Vertriebsaufgaben und CRM-Kennzahlen verfolgen

Zweck und Einsatzbereich

Die Ansicht Aktivitäten ist die Vertriebsübersicht des CRM. Sie verbindet vier sichtbare Kennzahlen mit einem Aufgaben-Board und dem Verlauf Letzte Aktivitäten. Hier können Sie Anrufe, E-Mails, Meetings, Notizen und Aufgaben protokollieren, Wiedervorlagen setzen und fällige Einträge als Erledigt markieren.

Aktivitäten lassen sich auf zwei Arten anlegen:

Über CRM Übersicht → Aktivitäten entsteht eine allgemeine Aktivität ohne Lead-Bezug.
Über Leads, einen geöffneten Lead und dessen Reiter Aktivitäten entsteht eine Aktivität mit Bezug zu diesem Lead.

Die Oberfläche bietet derzeit keine allgemeine Bearbeitung, Löschung oder Wiedereröffnung gespeicherter Aktivitäten. Das Dashboard besitzt auch keinen frei wählbaren Auswertungszeitraum und keine sichtbaren Filter nach Typ, Benutzer oder Lead.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Das Modul CRM muss für den Mandanten und die aktuell gewählte Organisationseinheit aktiv sein. Der Benutzer muss dieser Organisationseinheit zugeordnet sein. Für Dashboard, Aufgabenlisten und Aktivitätenverlauf ist das Recht zum Anzeigen von CRM erforderlich. Neue Aktivitäten verlangen das Recht zum Erstellen, Erledigt verlangt das Recht zum Bearbeiten.

Die Standardrollen ADMIN, MANAGER und CRM können die hier beschriebenen Schreibaktionen ausführen. EXECUTIVE besitzt im Standard nur die CRM-Ansicht. Eigene Rollen können abweichend konfiguriert sein. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf die CRM-Daten eines Mandanten.

Eine wirksame Kennzeichnung CRM · Nur lesen erlaubt die Ansicht, blockiert aber das Anlegen und Erledigen. Die Oberfläche blendet Aktivität, Aktivität loggen und Erledigt nicht immer passend zur Rolle oder Nur-Lesen-Lizenz aus. Eine sichtbare Aktion kann daher serverseitig mit fehlender Berechtigung oder dem Hinweis Nur lesen abgewiesen werden.

Alle sichtbaren Aktivitäten, Aufgaben und Kennzahlen sind auf den aktuellen Mandanten und genau die aktuell gewählte Organisationseinheit begrenzt. Das Aufgaben-Board ist jedoch keine persönliche Aufgabenliste: Es zeigt fällige Einträge aller Benutzer dieser Einheit. Auf der Aufgabenkarte wird der verantwortliche Ersteller nicht angezeigt. Ein Benutzer mit Bearbeitungsrecht kann deshalb auch eine von einem Kollegen angelegte Aufgabe erledigen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Vertriebsübersicht öffnen

Wählen Sie in der Sidebar unter Arbeitsbereich das Modul CRM.
Öffnen Sie CRM Übersicht.
Wählen Sie in der CRM-Navigation Aktivitäten.
Prüfen Sie vor der Auswertung die aktuell gewählte Organisationseinheit.

Allgemeine Aktivität anlegen

Wählen Sie rechts oben Aktivität.
Wählen Sie unter Typ einen Eintrag: Anruf, E-Mail, Meeting, Notiz oder Aufgabe.
Erfassen Sie mindestens Betreff und optional eine Beschreibung.
Ergänzen Sie die typabhängigen Felder:
- Bei Anruf: Dauer (Min.) und Richtung.
- Bei Meeting: Termin und Ort.
- Bei Aufgabe: Fällig am.
Aktivieren Sie bei Bedarf Wiedervorlage erforderlich und tragen Sie Wiedervorlage am ein.
Wählen Sie Speichern. Die neue Aktivität erscheint im Verlauf Letzte Aktivitäten.

Eine Aufgabe ohne Fällig am wird gespeichert, erscheint aber weder unter Heute fällig noch unter Überfällig. Dasselbe gilt für eine aktivierte Wiedervorlage ohne Wiedervorlage am. Tragen Sie deshalb immer ein Datum ein, wenn der Eintrag im Aufgaben-Board erscheinen soll.

