Mandantenlizenzen und Module je Organisationseinheit aktivieren

Zweck und Einsatzbereich

Unter Einstellungen → Produkte & Lizenzen sehen Organisationsadministratoren den Vertrag ihres Mandanten und verteilen bereits gebuchte Produktmodule auf Organisationseinheiten (OE). Die Seite zeigt:

Tarif, Vertragsstatus, aktive Benutzer im Verhältnis zum Benutzerlimit und die Anzahl Gebuchte Module,
je gebuchtem Modul Status, Gültig bis und Nutzung / Limit,
je OE einen Schalter für die lokale Modulaktivierung,
zusammengefasste Nutzung sowie
KI-Verbrauch & Abrechnung für den aktuellen Tag oder Monat mit CSV-Export.

Ein OE-Schalter erweitert nicht den Vertrag. Er verteilt lediglich eine vorhandene Mandantenfreigabe. Erst das Zusammenspiel aus Mandantenvertrag, Modulstatus, OE-Aktivierung, Benutzerzuweisung und Rollenrecht erlaubt einem Benutzer eine konkrete Aktion.

Der Katalog umfasst Ocean Export, Ocean Import, Air Export, Air Import, Road, Warehouse, CRM, Finance, Compliance, Customer Portal, Tracking, AI Automation und Public API. Die Seite zeigt nur Module, die dem Mandanten bereits zugeordnet wurden; nicht gebuchte Module erscheinen in der OE-Matrix nicht als bestellbare Auswahl.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Der sichtbare Bereich Produkte & Lizenzen ist für die Standardrolle Administrator vorgesehen. Plattformoperatoren sehen an derselben Stelle eine getrennte Plattformkonsole für Verträge und Mandantenmodule; diese ist nicht Gegenstand der OE-Verteilung durch einen Kundenadministrator.

Das Backend erlaubt die Mandantenübersicht und OE-Schalter zusätzlich für Manager, obwohl der Menüpunkt und die Mandantenkonsole für Manager nicht gerendert werden. Ein technischer Direktzugriff ist kein unterstützter Bedienweg. Bis Frontend und Backend denselben Administrationsvertrag verwenden, sollte die Lizenzverwaltung organisatorisch ausschließlich Administratoren zugewiesen werden.

Vor einer Aktivierung müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:

Die OE gehört zum eigenen Mandanten.
Das Modul ist dem Mandanten bereits zugeordnet.
Die fachlich benötigten Zusatz- oder Elternmodule sind ebenfalls passend freigeschaltet.
Der Benutzer ist der OE zugewiesen und arbeitet in dieser OE.
Seine Rolle beziehungsweise eigene Rolle erlaubt die konkrete Aktion.
Der wirksame Durchsetzungsmodus blockiert Lizenzverstöße tatsächlich.

Die Übersicht enthält alle OEs des Mandanten, auch inaktive. Da weder die Matrix noch der Speicherweg den OE-Aktivstatus sichtbar beziehungsweise zwingend prüft, kontrollieren Sie den OE-Status vor jeder Zuordnung separat. Aktivieren Sie Module nicht vorsorglich in stillgelegten Einheiten.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vertrag und Mandantenmodule prüfen

Öffnen Sie Einstellungen → Produkte & Lizenzen.
Prüfen Sie Tarif und Vertragsstatus. Ein grüner OE-Schalter kann einen abgelaufenen, gesperrten oder nur lesbaren Vertrag nicht überstimmen.
Vergleichen Sie Benutzer mit dem vertraglichen Limit. Ab 80 Prozent Auslastung erscheint der Hinweis Kapazität oder Vertrag prüfen.
Prüfen Sie in der Modultabelle Status, Gültig bis und Nutzung / Limit. Ein angezeigtes Limit ist nicht bei jedem Modul eine technische Sperrgrenze; bei AI Automation wird eine Überschreitung ausgewiesen und gemeldet, die KI bleibt jedoch aktiv.
Fehlt ein benötigtes Modul vollständig, fordern Sie die vertragliche Freischaltung über den vereinbarten Supportweg an. Ein OE-Schalter kann ein fehlendes Modul nicht ergänzen.

