Offene Posten, Zahlungsprognosen und Mahnungen steuern

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort stellt offene und überfällige Ausgangsrechnungen an mehreren Stellen dar:

Finanzen → Finanzübersicht zeigt eine verdichtete Karte Offene Rechnungen.
Finanzen → Offene Posten öffnet die Rechnungsliste mit dem Filter Offen; dort können Sie zusätzlich Überfällig wählen.
Arbeitsbereich → Finance → Buchhaltung → Forderungen zeigt eine operative Debitorenliste.
Arbeitsbereich → Finance → Buchhaltung → Mahnwesen verbindet eine Zahlungsprognose mit überfälligen Mahnkandidaten, Vorschautext und interner Mahnstufe.

Die Zahlungsprognose ist eine einfache Heuristik aus bisherigen Zahlungstagen eines Kunden, kein KI-Modell und keine Zahlungszusage. Besonders wichtig: Die Aktion Erzeugen versendet keine Mahnung, legt keine E-Mail oder PDF an und erreicht den Kunden nicht. Sie protokolliert ausschließlich Mahnstufe, Zeitpunkt und optionale interne Notiz, erzeugt einen Audit-Eintrag und benachrichtigt den handelnden Benutzer intern. Auch eine rechtlich wirksame Mahnung, ein Zugangsnachweis, Verzugsfolgen, Gebühren, Zinsen oder die inhaltliche Zulässigkeit des Textes werden nicht geprüft.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die aktuelle Organisationseinheit benötigt das Modul Finance. Lesen ist mit aktivem oder auf Nur lesen gesetztem Modul möglich; Erzeugen setzt eine schreibende Lizenz voraus.

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Finanzübersicht, offene Posten, Forderungen, Mahnkandidaten und Prognose lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht, Recht Finanzen lesen, Finance-Lizenz und Zugriff auf die jeweilige Akten-OE
Mahnvorschau öffnen	dieselben Leserechte sowie Zugriff auf die Elternakte der Rechnung
Interne Mahnstufe mit Erzeugen fortschreiben	zusätzlich Finanzen bearbeiten und schreibende Finance-Lizenz

Der vollständige Arbeitsplatz Buchhaltung wird im Hauptfrontend nur ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT angeboten. EXECUTIVE besitzt standardmäßig Finanz-Leserechte, erhält diesen Arbeitsplatz aber nicht. Eigene Rollen werden in dieser Navigation ebenfalls nicht berücksichtigt. Plattformadministratoren sehen Buchhaltung in ihrer Navigation, werden von den Mandanten-Finanzprüfungen des Servers jedoch abgewiesen.

Rechnungen besitzen einen Mandanten und sind einer Akte zugeordnet. Die Listen und Prognosen leiten den OE-Scope aus dieser Elternakte ab. ADMIN und MANAGER sehen alle Organisationseinheiten ihres Mandanten; andere berechtigte Benutzer nur ihre aktuelle und zusätzlich zugewiesenen Einheiten. Vorschau und interne Mahnaktion prüfen die konkrete Rechnung erneut über ihre Elternakte. Eine bekannte Rechnungs-ID umgeht Mandant oder OE daher nicht. Die Datenbank trennt Rechnungen zusätzlich nach Mandant.

Im Lizenzstatus Nur lesen bleibt Erzeugen in der Oberfläche sichtbar, wird aber serverseitig blockiert. Die Oberfläche zeigt auch keinen eigenen Hinweis auf fehlendes Finanzen bearbeiten. Eine sichtbare Aktion ist deshalb kein Berechtigungsnachweis.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Offene Posten prüfen

Öffnen Sie Finanzen → Offene Posten. Der Filter Offen zeigt im sichtbaren Tabellenbestand unbezahlte finalisierte Rechnungen und Korrekturrechnungen.
Wechseln Sie zu Überfällig, um Rechnungen mit einem Fälligkeitsdatum vor dem aktuellen Serverdatum zu sehen. Am Fälligkeitstag selbst gilt die Rechnung noch nicht als überfällig.
Kontrollieren Sie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeit, Kunde, Akte, Brutto, Währung und Status gegen die finalisierte Rechnung.
Verwenden Sie Gesamt offen und Gesamt überfällig nur, wenn alle enthaltenen Rechnungen dieselbe Währung besitzen. Die Einzelzeile formatiert korrekt in ihrer Rechnungswährung; die Gesamtsumme addiert unterschiedliche Währungen jedoch ohne Umrechnung und zeigt das Ergebnis als EUR.
Öffnen Sie für Details den freigegebenen Rechnungsprozess. Offen beweist weder Rechnungsversand noch Zugang beim Empfänger.

