Aktenvorlagen verwalten und anwenden

Zweck und Einsatzbereich

Aktenvorlagen speichern wiederkehrende Kunden-, Routing-, Waren-, Partner-, Container- und Kostenangaben. Sie eignen sich beispielsweise für regelmäßig gleichartige Verkehre, bei denen eine neue Akte mit geprüften Ausgangswerten beginnen soll. Eine Vorlage ist kein vollständiger Klon einer Akte: operative Nummern, Termine, Dokumente, Aufgaben und bereits erteilte Freigaben werden nicht als Vorgangsstand fortgeführt.

Im horizontalen Menü finden Sie die zentrale Verwaltung unter Dokumente → Vorlagen verwalten. Dort können Sie Vorlagen durchsuchen, neu anlegen, bearbeiten, löschen oder über Akte erstellen unmittelbar verwenden. In einer gespeicherten Akte steht zusätzlich Als Vorlage speichern zur Verfügung. Bei der normalen Aktenneuanlage schlägt NeuraPort nach Auswahl eines Kunden oder Löschhafens bis zu drei passende Vorlagen vor.

Die beiden Anwendungswege sind nicht gleich: Akte erstellen in der Vorlagenliste erzeugt sofort eine neue Akte mit den gespeicherten unterstützten Details, Containern und Kosten. Vorlage verwenden? in der Aktenneuanlage füllt dagegen nur ausgewählte Formularfelder vor; die Akte muss danach noch geprüft und gespeichert werden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Der Zugriff setzt eine Anmeldung und mindestens eines der freigeschalteten Transportmodule Ocean Export, Ocean Import, Air Export, Air Import, Road oder Warehouse voraus. Im Lesemodus sind nur lesende Vorgänge zulässig. Für die einzelnen Aktionen gelten zusätzlich diese Rechte:

Aktion	Erforderliche Berechtigung
Vorlagen suchen, anzeigen und vorschlagen lassen	Leserecht im freigeschalteten Transportmodul
Neue Vorlage oder Vorlage aus einer Akte anlegen	`templates:CREATE`
Vorlage bearbeiten	`templates:EDIT`
Vorlage löschen	`templates:DELETE`
Über Akte erstellen eine Akte erzeugen	`shipments:CREATE` und persönliches Richtungsrecht

ADMIN besitzt diese Vorlagenrechte vollständig. MANAGER kann Vorlagen lesen, anlegen, bearbeiten und löschen. DISPATCHER und die Altrolle AIR_FREIGHT können Vorlagen lesen und anlegen, aber nicht bearbeiten oder löschen. EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY besitzen in den Standardrollen kein Vorlagen-Schreibrecht. Für eigene Rollen gelten die ausdrücklich zugewiesenen Rechte.

Die Vorlagenverwaltung blendet Neue Vorlage, Bearbeiten, Löschen und Akte erstellen derzeit nicht zuverlässig passend zur Rolle aus. Eine sichtbare Schaltfläche ist deshalb keine Berechtigungszusage; das Backend weist die Aktion ohne das erforderliche Recht zurück. Als Vorlage speichern in einer Akte erscheint dagegen nur mit Vorlagen-Anlegerecht.

Vorlagen sind mandantenweit und besitzen keine eigene Organisationseinheitenzuordnung. Benutzer mit passendem Zugriff sehen damit Vorlagen aus allen Einheiten desselben Mandanten. Eine über Akte erstellen erzeugte Akte wird der aktuell gewählten Organisationseinheit und dem aktuellen Benutzer zugeordnet. Prüfen Sie vor der Verwendung deshalb Kunde, Reederei, Häfen, Vorunternehmer und Packschuppen auf fachliche Eignung für die aktuelle Einheit. Das gilt besonders für Vorlagen, die aus einer Akte einer anderen Einheit stammen könnten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Neue Vorlage in der Verwaltung anlegen

