Eigene Organisation, Einheiten, Billing und Nutzung verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Die Seite Organisation & Billing verbindet zwei unterschiedliche Aufgaben: die Verwaltung operativer Organisationseinheiten und die Kontrolle der Plattformabrechnung. ADMIN verwaltet im eigenen Mandanten Einheiten und liest Billingplan, Nutzung und bereits erzeugte Plattformrechnungen. Ein Plattformadministrator wählt eine Organisation, kann deren Status ändern, Einheiten verwalten und für einen Zeitraum eine Plattformrechnung erzeugen.

Alle angemeldeten Mandantenbenutzer können ihr aktuelles Organisationsprofil systemseitig lesen und über den persönlichen Einheitenwechsel mit ihren zugewiesenen Einheiten arbeiten. Der vollständige Bereich Organisation & Billing ist für diese Benutzer jedoch nicht sichtbar. Auch MANAGER besitzt serverseitig Verwaltungs- und Leserechte, hat im aktuellen Hauptfrontend aber keinen regulären Einstieg in diese Seite. Verwenden Sie für den persönlichen Einheitenwechsel die eigene Anleitung; ein Direktaufruf ersetzt keinen sichtbaren, unterstützten Bedienweg.

Der Billingplan ist nicht die Produkt- oder Modullizenz. Benutzerlimit, Vertragsstatus, Modulstatus und READ_ONLY werden in den Lizenzbereichen verwaltet. Die hier sichtbare Benutzerzahl zählt aktive Organisationsbenutzer, zeigt aber weder das vertragliche Benutzerlimit noch die verbleibenden Plätze.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Rolle	Sichtbarer Weg	Zulässiger Umfang
Angemeldeter Mandantenbenutzer	Persönlicher Einheitenwechsel; kein Bereich Organisation & Billing	Eigenes Organisationsprofil und zugewiesene aktive Einheiten lesen beziehungsweise wechseln; kein Billing und keine Einheitenverwaltung.
ADMIN	Einstellungen → Organisation & Billing	Eigene Organisation, Einheiten, Plan, OE-bezogene Nutzung und eigene Plattformrechnungen lesen; Einheiten anlegen, deaktivieren und reaktivieren.
MANAGER	Kein regulärer Einstieg im aktuellen Hauptfrontend	Serverseitig wie ADMIN für eigene Einheiten und Billing-Lesezugriffe berechtigt; die operative Oberfläche ist nicht verdrahtet.
Plattformadministrator	Einstellungen → Organisation & Billing, danach Organisation wählen	Organisationsübergreifend lesen, Organisationen und Einheiten aktivieren oder deaktivieren, Plan technisch speichern und Rechnungen erzeugen.

Die Mandantengrenze wird unabhängig von einer übergebenen Organisationsauswahl erzwungen: Ein Mandantenkonto arbeitet mit seiner eigenen Organisation; eine gewählte Einheit muss zu dieser Organisation gehören. Nur die Plattformadministration besitzt den ausdrücklich vorgesehenen mandantenübergreifenden Zugriff. Die Nutzungsauswahl ist OE-bezogen, die Rechnungserzeugung dagegen immer organisationsweit.

Für diese Organisations- und Billingwege ist kein einzelnes Produktmodul als Zugangsvoraussetzung vorgeschaltet. Ein Modulstatus READ_ONLY schützt daher nicht vor den hier erlaubten Organisationsänderungen. Entscheidend sind Anmeldung, Organisationskontext und Rolle. Ein READONLY-Benutzer ohne Verwaltungsrolle erhält keinen Billingzugriff und kann keine Einheiten ändern.

