Buchhaltungsexporte und DATEV-Daten bereitstellen

Zweck und Einsatzbereich

Unter Arbeitsbereich Finanzen → Buchhaltung → DATEV können berechtigte Finanzbenutzer Buchungszeilen aus Ausgangs- und optional Eingangsrechnungen erzeugen, in einer Tabelle prüfen und als CSV-Datei laden. Dieser sichtbare Sofortexport besitzt derzeit keinen Zeitraum, keine Belegauswahl, keine Kontierungsmaske und keine Exporthistorie.

Daneben stellt NeuraPort technische Exportbatches für Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen oder gemischte Bestände bereit. Ein angebundenes Buchhaltungssystem kann einen Batch anlegen, auslesen, seinen Status setzen und eine zusammenfassende CSV-Zeichenfolge abrufen. Für diese Batchverwaltung gibt es im Hauptfrontend aktuell keinen Arbeitsplatz.

Wechselkurse werden zentral gespeichert und können aus dem täglichen Referenzkursangebot der Europäischen Zentralbank synchronisiert werden. Sie dienen anderen Finanzfunktionen zur EUR-Umrechnung. Der sichtbare DATEV-Export übernimmt Beträge und Währungen dagegen unverändert und rechnet sie nicht mit diesen Kursen um.

Wichtige Produktgrenze: Die Bezeichnungen DATEV Export, DATEV-CSV und Buchhaltungsexport belegen weder eine direkte DATEV-Anbindung noch ein geprüftes DATEV-Format, eine erfolgte Buchung oder steuerliche beziehungsweise GoBD-Konformität. Der aktuelle Sofortexport ist eine einfache achtspaltige CSV-Vorbereitung. Format, Konten, Steuerschlüssel, Belegvollständigkeit, Freigaben, Perioden und Importfähigkeit müssen vor produktiver Übergabe mit Buchhaltung oder Steuerberatung geprüft werden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für den Mandanten-Finanzexport muss in der aktuellen Organisationseinheit das Modul Finance schreibend freigeschaltet sein. Zusätzlich benötigt der Benutzer das Sonderrecht Finanzdaten exportieren und das Recht Finanzen exportieren. Beide Prüfungen erfolgen serverseitig; eine sichtbare Schaltfläche allein genügt nicht.

Aufgabe	Erforderlicher Zugriff
Buchhaltung → DATEV öffnen	Globale Finanzsicht, Finance-Lizenz und Standardrolle ADMIN, MANAGER oder ACCOUNTANT
DATEV-CSV erzeugen oder technischen Exportbatch verwalten	Sonderrecht Finanzdaten exportieren, Finanzen exportieren und schreibende Finance-Lizenz
Wechselkurse lesen	Angemeldetes Konto und Finance-Lizenz
Wechselkurse aus externer Quelle synchronisieren	Plattformadministrator und Finance-Lizenz; nur über einen technischen Administrationsweg

ADMIN, MANAGER und ACCOUNTANT besitzen die beiden Exportrechte standardmäßig. EXECUTIVE besitzt sie ebenfalls, erhält in der aktuellen Navigation jedoch keinen Zugang zu Buchhaltung. Ein Plattformadministrator sieht keinen normalen Finance-Navigationsbereich und darf Mandanten-Finanzexporte ausdrücklich nicht ausführen; seine Rolle auf dieser Seite beschränkt sich auf die technische Wechselkurssynchronisation.

Exportbatches müssen nach Mandant, Organisationseinheiten und freigegebenem Finanzumfang abgegrenzt werden. Verwenden Sie ausschließlich den vorgesehenen UI- oder Integrationsweg und nur fachlich freigegebene Belege. Vor der Produktivfreigabe müssen Listen, Detailansichten, Statusänderungen und Downloads serverseitig mit mehreren Rollen- und OE-Konstellationen getestet sein.

