Kunden, Adressen, Dienstleister und Containerdepots pflegen

Zweck und Einsatzbereich

Diese Übersichtsseite beschreibt vier getrennte Stammdatenbereiche. Sie haben unterschiedliche Navigation, Rechte und Datenbereiche; eine Berechtigung zum Bearbeiten eines Bereichs gilt daher nicht automatisch für die anderen.

• Kontakte & Kunden verwaltet Kunden, Dienstleister im Kundenstamm und deren Kontakte.
• Adressbuch verwaltet einzelne Adressen in den Klassen A, P und G.
• Reedereien und Vorunternehmer sind eigene Listen unter Stammdaten.
• Container & Depot verwaltet Poolcontainer, Leasingdaten, Aktenzuordnung und Bewegungen.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für Kontakte & Kunden benötigen Sie mindestens das Recht customers:VIEW. Anlegen, Bearbeiten und Archivieren von Kunden ist für die Rollen ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT vorgesehen. Kontakte folgen zusätzlich den einzelnen Rechten customers:CREATE, customers:EDIT und customers:DELETE. Finanzfelder sind nur für Benutzer mit Finanzsicht sichtbar und bearbeitbar; ohne diese Sicht werden gespeicherte Bank- und Kreditdaten nur maskiert ausgegeben. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf Kundendaten.

Im Adressbuch benötigen Sie zum Lesen customers:VIEW, zum Anlegen addresses:CREATE. Zum Ändern und Löschen sind ADMIN, MANAGER oder ACCOUNTANT erforderlich. Die Hochstufung von Adressen zu Interessenten oder Partnern ist ebenfalls auf diese drei Rollen beschränkt. Ein angemeldeter Plattformadministrator kann keine Organisationsadressen bearbeiten.

Reedereien sind globale Plattformstammdaten und keine mandantenlokale Pflege. Mandantenbenutzer verwenden ausschließlich freigegebene Einträge und melden Änderungsbedarf an den Plattformbetrieb; Änderungen erfolgen nur über den dafür freigegebenen Plattformprozess. Vorunternehmer folgen dem für den eigenen Organisationsbereich freigegebenen Pflegeprozess. Behandeln Sie beide Listen nicht als gemeinsame Stammdatenberechtigung und lassen Sie unklare Freigaben administrativ prüfen.

Container & Depot erscheint in der Anwendung nur, wenn für die aktuell gewählte Organisationseinheit mindestens Ocean Export, Ocean Import oder Warehouse lizenziert ist. Zum Anzeigen verlangt der Dienst shipments:VIEW, zum Anlegen, Ändern, Archivieren und Protokollieren einer Bewegung shipments:EDIT. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf Poolcontainer. Die sichtbare Modulfreiheit richtet sich nach der aktuellen Organisationseinheit; der Containerbestand selbst wird im geprüften Stand auf Organisationsebene abgegrenzt. Daraus lässt sich keine zugesicherte Trennung des Containerbestands je Organisationseinheit ableiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Kunden und Kontakte pflegen

1. Öffnen Sie Kontakte & Kunden über die passende Navigation Ihres Arbeitsbereichs.
2. Suchen oder sortieren Sie die Liste. Aktivieren Sie bei Bedarf Inaktive anzeigen.
3. Wählen Sie Neuer Kunde oder öffnen Sie einen vorhandenen Eintrag zum Bearbeiten.
4. Erfassen Sie mindestens Firmenname. Ergänzen Sie Kontakt-, Adress- und bei vorhandener Finanzsicht die Finanzdaten.
5. Speichern Sie den Datensatz. Bei einem bestehenden Kunden können Sie im Bereich Kontakte einen Kontakt anlegen, als primär markieren oder deaktivieren.
6. Wählen Sie Archivieren, wenn der Kunde nicht mehr in der Standardliste erscheinen soll. Bestehende Bezüge bleiben erhalten.

Für eine geführte Erstanlage wählen Sie statt Neuer Kunde die Schaltfläche Onboarding. Der Assistent führt durch Firma, Kontakt, Compliance, Konditionen und Freigabe. In Firma ist die Firmenbezeichnung erforderlich; beim folgenden Schritt muss mindestens Primärkontakt oder die zuvor unter E-Mail eingetragene Firmenadresse vorhanden sein. Die Optionen Portal, Tracking und Branding im letzten Schritt schalten keine Kundenportal-, Tracking- oder Brandingfunktion frei. Sie werden lediglich als Hinweis „vorbereitet“ oder „offen“ in den Notizen des neuen Kunden gespeichert.

