Managementberichte, Margen und Datenexporte auswerten

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort stellt zwei getrennte Auswertungsbereiche bereit:

Reporting & BI bündelt Kennzahlen, neun tabellarische Datensätze, Eingangsrechnungskennzahlen und eine Carrier-Scorecard. Dieselben Datensätze lassen sich – bei zusätzlichem Exportrecht – einzeln als CSV oder Excel, gesammelt als Excel-Arbeitsmappe oder als JSON-Datensatz für eine BI-Weiterverarbeitung laden.
Margenanalyse berechnet organisationsweite Vergleichswerte und kennzeichnet Akten mit negativer oder auffällig niedriger Marge. Berechtigte Benutzer können offene Auffälligkeiten bestätigen oder verwerfen.

Der Bericht ist eine operative Entscheidungshilfe. Er ersetzt weder einen geprüften Monatsabschluss noch eine Buchhaltungs-, Controlling- oder BI-Freigabe. Einzelne Kennzahlen verwenden unterschiedliche Zeit- und Datenbasen. Prüfen Sie deshalb vor jeder Weitergabe den gewählten Zeitraum, die aktive Organisationseinheit, Währungen und die fachliche Vollständigkeit.

Wichtige Produktgrenzen: Für offene Forderungen und die Nutzungsübersicht ist die Trennung nach aktueller Organisationseinheit im geprüften Stand nicht durchgängig umgesetzt. Außerdem werden offene Forderungen und Verbindlichkeiten in ihrer Belegwährung summiert, aber in den Berichtskarten als Euro dargestellt. Verwenden Sie diese Werte bis zur Korrektur nicht als OE-spezifische oder währungsbereinigte Managementzahl. Eine Feld- oder Betragsmaskierung innerhalb eines freigegebenen Berichts ist nicht vorhanden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Das Modul Finance muss in der aktuellen Organisationseinheit freigeschaltet sein. Der sichtbare Zugang zu Reporting & BI liegt für ADMIN unter Einstellungen → Reporting & BI und für EXECUTIVE unter Reports. Ein MANAGER erfüllt zwar die serverseitige Managementprüfung, erhält in der aktuellen Navigation aber keinen eigenen Einstieg in diesen Bereich.

Aufgabe	Erforderlicher Zugriff
Executive Reports und Carrier-Scorecard lesen	Rolle ADMIN, MANAGER oder EXECUTIVE oder globale Finanzsicht mit Finanz-Leserecht; Finance-Lizenz
CSV, einzelne Excel-Datei, komplette Excel-Arbeitsmappe oder BI-Datensatz laden	Sonderrecht Finanzdaten exportieren, Recht Finanzen exportieren und Finance-Lizenz
Margenanomalien lesen	Globale Finanzsicht und Finanz-Leserecht; bei eingeschränkter OE-Zuweisung nur Anomalien aus erlaubten Einheiten
Margenzusammenfassung und Vergleichswerte lesen	Globale Finanzsicht, Finanz-Leserecht und vollständiger Zugriff auf alle Organisationseinheiten des Mandanten
Margenanalyse neu ausführen, Auffälligkeit bestätigen oder verwerfen	Globale Finanzsicht, Finanz-Bearbeitungsrecht und Finance-Lizenz; für einen neuen Analyselauf zusätzlich vollständiger Organisationszugriff

Ein Plattformadministrator erhält keinen automatischen Zugriff auf Mandanten-Finanzberichte oder Exporte. Ein Benutzer mit eingeschränkter OE-Zuweisung darf keine mandantenweiten Margenvergleichswerte berechnen oder lesen. Die Anomalienliste bleibt für ihn auf erlaubte Einheiten begrenzt.

Die Exportaktionen erscheinen im aktuellen Reporting-Bereich auch dann, wenn das erforderliche Exportrecht fehlt. Maßgeblich ist die serverseitige Prüfung. Eine sichtbare Schaltfläche ist daher kein Berechtigungsnachweis.

