VGM erfassen und KI-gestützt übernehmen

Zweck und Einsatzbereich

Im Arbeitsbereich E-Mails unterstützt NeuraPort zwei getrennte KI-Funktionen: Bei einer als VGM-Daten oder VGM-Zertifikat erkannten Nachricht können Container, VGM-Gewichte und Methoden erneut extrahiert und in Container einer zugeordneten oder vorgeschlagenen Akte übernommen werden. Unabhängig vom Nachrichtentyp kann NeuraPort außerdem einen editierbaren KI-Antwortvorschlag erzeugen.

Die VGM-Übernahme ist eine interne Aktenänderung. Sie setzt am Container Gewicht, Methode, Zeitstempel und den Zustand VGM eingereicht und hinterlegt die E-Mail als Quelle. Sie übermittelt das VGM nicht an Reederei, Terminal, Hafenplattform oder einen anderen Provider. Eine externe VGM-Meldung ist ein eigener Schnittstellenprozess mit eigener Versand- oder Simulationsantwort.

Dieser Ablauf ist auch von der Dokumentfunktion Typ festlegen und KI neu analysieren zu unterscheiden. Hier wird die bereits eingegangene E-Mail einschließlich ausgelesener Anhänge analysiert; es wird weder ein Aktendokument neu klassifiziert noch der Dokumenttyp geändert.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Der Arbeitsbereich E-Mails muss erreichbar sein, die Nachricht muss im persönlichen Postfach der aktuell gewählten Organisationseinheit liegen und ein KI-Provider muss verfügbar sein. Für die sichtbaren Aktionen gelten:

Aktion	Erforderliches Recht oder Voraussetzung
Nachricht und vorhandene Analyse lesen	E-Mails lesen
KI-Antwort vorschlagen und später senden	E-Mails anlegen, AI Automation in der aktuellen Einheit und ein aktives E-Mail-Konto
VGM-Bereich in der Nachricht sehen	Akten bearbeiten und erkannter Nachrichtentyp VGM-Daten oder VGM-Zertifikat
Zielcontainer laden	Akte in der aktuellen Einheit lesen können
Organisationsweite KI-Automatisierung ändern	Organisationsadministration

Bei Standardrollen können insbesondere MANAGER, DISPATCHER und AIR_FREIGHT E-Mails anlegen; ADMIN besitzt die Rechte vollständig. EXECUTIVE und ACCOUNTANT besitzen standardmäßig nur das Leserecht und erhalten deshalb keinen KI-Antwortknopf. Bei eigenen Rollen sind die konkret zugewiesenen Rechte maßgeblich.

Bekannte Berechtigungsgrenze: Eine sichtbare VGM- oder KI-Aktion ist keine eigenständige Berechtigungszusage. Verwenden Sie den Arbeitsablauf ausschließlich über die freigegebene Oberfläche und nur mit fachlich autorisierter Rolle, Organisationseinheit und Lizenz. Vor der Produktivfreigabe muss die wirksame Rechteprüfung für E-Mail-, Akten-, VGM- und KI-Prozesse intern abgenommen werden.

Eine Nachricht wird nach Benutzer, Mandant und aktuell gewählter Organisationseinheit begrenzt. Prüfen Sie vor jeder Übernahme zusätzlich, dass Zielakte und Zielcontainer fachlich zusammengehören. Verwenden Sie ausschließlich die in der freigegebenen Oberfläche angebotene Auswahl; eine sichtbare oder bekannte Referenz allein bestätigt weder Zugriff noch korrekte Zuordnung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Automatisierung vor der Prüfung festlegen

Öffnen Sie Einstellungen → Allgemein und prüfen Sie Eingehende Mails automatisch vorbelegen.
Deaktivieren Sie die persönliche Vorbelegung, wenn erkannte VGM-Werte erst nach Sichtprüfung geschrieben werden sollen.
Lassen Sie durch die Organisationsadministration unter Einstellungen → KI-Automatisierung den Prozess VGM-Daten auf Nur nach Bestätigung setzen, wenn keine organisationsweite Sofortübernahme gewünscht ist.
Beachten Sie, dass die persönliche Vorbelegung die organisationsweite Einstellung Nur nach Bestätigung übersteuert. Bei Benutzern ohne gespeicherte Präferenz gilt sie derzeit standardmäßig als eingeschaltet.

