Ratenanfragen, Angebote und Ausschreibungen steuern

Zweck und Einsatzbereich

Im CRM bearbeiten Sie unter Angebote manuelle Angebotsentwürfe. Unter Raten & Tender können Sie eine Strecke als Ratenanfrage speichern oder aus einer gültigen Einkaufsrate kalkulieren und daraus einen Angebotsentwurf erzeugen. Die Ansicht listet außerdem vorhandene Ausschreibungen und die Anzahl ihrer Fahrspuren.

Tarifverträge, Ratentabellen, Ratenzeilen und Zuschläge werden getrennt im Finanzarbeitsbereich unter Tarife gepflegt. Sie bilden die Datenbasis der Kalkulation. Ein gespeicherter Kalkulationsstand bleibt unverändert, auch wenn der zugrunde liegende Tarif später geändert wird.

Der geprüfte Ablauf ist noch keine vollständige Angebotskommunikation: Versenden kennzeichnet und sperrt den Entwurf, verschickt aber selbst weder eine E-Mail noch ein Angebotsdokument. Auch das Anlegen und Bearbeiten einer Ausschreibung oder ihrer Fahrspuren ist in Raten & Tender noch nicht als Bedienweg vorhanden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für Angebote und Raten & Tender muss das Modul CRM in der aktuellen Organisationseinheit freigeschaltet sein. Zusätzlich sind persönlicher CRM-Zugang und mindestens das CRM-Leserecht erforderlich. Anlegen und statusändernde Aktionen benötigen das CRM-Anlegerecht; Änderungen an einem Entwurf benötigen das CRM-Bearbeitungsrecht. Die Standardrolle CRM besitzt diese Rechte, während ein reiner Lesebenutzer nur lesen darf.

Die Oberfläche blendet die Schaltflächen jedoch nicht zuverlässig nach dem einzelnen Recht aus. Ein Benutzer mit CRM-Leserecht kann daher Neues Angebot, Als Ratenanfrage, Versenden oder → Akte sehen, obwohl NeuraPort die Aktion anschließend abweist. Sichtbarkeit ist keine Berechtigungszusage.

Ratenanfragen, Kalkulationen und Ausschreibungen werden dem Mandanten und einer Organisationseinheit zugeordnet. Normale Benutzer können dabei alle ihnen ausdrücklich zugewiesenen Einheiten erreichen; ADMIN und MANAGER können diese Objekte mandantenweit bearbeiten. Direkte Aufrufe prüfen den jeweiligen Datensatz oder bei einer Fahrspur ihre Ausschreibung gegen diesen Bereich.

Angebote weichen davon ab: Liste und direkte Aktionen verwenden ausschließlich die aktuell gewählte Organisationseinheit, auch für ADMIN und MANAGER. Wechseln Sie deshalb vor Angebotssuche, Statusaktion oder Aktenübergabe in die zuständige Einheit. Bei der Anlage wird die optionale Kunden-, Lead- oder Verkaufschancen-ID nicht noch einmal ausdrücklich gegen Mandant und Organisationseinheit aufgelöst. Verwenden Sie nur geprüfte Zuordnungen aus derselben Einheit; inkonsistente Referenzen müssen administrativ bereinigt werden.

Für Tarife ist zusätzlich das Modul Finanzen mit Finanz-Lese- beziehungsweise Anlegerecht erforderlich. Für → Akte muss das Angebot einen Kunden besitzen und der Benutzer persönlich eine Ocean-Export-Akte anlegen dürfen. Diese Voraussetzungen werden durch eine CRM-Freigabe allein nicht erfüllt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Ratenanfrage erfassen oder eine Rate kalkulieren

Öffnen Sie Arbeitsbereich → CRM → CRM Übersicht → Raten & Tender.
Wählen Sie OCEAN, AIR, ROAD oder RAIL.
Erfassen Sie Start, Ziel, optional Equipment / Service, anschließend Menge und Aufschlag in Prozent. Die beiden Zahlenfelder sind im geprüften Stand nicht beschriftet; Menge steht vor Aufschlag.
Wählen Sie Als Ratenanfrage, wenn zunächst eine offene Anfrage dokumentiert werden soll. Die Anfrage erscheint unter Offene Ratenanfragen.
Wählen Sie Kalkulieren, wenn eine passende gültige Einkaufsrate vorhanden ist.
Prüfen Sie Anbieter, Einkauf, Verkauf, Marge und jede Kalkulationsposition. Wählen Sie danach Angebotsentwurf, um den angezeigten Stand als Angebot zu speichern.

Als Ratenanfrage und Kalkulieren sind zwei getrennte Aktionen. Die Oberfläche verknüpft die gerade angelegte Ratenanfrage nicht automatisch mit der anschließenden Kalkulation. Die Liste Offene Ratenanfragen filtert zudem nicht belegt auf den Status Offen und zeigt den gespeicherten Status nicht an.