Öffnen Sie im horizontalen Menü Dokumente → Vorlagen verwalten.
Wählen Sie Neue Vorlage und vergeben Sie unter Vorlage einen eindeutigen Namen. Ergänzen Sie eine Beschreibung, die Einsatzfall und Richtung klar benennt.
Wählen Sie unter Kunde & Empfänger einen aktiven Kunden und tragen Sie bei Bedarf den Empfänger ein. Ohne Kunde kann die Vorlage gespeichert, aber nicht über Akte erstellen verwendet werden.
Ergänzen Sie unter Routing Ladehafen, Löschhafen, Incoterm, Übernahmeort, Lieferort und Endziel.
Wählen Sie unter Reederei den Carrier und unter Vorunternehmer einen Trucker sowie bei Bedarf einen Packschuppen. Die Listen zeigen aktive Stammdaten; Reedereien und Häfen sind systemweit gepflegt, Vorunternehmer können mandanteneigen oder global bereitgestellt sein.
Erfassen Sie unter Ware Warenbeschreibung, HS-Code und Verpackungsart. Aktivieren Sie Gefahrgut nur für einen geprüften Gefahrgutablauf und ergänzen Sie UN-Nummer sowie IMDG-Klasse.
Fügen Sie unter Standard-Container je benötigtem Typ eine Zeile mit erwartetem Gewicht und CBM hinzu.
Erfassen Sie unter Standard-Kalkulation nur wiederkehrende, fachlich bestätigte Einnahmen oder Ausgaben mit Beschreibung, Betrag und Währung.
Wählen Sie Vorlage erstellen und kontrollieren Sie den Eintrag in der Liste.

Gespeicherte Akte als Vorlage sichern

Öffnen Sie eine gespeicherte Akte und wechseln Sie zu Übersicht.
Wählen Sie Als Vorlage speichern und prüfen Sie den vorgeschlagenen Vorlagennamen.
Entscheiden Sie gezielt, ob Kunde und Empfänger, Routing (Häfen, Incoterm), Carrier / Reederei, Container-Typen, Standard-Kalkulation sowie Vorunternehmer / Packschuppen übernommen werden sollen. Diese sechs Optionen sind zunächst aktiviert.
Gefahrgut-Angaben sind zunächst deaktiviert. Aktivieren Sie sie nur, wenn die Angaben geprüft und für künftige Akten tatsächlich als Vorgabe geeignet sind.
Beachten Sie: Warenbeschreibung, HS-Code und Verpackungsart werden unabhängig von den Auswahlkästchen übernommen.
Wählen Sie Vorlage erstellen und öffnen Sie anschließend Dokumente → Vorlagen verwalten, um das Ergebnis zu prüfen.

Vorlage verwalten oder unmittelbar anwenden

Suchen Sie in Vorlagen verwalten nach Name, Beschreibung oder Warenbeschreibung.
Kontrollieren Sie Kunde, Route, Container, Nutzungen und Zuletzt genutzt.
Verwenden Sie Vorlage bearbeiten, um die Konfiguration anzupassen. Prüfen Sie beim Bearbeiten alle Details erneut; mehrere gespeicherte Detailfelder werden im aktuellen Formular nicht zuverlässig vorbefüllt.
Wählen Sie Akte erstellen, wenn die Vorlage vollständig geprüft ist. Die Schaltfläche fragt derzeit keine Aktenrichtung ab und verwendet im belegten Ablauf die Exportrichtung. Für eine Import- oder andere Richtung beginnen Sie deshalb mit der regulären Aktenneuanlage und verwenden dort höchstens den Vorschlag.
Öffnen Sie die erzeugte Akte, prüfen Sie den Status Entwurf, die neue Aktennummer, die aktuelle Organisationseinheit und sämtliche übernommenen Inhalte.
Löschen Sie eine Vorlage nur nach Bestätigung. Die Löschung entfernt die Vorlage dauerhaft; bereits daraus angelegte Akten bleiben eigenständige Datensätze.

