Organisationseinheit zuweisen und wechseln

Zweck und Einsatzbereich

Ein Benutzer kann mehreren Organisationseinheiten (OE) desselben Mandanten zugewiesen sein. Genau eine davon ist der aktuelle Arbeitskontext. Die aktuelle OE beeinflusst unter anderem Listen, Neuanlagen und die Freigabe lizenzierter Produktmodule.

Der Wechsel im Benutzermenü wechselt nicht zu einer anderen Kundenorganisation. Die sichtbare Bezeichnung Standort / Mandant ist insoweit missverständlich: Technisch bleibt der Mandant des Benutzerkontos unverändert.

Im aktuellen Stand zeigt die Auswahl alle aktiven OEs des Mandanten und nicht nur die dem Benutzer zugewiesenen Einheiten. Dadurch werden auch Namen nicht zugewiesener OEs sichtbar. Der eigentliche Wechsel bleibt geschützt und wird für eine nicht zugewiesene OE abgewiesen. Aus einem sichtbaren Namen folgt daher weder eine Zuweisung noch Zugriff auf Daten dieser OE.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für den eigenen Wechsel genügen eine aktive interne Sitzung und die Zuweisung zu einer aktiven OE. Die Standardrolle des Benutzers ändert diese Wechselregel nicht. Plattformoperatoren haben in ihrem Plattformkonto keine aktuelle Mandanten-OE und erhalten die Auswahl nicht.

Aufgabe	Aktueller Bedienzugang	Serverseitige Regel
Eigene aktuelle OE wechseln	Jeder angemeldete interne Benutzer über das Benutzermenü	Nur eine aktive, dem Benutzer zugewiesene OE desselben Mandanten
OE-Zuweisungen eines Benutzers ansehen oder ändern	Im Hauptfrontend nur ADMIN unter Einstellungen → Benutzer	ADMIN und MANAGER des Mandanten; der verwendete Formularweg prüft den Aktivstatus der OE derzeit nicht
OE anlegen, bearbeiten oder deaktivieren	Organisationsadministration	ADMIN und MANAGER im eigenen Mandanten; Plattformverwaltung besitzt einen getrennten Organisationsweg

Die Frontend- und Serverfreigabe für die Benutzerzuweisung stimmen damit nicht vollständig überein: MANAGER ist serverseitig zugelassen, sieht die Benutzerverwaltung im Hauptfrontend jedoch nicht. Eine versteckte Adresse oder ein technischer Direktaufruf ist kein empfohlener Bedienweg.

Eine OE-Zuweisung vergibt keine fachlichen Rechte. Rolle, persönliche Sonderfreigaben, Produktlizenz und Objektzugriff werden zusätzlich geprüft. Umgekehrt erlaubt eine Rolle allein keinen Wechsel in eine nicht zugewiesene OE. Ein Nur lesen-Modul kann nach dem Wechsel sichtbar bleiben, blockiert aber schreibende Aktionen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Eigene Organisationseinheit wechseln

Beenden Sie nach Möglichkeit offene Bearbeitungen und speichern Sie Ihre Eingaben.
Öffnen Sie oben rechts das Benutzermenü.
Prüfen Sie den hervorgehobenen Namen unter Ihrer Rolle. Er bezeichnet die aktuelle OE.
Öffnen Sie die Auswahl Standort / Mandant und wählen Sie die gewünschte, Ihnen tatsächlich zugewiesene OE.
Nach einem erfolgreichen Wechsel schließt sich das Menü. Die Anwendung lädt den Benutzerzustand neu, verwirft die aktuell ausgewählte Akte und aktualisiert zwischengespeicherte Abfragen.
Prüfen Sie Produktnavigation und geöffnete Liste. Die Module und Daten werden nun für die neue aktuelle OE bewertet.

Die Auswahlliste ist derzeit kein verlässlicher Nachweis Ihrer Zuweisungen. Wählen Sie eine sichtbare, aber nicht zugewiesene OE, bleibt die bisherige OE aktiv. Die Oberfläche zeigt dabei aktuell keine klare Fehlermeldung und kann geöffnet bleiben.