Aktivität zu einem Lead protokollieren

Öffnen Sie Leads und wählen Sie den gewünschten Lead.
Wechseln Sie in dessen Detailansicht zu Aktivitäten.
Wählen Sie Aktivität loggen.
Erfassen und speichern Sie die Aktivität wie oben beschrieben.
Prüfen Sie den neuen Eintrag im Lead-Verlauf und anschließend bei Bedarf unter CRM Übersicht → Aktivitäten.

Im Lead-Verlauf wird bei einem Meeting das Meetingdatum angezeigt, sonst das Erstellungsdatum. Das zentrale Dashboard zeigt dagegen vorrangig das Aufgaben- oder Wiedervorlagedatum. Die Datumsanzeige desselben Eintrags kann deshalb zwischen beiden Ansichten abweichen.

Aufgabe oder Wiedervorlage erledigen

Öffnen Sie das Aufgaben-Board.
Prüfen Sie die Spalten Heute fällig und Überfällig.
Kontrollieren Sie Betreff, Typ, möglichen Lead-Bezug, Beschreibung und angezeigtes Datum.
Wählen Sie Erledigt nur, wenn die Aufgabe oder Wiedervorlage tatsächlich abgeschlossen ist.
Nach erfolgreicher Verarbeitung verschwindet der Eintrag aus beiden Spalten; die Kennzahlen und Letzte Aktivitäten werden neu geladen.

Es gibt in der Oberfläche keine Rückgängig- oder Wiederöffnen-Funktion. Wenn ein Eintrag versehentlich erledigt wurde, muss eine neue Aktivität beziehungsweise Aufgabe angelegt werden.

Kennzahlen lesen

Leads gesamt zählt alle Leads der aktuellen Organisationseinheit. Der Zusatz +… diesen Monat zählt die seit Monatsbeginn neu angelegten Leads.
Pipeline-Wert summiert die erwarteten Euro-Werte aller Verkaufschancen der aktuellen Organisationseinheit. Auch Gewonnen und Verloren werden mitgezählt.
Heute fällig zeigt die Zahl der im Board geladenen, heute fälligen offenen Aufgaben und Wiedervorlagen.
Überfällig zeigt die Zahl der im Board geladenen offenen Einträge mit einem Datum vor heute.

Die beiden Aufgabenzähler verwenden die geladenen Listen und zeigen höchstens 50 Einträge je Spalte. Bei mehr als 50 fälligen Datensätzen sind Zahl und Board daher nicht vollständig. Ein Zeitraumfilter ist nicht vorhanden. Eine frühere Beschreibung einer Auswertung für einen frei wählbaren Zeitraum von bis zu 365 Tagen entspricht nicht dem derzeit sichtbaren und technisch belegten Stand.

Feldreferenz

Aktivität

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Typ	Ja	Art des Vertriebsereignisses	In der Oberfläche Anruf, E-Mail, Meeting, Notiz oder Aufgabe.
Betreff	Ja	Kurztitel im Verlauf und Aufgaben-Board	Darf in der Oberfläche nicht leer sein; technisch maximal 255 Zeichen.
Beschreibung	Nein	Gesprächsnotiz oder Arbeitsanweisung	Freitext.
Dauer (Min.)	Nein	Dauer eines Anrufs	Nur bei Anruf sichtbar; in der Oberfläche mindestens 1 Minute.
Richtung	Nein	Richtung eines Anrufs	Ausgehend oder Eingehend.
Termin	Nein	Datum und Uhrzeit eines Meetings	Nur bei Meeting sichtbar. Im zentralen Verlauf wird dieses Datum nicht als vorrangiges Anzeigedatum verwendet.
Ort	Nein	Ort oder Kommunikationskanal eines Meetings	Freitext.
Fällig am	Nein	Fälligkeitsdatum einer Aufgabe	Nur bei Aufgabe sichtbar; ohne Datum keine Zuordnung zu Heute oder Überfällig.
Wiedervorlage erforderlich	Nein	Kennzeichnet einen Nachfassbedarf	Kann auch ohne Wiedervorlagedatum gespeichert werden; dann fehlt der Eintrag im sichtbaren Board.
Wiedervorlage am	Nein	Datum des Nachfassens	Nur bei aktivierter Wiedervorlage sichtbar.
Lead-Bezug	Nein, automatisch	Ordnet die Aktivität einem Lead zu	Wird nur beim Anlegen aus der geöffneten Lead-Detailansicht gesetzt; im Dashboard gibt es keine Auswahl.
Ersteller	Ja, automatisch	Benutzer, der die Aktivität speichert	Wird aus der aktuellen Sitzung übernommen; keine Zuweisung an einen anderen Benutzer im Formular.