Sicherheitsgrenze des sichtbaren DATEV-Exports: Die serverseitige OE- und Belegabgrenzung dieses Exports ist für eine delegierte Produktivbuchhaltung noch nicht vollständig abgenommen. Verwenden Sie ihn bis zur Korrektur nicht mit Echtdaten. Werden Belege außerhalb des erwarteten Freigabebereichs angezeigt, brechen Sie den Export ab, geben die Datei nicht weiter und lassen Rechte, OE-Scope und Lizenz administrativ prüfen.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Sichtbare DATEV-CSV vorbereiten

Öffnen Sie Arbeitsbereich Finanzen → Buchhaltung → DATEV.
Prüfen Sie außerhalb dieser Maske den vorgesehenen Abrechnungszeitraum, die finalisierten Ausgangsrechnungen, Währungen und Kontierung. Der Bereich bietet selbst keinen Zeitraum- oder Belegfilter.
Deaktivieren Sie Kreditoren einbeziehen, wenn Eingangsrechnungen nicht Teil der Übergabe sein sollen. Die Option ist beim Öffnen standardmäßig aktiv.
Verwenden Sie Kreditoren einbeziehen im aktuellen Stand nicht für einen produktiven Export: Es werden auch ungeprüfte, nicht freigegebene, abgelehnte oder unvollständige Eingangsrechnungen erfasst.
Wählen Sie Export erzeugen. Nach Erfolg meldet NeuraPort die Zahl der erzeugten DATEV-Zeilen.
Prüfen Sie die Vorschau. Sie zeigt höchstens die ersten 30 Zeilen und lässt den Beleglink weg; die CSV kann mehr Datensätze und zusätzliche Werte enthalten.
Wählen Sie CSV laden und speichern Sie die Datei in einem kontrollierten Arbeitsverzeichnis.
Öffnen Sie die Datei sicher als Text beziehungsweise mit deaktivierter Makro- und Formelausführung. Prüfen Sie Kopfzeile, Trennzeichen, Konten, Vorzeichen, Währungen, Belegnummern, Datumswerte und interne Belegpfade.
Übergeben Sie die Datei erst nach fachlicher Prüfung. Die Erzeugung markiert keine Rechnung als exportiert und protokolliert keinen eigenen Exportbatch; ein erneuter Klick liefert dieselben passenden Datensätze erneut.

Technischen Exportbatch bereitstellen

Dieser Ablauf ist nur für eine freigegebene Integration vorgesehen; er besitzt keine Bedienoberfläche im Hauptfrontend.

Legen Sie Zielsystem und Exportart fest und übergeben Sie möglichst eine explizit freigegebene Liste von Rechnungen.
Prüfen Sie Lebenszyklus, Freigabestatus, Kontierung, Währung und OE jeder Rechnung vor der Anlage. Der Batchdienst erzwingt diese fachlichen Barrieren derzeit nicht.
Ohne explizite Auswahl nimmt NeuraPort alle für den Benutzer sichtbaren Rechnungen mit Exportstatus PENDING der gewählten Art auf.
Nach der Anlage prüfen Sie Batchreferenz, tatsächliche Exportart, Datensatzanzahl, enthaltene Belege und den gespeicherten Datensnapshot. Der Batch startet als PREPARED, seine Einzelzeilen als PENDING.
Lassen Sie die Integration den Inhalt in das Zielformat umwandeln und die Annahme durch das Zielsystem separat bestätigen.
Setzen Sie den Batch erst nach bestätigter Übergabe auf EXPORTED und übergeben Sie bei Bedarf ein kontrolliertes Präfix für externe Referenzen.
Bewahren Sie Zielsystemprotokoll und erzeugte Datei zusätzlich auf. Der technische Download liefert keine fertige DATEV-Datei, sondern Batchdaten und eine einfache vierspaltige Zusammenfassung.

