Vorlagen, Druck und Schnittstellen verwalten

Zweck und Einsatzbereich

Diese Seite ordnet die verschiedenen Verwaltungsflächen für Ausgaben und Integrationen ein. Sie ersetzt nicht die jeweilige Fachanleitung. Entscheidend ist zuerst, welches Objekt Sie verwalten möchten:

Bedarf	Sichtbarer Einstieg	Geltungsbereich
Layout eines erzeugten PDF-Dokuments	Einstellungen → Firma → Vorlagen	Mandantenweit je Dokumenttyp
Wiederverwendbare Route und Aktenwerte	Dokumente → Vorlagen verwalten	Mandantenweite Aktenvorlage
Lokalen Büro-Druckdienst registrieren	Einstellungen → Druck-Agenten	Mandantenweiter Agent und seine gemeldeten Drucker
Persönliches Postfach verbinden	Einstellungen → E-Mail-Konten	Persönliches Benutzerkonto
Providerziel, Zugang und Simulation vorbereiten	Einstellungen → Schnittstellen	Mandantenweite Providerkonfiguration
Providerzustände überblicken	Werkzeuge → Schnittstellen-Status	Lesbare Statusübersicht des Mandanten
Externen API-Schlüssel oder ausgehenden Geschäfts-Webhook verwalten	Einstellungen → API & Webhooks	Mandantenweiter technischer Zugang
Slack- oder Teams-Ziel verwalten	Einstellungen → Slack / Teams	Mandantenweite Benachrichtigungsziele

Providerkarten, Dokumentlayouts und Aktenvorlagen sind vorbereitete Konfigurationen. Ihr Vorhandensein beweist weder einen aktiven Providervertrag noch eine fachlich abgenommene Übertragung. Ein erfolgreicher technischer Test ersetzt außerdem keine Providerquittung.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Standardrolle ADMIN sieht in den Einstellungen Firma, Slack / Teams, Schnittstellen und Druck-Agenten. API & Webhooks ist zusätzlich für MANAGER sichtbar. E-Mail-Konten ist als persönliche Einstellung breiter sichtbar; Einrichtung und Nutzung unterliegen trotzdem den serverseitigen E-Mail-Rechten. Individuelle Rollen können von der Standardmatrix abweichen.

Für die einzelnen Bereiche gelten zusätzliche Grenzen:

Dokumentdesign und Dokumentvorlagen dürfen Organisationsadministratoren pflegen. Die Einstellungen wirken für den gesamten Mandanten und besitzen keinen eigenen Organisationseinheiten-Scope.
Aktenvorlagen dürfen angemeldete Transportbenutzer lesen; Anlegen, Bearbeiten und Löschen erfordern die jeweiligen Vorlagenrechte. Eine neue Akte aus einer Vorlage benötigt zusätzlich das Akten-Anlegerecht und die persönliche Import- oder Exportfreigabe.
Druck-Agenten lassen sich in der sichtbaren Einstellungsseite nur als ADMIN verwalten. Serverseitig ist der Verwaltungsweg auch für MANAGER vorgesehen. Druckaufträge verlangen Dokument-Leserecht, Zugriff auf die Elternakte und ein schreibend verfügbares Modul.
Providerkonfiguration und echte Verbindungstests verlangen ADMIN und in der aktuellen Organisationseinheit mindestens Ocean Export, Ocean Import, Compliance oder Finance. Die Konfiguration selbst ist anschließend mandantenweit, nicht je Organisationseinheit.
Schnittstellen-Status ist für angemeldete Benutzer über Werkzeuge sichtbar. Die dort sichtbare Aktion Testen wird serverseitig dennoch nur für Administratoren akzeptiert.
API & Webhooks setzt das Modul Public API voraus. Schlüssel und Ziele sind mandantenweit; sie besitzen derzeit keinen eigenen Organisationseinheiten-Scope.
Plattformadministration sieht die Provider-Workbench und den Bereich Firma, arbeitet dort jedoch ohne normale Auswahl eines Kundenmandanten. Mandantenspezifische Änderungen sind deshalb durch den Organisationsadministrator auszuführen.

