Akten-E-Mails senden und Entwürfe verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Sie können freie E-Mails im E-Mail-Arbeitsbereich verfassen oder aus einer berechtigten Seefrachtakte eine aktenbezogene Nachricht senden. Bei aktenbezogenen Nachrichten ergänzt NeuraPort die Aktennummer im Betreff, damit Antworten leichter zugeordnet werden können. Für häufige Vorgänge stehen Vorlagen wie Buchungsbestätigung, Shipping Instruction, Status-Update, VGM-Anfrage, Ankunft, Rechnung und Transportauftrag bereit.

Der Versand erfolgt über Ihr verbundenes E-Mail-Konto: je nach Kontotyp über SMTP oder Microsoft 365. Ein zentral eingerichtetes SMTP-Relay kann technisch ebenfalls verwendet werden. Resend ist im Verfassen-Dialog kein eigener auswählbarer Versandweg; es kann nur hinter einem zentralen SMTP-Relay stehen. Der Versand von Kontakt- oder Systemnachrichten ist ein davon getrennter Prozess.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie sind angemeldet und arbeiten in der richtigen Organisationseinheit.
Der aktuelle Arbeitsbereich ist lizenziert und nicht auf Nur lesen beschränkt.
Sie besitzen das Recht zum Erstellen von E-Mails (emails:CREATE).
Für den Versand im E-Mail-Arbeitsbereich ist ein aktives persönliches E-Mail-Konto verbunden. SMTP-Konten benötigen vollständige Zugangsdaten; Microsoft-Konten benötigen eine gültige Microsoft-Verbindung.
Die betroffene Akte gehört zu Ihrem Mandanten und zu einer für Sie freigegebenen Organisationseinheit. Eine fremde oder nicht freigegebene Akte darf nicht als Bezug verwendet werden.
Für eine Rechnungsvorlage benötigen Sie zusätzlich die Freigabe für globale Finanzdaten.
Neue oder aus dem Posteingang übernommene Anhänge müssen einen erlaubten Dateityp und Inhaltstyp haben, innerhalb der Uploadgröße liegen und die Malware-Prüfung bestehen. Pro Nachricht sind höchstens 20 Anhänge zulässig.

E-Mail-Ausgang, Posteingang, Konten und Entwürfe werden grundsätzlich benutzerbezogen abgeschirmt. Die aktuelle Organisationseinheit begrenzt zusätzlich die sichtbaren Listen. Kontrollieren Sie die Organisationseinheit vor dem Verfassen, weil ein Wechsel den geöffneten Arbeitszustand zurücksetzt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Prüfen Sie oben in NeuraPort die aktive Organisationseinheit. Öffnen Sie bei Bedarf Einstellungen → E-Mail-Konten, testen Sie das vorgesehene Absenderkonto und kehren Sie danach in den Arbeitsbereich zurück.
Öffnen Sie entweder den E-Mail-Arbeitsbereich und wählen Sie Neue E-Mail, oder öffnen Sie eine berechtigte Seefrachtakte und dort Kommunikation / E-Mails → E-Mail schreiben.
Wählen Sie in der Akte eine Vorlage oder Freier Text. Bei einer Vorlage ermittelt NeuraPort Betreff, vorgeschlagene Empfänger und mögliche automatische Anhänge aus der Akte. Der Text im Feld Zusätzliche Nachricht ergänzt die serverseitig erzeugte Vorlage; das Feld zeigt nicht den vollständigen endgültigen Vorlagentext.
Kontrollieren Sie An, CC und Betreff vollständig. Empfängervorschläge sind Arbeitshilfen und keine fachliche Freigabe. Prüfen Sie insbesondere Funktionspostfächer, Notify Party und Kundenkontakt.
Fügen Sie bei einer freien Nachricht im E-Mail-Arbeitsbereich bei Bedarf neue Dateien oder vorhandene Anhänge einer weitergeleiteten Nachricht hinzu. Prüfen Sie Dateiname und Inhalt. Ein abgewiesener oder nicht mehr vorhandener Anhang wird nicht versendet.
Prüfen Sie den Nachrichtentext, die Aktenzuordnung und alle Anlagen. Klicken Sie genau einmal auf Senden und warten Sie auf die sichtbare Rückmeldung. Wiederholte Nachrichten mit derselben Akte, demselben Empfänger, Betreff und Vorlagentyp können innerhalb eines kurzen Zeitfensters als Duplikat behandelt werden.
Kontrollieren Sie anschließend Gesendet oder die E-Mail-Zeitleiste der Akte. Nur ein Eintrag mit Versandzeitpunkt bestätigt den erfolgreichen Ausgang. Eine Fehlermeldung im Ausgang bedeutet, dass die Nachricht nicht erfolgreich versendet wurde.
Für eine Antwort wählen Sie Antworten. Bei Allen antworten müssen Sie im aktuellen Stand die vollständige Empfänger- und CC-Liste selbst nachprüfen und gegebenenfalls ergänzen. Beim Weiterleiten kontrollieren Sie die übernommenen Anhänge.
Falls für eine zugeordnete Eingangsmail KI-Antwort angeboten wird, wählen Sie Tonalität und Sprache, prüfen Sie den erzeugten Vorschlag und übernehmen ihn erst danach in den Verfassen-Dialog. Die KI sendet nicht automatisch.