Unter Buchhaltung → Forderungen steht zusätzlich eine kompakte Debitorenliste mit Fälligkeit, offenem Betrag, Akte und Überfälligkeit zur Verfügung. Der Arbeitsplatz lädt höchstens die ersten 50, nach Fälligkeit sortierten Zeilen. Seine Kennzahlen werden nur aus diesen geladenen Zeilen gebildet und sind bei mehr als 50 Treffern keine Gesamtsumme. Außerdem können Entwürfe und stornierte Entwürfe in der Tabelle als offen erscheinen, obwohl sie nicht in die Forderungssumme eingehen.

Zahlungsprognose einordnen

Öffnen Sie Arbeitsbereich → Finance → Buchhaltung → Mahnwesen.
Prüfen Sie oben Offen, Überfällig und Mahnung empfohlen. Verwenden Sie die EUR-Summen nur in einem reinen EUR-Datenbestand: Die Prognose übernimmt den numerischen Rechnungsbetrag ohne Währungsumrechnung und bezeichnet ihn dennoch als EUR.
Lesen Sie je Rechnung Fällig, Prognose, Überfällig und Mahnung.
Ein Stern an der Prognose bedeutet: Für diesen Kunden liegt keine verwendbare Zahlungshistorie vor; NeuraPort verwendet dann das Fälligkeitsdatum.
Ohne Stern berechnet das System die Prognose als Rechnungsdatum plus gerundete durchschnittliche Tage bis zur Zahlung aus früheren bezahlten Rechnungen dieses Kunden. Bereits eine einzelne Zahlung kann dafür genügen; Konfidenz, Streuung und Zahl der historischen Belege zeigt die Tabelle nicht.
Prüfen Sie ein prognostiziertes Datum stets gegen das aktuelle Datum. Bei bereits überfälligen Rechnungen kann die Prognose weiterhin in der Vergangenheit liegen.
empfohlen bedeutet nur: Das Fälligkeitsdatum liegt vor heute und seit der letzten intern protokollierten Mahnstufe sind mindestens 14 Tage vergangen beziehungsweise es gibt noch keinen solchen Zeitpunkt. Die Empfehlung berücksichtigt weder die Qualität der Prognose noch Kundenkontakt, Reklamation, Zahlungsavis oder einen externen Versandstatus.

Die Prognose kann derzeit auch negative finalisierte Folgebelege einbeziehen, deren Betrag von Offen und Überfällig abgezogen wird und die bei überschrittenem Fälligkeitsdatum eine Mahnungsempfehlung erhalten können. Brechen Sie bei null oder negativen Beträgen ab und prüfen Sie Rechnung, Storno und Korrektur.

Mahnkandidat prüfen und intern protokollieren

Wählen Sie in der Mahnliste zuerst Vorschau. Die Liste enthält grundsätzlich unbezahlte, positive, finalisierte oder als Korrektur finalisierte Rechnungen mit Fälligkeit vor heute.
Vergleichen Sie Kunde, Rechnungsnummer, Betrag, Währung und Überfälligkeit mit dem finalisierten Original und dem tatsächlichen Zahlungseingang.
Prüfen Sie den vorgeschlagenen Betreff und Text vollständig. Die Vorlage enthält keine Empfängeradresse, Bankverbindung, Rechnungsanlage, Gebühren- oder Zinsberechnung und keine organisationsspezifisch belegte Rechtstextprüfung.
Tragen Sie unter Mahnnotiz höchstens 500 Zeichen als internen Vermerk ein. Die Notiz ist nicht Bestandteil des Vorschautexts und wird nicht an den Kunden übermittelt.
Wählen Sie Erzeugen nur, wenn Sie ausschließlich die interne Mahnstufe protokollieren wollen. Verwenden Sie für einen tatsächlichen Versand den von Ihrer Organisation freigegebenen, separat nachgewiesenen Kommunikationsprozess.
Prüfen Sie nach der Aktion Mahnstufe und Zeitpunkt erneut. Betreff und Text der Vorschau werden nicht als versandter Inhalt gespeichert; bewahren Sie daraus keinen vermeintlichen Zugangsnachweis ab.