Angebot manuell anlegen und als versendet kennzeichnen

Öffnen Sie Angebote und wählen Sie Neues Angebot.
Ergänzen Sie Route, Container, Incoterm, Gültigkeit und Ware.
Erfassen Sie Verkaufs- und Einkaufswerte sowie bei Bedarf einzelne Positionen.
Prüfen Sie die live angezeigte Marge. Ein KI-Entwurf enthält ausdrücklich Platzhalterpreise und muss vollständig fachlich geprüft werden.
Wählen Sie Angebot erstellen. Der neue Datensatz hat den Status Entwurf.
Wählen Sie in der Liste Versenden, wenn der geprüfte Entwurf gesperrt und als Versendet gekennzeichnet werden soll.
Übermitteln Sie das freigegebene Angebot separat über den betrieblich vorgesehenen Kommunikationsweg und dokumentieren Sie den tatsächlichen Versand. Eine Erfolgsmeldung in NeuraPort ist kein Zustellnachweis.

Nach der Anlage bietet die sichtbare Angebotsliste keine Bearbeitungsaktion. Der Änderungsweg für einen bestehenden Entwurf und die Statusaktionen Angenommen, Abgelehnt oder Abgelaufen fehlen im geprüften Frontend.

Angenommenes Angebot in eine Akte überführen

Stellen Sie vorab sicher, dass Status und Kunde über einen freigegebenen, fachlich kontrollierten Prozess korrekt hinterlegt wurden. In der sichtbaren Angebotsmaske fehlen beide Nachbearbeitungswege.
Wechseln Sie in die Organisationseinheit des Angebots.
Öffnen Sie Angebote und wählen Sie bei einem angenommenen, noch nicht konvertierten Angebot → Akte.
Prüfen Sie die neu angelegte Ocean-Export-Akte vollständig. Route, Kunde, Ladungsdaten sowie Einkaufs- und Verkaufspositionen werden übernommen; die Akte startet als Entwurf.

Ohne Kundenbezug, persönliche Ocean-Export-Anlageberechtigung oder benötigten Wechselkurs schlägt die Übergabe fehl. Eine andere Transportrichtung kann im geprüften Angebotsmodell nicht gewählt werden; die Übergabe verwendet Ocean Export.

Ausschreibungen und Fahrspuren einordnen

Unter Raten & Tender sehen Sie vorhandene Ausschreibungen mit Nummer, Titel und Anzahl der Fahrspuren. Die sichtbare Ansicht bietet weder Neue Ausschreibung noch eine Fahrspurmaske oder Statusaktion. Technisch vorhandene Ausschreibungs- und Fahrspurdatensätze dürfen deshalb nur über einen freigegebenen Integrations- oder Administrationsprozess gepflegt werden. Eine zugesagte Mail-, Portal- oder Provideranbindung ist daraus nicht abzuleiten.

Feldreferenz

Ratenanfrage und Kalkulation

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Transportart	Ja	Verkehrsträger der Anfrage oder Kalkulation	OCEAN, AIR, ROAD oder RAIL.
Start	Ja	Ausgangsort oder Tarifschlüssel	2 bis 100 Zeichen; die Oberfläche wandelt die Eingabe in Großbuchstaben um.
Ziel	Ja	Zielort oder Tarifschlüssel	2 bis 100 Zeichen; die Oberfläche wandelt die Eingabe in Großbuchstaben um.
Equipment / Service	Nein	Equipmenttyp oder Leistungsmerkmal zur Ratensuche	Freitext; muss zur hinterlegten Ratenzeile passen, wenn dort eingeschränkt.
Menge	Ja	Anzahl oder Berechnungsmenge	Größer als 0; die Oberfläche erlaubt Schritte von 0,001.
Aufschlag	Ja	Prozentualer Aufschlag auf die Einkaufspositionen	0 bis 500 Prozent.
Kundenbezug	Nein; nicht in dieser CRM-Maske	Zuordnung für einen späteren Angebotsentwurf	Nur eine geprüfte Kunden-ID derselben Organisationseinheit verwenden.