Vorschlag bei der Aktenneuanlage verwenden

Beginnen Sie die reguläre Aktenneuanlage und legen Sie die gewünschte Richtung fest.
Wählen Sie einen Kunden oder Löschhafen. NeuraPort zeigt unter Vorlage verwenden? bis zu drei mandantenweite Treffer, wenn Kunde oder Löschhafen passen.
Wählen Sie einen Vorschlag oder Ohne Vorlage fortfahren.
Kontrollieren Sie die vorbelegten Formularfelder. Der Vorschlag übernimmt nur Kunde, Reederei, Lade- und Löschhafen, Incoterm, Warenbeschreibung, Empfängername und ein aktiviertes Gefahrgutkennzeichen.
Ergänzen Sie insbesondere Anschriften, weitere Routingorte, HS-Code, Verpackungsart, Gefahrgutdetails, Vorunternehmer, Packschuppen, Abholadresse, Container und Kosten selbst.
Speichern Sie die Akte erst nach vollständiger Prüfung. Dieser Vorschlagsweg erhöht Nutzungen und Zuletzt genutzt nicht.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Name / Vorlagenname	Ja	Mandantenweit erkennbare Bezeichnung des Einsatzfalls	In der Oberfläche erforderlich und innerhalb des Mandanten eindeutig. Verwenden Sie Richtung und Strecke im Namen.
Beschreibung	Nein	Erläutert Einsatz, Einschränkungen oder erforderliche Nachprüfung	Durchsuchbar; keine Zugangsdaten oder unnötigen personenbezogenen Daten erfassen.
Kunde	Für Speicherung nein; für Akte erstellen ja	Auftraggeber der aus der Vorlage erzeugten Akte	Nur aktiven, fachlich zur aktuellen Organisationseinheit passenden Kunden auswählen.
Empfänger / Empfängeranschrift	Nein	Vorgabe für Consignee und Anschrift	Der Verwaltungsdialog zeigt den Namen, aber die Anschrift derzeit nicht als eigenes sichtbares Eingabefeld. Nach Anwendung prüfen.
Ladehafen / Löschhafen	Nein	Hauptstrecke der Vorlage	Auswahl aus aktiven Hafenstammdaten. Ein Kunden- oder Löschhafentreffer kann einen Vorschlag auslösen.
Incoterm	Nein	Vorgabe der Lieferklausel	Oberfläche bietet EXW, FCA, CPT, CIP, DAP, DPU, DDP, FAS, FOB, CFR und CIF. Fachlich mit Auftrag abgleichen.
Übernahmeort / Lieferort / Endziel	Nein	Vorlauf-, Nachlauf- und Endbestimmungsangaben	Freitext; beim Bearbeiten einer bestehenden Vorlage derzeit nicht zuverlässig vorbefüllt.
Reederei	Nein	Carrier-Vorgabe	Auswahl aus aktiven systemweit gepflegten Reedereien; vor Nutzung Mandanteneignung und Vertrag prüfen.
Warenbeschreibung / HS-Code / Verpackungsart	Nein	Wiederkehrende Ladungsangaben	Bei Als Vorlage speichern werden diese Felder immer übernommen. HS-Code und Ware fachlich neu prüfen.
Gefahrgut	Nein	Kennzeichnet eine Gefahrgutvorgabe	Bei Aktivierung UN-Nummer und IMDG-Klasse vollständig und je Akte erneut prüfen. Gefahrgutübernahme aus einer Akte ist standardmäßig aus.
Vorunternehmer / Packschuppen	Nein	Trucker- und Packer-Vorgabe	Oberfläche filtert aktive Einträge nach Typ. Vor Anwendung Mandantenzugehörigkeit, Leistungsumfang und Gültigkeit prüfen.
Abholadresse	Nein	Vorgabe für den Vorlauf	Freitext; im Bearbeitungsformular derzeit nicht zuverlässig vorbefüllt.
Container-Typ	Je Containerzeile ja	Standardtyp eines neu anzulegenden Containers	Auswahl aus Standard-, High-Cube-, Reefer-, Open-Top- und Flat-Rack-Typen in 20, 40 oder 45 Fuß, soweit angeboten.
Erwartetes Gewicht / CBM	Nein	Vorgabewerte je Container	Zahlenwerte ohne belegte Plausibilitätsgrenze; positive Werte verwenden und nach Anlage gegen tatsächliche Ladung prüfen.
Kostenart	Je Kostenzeile ja	Kennzeichnet Ausgabe oder Einnahme	Oberfläche begrenzt auf Ausgabe oder Einnahme.
Kostenbeschreibung / Betrag / Währung	Je Kostenzeile Beschreibung und Betrag	Wiederkehrende Kalkulationsvorgabe	Oberfläche bietet EUR, USD, GBP und CNY. Betrag und Wechselkurs in der neuen Akte kontrollieren.
Nutzungen	Systemseitig	Anzahl unmittelbarer Aktenanlagen aus der Vorlagenliste	Erhöht sich nicht beim bloßen Formularvorschlag.
Zuletzt genutzt	Systemseitig	Datum der letzten unmittelbaren Aktenanlage	Bleibt beim bloßen Formularvorschlag unverändert.