Alle hier verwalteten Geheimnisse gehören in einen freigegebenen Secret-Manager. Nehmen Sie weder Agent-Token noch API-Schlüssel, Passwörter, Signatur-Secrets, Zertifikatsdetails oder echte Zieladressen in Screenshots, Tickets oder Handbuchnotizen auf.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Verwaltungsweg auswählen und Änderung vorbereiten

Wechseln Sie in die Organisationseinheit, deren Lizenz den benötigten Bereich freigibt. Beachten Sie, dass die gespeicherte Konfiguration meist für den gesamten Mandanten gilt.
Öffnen Sie Einstellungen und wählen Sie den passenden Bereich aus der Übersicht unter Zweck und Einsatzbereich.
Dokumentieren Sie Zweck, verantwortliche Person, Testumgebung, betroffene Geschäftsprozesse und Rückfallplan außerhalb des Geheimnisfelds.
Verwenden Sie ausschließlich synthetische Testdaten. Lassen Sie Providerverträge, Zieladressen, Kennungen und Nachrichtenprofile vom jeweiligen Anbieter oder internen Betrieb bestätigen.
Speichern Sie zunächst einen inaktiven beziehungsweise simulierten Zustand, soweit die Oberfläche ihn anbietet. Prüfen Sie danach erneut Mandant, Modus und sichtbare Statusangaben.

Dokumentausgabe einrichten

Öffnen Sie für das Firmenprofil und PDF-Layout Einstellungen → Firma. Wählen Sie dort Firmendaten, Dokumenten-Design, Vorlagen oder Formular-Anpassung.
Verwenden Sie Vorlagen nur für Layout und Platzhalter erzeugter Dokumente. Für wiederkehrende Routen, Container- und Aktenwerte öffnen Sie stattdessen Dokumente → Vorlagen verwalten.
Erstellen oder ändern Sie ein PDF-Layout zunächst mit neutralen Beispieldaten und wählen Sie Vorschau aktualisieren. Die Vorschau verwendet synthetische Daten und beweist nicht die Richtigkeit einer echten Akte.
Speichern Sie eine eigene Vorlage erst nach Vier-Augen-Prüfung. Erzeugen Sie anschließend in einer vollständig fiktiven Akte ein Test-PDF und vergleichen Sie Inhalt, Layout und verwendete Standardvorlage.
Prüfen Sie Formular-Anpassungen zusätzlich in den betroffenen Eingabemasken. Feldsichtbarkeit ersetzt keine serverseitige Pflichtfeld- oder Berechtigungsprüfung.

Druck und Integrationen kontrolliert aktivieren

Richten Sie unter Druck-Agenten nur einen isolierten Test-Agenten ein. Der Token wird einmal angezeigt. Der ausgelieferte Agent ist wegen eines widersprüchlichen Anmeldevertrags derzeit nicht als produktionsbereit belegt; verwenden Sie bis zur Korrektur Im Browser drucken.
Verbinden Sie persönliche Postfächer unter E-Mail-Konten. Organisationsweite KI-Autozuordnung wird getrennt unter KI-Auto-Zuordnung gesteuert; persönliche und organisationsweite Automatik sind nicht dasselbe.
Legen Sie technische API-Zugänge und ausgehende Geschäftsereignisse unter API & Webhooks an. Speichern Sie einmalig angezeigte Geheimnisse sofort sicher und vergeben Sie nur die kleinstmöglichen Scopes.
Richten Sie Chatbenachrichtigungen unter Slack / Teams ein. Der Test prüft das Ziel, nicht die vollständige Auslösung jedes Geschäftsvorfalls.
Öffnen Sie Schnittstellen, wählen Sie einen Provider und beginnen Sie in Simulation. Ergänzen Sie nur bestätigte Pflichtwerte. Ein Test im Simulationsmodus spricht kein externes Ziel an.
Für eine Livefreigabe speichern Sie zuerst die geprüfte Zielkonfiguration, führen einen echten technischen Test und danach einen synthetischen fachlichen Ende-zu-Ende-Test durch. Aktivieren Sie keine operative Aktion ohne Providerquittung, Monitoring und Rückfallplan.
Kontrollieren Sie anschließend Werkzeuge → Schnittstellen-Status und den jeweiligen Fachprozess. Bewerten Sie jede Zeile einzeln; der gelbe Hinweis der Statusseite behauptet derzeit unabhängig vom tatsächlichen Eintrag, alle Schnittstellen befänden sich in Simulation.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Verwaltungsbereich	Ja	Bestimmt, ob Layout, Aktenvorlage, Druck, Postfach oder Integration geändert wird	Vor dem Speichern mit der Übersicht abgleichen; gleichnamige Vorlagenbereiche nicht verwechseln.
Mandant	Ja	Organisation, für die eine mandantenweite Konfiguration gilt	Organisationsnamen vor jeder Änderung prüfen; Provider, Druck-Agenten und Dokumentvorlagen sind nicht je OE getrennt.
Aktuelle Organisationseinheit	Für Lizenzprüfung	Bestimmt, welche Module und Schreibmodi für den aktuellen Benutzer gelten	Vor dem Öffnen und Testen kontrollieren; sie begrenzt die gespeicherte Mandantenkonfiguration nicht automatisch.
Name	Meist ja	Wiedererkennbare Bezeichnung einer Vorlage, eines Agenten, Schlüssels oder Ziels	Zweck und Umgebung nennen, aber keine Geheimnisse oder personenbezogenen Daten aufnehmen.
Aktiv	Je nach Bereich	Gibt eine Vorlage, einen Provider oder ein Ziel zur Nutzung frei	Erst nach fachlichem Test aktivieren; Aktiv beweist weder Erreichbarkeit noch fachliche Annahme.
Simulation	Für kontrollierte Providerinbetriebnahme ja	Verhindert beim gemeinsamen Providerweg den echten externen Aufruf	Simulationserfolg nicht als Verbindungstest auslegen; Modus nach dem Speichern erneut prüfen.
Letzter Test	Automatisch	Zeitpunkt und Ergebnis der zuletzt ausgelösten technischen Prüfung	Alter, Modus und Zielumgebung gemeinsam bewerten; kein laufendes Uptime-Monitoring.
Zugangsdaten / Secret	Bedingt	Geheimnis für Provider, API, Webhook, Postfach oder Agent	Nur über freigegebenen Kanal beschaffen und im Secret-Manager ablegen; Klartext nie dokumentieren.
Organisationseinheiten-Scope	Derzeit nicht verfügbar	Würde eine mandantenweite Konfiguration auf einzelne Niederlassungen begrenzen	Bei Dokumentvorlagen, Providerkonfiguration, API-Schlüsseln und Agenten nicht als vorhandene Sicherheitsgrenze annehmen.

