Ocean-Export-Akten suchen, anlegen und bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Im Arbeitsbereich Ocean Export führt die Ansicht Akten von der gefilterten Export-Aktenliste in die vollständige Vorgangsbearbeitung. Die Liste trennt Meine Akten, Alle Akten, Nicht zugewiesen und Beobachtet. Sie können nach Aktennummer, Kunde, Schiff oder Booking suchen, aktive und archivierte Akten filtern sowie berechtigte Stapelaktionen ausführen.

Eine geöffnete Akte bündelt ihre Informationen in den Reitern Übersicht, Buchung & Transport, Container & Ware, Dokumente, Zollanmeldung, CO₂-Emissionen, Kommunikation und Akten-KI. Finanzen erscheint nur mit der zusätzlichen Finanzsicht. Diese Seite beschreibt Einstieg, Aktenanlage und übergreifende Grenzen; die fachlichen Reiter werden in den verlinkten Tiefenseiten erläutert.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für die Liste und eine bestehende Export-Akte müssen in der aktuellen Organisationseinheit das Modul Ocean Export und das Akten-Leserecht freigegeben sein. Plattformadministratoren erhalten keinen normalen Zugriff auf Kundenakten.

Die Standardrollen verteilen die Aktenrechte wie folgt:

Rolle	Belegter Zugriff
ADMIN	Alle Aktenrechte innerhalb des Mandanten; für das Anlegen und Duplizieren bleibt die persönliche Exportfreigabe erforderlich.
MANAGER	Lesen, anlegen, bearbeiten und archivieren; Anlegen und Duplizieren zusätzlich nur mit persönlicher Exportfreigabe.
DISPATCHER	Lesen, anlegen und bearbeiten; keine Archivberechtigung. Anlegen und Duplizieren zusätzlich nur mit persönlicher Exportfreigabe.
EXECUTIVE, ACCOUNTANT, READONLY	Akten lesen; keine reguläre Aktenanlage oder -bearbeitung.
Eigene Rolle	Die organisationsspezifisch zugewiesenen Aktenrechte gelten.

Neue Export-Akte und Akte duplizieren benötigen sowohl das Akten-Anlegerecht als auch die persönliche Freigabe Export-Akten anlegen. Diese doppelte Prüfung erfolgt in Oberfläche und Backend; ein direkter Aufruf umgeht sie nicht. Das persönliche Flag ist dagegen nicht erforderlich, um eine vorhandene Export-Akte mit passendem Lese- oder Bearbeitungsrecht zu verwenden.

Listen werden auf den aktuellen Mandanten und genau die aktuell gewählte Organisationseinheit begrenzt. Der direkte Lesezugriff erlaubt normalen Benutzern auch Akten weiterer ihnen zugewiesener Einheiten; ADMIN und MANAGER dürfen alle Einheiten ihres Mandanten lesen. Änderung, Statuswechsel und Archivierung setzen technisch trotzdem die aktuell gewählte Einheit voraus. Wechseln Sie daher vor jeder Bearbeitung in die Einheit der Akte.

Eine fremde Mandantenakte oder eine Akte außerhalb des zulässigen Organisationseinheitenbereichs wird bei direktem Zugriff wie ein nicht vorhandener Datensatz behandelt. Die Akten-ID allein gewährt keinen Zugriff. Kosten werden zusätzlich ausgeblendet, wenn der Benutzer weder Bearbeiter der Akte ist noch die Freigabe besitzt, alle Aktenkosten zu sehen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Export-Akte finden und öffnen

Wählen Sie Arbeitsbereich → Ocean Export → Akten.
Öffnen Sie Meine Akten, Alle Akten, Nicht zugewiesen oder Beobachtet.
Grenzen Sie den Bestand mit Von, Bis und Archiv ein. Der Datumsfilter verwendet ETD, ersatzweise ETA; Akten ohne passendes Datum entfallen bei gesetztem Zeitraum.
Suchen Sie nach Aktennummer, Kunde, Schiff oder Booking. Die Suche berücksichtigt zusätzlich Referenz und Containernummer.
Verwenden Sie bei Bedarf Status- oder Bearbeiterfilter und sortieren Sie über die Spaltenüberschrift.
Wählen Sie die Akten-Nr, um die Detailansicht zu öffnen.

Die Liste lädt höchstens 200 Einträge in einem Abruf. Alle neben den Statusfiltern bezeichnet deshalb den aktuell geladenen und zusätzlich lokal gefilterten Bestand, nicht zwingend sämtliche Akten des Mandanten.

