Buchungen, Dokumente und VGM im Kundenportal einreichen

Zweck und Einsatzbereich

Im Kundenportal können eingeladene Kunden eine neue Sendung anfragen und zu einer bereits sichtbaren Seefrachtakte Dokumente oder ein verifiziertes Bruttogewicht (VGM) einreichen. Die Portalübersicht zeigt anschließend den Bearbeitungsstatus einer Anfrage und eine optionale Rückmeldung des Speditionsteams. In der Aktenansicht werden VGM-Werte, Container und – falls vom Betreiber freigegeben – Dokumentmetadaten angezeigt.

Eine abgesendete Anfrage ist keine verbindliche Carrierbuchung. Sie legt im aktuellen Ablauf weder selbst eine operative Akte an noch übermittelt sie Daten an Reedereien, Häfen oder andere Provider. Auch Angenommen ist nur die Entscheidung des Speditionsteams zur Portal-Anfrage. Verlassen Sie sich erst auf eine gesonderte Buchungsbestätigung.

Ein Dokumentupload bestätigt nur den technischen Eingang. Eine KI-Auswertung kann intern folgen, bleibt im Portal aber verborgen. Die vorhandene Dokumentenliste bietet derzeit keinen Download und keine Vorschau. VGM-Direkteingaben ändern dagegen sofort den gewählten Container in NeuraPort, werden aber nicht automatisch an einen Carrier übermittelt.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie benötigen einen aktiven, von der Spedition eingeladenen Portalzugang und eine gültige Portal-Sitzung. Der Zugang ist an genau einen Kunden und einen Mandanten gebunden. Portalnutzer desselben Kunden sehen im aktuellen Stand dieselben Kundenakten und Buchungsanfragen; es gibt keine zusätzliche Trennung nach einzelnen Ansprechpartnern.

Für das Anzeigen muss das Modul Kundenportal in der Organisationseinheit des Kunden lesbar sein. Für Anfragen, Uploads und VGM ist Schreibzugriff erforderlich. Eine bereits vorhandene Akte erscheint nur, wenn sie demselben Kunden und Mandanten zugeordnet, nicht archiviert und ihr Ocean-Modul in der aktenführenden Organisationseinheit lesbar ist. Für Upload und VGM muss dieses Ocean-Modul dort auch Schreiben erlauben.

Die Portalregeln Dokument-Uploads erlauben, VGM-Eingabe erlauben und Dokumente anzeigen gelten derzeit mandantenweit, nicht je Kunde oder Akte. Der sichtbare Schalter Portal aktiviert ist im geprüften Stand kein verlässlicher technischer Sperrschalter. Bei einer geplanten Portalsperre muss die Spedition deshalb Portalzugänge widerrufen oder das Portalmodul sperren und den Zugriff anschließend selbst prüfen.

Für den Dateiupload muss der Serverdateispeicher erreichbar sein. Dateien werden anhand von Endung, gemeldetem Dateityp, Größe und der eingerichteten Schadsoftwareprüfung kontrolliert. Eine erfolgreiche Annahme ist trotzdem keine fachliche Freigabe des Inhalts.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eine neue Sendung anfragen

1. Melden Sie sich im Kundenportal an und bleiben Sie in der Übersicht Ihre Sendungen.
2. Füllen Sie unter Neue Sendung anfragen mindestens Von und Nach aus. Erfassen Sie Referenz, Bereitstellungsdatum, Equipment, Anzahl, Ware und Hinweise so vollständig wie möglich.
3. Prüfen Sie insbesondere Route, Datum, Anzahl und Equipment. Die Auswahl enthält 20DV, 40HC, 40RF und LCL; Sonderfälle beschreiben Sie zusätzlich unter Hinweise.
4. Wählen Sie Anfrage senden einmal und warten Sie auf Anfrage empfangen — wir melden uns mit der Buchungsbestätigung.
5. Kontrollieren Sie die neue Zeile unter Ihre Buchungsanfragen. Dort sehen Sie Route und technischen Status. Die Seite übersetzt die Statuswerte derzeit nicht vollständig ins Deutsche.
6. Prüfen Sie später nach Aktualisieren der Browserseite die Rückmeldung. Die Anfragenliste besitzt keinen eigenen Aktualisieren-Schalter und wird nach dem ersten Laden nicht automatisch live nachgeführt.
7. Behandeln Sie auch eine angenommene Anfrage nicht als Reedereibestätigung. Warten Sie auf die vereinbarte operative Buchungsbestätigung der Spedition.