Die Detailfelder und fachlichen Prüfregeln unterscheiden sich je Bereich. Nutzen Sie dafür die verlinkten Einzelanleitungen; diese Querschnittsseite ist keine vollständige Provider-, Vorlagen- oder Druckfeldreferenz.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgang	Aktion oder Ereignis	Ergebnis
Dokumentvorlage	System-Standard	Anpassen oder Eigene Vorlage erstellen	Mandanteneigene Vorlage; Vorschau und Test-PDF sind weiterhin erforderlich.
Dokumentvorlage	Aktiv	Als inaktiv speichern	Wird bei künftiger automatischer Auswahl übersprungen; bestehende PDFs bleiben unverändert.
Aktenvorlage	Angelegt	Vorlage verwenden	Neue Akte wird mit ausgewählten Werten vorbelegt; fachliche Prüfung vor dem Speichern bleibt erforderlich.
Druck-Agent	Neu angelegt	Token sicher hinterlegt und Heartbeat empfangen	Oberfläche zeigt gemeldete Drucker und kurzzeitig online; der aktuelle Standardagent scheitert dennoch am zusätzlichen Anmeldevertrag.
Provider	Aktiv und Simulation	Test	Gespeicherter Simulationserfolg ohne externen Netzwerkzugriff.
Provider	Simulation, vollständig konfiguriert	Kontrolliert auf Live umschalten	Echte technische Prüfung; nur bei Erfolg bleibt Live aktiviert.
Provider	Live	Test oder operative Übertragung schlägt fehl	Fehlerstatus beziehungsweise fehlgeschlagener Fachvorgang; auf Simulation zurückschalten und Ursache klären.
API-Schlüssel / Webhook-Secret	Neu angelegt	Einmalige Anzeige geschlossen	Klartext ist nicht erneut abrufbar; bei Verlust neu anlegen und alten Zugang widerrufen.
Schnittstellenstatus	Geladen	Einzelnen Eintrag prüfen	Zeigt gespeicherten Zustand und letzten Test; keine fortlaufende Verfügbarkeits- oder Providerannahmegarantie.

Was im Hintergrund passiert

Dokumentlayouts, Aktenvorlagen, Druck-Agenten und Providerkonfigurationen werden mandantenbezogen gespeichert. Dokumentlayouts und Provideranschlüsse besitzen keinen eigenen Organisationseinheiten-Bezug. Aktenbezogene Dokumente, Übertragungsprotokolle und Druckaufträge werden dagegen über ihre Elternakte auf Mandant und zulässige Organisationseinheiten geprüft.

Passwörter und API-Schlüssel der Providerkonfiguration werden verschlüsselt gespeichert und nur als konfigurierter Zustand zurückgegeben. Agent-Token und öffentliche API-Schlüssel werden serverseitig gehasht; ihr Klartext ist nur bei der Anlage sichtbar. Webhook-Secrets werden ebenfalls nur einmal angezeigt. Clientzertifikate werden nicht im Browser hochgeladen, sondern müssen vom Plattformbetrieb in einem freigegebenen Serverbereich bereitgestellt werden.