Vertraulichkeit: Berichte und Dateien enthalten Finanz-, Kunden-, Lieferanten-, Mitarbeiter-, Akten- und Nutzungsdaten. Sobald ein berechtigter Benutzer den Bericht öffnen kann, werden Beträge nicht zusätzlich maskiert. Beschränken Sie Zugriff und Weitergabe nach dem Need-to-know-Prinzip und verwenden Sie für OE-spezifische Auswertungen bis zur Behebung der genannten Grenze einen zusätzlich geprüften Datenabzug.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Managementbericht prüfen

Wechseln Sie in die Organisationseinheit, für die Sie arbeiten möchten. Öffnen Sie anschließend Einstellungen → Reporting & BI oder als Executive Reports.
Prüfen Sie den Zeitraum. Beim ersten Öffnen setzt die Oberfläche den ersten Tag des aktuellen Monats bis heute. Start- und Enddatum besitzen derzeit keine sichtbare Plausibilitätsprüfung; wählen Sie den Start nicht nach dem Ende.
Lesen Sie die neun Kennzahlkarten nur zusammen mit den zugrunde liegenden Tabellen. Die Karten zeigen Umsatz, Kosten, Marge, offene Ausgangs- und Eingangsrechnungen, aktive Akten, TEU, überfällige Aufgaben sowie KI-/API-Kosten.
Wählen Sie im Bereich Reports einen Datensatz: Monatliche Finanzen, Marge nach Kunde, Marge nach Dienstleister, Aktenstatus, TEU pro Monat, Forderungsalter, Verbindlichkeiten, Usage pro Mandant oder Team-Auslastung.
Prüfen Sie, ob der gewählte Zeitraum für den Datensatz tatsächlich gilt. Finanzbewegungen, Margen nach Kunde und Dienstleister sowie TEU werden über das Abfahrtsdatum der Akte abgegrenzt. Aktenstatus, Forderungsalter, Verbindlichkeiten und Team-Auslastung ignorieren den sichtbaren Zeitraum derzeit ganz oder teilweise. Die Nutzungsübersicht arbeitet mit Erstellungszeitpunkten.
Beachten Sie gekürzte Ergebnislisten: Kunden- und Dienstleistermargen enthalten jeweils höchstens zwölf Einträge; die Verbindlichkeitenliste höchstens die 50 zuletzt erfassten Eingangsrechnungen. Eine Kennzeichnung dieser Kürzung in der Oberfläche fehlt.
Prüfen Sie in der Carrier-Scorecard je Dienstleister die Aktenzahl, Pünktlichkeitsquote, durchschnittliche Verzögerung, durchschnittliche Laufzeit und Marge. Die Quote berücksichtigt nur Akten mit Soll- und Ist-Ankunft. Die durchschnittliche Verzögerung berücksichtigt nur verspätete Akten.
Klären Sie Unstimmigkeiten anhand der zugrunde liegenden Akten, Kosten und Rechnungen. Verwenden Sie Berichtssummen nicht allein als Buchungs- oder Abrechnungsgrundlage.

Dateien und BI-Daten exportieren

Wählen Sie den benötigten Bericht und Zeitraum. Prüfen Sie vor dem Export, ob Ihr Konto für den gesamten enthaltenen Datenbereich berechtigt ist.
Verwenden Sie CSV Export für den gerade ausgewählten Datensatz, XLSX Export für dessen Excel-Datei, Alle XLSX für eine Arbeitsmappe mit allen neun Datensätzen oder PowerBI JSON für den vollständigen strukturierten Datenbestand.
Speichern Sie die Datei ausschließlich in einer kontrollierten Ablage. Der Browserdownload ist keine revisionssichere Archivierung und kein Nachweis einer BI-Übernahme.
Öffnen Sie CSV- und Excel-Dateien zuerst in einer geschützten Prüfumgebung. Inhalte werden derzeit nicht zuverlässig gegen Tabellenformeln neutralisiert. Aktivieren Sie keine externen Verknüpfungen, Makros oder Formeln aus ungeprüften Dateien.
Prüfen Sie Währungen, Datumsbereich, Organisationseinheit, Zeilenzahl, abgeschnittene Listen und Summen. Leere CSV-Exporte können ohne Spaltenüberschriften erscheinen.
Dokumentieren Sie Empfänger, Zweck, Filter und Erzeugungszeitpunkt außerhalb des Downloads, wenn Ihr interner Kontrollprozess dies verlangt. NeuraPort führt in diesem Bereich keine sichtbare Exporthistorie oder Freigabekette.