Sichtbare Kennzahlen

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Leads gesamt	Automatisch	Anzahl aller Leads der aktuellen Organisationseinheit	Kein Zeitraumfilter; Zusatzwert verwendet den aktuellen Kalendermonat.
Pipeline-Wert	Automatisch	Summe aller gepflegten Opportunity-Werte	Enthält offene, gewonnene und verlorene Phasen; fehlende Werte tragen nichts zur Summe bei.
Heute fällig	Automatisch	Geladene offene Aufgaben und Wiedervorlagen mit Datum gleich heute	Maximal 50 sichtbare Einträge; technische Tagesgrenze ist UTC.
Überfällig	Automatisch	Geladene offene Aufgaben und Wiedervorlagen mit Datum vor heute	Maximal 50 sichtbare Einträge; technische Tagesgrenze ist UTC.
Letzte Aktivitäten	Automatisch	Neueste Aktivitäten der aktuellen Organisationseinheit	Nach Erstellungszeit sortiert; die Oberfläche lädt höchstens 20 Einträge.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgangszustand	Aktion	Ergebnis und Einschränkung
Aktivität	Neu	Speichern	Aktivität wird mit aktuellem Benutzer, Mandant und aktueller Organisationseinheit angelegt.
Aufgabe	Offen und heute fällig	Erledigt	Aufgabe wird abgeschlossen und aus Heute fällig entfernt.
Aufgabe	Offen und überfällig	Erledigt	Aufgabe wird abgeschlossen und aus Überfällig entfernt.
Wiedervorlage	Offen	Erledigt	Aufgabenabschluss und Wiedervorlagenabschluss werden gemeinsam gesetzt.
Aktivität ohne Fälligkeitsbezug	Gespeichert	Keine Board-Aktion	Bleibt im Verlauf; erscheint nicht im Aufgaben-Board.
Erledigte Aktivität	Erledigt	Keine sichtbare Folgeaktion	Kein Wiederöffnen, Bearbeiten oder Löschen in der aktuellen Oberfläche.

Nicht nur Aktivitäten vom Typ Aufgabe können im Board erscheinen. Jede Aktivität mit Aufgabenfälligkeit oder aktivierter beziehungsweise datierter Wiedervorlage gilt für die Aufgabenlogik als offen, bis sie erledigt wird.

