Warum sehe ich diese Akte oder diesen Kunden?

Zweck und Einsatzbereich

Ob Sie eine Akte, einen Kunden oder ein Dokument sehen, entscheidet NeuraPort nicht anhand eines einzigen Schalters. Mehrere Prüfungen wirken zusammen:

Anmeldung und Kontostatus: Benutzerkonto, Organisation und Sitzung müssen gültig sein. Eventuell vorgeschriebene Passwort-, E-Mail- oder MFA-Schritte müssen abgeschlossen sein.
Mandant: Operative Daten müssen zu derselben Organisation wie Ihr Benutzerkonto gehören. Ein Wechsel im Benutzermenü wechselt nicht den Mandanten.
Organisationseinheit (OE): Listen und neu angelegte Datensätze richten sich überwiegend nach der aktuell gewählten OE. Zusätzlich kann ein Benutzer mehreren OEs zugewiesen sein.
Rolle und Einzelrecht: Zum Beispiel ist für eine Akte oder ein Dokument ein passendes Ansichts-, Anlage-, Bearbeitungs- oder Löschrecht erforderlich.
Modulfreigabe: Das benötigte Produktmodul muss für Mandant und aktuelle OE verfügbar sein. Ein Nur-Lesen-Status kann Änderungen verhindern.
Zusatzsicht: Finanzfelder und Aktenkosten besitzen eigene Freigaben und können trotz sichtbarer Akte ausgeblendet sein.

Diese Seite hilft bei der Frage „Warum sehe ich diesen Datensatz – oder warum nicht?“. Sie beschreibt die geprüften Hauptwege für Ocean-Akten, Kunden sowie Akten- und Kundendokumente. Andere Arbeitsbereiche können zusätzliche Scoping-Regeln besitzen.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie benötigen eine aktive interne Sitzung und mindestens eine aktive, Ihrem Konto zugewiesene Organisationseinheit. Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Benutzers muss mindestens eine OE ausgewählt sein; die aktive OE muss Teil dieser Auswahl sein.

Aufgabe	Erforderliche Berechtigung	Räumlicher Zugriff
Aktenliste öffnen	Akten ansehen und passendes Transportmodul	Aktuell gewählte OE
Akte direkt öffnen	Akten ansehen und passendes Transportmodul	Gleicher Mandant; bei ADMIN und MANAGER alle OEs, sonst aktuelle oder zugewiesene OE
Kundenliste oder Kundendetail öffnen	Kunden ansehen und passendes Transport-, CRM- oder Portalmodul	Aktuell gewählte OE sowie technisch OE-lose, mandantenweite Kunden
Aktendokument ansehen oder herunterladen	Dokumente ansehen, Aktenzugriff und passendes Transportmodul	Erbt Mandant und erlaubte OE von der Akte
Kundendokument ansehen oder herunterladen	Kunden ansehen, Kundenzugriff und passendes Modul	Erbt Mandant und erlaubte OE vom Kunden
Organisationseinheiten zuweisen	Organisationsadministration	Benutzer und OEs müssen zum eigenen Mandanten gehören
Aktuelle OE wechseln	Angemeldeter interner Benutzer	Nur zu einer aktiven, dem Benutzer zugewiesenen OE

ADMIN und MANAGER gelten in den gemeinsamen Akten-, Kunden- und Dokumentprüfungen als mandantenweit über alle OEs berechtigt. Die normalen Akten- und Kundenlisten bleiben trotzdem auf die aktuell gewählte OE begrenzt. Andere Rollen dürfen gemeinsame Direktprüfungen für ihre zugewiesenen OEs bestehen, auch wenn eine andere zugewiesene OE gerade aktiv ist. Das ist nicht mit einer mandantenweiten Rolle gleichzusetzen.

Eine Rolle allein garantiert keine sichtbare Funktion. Eigene Rollen und Einzelrechte können das Ergebnis verändern. Außerdem wird die Modulfreigabe gegen die aktuell gewählte OE geprüft. Wechseln Sie deshalb vor der Arbeit bewusst in die OE, in der der Vorgang geführt wird.

