Aktendokumente hochladen, herunterladen und versionieren

Zweck und Einsatzbereich

Im Reiter Dokumente einer gespeicherten Seefrachtakte verwalten Sie die Unterlagen genau dieses Vorgangs. Sie können Dateien hochladen, systemseitig erzeugte Dokumente und empfangene E-Mail-Anhänge erkennen, aktuelle Dateien herunterladen, PDF-Dateien in einem neuen Fenster ansehen und den Versionsverlauf öffnen.

Eine neue Datei beginnt als Version 1. Eine weitere hochgeladene oder neu erzeugte Fassung wird zur aktuellen Version; ältere Fassungen bleiben im Versionsverlauf auswählbar. Eine frühere Version kann wieder zur aktuellen Fassung gemacht werden. Die Funktion ist von den zentralen Kundendokumenten zu unterscheiden: Kundendokumente gelten für mehrere Akten eines Kunden, Aktendokumente ausschließlich für die geöffnete Akte.

Die Versionsfunktion ist im geprüften Stand kein revisionssicheres Archiv. Prüfen Sie deshalb nach jeder Erzeugung den Inhalt der aktuellen Fassung und laden Sie die benötigte Version zur Gegenkontrolle herunter. Bei abweichendem oder nicht eindeutig zuordenbarem Inhalt stoppen Sie den Vorgang. Aufbewahrung und Löschung müssen vor dem Produktiveinsatz intern abgenommen sein.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Akte muss gespeichert und für Ihren Benutzer erreichbar sein. Im regulären Ocean-Arbeitsplatz muss in der aktuell gewählten Organisationseinheit die zur Aktenrichtung passende Lizenz Ocean Export oder Ocean Import aktiv sein. Der Dokumentrouter prüft diese Richtung im geprüften Stand jedoch nicht eigenständig und akzeptiert auch ein anderes aktives Transportmodul. Verwenden Sie Upload und Versionierung deshalb nur aus dem fachlich lizenzierten Ocean-Arbeitsplatz. Ein reiner Lese- oder gesperrter Lizenzstatus erlaubt keine neuen Uploads oder Versionsänderungen.

Aktion	Erforderliches Recht
Dokumente und Versionsverlauf anzeigen	Dokumente lesen und Zugriff auf die Elternakte
Aktuelle Datei, ältere Version oder PDF-Vorschau öffnen	Dokumente lesen und Zugriff auf die Elternakte
Dokument hochladen oder aus Aktenwerten erzeugen	Dokumente anlegen
Neue Version hochladen, wiederherstellen, neu generieren, umbenennen, sperren oder entsperren	Dokumente bearbeiten
Dokument löschen	Dokumente löschen

Die Standardrollen ADMIN und MANAGER besitzen alle genannten Dokumentrechte. DISPATCHER kann lesen, anlegen und bearbeiten, aber nicht löschen. EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY besitzen standardmäßig nur das Leserecht. Individuelle Rollen können abweichen.

Die Hauptoberfläche richtet den gesamten Akteninhalt derzeit zusätzlich am Akten-Bearbeitungsrecht aus, nicht an jedem einzelnen Dokumentrecht. Dadurch können Benutzer mit Dokument-Leserecht die Liste laden, aber Schaltflächen wie Vorschau, Download oder Versionsverlauf deaktiviert vorfinden. Umgekehrt kann ein DISPATCHER die sichtbare Löschaktion erhalten, obwohl der Server sie korrekt mit fehlendem Löschrecht abweist. Maßgeblich ist immer die serverseitige Berechtigungsprüfung.