Rechnungsnummern, Zeiträume, Beträge, Währung und Notizen sind sensible Finanzdaten. Exportieren oder veröffentlichen Sie diese Werte nicht über Screenshots. Benutzerzuweisungen, OE-Modulfreigaben und vertragliche Benutzerlimits werden in den jeweiligen eigenen Administrationsbereichen gepflegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eigene Organisation und Nutzung prüfen

Öffnen Sie als ADMIN Einstellungen → Organisation & Billing. Prüfen Sie oben Organisationsname, Aktivstatus, Plan, aktive Benutzer, Einheiten und Aktenzahl.
Wählen Sie unter Mandant / Standort die Organisationseinheit für die Nutzungsanzeige. Eine inaktive Einheit bleibt in der Liste erkennbar, kann dort aber nicht als neuer Auswertungsfokus gewählt werden.
Stellen Sie Start- und Enddatum ein. Prüfen Sie E-Mails, KI-Anfragen, Tokenmengen, Trackingereignisse und geschätzte Kosten im Nutzungsüberblick.
Interpretieren Sie Noch keine Usage-Events nur als leere Ergebnismenge für Einheit und Zeitraum. Der Bereich besitzt derzeit keine eigene, verlässliche Lade- oder Fehlermeldung.
Lesen Sie den Billing-Plan und die Liste Plattform-Rechnungen getrennt von der OE-Auswahl. Plan und Rechnungen gelten für die gesamte Organisation.

Organisationseinheit anlegen oder ihren Status ändern

Prüfen Sie unter Mandanten / Standorte alle aktiven und inaktiven Einheiten. Die Oberfläche verwendet hier „Mandant“ und „Standort“ für eine Organisationseinheit; dadurch entsteht keine neue Plattformorganisation.
Tragen Sie Neuer Standortname und einen innerhalb der Organisation eindeutigen Slug ein. Wählen Sie Mandant anlegen.
Prüfen Sie danach Name, automatisch aus den ersten drei Zeichen des Namens gebildete Kennung, Slug und Status Aktiv.
Wählen Sie bei einer Nicht-Standardeinheit Deaktivieren und bestätigen Sie erst nach Prüfung der betroffenen Benutzer. Benutzer, deren aktuelle Einheit deaktiviert wird, werden auf eine verbleibende aktive Einheit umgestellt und erhalten dafür nötigenfalls eine Zuweisung.
Wählen Sie Reaktivieren, um eine inaktive Einheit wieder freizugeben. Prüfen Sie Benutzerzuweisungen und OE-Modullizenzen anschließend separat.

Name, Slug, Kennung und Standardkennzeichen einer vorhandenen Einheit können serverseitig geändert werden, besitzen in dieser Oberfläche aber keine Eingabefelder. Löschen von Einheiten ist nicht vorgesehen. Die Plattformansicht kann neue Plattformorganisationen anlegen; dieser sicherheitsrelevante Provisionierungsweg wird in der eigenen Plattformanleitung beschrieben.

