Kosten und Akten-GuV bearbeiten

Zweck und Einsatzbereich

Im Reiter Finanzen einer gespeicherten Seefrachtakte pflegen Sie erwartete oder bekannte Einnahmen und Ausgaben. NeuraPort rechnet jede Position mit dem gespeicherten Wechselkurs in EUR um und zeigt daraus Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis und Marge für genau diese Akte.

Die Akten-GuV ist eine operative Kalkulation auf Basis der eingetragenen Positionen. Sie ist weder eine Finanzbuchhaltung noch ein Jahresabschluss, prüft keine Leistungsabgrenzung oder Kontierung und weist keine Verbindlichkeit, Zahlung oder steuerliche Behandlung nach. Auch fakturierte Positionen bleiben Bestandteil der Summen. Stimmen Sie die Aktenwerte deshalb vor einer geschäftlichen Entscheidung mit den Originalbelegen und den freigegebenen Buchhaltungsprozessen ab.

$TODO: Screenshot – Finanzreiter einer vollständig fiktiven Seefrachtakte mit neutralen Einnahmen, Ausgaben, Ergebnis, Marge sowie anonymisierten Kostenpositionen$

Voraussetzungen und Berechtigungen

Öffnen Sie Arbeitsbereich → Ocean Export → Akten oder Arbeitsbereich → Ocean Import → Import-Akten, wählen Sie eine gespeicherte Akte und anschließend Finanzen. Die aktuelle Organisationseinheit benötigt das aktive Modul Finance. Im Lizenzstatus Nur lesen sind Abruf und Auswertung möglich, Änderungen dagegen blockiert.

Für jede Aktion gelten drei Schranken gemeinsam:

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Finanzreiter und Akten-GuV lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht, Recht Finanzen lesen, Finance-Lizenz und Zugriff auf die Akte
Einnahme oder Ausgabe anlegen	zusätzlich Finanzen anlegen und schreibende Finance-Lizenz
Position bearbeiten	zusätzlich Finanzen bearbeiten und schreibende Finance-Lizenz
Position löschen	zusätzlich Finanzen löschen und schreibende Finance-Lizenz
Rechnungsentwurf aus offenen Einnahmen erzeugen	Finanzen anlegen, schreibende Finance-Lizenz und eine nicht kreditgesperrte Akte

Standardmäßig besitzen ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT die Finanz-Schreibrechte; EXECUTIVE besitzt nur die Leserechte. Die tatsächliche Freigabe hängt zusätzlich von den Sonderrechten und der Lizenz ab. Plattformadministratoren dürfen keine Mandanten-Finanzdaten über diesen Arbeitsplatz öffnen.

Die Kosten folgen dem Mandanten und der Organisationseinheit ihrer Elternakte. ADMIN und MANAGER dürfen innerhalb ihres Mandanten Akten aller Organisationseinheiten öffnen. Andere Finanzbenutzer sehen nur Akten ihrer aktuellen oder zusätzlich zugewiesenen Einheiten. Eine bekannte Akten- oder Positionsnummer hebt diese Prüfung nicht auf; die Datenbank trennt Kosten zusätzlich nach Mandant. Es gibt keine davon unabhängige, mandantenweite Kostenliste in diesem Ablauf.

Die Oberfläche bildet diese Regeln derzeit nicht vollständig ab: Sie zeigt den Reiter allein anhand des Sonderrechts Globale Finanzsicht, ohne Finance-Lizenz und Finanzen lesen vorab zu berücksichtigen. Innerhalb des Reiters bleiben Position hinzufügen, Bearbeiten, Löschen und Rechnungsentwurf erstellen auch bei reiner Leseberechtigung sichtbar. Der Server verweigert die unzulässige Aktion. Eine sichtbare Schaltfläche ist daher kein Berechtigungsnachweis.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Akten-GuV prüfen

