Kontoauszüge importieren und Zahlungen zuordnen

Zweck und Einsatzbereich

Unter Arbeitsbereich → Finanzen → Zahlungsabgleich importieren Sie eine Kontoauszugsdatei und vergleichen enthaltene Gutschriften mit offenen Ausgangsrechnungen. NeuraPort kann anhand einer Rechnungsnummer oder einer eindeutigen Kombination aus Betrag und Kunden-IBAN automatisch zuordnen. Offene Gutschriften lassen sich anschließend manuell einer Rechnung zuweisen; vorhandene Zuordnungen können wieder gelöst werden.

Dieser Ablauf führt keine Banküberweisung aus, ruft kein Bankkonto live ab und erzeugt keinen belegten Buchungssatz. Er verarbeitet eine vom Benutzer bereitgestellte Datei. Eine erfolgreiche Zuordnung setzt an der Ausgangsrechnung intern Bezahlt und ein Zahlungsdatum; sie beweist weder Echtheit der Datei noch Wertstellung, Kontodeckung, Unwiderruflichkeit, Verbuchung oder Annahme durch ein Buchhaltungssystem.

Der Import besitzt derzeit keine Vorschau: Nach Auswahl der Datei werden erkannte Transaktionen gespeichert, automatische Treffer sofort angewendet und der Vorgang festgeschrieben. Verwenden Sie deshalb nur einen zuvor außerhalb NeuraPort geprüften Originalexport des richtigen eigenen Bankkontos und vergleichen Sie das Ergebnis unmittelbar nach dem Import.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die aktuell gewählte Organisationseinheit benötigt eine aktive Finance-Lizenz. Im Lizenz-Lesemodus sind Import und Zuordnungsänderungen gesperrt. Zusätzlich gelten:

Aktion	Erforderlicher Zugriff
Kontoauszüge und Transaktionen lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen lesen
Kontoauszug importieren und automatische Zuordnung auslösen	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen anlegen
Transaktion manuell zuordnen oder Zuordnung aufheben	Sonderrecht Globale Finanzsicht und Finanzen bearbeiten
Rechnungen für die sichtbare Auswahlliste lesen	Sonderrecht Globale Finanzsicht, Finanzen lesen und Zugriff auf die jeweilige Akteneinheit

Die Standardnavigation zeigt Zahlungsabgleich für ADMIN, MANAGER, EXECUTIVE und ACCOUNTANT. EXECUTIVE besitzt standardmäßig jedoch nur Finanz-Leserechte. Die Oberfläche zeigt trotzdem Upload, Zuordnung und Aufhebung; der Server verweigert diese Aktionen. Umgekehrt berücksichtigt die Navigation keine eigene Rolle mit passenden Einzelrechten. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf Mandanten-Finanzdaten.

Kontoauszüge, Banktransaktionen und Rechnungszuordnungen dürfen nur im aktuell freigegebenen Mandanten-, Organisations-, Lizenz- und Rollenprozess verwendet werden. Die Sichtbarkeit einer Rechnung ist keine Freigabe für eine Zahlung; Zielakte, Organisationseinheit, Kunde, Währung und Rechnungszustand müssen fachlich zusammenpassen.

Für einen OE-getrennten Produktivbetrieb ist eine dokumentierte Abnahme der serverseitigen Scope- und Berechtigungsprüfung erforderlich. Verwenden Sie keinen technischen Direktweg und umgehen Sie die sichtbare Auswahl nicht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Datei vor dem Import prüfen

Exportieren Sie den Kontoauszug direkt aus dem vereinbarten Banksystem als CAMT.053 oder MT940.
Prüfen Sie außerhalb NeuraPort Bankkonto, Auszugszeitraum, Anfangs- und Endsaldo sowie die Anzahl der Buchungen.
Verwenden Sie möglichst eine Datei mit genau einem Konto und einem Auszug. Der CAMT-Parser verarbeitet im geprüften Stand nur den ersten enthaltenen Auszugsbereich; Sammeldateien können deshalb unvollständig übernommen werden.
Stellen Sie sicher, dass sich der Zeitraum nicht mit einem bereits anders exportierten Auszug überschneidet. NeuraPort erkennt nur bytegenau dieselbe Datei als Dublette, nicht dieselbe Buchung in unterschiedlich aufgebauten oder überlappenden Dateien.
Verwenden Sie höchstens 25 MB. Die Oberfläche bietet XML, CAMT, CAMT053, STA, MT940 und TXT an; CSV wird nicht unterstützt.