Plattformabrechnung prüfen oder erzeugen

Öffnen Sie als Plattformadministrator den Bereich und wählen Sie ausdrücklich die Zielorganisation. Prüfen Sie Organisation und Zeitraum unmittelbar vor jeder Aktion erneut.
Wählen Sie eine Einheit nur, um deren Nutzungsüberblick zu kontrollieren. Für eine Rechnung müssen Sie zusätzlich die organisationsweite Nutzung aller Einheiten abstimmen; die Einheitenauswahl begrenzt den Rechnungslauf nicht.
Prüfen Sie Grundgebühr, Freimengen, Einzelpreise, Währung und angezeigten Rechnungstag. Plan speichern sendet im aktuellen Stand lediglich die bereits geladenen Werte zurück; sichtbare Preisfelder zum Bearbeiten fehlen.
Wählen Sie Rechnung für Zeitraum erzeugen nur einmal. Der Lauf legt sofort eine Rechnung mit Status OPEN, Grundgebühr, möglichen Mehrverbrauchspositionen, fest berechneter Steuer und einem Zahlungsziel von 14 Tagen an.
Prüfen Sie die neue Zeile in Plattform-Rechnungen. Ein PDF, Versand, Zahlungseingang, Storno, Freigabe oder Statuswechsel ist in diesem Bereich nicht verdrahtet.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Organisation	Ja in der Plattformsicht	Zielorganisation für Übersicht und Plattformaktionen.	Mandantenkonten sind fest auf die eigene Organisation begrenzt; nur Plattformadministratoren wählen organisationsübergreifend.
Mandant / Standort	Ja für OE-Nutzung	Organisationseinheit als Fokus des Nutzungsüberblicks.	Muss zur Zielorganisation gehören; inaktive Einheiten sind nicht neu auswählbar. Kein Filter für Rechnungen.
Zeitraum von / bis	Ja	Vollständig einbezogener Zeitraum für Nutzung und Rechnungserzeugung.	Die Oberfläche verhindert derzeit weder ein Enddatum vor dem Startdatum noch andere fachlich unplausible Zeiträume.
Organisationsstatus	Systemseitig / Aktion	Kennzeichnet die gesamte Organisation als Aktiv oder Deaktiviert.	Nur Plattformadministration; Deaktivierung bestätigt und widerruft bestehende Sitzungen.
Neuer Standortname	Ja bei Anlage	Bezeichnung der neuen Organisationseinheit.	2 bis 255 Zeichen; innerhalb der Organisation darf kein gleicher Name bestehen.
Slug	Ja bei Anlage	Technische, normalisierte Kurzbezeichnung der Einheit.	2 bis 100 Zeichen; wird kleingeschrieben und beschnitten; innerhalb der Organisation eindeutig. Ein erlaubtes Zeichenmuster ist nicht zusätzlich belegt.
Kennung	Systemseitig in der Oberfläche	Kurze sichtbare OE-Kennung.	Bei Anlage aus den ersten drei Zeichen des Namens gebildet; bestehende Kennungen sind hier nicht editierbar.
Standard	Systemseitig	Kennzeichnet die bevorzugte Hauptorganisationseinheit.	Standardeinheit kann in dieser Oberfläche weder neu festgelegt noch deaktiviert werden.
Einheitenstatus	Systemseitig / Aktion	Aktiv oder Inaktiv für eine Organisationseinheit.	Standardeinheit und letzte aktive Einheit können nicht deaktiviert werden.
Billing-Plan	Systemseitig	Grundgebühr, Freimengen, Einzelpreise, Währung und Rechnungstag.	Für Mandanten nur lesbar. In der Plattformsicht fehlen sichtbare Eingabefelder; technische Werte besitzen nicht durchgängig fachliche Wertebereichsprüfungen.
Nutzung	Systemseitig	Aggregierte Ereignismengen, Token und geschätzte Kosten für OE und Zeitraum.	Leere Auswahl ergibt Noch keine Usage-Events. Anzeige ist eine technische Aggregation, kein geprüfter Rechnungsbeleg.
Benutzer	Systemseitig	Anzahl aktiver Benutzer der Organisation.	Kein Benutzerlimit und keine Zahl freier Plätze; Limit im Lizenzbereich prüfen.
Rechnungsnummer	Systemseitig	Eindeutige Kennung einer erzeugten Plattformrechnung.	Wird erst beim Rechnungslauf vergeben; nicht editierbar.
Rechnungszeitraum	Ja beim Erzeugen	Organisationsweiter Leistungszeitraum.	Für exakt denselben Organisations- und Zeitraum soll nur eine Rechnung entstehen; parallele Läufe vermeiden.
Fällig am	Systemseitig	Zahlungsziel der erzeugten Rechnung.	Oberfläche verwendet fest 14 Tage; nicht editierbar.
Betrag / Währung	Systemseitig	Gesamtbetrag und Abrechnungswährung der Rechnung.	Vor externer Verwendung gegen Vertrag, Steuerfall und abrechenbare Ereignisse prüfen.
Rechnungsstatus	Systemseitig	Aktueller technischer Status, bei Erzeugung OPEN.	In diesem Bereich kein weiterer Statusübergang oder Zahlungsabgleich verfügbar.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion	Ergebnis
Keine zusätzliche Einheit	Mandant anlegen	Neue Nicht-Standardeinheit wird Aktiv angelegt; OE-Modulzeilen werden vorbereitet.
Nicht-Standardeinheit Aktiv	Deaktivieren bestätigen	Einheit wird Inaktiv; betroffene aktuelle Benutzer wechseln auf eine verbleibende aktive Einheit.
Einheit Inaktiv	Reaktivieren	Einheit wird wieder Aktiv; Zuweisungen und Module sind separat zu prüfen.
Standardeinheit Aktiv	Deaktivierungsversuch	Aktion wird abgewiesen; die Standardeinheit bleibt Aktiv.
Letzte aktive Nicht-Standardeinheit	Deaktivierungsversuch	Aktion wird abgewiesen, wenn keine aktive Ausweicheinheit verbleibt.
Organisation Aktiv	Plattformadministration bestätigt Deaktivierung	Organisation wird Deaktiviert; bestehende Sitzungen werden widerrufen.
Organisation Deaktiviert	Plattformadministration reaktiviert	Organisation wird Aktiv; neue Anmeldung kann wieder erfolgen.
Billingplan fehlt	Plan wird erstmals gelesen	Ein leerer EUR-Standardplan wird systemseitig angelegt.
Noch keine Rechnung für exakt diesen Zeitraum	Plattformadministration erzeugt Rechnung	Organisationsweite Rechnung wird unmittelbar mit Status OPEN gespeichert.
Rechnung für exakt denselben Zeitraum vorhanden	Erneuter Erzeugungsversuch	Aktion wird abgewiesen; vorhandene Rechnung bleibt unverändert.