Plattformoperatoren besitzen keinen allgemeinen Kundendaten-Zugriff. Die Datenbanktrennung wird für normale fachliche Anfragen ohne plattformweiten Bypass aufgebaut; die Hauptwege für Akten und Kunden weisen Plattformoperatoren zusätzlich ausdrücklich ab.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eigene Datensicht prüfen

Öffnen Sie oben rechts das Benutzermenü. Unter Ihrem Namen sehen Sie Rolle und aktuelle Organisationseinheit.
Prüfen Sie die Auswahl Standort / Mandant. Trotz dieser sichtbaren Bezeichnung wechseln Sie dort technisch nur die Organisationseinheit innerhalb Ihres bestehenden Mandanten.
Wählen Sie die OE, in der Sie arbeiten möchten. Nach erfolgreichem Wechsel lädt die Anwendung Benutzer- und Seitendaten neu.
Öffnen Sie anschließend die gewünschte Akten- oder Kundenliste neu. Listen sind im geprüften Hauptweg an die aktuelle OE gebunden.
Prüfen Sie, ob der benötigte Arbeitsbereich und das Modul in dieser OE freigeschaltet sind. Ein sichtbarer Menüpunkt allein beweist nicht, dass Lesen oder Bearbeiten erlaubt ist.
Prüfen Sie bei einer sichtbaren Akte zusätzlich, ob Finanzdaten fehlen. Eine sichtbare Akte und die Sicht auf ihre Kosten sind getrennte Entscheidungen.

Die OE-Auswahl im Benutzermenü zeigt im aktuellen Stand alle aktiven OEs des Mandanten, nicht nur Ihre tatsächlichen Zuweisungen. Eine nicht zugewiesene Auswahl wird beim Wechsel verborgen als „nicht gefunden“ abgewiesen. Verwenden Sie die sichtbare Auswahlliste deshalb nicht als Berechtigungsnachweis; maßgeblich ist die Zuweisung durch die Organisationsadministration.

Zuweisung als Organisationsadministration prüfen

Öffnen Sie Einstellungen → Benutzerverwaltung und bearbeiten Sie den betroffenen Benutzer.
Prüfen Sie im Abschnitt Mandanten / Standorte jede ausgewählte OE. Die Bezeichnung meint hier Organisationseinheiten desselben Mandanten.
Stellen Sie sicher, dass mindestens eine aktive OE ausgewählt ist.
Markieren Sie mit Aktiv genau die OE, die beim nächsten Laden als aktuelle OE gelten soll.
Prüfen Sie Rolle, eigene Rolle und zusätzliche persönliche Freigaben getrennt. Eine OE-Zuweisung verleiht noch kein fachliches Ansichts- oder Bearbeitungsrecht.
Speichern Sie die Änderung. Die betroffene Person sollte die Ansicht neu laden beziehungsweise die OE nochmals bewusst auswählen.

