Organisationen plattformweit provisionieren

Zweck und Einsatzbereich

Unter Einstellungen → Organisation & Billing kann ein Plattformadministrator Organisationen auswählen, neu provisionieren und deaktivieren oder reaktivieren. Für die ausgewählte Organisation zeigt die Plattformsicht unter anderem Plan, Status, Zahl aktiver Benutzer, Zahl nicht archivierter Akten sowie ihre Organisationseinheiten (OE) an. In der Oberfläche heißen diese Einheiten teilweise Mandant oder Standort; sie bleiben jedoch Untereinheiten derselben Organisation.

Die Organisationsanlage ist ein zusammenhängender Bootstrap-Vorgang. Sie erzeugt eine aktive Organisation, eine aktive Standard-OE Hauptmandant, einen Vertrag mit Benutzergrenze, einen Billing-Grunddatensatz, eine initiale Modulfreigabe und ein erstes Administratorkonto mit erzwungenem Passwortwechsel. Das ist keine vollständige Kundeninbetriebnahme: reale Kontakt- und Abrechnungsdaten, die endgültige Administratoridentität, Module, OE-Freigaben und Sicherheitsvorgaben müssen anschließend getrennt geprüft werden.

Die aktuelle Plattformsicht bietet keinen belegten Editor für Namen, Slug, Kontaktfelder oder Plan einer bestehenden Organisation und keinen Editor für Name, Slug, Kennung oder Standardstatus einer bestehenden OE. Serverseitig vorbereitete Änderungsmöglichkeiten sind daher kein regulärer Bedienweg. Diese Seite beschreibt ausschließlich die sichtbaren Aktionen Organisation erstellen, Mandant anlegen, Deaktivieren und Reaktivieren.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Sie benötigen ein aktives, ausdrücklich als Plattformadministrator eingerichtetes und – soweit angefordert – per E-Mail bestätigtes Plattformkonto. Eine Mandantenrolle wie ADMIN oder MANAGER genügt nicht.
Provisionieren Sie produktive Organisationen nur auf Grundlage eines freigegebenen Auftrags mit eindeutigem Namen, dauerhaftem Slug, vereinbartem Lizenzumfang, Benutzergrenze und verantwortlicher Kundenadministration.
Verwenden Sie für Übungen ausschließlich eine vollständig isolierte Demo- oder Testumgebung. Diese Anleitung löst keine produktive Anlage aus.
Legen Sie das initiale Passwort in einem freigegebenen Passwortmanager an und übermitteln Sie es getrennt vom Kontonamen. Es wird in der Maske verdeckt und nicht im Organisations-Auditwert gespeichert.
Ein Plattformkonto besitzt keinen normalen Mandanten- und OE-Kontext. Die plattformweite Verwaltungsfreigabe ist ein kontrollierter Sonderzugang; sie verleiht keinen allgemeinen Zugriff auf operative Kundenakten.

Die Plattformaktion selbst benötigt keine fachliche Produktlizenz. Die neu angelegte Kundenorganisation erhält jedoch nur den systemseitigen Ausgangsumfang. Weitere Module und die tatsächliche Benutzergrenze werden getrennt unter Produkte & Lizenzen verwaltet. Eine Modulfreigabe auf Organisationsebene genügt noch nicht: Das Modul muss auch für die betreffende OE aktiviert sein und der Benutzer benötigt Zuweisung und Rollenrecht.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Organisation anlegen