Prüfen Sie die aktive Organisationseinheit und öffnen Sie die gewünschte Export- oder Importakte.
Wählen Sie Finanzen. Bei einer neuen, noch nicht gespeicherten Akte erscheint stattdessen der Hinweis Bitte Akte zuerst speichern, um Kosten zu erfassen.
Vergleichen Sie die Karten Einnahmen, Ausgaben und Ergebnis mit den Einzelpositionen darunter.
Prüfen Sie bei Fremdwährungen sowohl den Originalbetrag als auch den darunter angezeigten EUR-Wert. Der EUR-Wert ist der für Summen und Marge verwendete Betrag.
Ordnen Sie die angezeigte Marge fachlich ein. Ohne positive Einnahme wird keine Marge angezeigt. Unter 10 Prozent erscheint eine fest programmierte Warnung; diese Schwelle ist im geprüften Arbeitsplatz nicht als organisationsspezifisches Ziel konfigurierbar.

Einnahme oder Ausgabe anlegen

Wählen Sie unter Einnahmen oder Ausgaben die Aktion Position hinzufügen. Diese Auswahl bestimmt die Positionsart; sie kann später in der Maske nicht gewechselt werden.
Wählen Sie eine vorgeschlagene Beschreibung oder tragen Sie einen freien Text ein.
Erfassen Sie einen positiven Betrag und wählen Sie EUR, USD, GBP, CHF oder CNY.
Kontrollieren Sie bei einer Fremdwährung den eingeblendeten Wechselkurs als EUR je Einheit der gewählten Währung. Verlassen Sie sich nicht ungeprüft auf die Vorbelegung: Kann die Oberfläche keinen gespeicherten Kurs laden, bleibt ohne Warnung der bisherige Wert stehen, bei einer neuen Position regelmäßig 1,0.
Ergänzen Sie optional Lieferant/Kunde und Rechnungs-Referenz. Dies sind freie Texte, keine geprüften Verknüpfungen zu Stammdaten oder Belegen.
Wählen Sie Speichern und kontrollieren Sie Originalbetrag, EUR-Wert und aktualisierte Summen.

Position bearbeiten oder löschen

Wählen Sie das Stiftsymbol einer noch nicht fakturierten Position.
Ändern Sie Beschreibung, Betrag, Währung, Wechselkurs oder die optionalen Texte.
Wenn Sie die Währung ändern, tragen Sie den passenden Wechselkurs bewusst neu ein. Beim Bearbeiten lädt die Oberfläche keinen neuen Kurs automatisch; bei einem Wechsel zwischen Fremdwährungen bleibt der bisherige Kurs stehen.
Speichern Sie und prüfen Sie anschließend erneut EUR-Wert, Ergebnis und Marge.
Zum Löschen wählen Sie das Papierkorbsymbol und bestätigen den Dialog. Das Löschen entfernt die Position aus der Akten-GuV; eine Wiederherstellung oder Versionshistorie ist nicht belegt.

Positionen mit dem Kennzeichen fakturiert dürfen serverseitig weder bearbeitet noch gelöscht werden. Die Oberfläche zeigt die beiden Symbole trotzdem. Ein Klick endet daher derzeit nur mit Fehler beim Speichern beziehungsweise Fehler beim Löschen. Ändern Sie den zugrunde liegenden Beleg nicht durch Ersatzpositionen, sondern klären Sie Korrektur oder Storno im Rechnungsprozess.

Rechnungsentwurf abgrenzen

Rechnungsentwurf erstellen übernimmt alle noch nicht fakturierten Einnahmen der Akte als EUR-Positionen in einen neuen Entwurf und kennzeichnet die Quellen anschließend als fakturiert. Ausgaben werden nicht übernommen. Die Maske bietet 19 Prozent oder 0 Prozent Umsatzsteuer; der Server unterstützt zusätzlich 7 Prozent, diese Auswahl ist hier jedoch nicht sichtbar.

