Aktenstatus und Aufgaben nachverfolgen

Zweck und Einsatzbereich

Der Aktenstatus bildet den operativen Fortschritt einer Ocean-Export- oder Ocean-Import-Akte ab. Die sichtbare Hauptoberfläche führt eine Akte schrittweise von Entwurf bis Zugestellt; solange sie nicht abgeschlossen ist, kann sie auch Storniert werden. Jede erfolgreiche Statusänderung wird in der Statushistorie der Akte festgehalten.

Aufgaben bilden konkrete Arbeitsschritte mit Typ, Priorität, Fälligkeit und optionalem Bearbeiter ab. NeuraPort kann Aufgaben aus Aktenfeldern und Statusereignissen erzeugen, berechtigte Benutzer können zusätzlich eigene Aufgaben anlegen. Offene und erledigte Aufgaben stehen in der Akte unter Kommunikation. Persönlich zugeordnete heute fällige und überfällige Aufgaben erscheinen außerdem im oberen Aufgabenbereich und auf dem Dashboard.

Status und Aufgaben sind miteinander verbunden, aber nicht identisch: Das Erledigen einer normalen Aufgabe ändert den Aktenstatus nicht automatisch. Belegte Ausnahmen sind VGM-Abläufe und bestimmte Statusereignisse. Prüfen Sie deshalb nach jeder automatischen Aktion sowohl den Status als auch die offenen Aufgaben.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für Status- und Aufgabenfunktionen muss die zur Aktenrichtung passende Ocean-Export- oder Ocean-Import-Freigabe in der aktuellen Organisationseinheit wirksam sein. Der Benutzer muss dieser Einheit zugeordnet sein und die Akte innerhalb seines Mandanten- und Organisationseinheitenbereichs öffnen dürfen.

Zum Lesen von Status, Historie und Aktenaufgaben genügt Akten anzeigen. Statusänderung, Anlegen, Zuweisen, Verschieben, Wiederöffnen, Neugenerieren und Löschen von Aufgaben benötigen Akten bearbeiten. ADMIN, MANAGER, DISPATCHER und AIR_FREIGHT besitzen diese Rechte standardmäßig; EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY lesen Akten standardmäßig nur. Eigene Rollen richten sich nach ihren einzelnen Rechten.

Eine persönlich zugewiesene Aufgabe darf auch ein Benutzer ohne Akten bearbeiten als erledigt markieren. Ist eine Aufgabe keinem Benutzer direkt zugewiesen, gilt dafür der Bearbeiter der Akte als persönlich zuständig. Andere Aufgaben dürfen Benutzer mit Akten bearbeiten innerhalb einer autorisierten Akte ebenfalls erledigen. Das Wiederöffnen, Verschieben oder sonstige Ändern bleibt dem Bearbeitungsrecht vorbehalten.

Die Aufgabenoberfläche zeigt ihre Mutationsschaltflächen nicht gesondert nach dem effektiven Schreibrecht an. In einer Lesesicht können Aktionen daher sichtbar sein und erst serverseitig abgewiesen werden. Auch eine persönlich erlaubte Erledigung setzt voraus, dass mindestens eine wirksame Modullizenz die Aktion zulässt.

Mandant und Organisationseinheit

Statusaktionen prüfen die Akte gegen Mandant und erlaubte Organisationseinheiten. ADMIN und MANAGER dürfen innerhalb ihres Mandanten grundsätzlich auch Akten anderer Einheiten öffnen; andere Benutzer benötigen die Akteneinheit in ihren Zuordnungen. Eine bekannte Akten-ID umgeht diese Prüfung nicht.

