Ausgangsrechnungen erstellen, abrufen und als E-Rechnung ausgeben

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort führt Ausgangsrechnungen aktenbezogen. Im Hauptfrontend entsteht ein Entwurf unter Akte → Finanzen aus allen noch nicht fakturierten Erlöspositionen der Akte. Unter Arbeitsbereich → Finanzen → Rechnungen sehen Sie Entwürfe und finale Rechnungen, laden das archivierte PDF und rufen die validierte XRechnung ab.

Der geprüfte Stand besitzt außerdem eine technische Möglichkeit, eine Rechnung mit frei angegebenen Positionen anzulegen. Dafür ist jedoch kein vollständiger Bedienweg im Hauptfrontend belegt. Die folgende Anleitung beschreibt deshalb den tatsächlich sichtbaren aktenbezogenen Ablauf. Sie beschreibt keine steuerliche Freigabe, keine Rechts- oder GoBD-Beratung und keine Zusage, dass eine erzeugte Datei die Anforderungen eines Empfängers oder einer Rechnungsplattform erfüllt.

Für aktivierte Kunden ist die strukturierte XRechnung Teil der Finalisierung. NeuraPort prüft die Pflichtstammdaten, erzeugt das CII-XML, validiert es mit dem konfigurierten KoSIT-Regelwerk und archiviert die bytegenaue Datei samt Prüfsumme in der eAkte. Erst der Zustand VALID ist versandbereit. ZUGFeRD wird nicht angeboten, solange keine nachgewiesene PDF/A-3-Erzeugung und Factur-X-Validierung vorhanden ist.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die aktuell gewählte Organisationseinheit benötigt eine aktive Finance-Lizenz. Zusätzlich gelten die globalen Finanzkennzeichen und die konkreten Einzelrechte:

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Aktenfinanzen, Rechnungsübersicht, einzelne Rechnung, PDF und vorhandene E-Rechnungen lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen lesen
Erlöspositionen anlegen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen anlegen
Rechnungsentwurf aus einer Akte erstellen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen anlegen sowie Zugriff auf die Akte
E-Rechnung erzeugen	Sonderrecht Globale Finanzsicht, Finanzen anlegen, Finance-Schreibmodus und Zugriff auf die Elternakte
Rechnung finalisieren oder Entwurf stornieren	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen bearbeiten; Einzelheiten stehen im Rechnungslebenszyklus

Bei den Standardrollen besitzen ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT die erforderlichen Finanz-Schreibrechte und grundsätzlich die globale Finanzsicht. EXECUTIVE besitzt standardmäßig nur Lese- und Exportrechte. Plattformadministratoren werden von Mandanten-Finanzdaten ausdrücklich ausgeschlossen.

Die Oberfläche grenzt Aktionen nicht durchgängig nach dem jeweiligen Einzelrecht ab. In der Rechnungsübersicht erscheinen beispielsweise Finalisieren, Stornieren und E-Rechnung allein abhängig vom Rechnungszustand, auch wenn der angemeldete Benutzer nur lesen darf; der Server verweigert die Mutation dann. Umgekehrt liegt das Aktenregister einschließlich Leseraktionen in einem Bereich, der pauschal vom Recht Akten bearbeiten deaktiviert wird. Ein Finanzbenutzer ohne dieses Aktenrecht kann einen serverseitig zulässigen Finanzschritt daher möglicherweise nicht über die sichtbare Aktenmaske ausführen.

Rechnungen sind an ihre zugehörige Akte und deren Organisationseinheit gebunden. Verwenden Sie für Erstellung, Abruf, PDF und E-Rechnung ausschließlich den sichtbaren, aktuell freigegebenen Mandanten-, OE-, Lizenz- und Rollenprozess. Empfänger, Aktenkunde, Kreditfreigabe und Organisationseinheit müssen dabei fachlich zusammenpassen.

Technische Direktwege sind keine alternative Freigabe. Vor dem Produktivbetrieb ist die serverseitige Scope-, Beziehungs- und Lizenzprüfung für alle Rechnungsaktionen dokumentiert abzunehmen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Erlöspositionen vorbereiten und Entwurf erstellen