Das Kundenformular kann pro Organisation konfiguriert sein. Sichtbarkeit, Bezeichnung und Kennzeichnung als Pflichtfeld einzelner Felder können daher von dieser Anleitung abweichen. Die technische Eingabeprüfung bleibt trotzdem maßgeblich. Die Prüfungen von USt-ID und EORI stehen erst bei einem bereits gespeicherten Kunden zur Verfügung. Die LEI-Suche kann bei mindestens zwei Zeichen Firmendaten zur Übernahme anbieten.

Adressbuch verwenden

1. Öffnen Sie Adressbuch in der Sidebar des verfügbaren Arbeitsbereichs.
2. Suchen Sie nach Nummer, Name oder Ort und begrenzen Sie bei Bedarf auf die Klasse A, P oder G.
3. Wählen Sie Neue Adresse, tragen Sie mindestens Name ein und legen Sie die Adresse zunächst als Klasse A an.
4. Öffnen Sie einen Listeneintrag, um die angezeigten Felder zu bearbeiten. Untergeordnete Adressen werden in der Detailansicht angezeigt.
5. Falls berechtigt, stufen Sie eine Adresse zunächst von A · Adresse zu P · Interessent und anschließend zu G · Partner hoch.

Die Oberfläche kann bei einer Adresse der Klasse A bereits Zu Kunde (G) anbieten. Die gültige Reihenfolge ist dennoch ausschließlich A → P → G. Führen Sie deshalb zuerst die Hochstufung zu P aus.

Reedereien verwenden und Vorunternehmer pflegen

1. Öffnen Sie in der horizontalen Menüleiste Stammdaten und wählen Sie Reedereien oder Vorunternehmer. Diese beiden Listen sind im geprüften Stand nicht als eigene Einträge der Sidebar belegt.
2. Suchen Sie den benötigten Eintrag und prüfen Sie dessen Aktivstatus.
3. Verwenden Sie bei Reedereien nur den freigegebenen globalen Eintrag. Geben Sie Korrektur-, Anlage- oder Archivierungsbedarf an den Plattformbetrieb.
4. Legen oder ändern Sie Vorunternehmer nur im freigegebenen Organisationsbereich. Wählen Sie dabei Trucker, Packschuppen oder Lager als Typ.
5. Archivieren Sie einen Vorunternehmer nur, wenn er nicht mehr in der Standardansicht erscheinen soll; verknüpfte Akten bleiben erhalten.

Container und Depot verwalten

1. Wählen Sie im lizenzierten Ocean- oder Warehouse-Arbeitsbereich Container & Depot.
2. Suchen Sie nach Container, Typ, Leasinggeber oder Depot oder filtern Sie nach Status. Mit Archivierte anzeigen beziehen Sie inaktive Container ein.
3. Wählen Sie Container anlegen, erfassen Sie mindestens die Containernummer und ergänzen Sie Eigentums-, Leasing- und Depotdaten.
4. Öffnen Sie einen Container in der Liste. Mit Schreibrecht bearbeiten Sie im Detailbereich die Container- und Leasingdaten oder ordnen eine vorhandene Akte zu.
5. Erfassen Sie unter Bewegung erfassen Bewegungsart, Zeitpunkt, Ort oder Depot, Referenz und gegebenenfalls die zugeordnete Akte. Wählen Sie Bewegung protokollieren.
6. Prüfen Sie anschließend Bewegungshistorie und den Status. Verwenden Sie Archivieren nur für Container, die nicht mehr aktiv geführt werden sollen.

Feldreferenz

Kunden und Kontakte

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	Ja	Bezeichnung des Kunden oder Dienstleisters im Kundenstamm	1 bis 255 Zeichen; die Feldkonfiguration kann die sichtbare Pflichtmarkierung steuern.
Partnerart	Nein	Unterscheidet Kunde und Dienstleister im Kundenformular	Zulässige Werte: Kunde oder Dienstleister.
E-Mail	Nein	Allgemeine Kontaktadresse des Kunden	Muss bei Eingabe eine gültige E-Mail-Adresse sein.
Steuer-ID	Nein	Steuer- oder USt-ID-Eingabe im Kundenformular	Maximal 50 Zeichen in der sichtbaren Eingabe. Die USt-ID-Prüfung ist erst nach dem Speichern verfügbar; das Formular erzwingt dabei kein separates USt-ID-Format.
EORI-Nummer	Nein	Zollidentifikation des Kunden	Maximal 50 Zeichen.
Kreditlimit	Nein	Kreditrahmen des Kunden	Nicht negativ; nur mit Finanzsicht sichtbar und bearbeitbar.
IBAN / BIC	Nein	Bankverbindung	IBAN maximal 34, BIC maximal 11 Zeichen; die IBAN-Prüfsumme wird geprüft.
Zahlungsziel (Tage)	Nein	Vereinbartes Zahlungsziel	Ganze Zahl von 0 bis 365; nur mit Finanzsicht.
Vollständiger Name (Kontakt)	Ja	Kontaktperson eines gespeicherten Kunden	1 bis 255 Zeichen.
Primärkontakt	Nein	Kennzeichnet den bevorzugten Kontakt	Kann bei einem bestehenden Kontakt geändert werden.