Organisationseinheiten eines Benutzers zuweisen

Melden Sie sich im aktuellen Hauptfrontend mit der Standardrolle ADMIN an.
Öffnen Sie Einstellungen → Benutzer und wählen Sie Bearbeiten beim gewünschten Benutzer.
Prüfen Sie im Abschnitt Mandanten / Standorte die markierten OEs. Gemeint sind Organisationseinheiten innerhalb desselben Mandanten.
Markieren Sie mindestens eine OE, die laut Organisationsverwaltung aktiv und fachlich vorgesehen ist. Das Benutzerformular zeigt derzeit auch inaktive Einheiten und verhindert deren Speicherung nicht zuverlässig.
Markieren Sie bei einer der ausgewählten aktiven OEs Aktiv. Diese OE wird als aktueller Arbeitskontext des Benutzers gespeichert.
Speichern Sie die Änderung. Prüfen Sie Rolle und persönliche Sonderfreigaben separat; sie werden durch die OE-Auswahl nicht ersetzt.
Lassen Sie den betroffenen Benutzer seinen Arbeitskontext neu laden oder die gewünschte OE nochmals bewusst auswählen.

Beim Anlegen eines Benutzers blockiert das Formular die Anlage ohne OE. Beim Bearbeiten wird zwar der Hinweis Mindestens ein Mandant muss zugewiesen sein. angezeigt, Speichern bleibt aber aktiv; eine leere Zuweisung kann dadurch übernommen werden. Prüfen Sie nach dem Speichern, dass mindestens eine aktive OE und eine passende aktuelle OE erhalten geblieben sind.

Wird eine aktuell verwendete OE administrativ deaktiviert, setzt das System die betroffenen Benutzer auf eine andere aktive OE des Mandanten. Fehlt ihnen dort eine Zuweisung, wird sie automatisch ergänzt. Prüfen Sie nach einer Deaktivierung deshalb die betroffenen Benutzerzuweisungen und den dadurch entstandenen Datenscope.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Aktuelle Organisationseinheit	Ja	Aktiver Arbeitskontext des Benutzers	Muss Teil der Zuweisungen sein, zum selben Mandanten gehören und beim bewussten Wechsel aktiv sein.
Zugewiesene Organisationseinheiten	Fachlich ja	Menge der OEs, in denen der Benutzer grundsätzlich arbeiten darf	Beim Anlegen verlangt das Frontend mindestens eine OE. Beim Bearbeiten kann der aktuelle Weg entgegen dem sichtbaren Hinweis eine leere Menge speichern.
Standort / Mandant	Systemfeld	Sichtbarer Auswahlname im Benutzermenü	Wechselt nur die OE, nicht den Mandanten. Zeigt derzeit alle aktiven Mandanten-OEs statt nur der Zuweisungen.
Aktiv	Fachlich ja	Kennzeichnet in der Benutzerbearbeitung die aktuelle OE	Wenn eine aktuelle OE übermittelt wird, muss sie zugleich ausgewählt sein. Ohne Zuweisung kann der Bearbeitungsweg derzeit auch ohne aktuelle OE speichern.
Standard	Nein	Kennzeichnet die bevorzugte Grundeinheit des Mandanten	Ist nicht automatisch die aktuelle OE jedes bestehenden Benutzers.
OE-Status	Systemseitig	Gibt an, ob eine OE betrieblich verwendet werden soll	Der eigene Wechsel erlaubt nur aktive OEs. Das Benutzerformular listet und akzeptiert derzeit jedoch auch inaktive OEs.
Rolle	Ja	Standardrolle oder aktive eigene Rolle des Benutzers	Bleibt beim OE-Wechsel unverändert und wird gemeinsam mit Lizenz und Datenscope geprüft.
Produktmodul	Je Arbeitsbereich	Gebuchte Funktion, die zusätzlich je OE aktiviert sein kann	Nach dem Wechsel wird die Freigabe für die neue aktuelle OE neu ermittelt; Nur-Lesen blockiert Schreiben.
Mandant	Systemseitig	Oberste Kundenorganisation des Benutzerkontos	Bleibt beim OE-Wechsel unverändert; Zuweisungen aus einem fremden Mandanten sind unzulässig.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Auslöser	Ergebnis
Eine aktive OE ist zugewiesen und aktuell	Zu einer weiteren zugewiesenen aktiven OE wechseln	Neue OE wird gespeichert; Benutzer- und Abfragedaten werden neu geladen.
Aktive OE ist sichtbar, aber nicht zugewiesen	Diese OE im Benutzermenü wählen	Wechsel wird als nicht gefunden abgewiesen; bisherige OE bleibt bestehen.
Zugewiesene OE ist inaktiv	Bewusster Wechsel dorthin	Wechsel wird wegen inaktiver OE abgewiesen.
Benutzer hat mehrere Zuweisungen	Administration wählt eine andere davon als Aktiv	Gespeicherter Arbeitskontext ändert sich, Rolle und Mandant bleiben gleich.
Aktive OE wird aus der Zuweisung entfernt	Benutzerzuweisung speichern	Das Formular wählt eine verbleibende OE als aktuell; wird die letzte entfernt, kann der Bearbeitungsweg den Benutzer ohne aktuelle OE speichern.
Inaktive OE wird im Benutzerformular angeboten	OE auswählen und speichern	Der aktuelle Formularweg kann sie als Zuweisung und sogar als aktuelle OE übernehmen; ein späterer bewusster Wechsel dorthin wird dagegen abgewiesen.
Aktuell verwendete OE wird deaktiviert	OE-Status administrativ ändern	Betroffene Benutzer werden auf eine andere aktive OE gesetzt; nötigenfalls wird deren Zuweisung ergänzt.
Kein gültiger aktueller OE-Wert, aber Zuweisungen vorhanden	Benutzer wird geladen	Das System setzt eine vorhandene Zuweisung als aktuelle OE. Reihenfolge und Aktivstatus werden dabei nicht geprüft; die Auswahl ist nicht als fachliche Standard-OE garantiert.
Modul in alter OE aktiv, in neuer OE gesperrt oder Nur-Lesen	OE erfolgreich wechseln	Navigation und erlaubte Aktionen ändern sich entsprechend der neuen OE-Lizenz.