Es gibt derzeit keinen Idempotenzschlüssel und keine Eindeutigkeitsregel pro Rechnung und Zielsystem. Explizit ausgewählte Rechnungen können mehrfach in Batches aufgenommen werden. Auch der Status ist nicht auf eine feste Werteliste oder zulässige Übergänge begrenzt. Eine Integration muss deshalb Duplikate, Zustandsfolge und Wiederholungsversuche selbst kontrollieren.

Wechselkurse synchronisieren

Führen Sie die Synchronisation nur als Plattformadministrator über den vorgesehenen technischen Administrationsweg aus.
Prüfen Sie Ergebnisdatum, Quelle, Anzahl gelesener Kurse und ob der Lauf als bereits vorhanden übersprungen wurde.
Bei einem Fehler bleiben vorhandene Kurse erhalten; untersuchen Sie Netzwerk, Erreichbarkeit und Antwortformat der externen Quelle.
Prüfen Sie bei historischen Belegen, ob ein Kurs am oder vor dem gewünschten Stichtag gespeichert ist. Die Synchronisation lädt nur das aktuelle Tagesangebot und führt keinen historischen Rückimport aus.

Feldreferenz

Sichtbare DATEV-Datei

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Kreditoren einbeziehen	Nein	Ergänzt Eingangsrechnungen zum Export; standardmäßig aktiviert	Derzeit ohne Prüfung von Beleg-, Freigabe-, Zahlungs- oder Exportstatus; produktiv deaktiviert lassen, bis diese Barriere ergänzt ist.
Belegfeld1	Ja	Rechnungsnummer; bei fehlender Kreditoren-Rechnungsnummer eine interne Ersatzkennung	Kein Benutzerfilter in der Maske; vor Import auf fachliche Eindeutigkeit prüfen.
Belegdatum	Bedingt	Rechnungsdatum im Format TTMM	Enthält kein Jahr; bei Eingangsrechnungen ohne Datum leer.
Konto	Systemseitig	Erlöskonto 8400 oder Aufwandskonto 3400	Fest programmiert; keine Mandantenkontierung oder Kontenplanprüfung.
Gegenkonto	Systemseitig	Festes Gegenkonto 1200	Für Ausgangs- und Eingangsrechnungen gleich; fachlich vor Übergabe prüfen.
Buchungstext	Systemseitig	Präfix AR oder AP mit Kunden- beziehungsweise Lieferantenbezeichnung	Semikolon wird nur in diesem Feld ersetzt; sonst keine vollständige CSV-Escapierung.
Umsatz	Systemseitig	Bruttosumme der Rechnung als Dezimalwert	Keine Wechselkursumrechnung; Kreditoren ohne Betrag werden mit 0,00 ausgegeben.
Währung	Systemseitig	Gespeicherte Belegwährung	Keine Beschränkung auf EUR und keine Umrechnung im DATEV-Export.
Beleglink	Nein	Gespeicherter interner Pfad zur archivierten Ausgangs- oder hochgeladenen Eingangsrechnung	Kann internen Serverpfad offenlegen und ist kein portabler DATEV-Beleglink; in der Vorschau nicht sichtbar.

