Ausgangs- und Eingangsrechnungen sowie Zahlungen bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Der Arbeitsbereich Finance bündelt drei unterschiedliche Listen:

Rechnungen zeigt aktenbezogene Ausgangsrechnungen, offene und überfällige Beträge sowie Aktionen für Lebenszyklus, PDF, E-Mail und E-Rechnung.
Eingangsrechnungen ist die Prüfwarteschlange für hochgeladene Lieferantenbelege, OCR-Vorschläge, Freigaben und 3-Way-Match.
Zahlungsabgleich zeigt aus Kontoauszügen importierte Banktransaktionen und ihre Zuordnung zu Ausgangsrechnungen.

Die Ansichten teilen sich Navigation und Finance-Lizenz, aber nicht zwingend denselben fachlichen Scope und dieselben Rechte. Wechseln Sie deshalb vor jeder Aktion bewusst in die richtige Organisationseinheit, prüfen Sie den sichtbaren Datenumfang und behandeln Sie die drei Listen nicht als ein gemeinsames Buchungsjournal.

Diese Seite erklärt die sichtbaren Oberflächen und ihre Navigation. Rechnungserstellung, steuerliche Felder, Eingangsrechnungsprüfung, Zahlungszuordnung, Festschreibung und Buchhaltungsexport werden auf eigenen Fachseiten vertieft. Die Oberfläche allein belegt keine Zahlung, Verbuchung, steuerliche Prüfung, GoBD-Konformität oder erfolgreiche externe Zustellung.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die aktuell gewählte Organisationseinheit benötigt eine aktive Finance-Lizenz. Das Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen lesen sind Grundlage für Finanzlisten. Im Lizenzmodus Nur lesen bleiben Listen abrufbar, schreibende Aktionen werden serverseitig blockiert.

Oberfläche oder Aktion	Standardmäßig sichtbar für	Tatsächlich erforderlicher Zugriff
Rechnungen	ADMIN, MANAGER, ACCOUNTANT; EXECUTIVE über Finanzen; eigene Rolle mit Finanzsicht	Globale Finanzsicht, Finanzen lesen, Finance-Lizenz
Ausgangsrechnung verändern, als bezahlt markieren oder E-Rechnung erzeugen	Schaltflächen werden abhängig vom Rechnungszustand angezeigt	Je nach Aktion Finanzen bearbeiten oder Finanzen anlegen; die Oberfläche blendet fehlende Einzelrechte nicht zuverlässig aus
Eingangsrechnungen	ADMIN, MANAGER, ACCOUNTANT	Globale Finanzsicht und Finanzen lesen; Upload zusätzlich Finanzen anlegen, Entscheidung Finanzen bearbeiten
Zahlungsabgleich	ADMIN, MANAGER, ACCOUNTANT	Globale Finanzsicht und Finanzen lesen; Import zusätzlich Finanzen anlegen, Zuordnung und Aufhebung Finanzen bearbeiten
EXECUTIVE-Finanzansicht	EXECUTIVE	Globale Finanzsicht und Finanzen lesen; standardmäßig keine Finanzmutation

Die Konfiguration des Zahlungsmenüpunkts nennt zwar auch EXECUTIVE. Für diese Rolle rendert die Seitenleiste jedoch einen eigenen Executive-Menübaum und nicht die reguläre Finance-Navigation; sichtbar ist dort Finanzen mit der Ausgangsrechnungsliste, nicht der Zahlungsabgleich. Eigene Rollen mit passenden Einzelrechten erhalten zwar Rechnungen, aber nicht automatisch Eingangsrechnungen oder Zahlungsabgleich, weil diese Menüs fest an Standardrollennamen gebunden sind.

Plattformadministratoren sehen in ihrem Menü Eingangsrechnungen und Buchhaltung, und die Anwendung rendert diese Bereiche. Der Server verweigert Plattformadministratoren Mandanten-Finanzdaten jedoch ausdrücklich. Die sichtbare Eingangsrechnungsnavigation ist für sie deshalb im geprüften Stand nicht nutzbar.

Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Zahlungsdaten und Zuordnungen müssen durchgängig auf den fachlich freigegebenen Mandanten-, OE- und Finanzumfang begrenzt sein. Verwenden Sie ausschließlich die sichtbaren Listen und Auswahlwege. Vor der Produktivfreigabe muss die serverseitige Scope-Trennung für Listen, Details und jede Zahlungsaktion intern mit mehreren Rollen und Organisationseinheiten getestet sein. Bei einer Abweichung stoppen Sie den Vorgang und informieren die Administration.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Finance-Arbeitsbereich öffnen

Prüfen Sie oben die aktive Organisationseinheit.
Wählen Sie im Arbeitsbereichsumschalter Finance. Bei einer Lizenz im Lesemodus steht am Modul Nur lesen.
Verwenden Sie links Rechnungen, Eingangsrechnungen oder Zahlungsabgleich.
Fehlt der gesamte Finance-Arbeitsbereich, prüfen Sie Lizenz und globale Finanzsicht. Fehlt nur ein spezialisiertes Menü, prüfen Sie zusätzlich die Standardrolle; eigene Rollen werden in der Navigation nicht vollständig berücksichtigt.
Verlassen Sie sich bei sichtbaren Schaltflächen nicht auf die Oberfläche als Rechteprüfung. Erst die Serverantwort entscheidet, ob eine Mutation erlaubt ist.

Unter einer Bildschirmbreite von 640 Pixeln klappt die Seitenleiste automatisch ein. Öffnen Sie sie über den Arbeitsbereichsknopf wieder. Die eigentlichen Finanztabellen besitzen jedoch keinen belegten mobilen Kartenmodus oder durchgängiges horizontales Scrollen; verwenden Sie für Prüf- und Freigabeaktionen eine ausreichend breite Ansicht.

Ausgangsrechnungen überblicken

Öffnen Sie Rechnungen.
Wählen Sie Alle, Entwürfe, Offen, Überfällig oder Bezahlt.
Prüfen Sie oberhalb der Tabelle Gesamt offen und Gesamt überfällig. Diese Werte gehören zum aktuell angeforderten Filter und sind nicht in jedem Reiter eine ungefilterte Mandantensumme.
Kontrollieren Sie in der Zeile Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Kunde, Akte, Netto, Brutto und Währung.
Verwenden Sie Lebenszyklus-, Zahlungs-, PDF-, E-Mail-, E-Rechnungs- und GoBD-Aktionen nur mit dem dafür erforderlichen Einzelrecht und nach dem jeweiligen Fachprozess.

Beim Laden erscheint Lade Rechnungen…. Ein 403 wird ausdrücklich als fehlende Berechtigung angezeigt; andere Abruffehler als Rechnungen konnten nicht geladen werden. Ein erfolgreicher leerer Filter zeigt Keine Rechnungen gefunden.

Der Status Versendet ist kein Versandnachweis. Er ist lediglich der Auffangtext für eine finale, unbezahlte und noch nicht überfällige Rechnung. Prüfen Sie E-Mail-Versand und Empfängerbestätigung getrennt. Die vielen Aktionsschaltflächen werden nur nach Rechnungszustand, nicht nach dem individuellen Finanzrecht gefiltert; ein reiner Leser kann deshalb sichtbare Aktionen erhalten, die mit 403 enden.

Eingangsrechnungen überblicken

Öffnen Sie Eingangsrechnungen. Standardmäßig ist Zu prüfen aktiv.
Verwenden Sie Alle, Genehmigt, Abgelehnt oder Bezahlt, um den internen Bearbeitungsstatus zu filtern.
Lesen Sie Gesamt, Zu prüfen und Offen bezahlen als Kennzahlen des gerade gefilterten Ergebnisses. Sie sind keine unabhängige Gesamtübersicht über alle Reiter.
Prüfen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Netto, Brutto, Abweichung und Status.
Verwenden Sie 3-Way, Übernehmen oder Nein nur nach Vergleich mit dem Originalbeleg und den vollständigen Prüfdaten. Die Tabellenzeile zeigt nicht alle OCR-Felder, Checks und bisherigen Entscheidungen.

Während des Abrufs erscheint Lade Rechnungen…; ein leerer Filter zeigt Keine Rechnungen gefunden. Die Ansicht unterscheidet aber keinen Abruffehler vom echten Leerzustand: Auch ein 403 oder Serverfehler kann als Keine Rechnungen gefunden erscheinen. Prüfen Sie bei unerwartet leerer Warteschlange daher Rechte, Lizenz und Verbindung, bevor Sie von null Belegen ausgehen.

Alle Beträge werden in dieser Oberfläche als EUR formatiert, auch wenn der Beleg eine andere Währung trägt. Die Fälligkeitsmarkierung vergleicht einen Datumswert mit der aktuellen Uhrzeit und kann einen heute fälligen Beleg bereits als überfällig darstellen. Details zu OCR, Freigabe, Warnungen, Originalbeleg und 3-Way-Match stehen auf der Fachseite.