Was im Hintergrund passiert

Die Benutzerzuweisung und die aktuelle OE sind getrennt gespeichert. Beim administrativen Speichern über das sichtbare Benutzerformular werden die gewünschten OE-Zuweisungen ersetzt. Fremde oder unbekannte OEs werden abgewiesen, und eine mitgesendete aktuelle OE muss Teil der Auswahl sein. Dieser tatsächlich verwendete Weg prüft aber weder den Aktivstatus noch beim Bearbeiten zuverlässig die Mindestanzahl. Ein zusätzlich vorhandener, strengerer Zuweisungsweg erzwingt aktive OEs und mindestens eine Auswahl, wird vom aktuellen Benutzerformular jedoch nicht verwendet.

Beim eigenen Wechsel wird zuerst die persönliche Zuweisung geprüft und danach, ob die OE im selben Mandanten liegt und aktiv ist. Erst dann wird die aktuelle OE gespeichert. Anschließend lädt das Frontend den Benutzer erneut und aktualisiert alle verwalteten Abfragen. Dadurch werden auch Lizenzentscheidungen mit der neuen OE neu berechnet. Ein bereits lokal eingegebener, noch nicht gespeicherter Formularstand wird dadurch nicht garantiert bewahrt.

Fehlt beim Laden eine aktuelle OE oder gehört sie nicht mehr zu den Zuweisungen, übernimmt das System eine vorhandene Zuweisung als Ersatz. Dieser Rückfall prüft weder eine fachliche Standardmarkierung noch den Aktivstatus und besitzt keine verlässlich festgelegte Reihenfolge. Bei fehlerhaften Alt- oder Verwaltungsdaten kann dadurch eine inaktive OE zum aktuellen Kontext werden.

Die Datenbankrichtlinien setzen den Mandantenkontext, nicht allein die feinere OE-Trennung. Der OE-Scope wird zusätzlich von den jeweiligen Fachabfragen und Objektprüfungen umgesetzt. Deshalb darf aus einem erfolgreichen OE-Wechsel nicht abgeleitet werden, dass jeder Arbeitsbereich identische Listen- und Direktzugriffsregeln besitzt.

