Ocean-Import, Pre-Alerts und Konsolidierung bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Der Arbeitsbereich Ocean Import bündelt die operative Importbearbeitung:

Dashboard zeigt Pipeline, Zollstatus, auffällige Akten und Free-Time-Risiken.
Pre-Alert dokumentiert den Eingang des Dokumentenpakets vom Origin-Agent.
Import-Akten sucht und öffnet Akten oder legt eine einzelne Akte an.
Konsolidierung (LCL) bündelt mehrere Akten unter einem Sammelcontainer.
Arrival Notice zeigt angekommene Akten mit offener Zustellvorbereitung und erzeugt das Dokument.
Demurrage-Waechter priorisiert Demurrage- und Detention-Fristen und pflegt Free-Time-Regeln.
Daten-Import übernimmt mehrere Akten aus CSV- oder XLSX-Dateien.

Eine geöffnete Import-Akte verwendet dieselbe tab-basierte Detailansicht wie andere Seefrachtakten, mit importbezogenen Bezeichnungen wie Import & Transport und Container & Nachlauf. Diese Seite beschreibt die Oberfläche und ihre Grenzen; Container, Free Time, Status, Aufgaben und Konsolidierungsdetails werden in den verlinkten Tiefenseiten vertieft.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Das Modul Ocean Import muss für die aktuell gewählte Organisationseinheit freigeschaltet sein. Die Navigationspunkte erscheinen bereits mit diesem Modulzugang; die einzelne Aktion verlangt zusätzlich das passende Recht:

Aktion	Erforderliches Recht
Importlisten, Dashboard, Pre-Alert-Liste, Konsolidierungen, Demurrage und Regeln ansehen	Akten lesen
Import-Akte anlegen oder duplizieren	Akten anlegen und persönliche Freigabe Import-Akten anlegen
Pre-Alert speichern, Akte oder Free-Time-Regel ändern, Akte zuordnen oder entfernen	Akten bearbeiten
Konsolidierung anlegen	Akten anlegen; das persönliche Import-Anlageflag wird dafür nicht geprüft
Arrival Notice erzeugen	Dokumente anlegen
Akte archivieren	Akten löschen

Die Spezialansichten blenden ihre Schreibaktionen nicht zuverlässig nach diesen Einzelrechten aus. Ein Lesebenutzer kann beispielsweise Erfassen, Arrival Notice, Neue Konsolidierung, Zuordnen oder die Eingaben für eine Free-Time-Regel sehen, obwohl das Backend die Aktion abweist. Sichtbarkeit ist deshalb keine Berechtigungszusage.

Standardmäßig dürfen MANAGER Import-Akten lesen, anlegen, bearbeiten und archivieren; DISPATCHER darf lesen, anlegen und bearbeiten, aber nicht archivieren. EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY besitzen nur Akten-Lesezugriff. ADMIN besitzt die Aktenrechte innerhalb des Mandanten. Für Anlage und Duplizierung bleibt auch bei ADMIN und MANAGER die persönliche Importfreigabe erforderlich. Plattformadministratoren erhalten keinen normalen Zugriff auf Kundenakten.

Import-Akten, Konsolidierungen und operative Speziallisten dürfen ausschließlich im aktuell freigegebenen Organisationsbereich verwendet werden. Änderung, Status, Archivierung und Verknüpfung setzen die aktuelle zuständige Einheit voraus. Bei einer abweichenden Datensicht brechen Sie den Vorgang ab und lassen den Zugriff administrativ prüfen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Import-Akte suchen und anlegen

Wählen Sie Arbeitsbereich → Ocean Import → Import-Akten.
Wechseln Sie zwischen Meine und Alle. Suchen Sie nach Akte, MBL, HBL, Container oder Vessel und nutzen Sie die Statusfilter.
Aktivieren Sie Nur Achtung, um Akten mit naher oder überschrittener Free-Time, offener Zoll- oder Delivery-Order-Freigabe beziehungsweise überfälligen Containern hervorzuheben.
Wählen Sie Neue Import-Akte. Ohne Akten-Anlegerecht und persönliche Importfreigabe wird die Schaltfläche nicht angezeigt.
Wählen Sie mindestens den Kunden. Ergänzen Sie B/L, Schiff, Löschhafen, ETA/ATA, Ware, Zoll- und Delivery-Order-Daten.
Erfassen Sie optional den ersten Container. Wählen Sie Akte anlegen und prüfen Sie die automatisch vergebene Aktennummer sowie den Status Entwurf.

