung zählt nur VGM, Buchungsdaten, Fahrplan, Zolldaten und Ladungsdaten. Änderungen an Akkreditiv- oder Gefahrgutfeldern werden dort nicht genannt. Umgekehrt können einzelne Meldungskennzeichen positiv sein, obwohl kein fachlich nutzbarer Wert geändert wurde. Prüfen Sie deshalb nicht nur die Meldung.

Übernommene Werte kontrollieren

Prüfen Sie nach einer Analyse je nach Typ Übersicht, Buchung, Container & Ware und Zollanmeldung.
Suchen Sie an geänderten Feldern nach dem gelben Kennzeichen KI.
Öffnen Sie es und vergleichen Sie Quelle, Übernommener Wert, Datum und Konfidenz mit dem Original.
Wählen Sie Bestätigen erst nach fachlicher Prüfung. Dies markiert nur den bereits eingetragenen Wert als geprüft.
Wählen Sie Verwerfen nicht in der Erwartung einer Rücknahme: Die Aktion löscht ausschließlich den Herkunftsnachweis und stellt den vorherigen Feldwert nicht wieder her.
Korrigieren Sie einen falschen Wert manuell mit Akten-Bearbeitungsrecht und dokumentieren Sie den Grund. Bei Akkreditiv- und Gefahrgutwerten fehlt der Herkunftsnachweis aus dieser Analyse; dort ist eine vollständige Feldkontrolle zwingend.

Ändert ein Benutzer einen ungeprüften KI-Wert manuell, verschwindet das gelbe Kennzeichen an diesem Feld, weil aktueller und übernommener Wert nicht mehr übereinstimmen. Der interne Herkunftseintrag bleibt jedoch ungeprüft bestehen, bis er bestätigt oder verworfen wird.

Feldreferenz

Analyseauswahl und Rückmeldung

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Dokument	Ja	Bereits gespeicherte Quelldatei der Akte	Datei muss freigegeben, vorhanden und nicht leer sein und zur berechtigten Akte gehören.
Analysehinweis	Ja	Vom Benutzer erzwungener Dokumenttyp	Nur Handelsrechnung, Packliste, VGM-Zertifikat, Zolldokument, Buchungsbestätigung, Fahrplanänderung, Akkreditiv oder Gefahrgut-Erklärung.
Gespeicherter Dokumenttyp	Automatisch	Gruppierung der Datei in der Dokumentenliste	Ändert sich nur bei gültigen Dokumenttypen; Handelsrechnung, Packliste, Zolldokument und Fahrplanänderung bleiben unverändert.
Übernommene Kategorien	Automatisch	Zusammenfassung möglicher Schreibwirkungen	Zählt VGM, Buchung, Fahrplan, Zoll und Ladung; bildet Akkreditiv und Gefahrgut nicht ab und ist keine Vollständigkeitsgarantie.
KI-Kurzfassung	Automatisch	Vom Provider erzeugte deutsche Zusammenfassung	Wird vom Server zurückgegeben, in der Reklassifizierungsoberfläche aber nicht angezeigt.
Konfidenz	Automatisch	Modellwert zwischen typischerweise 0 und 100 Prozent	Nur als Prüfhinweis verwenden; fachliche Freigabe, Originalvergleich und vollständige Provenienz bleiben erforderlich.

Mögliche Feldwirkungen

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
VGM-Gewicht / Methode	Nein	Containerbezogene VGM-Werte	Containerbezug, positives Gewicht, Methode, Original und externe Providerbestätigung getrennt prüfen.
Booking-Nr., Schiff, Reise, ETD, ETA	Nein	Buchungsdaten der Akte	Bestehende und erkannte Werte vor der Freigabe vollständig vergleichen.
Neue ETD / ETA, Schiff	Nein	Fahrplanänderung	Quelle, betroffene Felder, Zeitfolge und Ergebnis gegen die Carrierinformation prüfen.
Gemeinsame MRN	Nein	Aktenbezogene Zollreferenz	Format, Originalbeleg und mögliche Folgewirkungen auf Hafenprozesse vor Bestätigung prüfen.
Container-MRN	Nein	Zollreferenz eines zugeordneten Containers	Containerbezug, Originalbeleg und Status aller betroffenen Container vollständig prüfen.
Ladungs- und Containerwerte	Nein	Gewichte, Tara, Volumen, Packstücke, Ware und HS-Code	Werte, Einheiten, Plausibilität, Containerbezug und Original vollständig vergleichen.
Akkreditivdaten	Nein	Nummer, Bank, Währung, Betrag, Ablauf- und Verschiffungsdatum, Zusammenfassung	Nicht automatisch produktiv übernehmen; vollständige Provenienz, Vier-Augen-Prüfung und Fachfreigabe erforderlich.
Gefahrgutdaten	Nein	Gefahrgutkennzeichen, UN-Nummer, Klasse, Verpackungsgruppe und Detailzeile	Nicht automatisch produktiv übernehmen; Kerndaten, Original, Provenienz und Gefahrgutfreigabe vollständig prüfen.