Eine Mahnstufe folgt im System den Schwellen ab 1 Tag → Stufe 1, ab 14 Tagen → Stufe 2 und ab 28 Tagen → Stufe 3. Bei Erzeugen wird mindestens um eine Stufe erhöht und höchstens Stufe 3 gesetzt. Diese technische Staffel ist keine rechtliche Vorgabe und ersetzt keine organisationsspezifische Mahnrichtlinie.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Rechnungsnummer	Systemseitig	Kennung der Ausgangsrechnung	Aus der gespeicherten Rechnung; keine freie Eingabe im OP- oder Mahnarbeitsplatz.
Kunde	Systemseitig	Rechnungsempfänger laut Kundenstammdaten	Anzeige der Firmenbezeichnung; kein Mahnempfänger oder Kontakt wird hier ausgewählt.
Akte	Systemseitig	Elternakte für Mandant- und OE-Scope	Muss für die geprüften Rechnungswege vorhanden und für den Benutzer zugänglich sein.
Rechnungsdatum	Systemseitig	Ausgangspunkt der historischen Zahlungsprognose	Gespeichertes Kalenderdatum der Rechnung.
Fälligkeitsdatum	Systemseitig	Vertraglich gespeicherter Zahlungstermin	Erst ein Datum vor dem heutigen Serverdatum gilt als überfällig. Keine Feiertags- oder Bankarbeitstagslogik belegt.
Betrag	Systemseitig	Offener Bruttobetrag der Rechnung	Einzelzeile in Rechnungswährung; nur unbezahlte positive Rechnung ist ein regulärer Mahnkandidat.
Währung	Systemseitig	Währung der Rechnung	Einzelzeilen berücksichtigen sie; Dashboard- und Prognosegesamtsummen rechnen unterschiedliche Währungen nicht um.
Lebenszyklus	Systemseitig	FINAL oder CORRECTION für eine regulär offene Forderung	Entwurf und stornierter Entwurf dürfen weder als mahnfähige Forderung noch als Zahlungserwartung behandelt werden.
Bezahlt	Systemseitig	Kennzeichnet ausgeglichene Rechnung	Bezahlte Rechnungen entfallen aus OP, Prognose und Mahnliste. Zahlungsabgleich ist ein separater Prozess.
Tage überfällig	Systemseitig	Differenz zwischen heute und Fälligkeit	Nur positive ganze Kalendertage; am Fälligkeitstag 0.
Prognosedatum	Systemseitig	Erwartetes Zahlungsdatum aus Historie oder Fälligkeit	Rechnungsdatum plus gerundeter Durchschnitt; ohne Historie gleich Fälligkeit. Nicht auf heute begrenzt.
Historienbasis	Systemseitig	Kennzeichnet, ob frühere Zahlungen verwendet wurden	Oberfläche zeigt nur fehlende Historie mit Stern; Stichprobengröße und Streuung bleiben unsichtbar.
Mahnung empfohlen	Systemseitig	Operativer Hinweis für überfällige Rechnung nach 14-Tage-Sperrfrist	Keine Automatik, keine rechtliche Bewertung und kein Versand. Negative Folgebelege werden derzeit nicht zuverlässig ausgeschlossen.
Mahnstufe	Systemseitig	Interner Stand 0 bis 3	Vorschau nimmt mindestens vorherige Stufe plus 1 oder die Tagesschwelle, gedeckelt auf 3.
Letzte Mahnung	Systemseitig	Zeitpunkt der letzten Aktion Erzeugen	Belegt nur die interne Protokollierung, nicht Erstellung, Versand oder Zugang einer Mahnung.
Mahnnotiz	Nein	Interner Vermerk zur Protokollierung	Höchstens 500 Zeichen; nicht Bestandteil der Vorschau und nicht an Kunden übermittelt.
Betreff und Vorschautext	Systemseitig	Generischer Textvorschlag zur aktuellen Stufe	Wird bei Erzeugen nicht als versandter Inhalt archiviert; keine Empfänger-, Rechts- oder Vorlagenfreigabe belegt.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Ereignis oder Aktion	Folgezustand	Belegte Wirkung
Entwurf oder stornierter Entwurf	keine	keine reguläre Forderung	Darf nicht in OP-Summe, Prognose oder Mahnliste eingehen; die kompakte Forderungstabelle kann ihn dennoch anzeigen.
FINAL oder CORRECTION, positiv und unbezahlt	Finalisierung	Offen	Erscheint in OP und Prognose innerhalb des erlaubten Scopes. Kein Versandnachweis.
Offen, Fälligkeit heute	Tageswechsel noch nicht erfolgt	Offen, nicht überfällig	Tage überfällig bleibt 0.
Offen, Fälligkeit vor heute	Tageswechsel	Überfällig	Erscheint als Mahnkandidat; Prognose empfiehlt bei erfüllter 14-Tage-Sperrfrist eine Mahnung.
Mahnstufe 0 bis 2	Erzeugen	mindestens nächste Stufe, höchstens 3	Speichert Stufe, Zeitpunkt und Notiz; erzeugt Audit und interne Benachrichtigung, aber keinen Versand.
Mahnstufe 3	erneut Erzeugen	Stufe 3	Aktualisiert Zeitpunkt und erzeugt weitere interne Protokolle; keine fachliche Idempotenz.
Offen oder überfällig	Als bezahlt markieren oder Zahlung zuordnen	Bezahlt	Entfällt aus OP, Prognose und Mahnliste. Dieser Statuswechsel erfolgt außerhalb des Mahnreiters.