Akte und optionaler erster Container werden nacheinander angelegt. Scheitert die Containeranlage, bleibt die Import-Akte trotzdem bestehen und die Oberfläche meldet Akte angelegt, Container fehlgeschlagen. Öffnen Sie die Akte und legen Sie den Container nach Prüfung erneut an; erzeugen Sie keine zweite Akte.

Pre-Alert erfassen

Öffnen Sie Pre-Alert. Noch offene Einträge stehen zuerst.
Wählen Sie Erfassen beziehungsweise Bearbeiten.
Setzen Sie Pre-Alert erhalten, tragen Sie den Origin-Agent ein und markieren Sie B/L, Handelsrechnung sowie Packliste nur, wenn die Unterlagen tatsächlich vorliegen.
Ergänzen Sie bei Bedarf eine interne Notiz und wählen Sie Speichern.

Das Kennzeichen dokumentiert den Eingang, prüft aber weder Vollständigkeit noch Inhalt der Dateien. Die Schaltfläche ist auch ohne Akten-Bearbeitungsrecht sichtbar. Ein direkter Pre-Alert-Aufruf prüft Akte und aktuelle Organisationseinheit, aber nicht ausdrücklich die Aktenrichtung; verwenden Sie den Ablauf ausschließlich für Import-Akten.

Arrival Notice und Zustellvorbereitung

Öffnen Sie Arrival Notice. Die Liste enthält angekommene, nicht abgeschlossene Import-Akten, bei denen Zoll oder Delivery Order noch offen ist.
Prüfen Sie ATA, Zoll, Delivery Order und Free-Time-Dringlichkeit.
Wählen Sie Arrival Notice nur mit Dokument-Anlegerecht.
Öffnen Sie anschließend die Akte und prüfen Sie das erzeugte Dokument unter Dokumente vor der Weitergabe.

Beim manuellen Statuswechsel einer Import-Akte zu Angekommen versucht NeuraPort zusätzlich, eine noch nicht vorhandene Arrival Notice im Hintergrund zu erzeugen. Dieser Schritt ist fehlertolerant und kann ausbleiben. Eine erneute manuelle Erzeugung legt bei bereits vorhandenem Dokument eine neue Version an; sie ist kein Versand an den Kunden.

Demurrage, Detention und Free-Time-Regeln überwachen

Öffnen Sie Demurrage-Waechter und bearbeiten Sie zuerst Ueberfaellig, dann Bald faellig.
Prüfen Sie pro Container Akte, Terminal, Demurrage-Ende und Detention-Ende. Bald faellig bedeutet im Backend höchstens drei verbleibende Tage.
Erfassen Sie eine Regel mit Regelname, Richtung, optional Carrier und Containertyp sowie freien Tagen für Demurrage und Detention.
Wählen Sie Regel und aktivieren oder deaktivieren Sie eigene Regeln über das Power-Symbol.
Wenden Sie die passende Regel in der Containerbearbeitung an und prüfen Sie die berechneten Fristen. Der Wächter selbst berechnet nur eine Priorisierung aus bereits vorhandenen Containerdaten.

Free-Time-Regeln gelten mandantenweit und können zusätzlich globale Vorgaben enthalten. Eine globale Regel kann in dieser Organisation nicht geändert werden, obwohl die Oberfläche das Umschalten anbietet. Außerdem ist die Regelmaske für Lesebenutzer sichtbar, während das Backend Akten-Bearbeitungsrecht verlangt.