Status und mögliche Übergänge

Der Ablauf besitzt keinen eigenen sichtbaren Statusautomaten. Stattdessen ändern sich Dokumenttyp, Aktenwerte und Herkunftsnachweise getrennt:

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Freigegebenes Dokument	Analysehinweis wählen	Analyse startet; Ergebnis darf erst nach Original- und Provenienzprüfung fachlich verwendet werden.
Unterstützter echter Dokumenttyp	Analyse erfolgreich oder Provider nicht verfügbar	Gespeicherter Typ kann geändert und eine Notiz angehängt werden, selbst wenn keine Fachwerte extrahiert wurden.
Manueller Prozessmodus	Analyse erfolgreich	Ergebnis nach dem freigegebenen Prüfprozess und gegen das Original kontrollieren.
Sofortmodus	Analyse liefert passende Werte	Ergebnis wird angewendet und muss unmittelbar vollständig gegen Original und vorherigen Aktenstand geprüft werden.
Sensibler Fachtyp	Analyse liefert Werte	Keine produktive Übernahme ohne abgenommene Automatisierungsgrenze, Provenienz und Fachfreigabe.
Ungeprüfter Herkunftsnachweis	Bestätigen	Bereits eingetragener Wert erhält Prüfzeitpunkt und prüfenden Benutzer.
Ungeprüfter Herkunftsnachweis	Verwerfen	Nur der Nachweis wird gelöscht; der Aktenwert bleibt bestehen.
Ungeprüfter KI-Wert	Feld manuell ändern	Gelbes Kennzeichen verschwindet am Feld; Herkunftseintrag bleibt intern ungeprüft.

Starten Sie eine Neuanalyse nur einmal und warten Sie auf das eindeutige Ergebnis. Bei unklarem Status oder unerwarteten Änderungen stoppen Sie den Vorgang und prüfen Original, Provenienz, Aktenstand und Protokoll. Idempotenz und Wiederholungsschutz sind vor dem Produktivbetrieb intern abzunehmen.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort prüft Dokument und Elternakte auf Zugriffsbereich, validiert den Dateipfad und liest die Datei vollständig aus dem lokalen Uploadspeicher. Bei PDFs werden nur extrahierbare Texte der ersten acht Seiten und höchstens 8.000 Zeichen ausgewertet. Die Binärdatei selbst wird in diesem Ablauf nicht an den Provider gesendet. Eingescannte PDFs und Bilder besitzen hier keine belegte OCR- oder Bildanalyse; ohne extrahierbaren Text entsteht kein nutzbares Ergebnis.

An den externen KI-Dienst gehen der Dateiname, der MIME-Typ, der ausgewählte Dokumenttyp und der extrahierte Text. Vorher werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN und Umsatzsteuer-IDs mit einfachen Mustern maskiert. Es handelt sich nicht um vollständige Anonymisierung: Personennamen werden in diesem Aufruf nicht entfernt; Firmennamen, EORI, Container-, Akten-, B/L-, Booking- und Rechnungsreferenzen, Waren- und HS-Daten, Beträge, Daten sowie andere Logistikinhalte bleiben absichtlich erhalten. Für Datenstandort, Aufbewahrung oder ausschließlich europäische Verarbeitung ist aus diesem Ablauf keine Zusage ableitbar.

Die Analyse fordert ein JSON-Ergebnis von einem konfigurierten externen Provider an. Der gemeinsame KI-Client kann grundsätzlich Portkey/Anthropic, Anthropic, OpenAI-kompatible Dienste, Gemini oder MiniMax in einer Fallback-Kette verwenden. Dieser Dokumentendienst aktiviert den Client derzeit aber nur, wenn zusätzlich ein Anthropic-Schlüssel gesetzt ist. Ein anderer allein konfigurierter Provider genügt deshalb nicht. Welcher Provider oder Fallback tatsächlich antwortete, wird in der Dokumentenoberfläche und im Feld-Herkunftsnachweis nicht angezeigt.

Bei fehlendem Provider, nicht extrahierbarem Text oder einer fehlgeschlagenen Auswertung kann das Ergebnis unvollständig sein. Verlassen Sie sich deshalb nicht allein auf die Rückmeldung, sondern prüfen Sie Dokumenttyp, Aktenwerte und Provenienz gegen das Original und stoppen Sie bei Abweichungen.