Vorlagenmail vor dem Versand besonders prüfen

Im geprüften Stand werden Änderungen am sichtbaren CC-Feld und das Entfernen automatisch vorgeschlagener Anhänge bei einer Vorlagenmail nicht zuverlässig an den Versand übergeben. Senden Sie eine solche Vorlagenmail nur, wenn der automatisch ermittelte Empfänger- und Anhangsumfang unverändert korrekt ist. Benötigen Sie volle Kontrolle, erstellen Sie stattdessen eine freie Nachricht im E-Mail-Arbeitsbereich und wählen Sie die Anhänge dort bewusst aus.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Absenderkonto	Ja	Persönliches Konto für den Versand im E-Mail-Arbeitsbereich	Muss aktiv und für die aktuelle Organisationseinheit verfügbar sein; Microsoft-Verbindung oder SMTP-Konfiguration muss gültig sein
Aktenbezug	Nein bei freier E-Mail, ja bei Aktenvorlage	Verknüpft Nachricht und Ausgang mit einer Seefrachtakte	Nur eine im Mandanten und in einer freigegebenen Organisationseinheit zugängliche Akte verwenden
Vorlage	Nein	Erzeugt aktenbezogenen Betreff, Inhalt, Empfängervorschläge und gegebenenfalls automatische Anhänge	Rechnungsvorlage verlangt zusätzliche Finanzfreigabe; Vorschläge fachlich prüfen
An	Ja	Hauptempfänger; mehrere Adressen sind möglich	Jede Adresse vollständig prüfen; die Oberfläche prüft Eingaben nur begrenzt
CC	Nein	Weitere sichtbare Empfänger	Bei freier E-Mail wirksam; bei Vorlagenmail im aktuellen Stand nicht verlässlich übernommen
Betreff	Ja	Kurzbeschreibung; bei Aktenbezug mit Aktennummer	Darf nicht leer sein; Aktennummer nicht entfernen oder doppelt ergänzen
Inhalt / zusätzliche Nachricht	Ja bei freier E-Mail, nein bei Vorlage	Nachrichtentext oder persönlicher Zusatz zur Vorlage	Bei Vorlage ist nicht der vollständige gerenderte Text im Eingabefeld sichtbar
Anhänge	Nein; im Anhangsversand mindestens einer	Neue Dateien, weitergeleitete Anhänge oder automatisch ermittelte Aktendokumente	Erlaubter Typ und Inhalt, Größenlimit, Malware-Prüfung, Datei vorhanden; insgesamt höchstens 20
Entwurf speichern	Derzeit nicht verlässlich verfügbar	Soll einen persönlichen Zwischenstand sichern	Die sichtbare Aktion bestätigt im geprüften Browserstand nur einen Demo-Zustand

Status und mögliche Übergänge

Verfassen: Noch keine Versandwirkung; Eingaben können geändert oder verworfen werden.
Vorlage geladen: Empfänger, Betreff und mögliche Anlagen sind vorgeschlagen. Dies ist keine Versand- oder Inhaltsbestätigung.
Sendevorgang: NeuraPort hat einen Ausgangseintrag angelegt und versucht den Versand. Warten Sie die Rückmeldung ab.
Gesendet: Ein Versandzeitpunkt wurde gespeichert; die Nachricht erscheint im persönlichen Ausgang und gegebenenfalls in der Akten-Zeitleiste.
Als Duplikat erkannt: Eine kürzlich bereits versendete oder angestoßene Nachricht wird nicht erneut übertragen. Prüfen Sie den vorhandenen Ausgangseintrag.
Fehlgeschlagen: Der Ausgangseintrag enthält eine Fehlermeldung. Korrigieren Sie Konto, Empfänger oder Anhang und starten Sie erst dann einen neuen Versuch.
Entwurf: Die technische Entwurfsablage kennt Anlegen, Aktualisieren und Löschen. Der aktuelle Browser-Arbeitsbereich bindet diesen Lebenszyklus jedoch noch nicht vollständig ein.
KI-Vorschlag: Editierbarer Text ohne Versandwirkung; erst Ihre bewusste Übernahme und Senden löst einen Versand aus.