Schon VGM extrahieren startet die vollständige E-Mail-Analyse erneut. Ist die persönliche Vorbelegung aktiv oder steht VGM-Daten auf Sofort ausführen, kann NeuraPort passende Werte bereits während dieser Analyse in die vorgeschlagene Akte schreiben. Die anschließend angezeigte Liste ist dann keine reine Vorschau mehr.

VGM aus einer Nachricht übernehmen

Öffnen Sie E-Mails und wählen Sie eine Nachricht mit Kennzeichnung VGM-Daten oder VGM-Zertifikat.
Prüfen Sie oberhalb der Nachricht, ob eine fest zugeordnete Akte oder nur ein KI-Zuordnungsvorschlag angezeigt wird. Öffnen Sie bei Zweifeln zuerst die Akte und vergleichen Sie Referenz und Container.
Wählen Sie VGM extrahieren beziehungsweise Erneut extrahieren.
Vergleichen Sie für jede Zeile Containernummer, Gewicht und Methode mit der Originalmail und dem Anhang. Das erkannte Wiegedatum wird in dieser Liste derzeit nicht angezeigt.
Bei nicht automatisch zugeordneten Zeilen wählen Sie bewusst einen Container der angezeigten Akte. Eine abweichende Containernummer wird dadurch nicht fachlich plausibilisiert.
Wählen Sie … übernehmen nur, wenn alle als zuordenbar markierten Zeilen richtig sind. Automatisch anhand der Containernummer zugeordnete Zeilen lassen sich in der aktuellen Oberfläche nicht einzeln abwählen; der Knopf übernimmt sie gemeinsam.
Öffnen Sie anschließend die Akte und kontrollieren Sie im Containerbereich VGM-Gewicht, Methode, Zeitstempel und Quelle gegen die Nachricht.
Führen Sie eine erforderliche externe VGM-Meldung getrennt aus und prüfen Sie dort ausdrücklich, ob das Ergebnis gesendet, simuliert oder fehlerhaft ist.

Ein grünes Zuordnungszeichen oder eine hohe Gesamtkonfidenz ersetzt keine fachliche Prüfung. Übernehmen Sie nur ein positives, plausibilisiertes Gewicht und das anhand des Originaldokuments bestätigte Verfahren SM1 oder SM2.

KI-Antwortentwurf verwenden

Öffnen Sie die gewünschte eingegangene Nachricht und wählen Sie KI-Antwort vorschlagen.
Wählen Sie Professionell, Freundlich oder Förmlich. Wenn Sie den Ton nach der ersten Erstellung ändern, wählen Sie zusätzlich Neu generieren.
Prüfen und bearbeiten Sie Betreff und Entwurf (editierbar). Gleichen Sie Termine, Aktennummer, Booking-, B/L- und VGM-Angaben mit der Akte ab.
Wählen Sie In Verfassen übernehmen. Dadurch werden Empfänger, Betreff und Text nur in das Verfassen-Panel kopiert; es wird noch nichts gesendet und kein serverseitiger Entwurf gespeichert.
Prüfen Sie Empfänger, Anhänge und Text erneut und senden Sie erst mit der separaten Versandaktion.

Das angezeigte Modell ist eine technische Modellbezeichnung, keine Garantie für den tatsächlich zuerst verwendeten Provider. Die angezeigte Konfidenz beträgt bei jedem nicht leeren Entwurf derzeit pauschal 80 Prozent und ist keine fachlich kalibrierte Qualitätsbewertung.