Adressbuch

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name	Ja	Bezeichnung der Adresse	1 bis 255 Zeichen.
Klasse	Beim Anlegen systemseitig	A · Adresse, P · Interessent oder G · Partner	Neue Adressen beginnen als A; nur A → P → G ist zulässig.
Ansprechpartner	Nein	Kontaktname an der Adresse	Maximal 255 Zeichen.
Straße, PLZ, Ort, Land	Nein	Anschrift	Ländercode maximal drei Zeichen.
E-Mail / Telefon	Nein	Kontaktdaten der Adresse	E-Mail maximal 255, Telefon maximal 50 Zeichen.
Untergeordnete Adresse	Nein	Hierarchische Adresse unterhalb eines Eintrags	Eine Adresse kann nicht ihr eigenes Elternteil sein.

Reedereien und Vorunternehmer

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name (Reederei)	Ja	Name der Reederei	1 bis 255 Zeichen.
Short-Code	Nein	Kurzkennung der Reederei	Maximal 10 Zeichen.
Booking-E-Mail	Nein	Adresse für Buchungen	Muss bei Eingabe eine gültige E-Mail-Adresse sein.
Firmenname (Vorunternehmer)	Ja	Unternehmensname des Vorunternehmers	1 bis 255 Zeichen.
Typ	Ja	Einsatzart des Vorunternehmers	Nur Trucker, Packschuppen oder Lager.
Ansprechpartner, Anschrift, E-Mail, Telefon	Nein	Operative Kontaktdaten	Zeichenlängen werden je Feld begrenzt; die E-Mail muss im Formular bei Eingabe ein gültiges E-Mail-Format haben.

Container und Depot

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Containernummer	Ja	Eindeutige Nummer des Poolcontainers	4 bis 20 Zeichen; wird in Großbuchstaben gespeichert und darf innerhalb der Organisation nur einmal vorkommen.
Status	Beim Anlegen systemseitig	Betriebsstatus des Containers	Zulässig sind Verfügbar, Reserviert, Im Einsatz, Zurück, Beschädigt und Off-Hire. Neue Container starten als Verfügbar.
Eigentumsart	Nein	Eigentums- oder Nutzungsmodell	Nur Eigencontainer, Leasingcontainer, SOC oder COC.
Leasingbeginn / Leasingende	Nein	Laufzeit des Leasings	Das Leasingende darf nicht vor dem Leasingbeginn liegen.
Tagesrate (€)	Nein	Leasingrate pro Tag	Nicht negativ.
Aktenzuordnung	Nein	Verknüpft den Container mit einer Akte	Die ausgewählte Akte muss derselben Organisation gehören.
Bewegungsart	Ja	Art der protokollierten Bewegung	Nur Gate-Out, Gate-In, Pickup, Rückgabe, Reposition oder Schaden.
Zeitpunkt	Nein	Zeitpunkt der Bewegung	Ohne Eingabe wird der aktuelle Zeitpunkt verwendet.
Ort / Depot, Referenz, Bewegungsnotiz	Nein	Ergänzende Bewegungsangaben	Freitext; bei Gate-In oder Rückgabe aktualisiert ein eingegebener Ort das aktuelle Depot.

Status und mögliche Übergänge

Bereich	Auslöser	Ergebnis
Kunde	Archivieren	Der Kunde wird inaktiv und fehlt in der Standardliste. Ein bereits archivierter Kunde kann nicht erneut archiviert werden.
Kontakt	Löschen	Der Kontakt wird deaktiviert und verliert die Kennzeichnung als Primärkontakt.
Adresse	Hochstufen	Zulässige Reihenfolge: A → P → G. Eine Rückstufung oder das Überspringen einer Klasse wird abgewiesen.
Vorunternehmer	Archivieren	Der Eintrag wird inaktiv; die Standardliste blendet ihn aus. Globale Reedereien folgen ausschließlich dem Plattformprozess.
Container	Anlegen	Neuer Container erhält den Status Verfügbar.
Container	Gate-Out oder Pickup	Status wird Im Einsatz; bei vorhandener Aktenzuordnung wird diese gespeichert.
Container	Gate-In oder Rückgabe	Status wird Zurück, die Aktenzuordnung wird entfernt und ein angegebener Ort wird zum Depot.
Container	Schaden	Status wird Beschädigt.
Container	Reposition	Die Bewegung wird protokolliert, der Status bleibt unverändert.
Container	Archivieren	Der Container wird inaktiv und auf Off-Hire gesetzt.