Mandant und Organisationseinheit werden über die zugehörige Akte geprüft. ADMIN und MANAGER dürfen Akten aller Einheiten ihres Mandanten erreichen. Andere Benutzer dürfen die aktuelle und ihre zusätzlich zugewiesenen Einheiten verwenden. Dokument- und Versions-IDs werden stets über die Elternakte autorisiert; eine bekannte ID umgeht diese Prüfung nicht. Plattformadministratoren haben über diesen Ablauf keinen normalen Zugriff auf Mandantendokumente.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Dokument hochladen

Wählen Sie Arbeitsbereich → Ocean Export → Akten oder Arbeitsbereich → Ocean Import → Import-Akten.
Öffnen Sie eine bereits gespeicherte Akte und wechseln Sie zu Dokumente.
Ziehen Sie die Datei in Dokument hochladen oder wählen Sie sie über den Dateidialog aus.
Wählen Sie den fachlich passenden Dokumenttyp. Verwenden Sie Sonstiges, wenn keine Kategorie sicher passt.
Prüfen oder ergänzen Sie den automatisch aus dem Dateinamen vorgeschlagenen Titel.
Wählen Sie Hochladen und warten Sie auf Dokument hochgeladen.
Kontrollieren Sie den neuen Listeneintrag und öffnen Sie die Datei einmal über Herunterladen oder bei PDF über PDF ansehen.
Prüfen Sie danach die Aktenfelder. Der Upload kann im Hintergrund eine Dokumentanalyse anstoßen und abhängig von den Einstellungen Werte in die Akte übernehmen; ein Fehler dieser Analyse verhindert den gespeicherten Upload nicht und wird in dieser Maske nicht gesondert gemeldet.

Für normale Uploads gilt serverseitig ein Limit von 10 MB. Verlässlich gemeinsam unterstützt sind PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG und JPEG. TXT ist serverseitig und per Drag-and-drop möglich. TIF und TIFF sind serverseitig zugelassen, werden von der aktuellen Auswahlprüfung der Oberfläche aber abgewiesen. Die Oberfläche nennt bei Drag-and-drop zusätzlich CSV, XML und WEBP; der Server akzeptiert diese Formate für Aktendokumente derzeit nicht.

Dokument ansehen und herunterladen

Suchen Sie den Eintrag in der nach Dokumentgruppen gegliederten Liste.
Wählen Sie bei einer PDF-Datei PDF ansehen, um eine Vorschau in einem neuen Browserfenster zu öffnen.
Wählen Sie Herunterladen, um die aktuelle Fassung lokal zu speichern.
Prüfen Sie den Dateinamen und öffnen Sie die gespeicherte Datei mit einer geeigneten Anwendung.

Die Vorschau ist ausschließlich für Dateien vorgesehen, deren Dateiname auf .pdf endet. Sie ist keine eigene freigegebene Dokumentfassung, sondern öffnet dieselben Dateidaten wie der Download. Browser- oder Popup-Schutz kann das neue Fenster blockieren.

Neue Version hochladen und wiederherstellen

Wählen Sie am Dokument Versionsverlauf.
Wählen Sie Neue Version hochladen.
Wählen Sie eine Datei und tragen Sie unter Was hat sich geändert? einen nachvollziehbaren Grund ein. Die Schnellwahl Kundenfreigabe ist nur ein Beschreibungstext und keine technische Freigabe oder Signatur.
Wählen Sie Als Version … hochladen. Die neue Fassung wird als Aktuell markiert; die bisherigen Fassungen bleiben gelistet.
Laden Sie eine ältere Version bei Bedarf über Herunterladen zur Kontrolle herunter.
Um eine ältere Fassung wieder zu verwenden, wählen Sie Wiederherstellen und bestätigen Sie den Dialog.

Beim Wiederherstellen wird die vorhandene ältere Versionszeile direkt als aktuell markiert; es entsteht keine zusätzliche Wiederherstellungsversion. Nach einer solchen Rückkehr kann die Oberfläche die nächste Version aus der aktuellen alten Nummer ableiten, während der Server die höchste vorhandene Nummer fortsetzt. Prüfen Sie deshalb die tatsächlich angezeigte Versionsnummer nach jedem Upload.

Laden Sie nach Möglichkeit nur dasselbe Dateiformat wie in der bisherigen Fassung hoch. Das aktuelle Versionsmodell speichert keinen eigenen MIME-Typ je Version und liefert Versionsdownloads technisch als PDF aus. Ein Wechsel beispielsweise von PDF zu DOCX kann daher zu einer falschen Dateitypangabe beim Download führen.

