Operative Dokumente erzeugen und Vorlagen pflegen

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort kann aus den aktuellen Daten einer gespeicherten Seefrachtakte operative PDF-Dokumente erzeugen und in deren Dokumente-Bereich ablegen. In der Akte stehen Buchungsbestätigung, House B/L, VGM-Erklärung, Shipping Instruction, Transportauftrag, Packauftrag und Rechnung zur Auswahl. Für Ocean Import kann zusätzlich in der Übersicht Arrival Notice ein Ankunftshinweis erzeugt werden. Ein Aktendeckel lässt sich als A3- oder A4-PDF ausgeben, wird aber nicht in der eAkte gespeichert.

Die PDF-Erzeugung übernimmt Daten aus der Akte, ihren Containern, Stammdaten, Firmeneinstellungen und – bei Rechnungen – aus dem zuletzt angelegten Rechnungsdatensatz. Das Ergebnis ist immer vor der Weitergabe fachlich zu prüfen. Eine erzeugte VGM-Erklärung bestätigt beispielsweise keine externe VGM-Annahme, und eine Shipping Instruction wird durch die PDF-Erzeugung noch nicht beim Carrier eingereicht.

Master B/L ist ausdrücklich eingestellt. NeuraPort erzeugt dafür kein PDF mehr; übernehmen Sie das Carrier-Dokument per E-Mail oder Upload in die eAkte. Die sichtbaren Unterschrifts- oder Stempelzeilen in einzelnen PDF-Layouts sind keine elektronische Signatur und keine qualifizierte Signatur.

$TODO: Screenshot – Dokumente-Reiter einer vollständig fiktiven Seefrachtakte mit Generierungsleiste und neutralen Dokumenten$

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für die Dokumentfunktionen muss in der aktuellen Organisationseinheit das zur Aktenrichtung passende Transportmodul freigeschaltet sein. Öffnen und bearbeiten Sie Ocean-Dokumente ausschließlich über den lizenzierten Ocean-Arbeitsbereich und prüfen Sie zusätzlich die effektiven Dokument- und Aktenrechte. Eine unerwartet erreichbare Akte darf nicht über technische Direktwege bearbeitet werden; melden Sie sie als internen Scope- oder Lizenzbefund.

Aktion	Erforderliches Recht
Dokumente und Versionen ansehen, Vorschau oder Download öffnen	Dokumente ansehen sowie Zugriff auf die Elternakte
Operatives PDF erstmals oder erneut über die Generierungsleiste erzeugen	Dokumente anlegen sowie Zugriff auf die Elternakte
Version hochladen, wiederherstellen, sperren, entsperren oder über den Versionsdialog regenerieren	Dokumente bearbeiten sowie Zugriff auf die Elternakte
Dokument löschen	Dokumente löschen sowie Zugriff auf die Elternakte
Dokumentvorlagen verwalten und als Demo-PDF prüfen	Rolle ADMIN oder Plattformadministration

Die Standardrollen DISPATCHER, AIR_FREIGHT und MANAGER besitzen grundsätzlich Anlage- und Bearbeitungsrechte für Dokumente; EXECUTIVE, ACCOUNTANT und READONLY nur Leserechte. Individuelle Rollen können abweichen. Die aktuelle Aktenoberfläche blendet die Generierungsschaltflächen nicht zuverlässig nach dem Dokumentrecht aus: Eine sichtbare Aktion ist daher keine Berechtigungszusage; das Backend weist unzulässige Aufrufe ab.

Aktenbezogene Dokumente dürfen ausschließlich aus der berechtigten Elternakte geöffnet und verändert werden. ADMIN und MANAGER prüfen bei mandantenweitem Zugriff zusätzlich die Organisationseinheit; andere interne Benutzer arbeiten nur in ihren zugewiesenen beziehungsweise aktuell zulässigen Einheiten. Vor der Produktivfreigabe sind Dokumentbindung, Aktenrechte, Lizenz und Einheiten-Scope für Anzeige, Erzeugung und Versionsaktionen intern negativ zu testen.