Öffnen Sie die richtige Akte und prüfen Sie die aktuell gewählte Organisationseinheit.
Wechseln Sie zu Finanzen. Kontrollieren Sie unter Erlöse jede Beschreibung, jeden Betrag, die Währung und den Wechselkurs.
Erfassen oder korrigieren Sie fehlende Erlöspositionen. Betrag und Wechselkurs müssen größer als null sein.
Beachten Sie den Umfang: Rechnungsentwurf erstellen übernimmt alle noch nicht fakturierten Erlöspositionen der Akte. Eine Auswahl einzelner Zeilen ist nicht vorgesehen.
Öffnen Sie Rechnungsentwurf erstellen. Prüfen Sie die aufgeführten Positionen sowie Netto, Umsatzsteuer und Brutto.
Wählen Sie 19 % oder 0 % (steuerfrei) und bestätigen Sie. Der sichtbare Dialog bietet weder 7 % noch eine Begründung oder ein Steuerkennzeichen für den Nullsatz.
Öffnen Sie anschließend Finanzen → Rechnungen und prüfen Sie den neuen Entwurf. Die übernommenen Aktenpositionen sind nun als fakturiert markiert und können über die normale Kostenmaske nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden.

Der Entwurf verwendet das Tagesdatum, ein festes Zahlungsziel von 30 Tagen und EUR. Fremdwährungspositionen werden mit ihrem gespeicherten EUR-Wert fakturiert. Jede Erlösposition wird als Menge 1 mit diesem EUR-Wert übernommen. Die im Dialog gezeigte Berechnung stammt aus den aktuell im Browser zwischengespeicherten Aktenwerten; maßgeblich ist die anschließend serverseitig gespeicherte Rechnung.

Vor der aktenbezogenen Erstellung prüft NeuraPort eine Kreditblockade der Akte. Es prüft jedoch nicht die steuerliche Einordnung von Leistung, Leistungsort, Kunde oder Nullsatz. 0 % bedeutet deshalb nicht automatisch steuerfrei, innergemeinschaftlich, Drittland oder Reverse Charge.

Rechnungen finden und einordnen

Öffnen Sie Finanzen → Rechnungen.
Verwenden Sie Alle, Entwürfe, Offen, Überfällig oder Bezahlt.
Vergleichen Sie Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Kunde, Akte, Netto, Brutto, Währung und Status mit der Akte.
Öffnen Sie für die fachliche Finalisierung den beschriebenen Rechnungslebenszyklus. Ein Entwurf besitzt noch kein abrufbares archiviertes PDF und darf noch nicht als E-Rechnung erzeugt werden.

Die Kennzahl Gesamt offen zählt nur unbezahlte, finalisierte Rechnungen oder Korrekturrechnungen mit positivem Gesamtbetrag. Gesamt überfällig verwendet zusätzlich ein Fälligkeitsdatum vor dem heutigen Kalendertag. Entwürfe und stornierte Belege zählen nicht als offene Forderung.

Der gelbe Status Versendet ist im aktuellen Frontend nur der Auffangtext für eine finalisierte, unbezahlte und noch nicht überfällige Rechnung. Er wird nicht aus einem E-Mail-, Provider- oder Zustellnachweis abgeleitet. Prüfen Sie einen tatsächlichen Versand getrennt.

PDF einer finalisierten Rechnung abrufen

Suchen Sie eine Rechnung mit Zustand Final oder Korrektur.
Wählen Sie PDF.
Vergleichen Sie Rechnungsnummer und Inhalt der geladenen Datei mit der Tabellenzeile.
Stoppen Sie den Ablauf, wenn kein PDF gefunden wird oder der Inhalt nicht zur Rechnung passt. Erzeugen Sie nicht ersatzweise ein neues Dokument außerhalb des freigegebenen Korrekturablaufs.

Das PDF wird bei der Finalisierung archiviert und danach aus dem gespeicherten Archivpfad ausgeliefert. Die Erstellung eines Entwurfs allein erzeugt noch kein abrechenbares PDF. Gestaltung, Festschreibung, Korrektur und Storno werden auf der eigenen Lebenszyklusseite behandelt.

XRechnung erzeugen, validieren und versenden

Aktivieren Sie im Kundenstamm XRechnung für diesen Kunden und pflegen Sie E-Rechnungs-E-Mail sowie Käuferreferenz beziehungsweise Leitweg-ID.
Prüfen Sie im Dokumentbranding die strukturierte Absenderanschrift, USt-ID, E-Mail, IBAN und BIC.
Finalisieren Sie den geprüften Rechnungsentwurf. Fehlende Pflichtdaten oder eine abgelehnte technische Validierung verhindern die Finalisierung.
Bei aktivem automatischem Versand übermittelt NeuraPort die validierte XML im Hintergrund; eine PDF-Kopie wird nur beigefügt, wenn dies im Kundenstamm aktiviert ist.
Öffnen Sie in der Rechnungszeile E-Rechnung. Unter Erzeugte E-Rechnungen sehen Sie Validierungs- und Versandstatus und können die archivierte XML erneut herunterladen.
Kontrollieren Sie bei einem Versandfehler Empfänger, E-Mail-Konto und Ausgangsprotokoll. Die festgeschriebene Rechnung bleibt unverändert; ein Fehler darf nicht durch eine manuell veränderte Ersatz-XML umgangen werden.