Feldreferenz

VGM-Extraktion und Zuordnung

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Zielakte	Für Übernahme ja	Fest zugeordnete oder von der KI vorgeschlagene Akte	Vor der Übernahme fachlich bestätigen; ein Vorschlag ist noch keine Aktenzuordnung.
Erkannte Containernummer	Für automatische Zuordnung ja	Nummer aus Mail oder Anhang	Vergleich erfolgt ohne Beachtung von Groß-/Kleinschreibung; keine vollständige ISO-6346-Prüfung in diesem Ablauf.
Zielcontainer	Für Übernahme ja	Container der in der Oberfläche geladenen Akte	Bei fehlendem Nummerntreffer manuell wählbar; Abweichung zum erkannten Wert bleibt zu prüfen.
VGM-Gewicht	Für Übernahme ja	Erkanntes verifiziertes Bruttogewicht in Kilogramm	Nur einen positiven, anhand des Zertifikats fachlich plausibilisierten Wert übernehmen.
VGM-Methode	Ja	Ermittlungsverfahren	Nur SM1 oder SM2 nach dem belegten Ermittlungsverfahren verwenden; die Vorbelegung SM1 fachlich prüfen.
Wiegedatum	Nein	Aus Mail oder Anhang erkanntes Datum	Kann extrahiert werden, wird in der VGM-Liste aber nicht angezeigt und bei der manuellen Übernahme nicht als eigenes Containerfeld gespeichert.
KI-Konfidenz	Automatisch	Gesamtkonfidenz der E-Mail-Analyse	Gilt nicht als geprüfte Feldkonfidenz für jede einzelne VGM-Zeile.
Quelle	Automatisch	Verweis auf die eingegangene E-Mail	Speichert E-Mail-ID, Containerangabe, Gewicht, Methode und Übernahmezeit; ersetzt keine Providerbestätigung.

KI-Antwortvorschlag

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Tonfall	Ja	Stilvorgabe für den Entwurf	Oberfläche bietet Professionell, Freundlich und Förmlich.
Sprache	Automatisch	Sprache des Entwurfs	In der Oberfläche fest auf Deutsch gesetzt.
Betreff	Vor Versand ja	Antwortbetreff	Wird aus dem Originalbetreff mit Re: gebildet und bleibt editierbar.
Entwurf	Für Übernahme ja	KI-generierter, frei editierbarer Antworttext	In Verfassen übernehmen ist bei leerem Text deaktiviert; Inhalt muss fachlich geprüft werden.
Modell	Automatisch	Angezeigte technische Modellbezeichnung	Kann bei Provider- oder Modell-Fallback die tatsächliche Verarbeitung nicht vollständig wiedergeben.
Konfidenz	Automatisch	Anzeige zur Antworterzeugung	Bei jedem nicht leeren Ergebnis pauschal 80 Prozent; nicht als Qualitätsfreigabe verwenden.
Empfänger	Automatisch vorbelegt	Absenderadresse der Originalmail	Erst im Verfassen-Panel endgültig prüfen; Übernahme versendet noch nichts.

Status und mögliche Übergänge

Die VGM-Übernahme und der Antwortentwurf besitzen getrennte Zustände:

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Nachricht nicht als VGM erkannt	E-Mail analysieren	Nachricht kann als VGM-Daten oder VGM-Zertifikat erkannt werden; der VGM-Bereich wird danach sichtbar.
VGM-Nachricht	VGM extrahieren	Ergebnisliste wird erzeugt; bei aktiver Automatisierung können passende Werte schon vorher geschrieben sein.
Erkannte Zeile ohne Treffer	Zielcontainer wählen	Zeile wird für die gemeinsame Übernahme als zuordenbar markiert.
Erkannte Zeilen mit Treffer	… übernehmen	Alle aktuell zuordenbaren Zeilen werden intern als VGM eingereicht und mit der Quellmail verknüpft.
Container VGM ausstehend	Mailübernahme erfolgreich	Container zeigt intern VGM eingereicht; kein externer Versandstatus entsteht.
Eingegangene Nachricht	KI-Antwort vorschlagen	Editierbarer Vorschlag wird angezeigt; nichts ist gesendet oder als Entwurf gespeichert.
Antwortvorschlag	In Verfassen übernehmen	Betreff und Text werden in das Verfassen-Panel kopiert.
Verfassen-Panel	Separate Versandaktion	Erst jetzt wird die E-Mail über das verbundene Konto versendet.