Eine fehlende Akte, einen Kunden oder ein Dokument einordnen

Öffnen Sie den Datensatz zuerst über die reguläre Liste der fachlich richtigen OE.
Erscheint er dort nicht, prüfen Sie aktuelle OE, Archivfilter, Suchfilter und das benötigte Modul.
Prüfen Sie als Administration die tatsächliche OE-Zuweisung der Person. Verlassen Sie sich nicht auf Einträge im Benutzermenü.
Prüfen Sie das fachliche Einzelrecht: Ansicht, Anlage, Bearbeitung und Löschen sind voneinander getrennt.
Bei Kosten, Bank- oder Kreditfeldern prüfen Sie zusätzlich die Finanzfreigaben. Ausgeblendete Finanzwerte bedeuten nicht automatisch, dass die gesamte Akte oder der Kunde unzulässig ist.
Öffnet ein alter Favorit oder ein interner Link einen Datensatz aus einer anderen zugewiesenen OE, wechseln Sie vor Änderungen in dessen OE. Der geprüfte Stand behandelt direktes Lesen und einzelne Änderungen nicht durchgängig gleich.
Bleibt der Datensatz verborgen, melden Sie der zuständigen Administration nur eine fachliche Referenz und die erwartete OE. Eine Meldung „nicht gefunden“ ist absichtlich auch für unzulässige Zugriffe möglich und verrät nicht, ob die fremde Kennung existiert.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Aktuelle Organisationseinheit	Ja	Aktiver Arbeitskontext für Listen, Neuanlagen und Modullizenz	Muss aktiv, im selben Mandanten und dem Benutzer zugewiesen sein.
Zugewiesene Organisationseinheiten	Ja	OEs, in denen ein Benutzer grundsätzlich arbeiten darf	Mindestens eine aktive OE; fremde oder inaktive OEs werden bei der administrativen Zuweisung abgewiesen.
Standort / Mandant	Systemfeld	Sichtbare Auswahl der aktuellen OE im Benutzermenü	Die Beschriftung ist missverständlich: Sie wechselt keinen Mandanten. Die Liste ist derzeit nicht auf zugewiesene OEs begrenzt; der Wechsel selbst prüft die Zuweisung.
Rolle	Ja	Bündel von Standardrechten oder Name einer eigenen Rolle	Rolle ersetzt weder OE-Zuweisung noch Modulfreigabe. ADMIN und MANAGER erhalten in gemeinsamen Objektprüfungen Zugriff auf alle OEs ihres Mandanten.
Einzelrecht	Je Aktion	Erlaubt zum Beispiel Ansehen, Anlegen, Bearbeiten oder Löschen	Fehlt das Recht, wird die Aktion abgewiesen, selbst wenn der Datensatz räumlich zulässig ist.
Modulstatus	Je Arbeitsbereich	Schaltet Produktfunktion für Mandant und aktuelle OE frei	Aktiv erlaubt vorgesehene Aktionen; Nur-Lesen verhindert Schreibaktionen; fehlende oder gesperrte Freigabe blockiert den Weg.
Mandant	Systemseitig	Oberste fachliche Datengrenze des Benutzerkontos	Der Mandant im Zugriffstoken muss zum aktiven Benutzer passen; operative Fremdmandantendaten werden verborgen.
OE der Akte	Systemseitig	Führende Organisationseinheit der Akte	Listen nutzen die aktuelle OE. Gemeinsame Direktprüfungen erlauben ADMIN/MANAGER mandantenweit und andere Rollen in aktuellen oder zugewiesenen OEs.
OE des Kunden	Systemseitig	Führende Organisationseinheit des Kunden	Hauptliste und Kundendetail verwenden die aktuelle OE; ein OE-loser Kunde wird dort mandantenweit mitgeführt.
Dokumentzugriff	Systemseitig	Leitet den Zugriff aus Akte oder Kunde ab	Aktendokumente und Versionen erben die Aktenprüfung; Kundendokumente erben die Kundenprüfung.
Globale Finanzdaten sehen	Nein	Erlaubt organisationsweite Finanzansichten und bestimmte Finanzfelder	Bleibt zusätzlich an Finanzrechte, Modul und den jeweiligen OE-Filter des Fachwegs gebunden.
Alle Akten-Kosten sehen	Nein	Zeigt Kosten auch bei nicht selbst zugewiesenen Akten	Ohne Freigabe werden Kosten einer fremd zugewiesenen Akte aus der Aktenantwort entfernt; der Aktenzugriff kann trotzdem bestehen.
Eigene Aktenzuweisung	Nein	Kennzeichnet den zuständigen Bearbeiter einer Akte	Kann Kosten sichtbar machen, wenn die Freigabe für alle Aktenkosten fehlt; ersetzt keine OE-, Rollen- oder Modulprüfung.
Archivfilter	Nein	Bezieht archivierte Akten in die Liste ein	Ein fehlender Treffer kann archiviert statt unzulässig sein; der Filter erweitert nicht den Mandanten- oder OE-Zugriff.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Auslöser	Ergebnis
Nicht angemeldet oder ungültiges Zugriffstoken	Geschützte Funktion öffnen	Anmeldung erforderlich; keine fachlichen Daten werden geladen.
Sitzung abgelaufen oder widerrufen	Geschützte Funktion öffnen	Sitzung wird abgewiesen; erneut anmelden.
Passwortwechsel vorgeschrieben	Andere als die erlaubten Kontoaktionen öffnen	Arbeitsbereich bleibt gesperrt, bis das Passwort geändert wurde.
E-Mail-Bestätigung vorgeschrieben	Andere als die erlaubten Bestätigungsaktionen öffnen	Arbeitsbereich bleibt gesperrt, bis die E-Mail bestätigt wurde.
MFA-Einrichtung vorgeschrieben	Andere als die erlaubten MFA-Aktionen öffnen	Arbeitsbereich bleibt gesperrt, bis MFA eingerichtet wurde.
Aktuelle OE zulässig	OE wechseln	Aktuelle OE wird gespeichert; Anwendungsdaten werden neu geladen.
OE sichtbar, aber nicht zugewiesen	OE wechseln	Wechsel wird als nicht gefunden abgewiesen; die aktuelle OE bleibt bestehen.
Datensatz im fremden Mandanten	Öffnen, ändern oder herunterladen	Datensatz wird verborgen und regelmäßig wie ein nicht vorhandener Eintrag behandelt.
Datensatz in nicht erlaubter OE	Gemeinsame Objektprüfung	Datensatz wird ebenfalls als nicht gefunden verborgen.
Datensatz in zugewiesener, aber nicht aktueller OE	Direkter Leseweg	Einige Akten- und Dokumentwege erlauben das Lesen; reguläre Listen bleiben auf der aktuellen OE.
Wie oben	Standardänderung an der Akte	Mehrere Änderungswege verlangen faktisch die aktuelle OE und können deshalb „nicht gefunden“ liefern.
Recht fehlt	Fachaktion ausführen	Berechtigungsfehler; OE-Wechsel allein löst ihn nicht.
Modul fehlt oder OE ist nicht freigeschaltet	Fachbereich öffnen	Lizenz- oder Modulfehler; Rollenänderung allein löst ihn nicht.
Modul ist Nur-Lesen	Datensatz lesen	Lesen bleibt möglich, soweit auch Rolle und Scope erlauben.
Modul ist Nur-Lesen	Datensatz ändern	Änderung wird blockiert.
Akte sichtbar, Kostenfreigabe fehlt und Benutzer ist nicht Bearbeiter	Akte öffnen	Akte bleibt sichtbar, Kostenliste wird ausgeblendet.