Dokument sperren, entsperren und löschen

Nach dem Statuswechsel einer Akte zu Zoll freigegeben kann NeuraPort für vorhandene Zollanmeldungsdokumente Jetzt sperren vorschlagen. Ein gesperrtes Dokument zeigt ein Schloss. Im Versionsverlauf kann ein Benutzer mit Bearbeitungsrecht Entsperren wählen.

Gesperrte Dokumente dürfen weder geändert noch gelöscht werden. Eine Entsperrung ist nur über den fachlich freigegebenen Prozess zulässig; bis zu dessen vollständiger interner Abnahme ist die Sperre kein Nachweis für elektronische Signatur, Legal Hold oder revisionssicheren Abschluss.

Verwenden Sie Löschen nur nach fachlicher und rechtlicher Freigabe. Aufbewahrungsfrist, Wiederherstellbarkeit und Löschbestätigung müssen im internen Betriebs- und Datenschutzkonzept abgenommen sein. Bei jeder Unklarheit bleibt das Dokument unverändert und die Administration entscheidet über das weitere Vorgehen.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Datei	Ja	Neue Unterlage oder neue Fassung eines vorhandenen Dokuments	Nicht leer; serverseitig höchstens 10 MB; Dateiendung und gemeldeter MIME-Typ müssen zugelassen sein.
Dokumenttyp	Beim ersten Upload ja	Fachliche Einordnung, zum Beispiel House B/L, VGM, Rechnung, Zollanmeldung oder Sonstiges	Die sichtbare Auswahlliste liefert gültige Typen. Ein frei übermittelter unbekannter Typ wird nicht als regulärer Typ unterstützt.
Titel	Beim ersten Upload ja	Bezeichnung in der Dokumentenliste	Wird aus dem Dateinamen vorgeschlagen; Datenbankgrenze 255 Zeichen, die aktuelle Maske begrenzt die Eingabe nicht vorab.
Dateiname	Systemseitig	Name beim Download und in der Dokumentenliste	Sonderzeichen werden bereinigt; sichtbare Bezeichnung und heruntergeladene Datei nach Änderungen gemeinsam prüfen.
Dateigröße	Systemseitig	Größe der aktuellen Datei beziehungsweise einzelnen Version	Anzeige in B, KB oder MB; 10-MB-Serverlimit auch dann, wenn die Versionsmaske 25 MB nennt.
Dokumentquelle	Systemseitig	Kennzeichnet systemseitig erzeugt, manuell hochgeladen oder aus E-Mail empfangen	System und Empfangen von … werden in der Liste sichtbar; keine Benutzerfreigabe.
Versionsnummer	Systemseitig	Laufende Nummer einer gespeicherten Fassung	Neue Fassungen sollen die höchste Nummer fortsetzen; nach Wiederherstellung kann die Vorhersage der Oberfläche abweichen.
Änderungsgrund	Bei manuellem Versionsupload in der Oberfläche ja	Beschreibung der Änderung im Versionsverlauf	Serverseitig optional und auf 500 Zeichen gespeichert; die Maske erzwingt einen Text, begrenzt ihn aber nicht vorab.
Aktuell	Systemseitig	Legt fest, welche Version die Dokumentliste und der normale Download verwenden	Wiederherstellen verschiebt das Kennzeichen auf eine vorhandene Version, ohne eine neue Version anzulegen.
Gesperrt	Systemseitig oder nach bestätigtem Vorschlag	Arbeitssperre für ausgewählte Versions- und Umbenennungsaktionen	Kein vollständiger Änderungs-, Lösch-, Signatur- oder Archivschutz.
Sperrgrund	Bei Sperraktion ja	Erläutert die Arbeitssperre	Serverseitig bis 500 Zeichen; in der Oberfläche wird für den Zollvorschlag ein fester Grund verwendet.
Notizen	Nein; beim Upload nicht sichtbar	Interne Ergänzungen und gegebenenfalls Zusammenfassung der Hintergrundanalyse	Die aktuelle Uploadmaske bietet kein Notizfeld.

