Dokumente an der Akte verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Der Reiter Dokumente bündelt die sichtbaren Dokumentaktionen einer gespeicherten Akte. Von oben nach unten finden Sie Aktendeckel drucken, Dokumente generieren, die gruppierte Dokumentenliste und Dokument hochladen. Bei einer noch nicht gespeicherten Akte erscheint stattdessen der Hinweis Bitte Akte zuerst speichern, um Dokumente zu verwalten.

Die Liste ordnet Unterlagen in BL Dokumente, Bestätigungen, Zertifikate & Erklärungen, Transport, Finanzen und Sonstige ein. Je Dokument können – abhängig von Dateityp, Rechten und Zustand – Typfestlegung mit KI-Neuanalyse, Smart-Rename, Versionsverlauf, PDF-Vorschau, Browserdruck, Bürodruck, Download und Löschen sichtbar sein.

Diese Seite erklärt die Oberfläche und ihre sicheren Bediengrenzen. Dateiprüfung, Versionsintegrität, Vorlagendesigner und KI-Feldübernahme werden auf den verlinkten Fachseiten vertieft.

Auf schmalen oder touchbasierten Geräten ist der Arbeitsplatz derzeit nur eingeschränkt bedienbar: Viele Zeilenaktionen werden erst beim Überfahren mit der Maus sichtbar, die Aktionszeile bricht nicht zuverlässig um, die Generierung nutzt ein festes Vier-Spalten-Raster und der Versionsbereich besitzt eine feste Breite. Verwenden Sie für vollständige Dokumentarbeit bis zur Überarbeitung einen Desktop-Browser.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Akte muss gespeichert sein, zur aktuellen Organisation gehören und im Zugriffsbereich des Benutzers liegen. Im vorgesehenen Ablauf muss außerdem das fachlich passende Transportmodul in der gewählten Organisationseinheit freigeschaltet sein. Der Dokumentendienst akzeptiert technisch jedoch jedes aktive Transportmodul und prüft nicht nochmals die Richtung der geöffneten Akte. Eine sichtbare Dokumentenfunktion ist daher keine eigenständige Lizenzbestätigung.

Aktion	Erforderliches Dokumentrecht
Liste, Vorschau, Versionen und Downloads ansehen	Lesen
Datei hochladen oder Dokument erzeugen	Anlegen
Neue Version, Wiederherstellung, Umbenennung, Reklassifizierung oder Entsperren	Bearbeiten; für die KI-Neuanalyse zusätzlich AI Automation
Dokument löschen	Löschen

Die Standardrollen ADMIN und MANAGER besitzen alle Dokumentrechte. DISPATCHER darf lesen, anlegen und bearbeiten, aber nicht löschen. EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY dürfen standardmäßig lesen.

Die sichtbare Aktenoberfläche richtet ihre Deaktivierung derzeit pauschal am Recht Akten bearbeiten aus, nicht an den einzelnen Dokumentrechten. Dadurch können reine Leser trotz serverseitigem Dokument-Leserecht auch Vorschau, Download oder Versionsverlauf deaktiviert vorfinden. Umgekehrt kann eine Löschschaltfläche bedienbar erscheinen, obwohl das erforderliche Dokument-Löschrecht fehlt; der Server weist den Versuch dann ab. Lassen Sie deshalb die Dokument- und Aktenrechte gemeinsam prüfen und werten Sie sichtbare Schaltflächen nicht als Berechtigungszusage.