Was im Hintergrund passiert

Bei jeder geschützten internen Anfrage wird zuerst das Zugriffstoken geprüft. Der enthaltene Mandant muss zum Benutzer passen, Benutzer und Organisation müssen aktiv sein und die gebundene Sitzung darf weder widerrufen noch abgelaufen sein. Anschließend werden aktuelle OE und OE-Zuweisungen geladen. Die Anwendung setzt daraus den Mandantenkontext für die Datenbank.

Die Datenbank-Richtlinien trennen die geprüften Kernobjekte auf Mandantenebene. Dazu zählen Kunden, Akten, Aktendokumente und über ihre Eltern auch Dokumentversionen; Kundendokumente tragen ebenfalls einen Mandantenschlüssel. Die feinere OE-Trennung wird zusätzlich in den fachlichen Abfragen und gemeinsamen Objektprüfungen umgesetzt. RLS allein ist daher kein vollständiger OE-Schutz, sondern eine zweite Mandantengrenze unter der Anwendungsschicht.

Listen und Direktzugriffe verwenden nicht überall denselben OE-Begriff. Akten- und Kundenlisten filtern auf die aktuelle OE. Die gemeinsamen Prüfungen für Akten, Aktendokumente, Dokumentversionen und Kundendokumente berücksichtigen dagegen bei normalen Rollen alle zugewiesenen OEs sowie die aktuelle OE; ADMIN und MANAGER bestehen sie für jede OE desselben Mandanten. Unzulässige Objekte werden absichtlich als nicht gefunden verborgen.

Diese Unterschiede führen im geprüften Stand zu drei wichtigen Grenzen:

Ein direkt geöffneter Akten- oder Dokumentlink aus einer anderen zugewiesenen OE kann lesbar sein, obwohl der Datensatz nicht in der aktuellen Liste erscheint. Mehrere anschließende Aktenänderungen filtern wieder auf die aktuelle OE und können scheitern.
Das Haupt-Kundendetail ist strenger und nutzt die aktuelle OE. Kundendokumente verwenden dagegen die gemeinsame Prüfung über zugewiesene OEs. Dadurch sind Kundenansicht und Dokumentzugriff für eine nicht aktuelle OE nicht durchgängig gleich.
OE-lose Kunden erscheinen in der Hauptkundenansicht mandantenweit. Die gemeinsame Prüfung für ihre Kundendokumente erkennt diesen globalen Fall für normale Rollen jedoch nicht; Dokumentaktionen können deshalb verborgen bleiben.

Auch Modul- und Objektscope werden gegen unterschiedliche OEs geprüft: Die Lizenzentscheidung verwendet die aktuell gewählte OE, während ein direkt angesprochenes Objekt nach seiner eigenen OE beziehungsweise den Benutzerzuweisungen geprüft wird. Bis diese Prüfungen vereinheitlicht sind, sollte vor jedem Direktzugriff die akten- oder kundenführende OE aktiv gewählt werden. Dieser Bedienhinweis ersetzt keine technische Korrektur.