Direkte Aufgabenaktionen laden zunächst die Aufgabe und prüfen anschließend deren übergeordnete Akte mit denselben Regeln. Damit lässt sich eine fremde Aufgabe nicht allein über ihre ID ändern. Bei einer Zuweisung muss der gewählte Benutzer aktiv, im selben Mandanten und der Organisationseinheit der Akte zugeordnet sein. Die vorhandenen Negativtests belegen die Mandantentrennung für Aufgaben; die zentrale Aktenprüfung ergänzt den Organisationseinheiten-Schutz.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Status einer einzelnen Akte ändern

Öffnen Sie eine gespeicherte Akte und prüfen Sie den aktuellen Status im Kopfbereich.
Wählen Sie das Status-Badge. Die Oberfläche bietet nur den unmittelbar nächsten Status und zusätzlich Storniert an.
Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob die fachlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Beim Wechsel zu Gebucht kann eine Kreditblockade den Vorgang verhindern.
Wählen Sie den neuen Status. Der Aufruf wird sofort ausgeführt; ein zusätzlicher Bestätigungsdialog ist nicht vorhanden.
Prüfen Sie unter Übersicht → Statushistorie den alten und neuen Status, Zeitpunkt, Bearbeiter beziehungsweise System und einen gegebenenfalls vorhandenen Grund.
Prüfen Sie anschließend Kommunikation → Aufgaben, weil ein Statuswechsel neue automatische Aufgaben erzeugen kann.

Die Oberfläche zeigt englische Statuscodes in der Historie, auch wenn das Status-Badge deutsche Bezeichnungen verwendet. Ein manueller Grund kann technisch gespeichert werden; das sichtbare Statusmenü fragt ihn jedoch nicht ab.

Mehrere Akten auf einen Status setzen

Öffnen Sie die Aktenliste Alle Akten oder Nicht zugewiesen und markieren Sie die gewünschten Zeilen.
Wählen Sie unter Status setzen… einen Zielstatus und anschließend Status ändern.
Prüfen Sie jede betroffene Akte einzeln. Das Ziel muss für jede Akte der jeweils unmittelbar nächste Status oder Storniert sein.

Die Mehrfachaktion sendet für jede Akte einen eigenen parallelen Statuswechsel. Sie ist kein gemeinsamer, atomarer Batch: Sind einige Übergänge zulässig und andere nicht, können einzelne Akten bereits geändert sein, obwohl die Oberfläche insgesamt Statusänderung fehlgeschlagen meldet. Die Auswahlliste bietet außerdem alle Statuswerte an und filtert nicht nach den unterschiedlichen Ausgangsstatus der markierten Akten.

Aufgabe anlegen und bearbeiten

Öffnen Sie die gespeicherte Akte und wechseln Sie zu Kommunikation.
Wählen Sie im Bereich Aufgaben die Aktion Aufgabe hinzufügen.
Erfassen Sie Titel, Aufgabentyp, Priorität und Fälligkeitsdatum; ergänzen Sie bei Bedarf eine Beschreibung.
Wählen Sie einen Bearbeiter aus derselben Organisationseinheit. Mit Akten-Bearbeiter bleibt die Aufgabe ohne direkte Benutzerzuweisung und folgt für persönliche Listen dem aktuellen Aktenbearbeiter.
Wählen Sie Speichern. Prüfen Sie danach den Zähler offen · erledigt und die Fälligkeitsanzeige.
Nutzen Sie das Kreissymbol zum Erledigen, Verschieben für ein neues Fälligkeitsdatum und bei einer manuellen Aufgabe Löschen. Erledigte Aufgaben sind eingeklappt und können mit dem Häkchensymbol wieder geöffnet werden.

Automatische Aufgaben neu erzeugen

Prüfen und speichern Sie zuerst Termine, Container und andere auslösende Aktenfelder.
Wählen Sie unter Kommunikation → Aufgaben die Aktion Neu generieren.
Bestätigen Sie Aufgaben neu generieren?.
Prüfen Sie die gemeldete Anzahl und kontrollieren Sie Titel, Fälligkeit, Priorität und Zuweisung jeder neuen Aufgabe.

