Aktenchat verwenden

Zweck und Einsatzbereich

Die Akten-KI beantwortet eine einzelne Frage zu einer bereits gespeicherten Akte. Sie verwendet ausgewählte Aktenfelder, Containerangaben, Dokumenttitel und Aufgaben. Geeignet sind beispielsweise Rückfragen zu Terminen, Buchungsdaten, vorhandenen Dokumentbezeichnungen, offenen Aufgaben oder VGM-Angaben.

Der sichtbare Bereich ist kein klassischer Chat: Es gibt keine Teilnehmer, Gesprächskanäle, Antworten auf einzelne Nachrichten, Anhänge, Lesebestätigungen oder Nachrichtenstatus. Die Oberfläche zeigt immer nur die zuletzt erhaltene Antwort; eine Chat-Historie wird nicht gespeichert oder nach einem Neuladen wiederhergestellt. Auch die technisch zurückgegebenen Quellenbezeichnungen werden im geprüften Frontend nicht angezeigt.

Dokumentdateien und deren Inhalte werden nicht gelesen. Ein Dokument kann deshalb trotz passendem Titel andere oder unvollständige Inhalte besitzen. Verwenden Sie die Antwort als Such- und Arbeitshilfe und prüfen Sie entscheidungsrelevante Angaben in der Akte beziehungsweise im Originaldokument.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Akte muss gespeichert sein; bei einer neuen, noch nicht angelegten Akte ist der Bereich ohne Inhalt. Der Benutzer benötigt das Recht, Akten anzuzeigen, und Zugriff auf die betreffende Akte. Zusätzlich muss AI Automation für die aktuelle Organisationseinheit technisch aktiv sein und der Benutzer dieser Einheit zugeordnet sein.

Der Aufruf wird im geprüften Stand als schreibende Modulaktion behandelt. Dadurch genügt reines Akten-Leserecht praktisch nicht: Neben Akten anzeigen wird am AI-Automation-Gate auch Akten anlegen verlangt. ADMIN, MANAGER, DISPATCHER und AIR_FREIGHT besitzen dieses Recht standardmäßig. EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY können den Reiter in einer zugänglichen Akte sehen, erhalten beim Absenden aber eine Berechtigungsmeldung. Eigene Rollen benötigen entsprechend beide Rechte. Der Reiter selbst wird nicht anhand dieser wirksamen Berechtigung ausgeblendet.

AI Automation wird in der Lizenzverwaltung als dauerhafte Plattformfunktion behandelt und kann dort nicht regulär deaktiviert werden. Dennoch setzt der Zugriff einen vorhandenen Mandanten- und Organisationseinheiten-Eintrag voraus. In einer Lizenzumgebung mit durchgesetzter Modulprüfung blockiert eine fehlende Einheitenfreigabe den Aufruf.

Mandant und Organisationseinheit

Vor dem Laden des Kontexts prüft NeuraPort die Akte gegen den Mandanten und die erlaubten Organisationseinheiten des Benutzers. Eine bekannte Akten-ID umgeht diesen Schutz nicht; außerhalb des erlaubten Bereichs erscheint die Akte als nicht gefunden. ADMIN und MANAGER dürfen innerhalb ihres Mandanten organisationseinheitenübergreifend auf Akten zugreifen. Andere Benutzer benötigen eine Zuordnung zur Organisationseinheit der Akte beziehungsweise die passende aktuelle Einheit.

Die Dokumente, Container und Aufgaben werden anschließend nur als Beziehungen dieser bereits autorisierten Akte geladen. Der Aktenchat bietet weder einen eigenen Datei-Download noch eine Möglichkeit, fremde Anhänge über eine Dokument-ID abzurufen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Öffnen Sie im passenden Transportarbeitsbereich eine bereits gespeicherte Akte.
Wechseln Sie zum Reiter Akten-KI.
Formulieren Sie eine konkrete Frage, zum Beispiel Welche Unterlagen fehlen noch? Vermeiden Sie unnötige Personen-, Kontakt-, Bank- und Steuerdaten sowie vertrauliche Freitexte.
Wählen Sie die Schaltfläche mit dem Pfeilsymbol oder drücken Sie Eingabe.
Warten Sie, bis die Antwort unter dem Eingabebereich erscheint. Während der Anfrage ist nur die Schaltfläche deaktiviert; eine eigene Fortschritts- oder Zustellanzeige gibt es nicht.
Gleichen Sie jede verwendete Angabe mit den sichtbaren Aktenfeldern, Aufgaben und Originaldokumenten ab. Die Oberfläche zeigt die technische Quellenliste nicht an.
Stellen Sie bei Bedarf eine neue Frage. Die nächste erfolgreiche Antwort ersetzt die vorherige Anzeige; kopieren Sie eine benötigte Antwort vorher in einen fachlich vorgesehenen, freigegebenen Arbeitsbereich.