Die Dateiendung ist keine belastbare Formaterkennung. Dateien mit XML-Anfang oder XML-/CAMT-Endung werden als CAMT.053 behandelt, alle anderen Inhalte als MT940. Ein nicht leerer, formal nicht verwertbarer Text kann als MT940 mit null Buchungen gespeichert werden. Es gibt keine belegte Banksignatur-, Kontoinhaber-, eigene-IBAN- oder Dateiauthentizitätsprüfung.

Kontoauszug importieren

Öffnen Sie Finanzen → Zahlungsabgleich.
Wählen Sie Kontoauszug importieren und genau eine geprüfte Datei.
Warten Sie, bis die Zusammenfassung Dateiname, Buchungsanzahl sowie zugeordnet, Teilbeträge und offen meldet.
Vergleichen Sie die Buchungsanzahl mit dem Originalauszug. Stoppen Sie bei null, fehlenden Zeilen oder unerwarteten Beträgen.
Prüfen Sie jede automatisch zugeordnete beziehungsweise teilweise zugeordnete Gutschrift gegen Originalauszug und Ausgangsrechnung. Bereits der Import kann Rechnungen intern auf Bezahlt setzen.
Prüfen Sie besonders überlappende Zeiträume und leicht veränderte Exporte auf doppelte Buchungen. Eine zweite Datei mit demselben Geschäftsvorfall, aber anderem Dateiinhalt wird nicht automatisch als Dublette erkannt.

CAMT.053 wird ohne feste Namespace-Version gelesen, aber nicht gegen ein Bankschema validiert. Mehrere Transaktionsdetails innerhalb eines zusammengefassten Buchungseintrags können als eine Buchung mit zusammengeführten Angaben erscheinen. Der MT940-Parser unterstützt nur einen begrenzten Satz der Felder und Kennzeichen; unbekannte oder abweichende Buchungszeilen können übersprungen werden. Die importierte Originaldatei wird nicht als abrufbarer Beleg gespeichert, sondern nur ihr bereinigter Name und ihr SHA-256-Inhaltshash.

Automatische Treffer bewerten

Prüfen Sie Datum, Gegenpartei, IBAN, Verwendungszweck, Betrag, Währung und Status.
Bei Zugeordnet wurde eine positive Gutschrift vollständig auf eine finale, positive und zuvor unbezahlte Rechnung angerechnet.
Bei Teilbetrag deckt die Gutschrift nur einen Teil des noch offenen Rechnungsbetrags. Die Rechnung bleibt intern offen.
Bei einer angezeigten Überzahlung wurde nur der noch offene Rechnungsbetrag angerechnet; der Rest bleibt als Warnbetrag an dieser Banktransaktion. Er wird nicht automatisch auf eine zweite Rechnung verteilt oder als Guthaben gebucht.
Wählen Sie Aufheben, wenn Ziel, Betrag oder Herkunft nicht zweifelsfrei stimmen. Die aktuelle Tabelle zeigt die zugeordnete Rechnungsnummer und den tatsächlich angerechneten Betrag nicht an. Prüfen Sie das Ziel deshalb zusätzlich in der Rechnungsübersicht, bevor Sie eine Zuordnung bestehen lassen.

Die automatische Prüfung berücksichtigt ausschließlich positive Beträge und bewertet Referenz, Betrag, Währung sowie verfügbare Zahlerinformationen. Ein Treffer ist nur ein Zuordnungsvorschlag und kein Nachweis für Absender, Kundenbeziehung oder Zahlungsgrund. Vergleichen Sie deshalb auch einen eindeutigen Treffer mit Originalauszug, Rechnung und Kundenstammdaten, bevor Sie ihn bestehen lassen.