Neue Export-Akte anlegen

Prüfen Sie die aktuelle Organisationseinheit und wählen Sie Neue Export-Akte.
Lassen Sie unter Aktenart Export-Akte gewählt. Die Aktenart wird beim Anlegen festgelegt und kann später nicht zu Import geändert werden.
Wählen Sie mindestens einen Kunden aus derselben Organisationseinheit. Bei überschrittenem Kreditlimit verlangt die Oberfläche vor der Anlage eine ausdrückliche Bestätigung; die spätere Buchung kann weiterhin gesperrt sein.
Ergänzen Sie soweit bekannt Referenz, Beteiligte, Routing, Reederei, Schiff, Voyage, Booking, Termine, Ware und interne Notizen. Die tatsächlich sichtbaren Übersichtsfelder können organisationsspezifisch konfiguriert sein.
Wechseln Sie bei Bedarf zu Buchung & Transport und Container & Ware, um weitere Angaben vorzubereiten.
Wählen Sie Akte anlegen oder verwenden Sie Cmd+S beziehungsweise Strg+S.
Prüfen Sie die erzeugte Aktennummer, den Status Entwurf, den zugewiesenen Bearbeiter und alle übernommenen Werte.

Die neue Akte wird in der aktuellen Organisationseinheit angelegt und zunächst dem anlegenden Benutzer zugewiesen. Ein im technischen Datensatz mitgesendeter anderer Organisationseinheitenwert ersetzt diese Zuordnung nicht.

Bestehende Akte bearbeiten

Öffnen Sie die Akte und prüfen Sie im festen Kopf Aktennummer, Export, Status, Bearbeiter, Kunde und Routing.
Bearbeiten Sie die fachlichen Informationen im passenden Reiter. Nicht berechtigte Benutzer sehen die Inhalte in einem deaktivierten Formular und erhalten keine Schaltfläche Speichern.
Kontrollieren Sie Hinweise auf Kreditrisiko, Sanktionslistentreffer, überfällige Aufgaben und ungeprüfte KI-Werte. Ein KI-Wert wird erst nach fachlicher Prüfung zur verlässlichen Akteninformation.
Wählen Sie Speichern. NeuraPort vergleicht dabei den zuletzt geladenen Änderungszeitpunkt.
Erscheint der Konflikthinweis zu einer Änderung in einem anderen Tab, laden Sie die Akte neu und übertragen Sie Ihre Korrektur erneut; überschreiben Sie den neueren Stand nicht ungeprüft.

Duplizieren und archivieren

Öffnen Sie im Aktenkopf das Drei-Punkte-Menü und wählen Sie Akte duplizieren. Dafür gelten Akten-Anlegerecht und persönliche Exportfreigabe.
Prüfen Sie die neue Akte vollständig. Sie erhält eine neue Aktennummer, den Status Entwurf, die aktuelle Organisationseinheit und den aktuellen Benutzer als Bearbeiter. Die Kopie ist kein vollständiger, rechtssicherer Klon aller Vorgangsdaten oder Dokumente.
Zum Archivieren verwenden Sie in der Liste das Archivsymbol beziehungsweise bei Mehrfachauswahl Archivieren. Diese Wege erscheinen nur mit Akten-Löschrecht.
Prüfen Sie archivierte Akten anschließend über Archiv → Archiviert oder Alle.