Ohne konfigurierten KI-Provider erscheint keine inhaltliche KI-Antwort. Stattdessen nennt NeuraPort, dass die Akten-KI noch nicht konfiguriert ist, und führt einige verfügbare Quellenbezeichnungen auf. Dieser Hinweis ist ein deterministischer Ersatz und keine Analyse.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Frage	Ja	Freitextfrage zur geöffneten Akte	3 bis 2.000 Zeichen. Die sichtbare Maske sendet keine vollständig leere oder nur aus Leerzeichen bestehende Eingabe.
Absenden	Ja	Startet genau eine Frage-Antwort-Abfrage	Über Pfeilschaltfläche oder Eingabe. Während des laufenden Aufrufs deaktiviert.
Antwort	Systemseitig	Letzte Providerantwort oder Konfigurationshinweis	Wird nur lokal angezeigt und bei der nächsten erfolgreichen Antwort ersetzt; keine dauerhafte Historie.
Quellen	Systemseitig, nicht sichtbar	Bezeichnungen der Akte sowie von Dokumenten und Aufgaben	Technisch werden die Akte und jeweils höchstens 25 Dokument- und Aufgabenbezeichnungen zurückgegeben; die Hauptoberfläche verwirft diese Liste.
Begründungskennzeichen	Systemseitig, nicht sichtbar	Kennzeichnet die Antwort technisch als auf dem bereitgestellten Kontext beruhend	Ist im Antwortformat standardmäßig gesetzt, wird aber nicht in der UI angezeigt und ersetzt keine fachliche Quellenprüfung.
Anhang	Nicht vorhanden	Eigene Datei oder Dokumentinhalt zur Frage	Der Akten-KI-Bereich besitzt keinen Upload und liest keine Dokumentdateien; nur vorhandene Dokumenttitel dienen als Kontext.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis	Grenze
Gespeicherte Akte, leere Ansicht	Frage absenden	Antwort erscheint unter dem Eingabefeld	Keine Speicherung als Nachricht, Aufgabe oder Aktenänderung.
Antwort sichtbar	Neue Frage absenden	Neue Antwort ersetzt die bisherige Anzeige	Keine sichtbare Unterhaltung oder Versionshistorie.
Kein KI-Provider konfiguriert	Frage absenden	Hinweis auf fehlende Konfiguration und verfügbare Quellen	Keine inhaltliche KI-Auswertung.
Provider konfiguriert, aber Aufruf fehlerhaft	Frage absenden	Keine neue Antwort	Die Maske zeigt keinen eigenen Fehlertext oder Wiederholen-Status.
Akte oder Berechtigung nicht zulässig	Frage absenden	Aufruf wird abgewiesen	Außerhalb des Mandanten-/OE-Scopes erscheint die Akte als nicht gefunden; fehlende Rechte oder Modulfreigabe führen zu einer Berechtigungsantwort.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort stellt einen Kontext aus Aktennummer, Status, Referenz, Buchungs- und B/L-Nummer, Schiff, Reise, ETD, ETA und Ware zusammen. Hinzu kommen für alle Container Nummer, Typ, VGM-Gewicht und VGM-Status sowie die Titel aller verknüpften Dokumente und die Titel und Erledigt-Kennzeichen aller Aufgaben. Dokumentinhalt, Dateidownload, E-Mail-Inhalt, Kommentare und eine frühere Chat-Historie gehören nicht zu diesem Kontext.

Die zurückgegebene Quellenliste enthält neben der Akte nur die ersten 25 Dokumenttitel und die ersten 25 Aufgabentitel. Der an den Provider übermittelte Kontext ist im geprüften Stand dagegen nicht auf diese jeweils 25 Einträge begrenzt. Bei umfangreichen Akten ist die technische Quellenliste daher nicht vollständig; in der sichtbaren Maske wird sie ohnehin nicht dargestellt.