Die Aktion löscht oder ersetzt keine Aufgaben. Bereits erledigte und manuelle Aufgaben bleiben erhalten. Pro offenem Aufgabentyp versucht der Generator, keine weitere Aufgabe anzulegen; nach einer erledigten Aufgabe kann derselbe Typ bei späterer Neugenerierung erneut entstehen. Automatische Aufgaben tragen das Kennzeichen Auto und können nicht gelöscht, aber erledigt, wieder geöffnet, verschoben und zugewiesen werden.

Feldreferenz

Aktenstatus und Historie

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Status	Systemseitig	Aktueller Arbeitsstand der Akte	Manuell nur der unmittelbar nächste Status oder Storniert; aus Zugestellt und Storniert ist kein weiterer manueller Wechsel möglich.
Alter Status	Systemseitig in der Historie	Zustand vor der Änderung	Bei der Aktenanlage leer.
Neuer Status	Systemseitig in der Historie	Erfolgreich gesetzter Zustand	Wird als technischer Statuscode angezeigt.
Geändert von	Systemseitig	Benutzer-E-Mail oder system beziehungsweise SYSTEM	Automatische VGM- und Engine-Aktionen können als System erscheinen.
Grund	Nein	Anlass oder Trigger der Statusänderung	Im sichtbaren manuellen Statusmenü nicht eingebbar; Automationen ergänzen Triggerdetails.
Zeitpunkt	Systemseitig	Erstellungszeit des Historieneintrags	In der Oberfläche lokal deutsch formatiert und absteigend sortiert.

Aufgaben

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Titel	Ja	Kurze Bezeichnung der Aufgabe	1 bis 255 Zeichen; im sichtbaren Formular darf das Feld nicht leer sein.
Beschreibung	Nein	Zusätzliche Arbeitsanweisung	Freitext; in der Liste einzeilig gekürzt.
Typ	Ja	Fachlicher Anlass der Aufgabe	Allgemein, VGM einreichen, Shipping Instruction, Zoll, Container-Abholung, Container-Rückgabe, Dokument-Deadline, Buchungs-Deadline oder Zahlung fällig.
Priorität	Nein	Reihenfolge und Hervorhebung	Dringend, Hoch, Mittel oder Niedrig; Standard ist Mittel.
Fälligkeit	Ja	Datum und intern ein Zeitpunkt für die Aufgabe	Das sichtbare Formular verwendet ein Datum und übermittelt den Tagesbeginn als Zeitpunkt. Überfällig, sobald der gespeicherte Zeitpunkt vor dem aktuellen Serverzeitpunkt liegt und die Aufgabe offen ist.
Bearbeiter	Nein	Direkt verantwortlicher aktiver Benutzer	Muss demselben Mandanten und der Akteneinheit angehören. Leer bedeutet Akten-Bearbeiter.
Auto	Systemseitig	Kennzeichnet eine automatisch erzeugte Aufgabe	Automatische Aufgaben können nicht gelöscht werden.
Erledigt / erledigt am	Systemseitig	Abschlusszustand und Zeitpunkt	Erledigen setzt den Zeitpunkt; Wiederöffnen entfernt ihn.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Ziel	Manueller UI-Weg	Automatischer oder vorgeschlagener Trigger
Entwurf	Gebucht	Ja	Buchungsnummer vorhanden; Standardmodus automatisch. Eine Kreditblockade kann den manuellen Buchungsschritt sperren.
Gebucht	VGM ausstehend	Ja	Mindestens ein Container vorhanden; Standardmodus automatisch.
VGM ausstehend	VGM eingereicht	Ja	Alle Container als VGM eingereicht; außerdem kann das Erledigen einer VGM-Aufgabe den Status nach derselben Containerprüfung setzen.
VGM eingereicht	Zoll ausstehend	Ja	Nächster Schritt ohne weitere Feldbedingung; Standardmodus automatisch.
Zoll ausstehend	Zoll freigegeben	Ja	Eine freigegebene Zollanmeldung ist vorhanden; Standardmodus automatisch.
Zoll freigegeben	Verladen	Ja	Cargo-Closing erreicht; standardmäßig nur Vorschlag.
Verladen	Unterwegs	Ja	ATD vorhanden: konfigurationsabhängig automatisch; nur überschrittenes ETD: immer Vorschlag.
Unterwegs	Angekommen	Ja	ATA vorhanden oder ETA überschritten; immer Vorschlag.
Angekommen	Zugestellt	Ja	Alle Container zurückgegeben; immer Vorschlag.
Jeder nicht abgeschlossene Status	Storniert	Ja	Kein belegter automatischer Trigger.
Zugestellt oder Storniert	–	Nein	Endstatus; kein sichtbarer Weg zum Wiederöffnen.