Vor dem Bestätigen müssen Anzahl, Netto, Steuer und Brutto kontrolliert werden. Die Aktion ist kein Rechnungsversand und keine Finalisierung. Einzelheiten zu Empfänger, PDF, E-Rechnung und Lebenszyklus finden Sie unter Ausgangsrechnungen erstellen, abrufen und als E-Rechnung ausgeben und Rechnungen finalisieren, korrigieren und GoBD-konform prüfen.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Positionsart	Ja	Einnahme oder Ausgabe; bestimmt die Zuordnung in Summen und Ergebnis	Wird durch Position hinzufügen in der jeweiligen Spalte gesetzt; in der Bearbeitung nicht änderbar.
Beschreibung	Ja	Fachliche Bezeichnung der Leistung oder Belastung	Mindestens ein, höchstens 255 Zeichen; reiner Leerraum wird nicht ausdrücklich ausgeschlossen.
Betrag	Ja	Positiver Originalbetrag in der gewählten Währung	Muss numerisch und größer als 0 sein; Komma und Punkt werden als Dezimaltrenner unterstützt.
Währung	Ja	Währung des Originalbetrags	In der Oberfläche EUR, USD, GBP, CHF oder CNY; technisch wird nur die Länge bis drei Zeichen geprüft.
Wechselkurs	Ja	EUR-Wert einer Einheit der gewählten Währung	Muss größer als 0 sein; für EUR wird 1,0 gesetzt. Bei Fremdwährung stets fachlich und zeitlich prüfen.
EUR-Wert	Systemseitig	Für Summen, Ergebnis, Marge und aktenbezogenen Rechnungsentwurf verwendeter Betrag	Originalbetrag mal gespeichertem Wechselkurs; Speicherung auf zwei Nachkommastellen. Keine spätere automatische Neubewertung belegt.
Lieferant/Kunde	Nein	Freie Gegenparteibezeichnung zur Position	Beim Anlegen höchstens 255 Zeichen; keine Stammdatenprüfung. In der Bearbeitung fehlt eine gleichwertige Vorprüfung der Textlänge.
Rechnungs-Referenz	Nein	Freie externe Beleg- oder Referenzangabe	Beim Anlegen höchstens 100 Zeichen; keine Belegverknüpfung. In der Bearbeitung fehlt eine gleichwertige Vorprüfung der Textlänge.
Fakturiert	Systemseitig	Zeigt, dass eine Einnahme in einen aktenbezogenen Rechnungsentwurf übernommen wurde	Gesperrt gegen Bearbeiten und Löschen. Eine stornierte Entwurfsrechnung kann passende Positionen wieder freigeben.
Einnahmen	Systemseitig	Summe der EUR-Werte aller Einnahmepositionen	Bezieht offene und fakturierte Positionen ein.
Ausgaben	Systemseitig	Summe der EUR-Werte aller Ausgabenpositionen	Bezieht alle gespeicherten Ausgaben ein; keine Zahlungs- oder Belegfreigabe erforderlich.
Ergebnis	Systemseitig	Operatives Ergebnis der Akte	Einnahmen minus Ausgaben.
Marge	Systemseitig	Ergebnis relativ zu den Einnahmen	Ergebnis geteilt durch Einnahmen mal 100; nur bei positiven Einnahmen, auf zwei Nachkommastellen berechnet und mit einer Nachkommastelle angezeigt.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion	Folgezustand	Wirkung auf die Akten-GuV
Keine Position	Einnahme oder Ausgabe speichern	Offen	Position fließt sofort mit ihrem EUR-Wert in Summen, Ergebnis und Marge ein.
Offen	Position bearbeiten	Offen, aktualisiert	EUR-Wert und Kennzahlen werden aus Betrag und gespeichertem Kurs neu berechnet.
Offen	Position löschen	Gelöscht	Position entfällt aus den Kennzahlen; kein Wiederherstellungsweg belegt.
Offene Einnahme	Rechnungsentwurf erstellen	Fakturiert	Einnahme bleibt in der GuV, ist aber gegen Bearbeiten und Löschen gesperrt.
Fakturiert	Bearbeiten oder löschen	Unverändert	Server verweigert die Aktion; die weiterhin sichtbaren UI-Symbole sind irreführend.
Fakturiert über Entwurf	Entwurfsrechnung ordnungsgemäß stornieren	Je nach eindeutiger Zuordnung wieder offen	Der Rechnungsprozess versucht, passende Einnahmen freizugeben; kein manueller Schalter im Finanzreiter.