Öffnen Sie Einstellungen → Organisation & Billing und vergewissern Sie sich am Hinweis Plattformsicht, dass Sie nicht in einem Kundenkonto arbeiten.
Stimmen Sie Name und Slug vorab ab. Der Slug wird kleingeschrieben und ist nach der Anlage in der sichtbaren Maske nicht änderbar.
Tragen Sie unter Neue Organisation anlegen den Organisationsnamen, den Slug und ein starkes initiales Admin-Passwort ein.
Beachten Sie die aktuelle Grenze: Die Oberfläche fragt keine reale Admin-E-Mail-Adresse und keinen Personennamen ab. Sie erzeugt aus dem Slug eine technische lokale Admin-Adresse und feste Platzhalternamen. Verwenden Sie diesen Bootstrap-Zugang nicht als dauerhafte persönliche Identität.
Wählen Sie Organisation erstellen genau einmal. Wechseln oder laden Sie die Seite während der Verarbeitung nicht neu.
Prüfen Sie anschließend, ob die neue Organisation ausgewählt ist und Aktiv, genau einen Benutzer sowie die Standard-OE Hauptmandant zeigt.
Melden Sie sich kontrolliert mit dem Bootstrap-Konto an, führen Sie den erzwungenen Passwortwechsel aus und richten Sie über die vorgesehene Benutzerverwaltung eine namentlich zuordenbare Kundenadministration ein. Deaktivieren Sie den technischen Bootstrap-Zugang erst, nachdem der Ersatz getestet und freigegeben ist.
Prüfen und dokumentieren Sie Vertrag, Benutzerlimit, Module und OE-Aktivierungen. Für eine normale Organisation sind als Ausgangswert ein Standardvertrag mit zehn Benutzern und nur das KI-Automatisierungsmodul vorgesehen. Verlassen Sie sich nicht auf den sichtbaren Plan-Badge allein.

Namen oder Slugs, die die Zeichenfolge „demo“ enthalten, lösen derzeit automatisch eine Sonderprovisionierung mit Enterprise-Ausgangswert, Benutzerlimit 100 und allen Modulen aus. Verwenden Sie diese Benennung niemals versehentlich für einen produktiven Kunden. Der Name ist kein belastbarer Vertragsnachweis; kontrollieren Sie den Lizenzstand nach jeder Anlage separat.

Weitere Organisationseinheit anlegen

Wählen Sie oben zuerst die richtige Organisation. Kontrollieren Sie Name, Status und vorhandene OEs, bevor Sie fortfahren.
Tragen Sie unter Mandanten / Standorte einen eindeutigen Namen und Slug ein.
Wählen Sie Mandant anlegen genau einmal.
Prüfen Sie, ob die neue OE als Aktiv erscheint. Ihre Kennung wird aus den ersten drei Zeichen des Namens abgeleitet; der sichtbare Weg bietet keine manuelle Korrektur.
Aktivieren Sie die vertraglich vorgesehenen Module anschließend je OE und weisen Sie Benutzer bewusst zu. Bei normalen Organisationen werden Modulzeilen für eine neue OE angelegt, aber nicht automatisch freigeschaltet. Bei einer als Demo erkannten Organisation werden sie automatisch aktiviert.

Organisation oder Organisationseinheit deaktivieren

Wählen Sie die richtige Organisation beziehungsweise Nicht-Standard-OE und sichern Sie den freigegebenen Änderungsauftrag außerhalb der Maske.
Prüfen Sie bei einer OE vorab alle aktuell dort arbeitenden Benutzer und bestimmen Sie eine fachlich zulässige Ausweich-OE. Das System kann betroffene Benutzer automatisch auf eine andere aktive OE umsetzen und dabei eine neue OE-Zuweisung ergänzen.
Wählen Sie Organisation deaktivieren oder bei der OE Deaktivieren und bestätigen Sie die Rückfrage.
Prüfen Sie den angezeigten Status nach dem Neuladen. Bei einer Organisationsdeaktivierung bleiben Daten erhalten, offene Mitarbeitersitzungen werden widerrufen und weitere normale Anmeldung beziehungsweise Nutzung wird gesperrt.
Prüfen Sie nach einer OE-Deaktivierung die aktive OE und die OE-Zuweisungen aller betroffenen Benutzer. Verlassen Sie sich nicht allein auf die Erfolgsmeldung.
Verwenden Sie Reaktivieren nur mit freigegebenem Auftrag. Die Reaktivierung stellt den Status wieder auf aktiv; sie ersetzt keine erneute Prüfung von Vertrag, Modulen, Benutzerkonten, OE-Zuweisungen oder Sicherheitseinstellungen.