Modul für eine Organisationseinheit aktivieren

Suchen Sie die Zeile des gebuchten Moduls.
Suchen Sie die Spalte der fachlich zuständigen OE. Prüfen Sie bei gleichnamigen Einheiten außerhalb dieser Matrix zuerst die Organisationsverwaltung; die Lizenzansicht zeigt nur den Namen, keinen OE-Code oder Aktivstatus.
Schalten Sie die Zuordnung ein. Während des Speicherns sind die Schalter gesperrt.
Warten Sie auf Modulzuordnung gespeichert. Bei einem Fehler erscheint nur Modulzuordnung konnte nicht gespeichert werden; laden Sie die Seite neu, bevor Sie den angezeigten Schalterzustand als wirksam behandeln.
Wechseln Sie mit einem freigegebenen Testbenutzer in genau diese OE und aktualisieren Sie die Anwendung. Der Arbeitsbereich erscheint nur, wenn Benutzerzuweisung und Leserecht ebenfalls passen.
Prüfen Sie mindestens einen erlaubten Leseweg und, sofern vorgesehen, eine kontrollierte Schreibaktion. Ein sichtbarer Arbeitsbereich allein belegt weder Schreibrecht noch Elternmodul.

Modul für eine Organisationseinheit deaktivieren

Klären Sie vorab, welche Benutzer, offenen Vorgänge, Portale, Trackinglinks, Schnittstellen und Hintergrundjobs die OE verwenden.
Deaktivieren Sie den Schalter in der betreffenden OE und warten Sie auf die Speicherbestätigung.
Lassen Sie angemeldete Benutzer die Anwendung aktualisieren oder die OE neu wählen. Lizenzinformationen werden zwischengespeichert und nicht in jeder Ansicht sofort neu geladen.
Prüfen Sie abhängige Vorgänge separat. Beispielsweise kann ein Zusatzmodul wie Tracking oder Public API zusätzlich das fachliche Elternmodul der konkreten Akte benötigen. Die Matrix erzwingt solche Kombinationen nicht bei der Konfiguration.

AI Automation ist als dauerhafte Plattformfunktion angelegt. Ihr OE-Schalter ist deaktiviert und die Funktion kann in dieser Ansicht nicht ausgeschaltet werden. Das bedeutet nicht, dass jede KI-Funktion automatisch ausgeführt wird: Rollenrechte, Prozesskonfiguration und die Lizenz des jeweiligen Fachmoduls können weiterhin erforderlich sein. Einzelne bestehende KI-Wege prüfen AI Automation noch nicht durchgängig als eigene Zusatzlizenz; behandeln Sie die Matrix daher nicht als vollständigen KI-Governance-Nachweis.