Die Kennzahlen besitzen keinen eigenen Freigabe-, Buchungs- oder Abschlussstatus. Eine positive Marge bedeutet daher nicht, dass Leistungen abgerechnet, Belege geprüft oder Zahlungen eingegangen sind.

Was im Hintergrund passiert

Beim Speichern übernimmt NeuraPort den Mandanten aus der Elternakte. Der Zugriff wird zuerst über die Akte gegen Mandant und erlaubte Organisationseinheiten geprüft; Kostenzeilen unterliegen zusätzlich der Datenbank-Mandantentrennung. Die Kostenposition selbst besitzt keine eigene Organisationseinheit, sondern erbt den OE-Zugriff vollständig von der Akte.

Für neue Fremdwährungspositionen versucht die Oberfläche, den neuesten gespeicherten Kurs zur gewählten Währung zu laden. Diese zentralen Kurse können aus EZB-Referenzkursen stammen und drücken EUR pro Einheit Fremdwährung aus. Datum und Quelle des verwendeten Kurses werden an der Kostenposition jedoch nicht gespeichert oder in der Maske gezeigt. Wird kein Kurs übermittelt, kann der Server den neuesten Kurs bis zum aktuellen Tag laden; die Hauptoberfläche übermittelt aber regelmäßig ihren sichtbaren Kurswert. Bestehende Positionen werden bei späteren Kursaktualisierungen nicht neu bewertet.

Der Server summiert die gespeicherten EUR-Werte getrennt nach Einnahmen und Ausgaben, zieht beide Summen voneinander ab und berechnet bei positiven Einnahmen die Marge. Dabei werden weder Rechnungsstatus noch Zahlung, Leistungszeitraum, Steuer, Rückstellung, Eingangsrechnungsfreigabe oder Kontierung berücksichtigt. Die Warnung Unter 10% Zielmarge ist eine feste Oberflächenregel und kein belegtes, administrativ gepflegtes Margenziel.

Beim aktenbezogenen Rechnungsentwurf sperrt der Server die Elternakte, übernimmt alle zu diesem Zeitpunkt offenen Einnahmen und markiert sie als fakturiert. Kostenänderungen selbst besitzen jedoch weder eine Versionsnummer noch eine Änderungssperre oder einen belegten, unveränderlichen Werteverlauf. Zwei parallele Bearbeitungen können sich deshalb überschreiben. Auch eine gleichzeitig laufende Kostenänderung und Entwurfserstellung wird nicht über dieselbe Kostenzeile serialisiert; vor der Fakturierung ist daher eine erneute Sichtkontrolle erforderlich.