Margenanomalien bearbeiten

Öffnen Sie Finanzen → Margin Analysis. Der Bereich ist in der Navigation für ADMIN, MANAGER und EXECUTIVE sichtbar; die zusätzlichen Finanz- und OE-Prüfungen erfolgen beim Laden und bei Aktionen.
Prüfen Sie offene Auffälligkeiten nach Schweregrad sowie die durchschnittliche Marge, die Zahl der Vergleichswerte und die fünf schwächsten Relationen.
Filtern Sie die Liste nach Status oder Schweregrad. Ein eigener Zeitraumfilter ist nicht vorhanden; die Analyse betrachtet alle nicht archivierten Akten des Mandanten.
Öffnen Sie zur fachlichen Prüfung die betroffene Akte und vergleichen Sie Umsatz, Kosten, tatsächliche Marge, erwartete Marge, Abweichung, Z-Wert und Begründung.
Wählen Sie Bestätigen, wenn die Auffälligkeit geprüft und nachvollzogen wurde, oder Verwerfen, wenn sie fachlich keine zu bearbeitende Abweichung darstellt. Beide Aktionen ändern nur den Anomaliestatus; sie korrigieren keine Kosten oder Erlöse.
Führen Sie Analyse starten nur mit vollständigem Organisationszugriff aus. Der Lauf baut organisationsweite Vergleichswerte neu auf und bewertet danach alle nicht archivierten Akten erneut.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Startdatum	Ja	Beginn des sichtbaren Reporting-Zeitraums	Oberfläche setzt standardmäßig den ersten Tag des aktuellen Monats; Start vor oder gleich Ende wählen. Nicht jeder Datensatz verwendet den Filter.
Enddatum	Ja	Ende des sichtbaren Reporting-Zeitraums	Standardmäßig heute; bei Nutzungsereignissen kann der laufende Endtag technisch unvollständig sein.
Umsatz	Systemseitig	Summe der als Erlös gespeicherten Aktenkosten im Zeitraum	Verwendet EUR-Beträge und das Abfahrtsdatum der Akte; keine Abschlussbuchung.
Kosten	Systemseitig	Summe der als Aufwand gespeicherten Aktenkosten im Zeitraum	Verwendet EUR-Beträge und das Abfahrtsdatum der Akte.
Marge	Systemseitig	Umsatz abzüglich Kosten sowie prozentualer Anteil am Umsatz	Bei Umsatz 0 wird die Prozentmarge als 0 ausgegeben. Rundung und Quelldaten fachlich prüfen.
Offene AR	Systemseitig	Positive, unbezahlte finale Ausgangs- und Korrekturrechnungen nach Fälligkeitsalter	Zeitraum und aktuelle OE werden derzeit nicht angewendet; Originalwährungen werden ohne Umrechnung als Euro summiert.
Offene AP	Systemseitig	Summe der angezeigten offenen Eingangsrechnungen	Zeitraum wird nicht angewendet; höchstens 50 letzte Datensätze, Originalwährungen ohne Umrechnung als Euro summiert.
Aktive Akten	Systemseitig	Als aktive Akten bezeichnete Gesamtzahl aus der Statusverteilung	Zählt derzeit sämtliche Statusgruppen und ignoriert den Zeitraum; nicht als fachlich geprüfte Aktivzahl verwenden.
TEU	Systemseitig	Aus Containerart abgeleitete Transporteinheiten im Zeitraum	Erkennung von 20-Fuß-Typen ist im aktuellen Stand unvollständig; beispielsweise kann 20GP fälschlich als 2 TEU zählen.
Überfällige Aufgaben	Systemseitig	Offene Aufgaben mit überschrittener Fälligkeit in der aktiven OE	Zeitraumfilter des Berichts wird nicht verwendet.