Für dieselbe Rechnung liefert ein wiederholter Klick bytegenau das archivierte Dokument. Die Datei wird nicht aus später veränderten Kunden- oder Firmendaten rekonstruiert. Storno und positive Korrektur erhalten eine eigene Rechnungsnummer, einen Verweis auf den Ursprungsbeleg und einen passenden Dokumenttyp im XML.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Akte	Ja	Elternakte und Grundlage für OE-Scope und Rechnungserstellung	Muss für den Benutzer zugänglich sein; eine Rechnung ist immer aktenbezogen.
Rechnungsempfänger	Ja	Kunde der Rechnung	Muss Aktenkunde und für Mandant sowie Organisationseinheit freigegeben sein; keine technische Direktzuordnung verwenden.
Erlösposition	Mindestens eine	Noch nicht fakturierter Erlös der Akte	Sichtbarer Ablauf übernimmt alle offenen Erlöse; Beschreibung vorhanden, Betrag und Wechselkurs größer als null.
Beschreibung	Je Position ja	Leistungsbezeichnung der Rechnungszeile	Aus der Akte wird die Kostenbeschreibung übernommen; vor Erstellung fachlich prüfen.
Menge	Je Position ja	Abgerechnete Anzahl	Im sichtbaren Aktenablauf fest 1.
Einzelpreis	Je Position ja	Nettopreis je Mengeneinheit	Im sichtbaren Aktenablauf der auf zwei Stellen gerundete EUR-Wert.
Zeilensumme	Automatisch	Menge mal Einzelpreis	Jede Zeile wird auf zwei Nachkommastellen gerundet; vor Finalisierung erneut auf Konsistenz geprüft.
Währung	Ja	Währung der gesamten Rechnung	Im sichtbaren Aktenablauf immer EUR.
Wechselkurs	Für Fremdwährungs-Erlös	Umrechnung der Aktenposition in EUR	Größer als null; für die Rechnung zählt der gespeicherte EUR-Wert, nicht der ursprüngliche Fremdwährungsbetrag.
Umsatzsteuersatz	Ja	Einheitlicher Satz für alle Positionen	Technisch nur 0 %, 7 % oder 19 %; sichtbarer Aktenablauf bietet 0 % und 19 %. Keine gemischten Steuersätze pro Rechnung.
Nettosumme	Automatisch	Summe der gerundeten Zeilensummen	Auf zwei Nachkommastellen gerundet.
Steuerbetrag	Automatisch	Nettosumme mal einheitlichem Steuersatz	Auf zwei Nachkommastellen gerundet; keine belegte Prüfung des steuerlichen Rechtsfalls.
Bruttosumme	Automatisch	Netto plus Steuer	Datenbank prüft diese Kopfsummengleichung; Finalisierung prüft zusätzlich die Positionen.
Rechnungsdatum	Automatisch	Erstellungsdatum des Entwurfs	Aktuelles Serverdatum; im sichtbaren Ablauf nicht änderbar.
Fälligkeit	Ja	Zahlungsziel der Rechnung	Im sichtbaren Aktenablauf fest 30 Tage.
Rechnungsnummer	Automatisch	Mandantenspezifische Jahresfolge	Transaktional je Mandant und Jahr vergeben; Nummer enthält Jahr und Mandantenkennung.
Notiz	Nein	Interner beziehungsweise in XML übernommener Rechnungshinweis	Keine Eingabe im sichtbaren Aktenablauf.
Käuferreferenz / Leitweg-ID	Bei aktivierter E-Rechnung ja	Vom Rechnungsempfänger vereinbarte Referenz	Wird kundenbezogen gepflegt; EORI wird nicht ersatzweise verwendet.
E-Rechnungs-E-Mail	Bei automatischem Versand ja	Vereinbartes Empfangspostfach	Kundenbezogene Adresse mit Rückfall auf die allgemeine Kunden-E-Mail.
XRechnung-Profil	Ja	Profilkennung im CII-XML	KoSIT-Validierung muss den Beleg akzeptieren; sonst wird nicht finalisiert oder versendet.
E-Rechnungsstatus	Automatisch	Technischer Zustand des strukturierten Dokuments	VALID ist versandbereit; GENERATED oder INVALID sind nicht versandbereit.
Versandstatus	Automatisch	Noch nicht versendet, in Versand, versendet, fehlgeschlagen oder blockiert	Zustellübergabe und Fehler werden am E-Rechnungsdatensatz protokolliert.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Offene Erlöspositionen	Rechnungsentwurf erstellen	Rechnung Entwurf; alle offenen Erlöse sind als fakturiert markiert.
Keine offenen Erlöspositionen	Erstellaktion aufrufen	Keine Rechnung; Schaltfläche deaktiviert beziehungsweise fachlicher Fehler.
Entwurf	PDF abrufen	Nicht verfügbar, weil noch kein archiviertes PDF besteht.
Entwurf	E-Rechnung erzeugen	Abgewiesen; zuerst finalisieren und festschreiben.
Entwurf	Freigegebener Lebenszyklus	Final, Storniert oder späterer Korrekturablauf; Details auf der Lebenszyklusseite.
Entwurf, Kunde mit E-Rechnung	Finalisieren	Nur bei vollständigen Pflichtdaten und erfolgreicher KoSIT-Prüfung: Final plus archivierte XRechnung.
Final oder Korrektur, technisch festgeschrieben	XRechnung öffnen	Die gespeicherte, integritätsgeprüfte XML wird heruntergeladen.
XRechnung bereits erzeugt	Erneut öffnen	Derselbe Datensatz und dieselben Bytes werden geliefert; keine Rekonstruktion.
Automatischer Versand aktiv	Finalisierung erfolgreich	XML und optional PDF werden an das konfigurierte Postfach übergeben; Status wird protokolliert.