Die Mailübernahme stößt derzeit nicht denselben Folgeablauf wie die reguläre VGM-Eingabe am Container an: Offene VGM-Aufgaben werden nicht ausdrücklich erledigt und der Aktenstatus wird nicht neu ausgewertet. Prüfen Sie nach der Übernahme deshalb Container, Aufgabe und Aktenstatus getrennt.

Was im Hintergrund passiert

Bei der E-Mail-Analyse lädt NeuraPort nur die persönliche Nachricht des Benutzers im aktuellen Mandanten und in der aktuellen Organisationseinheit. Für die Aktenzuordnung werden bis zu 50 nicht archivierte Akten derselben Einheit mit Aktennummer, Booking- und B/L-Nummer als Kontext verwendet. An den konfigurierten externen KI-Dienst gehen Absender, Betreff, Datum, bis zu 3.000 Zeichen Nachrichtentext und dieser Aktenkontext.

Vor der normalen Mailanalyse und dem Antwortvorschlag entfernt ein reversibler Datenschutzfilter erkannte Personennamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN und Umsatzsteuer-IDs und setzt sie nach der Antwort lokal wieder ein. Das ist keine vollständige Anonymisierung. Firmennamen, EORI, Container-, Akten-, Booking- und B/L-Nummern, Häfen, Waren-, Betrags- und Datumsangaben bleiben für die Logistikanalyse erhalten.

Anhänge werden lokal in Text umgewandelt. PDFs werden bis höchstens 50 Seiten gelesen, schwach befüllte Seiten und Bilder nach Verfügbarkeit per OCR verarbeitet; je Anhang gehen höchstens 8.000 Textzeichen in einen Modellaufruf. Dabei werden E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBAN und Umsatzsteuer-IDs maskiert. Personennamen werden in diesem Anhangspfad jedoch nicht zusätzlich erkannt und können zusammen mit den bewusst erhaltenen Logistikdaten an den externen Provider gehen. Die Binärdatei selbst wird in diesem Ablauf nicht als Datei an den Provider übertragen.

Der gemeinsame KI-Client kann – abhängig von der zentralen Konfiguration – Portkey/Anthropic, Anthropic oder OpenAI-kompatible Anbieter einschließlich Gemini und MiniMax in einer Fallback-Kette nutzen. Die Antwortoberfläche zeigt keine verlässliche Providerprovenienz. Eine Zusage zu einem bestimmten Anbieter, Datenstandort oder einer ausschließlich europäischen Verarbeitung ist aus dieser Funktion allein nicht ableitbar.

Für automatische VGM-Übernahmen prüft der Hintergrundprozess die Lizenz AI Automation für die E-Mail-Einheit und das passende Ocean-Modul für die Zielakte. Die organisationsweite Regel VGM-Daten und die persönliche Einstellung Eingehende Mails automatisch vorbelegen steuern, ob passende Containernummern sofort beschrieben werden; die persönliche Einstellung übersteuert den manuellen Organisationsmodus. Gewicht, Methode und E-Mail-Herkunft werden am Container gespeichert, zusätzlich können KI-Herkunftsnachweise für Gewicht und Methode entstehen.

Der Antwortvorschlag kann operative Angaben aus der zugeordneten oder vorgeschlagenen Akte einbeziehen. Prüfen Sie daher vor der Erzeugung, dass Nachricht, Akte und Organisationseinheit fachlich und organisatorisch zusammengehören. Bei einer widersprüchlichen Zuordnung darf kein KI-Vorschlag erzeugt oder weiterverwendet werden; der Prozess muss vor der Produktivfreigabe intern geprüft sein.