Dokumente zu einer Akte einreichen

1. Öffnen Sie unter Ihre Sendungen die richtige Akte und gleichen Sie vor dem Upload Aktennummer und Route ab.
2. Suchen Sie Dokumente hochladen. Fehlt der Bereich, sind Uploads durch die Spedition deaktiviert, das Portal- oder Ocean-Modul erlaubt kein Schreiben oder die Akte ist für Ihren Kunden nicht zugänglich.
3. Wählen Sie eine PDF-, Word-, Excel-, PNG-, JPEG-, TIFF- oder Textdatei. Die Oberfläche nennt 25 MB; der Server kann ein niedrigeres Limit erzwingen. CSV- und WebP-Dateien werden im Dateidialog angeboten, im aktuellen Serverstand jedoch abgewiesen.
4. Ziehen Sie eine oder mehrere Dateien in den Bereich oder öffnen Sie die Dateiauswahl. Mehrere Dateien werden nacheinander übertragen; bei einem Teilfehler bleiben bereits erfolgreiche Uploads erhalten.
5. Warten Sie auf Dokument hochgeladen beziehungsweise die Anzahl erfolgreicher Dateien. Danach lädt das Portal die Akte erneut.
6. Wenn Vorhandene Dokumente freigeschaltet ist, prüfen Sie den neuen Eintrag und die Kennzeichnung von Ihnen. Der Dateiname kann technisch ergänzt erscheinen. Ein Prüfstatus, eine Vorschau oder ein Download steht im Kundenportal derzeit nicht zur Verfügung.
7. Laden Sie vertrauliche Unterlagen nur in die fachlich richtige Akte. Bei falscher Akte, falschem Inhalt oder doppeltem Upload kann der Kunde den Eintrag nicht selbst löschen; informieren Sie sofort die Spedition.