Was im Hintergrund passiert

Listen, Einzelprüfung beim Erledigen und Kennzahlen verwenden immer Mandant und aktuell gewählte Organisationseinheit. Eine Aktivität aus einer anderen Einheit kann über ihre Kennung nicht in der aktuellen Einheit erledigt werden.
Beim Anlegen werden Mandant, Organisationseinheit und Ersteller aus der Sitzung gesetzt. Die sichtbaren Formulare erlauben keinen freien Wechsel dieser Werte.
Der zentrale Verlauf lädt die 20 zuletzt erstellten Aktivitäten. Bei einer Aufgabenfälligkeit zeigt er dieses Datum, sonst das Wiedervorlagedatum und erst danach das Erstellungsdatum. Die Sortierung bleibt trotzdem nach Erstellungszeit.
Für die Aufgabenlogik wird zuerst Fällig am und nur dann Wiedervorlage am verwendet. Sind beide gesetzt, bestimmt ausschließlich Fällig am die Einordnung in Heute oder Überfällig.
Heute wird anhand des UTC-Kalendertags berechnet. Rund um den lokalen Tageswechsel kann die Zuordnung in Deutschland daher vorübergehend vom lokalen Datum abweichen.
Zusätzlich zu den vier sichtbaren Karten werden intern unter anderem qualifizierte, konvertierte und verlorene Leads, Opportunity-Verteilung, gewichtete offene Pipeline, Angebotszahlen und Aktivitäten der laufenden Woche berechnet. Die aktuelle Ansicht stellt diese Werte nicht dar und bietet dafür keinen Zeitraumfilter.
Die intern berechnete Angebots-Konversionsrate teilt alle als angenommen gespeicherten Angebote durch die seit Beginn des aktuellen Monats versendeten Angebote. Diese Zeiträume sind nicht deckungsgleich; der nicht sichtbare Wert kann deshalb über 100 Prozent liegen und darf derzeit nicht als belastbare Periodenquote verwendet werden.
Beim technischen Anlegen einer Aktivität werden optional mitgegebene Verknüpfungen zu Kontakt, Verkaufschance oder Akte nicht noch einmal gegen die aktuelle Organisationseinheit aufgelöst. Die sichtbaren Abläufe verwenden entweder keinen Bezug oder den bereits geöffneten, zulässigen Lead. Automatisierte Zuordnungen sollten bis zur zusätzlichen Bereichsprüfung nur mit vorher geprüften Datensätzen erfolgen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
CRM oder Aktivitäten ist nicht verfügbar	Modul, Organisationseinheit, Mitgliedschaft oder CRM-Ansichtsrecht fehlt.	Aktuelle Organisationseinheit prüfen und Freischaltung sowie Rolle administrativ kontrollieren lassen.
Aktivität oder Erledigt ist sichtbar, die Aktion wird aber abgewiesen	Der Rolle fehlt Erstellen beziehungsweise Bearbeiten oder das Modul ist Nur lesen.	Rollenrecht und Lizenzstatus prüfen lassen; im Nur-Lesen-Modus keine Schreibaktion erwarten.
„Betreff ist erforderlich“	Das Pflichtfeld ist leer oder enthält nur Leerzeichen.	Einen aussagekräftigen Betreff eintragen und erneut speichern.
„Fehler beim Speichern der Aktivität“	Speichern wurde abgewiesen oder der Bezugsdatensatz ist nicht mehr gültig.	Berechtigung und aktuelle Organisationseinheit prüfen, Ansicht neu laden und erneut versuchen.
Gespeicherte Aufgabe erscheint nicht im Board	Fällig am fehlt, liegt in der Zukunft oder die Aktivität fällt nicht unter die sichtbaren Spalten.	Fälligkeitsdatum prüfen. Für künftige Aufgaben gibt es im Dashboard keine eigene Spalte.
Wiedervorlage erscheint nicht im Board	Wiedervorlage erforderlich wurde ohne Wiedervorlage am gespeichert oder ein vorhandenes Aufgabendatum hat Vorrang.	Wiedervorlagedatum setzen; bei einer Aufgabe zusätzlich das vorrangige Feld Fällig am prüfen.
„Fehler beim Abschließen der Aufgabe“	Bearbeitungsrecht fehlt, die Einheit wurde gewechselt oder der Eintrag ist nicht mehr verfügbar.	Zur zuständigen Organisationseinheit wechseln, Rechte prüfen und das Board neu laden.
Kennzahl stimmt nicht mit der erwarteten Aufgabenmenge überein	Das Board lädt höchstens 50 Einträge je Spalte und zählt diese geladenen Datensätze.	Bei hohen Beständen nicht von einer vollständigen Gesamtzahl ausgehen; Aufgaben außerhalb des Boards organisatorisch prüfen.
Pipeline-Wert wirkt zu hoch	Die Summe enthält auch gewonnene und verlorene Verkaufschancen.	Phasen in Pipeline prüfen und die Karte nicht als ausschließlich offenen Forecast interpretieren.
Eintrag steht am lokalen Tageswechsel in der falschen Spalte	Die technische Tagesgrenze folgt UTC und nicht unmittelbar der lokalen Zeitzone.	Datum nach dem UTC-Tageswechsel erneut prüfen; bei dauerhaft falscher Einordnung Fälligkeitsdatum kontrollieren.
Gewünschter Zeitraum oder Filter fehlt	Die Oberfläche bietet nur feste Kennzahlen, Heute/Überfällig und die letzten 20 Aktivitäten.	Für die aktuelle Ansicht keinen freien Zeitraum-, Typ-, Benutzer- oder Lead-Filter voraussetzen.