Dokumente und Versionen werden über ihre Elternakte auf Mandant und Organisationseinheit geprüft. Eine bekannte Dokument- oder Versions-ID umgeht diese Prüfung nicht. Benutzer ohne einheitenübergreifenden Zugriff sehen nur Akten ihrer aktuellen oder zusätzlich zugewiesenen Einheiten; ADMIN und MANAGER können innerhalb ihres Mandanten weiterreichenden Zugriff besitzen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffnen Sie den passenden Transport-Arbeitsplatz, wählen Sie eine gespeicherte Akte und wechseln Sie zu Dokumente.
Orientieren Sie sich an den vier Bereichen. Prüfen Sie in der Dokumentenliste Titel, Dateiname, Dokumenttyp, Version sowie Kennzeichen wie System, Empfangen von … oder das Schloss.
Für einen Upload ziehen Sie eine zulässige Datei in Dokument hochladen oder öffnen den Dateidialog. Wählen Sie Dokumenttyp, prüfen Sie den vorgeschlagenen Titel und wählen Sie Hochladen.
Öffnen Sie bei PDF-Dateien PDF ansehen. Für andere Dateitypen oder eine lokale Kopie verwenden Sie Herunterladen. Die Vorschau kann durch den Popup-Schutz des Browsers blockiert werden.
Für eine Papierausgabe wählen Sie Im Browser drucken. An Bürodrucker senden setzt einen erreichbaren Druck-Agenten voraus; die Agentensuche ist derzeit auf Organisationsadministratoren begrenzt und kann anderen berechtigten Lesern deshalb nur Druck-Agent ist nicht verfügbar melden.
Öffnen Sie Versionsverlauf, um vorhandene Fassungen anzusehen, herunterzuladen oder – mit Bearbeitungsrecht – eine neue Version hochzuladen, eine ältere Fassung wiederherzustellen oder ein Systemdokument neu zu erzeugen. Ein gesperrtes Dokument blockiert mehrere Versionsaktionen.
Nutzen Sie Dokumente generieren nur nach Kontrolle der Aktenwerte. Wählen Sie DE oder EN und anschließend den gewünschten Typ, beispielsweise Buchungsbestätigung, House B/L, VGM-Erklärung, Shipping Instruction, Transportauftrag, Packauftrag oder Rechnung. Fachliche Voraussetzungen können einzelne Schaltflächen deaktivieren.
Verwenden Sie Typ festlegen und KI neu analysieren nur nach Prüfung der Automatisierungseinstellungen und des Originaldokuments. Die Aktion ist keine unverbindliche Vorschau und kann Aktenwerte verändern.
Aktualisieren Sie die Ansicht nach einer Aktion und prüfen Sie Dokumenteintrag, aktuelle Version, erzeugte Datei und gegebenenfalls veränderte Aktenfelder.

Feldreferenz

Dokumentenliste

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Dokumenttyp	Systemseitig oder gewählt	Ordnet das Dokument einer sichtbaren Gruppe zu	Nur unterstützte Typen verwenden; Sonstige ist die neutrale Auffangkategorie.
Titel	Ja	Fachliche Bezeichnung in der Liste	Beim Upload prüfen; wird zunächst aus dem Dateinamen vorgeschlagen.
Dateiname	Systemseitig	Name der aktuellen Datei und des Downloads	PDF-Vorschau wird nur angeboten, wenn der Name auf `.pdf` endet.
Dateigröße	Systemseitig	Größe der aktuellen Datei	Anzeige in B, KB oder MB; maßgeblich ist das serverseitige Uploadlimit.
Erstellt am	Systemseitig	Zeitpunkt des Dokumenteintrags	Keine manuelle Eingabe.
Quelle	Systemseitig	Kennzeichnet manuell, systemseitig oder aus E-Mail empfangene Unterlagen	Sichtbar unter anderem als System oder Empfangen von ….
Version	Systemseitig	Nummer der aktuellen Fassung	Wird als `vN` angezeigt; Details stehen im Versionsverlauf.
Gesperrt	Systemseitig	Arbeitssperre für mehrere Versions- und Umbenennungsaktionen	Kein vollständiger Lösch-, Freigabe-, Signatur- oder Archivschutz.