VGM je Container eintragen

1. Öffnen Sie die richtige Akte und prüfen Sie im Bereich Container die Containernummer.
2. Suchen Sie VGM eintragen. Der Bereich erscheint nur bei erlaubter VGM-Eingabe und mindestens einem hinterlegten Container.
3. Tragen Sie das verifizierte Bruttogewicht als positive Zahl in Kilogramm ein. Zulässig sind höchstens 100.000 kg.
4. Wählen Sie SM1 — Wiegen oder SM2 — Rechnerisch passend zu Ihrer bestätigten Ermittlungsmethode.
5. Prüfen Sie Container, Gewicht, Einheit und Methode nochmals. Wählen Sie erst danach Bestätigen.
6. Warten Sie auf die Bestätigung und kontrollieren Sie den neu geladenen Containerwert. Der Hinweis VGM fehlt sollte für diesen Container entfallen.
7. Ein bereits erfasster VGM-Wert ist im Portal nur noch lesbar. Für eine Korrektur wenden Sie sich an die Spedition; legen Sie keinen Ersatzcontainer und keine zweite Akte an.
8. Die Eingabe speichert das VGM in NeuraPort, sendet es aber nicht selbst an Reederei oder Hafen. Lassen Sie die externe Übermittlung getrennt bestätigen.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Von	Ja	Abgangsort der neuen Anfrage	Mindestens zwei, höchstens 255 Zeichen; fachlich möglichst eindeutig angeben.
Nach	Ja	Zielort der neuen Anfrage	Mindestens zwei, höchstens 255 Zeichen; fachlich möglichst eindeutig angeben.
Ihre Referenz	Nein	Kundeninterne Zuordnung der Anfrage	Höchstens 100 Zeichen; ersetzt keine spätere Akten- oder Buchungsnummer.
Bereit ab	Nein	Gewünschtes Bereitstellungsdatum	Gültiges Datum; keine automatische Verfügbarkeits- oder Fahrplanbestätigung.
Container	Nein	Gewünschtes Equipment	Sichtbare Auswahl: 20DV, 40HC, 40RF oder LCL; Verfügbarkeit wird nicht live geprüft.
Anzahl	Nein	Gewünschte Containeranzahl	Ganze Zahl von 1 bis 100; leer wird nicht als 0 gespeichert.
Ware	Nein	Freitext zur Ladung	Höchstens 2.000 Zeichen; ersetzt keine Gefahrgut-, Zoll- oder Packdokumente.
Hinweise	Nein	Ergänzende Informationen für das Speditionsteam	Höchstens 4.000 Zeichen; keine Zugangsdaten oder unnötigen personenbezogenen Daten eintragen.
Anfragestatus	Systemseitig	Interner Bearbeitungsstand der Portal-Anfrage	Kann neu, zugewiesen, in Prüfung, angenommen oder abgelehnt sein; ist keine Providerquittung.
Rückmeldung	Nein	Nachricht des internen Bearbeiters an den Kunden	Erscheint nur, wenn das Speditionsteam eine Rückmeldung gespeichert hat.
Aktennummer	Ja für Upload/VGM	Identifiziert die bereits vorhandene Kundenakte	Vor jeder Einreichung mit Route und Vorgang abgleichen.
Datei	Ja für Upload	Einzureichendes Kundendokument	Serverseitig erlaubte Endung und gemeldeter Dateityp, nicht leer, innerhalb des Serverlimits und nicht durch die Schadsoftwareprüfung blockiert.
Dokumenttyp	Systemseitig	Interne Klassifikation des Dokuments	Startet als sonstiges Dokument; eine optionale interne KI-Analyse kann den Typ später ändern.
Container	Ja für VGM	Zielcontainer innerhalb der geöffneten Kundenakte	Der Container muss zu genau dieser kunden- und mandantengebundenen Akte gehören.
VGM-Gewicht	Ja für VGM	Verifiziertes Bruttogewicht	Größer als 0 und höchstens 100.000 kg; Einheit ist kg.
Methode	Ja für VGM	Verfahren zur VGM-Ermittlung	Nur SM1 oder SM2.

Status und mögliche Übergänge

Buchungsanfrage

Ausgang	Aktion des Kunden oder Speditionsteams	Ergebnis im Portal
Formular leer	Pflichtfelder ausfüllen	Anfrage ist nur lokal im Formular vorhanden.
Formular gültig	Anfrage senden	Anfrage wird als neu gespeichert und gegebenenfalls intern zugewiesen.
Neu oder zugewiesen	Spedition beginnt die Bearbeitung	IN REVIEW beziehungsweise ein ähnlich technisch dargestellter Status erscheint.
Offen	Spedition nimmt an	ACCEPTED erscheint; keine automatische Akte oder Carrierbuchung ist belegt.
Offen	Spedition lehnt ab	DECLINED erscheint; eine optionale Rückmeldung kann den Grund erläutern.
Abgeschlossen	Erneute interne Statusänderung	Wird vom geprüften Bearbeitungsweg abgewiesen.

Dokument und VGM

Ausgang	Aktion	Ergebnis im Portal
Datei ausgewählt	Upload läuft	Eingabe ist vorübergehend gesperrt; Dateien werden nacheinander übertragen.
Mindestens eine Datei angenommen	Upload beendet	Erfolgsmeldung; Akte und Dokumentmetadaten werden neu geladen.
Einzelne Datei abgewiesen	Weitere Dateien sind zulässig	Fehler für diese Datei; andere erfolgreiche Uploads bleiben gespeichert.
Dokument intern geprüft	Spedition sperrt das Dokument fachlich	Der Server kann den Prüfstand führen, die aktuelle Portaloberfläche zeigt ihn jedoch nicht.
VGM offen	Gültigen Wert bestätigen	Gewicht, Methode, Zeitpunkt und Kundenportal als Quelle werden am Container gespeichert.
VGM vorhanden	Akte erneut öffnen	Wert erscheint als VGM erfasst; sichtbare Korrektureingabe fehlt.