Die aktuelle Auswahlliste verwendet technisch die vollständige OE-Liste des Mandanten. Eine bereits vorhandene Funktion für die persönlichen, zugänglichen OEs wird an dieser Stelle nicht verwendet. Damit werden Namen aktiver, nicht zugewiesener OEs offengelegt; der geschützte Wechsel und fachliche Datenzugriffe bleiben davon getrennte Prüfungen.

Automatisierte Tests belegen an mehreren Fachwegen, dass die aktuelle OE für Daten- und Lizenzscope verwendet wird. Für die OE-Auswahl selbst fehlen jedoch gezielte Regressionstests: Weder die Begrenzung der sichtbaren Liste auf persönliche Zuweisungen noch der fehlgeschlagene Wechsel mit sichtbarer Fehlermeldung, das anschließende Neuladen, die Ablehnung inaktiver Zuweisungen oder die Mindestzuweisung im Bearbeitungsformular werden als vollständiger Ablauf geprüft.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Eine unbekannte OE steht in Standort / Mandant.	Die Liste zeigt derzeit alle aktiven OEs des Mandanten, nicht nur die persönlichen Zuweisungen.	Nicht als Freigabe interpretieren. Tatsächliche Zuweisung durch ADMIN in der Benutzerverwaltung prüfen lassen.
Auswahl einer sichtbaren OE bewirkt nichts; das Menü bleibt offen.	Die OE ist wahrscheinlich nicht zugewiesen. Der geschützte Wechsel lehnt sie ab, die Oberfläche zeigt den Fehler aber nicht klar an.	Bisherige OE weiterverwenden und Zuweisung prüfen lassen; den Wechsel nicht wiederholt erzwingen.
„Mandant nicht gefunden“	Die gewählte OE ist dem Benutzer nicht zugewiesen oder liegt außerhalb des zulässigen Kontexts.	Nur eine bestätigte persönliche OE auswählen beziehungsweise Zuweisung administrativ korrigieren.
„Mandant ist inaktiv“	Eine vorhandene Zuweisung verweist auf eine deaktivierte OE.	Administration soll eine aktive OE zuweisen und als aktuell markieren; veraltete Zuweisung bereinigen.
Mindestens ein Mandant muss zugewiesen sein.	Im Benutzerformular ist keine OE markiert. Beim Anlegen bleibt die Aktion gesperrt; beim Bearbeiten kann Speichern trotzdem aktiv bleiben.	Mindestens eine aktive OE auswählen. Wurde bereits leer gespeichert, Zuweisung und aktuelle OE sofort wiederherstellen.
Eine inaktive OE lässt sich einem Benutzer zuweisen.	Der sichtbare Benutzerverwaltungsweg prüft nur die Zugehörigkeit zum Mandanten, nicht den Aktivstatus.	Nicht verwenden; aktive OE wählen und die fehlerhafte Zuweisung bereinigen lassen.
„Aktiver Mandant muss in den zugewiesenen Mandanten enthalten sein“	Die als aktiv übermittelte OE gehört nicht zur gleichzeitig gespeicherten Auswahl.	Eine ausgewählte aktive OE als Aktiv markieren und erneut speichern.
MANAGER findet die Benutzerverwaltung nicht.	Der Server erlaubt die Zuweisung, das Hauptfrontend zeigt den Bereich derzeit aber nur ADMIN.	Zuweisung über einen ADMIN ausführen lassen; Rollen- und Navigationsabweichung technisch korrigieren.
Nach dem Wechsel fehlt ein Modul oder ist nur lesbar.	Die neue OE besitzt eine andere Modulfreigabe oder einen anderen Lizenzstatus.	Gewählte OE prüfen und Produktfreigabe durch die Administration klären lassen.
Nach dem Wechsel erscheinen alte Inhalte.	Eine Ansicht oder lokaler Formularzustand wurde nicht vollständig ersetzt.	Seite neu laden. Bleiben Daten einer unpassenden OE sichtbar, nicht weiterarbeiten und den Fall mit Zeitpunkt melden.
Nach Deaktivierung einer OE hat ein Benutzer eine neue Zuweisung.	Das System ergänzt die gewählte aktive Ausweich-OE, falls sie zuvor nicht zugewiesen war.	Betroffene Benutzer und den neuen Datenscope administrativ nachprüfen.