Quellhinweise können Angaben aus einer eingegangenen Nachricht enthalten. Öffnen und verwenden Sie diese nur im fachlich autorisierten Aktenprozess, und melden Sie unerwartete oder fremde Quellinformationen sofort als Datenschutzbefund. Die wirksame Abgrenzung gemeinsam bearbeiteter Akten muss vor der Produktivfreigabe intern abgenommen werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
VGM-Bereich fehlt	Nachricht ist nicht als VGM-Daten oder VGM-Zertifikat erkannt oder Akten-Bearbeitungsrecht fehlt.	Nachricht fachlich prüfen, mit freigeschalteter KI analysieren lassen und Rechte kontrollieren.
E-Mail ist keiner Akte zugeordnet	Weder feste Zuordnung noch KI-Vorschlag ist vorhanden.	Nachricht zuerst über die freigegebene Oberfläche der richtigen Akte zuordnen.
VGM-Extraktion fehlgeschlagen	Provider, Lizenzkontext, Analyse oder Serveraufruf ist fehlgeschlagen.	AI-Automation-Freigabe und Providerstatus prüfen; Originalwerte nicht schätzen.
Keine VGM-Daten erkannt	Mailtext und auslesbare Anhänge liefern keine verwertbaren VGM-Zeilen.	Originalanhang, Scanqualität, Containernummer und Gewicht prüfen und VGM bei Bedarf regulär am Container erfassen.
Keine zuordenbaren Container	Kein erkannter Datensatz besitzt zugleich Zielcontainer und numerisches Gewicht.	Richtige Akte prüfen und nicht automatisch getroffene Zeilen bewusst zuordnen.
Falsche Zeile lässt sich nicht abwählen	Automatisch nach Nummer getroffene Zeilen werden gemeinsam übernommen.	Gesamtübernahme abbrechen und VGM-Werte einzeln im Containerbereich erfassen.
0 Container-VGM übernommen trotz Erfolg	Keine der vorbereiteten Zeilen konnte fachlich eindeutig übernommen werden.	Jeden Container in der aktuellen Einheit prüfen; Erfolgsmeldung nicht als Vollständigkeitsnachweis verwenden.
Gewicht oder Methode ist fachlich unzulässig	Der übernommene Wert wurde nicht ausreichend gegen das Original geprüft.	Wert sofort gegen Original prüfen und mit gültigem positiven Gewicht sowie SM1 oder SM2 korrigieren; Befund melden.
VGM-Aufgabe oder Aktenstatus bleibt offen	Mailübernahme startet den regulären Folgeprozess nicht.	Containerwert prüfen und Aufgabe beziehungsweise Status fachlich nachbearbeiten; nicht erneut blind übernehmen.
VGM ist intern eingereicht, extern aber unbestätigt	Mailübernahme ist keine Schnittstellenübermittlung.	Separaten Providerprozess ausführen und Versand-/Simulationsstatus kontrollieren.
KI-Antwortvorschlag fehlgeschlagen	AI Automation, Provider oder E-Mail-Recht fehlt beziehungsweise der Provideraufruf scheitert.	Lizenz, aktuelles Arbeitsgebiet, aktives Konto und Providerstatus prüfen; Antwort manuell verfassen.
Kein Entwurf erhalten — KI ggf. nicht verfügbar	Provider liefert keinen Text.	Keinen leeren Vorschlag übernehmen; Nachricht manuell beantworten.
Modell und Konfidenz wirken eindeutig	Modellanzeige bildet Fallback nicht zuverlässig ab; 80 Prozent sind pauschal.	Inhalt ausschließlich anhand von Originalmail und Akte freigeben.
Quelle zeigt unerwartete oder fremde Angaben	Nachricht und Akte sind möglicherweise fachlich oder organisatorisch falsch zugeordnet.	Angaben nicht weiterverwenden; Datenschutzbefund melden und Zuordnung durch eine autorisierte Stelle prüfen lassen.