Nutzungsereignisse werden fortlaufend ergänzt und für die Anzeige zusammengefasst. Die Oberfläche bietet keine Korrektur, Freigabe oder Sperre der zugrunde liegenden Ereignisse. Eine Rechnung besitzt hier nach OPEN keinen sichtbaren Folgeprozess.

Was im Hintergrund passiert

Mandantenlesezugriffe werden auf die Organisation des angemeldeten Benutzers gesetzt. Auch eine angegebene Einheit wird gegen diese Organisation geprüft. Plattformadministratoren arbeiten über einen ausdrücklich vorgesehenen Plattformsicht-Kontext. Die Organisations- und Billingfunktionen besitzen keine eigene Modullizenzprüfung; Rollen- und Mandantenscope bleiben deshalb die entscheidenden Schranken.

Beim Anlegen einer Einheit wird sie aktiv und nicht als Standard gespeichert. Das System legt passend zu den Mandantenmodulen OE-Modulzeilen an; reguläre neue Einheiten erhalten dadurch nicht automatisch alle Module. Beim Deaktivieren sucht es eine andere aktive Einheit, ergänzt bei betroffenen Benutzern gegebenenfalls die Zuweisung und setzt diese als aktuelle Einheit. Eine Deaktivierung löscht weder Daten noch bestehende fachliche Zuordnungen.

Die Nutzungsübersicht summiert gespeicherte Ereignisse für Organisation, optional gewählte Einheit und einschließlich beider Datumsgrenzen. Die angezeigten Ereignisse werden aktuell nicht nach dem gespeicherten Merkmal „abrechenbar“ getrennt. Außerdem werden geschätzte Kosten addiert, ohne unterschiedliche Ereigniswährungen sichtbar umzurechnen, und anschließend mit der Planwährung formatiert. Behandeln Sie diese Kostenanzeige deshalb nicht als geprüfte Abrechnungsgrundlage.

Der Rechnungslauf ruft die Nutzung ohne OE-Filter ab. Er berechnet Grundgebühr und Mehrverbrauch für E-Mails, KI-Anfragen, Ein- und Ausgabetoken sowie Trackingaufrufe, addiert fest 19 Prozent Steuer und speichert die Rechnung als OPEN. Der angezeigte automatische Rechnungstag ist an keinen belegten automatischen Lauf angebunden. Die Oberfläche bietet ebenfalls keine Planbearbeitung, Rechnungsdatei, Zustellung oder Buchungsintegration.