KI-/API-Kosten	Systemseitig	Erfasste Nutzungs- und Providerkosten für den Zeitraum	In Euro ausgegeben; Nutzungsdatensätze sind nicht verlässlich auf die aktuelle OE begrenzt.
Report	Ja für Einzeldatei	Einer der neun tabellarischen Berichtdatensätze	Auswahl steuert Tabelle, CSV und einzelne Excel-Datei; Alle XLSX und BI-Datensatz enthalten alle neun.
Carrier	Systemseitig	Dienstleisterbezeichnung der Scorecard	Vollständig synthetische oder freigegebene Stammdaten verwenden; keine eigene Paginierung.
Pünktlich	Systemseitig	Anteil der Akten mit Ist-Ankunft nicht nach Soll-Ankunft	Nenner umfasst nur Akten mit beiden Ankunftswerten.
Ø Verzögerung	Systemseitig	Durchschnittliche Verspätung in Tagen	Nur verspätete Akten; pünktliche Akten gehen nicht mit 0 in den Mittelwert ein.
Ø Laufzeit	Systemseitig	Durchschnittliche Tage zwischen tatsächlicher Abfahrt und Ankunft	Nur Akten mit beiden Ist-Zeitpunkten.
Tatsächliche Marge	Systemseitig	Absoluter EUR-Unterschied zwischen Erlösen und Kosten einer Akte	Aus den in EUR gespeicherten Kostenpositionen der Akte berechnet; keine Prozentmarge.
Erwartete Marge	Systemseitig	Absoluter EUR-Vergleichswert für Relation oder Kunde	Die Erkennung verwendet einen Relationswert bevorzugt vor einem Kundenwert. Ohne belastbaren Wert wird nur eine Negativmarge gemeldet.
Abweichung / Z-Wert	Systemseitig	Differenz zum Vergleichswert und statistische Abweichung	Z-Wert ist nur bei ausreichender Streuung verfügbar. Keine fachliche Bewertung ersetzen.
Schweregrad	Systemseitig	INFO, WARN oder CRITICAL	Negative Marge oder eine statistisch sehr starke Abweichung löst CRITICAL aus.
Anomaliestatus	Systemseitig / Aktion	OPEN, ACKNOWLEDGED oder DISMISSED	Bestätigen beziehungsweise Verwerfen benötigt Finanz-Bearbeitungsrecht; kein automatischer Kosten- oder Erlösabgleich.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Reporting geöffnet	Zeitraum ändern	Executive Reports und Carrier-Scorecard werden neu geladen; nicht alle Datensätze folgen dem Zeitraum.
Bericht ausgewählt	Anderen Report wählen	Sichtbare Tabelle und Einzeldatei wechseln; komplette Excel- und BI-Ausgabe bleiben Gesamtexporte.
Bericht ausgewählt	CSV oder XLSX laden	Datei wird im Browser erzeugt und geladen; keine sichtbare Exporthistorie oder Zustandsänderung an Quelldaten.
Beliebiger Reportzustand	Alle XLSX oder PowerBI JSON laden	Alle neun Datensätze werden erneut für den gewählten Zeitraum zusammengestellt; keine automatische BI-Übermittlung.
Keine Margenvergleichswerte	Analyse starten	Vergleichswerte werden mandantenweit neu aufgebaut; nicht archivierte Akten werden analysiert.
Anomalie OPEN	Bestätigen	Status ACKNOWLEDGED; Quelldaten und Marge bleiben unverändert.
Anomalie OPEN	Verwerfen	Status DISMISSED; Quelldaten und Marge bleiben unverändert.
Bereits bestätigte oder verworfene Anomalie	Neue Analyse	Bestehende offene Anomalie derselben Akte wird nicht dupliziert; neue Daten können spätere Bewertungen beeinflussen.