LCL-Konsolidierung anlegen und zuordnen

Öffnen Sie Konsolidierung (LCL) und wählen Sie Neue Konsolidierung.
Erfassen Sie Bezeichnung, Master-Booking, Container, Typ, Schiff, ETD, ETA und Notizen. Nach Anlegen vergibt NeuraPort eine Konsolidierungsnummer und den Status OPEN.
Öffnen Sie die Konsolidierung und prüfen Sie Gesamt-CBM, Gewicht und Packstücke.
Ordnen Sie ausschließlich eine zuvor geprüfte Import-Akte aus derselben freigegebenen Organisationseinheit zu.
Entfernen Sie eine Fehlzuordnung über das Papierkorbsymbol und kontrollieren Sie anschließend Aktenzahl und Summen.

Verknüpfen Sie eine Akte nur über den freigegebenen Konsolidierungsprozess und nach Sichtprüfung in der aktuellen Import-Aktenliste. Richtung, Organisationseinheit und fachliche Zugehörigkeit müssen mit der Konsolidierung übereinstimmen; andernfalls darf keine Zuordnung erfolgen.

Feldreferenz

Import-Akte

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Kunde	Ja	Auftraggeber der Import-Akte	Muss gewählt sein; nur geprüften Kunden der aktuellen Organisationseinheit verwenden.
Kundenreferenz	Nein	Externer oder interner Bezug	Maximal 50 Zeichen.
B/L Typ	Systemseitiger Startwert	Direkte oder House-B/L-Struktur	Sichtbares Freitextfeld mit Startwert DIRECT; fachlich nur vereinbarte Werte verwenden.
Master B/L / House B/L	Nein	Transportdokument-Referenzen	Jeweils maximal 100 Zeichen.
Vessel / Voyage	Nein	Schiff und Reise	Vessel maximal 255, Voyage maximal 50 Zeichen.
Löschhafen (POD)	Nein	Haupthafen der Entladung	Auswahl aus aktiven Hafenstammdaten.
Place of Delivery	Nein	Vereinbarter Lieferort	Maximal 255 Zeichen.
ETA / ATA	Nein	Geplante und tatsächliche Ankunft	Datum. ATA beeinflusst Arrival-Notice- und Free-Time-Abläufe.
Import-Terminal	Nein	Terminalbezug am Ziel	Maximal 255 Zeichen.
Commodity / HS-Code	Nein	Waren- und Zolltarifbezug	Commodity maximal 500, HS-Code maximal 20 Zeichen; fachlich prüfen.
Gewicht / Volumen / Packstücke	Nein	Mengenangaben der Akte	Numerische Eingaben; mit Container- und Dokumentwerten abgleichen.
Zollreferenz / MRN	Nein	Importzollbezug	Das kombinierte Formularfeld schreibt die allgemeine Zollreferenz; maximal 100 Zeichen.
D/O Nummer / Leer-Depot	Nein	Delivery Order und Rückgabeort	D/O maximal 100, Depot maximal 255 Zeichen.
Erster Container	Nein	Optional direkt nach der Akte angelegter Container	Nummer wird ohne Leerzeichen in Großbuchstaben übertragen; die separate Containeranlage kann unabhängig fehlschlagen.

