KI-Hinweise anwenden und Herkunft prüfen

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort stellt zwei unterschiedliche Prüfwege bereit:

Unter KI-Vorschläge erscheinen Hinweise mit einer möglichen Fachaktion, beispielsweise zum Anlegen einer Akte, Aktualisieren von Terminen, Übernehmen von VGM- oder Ladungsdaten oder Erfassen erkannter Kosten.
Ein gelbes KI-Kennzeichen direkt an einem Akten- oder Containerfeld zeigt, dass dieser Wert bereits automatisch übernommen wurde. Der zugehörige Herkunftsnachweis enthält Quelle, übernommenen Wert, Zeitpunkt und – falls vorhanden – Konfidenz.

Ein Hinweis ist damit noch kein übernommener Feldwert. Umgekehrt muss ein bereits übernommener KI-Wert nicht als offene Hinweiskarte erscheinen. Es gibt keine gemeinsame sichtbare Historie, die beide Wege lückenlos miteinander verbindet.

Die Funktionen unterstützen eine fachliche Prüfung, ersetzen sie aber nicht. Die Hinweiskarten zeigen weder den vollständigen Quelldatensatz noch einen Vorher-nachher-Vergleich. Auch eine hohe Konfidenz ist keine fachliche Freigabe.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie sind angemeldet, befinden sich im richtigen Mandanten und haben die passende Organisationseinheit als aktuelle Einheit gewählt.
Sachbearbeitung und Review bezeichnen in dieser Anleitung fachliche Verantwortlichkeiten. Technisch erzwingt NeuraPort dafür keine eigene Rolle mit dem Namen „Reviewer“.
Offene KI-Hinweise dürfen angemeldete Benutzer ihres sichtbaren Arbeitsbereichs lesen. Das Glitzersymbol in der Kopfleiste erscheint nur, wenn der Zähler größer als null ist; in der Geschäftsführungs- und Plattformansicht wird es nicht angeboten.
Aktions- und Ignorieren-Schaltflächen werden angezeigt, sobald mindestens eines der Rechte zum Bearbeiten von Akten, CRM oder Finanzen vorhanden ist. Der aktuelle Prüfweg unterscheidet dabei nicht nach der Fachart der einzelnen Karte. Beschränken Sie diese Rechte deshalb auf Benutzer, die alle ihnen angebotenen Aktionen fachlich beurteilen dürfen.
Herkunftsnachweise einer Akte setzen Akten-Leserecht voraus. Bestätigen und Verwerfen benötigen Akten-Bearbeitungsrecht. In einzelnen Aktenreitern kann das Badge auch einem reinen Leser angezeigt werden; eine Änderung wird serverseitig dennoch abgelehnt.
Der Herkunftsnachweis gehört zum Modul AI Automation. Dieses Modul ist im aktuellen Lizenzmodell als nicht deaktivierbare Grundfunktion behandelt. Andere benötigte Fachmodule und deren Schreib- oder Nur-Lesen-Modus gelten weiterhin.
Hinweise und Provenienz folgen dem Mandanten-, Akten- und Organisationskontext. Ein Wechsel der aktuellen Organisationseinheit kann die sichtbare Hinweisliste ändern. Ein Recht in einer anderen autorisierten Einheit erweitert die aktuelle Liste nicht automatisch.

Nutzen Sie für einen Pilot ausschließlich synthetische Daten. Die geprüfte Oberfläche belegt weder eine vollständige Anonymisierung aller KI-Eingaben noch einen bestimmten Verarbeitungs- oder Speicherort für jeden angebundenen Anbieter.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einen KI-Hinweis prüfen und bearbeiten