Zahlungsabgleich überblicken

Öffnen Sie Zahlungsabgleich.
Verwenden Sie Aktualisieren, um Transaktionen erneut zu laden.
Lesen Sie Zugeordnet, Teilbetrag und Offen als Zähler der aktuell geladenen Liste.
Aktivieren Sie Nur offene Posten, wenn ausschließlich Transaktionen mit Status Offen angezeigt werden sollen. Teilbeträge werden dabei ebenfalls ausgeblendet, obwohl sie fachlich noch nicht vollständig ausgeglichen sind.
Prüfen Sie Datum, Gegenpartei, IBAN, Verwendungszweck, Betrag, Währung und Matchstatus. Für eine offene Gutschrift erscheint Rechnung wählen…; bei Zuordnung oder Teilbetrag erscheint Aufheben.

Die Transaktionsliste zeigt Lade Transaktionen…, einen erklärten Fehlerhinweis oder den Leerzustand Keine Transaktionen. Kann die separate Liste offener Rechnungen nicht geladen werden, bleibt die Rechnungsauswahl dagegen still leer; ein eigener Fehlerhinweis fehlt. Stoppen Sie in diesem Fall die Zuordnung und klären Sie Rechte, OE-Scope und Verbindung administrativ.

Nach einer Zuordnung zeigt die Tabelle weder Zielrechnungsnummer noch tatsächlich angerechneten Betrag. Eine manuelle Teilzahlung ist im Status nicht von einem automatischen Teiltreffer unterscheidbar. Prüfen Sie das Ergebnis deshalb zusätzlich in der Ausgangsrechnungsliste. Import, Matching und Rücknahme werden auf der Fachseite vollständig beschrieben.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Arbeitsbereich	Ja	Aktives Produktmodul	Finance muss in der aktuellen OE lizenziert sein; Nur lesen blockiert Mutationen.
Organisationseinheit	Ja	Aktiver Arbeitskontext	Der sichtbare Finanzumfang muss der freigegebenen OE- und Rollenregel entsprechen; Abweichungen administrativ prüfen.
Globale Finanzsicht	Ja	Sonderrecht für Finanzdaten	Muss gemeinsam mit Finanzen lesen vorhanden sein; Plattformadministratoren sind ausgeschlossen.
Reiter Alle	Nein	Zeigt den aktuellen vollständigen Listenabruf	Je Oberfläche eigener Datenbestand und Scope; keine gemeinsame Buchungsübersicht.
Reiter Entwürfe	Nein	Ausgangsrechnungen im Entwurf	Nur in der Ausgangsrechnungsliste.
Reiter Offen	Nein	Unbezahlte finale Ausgangsrechnungen	Nicht mit offenen Banktransaktionen oder offenen Eingangsrechnungen gleichsetzen.
Reiter Überfällig	Nein	Fällige, unbezahlte Ausgangsrechnungen	Server verwendet Kalendertag; Eingangsrechnungsliste verwendet eine abweichende UI-Prüfung.
Reiter Zu prüfen	Nein	Eingangsrechnungen im Bearbeitungsstatus REVIEW_REQUIRED	Startreiter der Eingangsrechnungswarteschlange.
Reiter Genehmigt/Abgelehnt/Bezahlt	Nein	Gefilterte Eingangsrechnungszustände	Filtert den Bearbeitungsstatus; Kennzahlen werden aus diesem Ergebnis berechnet.
Nur offene Posten	Nein	Filter des Zahlungsabgleichs	Zeigt ausschließlich Offen; Teilbetrag wird ausgeblendet.
Gesamt offen	Automatisch	Summe offener positiver Ausgangsrechnungen	Bezieht sich auf den aktuellen Serverfilter.
Gesamt überfällig	Automatisch	Summe überfälliger Ausgangsrechnungen	Bezieht sich auf den aktuellen Serverfilter.
Zu prüfen	Automatisch	Betrag der prüfpflichtigen Eingangsrechnungen im Ergebnis	Trotz gleicher Bezeichnung wie Reiter als EUR-Betrag dargestellt.
Offen bezahlen	Automatisch	Summe nicht als bezahlt markierter Eingangsrechnungen im Ergebnis	Kann je Reiter auch abgelehnte Belege umfassen; Fachstatus prüfen.
Zugeordnet/Teilbetrag/Offen	Automatisch	Anzahl der sichtbaren Banktransaktionen je Matchstatus	Ändert sich mit Nur offene Posten und ist keine Bankkontosumme.
Aktionsschaltflächen	Zustandsabhängig	Finalisieren, Freigeben, Zuordnen, Download und weitere Fachaktionen	Sichtbarkeit ist kein Berechtigungsnachweis; Server verlangt das konkrete CREATE-/EDIT-Recht.