Die Standard-OE Hauptmandant kann in der sichtbaren Oberfläche nicht deaktiviert werden. Serverseitig muss außerdem mindestens eine andere aktive OE als Ausweichziel verbleiben.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Organisation	Ja für Bearbeitung	Zielorganisation der Plattformsicht	Aus der plattformweiten Liste wählen; vor jeder Aktion erneut kontrollieren.
Organisationsname	Ja bei Anlage	Eindeutiger Anzeigename der neuen Organisation	2 bis 255 Zeichen; wird getrimmt und muss plattformweit eindeutig sein. In der sichtbaren Maske später nicht bearbeitbar.
Slug	Ja bei Anlage	Dauerhafte technische Kurzbezeichnung	2 bis 100 Zeichen; wird getrimmt und kleingeschrieben und muss plattformweit eindeutig sein. Keine sichtbare Zeichenformatprüfung oder spätere Bearbeitung; vorab nur einen freigegebenen stabilen Wert verwenden.
Initiales Admin-Passwort	Ja bei Anlage	Startpasswort des technischen Bootstrap-Administrators	Mindestens 12 Zeichen, mindestens ein Großbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen; höchstens 72 UTF-8-Bytes. Nach erster Anmeldung muss es geändert werden.
Bootstrap-Admin-Adresse	Systemseitig	Technische, aus dem Slug abgeleitete lokale Adresse des ersten ADMIN	In der sichtbaren Anlage nicht editierbar und nicht als erreichbare reale Mailbox belegt. Nicht als dauerhafte Personenidentität verwenden.
Plan	Systemseitig bei Anlage	Sichtbare Planbezeichnung der Organisation	Die Oberfläche setzt Starter. Der wirksame Vertrag und seine Module sind getrennt zu prüfen.
Hauptmandant	Systemseitig bei Anlage	Aktive Standard-OE der neuen Organisation	Name Hauptmandant, Slug hauptmandant, Kennung HQ; nicht über den sichtbaren Statusschalter deaktivierbar.
Benutzerlimit	Systemseitig bei Anlage	Grenze für aktive interne Benutzer	Normaler Ausgangswert 10, Demo-Sonderwert 100; nicht in diesem Anlageformular änderbar. Eine spätere Absenkung deaktiviert bestehende Benutzer nicht automatisch.
Neuer Standortname	Ja bei OE-Anlage	Anzeigename einer zusätzlichen OE	2 bis 255 Zeichen; wird getrimmt. Gleicher Name oder Slug wird bei der Anlage abgewiesen.
OE-Slug	Ja bei OE-Anlage	Innerhalb der Organisation eindeutige OE-Kurzbezeichnung	2 bis 100 Zeichen; wird getrimmt und kleingeschrieben; innerhalb der Organisation eindeutig.
OE-Kennung	Systemseitig	Kurze sichtbare Kennung der neuen OE	Wird aus den ersten drei Zeichen des eingegebenen Namens in Großbuchstaben gebildet; im sichtbaren Anlageweg nicht editierbar.
Organisationsstatus	Systemseitig	Aktiv oder Deaktiviert	Statuswechsel verlangt eine Bestätigung; Deaktivierung erhält Daten und widerruft offene Mitarbeitersitzungen.
OE-Status	Systemseitig	Aktiv oder Inaktiv	Nur Nicht-Standard-OEs besitzen den sichtbaren Schalter. Beim Deaktivieren muss eine andere aktive OE verbleiben.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgangszustand	Aktion	Ergebnis und Grenze
Organisation	Nicht vorhanden	Organisation erstellen	Aktive Organisation mit Hauptmandant, Vertrag, Billing-Grunddatensatz, Ausgangsmodulen und technischem ADMIN wird angelegt.
Normale Organisation	Neu und aktiv	Lizenzprüfung	Standardvertrag, Benutzerlimit 10 und KI-Automatisierung als Ausgangsumfang; weitere Module sind nicht automatisch gebucht.
Als Demo erkannte Organisation	Neu und aktiv	Automatische Sonderprovisionierung	Enterprise-Ausgangswert, Benutzerlimit 100 und alle Module werden aktiviert; die Erkennung erfolgt derzeit allein über Name oder Slug.
Organisation	Aktiv	Organisation deaktivieren und bestätigen	Status wird deaktiviert, Daten bleiben erhalten, offene Mitarbeitersitzungen werden widerrufen.
Organisation	Deaktiviert	Organisation reaktivieren und bestätigen	Status wird aktiv; Vertrag, Module und Konten werden nicht automatisch neu freigegeben oder geprüft.
Zusätzliche OE	Nicht vorhanden	Mandant anlegen	Aktive Nicht-Standard-OE wird angelegt; bei normaler Organisation sind ihre Module zunächst nicht freigeschaltet.
Nicht-Standard-OE	Aktiv	Deaktivieren und bestätigen	OE wird inaktiv; aktuell betroffene Benutzer werden auf eine aktive Ausweich-OE gesetzt und gegebenenfalls dieser neu zugewiesen.
Nicht-Standard-OE	Inaktiv	Reaktivieren	OE wird aktiv; frühere Benutzerzuweisungen oder aktuelle Arbeitskontexte werden nicht automatisch wiederhergestellt.
Hauptmandant	Aktiv	Deaktivierung versucht	Aktion ist in der Oberfläche nicht angeboten und serverseitig abgewiesen.