Exportbatch und Wechselkurs

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Zielsystem	Ja	Freie Bezeichnung des empfangenden Systems	2 bis 50 Zeichen; keine Provider- oder Konfigurationsprüfung.
Exportart	Ja	INVOICE, VENDOR_INVOICE oder MIXED	Tatsächliche Art wird anhand der gefundenen Datensätze gespeichert.
Belegauswahl	Nein	Explizite Auswahl von Ausgangs- beziehungsweise Eingangsrechnungen	Doppelte Belege derselben Anfrage werden entfernt; keine Sperre gegen frühere Batches.
Notiz	Nein	Interner Begleittext des Batches	Keine belegte Längenbegrenzung; kann in technischen Antworten sichtbar sein.
Zusatzdaten	Nein	Freier technischer Integrationsinhalt	Keine fachliche Schemaprüfung; keine Geheimnisse oder unnötigen Personendaten ablegen.
Batchstatus	Systemseitig / bei Rückmeldung	Technischer Verarbeitungszustand	Freitext mit 3 bis 20 Zeichen, in Großbuchstaben gespeichert; keine feste Werteliste oder Übergangsprüfung.
Fehlermeldung	Nein	Technischer Fehlerhinweis zu Batch und Einzelzeilen	Höchstens 500 Zeichen; beim Statuswechsel für alle enthaltenen Zeilen übernommen.
Externes Referenzpräfix	Nein	Basis für neue Referenzen beim Statuswechsel	Höchstens 50 Zeichen; nicht auf CSV-sichere Zeichen begrenzt.
OE-Kennzeichnung	Systemseitig	Einheiten aller enthaltenen Rechnungen im Batchsnapshot	Grundlage der serverseitigen Scope-Prüfung; Bestände ohne verlässliche Kennzeichnung benötigen vor jeder Nutzung eine administrative Prüfung.
Kurswährung	Systemseitig	ISO-ähnlicher dreistelliger Währungscode	Beim externen Abruf in Großbuchstaben gespeichert; keine Mandantenzuordnung.
Kursdatum	Systemseitig	Stichtag des Referenzkurses	Tagesangebot der Quelle; kein automatischer historischer Rückimport.
EUR je Währungseinheit	Systemseitig	Kehrwert des veröffentlichten Kurses, auf acht Nachkommastellen gerundet	Wird in anderen Finanzfunktionen verwendet, nicht in der DATEV-CSV.
Kursquelle	Systemseitig	Aktuell ECB mit Quelladresse und Abrufzeitpunkt	Externe Verfügbarkeit und Antwortformat sind betriebsabhängig.

Status und mögliche Übergänge

Ausgang	Aktion	Ergebnis
Noch kein sichtbarer Sofortexport	Export erzeugen	CSV und Vorschau werden nur für die aktuelle Browsersitzung bereitgestellt; Rechnungs-Exportstatus bleibt unverändert.
Explizite Auswahl oder sichtbare PENDING-Bestände	Batch anlegen	Batch PREPARED, Einzelzeilen PENDING, Quellrechnungen PREPARED.
Beliebiger Batchstatus	Statuswert übermitteln	Batch, Einzelzeilen und Quellrechnungen erhalten denselben frei eingegebenen Großbuchstabenwert.
Beliebiger Batchstatus	EXPORTED übermitteln	Exportzeitpunkt wird an Batch und Zeilen gesetzt; Ausgangsrechnungen erhalten zusätzlich Datum und optional externe Referenz, Eingangsrechnungen eine externe Referenz.
EXPORTED	Anderen Status übermitteln	Neuer Status wird gespeichert; gesetzte Exportzeitpunkte und externe Referenzen bleiben bestehen.
Finalisierung bei aktivierter Automatik	Ausgangsrechnung finalisieren	Automatischer DATEV-Batch PREPARED; bei erfolgreicher Dateiabgabe EXPORTED.
Automatische Dateiabgabe scheitert	Dateisystemfehler	Finalisierung bleibt bestehen, Batch bleibt PREPARED und der Fehler wird im Batchinhalt gespeichert.

Es gibt keine serverseitige Zustandsmaschine wie PREPARED → SENT → ACCEPTED. Auch Rücksprünge und fachfremde Statuswerte werden angenommen. Die automatische Finalisierungsfunktion ist standardmäßig deaktiviert und benötigt ein konfiguriertes Serververzeichnis; sie ist keine DATEV-Netzwerkübertragung. Ein sichtbarer manueller Wiederholungsweg für fehlgeschlagene Ablagen ist nicht belegt.

Was im Hintergrund passiert

Der sichtbare DATEV-Export baut die passenden Buchungszeilen für jede Anfrage neu auf. Seine OE-, Zeitraum-, Freigabe- und Exportstatusgrenzen müssen vor einer Nutzung mit Echtdaten fachlich und technisch abgenommen werden. Es entsteht kein Exportbatch, keine persistierte Datei, kein Exportzeitpunkt und keine externe Annahmebestätigung.