Manuelles Angebot

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Ladehafen / Zielhafen	Nein	Route des Ocean-Angebots	Auswahl über die Hafensuche vorgesehen; Treffer vor dem Speichern prüfen.
Containertyp	Nein	Geplantes Equipment	20’ DC, 40’ DC, 40’ HC oder 45’ HC.
Anzahl	Nein	Zahl der Container	In der Oberfläche mindestens 1.
Incoterm	Nein	Vereinbarte Lieferklausel	FOB, CIF, CFR, EXW oder DAP.
Gültig bis	Nein	Ende der Angebotsgültigkeit	Datum. Eine automatische Statusänderung bei Ablauf ist im sichtbaren Ablauf nicht belegt.
Ware / Commodity	Nein	Beschreibung der angebotenen Ware	Freitext.
Verkaufsrate / Surcharges	Nein	Erlösseite des Angebots	Euro-Werte ab 0.
Einkaufsrate / Einkaufs-Surcharges	Nein	Kostenseite des Angebots	Euro-Werte ab 0. Die ausgewiesene Marge basiert auf Verkaufsrate minus Einkaufsrate und berücksichtigt die Surcharges nicht.
Positionen	Nein	Zusätzliche Angebotszeilen	Beschreibung, Menge, Einheit und Einzelpreis; KI-Platzhalter niemals ungeprüft übernehmen.
Kunde / Lead / Verkaufschance	Nein; nicht in der sichtbaren Maske	CRM-Bezüge des Angebots	Die IDs werden beim Anlegen nicht ausdrücklich gegen die Organisationseinheit validiert; nur kontrollierte Zuordnungen verwenden.

Tarifgrundlage im Finanzarbeitsbereich

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Carrier oder Kunde	Ja	Vertragspartner des Tarifvertrags	2 bis 255 Zeichen.
Einkaufs-/Verkaufsseite	Ja	Verwendung des Vertrags	BUY oder SELL; die CRM-Kalkulation benötigt eine passende Einkaufsrate.
Transportart / Währung	Ja	Verkehrsträger und Vertragswährung	Transportart 3 bis 20 Zeichen; Währung genau dreistellig.
Gültig von / bis	Beginn ja	Zeitlicher Geltungsbereich	Gültigkeitsdatum der Suche muss im Bereich liegen.
Priorität	Ja	Auswahlreihenfolge konkurrierender Verträge	Ganzzahl von 1 bis 9999; kleinere Werte werden bevorzugt.
Tabellenname	Ja	Bezeichnung einer Ratentabelle	2 bis 255 Zeichen.
Start / Ziel / Preis	Ja	Strecke und Grundpreis einer Ratenzeile	Start und Ziel je 2 bis 100 Zeichen; Preis größer als 0.
Transit Tage	Nein	Planmäßige Laufzeit	0 bis 120 Tage.
Zuschlag Code / Betrag	Bei Zuschlag ja	Zusätzliche Kostenposition	Code 2 bis 50 Zeichen; Betrag größer als 0.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgangsstatus	Aktion	Ergebnis und Grenze
Ratenanfrage	Offen	Anlage über Als Ratenanfrage	Die Anfrage bleibt Offen; in der sichtbaren Ansicht existiert kein Statuswechsel.
Angebotskalkulation	Berechnet	Angebotsentwurf	Ein Angebot im Status Entwurf entsteht aus dem unveränderlichen Kalkulationsstand.
Angebot	Entwurf	Versenden	Status Versendet, Entwurf gesperrt, Versandzeitpunkt gespeichert und Wiedervorlage nach drei Tagen angelegt; keine belegte E-Mail-Zustellung.
Angebot	Versendet	Annahme, Ablehnung oder Ablauf	Die Status Angenommen, Abgelehnt und Abgelaufen sind vorgesehen, besitzen hier aber keine sichtbare Aktion.
Angebot	Angenommen	→ Akte	Status Konvertiert und neue Ocean-Export-Akte als Entwurf; nur mit Kunde und zusätzlichem Aktenanlegerecht.
Angebot	Gesperrt oder nicht mehr Entwurf	Änderung oder erneutes Versenden	Wird abgewiesen; bereits versandte Angebote sind nicht mehr änderbar.
Ausschreibung	Entwurf	Integrations- oder Administrationsprozess	Weitere Statuspflege ist technisch möglich, aber nicht in der geprüften CRM-Oberfläche belegt.
Ausschreibungsfahrspur	Offen	Integrations- oder Administrationsprozess	Bearbeitung und Folgeprozess sind technisch vorgesehen, aber ohne sichtbaren Bedienweg in Raten & Tender.
Tarifvertrag / Ratentabelle	Entwurf, Aktiv, Inaktiv oder Abgelaufen	Aktivieren, deaktivieren oder Zeitablauf	Nur aktive, zeitlich passende Einkaufsraten werden kalkuliert; im Finanzarbeitsbereich ist das Deaktivieren eines aktiven Vertrags sichtbar.

Was im Hintergrund passiert

Eine Ratenkalkulation sucht einen aktiven, zum Datum, Verkehrsträger, Start, Ziel, Equipment und zur Menge passenden Einkaufsvertrag. Bei mehreren Treffern entscheidet zunächst die Vertragspriorität. Grundpreis und gültige Einkaufszuschläge werden übernommen; der Aufschlag wird positionsweise berechnet. Bei Luftfracht kann ein Mindestbetrag den errechneten Betrag anheben.