Wählen Sie das Glitzersymbol mit dem Zähler in der Kopfleiste. NeuraPort öffnet KI-Vorschläge. Ist kein offener Hinweis vorhanden, fehlt das Symbol; die leere Hinweiskomponente besitzt keinen eigenen Leerzustand.
Lesen Sie Titel und Beschreibung der Karte. Ermitteln Sie vor einer Fachaktion die betroffene Akte, E-Mail oder den betroffenen Kunden im jeweiligen Arbeitsbereich. Die Karte selbst zeigt Quelle, Konfidenz, erkannte Rohdaten und Änderungsvorschau nicht vollständig an.
Vergleichen Sie Termine, Referenzen, Beträge, Währung, Container und sonstige Zielwerte mit der freigegebenen Originalquelle. Öffnen Sie keine unbekannten Anhänge außerhalb des vorgesehenen Dokumentenwegs.
Wählen Sie erst danach die angebotene Fachaktion. Je nach Kartentyp kann NeuraPort eine Akte anlegen, einen Kontaktbezug verwenden, Termine ändern, VGM- oder Ladungsdaten übernehmen oder eine Kostenzeile erzeugen. Es gibt vor dem Ausführen keinen zusätzlichen Bestätigungsdialog.
Bei einer Fahrplanänderung erstellt Kunden informieren nur E-Mail-Entwürfe. Prüfen Sie Empfänger, Betreff und Text anschließend im E-Mail-Arbeitsbereich; diese Aktion versendet noch keine Nachricht.
Zur Akte öffnet die verknüpfte Akte, sofern die Karte diesen Weg anbietet. Die Schaltfläche bestätigt oder verwirft den Hinweis nicht.
Wählen Sie Ignorieren beziehungsweise bei einem eingegangenen Master B/L OK, wenn keine Fachaktion ausgeführt werden soll. Die Karte wird unmittelbar ausgeblendet. Eine sichtbare Rückgängig- oder Archivansicht für ignorierte Hinweise ist nicht vorhanden.
Kontrollieren Sie nach einer ausgeführten Aktion das tatsächliche Fachobjekt. Die Erfolgsmeldung Aktion ausgeführt besagt nur, dass der Aktionsweg abgeschlossen wurde; sie ist kein Nachweis der inhaltlichen Richtigkeit.