Die Dateiprüfung kontrolliert Größe, Endung, den vom Client gemeldeten Inhaltstyp und den konfigurierten Malware-Scanner. Sie prüft nicht nachweisbar die fachliche Echtheit eines Dokuments und führt keine vollständige Dateiformat-Signaturprüfung durch. Bei verpflichtendem, aber nicht erreichbarem Scanner wird der Upload blockiert.

Status und mögliche Übergänge

Ausgangszustand	Aktion oder Ereignis	Ergebnis
Kein Dokument	Datei hochladen	Dokument und Version 1 werden angelegt; Version 1 ist Aktuell.
Kein Dokument dieses Systemtyps	Dokument erzeugen	PDF und Version 1 werden angelegt; der Eintrag trägt System.
Vorhanden, nicht gesperrt	Neue Fassung hochladen	Neue höchste Versionsnummer wird angelegt und Aktuell; ältere Versionen bleiben gelistet.
Vorhandenes Systemdokument	Erneut erzeugen	Neue Fassung wird angezeigt; Inhalt und Download müssen unmittelbar geprüft werden. Bei einer Abweichung Vorgang stoppen.
Ältere Version	Wiederherstellen	Diese vorhandene Version wird Aktuell; es entsteht keine neue Versionszeile.
Nicht gesperrt	Jetzt sperren nach Zollfreigabe	Dokument zeigt Gesperrt; mehrere Versionsaktionen werden blockiert.
Gesperrt	Entsperren	Sperrkennzeichen, Grund und Sperrzeit werden entfernt.
Gesperrt	Änderung oder Löschung angefordert	Vorgang stoppen und den dokumentierten Freigabeprozess verwenden.
Vorhanden	Löschen anfordern	Nur nach intern abgenommener Aufbewahrungs- und Löschregel fortfahren; andernfalls Vorgang stoppen.

Eine Freigabe-, Signatur-, Legal-Hold- oder Archivstatusfolge ist für Aktendokumente nicht belegt. Begriffe wie Kundenfreigabe in einem Änderungsgrund ändern keinen technischen Status.

Was im Hintergrund passiert

Dokumentzugriffe werden über die zugehörige Akte, den Mandanten und die freigegebene Organisationseinheit geprüft. Verschlüsselung im Ruhezustand, Datensicherung, Aufbewahrung und nachweisbare Löschung müssen für die konkrete Betriebsumgebung intern abgenommen sein.

Uploads werden vor der Übernahme anhand der zulässigen Größe und Formate sowie der konfigurierten Sicherheitsprüfung kontrolliert. Eine erfolgreiche Annahme ersetzt weder die fachliche Inhaltsprüfung noch einen revisionssicheren Archivprozess.

Nach Upload, Erzeugung, Wiederherstellung oder Umbenennung prüfen Sie die sichtbare Fassung und den zugehörigen Download. Stimmen Inhalt, Bezeichnung oder Versionszuordnung nicht eindeutig überein, verwenden Sie das Dokument nicht weiter und geben den Fall an die Administration.

Dokumentsperren sind im freigegebenen Prozess zu beachten. Aufbewahrung, Wiederherstellung und Löschung dürfen erst produktiv genutzt werden, wenn die internen fachlichen, rechtlichen und technischen Kontrollen dokumentiert abgenommen sind.

Die interne Abnahme muss Verantwortlichkeit, Nachweisführung und Eskalationsweg eindeutig benennen.