Im Aktenkopf ist Akte archivieren derzeit bereits mit Bearbeitungsrecht sichtbar, obwohl das Backend Akten-Löschrecht verlangt. Für DISPATCHER kann die sichtbare Aktion deshalb fehlschlagen. Der Bestätigungsdialog behauptet außerdem, die Archivierung könne rückgängig gemacht werden; ein belegter Wiederherstellungsweg fehlt jedoch. Behandeln Sie die Archivierung im aktuellen Stand als nicht selbst rückgängig zu machende Aktion.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Aktenart	Ja	Richtung der Seefrachtakte	Bei diesem Ablauf Export-Akte. Nach der Anlage unveränderlich.
Kunde	Ja	Auftraggeber und fachlicher Kundenbezug	Muss in der Anlage ausgewählt sein. Nur einen geprüften Kunden der aktuellen Organisationseinheit verwenden.
Aktennummer	Systemseitig	Eindeutige laufende Bezeichnung der Akte	Wird beim Anlegen beziehungsweise Duplizieren automatisch erzeugt und zeigt die Exportrichtung.
Ihre Referenz	Nein	Kunden- oder interne Bezugsnummer	Maximal 50 Zeichen.
Status	Systemseitig; danach nach Prozess	Bearbeitungsstand der Akte	Startet als Entwurf; Wechsel nur zum nächsten zulässigen Status oder zu Storniert.
Versender / Empfänger / Notify Party	Nein	Beteiligte der Sendung	Namen jeweils maximal 255 Zeichen; Anschriften und Notify Party als Freitext.
Reederei / Schiff / Voyage / Booking-Nr.	Nein	Buchungs- und Transportbezug	Schiff maximal 255, Voyage maximal 50 und Booking maximal 100 Zeichen.
Ladehafen / Löschhafen	Nein	Hauptroute der Sendung	Auswahl aus Stammdaten oder manueller Eintrag; Werte vor Folgeprozessen fachlich prüfen.
Empfangsort / Lieferort / Endbestimmung	Nein	Vor- und Nachlaufbezug	Jeweils maximal 255 Zeichen.
ETD / ETA / ATD / ATA	Nein	Geplante und tatsächliche Abfahrts- und Ankunftsdaten	Datum. ETD beziehungsweise ETA steuert den sichtbaren Listen-Zeitraumfilter.
Cargo Closing / VGM Deadline / SI Deadline	Nein	Operative Exportfristen	Datum und Uhrzeit; Hinweise ersetzen keine Carrierbestätigung.
Incoterm	Nein	Vereinbarte Lieferklausel	Maximal drei Zeichen; fachliche Gültigkeit selbst prüfen.
Ware / HS-Code	Nein	Warenbeschreibung und Zolltarifbezug	Ware maximal 500, HS-Code maximal 20 Zeichen. KI- oder Suchtreffer fachlich bestätigen.
Gewicht / Volumen / Packstücke / Verpackungsart	Nein	Mengenangaben der Sendung	Zahlenwerte; Verpackungsart maximal 50 Zeichen. Plausibilitätsabgleich mit Containern und Dokumenten erforderlich.
Gefahrgut	Nein	Kennzeichnet Gefahrgutangaben	Bei Aktivierung UN-Nummer, IMDG-Klasse, Verpackungsgruppe und Beschreibung im Fachablauf vervollständigen.
Notizen	Nein	Interne Hinweise zur Akte	Freitext; keine Zugangsdaten oder unnötigen besonderen personenbezogenen Daten speichern.

Welche Felder in der Übersicht sichtbar oder als Pflichtfeld markiert sind, kann administrativ konfiguriert sein. Die technische Aktenanlage verlangt im geprüften Kernablauf mindestens den Kunden; eine organisationsspezifische Kennzeichnung kann zusätzliche betriebliche Pflichten anzeigen, ersetzt aber keine serverseitige Fachvalidierung.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangsstatus	Nächster regulärer Status	Zusätzliche Möglichkeit
Entwurf	Gebucht	Storniert
Gebucht	VGM ausstehend	Storniert
VGM ausstehend	VGM eingereicht	Storniert
VGM eingereicht	Zoll ausstehend	Storniert
Zoll ausstehend	Zoll freigegeben	Storniert
Zoll freigegeben	Verladen	Storniert
Verladen	Unterwegs	Storniert
Unterwegs	Angekommen	Storniert
Angekommen	Zugestellt	Storniert
Zugestellt oder Storniert	Kein manueller Folgestatus	Endstatus im belegten manuellen Ablauf

Der Status im Aktenkopf bietet nur den nächsten regulären Schritt und Storniert an. Die Stapelaktion Status setzen listet dagegen alle Statuswerte. Wählen Sie dort trotzdem nur den jeweils nächsten zulässigen Schritt; ein Sprung oder Rücksprung wird vom Backend abgewiesen. Beim Wechsel zu Gebucht greift zusätzlich die Kreditsperre. Statusänderungen werden mit altem und neuem Wert protokolliert und können Aufgaben beziehungsweise konfigurierte Automatikprüfungen auslösen.

Archivierung ist kein Statuswechsel und kein Hard Delete: Sie setzt ein eigenes Archivkennzeichen. Bereits archivierte Akten können nicht erneut archiviert werden. Ein belegter Bedien- oder Backendweg zur Wiederherstellung fehlt.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort erzeugt beim Anlegen eine neue Export-Aktennummer, setzt Entwurf, bindet die Akte an Mandant und aktuelle Organisationseinheit und weist sie dem anlegenden Benutzer zu. Die Anlage erzeugt einen Eintrag in der Statushistorie und kann konfigurierte Aufgaben und Automatisierungen starten.

Beim Speichern verhindert ein Änderungszeitpunkt, dass eine zwischenzeitlich in einem anderen Browserfenster geänderte Akte unbemerkt überschrieben wird. Die Exportrichtung wird aus den Änderungen entfernt und bei einem Änderungsversuch mit Konflikt abgewiesen. Änderungen an Route oder Ladungsdaten markieren außerdem die Emissionsberechnung zur späteren Neuberechnung.