Der Mahnprozess besitzt keinen Zustand Entwurf, freigegeben, versendet, zugestellt, fehlgeschlagen oder zurückgezogen. Leiten Sie diese Wirkungen nicht aus Mahnstufe oder interner Benachrichtigung ab.

Was im Hintergrund passiert

Alle Berechnungen verwenden das aktuelle Kalenderdatum des Servers. Die Finanzübersicht und OP-Auswertungen berücksichtigen unbezahlte finalisierte Rechnungen und Korrekturrechnungen im autorisierten Mandanten-/OE-Scope. Der kompakte Forderungs- und Mahnarbeitsplatz begrenzt Listen serverseitig; das Hauptfrontend fordert jeweils 50 Zeilen an. Die dort sichtbaren Summen werden nach der Begrenzung berechnet. Fehler beim Laden dieser drei Hintergrundabfragen werden in den Kennzahlen nicht gesondert angezeigt und können dadurch wie 0 oder eine leere Liste wirken. Die Zahlungsprognose besitzt dagegen einen sichtbaren Fehlerzustand.

Für historisches Zahlungsverhalten mittelt NeuraPort je Kunde die Tage vom Rechnungsdatum bis zum gespeicherten Zahlungsdatum aller bezahlten Rechnungen im erlaubten Scope. Ausreißer, Teilzahlungen, Zahlungsbedingungen, Währung, Betrag, Wochentage oder Kundensegment werden nicht gewichtet. Der ebenfalls berechnete durchschnittliche Verzug gegenüber der Fälligkeit fließt nicht in das sichtbare Prognosedatum ein. Ohne Historie wird die Fälligkeit eingesetzt.

Die Bezeichnungen amount_eur, Offen EUR und Überfällig EUR beruhen nicht auf einer Währungsumrechnung: Der jeweilige Rechnungsbetrag wird direkt addiert. Dasselbe Problem betrifft zusammengefasste offene und überfällige Rechnungsbeträge in Finanzübersicht und Buchhaltungskennzahlen. Gemischte Währungsbestände müssen daher bis zur Korrektur je Währung getrennt ausgewertet werden.

Die Prognose unterdrückt eine Empfehlung für 14 Tage nach Erzeugen. Mahnliste, Vorschau und Aktion selbst erzwingen diese Sperrfrist jedoch nicht. Vorschau und Aktion prüfen im direkten Einzelpfad außerdem weder Finalstatus noch tatsächliche Überfälligkeit erneut; eine bekannte, autorisierte Rechnungs-ID kann daher technisch auch für eine noch nicht fällige oder nicht finalisierte positive Rechnung verwendet werden. Das Hauptfrontend bietet regulär nur Kandidaten aus der gefilterten Mahnliste an, dennoch ist diese fehlende serverseitige Zustandsprüfung vor Produktivbetrieb zu schließen.

Beim Erzeugen wird die Rechnungszeile nicht gesperrt und es gibt keinen Idempotenzschlüssel. Gleichzeitige oder wiederholte Aktionen können mehrere Audit- und Benachrichtigungszeilen erzeugen, den letzten Zeitstempel überschreiben oder Stufen konkurrierend berechnen. Der Auditdatensatz enthält Stufe, Zeitpunkt und Notiz, nicht aber den angezeigten Betreff, Vorschautext, Empfänger, Dokumentinhalt oder Versandstatus.