Dokumentvorlagen sind dagegen mandantenweit, nicht organisationseinheitenbezogen. Ein Org-Admin kann Vorlagen des eigenen Mandanten pflegen und zusätzlich globale Systemvorlagen in der Liste sehen. Änderungen an einer Vorlage wirken auf künftige Erzeugungen im gesamten Mandanten; bereits gespeicherte PDFs werden nicht nachträglich geändert.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Operatives PDF aus der Akte erzeugen

Öffnen Sie eine gespeicherte Ocean-Export- oder Ocean-Import-Akte und wechseln Sie zu Dokumente.
Prüfen Sie vorab Kunde, Absender, Empfänger, Notify Party, Carrier, Schiff/Reise, Booking- und B/L-Nummer, POL/POD, Termine, Incoterm, Ware, Gewichte, Packstücke und Containerdaten.
Wählen Sie in Dokument generieren die Sprache DE oder EN.
Wählen Sie den Dokumenttyp. Für VGM-Erklärung muss mindestens ein Container intern als VGM eingereicht sein; Transportauftrag erwartet einen Vorunternehmer, Packauftrag einen Packschuppen. Eine Rechnung kann erst erzeugt werden, wenn an der Akte eine Rechnung vorhanden ist.
Ist dieser Dokumenttyp noch nicht vorhanden, wird ein PDF als erste Version in der eAkte gespeichert. Existiert er bereits, bestätigen Sie die Neugenerierung.
Öffnen Sie danach die PDF-Vorschau, kontrollieren Sie sämtliche Angaben und laden Sie das Dokument bei Bedarf herunter.

Bei einer Neugenerierung über die Generierungsleiste wird der aktuell gespeicherte Aktenstand verwendet und eine weitere Version am zuletzt erzeugten Dokument dieses Typs angelegt. Der optionale Änderungsgrund im Bestätigungsdialog wird derzeit nicht an die Erzeugung übergeben; die neue Version erhält stattdessen einen allgemeinen Systemhinweis.

Wichtige Integritätsgrenze: Bei wiederholter Erzeugung desselben Dokumenttyps kann der technische Versionserhalt derzeit nicht für jede Konstellation als unveränderlich vorausgesetzt werden. Prüfen Sie deshalb nach jeder Neugenerierung die aktuelle Fassung und eine historische Fassung und sichern Sie freigegebene Dokumente zusätzlich kontrolliert in einem revisionsgeeigneten Ablagesystem. Vor der Produktivfreigabe müssen Parallelität, eindeutige Ablage und Erhalt historischer Versionen intern getestet werden.

Arrival Notice und Aktendeckel

Eine Arrival Notice erzeugen Sie in Ocean Import → Arrival Notice bei einer passenden Importakte. Beim Statuswechsel einer Importakte auf Angekommen versucht NeuraPort außerdem einmalig, eine noch fehlende Arrival Notice automatisch anzulegen. Dieser Versuch läuft im Hintergrund und darf den Statuswechsel nicht blockieren; ein Fehler kann daher ohne sichtbare Meldung bleiben. Prüfen Sie anschließend immer den Dokumentbereich.

Der aktuelle Generator ordnet eine Arrival Notice ohne eigene mandantenbezogene Vorlage fälschlich dem Layout der Buchungsbestätigung zu. Nutzen Sie dieses automatisch erzeugte PDF deshalb nicht ungeprüft als Kundeninformation. Der Vorlageneditor bietet Arrival Notice gegenwärtig auch nicht als auswählbaren Dokumenttyp an.

Den Aktendeckel finden Sie im erweiterten Dokument-/Zollbereich der Akte. Wählen Sie A3 oder A4 und öffnen, drucken oder senden Sie das PDF an einen eingerichteten Druck-Agenten. Der QR-Code enthält nur einen angemeldeten Direktlink zur Akte; der Aktendeckel selbst wird nicht versioniert oder in der eAkte archiviert.

Dokumentvorlage pflegen und prüfen

Öffnen Sie als Administrator Einstellungen → Firma → Vorlagen. Verwechseln Sie diesen Bereich nicht mit Vorlagen verwalten für wiederverwendbare Akten- und Routendaten.
Wählen Sie bei einem Dokumenttyp Anpassen oder Eigene Vorlage erstellen.
Erfassen Sie Vorlagenname, Dokumenttyp, Seitengröße, Ausrichtung, Ränder sowie optional Kopf-, Haupt- und Fußbereich in HTML und zusätzliches CSS.
Fügen Sie nur die angebotenen Platzhalter ein. Prüfen Sie insbesondere Akten-, Container-, Finanz- und Brandingwerte auf leere oder ungeeignete Ausgaben.
Wählen Sie Vorschau aktualisieren. Die Vorschau verwendet ausschließlich synthetische Beispieldaten, nicht die aktuell geöffnete Akte.
Speichern Sie die Vorlage und erzeugen Sie anschließend in einer vollständig fiktiven Testakte ein echtes Dokument dieses Typs.
Vergleichen Sie Test-PDF, System-Standard und fachlich freigegebene Vorlage. Aktivieren Sie Standard für diesen Typ erst nach dieser Prüfung.