Der Reporting-Bereich besitzt keinen Freigabe-, Versand- oder Importstatus. Ein erfolgreicher Download bedeutet nur, dass der Browser Daten erhalten hat. Er bestätigt weder fachliche Richtigkeit noch Ablage, Verarbeitung oder Annahme durch ein Zielsystem.

Was im Hintergrund passiert

Managementberichte werden für den aktuellen Mandanten und überwiegend für die aktive Organisationseinheit neu berechnet. Monatsfinanzen, Kunden- und Dienstleistermargen verwenden in EUR gespeicherte Aktenkosten und das geplante Abfahrtsdatum. Kunden- und Dienstleisterlisten werden auf zwölf Ergebnisse begrenzt. Die Carrier-Scorecard verwendet ebenfalls den gewählten Abfahrtszeitraum und sortiert zuerst nach Pünktlichkeit, dann nach Aktenzahl.

Die neun Datensätze folgen keinem einheitlichen Zeitmodell: Status und Team-Auslastung werden aus dem aktuellen Bestand gebildet; Forderungen, Verbindlichkeiten und überfällige Aufgaben verwenden den sichtbaren Zeitraum nicht. Die Verbindlichkeitenliste umfasst höchstens 50 aktuelle Belege. Offene Forderungen und die Nutzungsübersicht sind zudem nicht zuverlässig auf die aktive Organisationseinheit begrenzt. Diese Unterschiede gelten auch für die daraus erzeugten Dateien und den BI-Datensatz.

Finanzdaten werden nicht durchgehend auf eine gemeinsame Währung normalisiert. Aktenkosten für Umsatz, Kosten und Margen beruhen auf gespeicherten EUR-Beträgen. Offene Rechnungen verwenden dagegen den jeweiligen Originalbetrag, ohne die Währung mitzuliefern oder umzurechnen. Summen aus gemischten Währungen sind dadurch fachlich falsch, obwohl die Karten Euro anzeigen.

Der CSV-Export verwendet UTF-8 mit einer für Tabellenprogramme geeigneten Kennung. Bei einem leeren Datensatz kann er nur diese Kennung und keine Kopfzeile enthalten. CSV- und Excel-Zellen übernehmen Textwerte ohne zuverlässige Neutralisierung führender Formelzeichen. Öffnen Sie Exporte deshalb geschützt und behandeln Sie Kunden-, Dienstleister- oder Benutzertexte als potenziell nicht vertrauenswürdig.

Die Margenanalyse erstellt Vergleichswerte für Relationen, Kunden und den Gesamtbestand aus allen nicht archivierten Akten. Eine Relation oder ein Kunde benötigt mindestens vier Akten für einen eigenen Vergleichswert. Auffällig sind insbesondere negative Margen, starke statistische Abweichungen oder eine deutliche Unterschreitung des Vergleichswerts. Ein Analyselauf ist mandantenweit und setzt vollständigen OE-Zugriff voraus; die spätere Liste wird für eingeschränkte Benutzer auf erlaubte Einheiten gefiltert.