Teilzahlungen werden je Rechnung aufsummiert. Erst wenn die Summe der angerechneten Beträge den positiven Rechnungsbetrag erreicht, setzt NeuraPort Bezahlt. Als Zahlungsdatum wird zuerst das Wertstellungsdatum, danach das Buchungsdatum und ersatzweise das aktuelle Datum verwendet.

Offene Gutschrift manuell zuordnen

Prüfen Sie die Gutschrift im Originalauszug und identifizieren Sie die richtige finale Ausgangsrechnung.
Wählen Sie in der Zeile Rechnung wählen…. Die Liste zeigt Rechnungsnummer, Gesamtbetrag und Währung, aber weder Kunde noch aktuell offenen Restbetrag.
Wählen Sie nur eine nicht bezahlte Rechnung mit exakt derselben Währung und positivem Gesamtbetrag.
Wählen Sie Zuordnen. Es gibt keinen zusätzlichen Bestätigungsdialog.
Laden Sie die Rechnungsübersicht und prüfen Sie Restbetrag beziehungsweise Bezahlt-Kennzeichen.

Die Auswahlliste enthält derzeit alle als unbezahlt gelieferten Rechnungen und filtert Entwürfe oder stornierte Belege nicht zuverlässig aus. Solche Ziele werden erst serverseitig abgewiesen. Eine offene Gutschrift kann nur genau einer Rechnung zugeordnet werden; eine Zahlung lässt sich nicht auf mehrere Rechnungen aufteilen. Ist sie größer als der Restbetrag, bleibt die Differenz als Überzahlung unverteilt.

Bei einer manuellen Vollzuordnung lautet der Status Manuell. Eine manuelle Teilzahlung erhält dagegen nur Teilbetrag und ist damit in der Oberfläche nicht von einer automatisch gefundenen Teilzahlung unterscheidbar. Benutzer, Zeitpunkt, Begründung und Entscheidungshistorie werden am Zuordnungsdatensatz nicht gespeichert.

Zuordnung aufheben

Wählen Sie bei Zugeordnet, Manuell oder Teilbetrag die Aktion Aufheben.
Beachten Sie, dass kein Bestätigungsdialog und kein Begründungsfeld erscheint.
Prüfen Sie danach, dass die Transaktion wieder Offen ist.
Prüfen Sie die Rechnung: Sind die übrigen aktiven Zuordnungen zusammen kleiner als ihr Gesamtbetrag, wird Bezahlt zurückgenommen und das Zahlungsdatum gelöscht.
Ordnen Sie die Transaktion erst nach erneuter Kontrolle neu zu.