Der Schalter Standard neben HTML ist derzeit kein visueller Designer: Er deaktiviert lediglich das Textfeld für den Hauptinhalt. Die Oberfläche zeigt pro Dokumenttyp außerdem nur den alphabetisch ersten Listeneintrag, obwohl das Backend für die Erzeugung eine aktive Standardvorlage und danach die zuletzt aktualisierte aktive Vorlage auswählt. Anzeige und tatsächlich verwendete Vorlage können deshalb voneinander abweichen. Eine Auswahl der Vorlage direkt beim Erzeugen ist in der regulären Oberfläche nicht vorhanden.

Feldreferenz

Erzeugung und PDF-Inhalt

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Dokumenttyp	Ja	Fachlicher Typ des zu erzeugenden PDFs	Nur die in der jeweiligen Oberfläche angebotenen Typen verwenden; Master B/L ist eingestellt.
Sprache	Ja	Beschriftungen im PDF	DE oder EN; Freitext und Aktenwerte werden nicht übersetzt.
Aktennummer	Systemseitig	Eindeutige Referenz im Dokument und Dateinamen	Stammt aus der gespeicherten Elternakte.
Kunde / Parteien	Je nach Dokument	Kunde, Absender, Empfänger und Notify Party	Vollständigkeit und richtige Rollen vor Ausgabe prüfen.
Booking- / B/L-Nummer	Je nach Dokument	Buchungs- beziehungsweise Transportreferenz	House B/L lässt sich technisch auch ohne beide Angaben erzeugen; leere Referenzen vermeiden.
Route und Termine	Je nach Dokument	POL, POD, ETD, ETA, ATD und ATA	Gespeicherte Aktenwerte; Providerstatus wird nicht live nachgeladen.
Ware / Gewicht / Volumen / Packstücke	Je nach Dokument	Ladungsdaten aus Akte und Containern	Summen und Einheiten fachlich abgleichen.
VGM	Für belastbare VGM-Erklärung ja	Gewicht, Methode und Containerbezug	Die Oberfläche verlangt mindestens einen intern eingereichten Container; keine externe Bestätigung.
Vorunternehmer / Packschuppen	Für jeweiligen Auftrag ja	Empfänger des Transport- beziehungsweise Packauftrags	Die Generierungsleiste deaktiviert die Aktion bei fehlender Zuordnung.
Rechnung	Für Rechnungs-PDF ja	Zuletzt angelegte Rechnung einschließlich Positionen und Beträgen	Fehlt eine Rechnung, wird die Erzeugung abgewiesen.

Dokumentvorlage

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Dokumenttyp	Ja	Dokumentart, für die die Vorlage gelten soll	Oberfläche unterstützt sieben operative Typen; Arrival Notice ist nicht auswählbar.
Vorlagenname	Ja	Mandantenweit eindeutiger Name innerhalb des Typs	Aussagekräftig benennen; doppelte Kombination aus Typ und Name wird abgewiesen.
Standard für diesen Typ	Nein	Bevorzugt diese aktive Vorlage bei künftiger Erzeugung	Pro Mandant und Typ nur eine Standardvorlage; Aktiv zusätzlich prüfen.
Aktiv	Ja	Vorlage darf automatisch aufgelöst werden	Inaktive Vorlage wird bei automatischer Auswahl übersprungen.
Kopf- / Haupt- / Fußbereich	Hauptbereich ja	HTML-Struktur mit freigegebenen Platzhaltern	Vorschau und Testakte prüfen; Skripte und gefährliche Inhalte werden bereinigt.
Zusätzliches CSS	Nein	Begrenzte Layoutanpassung	Externe Ressourcen, CSS-Imports und URL-Verweise werden blockiert beziehungsweise entfernt.
Seitengröße / Ausrichtung	Ja	A4 oder Letter, Hoch- oder Querformat	Oberfläche begrenzt die Auswahl; PDF nach Änderung visuell prüfen.
Ränder	Ja	Abstand oben, unten, links und rechts in Millimetern	Nur sinnvolle positive Testwerte verwenden; die Oberfläche setzt keine belastbare Min-/Max-Grenze.
Platzhalter	Nein	Akten-, Container-, Finanz-, Branding- und Systemwerte	Schreibweise unverändert übernehmen; fehlende Quelldaten können leer erscheinen.