Die technische Status-Engine kennt AUTO, SUGGEST und DISABLED und stellt mögliche Übergänge sowie Bestätigung technisch bereit. Im geprüften Hauptfrontend gibt es jedoch keine Ansicht für Vorschläge, keine Bestätigungsschaltfläche, keine Verwaltung der Übergangsmodi und keine manuelle Oberfläche für den globalen Prüflauf. Sichtbar ist ausschließlich der oben beschriebene direkte, schrittweise Statuswechsel.

Was im Hintergrund passiert

Beim Anlegen einer Akte entsteht ein Historieneintrag Entwurf / Akte angelegt. Eine manuelle Statusänderung schreibt Statushistorie und Auditprotokoll. Engine-Übergänge erzeugen zusätzlich eine interne Benachrichtigung und versuchen eine Live-Aktualisierung an den Mandanten zu senden. Diese Aktualisierung ist best effort; ein fehlendes Live-Signal macht die gespeicherte Statusänderung nicht rückgängig.

Automatische Statusprüfungen laufen nach dem Speichern relevanter Aktenänderungen und nach manuellen Statuswechseln. Zusätzlich existiert ein globaler Prüflauf für aktive Akten, den ADMIN oder MANAGER technisch manuell anstoßen können. Obwohl der Diensttext einen 15-Minuten-Betrieb vorsieht, ist im geprüften Code keine Scheduler-Registrierung belegt. Zeitbasierte Übergänge dürfen deshalb nicht als garantiert periodisch ausgeführt angenommen werden; dafür ist die separate Betriebsprüfung maßgeblich.

Die Übergangskonfiguration wird beim Serverstart mit Standardwerten ergänzt. Ihre technische Leseansicht verlangt Aktenbearbeitung, Änderungen sind ADMIN vorbehalten. Für diese Konfiguration ist kein sichtbarer Bedienweg belegt. Der technische Bestätigungspfad wird ebenfalls nicht vom Hauptfrontend verwendet und prüft derzeit nicht zwingend, dass der angeforderte Zielstatus tatsächlich als aktueller Vorschlag vorliegt. Er darf deshalb nur über eine kontrollierte Integration genutzt werden. Der sichtbare direkte Statusweg validiert die schrittweise Folge dagegen serverseitig.

Aufgaben entstehen beim Anlegen und Speichern einer Akte sowie bei bestimmten Statuswechseln aus VGM-/SI-Deadlines, Cargo Closing, ETD, Abholdatum, Demurrage-/Detention-Freitagen, Gefahrgut und Ankunftsereignissen. Beim Wechsel zu Gebucht werden zusätzlich VGM-, Shipping-Instruction- und Vorlaufaufgaben angelegt. Prüfen Sie nach Neu generieren deshalb auf fachliche Doppelungen; die Oberfläche verspricht keine vollständige Zusammenführung gleichartiger Inhalte.