Dokument hochladen

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Datei	Ja	Unterlage für die geöffnete Akte	Verlässlich gemeinsam unterstützt sind PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG und JPEG bis 10 MB. Weitere in der Maske genannte Formate können abgewiesen werden.
Dokumenttyp	Ja	Fachliche Kategorie der Unterlage	Aus der angebotenen Liste wählen; bei Unsicherheit Sonstiges und fachlich prüfen.
Titel	Ja	Lesbarer Name in der Dokumentenliste	Darf nicht leer sein; Vorschlag aus dem Dateinamen vor dem Upload kontrollieren.

Version und Erzeugung

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Neue Versionsdatei	Bei Versionsupload ja	Neue Fassung eines vorhandenen Dokuments	Auch hier gelten serverseitig 10 MB, obwohl die Maske 25 MB nennt; CSV, XML und WEBP werden nicht verlässlich akzeptiert.
Was hat sich geändert?	In der Maske ja	Änderungsgrund im Versionsverlauf	Aussagekräftig und ohne vertrauliche Zusatzdaten formulieren.
Dokumentsprache	Bei Erzeugung ja	Sprache des erzeugten Dokuments	DE oder EN; steuert keine fachliche Freigabe.
Dokumentart	Bei Erzeugung ja	Zu erzeugende operative Unterlage	Voraussetzungen wie VGM, Dienstleister oder Rechnungsdaten vorab prüfen.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion oder Ereignis	Sichtbares Ergebnis
Akte noch nicht gespeichert	Dokumente öffnen	Hinweis, die Akte zuerst zu speichern; keine Dokumentverwaltung.
Liste wird geladen	Datenabruf läuft	Dokumente laden…
Liste leer	Keine Dokumente vorhanden	Noch keine Dokumente vorhanden und Uploadbereich.
Listenabruf fehlgeschlagen	Server-, Netzwerk- oder Berechtigungsfehler	Fehler beim Laden der Dokumente.
Datei ausgewählt	Hochladen erfolgreich	Neuer Listeneintrag, normalerweise Version 1.
Vorhandenes Dokument	Neue Version hochladen	Neue Fassung trägt Aktuell, ältere Fassungen bleiben im Verlauf.
Ältere Version	Wiederherstellen bestätigen	Bestehende ältere Fassung wird wieder Aktuell.
Nicht gesperrtes Systemdokument	Neu erzeugen	Neue Versionszeile; bei vorhandenem Typ erscheint zuvor eine Bestätigung.
Gesperrtes Dokument	Versionsverlauf öffnen	Sperrhinweis und Entsperren; Upload, Wiederherstellung und Neugenerierung sind blockiert.
Vorhandenes Dokument	Löschen bestätigen	Eintrag verschwindet ohne sichtbaren Papierkorb. Die Sperre verhindert das Löschen derzeit nicht zuverlässig.

Der Versionsbereich zeigt bei einem Abruffehler derzeit fälschlich den Leerzustand Keine Versionen gefunden statt eines eigenen Fehlers. Vergewissern Sie sich vor Wiederherstellung oder Neugenerierung, dass der Verlauf tatsächlich vollständig geladen wurde.

Was im Hintergrund passiert

Vor Upload und Versionsupload prüft NeuraPort Dateigröße, Dateiendung, gemeldeten Inhaltstyp und den konfigurierten Malware-Scanner. Die Listen-, Vorschau-, Download- und Versionszugriffe werden über die Elternakte autorisiert. Für Vorschau, Druck und Download entsteht nach erfolgreicher Prüfung ein starkes Einmal-Ticket; es läuft nach 15 Minuten ab und wird ohne Browsercache ausgeliefert.

Ein normaler Upload kann im Hintergrund automatisch eine Dokumentanalyse starten. Extern übermittelte Textinhalte werden teilweise maskiert, aber nicht vollständig anonymisiert. Abhängig von Dokumenttyp und Automatisierungseinstellung kann die Analyse Akten- oder Containerwerte ändern. Ein Analysefehler verhindert den erfolgreichen Upload nicht und wird in dieser Oberfläche nicht gesondert angezeigt. Prüfen Sie deshalb nach jedem Upload die fachlich betroffenen Aktenfelder; Details finden Sie unter Dokumente mit KI prüfen und Daten übernehmen.