Die Oberfläche führt für viele Freitexte, Beträge, Gewichte und Volumina keine umfassende fachliche Plausibilitätsprüfung durch. Eine gespeicherte Vorlage ist deshalb eine Arbeitshilfe und keine Freigabe der enthaltenen Werte.

Status und mögliche Übergänge

Aktenvorlagen besitzen keinen Aktiv-/Inaktivstatus und keinen Freigabeworkflow. Ihre belegten Lebenszyklusaktionen sind:

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Keine Vorlage	Neue Vorlage oder Als Vorlage speichern	Vorlage wird mandantenweit angelegt; Nutzungen startet bei 0.
Bestehende Vorlage	Vorlage bearbeiten	Gesendete Werte werden aktualisiert; die Vorlage bleibt sofort verwendbar.
Bestehende Vorlage	Akte erstellen	Neue, dem aktuellen Benutzer zugewiesene Akte mit neuer Aktennummer und Status Entwurf; Nutzung und letztes Nutzungsdatum werden aktualisiert.
Bestehende Vorlage	Vorschlag in der Aktenneuanlage wählen	Ausgewählte Formularwerte werden vorbelegt; erst das spätere Speichern erzeugt eine Akte. Nutzungswerte bleiben unverändert.
Bestehende Vorlage	Vorlage löschen → Löschen	Vorlage wird dauerhaft entfernt. Bestehende Akten bleiben erhalten.

Da es keinen Vorlagen-Freigabestatus gibt, wirken Änderungen unmittelbar auf künftige Verwendungen. Stimmen Sie Namenskonvention, Verantwortlichkeit und Änderungsprüfung deshalb organisatorisch ab.

Was im Hintergrund passiert

Vorlagen werden nur nach Mandant getrennt. Sie übernehmen nicht automatisch die Organisationseinheit ihrer Verwendung. Erst bei Akte erstellen bindet NeuraPort die neue Akte an die aktuell gewählte Einheit, vergibt eine neue mandantenspezifische Aktennummer, setzt Entwurf, weist den aktuellen Benutzer zu und erzeugt einen ersten Historieneintrag.

Der unmittelbare Weg aus der Vorlagenliste übernimmt Kunde, Empfänger, Anschrift, Reederei, Häfen, weitere Routingorte, Incoterm, Warenbeschreibung, HS-Code, Verpackungsart, Gefahrgutkennzeichen, UN-Nummer, IMDG-Klasse, Vorunternehmer, Packschuppen und Abholadresse. Standardcontainer werden als neue Containerzeilen mit Typ, Bruttogewicht und CBM angelegt. Standardkosten werden als neue, noch nicht abgerechnete Kostenzeilen angelegt und für die Aktenwährungsauswertung neu nach EUR umgerechnet.

Nicht übernommen werden unter anderem Aktenrichtung aus der Vorlage, Referenzen, Versender, Notify Party, Schiff, Voyage, Booking- und B/L-Nummern, operative Termine und Fristen, konkrete Container- und Siegelnummern, VGM- und Rückgabestatus, Kostenzulieferer oder Rechnungsstatus, Dokumente, Aufgaben, Nachrichten, Tracking, Zoll- und Compliancevorgänge, Rechnungen, frühere Bearbeiter oder die Statushistorie der Quellakte.

Beim Speichern aus einer vorhandenen Akte gelten die gewählten Übernahmeoptionen. Container werden dabei nur mit Typ, Bruttogewicht und CBM, Kosten nur mit Art, Beschreibung, Betrag und Währung in die Vorlage geschrieben. Warenbeschreibung, HS-Code und Verpackungsart werden immer übernommen. Deaktivierte Gefahrgutübernahme setzt das Gefahrgutkennzeichen der Vorlage auf Nein und übernimmt keine UN- oder IMDG-Angaben.