Grundlage und Ergebnis werden als Kalkulations-Snapshot gespeichert. Nachträgliche Änderungen am Tarif verändern einen bestehenden Snapshot und einen daraus erstellten Angebotsentwurf nicht. Zuschläge in einer anderen Währung werden ohne freigegebenen Wechselkurs nicht stillschweigend gemischt.

Beim manuellen Angebot erzeugt NeuraPort eine Angebotsnummer und speichert den Datensatz zunächst als Entwurf. Versenden sperrt diesen Entwurf, setzt Versendet, legt eine interne Wiedervorlage mit Freigabebedarf für drei Tage später an und kann eine konfigurierte Integrationsmeldung auslösen. Ob ein externes Mail-, CRM- oder Provider-System diese Meldung verarbeitet, hängt von der jeweiligen Bereitstellung ab. NeuraPort bestätigt damit keine Übermittlung oder Zustellung.

Bei → Akte wird eine neue Ocean-Export-Akte in der Organisationseinheit des Angebots angelegt. Ein wiederholter technischer Aufruf soll keine zweite Akte erzeugen. Prüfen Sie die Akte dennoch auf Route, Kundenbezug, Richtung, Ladung, Kosten und Währung, bevor sie operativ verwendet wird.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
CRM oder Raten & Tender fehlt	CRM-Modul oder CRM-Leserecht ist in der aktuellen Organisationseinheit nicht freigegeben.	Aktuelle Organisationseinheit prüfen und Freischaltung administrativ kontrollieren lassen.
Eine sichtbare Schaltfläche führt zu Keine Berechtigung	Die Oberfläche blendet Schreibaktionen für reine Lesebenutzer nicht aus.	Keine weiteren Versuche durchführen; CRM-Anlege- oder Bearbeitungsrecht gezielt prüfen lassen.
Keine gültige Einkaufsrate für diese Strecke gefunden	Kein aktiver, zeitlich und fachlich passender Einkaufstarif wurde gefunden.	Start, Ziel, Datum, Transportart, Equipment und Menge prüfen oder im Finanzarbeitsbereich einen passenden Tarif hinterlegen lassen.
Hinweis auf Mischwährungen	Ein Zuschlag verwendet eine andere Währung und es liegt kein freigegebener Wechselkurs vor.	Währungen im Vertrag vereinheitlichen oder einen freigegebenen Wechselkurs bereitstellen.
Kalkulation passt nicht zur gespeicherten Ratenanfrage	Beide Aktionen erzeugen getrennte Datensätze und die Oberfläche verknüpft sie nicht.	Anfrage und Kalkulation fachlich anhand von Strecke, Equipment und Zeitpunkt abgleichen; keine automatische Zuordnung voraussetzen.
Angebot versendet, aber der Kunde hat nichts erhalten	Die Aktion hat nur Status, Sperre, Wiedervorlage und gegebenenfalls Integrationsmeldung gesetzt.	Angebot über den freigegebenen Kommunikationskanal senden und Zustellung separat dokumentieren.
Angebot lässt sich nicht ändern oder erneut versenden	Nur ein ungesperrter Entwurf darf geändert oder versendet werden.	Status neu laden. Keine nachträgliche Änderung am gesperrten Angebot erzwingen; einen kontrollierten Folgeentwurf anlegen.
→ Akte fehlt	Angebot ist nicht Angenommen, wurde bereits konvertiert oder der Status kann in dieser Oberfläche nicht gesetzt werden.	Status über den freigegebenen Prozess prüfen. Keine manuelle Datenbankänderung als Arbeitsablauf verwenden.
Aktenübergabe schlägt fehl	Kunde, Ocean-Export-Anlagerecht, aktuelle Organisationseinheit oder Wechselkurs fehlt.	Kundenbezug und Einheit administrativ prüfen, persönliche Berechtigung freigeben und erforderlichen Wechselkurs bereitstellen.
Angebot ist in einer anderen Organisationseinheit nicht sichtbar	Angebote werden genau auf die aktuell gewählte Einheit begrenzt.	In die zuständige Einheit wechseln. Dies gilt im geprüften Ablauf auch für ADMIN und MANAGER.
Ausschreibung kann nicht angelegt oder bearbeitet werden	Raten & Tender bietet nur die Ausschreibungsliste.	Ausschreibungsdaten erst nach Freigabe eines dokumentierten Integrations- oder Administrationsprozesses pflegen.
Falscher Kunde, Lead oder falsche Verkaufschance ist verknüpft	Beim Anlegen wird eine übergebene Referenz nicht ausdrücklich gegen Mandant und Organisationseinheit aufgelöst.	Angebot nicht konvertieren; Referenz und Datenintegrität administrativ prüfen und korrigieren lassen.