Status und mögliche Übergänge

Oberfläche	Sichtbarer Ausgang	Aktion	Sichtbares Ergebnis
Rechnungen	Laden	Abruf erfolgreich	Tabelle oder Keine Rechnungen gefunden
Rechnungen	Abruffehler	Laden	Ausdrücklicher Rechte- oder Ladefehler
Rechnungen	Entwurf/finale Rechnung	Fachaktion	Neuer Lebenszyklus-, Zahlungs-, Download- oder Versandzustand; Fachseite beachten
Eingangsrechnungen	Laden	Abruf erfolgreich	Tabelle oder Keine Rechnungen gefunden
Eingangsrechnungen	Abruffehler	Laden	Kann fälschlich wie leerer Erfolg erscheinen
Eingangsrechnungen	PENDING	Übernehmen oder Nein	Genehmigt beziehungsweise abgelehnt, sofern Serverprüfung erfolgreich
Zahlungsabgleich	Laden	Abruf erfolgreich	Tabelle oder Keine Transaktionen
Zahlungsabgleich	Abruffehler	Laden	Sichtbarer Fehlerhinweis; Transaktionsliste bleibt ohne Ergebnis
Offene Gutschrift	Zuordnen	Manuell oder Teilbetrag; Rechnung gegebenenfalls intern bezahlt
Zugeordnet/Teilbetrag	Aufheben	Transaktion wieder Offen; Rechnung wird neu bewertet

Die drei Oberflächen verwenden ähnlich klingende Zustände mit unterschiedlicher Bedeutung. Bezahlt bei einer Ausgangsrechnung, Bezahlt bei einer Eingangsrechnung und Zugeordnet bei einer Banktransaktion sind keine austauschbaren Buchungsbestätigungen.

Was im Hintergrund passiert

Der Arbeitsbereichsumschalter lädt die Lizenz der aktuellen Organisationseinheit. Finance erscheint nur mit aktivem Modul und globaler Finanzsicht. Die Seitenleiste kollabiert auf schmalen Viewports; der Inhaltsbereich wechselt danach anhand des ausgewählten Menüeintrags zwischen eigenständigen React-Komponenten.

Die Ausgangsrechnungsliste fordert abhängig vom Reiter serverseitig unbezahlte, bezahlte oder überfällige Rechnungen an und filtert einzelne Lebenszykluszustände zusätzlich im Browser. Mandant und erlaubte Akteneinheiten werden serverseitig begrenzt. Die Eingangsrechnungsliste sendet ihren ausgewählten Bearbeitungsstatus und erhält nur Rechnungen des Mandanten und der erlaubten Einheiten. Beide Listen laden alle Treffer ohne belegte Seitennavigation.

Der Zahlungsabgleich lädt Banktransaktionen entsprechend der gewählten Ansicht. Rechnungsauswahl und Zuordnung müssen denselben freigegebenen Finanz- und OE-Scope verwenden. Diese serverseitige Übereinstimmung ist vor einer Produktivfreigabe intern zu testen; bei unterschiedlichen sichtbaren Zielmengen darf keine Zuordnung erfolgen.

Die Frontend-Rechteprüfung ist nicht aktionsgenau: Menüs richten sich teilweise nach festen Rollen, Komponenten nach globaler Finanzsicht und Zeilenaktionen überwiegend nach Datensatzstatus. Der Server prüft Finance-Lizenz, Lesemodus, globale Finanzsicht und CREATE-/EDIT-Rechte separat. Ein sichtbarer Knopf kann deshalb berechtigt abgewiesen werden; eine fehlende Menüzeile kann umgekehrt trotz passender eigener Rolle auftreten.

Für die drei Finanzkomponenten sind keine gezielten Frontend-Unit- oder Komponenten-Tests belegt. Ein optionaler authentifizierter Browsertest prüft lediglich, dass die Menünamen Rechnungen, Eingangsrechnungen und Zahlungsabgleich in einem ausgewählten Finance-Arbeitsbereich sichtbar sind und einige Leseaufrufe erfolgreich bleiben. Rollenvarianten, Lesemodus, Aktionen, leere und fehlerhafte Antworten, OE-Wechsel, schmale Viewports, Tastaturbedienung und Fokusführung werden dort nicht geprüft.