Ein manueller Upload kann zusätzlich die konfigurierte Dokument-KI aufrufen. Abhängig von der Freigabekonfiguration kann sie beispielsweise Buchungs-, Fahrplan-, VGM-, Zoll- oder Ladungswerte in die Akte übernehmen. Die Analyse läuft bestmöglich; ein interner Analysefehler wird verworfen, während das Dokument gespeichert bleibt.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Bitte Akte zuerst speichern, um Dokumente zu verwalten.	Die Akte besitzt noch keine ID.	Akte mit zulässigen Pflichtfeldern speichern und den Reiter erneut öffnen.
Schaltflächen sind trotz Leserecht deaktiviert	Die Hauptoberfläche deaktiviert den Akteninhalt ohne Akten-Bearbeitungsrecht.	Dokumentrechte und Aktenrecht administrativ prüfen; keinen Schreibzugriff nur für den Download vergeben, sondern UI-Lücke melden.
Löschen ist sichtbar, endet aber mit 403	Die Rolle darf Dokumente bearbeiten, aber nicht löschen; dies betrifft standardmäßig DISPATCHER.	Löschung durch MANAGER oder ADMIN fachlich prüfen lassen; sichtbare Aktion nicht wiederholt ausführen.
Dokumentaktion ist trotz fehlender passender Ocean-Lizenz erreichbar	Der Dokumentrouter akzeptiert derzeit auch ein anderes aktives Transportmodul und prüft die Aktenrichtung nicht selbst.	Aktion nicht ausführen; Lizenzzuordnung korrigieren und die fehlende serverseitige Richtungsprüfung als Produktlücke melden.
Dateityp nicht erlaubt	Oberfläche und Server unterstützen derzeit nicht dieselbe Formatliste oder Endung/MIME-Typ passen nicht.	Bevorzugt PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, PNG, JPG oder JPEG verwenden. Datei nicht lediglich umbenennen.
Version unter 25 MB wird trotzdem abgewiesen	Die Versionsmaske nennt 25 MB, serverseitig gelten 10 MB.	Datei auf höchstens 10 MB reduzieren und erneut auswählen.
Datei wurde vom Malware-Scan blockiert	Schadsoftware, Testsignatur, fehlender Pflichtscanner, Timeout oder Scannerfehler verhindert den Upload.	Datei nicht umgehen oder umbenennen; Quelle und Scannerbetrieb durch Administration beziehungsweise Security prüfen lassen.
Upload bleibt trotz erfolgreicher Dokumentanalyse unklar	Die Hintergrundanalyse meldet ihren Fehler nicht in dieser Maske.	Dokument öffnen, Aktenfelder und KI-Provenienz fachlich kontrollieren; bei Abweichung nicht automatisch weiterarbeiten.
Popup wurde blockiert oder PDF-Vorschau öffnet nicht	Browser verhindert das neue Fenster oder das Ticket konnte nicht geladen werden.	Popups für die vertrauenswürdige NeuraPort-Domain zulassen oder Herunterladen verwenden.
Download-Ticket ungültig oder abgelaufen	Ticket wurde bereits benutzt oder vor mehr als 15 Minuten erzeugt.	Über die Dokumentenliste ein neues Ticket erzeugen; alte URL nicht weiterverwenden.
Eine DOCX-/Bild-Version wird wie PDF behandelt	Versionsdownloads verwenden derzeit unabhängig vom tatsächlichen Format die PDF-Angabe.	Möglichst dasselbe Format je Dokument beibehalten und falsche Dateitypangabe als Produktlücke melden.
Dokument ist gesperrt	Neue Version, Wiederherstellung, Regenerierung oder Smart-Rename wurde für ein gesperrtes Dokument versucht.	Sperrgrund prüfen und nur mit fachlicher Berechtigung Entsperren.
Dokumenttyp … kann nicht automatisch regeneriert werden	Nur hinterlegte Systemdokumenttypen besitzen eine Regenerierungsvorlage.	Neue geprüfte Fassung manuell hochladen oder den vorgesehenen Erzeugungsweg verwenden.
Versionsnummer im Uploaddialog passt später nicht	Nach Wiederherstellung einer alten Version prognostiziert die Oberfläche von der aktuellen statt von der höchsten Nummer.	Nach dem Upload Versionsverlauf neu laden und die serverseitig vergebene Nummer verwenden.
Versionsinhalt oder Download ist nicht eindeutig	Die angezeigte Fassung stimmt nicht sicher mit dem erwarteten Freigabestand überein.	Dokument nicht als Nachweis verwenden, Vorgang stoppen und Versionszuordnung administrativ prüfen lassen.
Aufbewahrung oder Löschung ist nicht sicher bestätigt	Der interne Freigabe- und Nachweisprozess ist nicht vollständig abgenommen.	Keine Löschbestätigung ableiten und keine weitere Löschaktion ausführen; Administration und Datenschutz einbeziehen.