Vorhandene automatisierte Prüfungen decken einfache CSV-Antworten, grundlegende Forderungslogik, Carrier-Pünktlichkeit, Mandantentrennung sowie die OE-Begrenzung von Margenanomalien ab. Nicht ausreichend belegt sind OE-Trennung aller Reporting-Datensätze, gemischte Währungen, Tabellenformeln, korrekte TEU für alle Containercodes, Zeitgrenzen, Listenbegrenzungen, vollständige Exportdateien und gleichzeitige Analyseläufe.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Reporting & BI oder Reports fehlt	Finance-Lizenz oder sichtbare Rolle fehlt; MANAGER hat derzeit keinen Navigationsweg	Aktive OE, Lizenz, Rolle und globale Finanzsicht administrativ prüfen. Keinen Direktaufruf als Rechteersatz verwenden.
Export-Schaltfläche ist sichtbar, Download wird aber abgelehnt	Sichtbarkeit wird nicht mit dem Exportrecht abgeglichen	Sonderrecht Finanzdaten exportieren und Finanzen exportieren prüfen. Wiederholung ohne Rechte ändert nichts.
Klick auf Export oder Laden zeigt keine verständliche Rückmeldung	Nicht alle Reporting-Anfragen besitzen einen sichtbaren Lade- oder Fehlerzustand	Nicht mehrfach klicken; Browser- und Serverprotokoll durch einen Administrator prüfen und Export erst nach eindeutiger Antwort wiederholen.
Zeitraum liefert widersprüchliche Zahlen	Nicht jeder Datensatz verwendet Start und Ende; Start nach Ende wird in der Maske nicht verhindert	Filter korrigieren und die Zeitbasis des konkreten Datensatzes beachten. Für Abschlusszahlen Quelldaten separat abstimmen.
Offene Forderungen oder Usage enthalten andere Einheiten	Diese Datensätze sind nur mandantenweit, nicht zuverlässig auf die aktive OE begrenzt	Nicht OE-spezifisch weitergeben; Gesamtzugriffsberechtigung prüfen und technische Korrektur abwarten.
Offene Beträge stimmen bei Fremdwährung nicht	Originalbeträge werden ohne Umrechnung als Euro summiert	Belegwährungen und freigegebene Wechselkurse extern abstimmen; Berichtssumme nicht buchen oder veröffentlichen.
Offene AP sind niedriger als der Bestand	Liste und Karte berücksichtigen höchstens 50 letzte Eingangsrechnungen	Eingangsrechnungsbestand separat vollständig prüfen; Kennzahl nicht als Saldennachweis verwenden.
Aktive Akten wirken zu hoch	Karte summiert derzeit alle Statusgruppen	Fachlich aktive Statuswerte separat filtern; Karte bis zur Korrektur nicht als Bestandszahl verwenden.
TEU ist bei 20-Fuß-Containern zu hoch	Erkennung bestimmter 20-Fuß-Codes ist unvollständig	Containerarten und TEU anhand der Akten prüfen; Bericht nicht ungeprüft an Kunden oder Management geben.
Kunden oder Dienstleister fehlen	Margenlisten zeigen nur die zwölf größten Ergebnisse	Nicht als vollständige Rangliste behandeln; kontrollierten Gesamtdatenabzug bereitstellen.
Leere CSV besitzt keine Spaltenüberschriften	Leerer Datensatz erzeugt nur die Dateikennung	Zeitraum und Datensatz prüfen; Import nicht mit einer schemalosen Leerdatei starten.
Tabellenprogramm zeigt Formeln oder externe Verknüpfungen	Textwerte werden nicht vollständig gegen Tabellenformeln neutralisiert	Datei schließen, nicht freigeben und in einer sicheren Textprüfung untersuchen; Exportfunktion technisch härten.
Margin Analysis lädt nur teilweise oder Analyse wird abgelehnt	Sichtbare Rolle reicht nicht; globale Finanzsicht, passende Finanzrechte oder vollständiger OE-Zugriff fehlen	Rechte und OE-Zuweisungen prüfen. Vollständigen Organisationszugriff nicht nur für einen Analyselauf unnötig erweitern.
Nach Bestätigen oder Verwerfen ändern sich Kosten nicht	Aktion klassifiziert nur die Auffälligkeit	Kosten oder Erlöse in der zugrunde liegenden Akte fachlich korrigieren und Analyse danach kontrolliert neu ausführen.
Neue Analyse zeigt keinen Zeitraum	Margenanalyse arbeitet über alle nicht archivierten Akten	Datenumfang vor dem Lauf berücksichtigen; für periodische Controllingauswertung einen getrennten freigegebenen Prozess verwenden.