Nutzung und KI-Verbrauch prüfen

Lesen Sie unter Nutzung die vorhandenen Verbrauchsmetriken. Noch keine Verbrauchsdaten. bedeutet nur, dass keine zusammengefassten Ereignisse vorliegen.
Wählen Sie unter KI-Verbrauch & Abrechnung Monat oder Heute.
Prüfen Sie Tokens, Kontingent, Mehrverbrauch und Schätzkosten sowie die Gruppierung nach Tag, OE, Benutzer, Funktion, Fachmodul und Anbieter.
Wählen Sie bei Bedarf CSV exportieren. Der Export kann personenbezogene Benutzeradressen und Nutzungsdaten enthalten; speichern und teilen Sie ihn nur im freigegebenen Finanz- oder Administrationsprozess.
Deuten Sie Das Kontingent ist überschritten. KI bleibt aktiv; der Mehrverbrauch wird im Export markiert. als Verbrauchshinweis, nicht als technische Abschaltung.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Tarif	Systemseitig	Vertragliche Stufe des Mandanten	Sichtbar als TRIAL, STANDARD, PROFESSIONAL oder ENTERPRISE; in der Mandantenkonsole nicht änderbar.
Vertragsstatus	Systemseitig	Gesamtstatus des Abonnements	ACTIVE erlaubt die normale Prüfung; PAST_DUE und CANCELED werden für Fachmodule als Lesemodus behandelt; EXPIRED beziehungsweise ein erreichtes Vertragsende sperrt die Backend-Aktion.
Benutzer	Systemseitig	Anzahl aktiver Benutzer im Verhältnis zum Benutzerlimit	Neue oder reaktivierte aktive Benutzer werden abgewiesen, sobald das Limit erreicht ist. Bereits aktive Benutzer werden durch eine nachträgliche Limitunterschreitung nicht automatisch deaktiviert.
Gebuchte Module	Systemseitig	Anzahl der dem Mandanten zugeordneten Moduldatensätze	Enthält unabhängig vom Status auch Trial-, Read-only- oder gesperrte Module.
Modul	Systemseitig	Lizenzierbarer Produktbereich	In der Mandantenmatrix erscheinen nur bereits zugeordnete Module aus dem festen Katalog.
Status	Systemseitig	Vertraglicher Zustand des einzelnen Moduls	ACTIVE, TRIAL, READ_ONLY oder SUSPENDED; Mandantenadministratoren ändern ihn nicht selbst.
Gültig bis	Systemseitig	Zeitliche Grenze der Modulfreigabe	Nach Ablauf wird das Modul verweigert; ein abgelaufener Trial wird durch den Lizenzlebenszyklus zusätzlich auf SUSPENDED gesetzt. Ein Gedankenstrich steht für keine gesetzte Modulfrist.
Nutzung / Limit	Systemseitig	Summierte Nutzung je Quellmodul und eingetragenes Volumenlimit	∞ bedeutet kein eingetragenes Limit. Außerhalb der KI-Kontingentmeldung ist keine allgemeine technische Sperre bei Überschreitung belegt.
OE-Schalter	Nein	Aktiviert oder deaktiviert ein gebuchtes Modul für genau eine Organisationseinheit	Ziel-OE muss zum Mandanten gehören. Ein nicht gebuchtes Modul darf nicht aktiviert werden. Aktivstatus der OE und Modulabhängigkeiten werden dabei nicht geprüft.
Nutzung	Systemseitig	Summierte Verbrauchsereignisse des Mandanten	Metriknamen werden technisch ausgegeben und sind nicht in dieser Ansicht fachlich erläutert.
Zeitraum	Ja für KI-Anzeige	Wählt laufenden Monat oder heutigen Tag	Die sichtbare Auswahl erzeugt einen Zeitraum bis zum aktuellen Zeitpunkt.
Tokens	Systemseitig	Summe aus erfassten Eingabe- und Ausgabetokens	Abhängig von vollständig erfassten KI-Nutzungsereignissen.
Kontingent	Systemseitig	Volumenlimit von AI Automation	Ohne Wert erscheint Unbegrenzt. Die Überschreitung blockiert KI nicht.
Mehrverbrauch	Systemseitig	Positive Differenz zwischen Tokenverbrauch und KI-Kontingent	Ist ohne Kontingent oder unterhalb des Kontingents null.
Schätzkosten	Systemseitig	Summe der in Nutzungsereignissen gespeicherten geschätzten Kosten	Anzeige in US-Dollar mit vier Nachkommastellen; keine verbindliche Anbieterrechnung.
CSV exportieren	Nein	Exportiert die gruppierten KI-Verbrauchsdaten des Zeitraums	Enthält unter anderem OE, Benutzeradresse, Funktion, Modul, Anbieter, Tokens, Schätzkosten und Aufrufzahl.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion oder Ereignis	Ergebnis
Modul nicht gebucht	OE-Schalter einschalten	Aktivierung wird abgewiesen; eine Vertragsfreischaltung ist erforderlich.
ACTIVE und OE aus	OE-Schalter einschalten	Modulzuordnung wird für diese OE aktiv. Benutzerzuweisung und Rollenrecht bleiben separat erforderlich.
OE ein	OE-Schalter ausschalten	Modulzuordnung wird für diese OE inaktiv. Andere OEs bleiben unverändert.
Modul READ_ONLY	Lesen oder zulässigen Export ausführen	Zentrale Lizenzprüfung erlaubt die Aktion, sofern OE, Benutzerzuweisung und Einzelrecht passen.
Modul READ_ONLY	Anlegen, Bearbeiten, Löschen oder Automation ausführen	Im erzwungenen Modus wird die Aktion als nur lesbar abgewiesen.
Vertrag PAST_DUE oder CANCELED	Fachmodul verwenden	Nicht-KI-Module werden effektiv nur lesbar; AI Automation bleibt von dieser Sonderregel ausgenommen.
Vertrag EXPIRED oder Vertragsende erreicht	Fachmodul verwenden	Backend verweigert Nicht-KI-Module als abgelaufen. Die Navigation kann den Arbeitsbereich trotzdem noch anzeigen.
TRIAL, Frist noch offen	Modul verwenden	Zugriff entsprechend OE und Rollenrecht bis zur Frist.
TRIAL, Frist abgelaufen	Lizenzlebenszyklus läuft	Modul wird auf SUSPENDED gesetzt; der Ablaufgrund bleibt erhalten.
Modul SUSPENDED	Fachaktion ausführen	Im erzwungenen Modus gesperrt.
Benutzerlimit erreicht	Benutzer anlegen oder reaktivieren	Vorgang wird abgewiesen; die Modultabelle bleibt unverändert.
KI-Kontingent überschritten	Weitere KI-Nutzung	KI bleibt aktiv; Mehrverbrauch wird ausgewiesen und einmalig im laufenden Monat gemeldet.
AI Automation aktiv	Ausschalten versuchen	Schalter ist in der Mandantenkonsole gesperrt; technische Deaktivierung wird abgewiesen.