Was im Hintergrund passiert

Die Anlage prüft zunächst, ob Name oder Slug bereits plattformweit vorhanden sind. Organisation, Hauptmandant, Vertrag, Billing-Grunddatensatz, Module, OE-Modulzeilen und Bootstrap-Administrator entstehen im selben fachlichen Ablauf. Der Administrator erhält die Standardrolle ADMIN, beide Rechte zur Ocean-Aktenanlage, die Hauptmandant-Zuweisung und die Pflicht zum Passwortwechsel. Ein Erstellungsereignis enthält Organisations-, Plan-, Hauptmandant- und Admin-Adressdaten, aber nicht das Passwort.

Die Datenbank trennt operative Mandantentabellen über Mandantenrichtlinien. Die Organisations- und OE-Steuerung verwendet zusätzlich serverseitige Plattformrollen- und Zielorganisationsprüfungen; Organisationseinheiten selbst besitzen wegen des Anmelde-Bootstraps keine gleichartige Datenbankzeilenrichtlinie. Deshalb ist die Plattformrolle besonders schutzbedürftig. Produktmodule bleiben für ein reines Plattformkonto dennoch ohne normalen Mandantenkontext gesperrt.

Beim Deaktivieren einer Organisation werden offene Mitarbeitersitzungen widerrufen. Außerdem wird der inaktive Organisationsstatus bei Anmeldung, Tokenprüfung und Sitzungserneuerung kontrolliert. Beim Deaktivieren einer OE wählt das System eine andere aktive OE – bevorzugt die Standard-OE – und setzt betroffene Benutzer dorthin um. Wenn die Zuweisung fehlt, ergänzt es sie automatisch. Diese Scope-Erweiterung ist sicherheitsrelevant und muss nach der Aktion kontrolliert werden.

Nur die Organisationsanlage besitzt derzeit einen eigenen Änderungsprotokolleintrag. Änderungen an Organisation oder OE, Statuswechsel und die automatische Benutzerumsetzung werden im geprüften Ablauf nicht vollständig mit Akteur sowie Alt-/Neuwert auditiert. Führen Sie deshalb bis zur technischen Schließung ein extern freigegebenes Betriebsprotokoll und prüfen Sie Zuweisungen nach jeder Deaktivierung.

Die sichtbare Anlage besitzt keinen eigenen Fehlerhinweis für fehlgeschlagene Organisations- oder OE-Erstellung. Auch ein fehlgeschlagener Ladevorgang wird nicht klar von einer leeren Liste getrennt. Wählen Sie bei unklarem Zustand nicht erneut Erstellen, sondern laden Sie die Ansicht neu und suchen Sie anhand des abgestimmten Namens und Slugs nach dem Ergebnis.