Die Verweise auf Kunde, Reederei, Häfen und Vorunternehmer werden als Stammdatenbezüge gespeichert. Die Verwaltungsoberfläche bietet aktive Werte an, die serverseitige Zuordnungsprüfung ist im aktuellen Stand jedoch nicht für jeden Bezug vollständig auf Mandant, Organisationseinheit und Partnertyp abgesichert. Verwenden Sie deshalb keine technisch übermittelten IDs und prüfen Sie die Bezüge in jeder neu erzeugten Akte. Eine fremde Vorlagen-ID selbst bleibt durch den Mandantenscope geschützt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Vorlage nicht gefunden	Vorlage gehört zu einem anderen Mandanten, wurde gelöscht oder die Auswahl ist veraltet.	Liste neu laden und die Vorlage dort erneut öffnen. Keine fremden Kennungen weiterprobieren.
Eine Vorlage mit diesem Namen existiert bereits	Der Vorlagenname ist im Mandanten bereits vergeben.	Bestehende Vorlage suchen oder einen eindeutigeren Namen mit Richtung und Einsatzfall wählen.
Akte nicht gefunden beim Speichern aus Akte	Quellakte ist nicht mehr erreichbar oder gehört nicht zum aktuellen Mandanten.	Akte neu aus der zulässigen Aktenliste öffnen und Mandant sowie Einheit prüfen.
Vorlage hat keinen Kunden — bitte Vorlage zuerst bearbeiten	Akte erstellen benötigt einen Kundenbezug.	Vorlage bearbeiten, passenden Kunden wählen und anschließend erneut vollständig prüfen.
Keine Berechtigung oder sichtbare Aktion schlägt fehl	Recht, Transportmodul, Lesemodus oder persönliches Richtungsrecht fehlt; die Vorlagenliste blendet Aktionen nicht immer passend aus.	Rolle, Lizenzstatus, aktuelle Organisationseinheit und persönliches Recht administrativ prüfen lassen.
Persönliches Recht zur Export- oder Import-Aktenanlage fehlt	Die gewählte beziehungsweise technisch verwendete Richtung ist für den Benutzer nicht freigegeben.	Passendes Richtungsrecht freischalten lassen oder die Akte im vorgesehenen Richtungsablauf anlegen.
Akte erstellen erzeugt nicht die erwartete Richtung	Die Vorlagenliste fragt keine Richtung ab und verwendet im belegten Ablauf Export.	Für Import oder einen anderen Arbeitsbereich reguläre Aktenneuanlage beginnen, Richtung festlegen und Vorschlag nur zur Vorbelegung verwenden.
Vorschlag übernimmt Container, Kosten oder Detailfelder nicht	Der Vorschlagsweg befüllt nur eine kleine Feldmenge im offenen Formular.	Fehlende Werte manuell ergänzen oder die geprüfte Vorlage über Akte erstellen verwenden, wenn Exportrichtung und Rechte passen.
Nutzungen bleibt nach Vorlage verwenden? unverändert	Vorschlagsauswahl gilt nicht als unmittelbare Vorlagenanwendung.	Kein Fehler der Anzeige; Nutzungsstatistik nur für Akte erstellen interpretieren.
Gespeicherte Details erscheinen beim Bearbeiten leer	Empfängeranschrift, weitere Routingorte, HS-Code, Verpackungsart, Gefahrgutdetails, Partner und Abholadresse werden derzeit nicht zuverlässig vorbefüllt.	Leere Anzeige nicht als gelöschten Wert interpretieren. Neue Akte aus der Vorlage kontrollieren oder eine bereinigte Ersatzvorlage anlegen.
Gefahrgut ist aus, UN-/IMDG-Angaben wirken später widersprüchlich	Beim Bearbeiten kann das Kennzeichen geändert werden, während nicht sichtbare Detailwerte bestehen bleiben.	Vorlage nicht ungeprüft einsetzen; Gefahrgutangaben in der neuen Akte vollständig neu bewerten und Vorlage bei Bedarf sauber neu anlegen.
Kunde oder Partner fehlt in der Auswahl	Eintrag ist inaktiv, für die aktuelle Einheit nicht sichtbar oder besitzt nicht den gefilterten Partnertyp.	Stammdaten und aktuelle Organisationseinheit prüfen; keinen fremden Ersatzdatensatz auswählen.
Aktenanlage mit Standardkosten schlägt fehl	Für eine gespeicherte Währung steht keine verwendbare Umrechnung zur Verfügung oder ein Kostenwert ist unplausibel.	Währung und Betrag in der Vorlage korrigieren und Umrechnung administrativ prüfen lassen.