Was im Hintergrund passiert

Die Lizenzentscheidung folgt grundsätzlich einer Kaskade: aktiver Mandantenvertrag, gebuchtes und zeitlich gültiges Modul, OE-Aktivierung, OE-Zuweisung des Benutzers und abschließend das Rollenrecht für Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Löschen oder Exportieren. Für Maschinenzugriffe und Hintergrundjobs entfällt die menschliche Benutzerrolle; bei einem Vorgang mit OE-Bezug bleibt die OE-Aktivierung erforderlich.

Zusatzmodule sind keine pauschale Freigabe für alle Fachdaten. Public API, Tracking, Customer Portal und AI Automation werden an den jeweiligen Bedienwegen geprüft. Objektbezogene Integrations-, EDI- und Trackingwege können zusätzlich das Ocean-, Air-, Road- oder andere Elternmodul verlangen. Diese Abhängigkeiten sind nicht als auswählbares Paket in der Matrix modelliert und werden nicht beim Umschalten vorab validiert. Prüfen Sie deshalb den vollständigen fachlichen Prozess, nicht nur den Zusatzmodul-Schalter.

Die Lizenzdaten sind mandantengebunden. Der OE-Speicherweg verifiziert zusätzlich, dass die Ziel-OE zum Mandanten des angemeldeten Administrators gehört; Datenbankregeln schirmen Mandantenlizenz- und OE-Zuordnungstabellen ebenfalls ab. Plattformoperatoren verwenden für Vertragsänderungen einen getrennten, ausdrücklichen Plattformkontext.

Vertrags- und Mandantenmoduländerungen durch die Plattformkonsole sowie automatische Trial-Abläufe werden im Audit protokolliert. Für das Ein- oder Ausschalten eines Moduls durch einen Mandantenadministrator wird dagegen kein eigener Auditdatensatz angelegt. Die Erfolgsmeldung in der Oberfläche ist deshalb derzeit der einzige unmittelbare Bedienhinweis; sie ersetzt keine revisionsfähige Änderungshistorie.

Die Anwendung lädt für die aktuelle OE eine eigene Liste wirksamer Module. Sie blendet gesperrte und abgelaufene Modulfreigaben aus, kennzeichnet READ_ONLY im Arbeitsbereichswähler aber nur mit Nur lesen. Schreibschaltflächen werden nicht an allen Fachoberflächen anhand dieses Status deaktiviert; der Server muss sie im erzwungenen Modus abweisen. Bei einem abgelaufenen Gesamtvertrag besteht zusätzlich eine Inkonsistenz: Die Navigationsantwort kann ein Modul weiterhin als aktiv liefern, obwohl die eigentliche Aktionsprüfung es sperrt.

Der technische Standard für die Lizenzdurchsetzung ist im geprüften Stand audit. In diesem Modus werden negative Lizenzentscheidungen protokolliert, die Fachaktion aber nicht blockiert; off blockiert ebenfalls nicht. Nur enforce setzt die Lizenzkaskade als Zugriffsschranke durch. Organisationsadministratoren sehen diesen Betriebsmodus in ihrer Mandantenkonsole nicht und können ihn nicht ändern. Vor produktivem Betrieb muss der Betreiber enforce verbindlich nachweisen und gegen unbeabsichtigte Abweichung überwachen.