Einen übernommenen KI-Wert und seine Herkunft prüfen

Öffnen Sie eine gespeicherte Akte. Ein gelber Hinweis oberhalb der Aktenreiter nennt die Anzahl der ungeprüften KI-Werte, deren gespeicherter Wert noch mit der damaligen Übernahme übereinstimmt.
Suchen Sie das gelbe KI-Kennzeichen am betroffenen Feld. Herkunftsnachweise werden nur an dafür angebundenen Feldern in Aktenübersicht, Buchung, Ladung oder Containerbereich angezeigt; es gibt keine vollständige separate Provenienzliste in der Oberfläche.
Wählen Sie das Kennzeichen. Das Popover zeigt Quelle, Übernommener Wert, Datum und gegebenenfalls Konfidenz.
Öffnen und prüfen Sie die bezeichnete Original-E-Mail oder das Originaldokument über den jeweiligen Facharbeitsbereich. Die Quellenbezeichnung im Popover ist kein belegter Download- oder Navigationslink.
Stimmen Quelle und gespeicherter Wert fachlich überein, wählen Sie Bestätigen. Das Feld erhält anschließend das dezente Kennzeichen KI ✓.
Ist der Wert falsch, dokumentieren Sie die Abweichung zunächst nach Ihrem betrieblichen Vier-Augen-Verfahren. Verwerfen löscht nur den sichtbaren Herkunftsnachweis; der bereits eingetragene Feldwert wird dadurch nicht zurückgesetzt.
Wählen Sie bei einer falschen Übernahme Verwerfen, korrigieren Sie anschließend den Feldwert manuell und speichern Sie die Akte beziehungsweise den Container. Prüfen Sie danach den tatsächlichen gespeicherten Wert erneut.
Ändern Sie einen ungeprüften Wert manuell, ohne zuvor Bestätigen oder Verwerfen zu wählen, verschwindet das Badge bereits durch die Wertabweichung. Der ungeprüfte Herkunftsdatensatz bleibt dann technisch bestehen, ist über dieses Feld aber nicht mehr sichtbar erreichbar. Melden Sie diesen Zustand dem Betrieb, wenn eine nachvollziehbare Bereinigung erforderlich ist.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Zähler am Glitzersymbol	Systemseitig	Anzahl der im aktuellen Arbeitskontext nicht ausgeblendeten KI-Hinweise	Wird regelmäßig aktualisiert; Werte über neun erscheinen als 9+. Das Symbol fehlt bei null Treffern.
Titel / Beschreibung	Systemseitig	Kurztext der erkannten Situation und vorgeschlagenen Arbeit	Kein vollständiger Quellen-, Differenz- oder Qualitätsnachweis; vor einer Aktion fachlich gegenprüfen.
Fachaktion	Je nach Hinweis	Führt die zur Kartenart gehörende Änderung aus	Kein zusätzlicher Bestätigungsdialog; Schreibrecht wird nur zusammengefasst und nicht je Kartenart getrennt ausgewertet.
Ignorieren / OK	Nein	Blendet den Hinweis ohne Fachaktion aus	Unmittelbar wirksam; keine sichtbare Rückgängig- oder Archivfunktion.
Quelle	Systemseitig, wenn Provenienz vorhanden	Kennzeichnet Dokument oder E-Mail und optional eine Quellenbezeichnung	Die Bezeichnung ist kein anklickbarer Herkunftsbeleg und kann fehlen. Original separat öffnen.
Übernommener Wert	Systemseitig	Als Text gespeicherter Wert zum Zeitpunkt der KI-Übernahme	Der Badge bleibt ungeprüft nur sichtbar, solange dieser Text dem aktuellen Feldwert nach Trimmen entspricht.
Datum	Systemseitig	Zeitpunkt der zuletzt für dieses Feld gespeicherten KI-Übernahme	Bei einer neuen Übernahme desselben Felds wird der vorige Provenienzeintrag überschrieben.
Konfidenz	Nein	Vom Erkennungsweg gelieferter Wahrscheinlichkeitswert in Prozent	Kann fehlen; ist weder Freigabe noch Beleg für sachliche Richtigkeit.
Bestätigen	Nein	Markiert den Herkunftsdatensatz als menschlich geprüft	Akten-Bearbeitungsrecht erforderlich; prüft nicht automatisch, ob Originalquelle und Feldwert fachlich korrekt sind.
Verwerfen	Nein	Löscht den Herkunftsdatensatz und entfernt das Badge	Ändert oder löscht den übernommenen Fachwert nicht; besitzt keinen sichtbaren Rückgängig-Weg.
KI ✓	Systemseitig	Dezentes Kennzeichen eines bestätigten Herkunftsdatensatzes	Zeigt weder Prüfperson noch Prüfzeitpunkt an.
Aktuelle Organisationseinheit	Systemseitig	Arbeitskontext für die Hinweisliste und zugehörige Fachobjekte	Ein Wechsel kann Anzahl und Karten ändern; fremde Mandanten und nicht zugängliche Akten bleiben ausgeschlossen.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Kein offener Hinweis	Neuer passender Hinweis entsteht	Zähler und Seite können die Karte nach Aktualisierung anzeigen.
Hinweis offen	Ignorieren oder OK	Hinweis wird als ausgeblendet gespeichert und verschwindet aus der sichtbaren Liste.
Hinweis offen	Fachaktion erfolgreich	Fachänderung wird gespeichert; Hinweis gilt als ausgeführt und ausgeblendet.
Hinweis offen	Fachaktion schlägt fehl	Fachänderung wird zurückgesetzt; Karte bleibt grundsätzlich offen, die Oberfläche zeigt nur eine allgemeine Fehlermeldung.
Hinweis bereits ausgeführt	Aktion erneut technisch angefordert	Das zuvor gespeicherte Ergebnis wird zurückgegeben; die sichtbare Karte ist normalerweise bereits ausgeblendet.
KI-Wert ungeprüft	Bestätigen	Prüfzeitpunkt und prüfender Benutzer werden gespeichert; sichtbar bleibt KI ✓.
KI-Wert ungeprüft	Verwerfen	Provenienzdatensatz wird gelöscht; der Fachwert bleibt unverändert. Für einen bereits bestätigten Wert ist kein sichtbarer Verwerfen-Weg vorhanden.
KI-Wert ungeprüft	Feldwert manuell ändern	Badge und Zählerbeitrag verschwinden, der Provenienzdatensatz bleibt ungeprüft bestehen.
KI-Wert bestätigt	Neue KI-Übernahme desselben Felds	Bisherige Herkunft und Bestätigung werden überschrieben; der neue Eintrag ist wieder ungeprüft.