Pre-Alert, Free Time und Konsolidierung

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Pre-Alert erhalten	Nein	Zeitstempel für den dokumentierten Eingang	Beim Aktivieren wird der Eingangszeitpunkt gesetzt, beim Deaktivieren entfernt.
Origin-Agent	Nein	Absender des Dokumentenpakets	Freitext; kein Provider- oder E-Mail-Abgleich belegt.
Dokumente erhalten	Nein	Vorhandensein von B/L, Handelsrechnung und Packliste	Manuelle Kontrollkästchen; keine automatische Inhaltsprüfung.
Regelname	Ja	Bezeichnung einer Free-Time-Regel	1 bis 120 Zeichen.
Richtung	Ja	Geltung der Regel	IMPORT, EXPORT oder BOTH. Im Importarbeitsplatz grundsätzlich Importbezug prüfen.
Freie Tage Demurrage / Detention	Ja	Fristlänge der Regel	Jeweils ganzzahlig 0 bis 365.
Carrier / Containertyp	Nein	Einschränkung der Regel	Leer bedeutet alle; spezifischere passende Regeln werden bevorzugt.
Bezeichnung der Konsolidierung	Nein	Interner Name	Maximal 255 Zeichen; wird technisch als Präfix der Notizen gespeichert und nicht als eigenes Feld zurückgegeben.
Master-Booking / Container-Nr. / Typ	Nein	Sammelcontainerbezug	Booking maximal 100, Nummer maximal 20 und Typ maximal 50 Zeichen.
Schiff / Voyage / ETD / ETA	Nein	Hauptlauf der Konsolidierung	Schiff maximal 255, Voyage maximal 50 Zeichen; Termine als Datum.
Zuzuordnende LCL-Akte	Bei Zuordnung ja	Zuordnen einer bestehenden Import-Akte	Muss sichtbar, freigegeben und derselben Organisationseinheit wie die Konsolidierung zugeordnet sein.

Status und mögliche Übergänge

Import-Akten verwenden technisch dieselbe lineare Statusfolge wie Export-Akten:

Ausgangsstatus	Nächster regulärer Status	Zusätzliche Möglichkeit
Entwurf	Gebucht	Storniert
Gebucht	VGM ausstehend	Storniert
VGM ausstehend	VGM eingereicht	Storniert
VGM eingereicht	Zoll ausstehend	Storniert
Zoll ausstehend	Zoll freigegeben	Storniert
Zoll freigegeben	Verladen	Storniert
Verladen	Unterwegs	Storniert
Unterwegs	Angekommen	Storniert
Angekommen	Zugestellt	Storniert
Zugestellt oder Storniert	Kein manueller Folgestatus	Endstatus im belegten manuellen Ablauf

Die Import-Aktenliste bietet nur Filter für Avisiert, Unterwegs, Angekommen und Zugestellt. Zwischenstatus bleiben in Alle sichtbar, besitzen aber keinen eigenen Filter. Statussprünge und Rücksprünge werden abgewiesen. Pre-Alert erhalten, Zollfreigabe, Delivery-Order-Freigabe und Archivierung sind separate Kennzeichen und ändern den Aktenstatus nicht automatisch.

Eine neue Konsolidierung startet mit OPEN. Das Modell akzeptiert weitere Freitextstatus bis 30 Zeichen, aber die sichtbare Oberfläche bietet weder Statuswahl noch Statuswechsel. Das Zuordnen setzt die Akte auf Ladungsart LCL; beim Entfernen wird die Konsolidierungs-ID gelöscht, die Ladungsart jedoch nicht auf den vorherigen Wert zurückgesetzt.

Was im Hintergrund passiert

Eine Import-Akte erhält eine neue Import-Aktennummer, den Status Entwurf, den aktuellen Mandanten, die aktuelle Organisationseinheit und den anlegenden Benutzer als Bearbeiter. Anlage und Duplizierung prüfen Akten-Anlegerecht, Ocean-Import-Lizenz und persönliche Importfreigabe. Die Richtung kann später nicht geändert werden. Fremde Mandanten- oder unzulässige Akten-IDs werden als nicht gefunden behandelt.

Listen, Pre-Alert-Änderung, Aktenänderung, Status, Archivierung und Duplizierung sind ausschließlich für die aktuell freigegebene Organisationseinheit vorgesehen. Prüfen Sie vor dem Kopieren zusätzlich Kundenbezug und Zielbereich; ein organisationsübergreifender Vorgang ist kein unterstützter Ablauf.

Konsolidierungen und enthaltene Akten dürfen nur innerhalb derselben aktuell freigegebenen Organisationseinheit verarbeitet werden. Vor Detailansicht, Änderung, Zuordnung oder Entfernung müssen Einheit, Importrichtung und persönliche Berechtigung feststehen; Abweichungen sind administrativ zu klären.