Automatisierte Tests belegen insbesondere nicht gebuchte Module, Lesemodus, deaktivierte OE-Zuordnung, fehlende Benutzerzuweisung, abgelaufene Trials, gesperrte Hintergrundjobs, Elternmodule für EDI und öffentliches Tracking, das Benutzerlimit, die Mandantenübersicht, die Abgrenzung zur Plattformkonsole und die Always-on-Regel von AI Automation. Nicht gezielt als Browserablauf getestet sind die sichtbare Mandantenkonsole, Schalterzustände und Ladefehler, inaktive OEs, Managerzugriff ohne Menü, Auditierbarkeit der OE-Schalter, Abhängigkeitskombinationen in der Matrix sowie die abgelaufene Vertragsanzeige in der Navigation.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Lizenzen werden geladen… bleibt stehen	Lizenzübersicht wurde nicht erfolgreich geladen; die Ansicht besitzt keinen eigenen sichtbaren Fehlerzustand.	Verbindung und Sitzung prüfen, Seite einmal neu laden und bei Wiederholung Zeitpunkt und betroffenen Mandanten an den Betrieb melden. Keine Schalter betätigen.
Modulzuordnung konnte nicht gespeichert werden	Fremde oder unbekannte OE, nicht gebuchtes Modul, Always-on-Regel, Berechtigungsfehler oder technischer Fehler.	Seite neu laden; Vertrag, Ziel-OE, Administratorrolle und Modulbestand prüfen. Keine wiederholten Schnellklicks ausführen.
„Das Modul wurde dem Mandanten nicht freigeschaltet“	Ein nicht gebuchtes Modul sollte für eine OE aktiviert werden.	Vertragliche Freischaltung anfordern; keine Benutzerrolle als Ersatz erweitern.
„Organisationseinheit nicht gefunden“	OE gehört nicht zum Mandanten oder existiert nicht mehr.	Richtige OE in der Organisationsverwaltung prüfen und Lizenzseite neu laden.
„AI Automation kann für Organisationseinheiten nicht deaktiviert werden“	Die Always-on-Funktion sollte ausgeschaltet werden.	Prozessautomation und Rechte in den dafür vorgesehenen Einstellungen begrenzen; Lizenzschalter nicht als Prozessschalter verwenden.
Das Modul ist nur lesbar	Modulstatus, PAST_DUE oder CANCELED erzwingt Lesemodus.	Daten nur lesen beziehungsweise zulässig exportieren; Vertragsstatus klären. Schreibaktionen nicht wiederholen.
„Das Modul ist für diese Organisationseinheit nicht aktiviert“	OE-Schalter ist aus oder die Zuordnungszeile fehlt.	Modul nur nach fachlicher Freigabe in der richtigen OE aktivieren.
„Der Benutzer ist dieser Organisationseinheit nicht zugeordnet“	Lizenz ist für die OE aktiv, Benutzerzuweisung fehlt.	Benutzer der OE zuweisen und sie als aktive OE wählen; keine mandantenweite Rolle als Umgehung vergeben.
„Die Rolle erlaubt diese Aktion im Modul nicht“	Lizenz ist vorhanden, aber das Einzelrecht fehlt.	Rolle oder eigene Rolle fachlich prüfen; nur die benötigte Aktion freigeben.
„Das Mandantenabonnement ist abgelaufen“	Vertragsstatus oder Vertragsende blockiert das Modul.	Vertrag mit dem zuständigen Ansprechpartner klären. Ein OE-Schalter behebt den Ablauf nicht.
Arbeitsbereich ist sichtbar, Aktion wird dennoch abgewiesen	Navigation und Aktionsprüfung verwenden bei Lesemodus oder abgelaufenem Vertrag nicht durchgängig denselben Zustand.	Status in Produkte & Lizenzen prüfen, nicht weiter schreiben und den Widerspruch melden.
Modul ist aktiv, Zusatzfunktion funktioniert nicht	Fachliches Elternmodul, Zusatzmodul, OE-Zuweisung oder Einzelrecht fehlt.	Alle Ebenen für den konkreten Prozess prüfen, beispielsweise Tracking plus das Modul der Akte.
Kapazität oder Vertrag prüfen.	Benutzerlimit ist mindestens zu 80 Prozent belegt oder ein Modul ist nicht voll aktiv beziehungsweise nahe am eingetragenen Limit.	Betroffene Benutzer und Module einzeln prüfen; Hinweis ist keine automatische Sperre.
Das Kontingent ist überschritten. KI bleibt aktiv	KI-Tokenverbrauch liegt über dem eingetragenen Kontingent.	Export und verursachende Funktionen prüfen, Kostenprozess klären und Automationsregeln bei Bedarf separat anpassen.
Manager findet Produkte & Lizenzen nicht	Backend und sichtbare Navigation verwenden unterschiedliche Administrationsrollen.	Lizenzverwaltung mit einem freigegebenen Administratorkonto ausführen; keinen versteckten Direktzugriff verwenden.