Automatisierte Tests belegen Fremdmandanten-Isolation für Kunden- und Aktenlisten, Direktzugriffe und Aktenänderungen. Weitere Regressionstests prüfen, dass Akten- und Kundendokumente fremder, nicht zugewiesener OEs verborgen bleiben und nach Zuweisung auch bei einer anderen aktuellen OE geöffnet werden können. Ein breiter Test prüft zahlreiche aktennahe Fachmodule gegen eine nicht zugewiesene OE. Nicht gezielt abgedeckt sind die Offenlegung aller OE-Namen im Benutzermenü, der abgewiesene Wechsel aus genau dieser Liste, der OE-lose Kunde mit Kundendokumenten sowie vollständige Browserabläufe über Listen-, Detail-, Bearbeitungs- und Lizenzwechsel hinweg.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
„Nicht authentifiziert“	Es fehlt eine gültige interne Anmeldung.	Neu anmelden und den Arbeitsbereich erneut öffnen.
„Token ungültig oder abgelaufen“	Zugriffstoken ist ungültig, abgelaufen oder passt nicht mehr zum Benutzer-Mandanten.	Sitzung erneuern lassen oder erneut anmelden; keine URL- oder Kennungsvariation versuchen.
„Session abgelaufen oder abgemeldet“	Sitzung wurde beendet, widerrufen oder ist abgelaufen.	Neu anmelden; bei wiederholtem Auftreten die Sitzungsverwaltung prüfen lassen.
„PASSWORD_CHANGE_REQUIRED“	Ein Passwortwechsel ist vorgeschrieben.	Passwort ändern und danach den Arbeitsbereich neu laden.
„EMAIL_VERIFICATION_REQUIRED“	E-Mail-Bestätigung ist vorgeschrieben.	Bestätigungsprozess abschließen und danach erneut öffnen.
„MFA_SETUP_REQUIRED“	Vorgeschriebene MFA-Einrichtung fehlt.	MFA im dafür freigegebenen Kontoablauf einrichten.
„Akte nicht gefunden“	Akte fehlt, ist im fremden Mandanten, liegt in einer nicht erlaubten OE oder ein Änderungsweg verlangt die aktuelle OE.	Richtige OE und Archivfilter prüfen; danach Zuweisung und Einzelrecht durch die Administration prüfen lassen.
„Kunde nicht gefunden“	Kunde fehlt oder liegt nicht in der aktuell gewählten OE; bei gemeinsamen Dokumentwegen kann auch eine fehlende OE-Zuweisung ursächlich sein.	Kundenführende OE auswählen und die Zuweisung prüfen lassen.
„Dokument nicht gefunden“ oder „Version nicht gefunden“	Dokument fehlt oder die übergeordnete Akte beziehungsweise der Kunde ist nicht zugänglich.	Zugriff auf das Elternobjekt in der richtigen OE prüfen; keine Dokumentkennung erraten.
Eine OE steht in Standort / Mandant, lässt sich aber nicht auswählen	Die sichtbare Liste enthält derzeit auch nicht zugewiesene aktive OEs.	Zuweisung in der Benutzerverwaltung prüfen lassen. Nicht benötigte OE-Namen sollten bis zur technischen Korrektur nicht als Berechtigungsinformation betrachtet werden.
Akte öffnet sich über einen Link, erscheint aber nicht in der Liste	Die Akte liegt in einer anderen zugewiesenen OE; Direktlesen und Liste nutzen unterschiedliche Filter.	In die OE der Akte wechseln und die reguläre Liste verwenden.
Akte ist lesbar, Speichern meldet aber „nicht gefunden“	Der Leseweg erlaubt eine zugewiesene nicht aktuelle OE, der Änderungsweg erwartet die aktuelle OE.	In die führende OE wechseln, neu laden und erst dann bearbeiten.
Kunde ist sichtbar, Kundendokumente fehlen	Kunde ist OE-los oder Kundenansicht und Dokumentprüfung verwenden unterschiedliche Scope-Regeln.	Fall mit Kundenreferenz an die Administration geben; keine Dokumente in einer Ersatz-OE duplizieren.
Kosten oder Finanzfelder fehlen	Separate Finanz- oder Aktenkostenfreigabe fehlt; bei Aktenkosten kann auch die Bearbeiterzuweisung entscheidend sein.	Finanzfreigaben und Bearbeiterzuweisung prüfen lassen. OE-Zugriff nicht unnötig erweitern.
Nur Lesen möglich	Das Modul oder Abonnement ist im Nur-Lesen-Zustand oder das Bearbeitungsrecht fehlt.	Modulstatus und fachliches Schreibrecht getrennt prüfen.
Nach OE-Wechsel bleiben alte Inhalte sichtbar	Ansicht oder Browserzustand wurde noch nicht vollständig neu geladen.	Seite neu laden; wenn fremde Inhalte weiter sichtbar bleiben, nicht weiterarbeiten und den Vorfall mit Zeitpunkt melden.