Vor einem externen Modellaufruf bearbeitet ein Datenschutzfilter Kontext und Frage. Er maskiert erkannte Personennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und USt-IDs und setzt erkannte Werte nach der Antwort lokal wieder ein. Eine vollständige Anonymisierung ist damit nicht zugesichert: Firmennamen, Container-, Booking- und B/L-Nummern, EORI, Häfen, Länder, Beträge, Termine und nicht erkannte Namen können übertragen werden. Klären Sie Provider, Verarbeitungsregion, Vertrag, Aufbewahrung und zulässigen Datenumfang vor dem produktiven Einsatz.

Angefordert wird ein Claude-Sonnet-Modell. Abhängig von der Serverkonfiguration kann die Anfrage über Portkey oder Anthropic und bei aktivierter Fallback-Kette über weitere konfigurierte Provider laufen. Ohne Provider entsteht nur der lokale Konfigurationshinweis. Ist mindestens ein Provider konfiguriert, aber die gesamte Kette nicht erreichbar, gibt es keinen zusätzlichen lokalen Antwort-Fallback.

Der Aufruf ist eine normale Anfrage mit abschließender Antwort. Es gibt keinen WebSocket, Listener, Push-Kanal oder laufende Echtzeitaktualisierung. Ein erfolgreicher externer Aufruf kann asynchron ein Verbrauchsereignis mit Mandant, Organisationseinheit, Benutzer, Aktenbezug, Tokenzahlen, tatsächlich verwendetem Provider und Modell sowie geschätzten Kosten erzeugen. Die Chatansicht zeigt diese Angaben nicht an.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Reiter Akten-KI ist bei einer neuen Akte leer	Die Akte besitzt noch keine gespeicherte ID.	Akte zuerst fachlich vollständig anlegen und danach erneut öffnen.
Absenden reagiert nicht	Frage ist leer oder besteht nur aus Leerzeichen.	Eine konkrete Frage mit mindestens drei Zeichen eingeben.
Validierungsfehler zur Fragenlänge	Frage ist kürzer als 3 oder länger als 2.000 Zeichen.	Frage kürzen beziehungsweise präzisieren.
Berechtigungs- oder Modulmeldung trotz sichtbarem Reiter	Es fehlen Akten anlegen, die AI-Automation-Einheitenfreigabe oder die Zuordnung zur aktuellen Organisationseinheit.	Rechte und Einheitenzuordnung administrativ prüfen lassen; keine reine Lesesicht als ausreichend annehmen.
Akte nicht gefunden	Akte existiert nicht oder liegt außerhalb des zulässigen Mandanten-/OE-Bereichs.	Richtige Organisationseinheit und Akte wählen; keinen Zugriff über eine fremde ID versuchen.
Die Akten-KI ist noch nicht konfiguriert	Kein unterstützter Provider ist konfiguriert.	Hinweis nur als Quellenübersicht verwenden und Providerfreigabe administrativ klären lassen.
Nach dem Absenden erscheint keine neue Antwort	Providerkette oder Netzwerk ist ausgefallen; die Komponente zeigt keinen eigenen Fehlerstatus.	Keine Antwort unterstellen, Providerstatus prüfen lassen und später erneut absenden.
Antwort nennt einen angeblichen Dokumentinhalt	Tatsächlich kennt der Ablauf nur den Dokumenttitel, nicht die Datei.	Originaldokument öffnen und Inhalt selbst prüfen; ungestützte Aussage nicht übernehmen.
Quellen oder ältere Antworten fehlen	Quellenliste und Historie werden in der aktuellen Maske nicht dargestellt beziehungsweise gespeichert.	Relevante Angaben an der Akte prüfen und benötigte, fachlich bestätigte Information separat dokumentieren.
Antwort enthält weiterhin sensible Logistik- oder Firmendaten	Der Datenschutzfilter anonymisiert bewusst nicht alle fachlichen Kennungen und erkennt nicht jeden Namen.	Keine unnötigen Daten in die Frage aufnehmen; Provider- und Datenschutzfreigabe prüfen.