Status und mögliche Übergänge

Dokument und Version

Ausgang	Aktion oder Ereignis	Ergebnis
Noch nicht vorhanden	Dokument erzeugen	Dokument mit PDF und erster Version wird angelegt.
Vorhanden und nicht gesperrt	Über Generierungsleiste neu erzeugen	Neue aktuelle Version aus dem aktuellen Aktenstand; Versionsergebnis und historische Fassung kontrollieren.
Vorhanden und nicht gesperrt	Im Versionsdialog regenerieren	Neue Version aus einem Systemlayout; mandanteneigene Vorlage und Branding werden dabei derzeit nicht zuverlässig übernommen.
Vorhanden und nicht gesperrt	Datei als neue Version hochladen	Hochgeladene Datei wird aktuelle Version; frühere Datensätze bleiben im Verlauf.
Ältere Version	Wiederherstellen	Gewählte alte Version wird wieder als aktuell markiert.
Vorhanden	Sperren	Neugenerierung, Upload einer neuen Version und Wiederherstellung werden blockiert.
Gesperrt	Entsperren	Versionsänderungen sind wieder möglich.
Vorhanden	Löschen	Dokument und Versionsdatensätze werden entfernt; keine Archivfunktion in diesem Ablauf.

Vorlage

Ausgang	Aktion	Ergebnis
System-Standard	Anpassen	Neue mandanteneigene Vorlage entsteht.
Eigene Vorlage	Vorschau aktualisieren	Demo-PDF ohne Speicherung der Vorlage beziehungsweise ohne Aktenbezug.
Eigene Vorlage	Duplizieren	Nicht als Standard markierte Kopie entsteht.
Aktiv	Inaktiv speichern	Vorlage wird bei künftiger automatischer Auswahl übersprungen.
Nicht Standard	Standard für diesen Typ speichern	Andere Standardkennzeichnung desselben Mandanten und Typs wird entfernt.
Eigene Vorlage	Löschen	Vorlage wird dauerhaft entfernt; künftige Erzeugung fällt auf eine andere aktive oder die Systemvorlage zurück.

Vorlagen besitzen keinen veröffentlichten Entwurf-/Freigabeprozess und keinen Versionsverlauf. Änderungen, Duplikate und Löschungen werden in diesem Arbeitsbereich nicht als fachliche Freigaben dokumentiert. Organisieren Sie daher Vier-Augen-Prüfung und externe Vorlagenablage betrieblich.

Was im Hintergrund passiert

NeuraPort lädt für die PDF-Erzeugung die berechtigte Elternakte samt Kunde, Carrier, Häfen, Containern, Kosten und Dokumenten. Dazu kommen das mandantenweite Branding und – bei Rechnungen – Rechnung und Positionen. Die aktive Vorlage wird mandantenweit nach Standardkennzeichen und Aktualität gewählt; fehlt sie, wird eine globale aktive Vorlage und schließlich ein eingebautes Systemlayout verwendet. Organisationseinheiten besitzen keine eigenen Dokumentvorlagen.

Vorlagen werden in einer eingeschränkten Template-Umgebung verarbeitet. Erlaubte HTML-Fragmente werden bereinigt, riskante CSS-Verweise entfernt und PDF-Ressourcen auf eingebettete Daten oder freigegebene lokale Vorlagenassets begrenzt. Damit sind insbesondere externe Webabrufe und lokale Dateizugriffe aus einer Vorlage blockiert. Eine Vorschau beweist dennoch nur die technische Renderbarkeit mit Beispieldaten, nicht die fachliche Richtigkeit mit jeder realen Aktenkonstellation.

Das erzeugte PDF wird lokal im mandantenbezogenen Dokumentordner gespeichert und danach als Dokument beziehungsweise Version registriert. Es wird kein Carrier-, Hafen-, Signatur- oder sonstiger externer Provider kontaktiert. Erst ein separater E-Mail-, Upload- oder Integrationsprozess kann das Dokument übermitteln. Beim Vorbereiten einer E-Mail vom Typ Shipping Instruction kann NeuraPort ein fehlendes SI-PDF automatisch erzeugen und als Anlage vorschlagen; kontrollieren Sie die Anlage vor dem Versand.