Was im Hintergrund passiert

Kunden werden dem Mandanten und beim Anlegen der aktuellen Organisationseinheit zugeordnet. In einer Einheit zeigt die Kundenliste Kunden dieser Einheit sowie nicht einer Einheit zugeordnete Kunden. Bei einzelnen Kunden- und Kontaktaktionen prüft NeuraPort zusätzlich, ob der angemeldete Benutzer Zugriff auf die betreffende Organisationseinheit besitzt. Änderungen an Name oder Anschrift eines Kunden können eine erneute Sanktionsprüfung für zugehörige, nicht archivierte Akten auslösen.

Adressdaten werden dem Mandanten zugeordnet. Die Adressnummer wird innerhalb dieses Mandanten fortlaufend vergeben. Beim Anlegen aus Freitext kann NeuraPort eine vorhandene Adresse suchen und die Eingabe unterstützen; diese Funktion ist nicht Bestandteil der hier sichtbaren Standardmaske.

Globale Reederei- und Partnerstammdaten sind keine mandantenlokale Pflege. Änderungen oder Archivierungen dürfen ausschließlich über den freigegebenen Plattformprozess erfolgen; Mandantenadministratoren sollen globale Einträge nur verwenden und Änderungsbedarf an die Plattformadministration geben.

Containerbewegungen aktualisieren den Containerstatus und werden zusätzlich als Historie gespeichert. Der aktuelle Depotort und die Aktenzuordnung werden dabei nur bei den beschriebenen Bewegungsarten automatisch angepasst.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Kunde nicht gefunden	Der Kunde gehört nicht zum Mandanten oder ist außerhalb Ihres zugelassenen Organisationsbereichs.	Prüfen Sie die aktive Organisationseinheit und lassen Sie Ihre Zuordnung oder Rolle prüfen.
Keine Berechtigung für Finanzdaten	Ein Finanzfeld wurde ohne Finanzsicht übermittelt.	Entfernen Sie Finanzfelder oder lassen Sie die Finanzsicht freigeben.
Keine USt-ID hinterlegt (Feld: vat_id oder tax_id)	Die Prüfung wurde ohne gespeicherte USt-ID gestartet.	Tragen Sie die USt-ID ein, speichern Sie den Kunden und starten Sie die Prüfung erneut.
Keine EORI-Nummer hinterlegt	Die EORI-Prüfung wurde ohne EORI-Nummer gestartet.	EORI-Nummer speichern und die Prüfung erneut ausführen.
Adressklasse muss A, P oder G sein oder Hochstufung schlägt fehl	Die Klasse oder Reihenfolge ist ungültig.	Neue Adresse als A anlegen und in den Schritten A → P → G hochstufen.
Reederei ist nicht nutzbar	Der globale Eintrag fehlt, ist inaktiv oder nicht freigegeben.	Änderungsbedarf an den Plattformbetrieb geben und keinen Ersatzdatensatz anlegen.
Vorunternehmer ist bereits archiviert	Der Eintrag ist bereits inaktiv.	Aktivieren Sie in der Liste die Anzeige inaktiver Einträge und prüfen Sie den Status.
Container-Nummer existiert bereits im Pool	Die Nummer ist in Ihrer Organisation bereits vorhanden.	Bestehenden Container suchen und bearbeiten statt erneut anzulegen.
Leasingende darf nicht vor dem Leasingbeginn liegen	Die Datumswerte sind vertauscht.	Leasingdaten in chronologischer Reihenfolge korrigieren.
Die ausgewählte Akte gehört nicht zu dieser Organisation	Eine Akte aus einem anderen Mandanten wurde ausgewählt.	Wählen Sie eine Akte aus Ihrer Organisation.
Aktion fehlgeschlagen oder Verbindung zum Backend fehlgeschlagen	Die Anfrage konnte nicht verarbeitet werden oder der Dienst ist nicht erreichbar.	Eingaben prüfen, Ansicht neu laden und bei anhaltendem Fehler Zeitpunkt sowie betroffenen Datensatz an die Administration geben.

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