Die Direktzugriffsprüfung vergleicht Akte, Mandant und zulässige Organisationseinheit. Listensuche, Änderungen, Statuswechsel und Archivierung arbeiten mit der aktuell gewählten Einheit. Der reine Direktabruf und die Quelle einer Duplizierung akzeptieren auch eine andere ausdrücklich zugewiesene Einheit beziehungsweise bei ADMIN und MANAGER eine andere Einheit desselben Mandanten. Eine Duplizierung legt die Kopie danach in der aktuellen Einheit an. Im normalen UI ist die Quelle durch die aktuelle Liste eingeschränkt; bei integrationsgestützten Aufrufen muss ein einheitenübergreifendes Kopieren deshalb bewusst verhindert oder fachlich geprüft werden.

Die Duplizierung übernimmt ausgewählte Stamm-, Routing-, Waren-, Gefahrgut-, Vorlauf- und L/C-Angaben sowie grundlegende Containerdaten. Sie übernimmt nicht automatisch den vollständigen Bearbeitungsstand aller abhängigen Objekte. Dokumente, Aufgaben, Statushistorie und rechtliche Freigaben dürfen nicht als mitkopiert vorausgesetzt werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Ocean Export oder Akten fehlt	Modul oder Akten-Leserecht ist in der aktuellen Organisationseinheit nicht freigeschaltet.	Organisationseinheit prüfen und Lizenz sowie Rolle administrativ kontrollieren lassen.
Neue Export-Akte fehlt	Akten-Anlegerecht oder persönliche Freigabe Export-Akten anlegen fehlt.	Beide Freigaben gezielt prüfen lassen; eine allgemeine Ocean-Export-Lizenz genügt nicht.
Keine persönliche Freigabe zum Anlegen von Export-Akten	Das persönliche Richtungsrecht fehlt bei Anlage oder Duplizierung.	Benutzerverwaltung prüfen lassen und nur bei betrieblichem Bedarf freischalten.
Bitte einen Kunden auswählen	Die Anlage enthält keinen Kunden.	Kunden aus der aktuellen Organisationseinheit auswählen.
Akte nicht gefunden	Falsche ID, falscher Mandant, unzulässige Organisationseinheit oder gelöschter beziehungsweise nicht erreichbarer Datensatz.	Aktuelle Einheit und Aktennummer prüfen. Keine fremde ID weiterprobieren.
Akte erscheint nach Einheitenwechsel nicht mehr	Listen sind exakt auf die aktuelle Organisationseinheit begrenzt.	In die zuständige Einheit zurückwechseln.
Die Aktenart wird beim Anlegen festgelegt und kann danach nicht geändert werden	Export soll nachträglich zu Import oder umgekehrt geändert werden.	Richtige neue Akte anlegen; vorhandene Akte nicht in eine andere Richtung umdeuten.
Die Akte wurde in einem anderen Tab geändert. Bitte neu laden.	Der gespeicherte Stand ist neuer als die geöffnete Formularversion.	Neu laden, Änderungen vergleichen und nur die weiterhin richtige Korrektur erneut speichern.
Statuswechsel … ist nicht zulässig	Status wurde übersprungen, zurückgesetzt oder aus einem Endstatus geändert.	Nur den nächsten regulären Status oder Storniert wählen. Bei Stapelaktionen jede Akte vorher prüfen.
Buchung wird wegen Kreditstatus abgewiesen	Der Kunde ist kreditgesperrt.	Kreditstatus fachlich klären und Freigabeprozess abschließen; Status nicht umgehen.
Fehler beim Duplizieren	Recht, persönliche Exportfreigabe, Lizenz, aktuelle Einheit oder Quelldatensatz passt nicht.	Freigaben und Einheit prüfen; danach Kopie auf Vollständigkeit kontrollieren.
Fehler beim Archivieren trotz sichtbarer Aktion im Aktenkopf	Der Detailkopf zeigt die Aktion bereits mit Bearbeitungsrecht, das Backend verlangt jedoch Akten-Löschrecht.	Archivierung durch MANAGER oder eine passend berechtigte Rolle ausführen lassen.
Archivierte Akte lässt sich nicht wiederherstellen	Der Dialog verspricht eine Rückgängigmachung, aber ein Wiederherstellungsweg ist nicht belegt.	Nicht erneut bearbeiten; Administration kontaktieren und Archivierung bis zur Produktkorrektur als endgültige UI-Aktion behandeln.
Kosten fehlen in einer geöffneten Akte	Benutzer ist weder Bearbeiter noch für alle Aktenkosten freigegeben.	Bearbeiterzuordnung und Finanzsicht administrativ prüfen lassen.