Was im Hintergrund passiert

Die Hinweisliste wird nach Mandant, aktueller Organisationseinheit und persönlichem Bezug eingegrenzt. Persönlicher Bezug kann durch direkte Zuweisung, Aktenzuweisung oder eine Beobachterrolle mit Änderungsbenachrichtigungen entstehen. Allgemeine, nicht an Akte oder E-Mail gebundene Hinweise können zusätzlich in der Liste erscheinen. Für solche allgemeinen Hinweise ist die Schreibprüfung derzeit enger als die Listenprüfung; dadurch kann eine sichtbare Karte beim Bearbeiten als nicht gefunden enden.

Beim Ignorieren oder Ausführen bewertet NeuraPort die Karte mit der konfigurierten KI-Qualitätspolicy und speichert die Entscheidung als Feedback. Das Ergebnis dieser Policy wird auf der Karte nicht angezeigt. Im manuellen Aktionsweg verhindert ein dort berechneter Blockstatus die angeforderte Fachaktion derzeit nicht. Verlassen Sie sich deshalb nicht darauf, dass eine niedrige Konfidenz oder unvollständige Pflichtfelder den Klick automatisch stoppen.

Eine ausgeführte Hinweiskarte kann Datensätze unmittelbar ändern. Der Vorgang wird in einer Transaktion verarbeitet; bei einem Fehler wird die Fachänderung zurückgesetzt. Für Kunden informieren werden lediglich Entwürfe angelegt. Für Hinweise existiert ein Feedbackprotokoll, aber keine benutzersichtbare vollständige Historie mit Rücknahmefunktion.

Provenienz wird pro Akten- oder Containerfeld als einzelner aktueller Datensatz gespeichert. Eine spätere KI-Übernahme desselben Felds ersetzt Quelle, Wert, Zeitpunkt, Konfidenz und eine frühere Bestätigung. Damit ist die Provenienz kein unveränderliches Versionsprotokoll. Bestätigen speichert intern Zeitpunkt und Benutzer; die sichtbare Antwort zeigt die Prüfperson nicht. Verwerfen löscht den Datensatz ohne erhaltenen Ablehnungsverlauf und ohne Rücksetzung des Feldwerts.

Der Zugriff auf die Akte wird vor Lesen oder Ändern des Herkunftsnachweises erneut geprüft. Mandant, aktuelle beziehungsweise erlaubte Organisationseinheiten, Aktenzuweisung und Beobachterregeln können dabei zusammenwirken. Datenbankrichtlinien ergänzen diese Prüfung, ersetzen aber nicht die fachliche Kontrolle des Inhalts.