Die vorhandenen Tests belegen die Grundheuristik, die 14-Tage-Unterdrückung der Empfehlung, Stufe 3 für eine 40 Tage überfällige EUR-Rechnung und den Ausschluss einer fremden OE aus Forderungen und Prognose. Nicht belegt sind Endpunkt-Regressionstests für nicht fällige oder nicht finalisierte Direct-ID-Aktionen, Mehrwährungen, negative Folgebelege, Listenlimits, paralleles Erzeugen, tatsächlichen Versand – der nicht implementiert ist – und die UI-Fehlerzustände.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Buchhaltung fehlt	Hauptnavigation erlaubt nur ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT oder Finance-Lizenz/Finanzsicht fehlt	Rolle, Sonderrecht, Finanzen lesen, Finance-Lizenz und aktive OE administrativ prüfen.
Plattformadmin sieht Buchhaltung, aber alle Datenzugriffe scheitern	Plattformnavigation und Serverregel widersprechen sich; Mandanten-Finanzdaten sind für Plattformadmins gesperrt	Mit einem autorisierten Mandanten-Finanzkonto arbeiten, keinen Plattform-Bypass verwenden.
Kennzahlen zeigen 0, obwohl Forderungen existieren	Ladefehler wird im Workbench nicht sichtbar oder nur die ersten 50 Zeilen wurden summiert	Einzelrechnungsliste und Systemstatus prüfen; keine 0 als bestätigten Saldo übernehmen.
Entwurf erscheint unter Forderungen als offen	Die kompakte Liste lädt positive unbezahlte Rechnungen vor der Lebenszyklusfilterung; nur Summen filtern finalisierte Belege	Lebenszyklus prüfen und Entwurf nicht mahnen.
EUR-Gesamtsumme stimmt nicht	USD, GBP oder andere Währungen wurden ohne Umrechnung addiert und als EUR dargestellt	Nach Währung getrennt auswerten; keine manuelle Scheinumrechnung aus der Gesamtsumme ableiten.
Negative Rechnung steht in der Prognose oder erhält empfohlen	Negative finalisierte Folgebelege werden dort nicht ausgeschlossen	Vorgang stoppen, Original und Storno/Korrektur prüfen und nicht Erzeugen wählen.
Prognosedatum liegt in der Vergangenheit	Historischer Durchschnitt wird zum Rechnungsdatum addiert, aber nicht auf heute begrenzt	Prognose nicht als zukünftigen Zahlungstermin verwenden; aktuellen Kundenkontakt und Fälligkeit prüfen.
Keine Historie, Stern an Prognose	Keine verwendbare bezahlte Rechnung für den Kunden im Scope	Fälligkeit ist nur Ersatzwert; keine Verhaltensaussage daraus ableiten.
Prognose empfiehlt nicht, obwohl Rechnung überfällig ist	Innerhalb von 14 Tagen wurde bereits Erzeugen protokolliert	Letzten internen Mahnzeitpunkt prüfen; ein tatsächlicher Versand ist daraus nicht belegt.
Mahnliste bietet erneut Erzeugen an	Die 14-Tage-Sperre gilt nur für die Prognoseempfehlung, nicht für Liste oder Aktion	Nicht erneut auslösen; internen Stand und externen Kommunikationsnachweis prüfen.
Mahnung erzeugt erscheint, Kunde erhält aber nichts	Aktion aktualisiert nur interne Felder und Protokolle	Für Versand den freigegebenen separaten Kommunikationsprozess nutzen und Zugang unabhängig dokumentieren.
Stufe 3 wird erneut protokolliert	Stufe ist gedeckelt, Aktion bleibt aber wiederholbar	Keine weiteren Klicks; doppelte Protokolle prüfen und Idempotenz technisch ergänzen lassen.
Vorschau konnte nicht geladen werden	Rechnung nicht mehr zugänglich, bezahlt oder technische Anfrage fehlgeschlagen	Daten neu laden; Rechnung, Scope und Zahlungsstatus prüfen.
Erzeugen endet mit 403	Finanzen bearbeiten fehlt oder Finance-Modul ist nur lesbar	Keine Umgehung versuchen; Schreibrecht beziehungsweise Lizenzstatus administrativ klären.
Mahnstufe steigt durch parallele Bearbeitung unerwartet	Keine Zeilensperre oder Idempotenz für Mahnaktion	Aktionen stoppen, Rechnung neu laden und Audit-Einträge fachlich prüfen.