SENT weist die Übergabe an den konfigurierten E-Mail-Dienst nach, nicht die fachliche Annahme oder Buchung beim Empfänger. Auch die gelbe allgemeine Rechnungsanzeige Versendet ist kein technischer Zustellstatus.

Was im Hintergrund passiert

Bei der aktenbezogenen Erstellung sperrt NeuraPort die Akte für den Vorgang, prüft ihre Kreditblockade und sucht alle noch nicht fakturierten Erlöspositionen. Die EUR-Werte werden addiert, Steuer und Brutto auf zwei Nachkommastellen berechnet und eine jahresbezogene Rechnungsnummer unter einer mandantenspezifischen Transaktionssperre vergeben. Danach entstehen Rechnungszeilen mit Menge 1; die ursprünglichen Erlöspositionen werden als fakturiert markiert.

Jede Rechnungserstellung muss denselben freigegebenen Akten-, Empfänger-, Kredit-, Mandanten-, OE-, Lizenz- und Rollenprozess einhalten. Die serverseitige Prüfung dieser Beziehungen ist eine Produktivfreigabebedingung; ein technischer Direktweg oder ein erfolgreich gespeicherter Entwurf ersetzt weder die fachliche Freigabe noch die dokumentierte Abnahme.

Die Rechnungsübersicht begrenzt die Liste über die Organisationseinheit der Elternakte. Beim direkten Abruf sowie beim PDF- und E-Rechnungszugriff wird die Rechnung ebenfalls als Kind dieser autorisierten Akte geprüft. Rechnungspositionen und E-Rechnungsprotokolle besitzen zusätzliche Mandantenbezüge beziehungsweise Datenbankisolation; die fachliche OE-Zuordnung bleibt aber von der Elternakte abhängig.

Für die XRechnung lädt NeuraPort die festgeschriebene Rechnung, Positionen, kundenbezogene E-Rechnungseinstellungen und das strukturierte Dokumentbranding. Es bildet Verkäufer, Käufer, Käuferreferenz, Zahlungsdaten, Summen und Positionen in UN/CEFACT CII ab. Storno und Korrektur referenzieren den Ursprungsbeleg. Das System speichert XML, SHA-256-Prüfsumme, verwendeten Stammdaten-Snapshot und kompakten Validatorbericht zusammen mit dem Beleg.

Die XML wird atomar im mandantenbezogenen Archiv gespeichert, zusätzlich unveränderlich im E-Rechnungsdatensatz gehalten und als gesperrtes Dokument der eAkte zugeordnet. Ein späterer Download prüft die gespeicherten Bytes gegen die Prüfsumme und rekonstruiert fehlende Inhalte nicht aus aktuellen Stammdaten.