Alle drei Listen verwenden breite Tabellen in Containern mit verborgenem Überlauf. Ein durchgängiger horizontaler Scrollbereich oder eine mobile Kartenansicht ist nicht belegt. In der Eingangsrechnungsliste besitzen auch Kopf, Kennzahlen und neun Spalten feste beziehungsweise nicht umbrechende Strukturen. Auf kleinen Displays können Inhalte und Aktionen daher abgeschnitten oder schwer erreichbar sein.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Finance fehlt im Arbeitsbereichsumschalter	Lizenz fehlt in der aktuellen OE oder globale Finanzsicht ist aus.	Richtige OE wählen und Lizenz sowie Sonderrecht administrativ prüfen lassen.
Nur lesen steht am Finance-Modul	Lizenz erlaubt keine Mutationen.	Listen prüfen, aber keine Upload-, Freigabe-, Zuordnungs- oder Rechnungsaktion erwarten.
Eingangsrechnungen oder Zahlungsabgleich fehlt trotz eigener Rechte	Navigation ist an Standardrollennamen gebunden.	Nicht über eine URL umgehen; Rollen-/Navigationsvertrag administrativ korrigieren lassen.
EXECUTIVE sieht nur Finanzen	Executive-Menü ersetzt die reguläre Finance-Navigation.	Ausgangsrechnungen lesend verwenden; für weitere Bereiche eine ausdrücklich vorgesehene Rolle oder korrigierte Navigation klären.
Plattformadministrator sieht Eingangsrechnungen, erhält aber 403	UI lässt Plattformrolle zu, Server sperrt Mandanten-Finanzdaten.	Mit einem autorisierten Mandantenbenutzer arbeiten; Plattformrolle nicht als Finanzzugang verwenden.
Rechnungsliste zeigt Sie haben keine Berechtigung	Globale Finanzsicht, Finanzen lesen, OE oder Lizenz fehlt.	Rechte und aktive OE prüfen; ausschließlich den freigegebenen UI-Weg verwenden.
Eingangsrechnungsliste zeigt unerwartet Keine Rechnungen gefunden	Echter Leerstand oder verdeckter Abruffehler.	Verbindung, Browsernetzwerk, Finance-Lizenz und Rechte prüfen; nicht von null Belegen ausgehen.
Zahlungsabgleich zeigt einen Fehler	Transaktionsabruf, Lizenz oder Finanzrecht ist fehlgeschlagen.	Fehlermeldung lesen, Rechte und Verbindung prüfen und erst danach aktualisieren.
Rechnungsauswahl im Zahlungsabgleich ist leer, Transaktionen sind aber sichtbar	Offene Rechnungsliste ist fehlgeschlagen oder durch OE begrenzt.	Keine Zuordnung erzwingen; Ausgangsrechnungen separat öffnen und den Scope administrativ klären.
Aktion ist sichtbar, endet aber mit 403	UI prüft nur Rolle, globales Kennzeichen oder Datensatzstatus, Server verlangt zusätzlich Einzelrecht.	CREATE-/EDIT-Recht und Lizenzmodus prüfen; Aktion nicht wiederholt erzwingen.
Versendet erscheint ohne nachweisbare E-Mail	Ausgangsrechnungsbadge ist nur ein Auffangstatus.	Versandvorschau und Ausgangsprotokoll getrennt prüfen.
Kennzahl ändert sich beim Reiterwechsel	Kennzahl wird aus der gefilterten Antwort berechnet.	Reiterbezug beachten; für Gesamtbild Alle verwenden und Fachlogik prüfen.
Nur offene Posten zeigt keine Teilbeträge	Filter umfasst ausschließlich Matchstatus Offen.	Filter ausschalten und Teilbetrag gesondert prüfen.
Tabelle oder Aktionen sind auf kleinem Bildschirm abgeschnitten	Breite Tabelle besitzt keinen belegten responsiven Alternativmodus.	Breiteren Bildschirm verwenden, Browserzoom nicht als Datenprüfung missbrauchen und Responsive-Lücke melden.
Ablehnungsdialog nennt Begründung optional, Server verlangt sie	UI- und Serververtrag widersprechen sich.	Immer eine sachliche Begründung eingeben; Detailprozess der Eingangsrechnung beachten.