Dashboard und Demurrage-Wächter sind nur als Bestand der aktuell freigegebenen Importeinheit zu verwenden. Erscheinen Datensätze mit unklarer Einheit oder Richtung, führen Sie keine Aktion aus und melden die Abweichung an die Administration.

Free-Time-Regeln sind mandantenweit oder global. Die Regelberechnung bevorzugt Carrier und Containertyp, danach mandanteneigene gegenüber globalen Regeln. Das Demurrage-Ende wird aus Terminaleintritt, ersatzweise ATA oder ETA plus freien Tagen berechnet; Detention benötigt ein Abholdatum. Eine Frist im Wächter ist eine Rechenhilfe und keine Carrierbestätigung.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Ocean Import fehlt	Modul oder Zugriff ist in der aktuellen Organisationseinheit nicht freigeschaltet.	Einheit, Lizenz und Akten-Leserecht administrativ prüfen lassen.
Neue Import-Akte fehlt	Akten-Anlegerecht oder persönliche Importfreigabe fehlt.	Beide Rechte gezielt freigeben lassen; Modulzugang allein genügt nicht.
Keine persönliche Freigabe zum Anlegen von Import-Akten	Persönliches Richtungsflag fehlt bei Anlage oder Duplizierung.	Benutzerverwaltung prüfen lassen und Freigabe nur bei betrieblichem Bedarf setzen.
Akte angelegt, Container fehlgeschlagen	Die zweite, separate Containeranlage wurde abgewiesen.	Angelegte Akte öffnen, Containernummer und Rechte prüfen und nur den Container erneut anlegen.
Speichern fehlgeschlagen im Pre-Alert	Akten-Bearbeitungsrecht, aktuelle Einheit oder Akte passt nicht.	In die Akteneinheit wechseln und Bearbeitungsrecht prüfen. Pre-Alert nur für Import-Akten verwenden.
Konnte Arrival Notice nicht erstellen	Dokument-Anlegerecht, Aktenzugriff, Vorlage oder Dokumenterzeugung fehlt.	Dokumentrecht und Akte prüfen; anschließend in Dokumente kontrollieren. Die Aktion sendet keine E-Mail.
Keine Container mit Free-Time-Frist	Demurrage- und Detentiondaten fehlen oder Container ist zurückgegeben.	Containertermine und Regelanwendung in der Akte prüfen.
Globale Free-Time-Regel lässt sich nicht umschalten	Globale Regeln sind sichtbar, aber mandantenseitig nicht bearbeitbar.	Eigene Regel anlegen oder Plattformbetrieb kontaktieren; globale Regel nicht umgehen.
Zuordnung ist nicht möglich	Recht, aktuelle Einheit, Akte oder Konsolidierung passt nicht.	Akte und Konsolidierung in ihren freigegebenen Listen öffnen und den Organisationsbereich prüfen.
Export-Akte erscheint in einer Import-Konsolidierung	Die Zuordnung prüft die Aktenrichtung nicht.	Akte sofort entfernen, Richtung und Einheit prüfen und nur eine passende Import-LCL-Akte zuordnen.
Entfernte Akte bleibt LCL	Entfernen löscht nur die Konsolidierungszuordnung.	Ladungsart fachlich prüfen und bei Bedarf in der Akte korrigieren.
Demurrage-Wächter zeigt einen unklaren Datensatz	Einheit oder Importrichtung ist nicht eindeutig bestätigt.	Keine Aktion ausführen; Akte und aktive Einheit prüfen und den Befund administrativ melden.
Archivieren im Detail schlägt trotz sichtbarer Aktion fehl	Aktenkopf zeigt Archivieren bereits mit Bearbeitungsrecht, Backend verlangt Akten-Löschrecht.	Durch passend berechtigte Rolle archivieren lassen. Eine belegte Wiederherstellung existiert nicht.