Der aktuelle Produktionsweg unterstützt XRechnung mit einem einheitlichen Steuersatz. Fälle mit mehreren Steuersätzen, komplexen Zu- und Abschlägen, Sondersteuergründen oder besonderen Empfängerplattformen benötigen weiterhin eine fachliche Musterprüfung und dokumentierte Abnahme vor dem ersten echten Versand.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Bitte Akte zuerst speichern, um Kosten zu erfassen	Die Akte besitzt noch keine gespeicherte ID.	Akte mit korrektem Kunden und OE speichern, danach Finanzregister erneut öffnen.
Alle Positionen bereits fakturiert	Es gibt keine offene Erlösposition.	Vorhandenen Entwurf in der Rechnungsübersicht suchen; keine Position doppelt anlegen.
Keine nicht-fakturierten Einnahme-Positionen vorhanden	Zwischen Anzeige und Bestätigung wurden Positionen bereits fakturiert oder es existieren nur Kosten.	Übersicht aktualisieren und offene Erlöse prüfen.
Kreditprüfung blockiert: Rechnung erstellen	Die Akte beziehungsweise ihr Kunde ist kreditseitig gesperrt.	Freigegebenen Prozess für Kreditblockaden verwenden; keinen technischen Direktweg nutzen.
Keine Berechtigung für Finanzdaten (CREATE)	Nur Lesezugriff, Read-only-Lizenz oder fehlendes Einzelrecht.	Finance-Schreibmodus, globale Finanzsicht und Finanzen anlegen durch die Administration prüfen lassen.
Rechnungsaktionen sind sichtbar, schlagen aber mit 403 fehl	Die UI blendet nicht jede Aktion nach dem Einzelrecht aus.	Keine Aktion wiederholt erzwingen; benötigtes Recht prüfen oder bei Lesezugriff bleiben.
7 % oder ein anderes Zahlungsziel ist nicht auswählbar	Der sichtbare Aktenablauf bietet nur 0/19 % und feste 30 Tage.	Keine Werte technisch umgehen; fachlich benötigten Bedienweg vor Produktivnutzung ergänzen lassen.
Kunde oder Betrag im Entwurf ist falsch	Falsche Akte, Stammdaten, Erlösposition oder Wechselkurs.	Nicht finalisieren; Ursache in Akte und Stammdaten korrigieren und den vorgesehenen Entwurfs-/Stornoablauf verwenden.
Status zeigt Versendet, obwohl keine Mail gesendet wurde	Der Text ist ein UI-Auffangstatus für offene finale Rechnungen.	Versandvorschau, Ausgangsprotokoll und Empfängerbestätigung getrennt prüfen.
Rechnung ist noch nicht finalisiert	Für einen Entwurf existiert kein archiviertes PDF.	Rechnung fachlich prüfen und nur über den freigegebenen Lebenszyklus finalisieren.
Archiviertes Rechnungs-PDF nicht gefunden	Archivpfad fehlt, Datei ist nicht lesbar oder kein PDF.	Nicht neu überschreiben; Archiv- und Finalisierungsfehler administrativ prüfen.
E-Rechnungen dürfen erst aus einer finalisierten und GoBD-festgeschriebenen Rechnung erzeugt werden	E-Rechnung wurde für einen Entwurf oder nicht gesperrten Beleg angefordert.	Richtige finale Rechnung wählen und Festschreibung prüfen.
E-Rechnungsmenü zeigt Noch keine erzeugt, obwohl ein Eintrag erwartet wird	Laden der Liste ist fehlgeschlagen; die Oberfläche behandelt den Fehler still wie eine leere Liste.	Rechte, Finance-Lizenz und Verbindung prüfen; nicht vorschnell neu erzeugen.
E-Rechnungs-Pflichtdaten unvollständig	Kunden- oder Dokumentbrandingdaten fehlen.	Aufgelistete Felder vollständig pflegen und erst dann erneut finalisieren.
XRechnung hat die technische Validierung nicht bestanden	KoSIT-Regeln lehnen Inhalt oder Struktur ab.	Validatorhinweise fachlich korrigieren; keine Ersatzdatei außerhalb des Systems versenden.
Versandstatus FAILED oder BLOCKED	Empfänger, E-Mail-Konto, validiertes XML oder Versanddienst ist nicht verfügbar.	Ursache im E-Rechnungsstatus und Ausgangsprotokoll beheben und den freigegebenen Versand wiederholen.
Integritätsprüfung der archivierten XRechnung fehlgeschlagen	Datei und gespeicherte Prüfsumme stimmen nicht überein.	Versand sofort stoppen und den Vorfall administrativ untersuchen; nicht neu aus Stammdaten erzeugen.