Die einfache CSV besitzt feste Konten und ein festes Gegenkonto. Nur Semikolons im Buchungstext werden ersetzt. Andere Felder werden nicht als CSV-Felder gequotet; Zeilenumbrüche, Trennzeichen oder Tabellenformeln in technisch beeinflussbaren Werten können die Datei verfälschen oder bei unvorsichtigem Öffnen gefährlich interpretiert werden. Prüfen und bereinigen Sie die Datei deshalb vor jeder Weitergabe.

Ein technischer Batch enthält einen Snapshot der ausgewählten Rechnungen, Positionen, Gegenparteien, Aktenbezüge und – bei Eingangsrechnungen – Prüfungen und Freigabeentscheidungen. Batch und Einzelzeilen sind mandantengebunden. Bei eingeschränkten Benutzern leitet NeuraPort die Einheiten von Elternakte beziehungsweise Eingangsrechnung ab und kontrolliert sie auch beim Lesen, Statusändern und Download. Der Download ist eine JSON-Antwort mit vollständigen Batchdaten und einer einfachen CSV-Zusammenfassung, keine direkt ausgelieferte Datei.

Weder explizite Batchauswahl noch Standardauswahl prüfen den Lebenszyklus einer Ausgangsrechnung oder Status und Freigabe einer Eingangsrechnung. Dadurch lassen sich auch Entwürfe, stornierte Ausgangsrechnungen, abgelehnte oder ungeprüfte Eingangsrechnungen vorbereiten. Die Auswahl alle PENDING meint ausschließlich den bisherigen Exportstatus, nicht fachliche Buchungsreife.

Bei aktivierter Automatik erzeugt die Finalisierung einer Ausgangsrechnung einen eigenen DATEV-Batch mit CSV-Snapshot. Ist ein Serververzeichnis konfiguriert, wird die Datei zunächst temporär und dann per Umbenennung abgelegt. Ein Ablagefehler rollt die Rechnungsfinalisierung nicht zurück. Eine zusätzlich manuell erzeugte CSV oder ein expliziter Batch kann denselben Beleg erneut enthalten.

Die Wechselkurssynchronisation ruft das aktuelle Tagesangebot der Europäischen Zentralbank über das Netzwerk ab, liest XML sicher ein und speichert einen eindeutigen Datensatz je Währung, Datum und Anbieter. Ohne erzwungene Aktualisierung wird ein augenscheinlich vollständiger Tagesbestand übersprungen. Für einen benötigten, nicht vorhandenen historischen Stichtag hilft der Abruf des aktuellen Tages nicht. Es ist keine Ausweichquelle und keine garantierte Verfügbarkeit belegt.