Automatisierte Tests belegen, dass normale Mandantenbenutzer die plattformweite Organisationsliste nicht lesen dürfen und dass ein Plattformkonto dafür vorgesehen sowie vor E-Mail-Bestätigung gesperrt ist. Ein Servicetest belegt außerdem den Ausgangszugriff auf KI-Automatisierung nach der Organisationsanlage. Nicht gezielt abgedeckt sind der vollständige Browserablauf, atomare Fehlerbehandlung der Anlage, Organisation-/OE-Änderung und -Deaktivierung, Auditvollständigkeit, parallele identische Anlagen, Demo-Erkennung sowie Benutzer-Fallback und Rollback.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Nur Plattform-Administratoren erlaubt	Das Konto besitzt keine echte Plattformfreigabe.	Mit autorisiertem Plattformkonto arbeiten; keine Mandantenrolle als Ersatz verwenden.
Nach Organisation erstellen erscheint keine Meldung	Die sichtbare Anlage zeigt keinen eigenen Fehlerzustand; Passwort, Name, Slug oder technische Admin-Adresse können abgewiesen worden sein.	Nicht erneut klicken. Neu laden, nach Name und Slug suchen und bei fehlendem Ergebnis Werte und Betriebsprotokoll prüfen.
Organisation mit gleichem Namen oder Slug existiert bereits	Name oder Slug ist schon vergeben oder ein vorheriger Versuch war erfolgreich.	Bestehende Organisation prüfen; keinen abweichenden Zweit-Slug ohne fachliche Freigabe anlegen.
Passwort wird abgewiesen	Längen- oder Komplexitätsregel ist nicht erfüllt.	Neues eindeutiges Passwort mit mindestens 12 Zeichen, Großbuchstabe, Zahl und Sonderzeichen im Passwortmanager erzeugen.
Bootstrap-Admin erhält keine E-Mail	Die sichtbare Anlage erzeugt eine technische lokale Adresse, keine eingegebene reale Mailbox.	Zugang kontrolliert manuell übergeben und danach eine namentlich zuordenbare Kundenadministration einrichten.
Neue Organisation besitzt unerwartet alle Module und Limit 100	Name oder Slug enthält „demo“ und hat die Sonderprovisionierung ausgelöst.	Nicht produktiv weiterarbeiten; Lizenz- und Mandanteneinrichtung durch Plattformbetrieb prüfen und Fehlanlage kontrolliert behandeln.
Neue Organisation besitzt nur KI-Automatisierung	Das ist der normale Ausgangsumfang der Provisionierung.	Vertrag und benötigte Module separat unter Produkte & Lizenzen freigeben und anschließend je OE aktivieren.
Mandant mit gleichem Namen oder Slug existiert bereits	OE-Name oder OE-Slug kollidiert innerhalb der ausgewählten Organisation.	Zielorganisation und vorhandene OEs prüfen; abgestimmten eindeutigen Wert verwenden.
Neue OE ist sichtbar, Fachmodul aber nicht	Neue OE-Modulzeilen sind bei normalen Organisationen nicht automatisch aktiviert.	Modulvertrag und OE-Aktivierung durch berechtigte Administration prüfen.
Der Hauptmandant kann nicht deaktiviert werden	Die Standard-OE ist als dauerndes Ausweichziel geschützt.	Andere OE deaktivieren oder zunächst einen fachlich freigegebenen Standardwechsel über einen dafür vorgesehenen Verwaltungsweg klären.
Es muss mindestens ein aktiver Mandant verbleiben	Für die Deaktivierung fehlt eine andere aktive Ausweich-OE.	Zuerst eine gültige aktive OE bereitstellen und Zuweisungen prüfen.
Benutzer sieht nach OE-Deaktivierung unerwartet eine andere OE	Das System hat den aktuellen Arbeitskontext auf eine Ausweich-OE gesetzt und gegebenenfalls die Zuweisung ergänzt.	Zugriff sofort fachlich prüfen, unzulässige Scope-Erweiterung melden und nicht ungeprüft weiterarbeiten.
Organisation ist reaktiviert, Zugriff bleibt gesperrt	Sitzung blieb widerrufen oder Vertrag, Modul, OE beziehungsweise Benutzerkonto ist weiterhin nicht aktiv.	Neu anmelden und alle getrennten Freigabestufen kontrollieren.
Bestehender Name, Slug oder OE-Kennung soll geändert werden	Der aktuelle sichtbare Plattformweg bietet dafür keinen Editor.	Nicht über technische Nebenwege ändern; Änderung als kontrollierte Betriebsaufgabe mit Migrations- und Auswirkungsprüfung behandeln.