Die Aufhebung rekonstruiert das Bezahlt-Kennzeichen ausschließlich aus den verbleibenden Zuordnungen dieses Moduls. Wurde eine Rechnung zusätzlich über einen anderen Bedienweg als bezahlt markiert, kann das Lösen einer Bankzuordnung dieses Kennzeichen trotzdem zurücknehmen. Eine echte Gegenbuchung, Bankstornierung oder Rückzahlung wird nicht erzeugt.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Datei	Ja	Hochgeladener Kontoauszug	Nicht leer; höchstens 25 MB; Inhalt wird nach XML-Anfang beziehungsweise Endung als CAMT.053, sonst als MT940 behandelt.
Dateiname	Automatisch	Bereinigter Name des Imports	Höchstens 255 Zeichen gespeichert; Pfadbestandteile und ungeeignete Zeichen werden bereinigt.
Inhaltshash	Automatisch	SHA-256 des exakten Dateiinhalts	Derselbe Hash darf je Mandant nur einmal vorkommen; semantisch gleiche, aber byteweise andere Dateien bleiben erlaubt.
Format	Automatisch	CAMT053 oder MT940	Keine vollständige Format- oder Bankschema-Validierung; UI-Endung allein ist nicht maßgeblich.
Konto-IBAN	Nein	Im Auszug angegebene eigene Kontoreferenz	Höchstens 34 Zeichen; nicht auf Prüfziffer, Eigentümer oder freigegebenes Firmenkonto geprüft.
Auszugsdatum	Nein	Erstellungs- oder Abschlusstag des Auszugs	Kann bei fehlender oder unbekannter Datumsform leer bleiben.
Anfangs-/Endsaldo	Nein	Im Auszug erkannte Salden	Auf zwei Dezimalstellen gespeichert; keine belegte Summenprüfung gegen alle importierten Buchungen.
Auszugswährung	Automatisch	Währung aus Saldo beziehungsweise Standard EUR	Auf die ersten drei Zeichen gekürzt; keine vollständige ISO-4217-Prüfung.
Buchungsdatum	Nein	Buchungsdatum der Transaktion	Kann fehlen; für Anzeige wird ersatzweise das Wertstellungsdatum verwendet.
Wertstellungsdatum	Nein	Wertstellung der Transaktion	Wird bei vollständiger Zuordnung bevorzugt als internes Zahlungsdatum verwendet.
Betrag	Ja je erkannter Buchung	Positiv für Gutschrift, negativ für Belastung	Auf zwei Nachkommastellen gerundet; nur positive Beträge sind zuordenbar.
Transaktionswährung	Automatisch	Währung der einzelnen Buchung	Muss für manuelle und automatische Referenztreffer mit der Rechnung übereinstimmen.
Gegenpartei	Nein	Erkannter Name der Zahlerin oder des Zahlungsempfängers	Wird angezeigt, aber nicht als Pflichtkriterium für einen Referenztreffer geprüft.
Gegenpartei-IBAN	Nein	Erkannte IBAN der Gegenpartei	Kann in die automatische Zuordnung einfließen; immer gegen Originalauszug und freigegebene Kundenstammdaten prüfen.
Verwendungszweck	Nein	Unstrukturierter Buchungstext	Für Referenzsuche kleingeschrieben und auf Buchstaben/Ziffern reduziert.
Ende-zu-Ende-ID	Nein	Zahlungsreferenz aus CAMT.053	Fließt in die Referenzsuche ein; MT940 übernimmt sie im geprüften Parser nicht.
Zielrechnung	Für Zuordnung ja	Eine finale, positive und unbezahlte Ausgangsrechnung	Muss zum freigegebenen Mandanten-, OE-, Lizenz- und Rollenprozess gehören; Zielakte, Kunde, Währung und Zustand fachlich prüfen.
Angerechneter Betrag	Automatisch	Kleinerer Wert aus Gutschrift und offenem Rechnungsrest	Nicht negativ; wird in der aktuellen Tabelle nicht angezeigt.
Überzahlung	Automatisch	Nicht angerechneter Rest einer zu großen Gutschrift	Nicht negativ; Warnung sichtbar, aber keine automatische Verteilung oder Guthabenbuchung.
Zuordnungsstatus	Automatisch	Offen, Zugeordnet, Teilbetrag oder Manuell	Manuelle Teilzahlung bleibt Teilbetrag und verliert damit die sichtbare Herkunft.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion oder Prüfergebnis	Ergebnis
Noch nicht importierte Datei	Import	Kontoauszug und erkannte Transaktionen werden mandantenweit gespeichert; Automatching läuft sofort.
Bytegenau gleicher Dateiinhalt im Mandanten	Erneuter Import	Abgewiesen als bereits importierter Kontoauszug.
Positive offene Transaktion	Eindeutiger Referenz- oder Betrag/IBAN-Treffer	Zugeordnet oder Teilbetrag; Rechnung gegebenenfalls intern Bezahlt.
Positive offene Transaktion	Kein eindeutiger Treffer	Offen.
Belastung oder Nullbetrag	Automatching	Bleibt Offen; manuelle Zuordnung nicht zulässig.
Offene Gutschrift	Manuelle Vollzuordnung	Manuell; Rechnung intern Bezahlt, sobald alle Anrechnungen den Gesamtbetrag decken.
Offene Gutschrift	Manuelle Teilzuordnung	Teilbetrag; Rechnung bleibt offen.
Zugeordnet, Manuell oder Teilbetrag	Aufheben	Transaktion Offen; Ziel und Betragsfelder werden geleert, Rechnung wird aus verbleibenden Zuordnungen neu bewertet.