Die verwendete Vorlagenkennung beziehungsweise ein unveränderlicher Vorlagensnapshot wird nicht am erzeugten Dokument gespeichert. Eine spätere Änderung der Standardvorlage ist daher nicht aus dem Dokumentdatensatz rekonstruierbar. Außerdem regeneriert der Versionsdialog über einen getrennten, älteren Pfad: Er berücksichtigt keine mandanteneigene Vorlage und baut nicht denselben vollständigen Branding-, Platzhalter- und Rechnungsdatenkontext auf. Diese Aktion kann deshalb ein abweichendes PDF erzeugen oder scheitern. Verwenden Sie für operative Neugenerierung bevorzugt die Generierungsleiste und vergleichen Sie das PDF stets mit der vorherigen Fassung.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Generierungsschaltfläche ist sichtbar, Aktion wird aber abgewiesen	Dokument-Anlegerecht oder Modulfreigabe fehlt.	Rolle, individuelles Recht und Lizenz der aktuellen Organisationseinheit prüfen lassen.
Für diese Akte existiert noch keine Rechnung	Es gibt keinen Rechnungsdatensatz an der Akte.	Rechnung zuerst fachlich anlegen und prüfen; danach PDF erzeugen.
VGM-Erklärung ist deaktiviert	Kein Container ist intern als VGM eingereicht.	Containerwerte und Methode prüfen und VGM intern einreichen; externe Meldung separat sicherstellen.
Transportauftrag oder Packauftrag ist deaktiviert	Vorunternehmer beziehungsweise Packschuppen fehlt.	Passenden Partner an der Akte zuordnen und erneut öffnen.
House B/L enthält keine B/L- oder Booking-Nummer	Die Oberfläche und das Backend erzwingen diese Referenzen nicht.	PDF nicht verwenden; Akte ergänzen, speichern und kontrolliert neu erzeugen.
Arrival Notice sieht wie eine Buchungsbestätigung aus	Systemfallback verwendet derzeit das falsche Layout.	Nicht versenden; Produktlücke melden und bis zur Korrektur eine freigegebene externe Vorlage nutzen.
Master B/L wird nicht mehr von NeuraPort generiert	Funktion ist eingestellt.	Carrier-Dokument per E-Mail übernehmen oder in die eAkte hochladen.
Neu erzeugte Version hat keinen eingegebenen Änderungsgrund	Bestätigungsdialog übergibt den Text derzeit nicht.	Grund anschließend betrieblich dokumentieren oder neue Version kontrolliert hochladen.
Alte und neue Version liefern unerwartet denselben Inhalt	Der historische Versionserhalt ist in dieser Konstellation nicht belastbar.	Weitergabe stoppen, unabhängige Sicherung prüfen und Integritätsbefund intern melden.
Dokumenttyp … kann nicht automatisch regeneriert werden	Versionsdialog unterstützt diesen Typ nicht, etwa Arrival Notice.	Passende Fachansicht oder Generierungsleiste verwenden; Ergebnis neu prüfen.
Regeneration im Versionsdialog scheitert oder Layout ändert sich	Getrennter Regenerationspfad nutzt Systemlayout und unvollständigen Kontext.	Keine weitere Regeneration auslösen; Generierungsleiste nutzen und Produktfehler melden.
Vorlagenliste zeigt eine andere Vorlage als das erzeugte PDF	Oberfläche zeigt nur den ersten Listeneintrag, Backend bevorzugt aktive Standard-/neueste Vorlage.	Standards eindeutig setzen, unnötige Vorlagen deaktivieren und mit Testakte verifizieren.
Globale Vorlage erscheint, lässt sich aber nicht bearbeiten oder vorschauen	Globale Systemvorlagen sind sichtbar, aber nicht Eigentum des Mandanten.	Eigene mandantenbezogene Vorlage anlegen; Systemvorlage nicht verändern.
Vorschau ist korrekt, echtes PDF enthält leere Werte	Vorschau nutzt synthetische Komplettdaten, die Akte enthält die Platzhalterwerte nicht.	Mit fiktiver, aber realistisch unvollständiger Testakte prüfen und Pflichtdaten vor Erzeugung kontrollieren.
Technische Fehlermeldung enthält interne Details	Generierungsfehler werden derzeit zu ausführlich an die Oberfläche gegeben.	Details nicht extern weiterleiten; Zeitpunkt und Dokumenttyp intern an Support/Sicherheit melden.