Die vorhandenen Tests belegen eine einfache DATEV-Zeile für eine finale Rechnung, die Ablehnung eines Exportversuchs ohne kombiniertes Exportrecht, Finance-Lizenzzuordnung und das Fortbestehen eines PREPARED-Automatikbatches bei fehlgeschlagener Dateiablage. Nicht belegt sind Regressionstests für OE-Trennung des Sofortexports, Eingangsrechnungsfreigaben, Batch-Lebenszyklusbarrieren, Duplikatvermeidung, Statusübergänge, Downloadformat, CSV-Injection, Wechselkurssynchronisation und parallele Exportläufe.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Buchhaltung oder DATEV fehlt	Finance-Lizenz, globale Finanzsicht oder passende sichtbare Standardrolle fehlt	Aktive Einheit, Lizenz, Sonderrecht und Rolle administrativ prüfen. EXECUTIVE hat trotz Exportrecht keinen sichtbaren Zugang.
403 oder Keine Berechtigung für Finanzdaten	Sonderrecht Finanzdaten exportieren oder Finanzen exportieren fehlt; Plattformadministrator versucht Mandantenexport	Ausschließlich mit einem fachlich und administrativ freigegebenen Mandantenkonto arbeiten.
Export enthält Belege außerhalb des erwarteten Freigabebereichs	Serverseitige Scope-Prüfung weicht von der vorgesehenen OE- oder Belegfreigabe ab	Export stoppen, Datei nicht weitergeben und Rechte, OE-Scope sowie Lizenz administrativ prüfen lassen.
Kreditorenexport enthält ungeprüfte oder abgelehnte Belege	Sofortexport besitzt keine Freigabe- oder Statusbarriere	Kreditoren einbeziehen deaktivieren; erst nach Produktkorrektur und fachlicher Abnahme verwenden.
Unerwartet viele Zeilen	Kein Zeitraum-, Beleg- oder Exportstatusfilter im Sofortexport	Nicht importieren; Bestand extern abgrenzen und fehlende Filterung melden.
Vorschau wirkt vollständig, CSV enthält mehr	Tabelle zeigt nur die ersten 30 Zeilen und nicht den Beleglink	Immer die gesamte CSV kontrolliert prüfen.
Keine sichtbare Fehlermeldung nach Export erzeugen	DATEV-Mutation besitzt keinen eigenen Fehlerzustand in diesem Bereich	Netzwerkprotokoll nicht durch Wiederholung vervielfachen; Rechte, Lizenz und Serverprotokoll technisch prüfen.
CSV wird vom Zielsystem abgewiesen	Einfaches Format, feste Konten, Datum ohne Jahr, fehlende Steuerschlüssel oder unzulässige Zeichen	Nicht manuell zurechtbiegen und buchen; fachlich freigegebene Zielformatspezifikation und Validator einsetzen.
CSV-Zeilen sind verschoben oder Tabellenprogramm zeigt Formeln	Nicht alle Felder werden sicher gequotet oder neutralisiert	Datei nicht weiterverarbeiten; Eingabedaten und Exporter technisch bereinigen, anschließend neu erzeugen.
Beleglink zeigt internen Serverpfad oder ist nicht erreichbar	Export verwendet den gespeicherten internen Dateipfad	Nicht extern teilen; sicheren dokumentbezogenen Transfer separat anbinden.
Batch enthält Entwurf, Storno oder ungeprüfte Eingangsrechnung	Batch prüft nur Mandant/OE und Auswahl beziehungsweise PENDING, nicht Buchungsreife	Batch verwerfen, Belege fachlich freigeben und explizit neu auswählen.
Rechnung erscheint in mehreren Batches	Keine Idempotenz- oder Eindeutigkeitssperre	Vor Anlage nach bisherigen Batches und Zielprotokoll prüfen; pro Zielsystem einen eigenen Idempotenzschlüssel in der Integration führen.
Batchstatus ist widersprüchlich oder Exportzeit bleibt nach Rücksprung gesetzt	Status ist Freitext, Übergänge und Rücksetzen werden nicht validiert	Status nicht als alleinigen Nachweis verwenden; Zielquittung prüfen und Statusmodell technisch härten.
Download ist keine Datei	Batchdownload liefert Datenobjekt plus CSV-Zeichenfolge	Integration muss Inhalt sicher in ein abgestimmtes Dateiformat überführen.
Automatikbatch bleibt PREPARED	Zielverzeichnis fehlt oder Dateiablage ist fehlgeschlagen	Fehler im Batch sichern, Verzeichnis und Rechte prüfen; keinen ungeprüften Doppelbatch erzeugen.
Wechselkurssynchronisation schlägt fehl	Quelle, Netzwerk oder XML-Antwort nicht verfügbar	Vorhandene Kurse und Kursdatum prüfen, später kontrolliert erneut synchronisieren; keine Schätzung als Referenzkurs speichern.
Für historischen Stichtag fehlt ein Kurs	Nur aktuelles Tagesangebot wird nachgeladen	Historischen Kursbestand über einen freigegebenen Prozess ergänzen; aktuellen Kurs nicht rückdatieren.