Ändern sich VGM-, SI-, Cargo-Closing- oder ETD-Felder, passt NeuraPort Fälligkeiten offener automatisch erzeugter Aufgaben bestimmter Typen an. Wird VGM für alle Container eingereicht, werden offene VGM-Aufgaben automatisch erledigt. Umgekehrt setzt das bloße manuelle Erledigen der VGM-Aufgabe den Status nur dann auf VGM eingereicht, wenn tatsächlich alle Container VGM besitzen.

Aufgabenänderungen werden mit altem beziehungsweise neuem Wert auditiert. Persönliche Aufgabenlisten verwenden die direkte Zuweisung oder bei fehlender direkter Zuweisung den Aktenbearbeiter. Die Zeitberechnung arbeitet serverseitig mit gespeicherten UTC-nahen Zeitpunkten und stellt sie im Browser lokal dar; prüfen Sie Fälligkeiten besonders an Tages- und Zeitzonengrenzen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Status-Badge ist nicht anklickbar	Benutzer besitzt kein Akten-Bearbeitungsrecht oder die Akte ist neu.	Rechte und Ocean-Modulfreigabe prüfen beziehungsweise die Akte zuerst speichern.
Fehler beim Status-Wechsel oder Badge zeigt danach vorübergehend den Zielstatus	Ziel ist nicht der nächste Status, die Akte wurde zwischenzeitlich geändert, Rechte/Lizenz fehlen oder eine Kreditblockade verhindert Gebucht. Die UI setzt ihre lokale Anzeige bereits beim Start des Aufrufs und rollt sie bei einem Fehler nicht selbst zurück.	Akte neu laden, gespeicherten Ausgangsstatus und Kreditstatus prüfen und nur den angebotenen nächsten Schritt wählen.
Nach einer Mehrfachaktion haben nur einige Akten den neuen Status	Die UI führt unabhängige parallele Einzeländerungen aus; mindestens ein Ziel war unzulässig.	Liste neu laden und jede ausgewählte Akte samt Historie einzeln kontrollieren.
Erwarteter Statusvorschlag ist nicht sichtbar	Die Hauptoberfläche bindet den technischen Vorschlagsweg nicht ein.	Direkten zulässigen Statuswechsel fachlich prüfen oder den freigegebenen administrativen Prüfprozess verwenden.
Zeitbasierter Status ändert sich nicht	Kein weiterer Akten-Schreibvorgang und kein belegter periodischer Scheduler hat die Prüfung ausgelöst; Übergang kann zudem nur SUGGEST sein.	Aktenfelder prüfen und den administrativen Statusprüflauf gemäß Betriebsprozess ausführen lassen.
Bearbeiter nicht gefunden	Benutzer ist inaktiv, mandantenfremd oder nicht der Akteneinheit zugeordnet.	Aktiven Benutzer aus der richtigen Organisationseinheit wählen.
Keine Berechtigung: Aufgabe ist nicht diesem Benutzer zugewiesen	Benutzer ohne Akten-Bearbeitungsrecht versucht eine fremde Aufgabe zu erledigen.	Aufgabe korrekt zuweisen lassen oder durch einen berechtigten Bearbeiter erledigen.
Automatische Aufgaben können nicht gelöscht werden	Aufgabe trägt Auto.	Aufgabe fachlich erledigen, verschieben oder neu zuweisen; nicht löschen.
Keine neuen Aufgaben nötig	Für die vorhandenen Felder fehlt ein auslösender Termin oder derselbe Aufgabentyp ist bereits offen.	Aktenfelder prüfen; keine künstliche Aufgabe erwarten. Bei Bedarf manuelle Aufgabe anlegen.
Fälligkeit erscheint sofort überfällig	Das Datumsformular speichert den Tagesbeginn; Server- und Browserzeit können den Tag unterschiedlich einordnen.	Datum und Zeitzone prüfen und die Aufgabe gegebenenfalls bewusst verschieben.
Erledigte Aufgabe ist verschwunden	Erledigte Aufgaben sind standardmäßig eingeklappt.	erledigte Aufgaben anzeigen öffnen.