Ein Statuswechsel wirkt ausschließlich auf die interne Abstimmung. Er überweist, storniert oder verbucht kein Geld und bestätigt keine externe Bank- oder Buchhaltungsaktion.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort liest die gesamte Upload-Datei zunächst in den Arbeitsspeicher und prüft danach das 25-MB-Limit. Der Dateiname wird bereinigt, der exakte Inhalt gehasht und ein mandantenbezogener Import-Lock gesetzt. Eine Datenbankeindeutigkeit auf Mandant und Hash schützt zusätzlich gegen gleichzeitigen Import derselben Datei. Die Originaldatei wird nicht archiviert; gespeichert werden Auszugskopf und normalisierte Transaktionen.

Für CAMT.053 wird XML mit deaktivierter Entitätsauflösung und ohne Netzwerkzugriff gelesen. Der Parser ist namespace-unabhängig, verarbeitet aber nur den ersten Auszugsbereich und bildet je Buchungseintrag eine Transaktion. Er führt keine XSD-/Schematronprüfung durch. MT940 wird als UTF-8 und ersatzweise Latin-1 gelesen; der Parser erkennt ausgewählte Saldo-, Buchungs- und Verwendungszweckfelder. Unbekannte Zeilen oder Zahlen werden teilweise übersprungen, statt den gesamten Import zwingend abzubrechen.

Nach dem Parsen werden alle positiven, noch offenen Transaktionen des Mandanten und alle positiven, finalen oder korrigierten, unbezahlten Rechnungen des Mandanten geladen. Das automatische Matching ist je Mandant serialisiert und sperrt die Transaktionszeilen. Es sperrt die betroffenen Rechnungen jedoch nicht ausdrücklich. Der manuelle Pfad sperrt Transaktion und Rechnung. Da beide Pfade nicht denselben Lockvertrag verwenden, ist ein paralleler automatischer und manueller Treffer auf dieselbe Rechnung nicht vollständig gegen eine doppelte Anrechnung abgesichert.

Die Erkennung identischer Dateien ist belastbar gegen gleichzeitige Wiederholung desselben Inhalts. Für einzelne Buchungen gibt es dagegen keinen eindeutigen Bankreferenz- oder Transaktionsfingerabdruck. Überlappende Auszüge, erneut exportierte Dateien mit abweichendem XML oder Text sowie mehrere Kontodateien können dieselbe wirtschaftliche Buchung mehrfach speichern. Bei Teilzahlungen kann eine solche Dublette eine Rechnung fälschlich vollständig bezahlen.

Zuordnungen werden direkt an der Banktransaktion gespeichert; eine eigene Aufteilungstabelle existiert nicht. Daher gilt genau eine Zielrechnung pro Transaktion. Betrag, Überzahlung und Warnung werden gespeichert, aber nicht der entscheidende Benutzer, Zuordnungszeitpunkt, Grund oder eine unveränderliche Zuordnungshistorie. Der Rechnungsdatensatz selbst wird bei Änderung über die allgemeine Datenbank-Auditspur protokolliert; für Banktransaktion und fachliche Matchentscheidung ist keine gleichwertige Auditspur belegt.