Bei KI-Tokens wird der Betrag je 1.000 Tokens berechnet, die gespeicherte Position führt jedoch die unskalierte Tokenmenge zusammen mit dem Preis je 1.000 Tokens. Die sichtbare Rechnungszeile zeigt aktuell nur den Gesamtbetrag; verwenden Sie Positionsdaten nicht ungeprüft als mathematischen Nachweis. Automatisierte Fachtests für Einheitenstatus, Billingplan, Nutzung, Rechnungserzeugung, Mandantentrennung und die genannten Oberflächenwege sind im zugewiesenen Testbestand nicht belegt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Organisation & Billing fehlt	Konto ist kein ADMIN oder Plattformadministrator; MANAGER hat trotz serverseitiger Rechte keinen sichtbaren Einstieg.	Rolle und vorgesehenen Bedienweg prüfen. Nicht von fehlenden Daten ausgehen und keinen Direktaufruf erzwingen.
Bereich ist nach Auswahl leer oder zeigt Nullen	Daten werden noch geladen, das Laden ist fehlgeschlagen oder Zeitraum/OE enthält keine Ereignisse; diese Zustände sind nicht klar getrennt.	Verbindung, Organisation, Einheit und Zeitraum prüfen, Seite einmal neu laden und vor Aktionen keine Nullwerte als bestätigt übernehmen.
Noch keine Usage-Events	Keine aggregierten Ereignisse für Auswahl und Zeitraum oder Abfrage ohne sichtbare Fehlermeldung.	Zeitraum und OE kontrollieren; bei erwarteter Nutzung administrativ prüfen lassen.
Mandant mit gleichem Namen oder Slug existiert bereits	Name oder Slug wird in derselben Organisation bereits verwendet.	Eindeutigen Namen und Slug wählen; bestehende Einheit nicht versehentlich duplizieren.
Neue Einheit wird nicht angelegt und es erscheint keine klare Meldung	Anlagefehler werden in der Oberfläche nicht zuverlässig angezeigt.	Nicht mehrfach klicken. Eingaben, Rolle und Verbindung prüfen und die Einheitenliste neu laden.
Einheit lässt sich nicht deaktivieren	Einheit ist Standard oder es bleibt keine andere aktive Einheit.	Eine andere Einheit aktiv halten; Standardeinheit nicht deaktivieren.
Benutzer arbeitet nach Deaktivierung in einer anderen Einheit	Seine aktuelle Einheit wurde deaktiviert und automatisch durch eine aktive Fallback-Einheit ersetzt.	Zuweisung, aktuelle Einheit und OE-Modullizenzen prüfen; Benutzer informieren.
Plan speichern ändert keine Preise	Die Billingkarte besitzt keine editierbaren Felder und sendet nur den geladenen Stand zurück.	Nicht wiederholt speichern; Planbearbeitung als derzeit unverdrahteten Plattformprozess behandeln.
Rechnung enthält Nutzung anderer Einheiten	Rechnungslauf ist organisationsweit; die sichtbare OE-Auswahl filtert nur den Nutzungsüberblick.	Vor Erzeugung Nutzung aller OEs prüfen. Rechnung nicht aus einer einzelnen OE-Ansicht ableiten.
Für diesen Zeitraum existiert bereits eine Billing-Rechnung	Exakt gleicher Zeitraum wurde für die Organisation schon abgerechnet.	Vorhandene Rechnung prüfen; keinen zweiten Lauf starten.
Rechnungserzeugung bleibt ohne sichtbares Ergebnis	Aktion oder Nachladen ist fehlgeschlagen; die Mutation besitzt keine verlässliche Fehlermeldung.	Rechnungsliste neu laden und einmalig prüfen. Nicht erneut erzeugen, bevor das Ergebnis eindeutig ist.
Betrag oder Steuer wirkt unplausibel	Technische Aggregation kann nicht abrechenbare Ereignisse und uneinheitliche Währungen enthalten; Steuer ist fest vorbelegt.	Vertrag, Ereignisse, Währung, Positionen und Steuerfall extern prüfen; Rechnung nicht ungeprüft versenden.
Benutzerzahl passt nicht zum Vertragslimit	Karte zeigt aktive Benutzer, nicht das lizenzierte Limit.	Lizenz- und Kontogrenzen im dafür vorgesehenen Plattformbereich vergleichen.
Rechnung bleibt OPEN	Kein Zahlungs-, Freigabe-, Storno- oder Versandprozess ist hier implementiert.	Status nicht manuell ableiten; nachgelagerten Abrechnungsprozess außerhalb dieses Bereichs dokumentiert durchführen.