Was im Hintergrund passiert

Bei einer aktenbezogenen Nachricht prüft NeuraPort zunächst Ihren Zugriff auf die Akte. Der Ausgangseintrag trägt Mandant, aktuelle Organisationseinheit und Benutzer. Datenbankregeln schirmen E-Mail-Daten zusätzlich pro Benutzer ab. Gesendete Nachrichten und Entwürfe werden dadurch nicht zu einem gemeinsamen Team-Postfach.

Für den Versand wird zuerst ein aktives persönliches Konto der aktuellen Organisationseinheit gesucht. Ein klassisches Konto versendet über SMTP; ein verbundenes Microsoft-Konto über Microsoft 365 und legt die Nachricht dort zusätzlich unter den gesendeten Elementen ab. Ist kein passendes persönliches Konto technisch nutzbar, kann die Serverkonfiguration auf ein zentrales SMTP-Relay zurückfallen. Die normale Oberfläche verlangt im E-Mail-Arbeitsbereich dennoch ein verbundenes persönliches Konto. Resend ist dabei höchstens die technische Relay-Konfiguration, nicht die Versandentscheidung des Sachbearbeiters.

Neue Anhänge werden in einem mandanten- und benutzerbezogenen Ausgangsbereich abgelegt, auf Dateiendung, Inhaltstyp, Größe und Malware geprüft und danach am Ausgang protokolliert. Beim SMTP- oder Microsoft-Versand werden Anhänge binär übertragen. Bei Vorlagen werden Inhalt und automatische Anlagen beim Versand nochmals aus den aktuellen Aktendaten ermittelt.

Vor dem Versand setzt NeuraPort für kurze Zeit eine Duplikatsperre aus Akte, Vorlagentyp, Empfänger und Betreff. Das verhindert versehentliche Doppelklicks, unterscheidet in diesem Zeitfenster aber nicht nach Nachrichtentext, CC oder Anhängen. Ändern Sie deshalb bei einer bewusst zweiten Nachricht den Betreff eindeutig und kontrollieren Sie den Ausgang.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Bitte zuerst ein E-Mail-Konto verbinden	Im Arbeitsbereich ist kein aktives persönliches Konto verfügbar	Öffnen Sie Einstellungen → E-Mail-Konten, verbinden oder aktivieren Sie das richtige Konto und führen Sie den Kontotest aus
E-Mail-Konto unvollständig konfiguriert	SMTP-Zugang oder Microsoft-Verbindung ist unvollständig beziehungsweise abgelaufen	Konto prüfen, neu verbinden und danach erneut testen
Keine Berechtigung oder Senden nicht möglich	`emails:CREATE`, schreibbare Modullizenz oder Aktenzugriff fehlt	Rolle, Lizenz, aktuelle Organisationseinheit und Aktenzuordnung durch einen Administrator prüfen lassen
Keine Berechtigung für Rechnungsdaten	Rechnungsvorlage ohne globale Finanzfreigabe gewählt	Freigabe einholen oder eine andere, fachlich passende Nachricht verwenden
Mindestens ein Anhang erforderlich	Anhangsversand ohne gültige Datei gestartet	Eine zulässige Datei auswählen oder den normalen Versand ohne Anhang verwenden
Maximal 20 Anhänge erlaubt	Neue und übernommene Anlagen überschreiten zusammen das Limit	Anlagen reduzieren oder auf mehrere fachlich eindeutig bezeichnete Nachrichten verteilen
Anhang wurde vom Malware-Scan blockiert	Sicherheitsprüfung hat die Datei abgewiesen	Nicht umgehen; Datei aus vertrauenswürdiger Quelle neu erzeugen und intern prüfen lassen
Nachricht wird als bereits angestoßen behandelt	Gleiche Akte, Empfänger, Betreff und Vorlage wurden kurz zuvor verwendet	Ausgang prüfen; nur bei fachlich notwendiger zweiter Mail den Betreff eindeutig ändern
Entwurf gespeichert (Demo), aber kein weiterbearbeitbarer Entwurf	Die sichtbare Schaltfläche ist noch nicht an die technische Entwurfsablage angebunden	Text außerhalb von NeuraPort sicher zwischenspeichern; nicht auf die Demo-Bestätigung verlassen
Allen antworten übernimmt nicht alle Beteiligten	Der aktuelle Verfassen-Dialog setzt nur den Absender als Hauptempfänger	Ursprüngliche Empfänger und CC manuell anhand der Eingangsmail ergänzen
Vorlage zeigt CC oder entfernten Auto-Anhang, Versand übernimmt die Änderung aber nicht	Aktuelle Vorlagenoberfläche übergibt diese Änderungen nicht vollständig	Vorlagenmail abbrechen und bei erforderlicher Kontrolle eine freie Nachricht mit bewusst gewählten Anlagen senden
KI liefert keinen Vorschlag	KI-Dienst ist nicht freigegeben oder vorübergehend nicht verfügbar	Nachricht manuell verfassen; niemals auf einen nicht sichtbaren KI-Entwurf warten oder automatisch senden