Die vorhandenen Tests belegen insbesondere Finanzrechte, das Verbergen fremd zugewiesener eingebetteter Kosten sowie Akten-/OE-Scope in mehreren Modulen. Direkte Regressionstests für Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Kosten, Fremdwährungsneuberechnung, Fakturierungssperre, die konkrete PnL-Formel und Paralleländerungen sind im geprüften Stand nicht belegt. Für den Produktivbetrieb sollten diese Fälle zusätzlich automatisiert und mit mindestens zwei Organisationseinheiten geprüft werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Reiter Finanzen fehlt	Sonderrecht Globale Finanzsicht fehlt	Organisationsadmin um Prüfung des Sonderrechts, des Rechts Finanzen lesen, der Finance-Lizenz und des Aktenzugriffs bitten.
Reiter ist sichtbar, bleibt aber leer oder meldet Zugriff verweigert	Oberfläche berücksichtigt nur das Sonderrecht, der Server zusätzlich Finance-Lizenz und Finanzen lesen	Nicht wiederholt laden; Rechte und Lizenz der aktuellen Organisationseinheit administrativ abgleichen.
Schreibaktion endet mit 403 oder Fehler beim Hinzufügen/Speichern/Löschen	Nur Leserecht, Nur-Lesen-Lizenz oder fehlendes CREATE-, EDIT- beziehungsweise DELETE-Recht; Schaltflächen werden trotzdem angezeigt	Keine Umgehung versuchen. Passendes Recht vergeben lassen oder im Lesemodus bleiben.
Bitte Beschreibung und Betrag eingeben	Eines der beiden Pflichtfelder fehlt	Sachliche Beschreibung und positiven Betrag erfassen.
Betrag und Wechselkurs müssen größer als 0 sein	Leerer, nicht numerischer, null oder negativer Wert	Dezimalwert mit Komma oder Punkt und positiven Kurs eingeben.
Fremdwährungswert entspricht verdächtig genau dem Originalbetrag	Kursabruf ist fehlgeschlagen und 1,0 blieb ohne Warnung stehen	Nicht speichern beziehungsweise Position erneut bearbeiten; Kursquelle und Stichtag extern prüfen und korrekten EUR-je-Währung-Kurs eintragen.
Nach Währungswechsel bleibt der alte Kurs stehen	Bearbeitungsmaske lädt für die neue Währung keinen Kurs	Wechselkurs bewusst ersetzen und EUR-Wert nach dem Speichern kontrollieren.
Fakturierte Position zeigt weiterhin Stift und Papierkorb	Oberfläche blendet die Aktionen nicht aus, Server sperrt sie	Nicht ändern oder löschen; erforderliche Korrektur über den Rechnungslebenszyklus klären.
Kostenposition nicht gefunden	Position wurde parallel gelöscht oder gehört nicht zur gewählten Akte	Akte neu laden und keine alte Browseransicht weiterverwenden.
Fehler beim Speichern bei sehr langem Lieferanten- oder Referenztext	Bearbeitungsmaske und Aktualisierungsprüfung begrenzen die Texte nicht vor dem Datenbankschreiben	Lieferant auf höchstens 255 und Referenz auf höchstens 100 Zeichen kürzen; Ursache bei fortbestehendem Fehler administrativ prüfen.
Marge fehlt	Es gibt keine positive Einnahmensumme	Einnahmepositionen und Währungen prüfen; keine Marge aus einer Nullbasis ableiten.
Warnung Negative Marge oder Unter 10% Zielmarge	Ausgaben übersteigen Einnahmen oder berechnete Marge liegt unter der festen Schwelle	Positionen, EUR-Kurse und Vollständigkeit prüfen; Warnung ist keine Buchungs- oder Freigabeentscheidung.
Alle Positionen bereits fakturiert	Keine offene Einnahmeposition vorhanden	Vorhandenen Rechnungsentwurf prüfen; keine Duplikatposition nur zum erneuten Fakturieren anlegen.
Keine nicht-fakturierten Einnahme-Positionen vorhanden	Daten wurden zwischen Anzeige und Bestätigung bereits fakturiert oder geändert	Finanzreiter neu laden und aktuellen Rechnungsstand prüfen.
Werte springen nach paralleler Bearbeitung	Keine Versionskontrolle für Kostenänderungen	Bearbeitung stoppen, Akte neu laden und Originalbelege gegen den zuletzt gespeicherten Stand prüfen.
Plattformadmin erhält Zugriff verweigert	Plattformrollen sind von Mandanten-Finanzdaten ausgeschlossen	Mit einem freigegebenen Mandantenkonto arbeiten; keinen Plattform-Bypass verwenden.