Für VGM, Buchung, Fahrplan, Zoll und Ladung berücksichtigt der Dienst die konfigurierten Automatisierungseinstellungen und kann Herkunftsnachweise anlegen. Vor einer Produktivfreigabe müssen Rechte, Dokumentzustände, Prozessmodus, fachliche Validierung, Provenienz, Bestätigung und Ergebnisprüfung für jede Dokumentart intern mit Positiv- und Negativfällen abgenommen werden.

Führen Sie die Analyse je Dokument nur einmal über den freigegebenen Bedienweg aus und warten Sie auf das eindeutige Ergebnis. Bei einem unklaren Zustand stoppen Sie den Vorgang und lassen ihn administrativ prüfen; Wiederholungsschutz und Verarbeitungskontrollen sind vor dem Produktivbetrieb intern abzunehmen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Neuanalyse fehlgeschlagen	Berechtigung, Lizenz, Datei oder Serveraufruf wurde abgewiesen.	Aktuelle Einheit, Transport- und AI-Automation-Lizenz sowie Dokumentrecht prüfen; Datei nicht mehrfach anklicken.
Ungültiger Dokumenttyp	Wert gehört nicht zu den acht zugelassenen Analysehinweisen.	Typ ausschließlich aus Als Typ einstufen wählen.
Datei nicht verfügbar	Datei fehlt, ist leer oder nicht lesbar.	Dokumentversion prüfen, Vorgang stoppen und die Verfügbarkeit administrativ klären lassen.
Dokument ist nicht zur Analyse freigegeben	Dokumentzustand oder Prozessfreigabe passt nicht.	Aktion abbrechen und Freigabe administrativ prüfen lassen.
Dokument neu analysiert (keine Daten automatisch übernommen)	Für den freigegebenen Prozess wurde kein anwendbares Ergebnis gemeldet.	Original, Akte und Provenienz prüfen; Providerstatus administrativ klären.
Dokumenttyp ändert sich trotz fehlender Fachwerte	Ergebnis und Dokumentzustand entsprechen nicht dem erwarteten Ablauf.	Typ am Original prüfen, Vorgang nicht wiederholen und Befund administrativ klären lassen.
Handelsrechnung, Packliste, Zolldokument oder Fahrplanänderung bleibt als alter Typ gruppiert	Diese vier Analysehinweise sind keine gespeicherten Dokumenttypen.	Analysewirkung in der Akte prüfen; Menübezeichnung nicht als erfolgreiche Umklassifizierung deuten.
Sensible Fachwerte ändern sich unerwartet	Prozessmodus, Freigabe oder Ergebnis entspricht nicht dem erwarteten Ablauf.	Nutzung stoppen, Werte gegen Original und Provenienz prüfen und Automatisierungsbefund intern melden.
Gefahrgutdetail ist unvollständig oder unplausibel	Die Analyse liefert kein fachlich freigabefähiges Ergebnis.	Nicht verwenden oder versenden; Gefahrgut fachlich vollständig neu erfassen und prüfen.
Bestätigen ändert den Feldwert nicht	Wert war bereits vor der Bestätigung eingetragen.	Nur bestätigen, wenn der bestehende Wert korrekt ist.
Verwerfen lässt den Wert stehen	Die Aktion löscht nur den Herkunftsnachweis.	Feld manuell auf den fachlich richtigen Wert ändern und Korrektur dokumentieren.
Gelbes KI-Kennzeichen fehlt	Ein vollständiger Herkunftsnachweis ist nicht belegt.	Nicht auf das Kennzeichen als Vollständigkeitskontrolle verlassen; alle typabhängigen Zielfelder und das Original prüfen.
Erfolgsmeldung und Aktenwerte passen nicht zusammen	Rückmeldung oder Ergebnis entspricht nicht dem erwarteten Ablauf.	Vorher-/Nachher-Werte und Provenienz gegen das Original prüfen, Vorgang stoppen und administrativ klären lassen.
Scan oder Bild liefert kein Ergebnis	Dieser Ablauf extrahiert Text, besitzt aber keine belegte OCR-/Bildanalyse.	Durchsuchbare, zulässige PDF-Version verwenden oder Daten manuell erfassen.
Werte einer unerwarteten Organisationseinheit erscheinen	Dokument, Elternakte, aktuelle Einheit oder Lizenzfreigabe passt möglicherweise nicht zusammen.	Analyse sofort stoppen, keine Direktwege verwenden und Rechte-, Lizenz- und Scope-Befund intern melden.