Zahlungsabgleich und Rechnungszuordnung verarbeiten besonders schützenswerte Finanzdaten. Für getrennte Niederlassungen oder persönliche Aktenbereiche muss die Produktivabnahme belegen, dass jede Abfrage und Änderung serverseitig auf den freigegebenen Mandanten-, OE-, Lizenz- und Rollenbereich begrenzt ist. Die Oberfläche allein und nachgelagerte Kontrollen ersetzen diese Sicherheitsgrenze nicht.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Datei ist leer	Upload enthält keine Bytes.	Originaldatei erneut aus dem Banksystem exportieren; keine leere Platzhalterdatei verwenden.
Datei ist zu groß	Mehr als 25 MB.	Bankauszug in nicht überlappende, vollständige Zeiträume aufteilen und jeden Teil separat prüfen.
Ungültige camt.053-XML	XML ist syntaktisch defekt oder kein lesbares CAMT-Dokument.	Datei nicht umbenennen; Originalexport und Format im Banksystem prüfen.
Dieser Kontoauszug wurde bereits importiert	Bytegenau derselbe Dateiinhalt existiert im Mandanten.	Vorhandene Transaktionen prüfen; nicht durch minimale Dateiänderung erneut importieren.
Import meldet null oder zu wenige Buchungen	Falsches Format, nicht unterstützte MT940-Ausprägung, mehrere CAMT-Auszüge oder übersprungene Einträge.	Importwirkung sofort kontrollieren und Lücke melden; Datei nicht wiederholt verändert hochladen.
Derselbe Geschäftsvorfall erscheint mehrfach	Überlappende oder byteweise unterschiedliche Auszüge werden nicht transaktionsbezogen dedupliziert.	Keine Zuordnung bestätigen; Dublette fachlich sperren und technische Bereinigung veranlassen. Eine Löschfunktion ist nicht belegt.
Nur Zahlungseingänge können Rechnungen zugeordnet werden	Betrag ist null oder negativ.	Belastung nicht gegen Ausgangsrechnung matchen; passenden Buchhaltungsprozess verwenden.
Nur offene, finalisierte Rechnungen können bezahlt werden	Ausgewähltes Ziel ist Entwurf, storniert, negativ oder kein zulässiger Folgebeleg.	Finale positive Ausgangsrechnung wählen; Dropdown kann ungeeignete Ziele enthalten.
Währung von Zahlung und Rechnung stimmt nicht überein	Währungscodes unterscheiden sich.	Keine rechnerische Eigenumrechnung vornehmen; Bank- und Rechnungswährung fachlich klären.
Transaktion ist bereits zugeordnet	Status ist nicht mehr Offen.	Bestehendes Ziel prüfen und nur bei belegtem Fehler zuerst Aufheben.
Offene Rechnung fehlt in der Auswahl	Sie ist bezahlt, außerhalb des freigegebenen Bereichs oder die Rechnungsliste konnte nicht geladen werden.	OE, Lizenz, Rechte und Rechnungsstatus prüfen; Auswahl nicht über technische Direktwege umgehen.
Nur offene Posten blendet Teilzahlungen aus	Der Filter lädt ausschließlich Status Offen, nicht Teilbetrag.	Filter ausschalten und Teilbeträge separat kontrollieren.
Zielrechnung einer Zuordnung ist nicht erkennbar	Tabelle zeigt weder Rechnungsnummer noch angerechneten Betrag.	Rechnungsübersicht gegen Betrag und Bezahlt-Status abgleichen; Zuordnung nicht allein anhand des Badges freigeben.
Überzahlungswarnung erscheint	Gutschrift übersteigt den noch offenen Betrag.	Nicht als vollständig verbucht behandeln; Differenz außerhalb dieses Ablaufs als Guthaben, zweite Rechnung oder Rückzahlung klären.
Rechnungsstatus ist nach Aufheben unerwartet	Mehrere Zahlungsquellen oder Zuordnungen sind fachlich nicht vollständig abgeglichen.	Weitere Änderungen stoppen, Rechnung und sämtliche Zahlungsquellen prüfen und den Vorgang administrativ klären.
Upload oder Zuordnung ist sichtbar, endet aber mit 403	Rolle besitzt Navigation beziehungsweise Lesesicht, aber nicht Finanzen anlegen/bearbeiten oder Finance ist im Lesemodus.	Einzelrecht und Lizenzmodus administrativ prüfen; Aktion nicht wiederholt erzwingen.