Automatisierte Tests belegen die Schreibsperre für die Nur-Lesen-Rolle, die Wiederholbarkeit einer bereits ausgeführten Hinweiskarte und die Abweisung von Provenienz-Zugriffen auf eine fremde Organisationseinheit. Es fehlen gezielte Regressionstests für alle einzelnen Kartenaktionen, die Feldwirkung von Verwerfen, die UI-Sichtbarkeit je Recht, den vollständigen Provenienz-Lebenszyklus sowie Mandanten- und OE-Grenzen der Hinweisaktionen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Glitzersymbol fehlt	Es gibt keinen offenen Hinweis, die Zählung konnte nicht geladen werden oder Sie verwenden die Geschäftsführungs- beziehungsweise Plattformansicht.	Aktuelle Organisationseinheit prüfen und neu laden. Ohne offenen Zähler gibt es keinen sichtbaren direkten Einstieg in die leere Seite.
KI-Vorschläge ist leer	Alle geladenen Hinweise sind bereits ausgeblendet oder es wurde kein passender Hinweis gefunden.	Nicht mehrfach auslösen. Quellprozess und aktuelle Organisationseinheit prüfen; die leere Komponente zeigt keinen eigenen Hinweistext.
Aktionsschaltflächen fehlen	Keines der zusammengefassten Bearbeitungsrechte ist vorhanden.	Zuständige Fachperson hinzuziehen; keine Rollen- oder Mandantengrenze umgehen.
Keine Berechtigung zum Bearbeiten von KI-Benachrichtigungen	Dem Konto fehlt jedes zugelassene Bearbeitungsrecht.	Rechte über die Administration fachlich passend vergeben lassen; kein pauschales Schreibrecht nur für diesen Hinweis ergänzen.
Fehler beim Ausführen der Aktion	Quelle, Zielobjekt oder Pflichtwert fehlt, die Zuordnung ist nicht eindeutig oder die Fachänderung ist fehlgeschlagen.	Karte nicht blind erneut ausführen. Originalquelle, Akte, Container, Betrag und Währung prüfen und den Vorgang an den Betrieb melden.
Fehler beim Ignorieren der Benachrichtigung	Hinweis ist im aktuellen Benutzer- oder OE-Kontext nicht schreibbar oder nicht mehr vorhanden.	Aktuelle Organisationseinheit und Zuweisung prüfen, anschließend neu laden.
Sichtbarer allgemeiner Hinweis endet als nicht gefunden	Allgemeine Hinweise können weiter gelistet als bearbeitet werden.	Keine wiederholten Klicks; ID oder Payload nicht manuell verwenden. Vorfall mit Zeitpunkt und Benutzerkontext an den Betrieb geben.
Gelber KI-Hinweis nennt Werte, aber kein Badge ist auffindbar	Betroffenes Feld ist in einem anderen Reiter, nicht sichtbar konfiguriert oder der Wert stimmt nicht mehr mit der gespeicherten Übernahme überein.	Akten- und Containerreiter prüfen. Nicht allein wegen des Zählers bestätigen; bei fehlendem Bedienweg Betrieb einschalten.
Bestätigen fehlgeschlagen	Akten-Bearbeitungsrecht, Modulzugriff, Sitzung oder Zugriff auf die Akte fehlt.	Nicht weiterklicken; Rolle, aktuelle Einheit und Aktenzugriff prüfen lassen.
Verwerfen fehlgeschlagen	Herkunftsdatensatz ist nicht mehr vorhanden oder nicht bearbeitbar.	Neu laden und Feldwert prüfen; keine technische Direktänderung vornehmen.
Verwerfen entfernt nur das Badge	Die Aktion löscht den Herkunftsnachweis, nicht den übernommenen Wert.	Den falschen Fachwert anschließend manuell korrigieren und speichern; Ergebnis durch einen zweiten Benutzer prüfen.
Badge verschwindet nach manueller Korrektur	Der aktuelle Feldwert weicht vom gespeicherten KI-Wert ab.	Korrektur speichern und fachlich prüfen. Für eine nachvollziehbare Bereinigung den verbleibenden, nun unsichtbaren Provenienzeintrag an den Betrieb melden.
KI ✓ zeigt keine Prüfperson	Die Prüfperson wird zwar gespeichert, aber nicht im Badge ausgegeben.	Für einen erforderlichen Vier-Augen-Nachweis zusätzlich das vereinbarte betriebliche Kontrollprotokoll verwenden.
Kostenwert wirkt trotz Fremdwährung wie ein EUR-Wert	Die Hinweiskartenaktion übernimmt Betrag und Währung, setzt die EUR-Umrechnung derzeit jedoch ohne belegten Wechselkurs gleich.	Fremdwährungsbeleg nicht über diese Aktion freigeben; Kostenzeile fachlich korrigieren und Finanzteam informieren.