Was im Hintergrund passiert

Das Portal verwendet eine eigene Kundensitzung und keine interne Mitarbeiterrolle. Bei jedem Zugriff werden Portalidentität, Mandant und gebundener Kunde erneut abgeglichen. Anschließend wird der Datenbankkontext auf den Mandanten begrenzt. Akten werden zusätzlich über Kunden- und Mandantenzuordnung gefiltert; eine fremde oder nicht lizenzierte Akte erscheint wie eine nicht vorhandene Akte. Eine aktive Organisationseinheit kann der Portalnutzer nicht auswählen. Die Portal-Lizenz folgt der Kunden-OE, die Ocean-Lizenz der jeweiligen Akten-OE.

Buchungsanfragen werden kunden- und mandantengebunden gespeichert. Alle Portalidentitäten desselben Kunden erhalten dieselbe Liste. Eine neue Anfrage kann intern einem Kundenbetreuer oder einer Queue zugewiesen werden. Die aktuelle Kundenmaske übermittelt keinen unterscheidbaren Auftragstyp und wird serverseitig als Angebotsanfrage behandelt, obwohl die Oberfläche von einer neuen Sendung und dem Dispositionsteam spricht. Weder Annahme noch Rückmeldung erzeugt im geprüften Ablauf automatisch eine Sendungsakte oder Providerübermittlung.

Beim Upload prüft NeuraPort Aktenzugriff und Portalregel, liest die Datei vollständig, kontrolliert Endung, gemeldeten Dateityp, Größe und Schadsoftware-Ergebnis und legt sie in einem mandantenspezifischen Aktenverzeichnis mit technisch sicherem Namen ab. Der Eintrag wird als Kundenportal-Quelle und zu prüfen gekennzeichnet. Wenn die organisationsweite KI-Automation aktiv ist, kann die anschließende Best-Effort-Analyse Typ und interne Hinweise ergänzen; abhängig vom Automationsmodus können erkannte VGM-, Buchungs-, Fahrplan-, Zoll- oder Ladungsdaten auch unmittelbar in die Akte übernommen werden. Scheitert die KI-Analyse, bleibt der Upload dennoch erfolgreich.

Ist Dokumente anzeigen aktiv, liefert der aktuelle Ablauf die Metadaten aller Aktendokumente, nicht nur einzeln für Kunden freigegebene Dokumente. Es gibt kein Freigabefeld je Dokument. Der Schalter sollte daher nur aktiviert werden, wenn die Spedition Dateinamen, Typen und Zeitpunkte aller Dokumente dieser Kundenakten geprüft hat. Dateiinhalte werden im Kundenportal derzeit nicht ausgeliefert; ein Download-Bedienweg fehlt.

Eine VGM-Direkteingabe schreibt Gewicht, Methode, Zeitpunkt und die bestätigte Kundenquelle sofort an den Container. Sie ändert den Aktenstatus nicht automatisch und löst keine externe VGM-Meldung aus. Deshalb können Containerwert und Status-Timeline vorübergehend unterschiedliche Arbeitsstände zeigen.