Bei erneutem Erzeugen eines bereits vorhandenen Dokumenttyps fragt die Oberfläche nach einer Bestätigung. Das dabei eingegebene Änderungsprotokoll wird im aktuellen Stand jedoch nicht an die Erzeugung übergeben. Außerdem kann ein Fehler beim vorgelagerten Listenabruf vorhandene Systemdokumente als nicht vorhanden erscheinen lassen und dadurch die Bestätigung überspringen. Prüfen Sie nach jeder Erzeugung den Versionsverlauf.

Aktendeckel drucken bietet die Formate A3 (faltbar) und A4 sowie Browserdruck oder – bei ermitteltem Agenten – Bürodruck. Die Schaltfläche für den Bürodruck in der Dokumentzeile ermittelt zunächst verfügbare Agenten. Eine technische Erreichbarkeit oder erfolgreiche physische Ausgabe ist erst nach bestätigtem Druckauftrag belegt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Bitte Akte zuerst speichern, um Dokumente zu verwalten.	Akte besitzt noch keine gespeicherte ID.	Pflichtfelder ergänzen, Akte speichern und Dokumente erneut öffnen.
Aktionen sind trotz Dokument-Leserecht deaktiviert	Die Aktenoberfläche verlangt zusätzlich Akten-Bearbeitungsrecht.	Rechte administrativ prüfen; nicht unnötig Schreibrechte vergeben, sondern UI-Lücke melden.
Löschen ist sichtbar, endet aber mit fehlender Berechtigung	Sichtbarkeit berücksichtigt das Dokument-Löschrecht nicht.	Löschung von MANAGER oder ADMIN fachlich prüfen lassen.
Dateityp nicht erlaubt	Dateidialog, Drag-and-drop-Prüfung und Server nennen nicht dieselben Formate.	PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG oder JPEG verwenden; Datei nicht nur umbenennen.
Version unter 25 MB wird abgewiesen	Die Versionsmaske nennt 25 MB, serverseitig gelten 10 MB.	Datei auf höchstens 10 MB reduzieren.
PDF-Vorschau öffnet nicht	Popup blockiert oder einmaliges Ticket konnte nicht geladen werden.	Popups für die vertrauenswürdige NeuraPort-Domain zulassen oder Herunterladen wählen.
Druck-Agent ist nicht verfügbar	Kein erreichbarer Agent oder der Benutzer darf die Agentenliste nicht abrufen.	Browserdruck nutzen; Agent und Administrationsrecht durch die Organisation prüfen lassen.
Versionsverlauf meldet Keine Versionen gefunden, obwohl Fassungen erwartet werden	Abruffehler wird als Leerzustand dargestellt.	Seite neu laden, Netzwerk und Rechte prüfen und keine Wiederherstellung aus unvollständiger Sicht ausführen.
Gesperrtes Dokument lässt sich löschen oder per KI neu einstufen	Die Dokumentsperre schützt diese Aktionen nicht vollständig.	Aktion abbrechen, Sperrgrund klären und den unvollständigen Sperrschutz melden.
Erneute Erzeugung enthält den eingegebenen Änderungsgrund nicht	Der Bestätigungsdialog übergibt den Text derzeit nicht.	Änderungsgrund außerhalb dieser Eingabe nachvollziehbar dokumentieren und Versionsinhalt prüfen.
Aktionen fehlen auf Smartphone oder Tablet	Mehrere Schaltflächen erscheinen nur beim Maus-Hover; Layouts sind nicht vollständig responsiv.	Desktop-Browser verwenden und Responsive-Lücke melden.
Upload erfolgreich, erwartete KI-Werte fehlen oder Aktenwerte ändern sich	Hintergrundanalyse scheiterte still oder Automatisierung hat Werte übernommen.	Originaldokument und betroffene Felder kontrollieren; KI-Herkunft und Automatisierungseinstellungen prüfen.