Ein Browser-Smoke-Test belegt lediglich, dass die gebaute Portalanmeldung dargestellt wird; ein optionaler Live-Smoke-Test prüft dasselbe für die öffentliche Bereitstellung. Eigene automatisierte Regressionstests für Portal-Anmeldung, Fremdkunden- und Fremdmandanten-Direct-ID-Zugriffe, Uploadregeln, Dokumentmetadaten, VGM, Buchungsstatus und Provider-Nichtwirkung sind im geprüften Testbestand nicht vorhanden. Diese Abläufe müssen vor einem produktiven Rollout mit getrennten Testkunden und Organisationseinheiten abgenommen werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Buchungsanfrage konnte nicht gesendet werden.	Sitzung, Schreiblizenz, Verbindung oder Eingabeprüfung verhindert das Speichern.	Nicht mehrfach senden; Pflichtwerte und Verbindung prüfen, neu anmelden und bei Fortbestand Referenz und Zeitpunkt an die Spedition geben.
Anfrage steht auf NEW oder ROUTED	Die Anfrage ist gespeichert, aber noch nicht fachlich entschieden.	Status später nach vollständigem Neuladen prüfen; keine zweite identische Anfrage anlegen.
ACCEPTED, aber keine Buchungsbestätigung	Annahme ist nur ein interner Portalstatus; es wurde keine automatische Carrierbuchung ausgelöst.	Operative Buchungsbestätigung über den vereinbarten Kanal abwarten.
Rückmeldung ändert sich nicht	Die Liste lädt nur beim Öffnen der Portalübersicht.	Browserseite kontrolliert neu laden; vorher ungespeicherte Formulareingaben sichern.
Uploads sind deaktiviert oder Uploadbereich fehlt	Portalregel oder Schreiblizenz blockiert den Weg.	Spedition um Prüfung der Portalregel und der Module für Kunden- und Akten-OE bitten.
Dateityp nicht erlaubt oder MIME-Typ nicht erlaubt	Dateiendung oder gemeldeter Dateityp ist serverseitig nicht zugelassen; CSV/WebP werden trotz sichtbarer Auswahl abgewiesen.	In ein fachlich geeignetes zugelassenes Format konvertieren; Endung nicht nur umbenennen.
Datei ist größer als 25 MB oder überschreitet das Serverlimit	Die Browsergrenze und das eingerichtete Serverlimit stimmen nicht zwingend überein.	Datei fachgerecht verkleinern oder sicheren Alternativweg mit der Spedition vereinbaren.
Datei wurde vom Malware-Scan blockiert	Datei wurde als verdächtig erkannt oder die verpflichtende Prüfung ist nicht verfügbar.	Datei nicht erneut verpacken oder umbenennen; Quelle prüfen und die Spedition informieren.
Upload erfolgreich, aber Dokument nicht sichtbar	Dokumentanzeige ist deaktiviert oder die Akte wurde noch nicht neu geladen.	Akte über Aktualisieren neu laden; bei weiter fehlendem Eintrag Upload nicht blind wiederholen.
Dokument lässt sich nicht öffnen oder herunterladen	Das Kundenportal zeigt derzeit nur Dokumentmetadaten.	Freigegebene Datei über den mit der Spedition vereinbarten sicheren Kanal anfordern.
Falsches Dokument hochgeladen	Der Kunde besitzt keine Löschfunktion.	Akte nicht weiter bearbeiten und die Spedition sofort mit Aktenreferenz und Dateiname informieren.
VGM-Eingabe ist deaktiviert oder Bereich fehlt	Portalregel, Schreiblizenz oder fehlender Container verhindert die Eingabe.	Spedition um Prüfung der Regel, Akten-OE und Containeranlage bitten.
Bitte ein gültiges Gewicht in kg eingeben.	Wert fehlt, ist keine Zahl oder nicht positiv.	Positives Bruttogewicht in kg eintragen und Beleg prüfen.
VGM über 100.000 kg wird abgewiesen	Serverseitige Obergrenze ist überschritten.	Keine Einheit umdeuten; Gewicht und Einheit fachlich prüfen.
VGM ist falsch, aber kein Eingabefeld erscheint	Ein vorhandener Wert wird nur lesbar dargestellt.	Spedition um nachvollziehbare Korrektur bitten; nicht durch Ersatzdaten umgehen.
VGM steht am Container, Status bleibt VGM ausstehend	Die Direkteingabe ändert den Aktenstatus nicht automatisch.	Containerwert als eingegangen behandeln und Status durch die Spedition fachlich prüfen lassen.

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