Die Provider-Workbench ergänzt beim Laden vorbereitete Katalogeinträge. Katalogname, Fähigkeiten und Setuphinweise sind noch keine Bestätigung eines Liveadapters. Mehrere sichtbare Angaben – etwa getrennte Sandbox-/Liveziele, Mappingname, Retryzahl, Syncintervall oder generischer Callback – sind im gemeinsamen Weg nicht durchgängig als wirksame Laufzeitfunktion belegt. Ein echter technischer Test verwendet die gespeicherte aktive Zieladresse; ein Simulationstest antwortet sofort ohne Providerkontakt.

Die separate Statusseite liest gespeicherte Providerzustände und letzte Testergebnisse. Sie zeigt Zielangaben und technische Fehler breiter als für eine reine Betriebsübersicht erforderlich und bietet Testen auch Benutzern an, deren Rolle diese Aktion nicht ausführen darf. Luftfrachtprovider werden in dieser Ansicht nicht als eigene Gruppe dargestellt.

Automatisierte Tests decken einzelne Mandanten-, Berechtigungs-, Secret-, Zertifikat-, Provider- und Druckpfade ab. Nicht durchgängig belegt sind die vollständige Einstellungsnavigation als End-to-End-Ablauf, produktive Providerverträge, fachliche Quittungen aller Provideraktionen, periodisches Monitoring, zuverlässige Druck-Wiederaufnahme und eine Organisationseinheiten-Begrenzung der mandantenweiten Konfigurationen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Firma oder Schnittstellen fehlt	Rolle oder Lizenz der aktuellen Organisationseinheit reicht nicht aus.	Mit Organisationsadministration anmelden, aktuelle OE und benötigtes Modul prüfen.
Vorlagen verwalten zeigt Routen statt PDF-Layouts	Aktenvorlagen und Dokumentvorlagen sind getrennte Funktionen.	Für PDF-Ausgabe Einstellungen → Firma → Vorlagen öffnen.
Vorschau ist korrekt, echtes Dokument weicht ab	Vorschau nutzt synthetische Daten; Standardauswahl und reale Aktenfelder können abweichen.	In fiktiver Testakte erzeugen, verwendete Standardvorlage und alle Felder prüfen.
Agent bleibt offline oder meldet Nicht authentifiziert	Heartbeat fehlt oder der ausgelieferte Agent erfüllt den zusätzlich verlangten Benutzer-Login nicht.	Nicht produktiv weiterprobieren; Im Browser drucken verwenden und Anmeldevertrag technisch korrigieren lassen.
Verbindung erfolgreich mit 0 ms	Provider befindet sich in Simulation; es gab keinen externen Aufruf.	Nicht als Livebeleg verwenden. Bestätigtes Testziel und kontrollierten Live-Test einsetzen.
Konfigurieren im Dashboard öffnet Allgemein statt Schnittstellen	Der direkte Einstellungswechsel übergibt den vorgesehenen Unterbereich derzeit nicht.	In der Einstellungsnavigation manuell Schnittstellen wählen.
Karte zeigt Live bereit, obwohl Pflichtwerte zweifelhaft sind	Die Kartenbewertung und die gespeicherten Pflichtanforderungen sind nicht vollständig deckungsgleich.	Detaildialog und fehlende Anforderungen prüfen; erst die serverseitig kontrollierte Liveumschaltung und Fachtest abnehmen.
Schnittstellen-Status sagt pauschal, alles sei Simulation	Der gelbe Hinweis ist statisch.	Modus und letzten Test je Statuszeile sowie in der Workbench prüfen.
Testen ist sichtbar, wird aber abgewiesen	Statusseite zeigt die Aktion breiter als die serverseitige ADMIN-Berechtigung.	Test durch Organisationsadministration in einer passend lizenzierten OE ausführen.
Gespeicherte Zugangsdaten erscheinen leer oder unvollständig	Geheimnisse werden absichtlich nicht zurückgegeben; einzelne Betriebsfelder sind zwischen Dialog und Antwortschema nicht vollständig abgestimmt.	Nicht blind überschreiben. Konfiguration und Maskierungsstatus durch berechtigten Betrieb prüfen lassen.
Nach Aktivierung kommen keine Wiederholungen oder Callbacks	Sichtbare Retry-, Sync- oder Callbackwerte sind im gemeinsamen Weg nicht als laufende Automatik belegt.	Konkreten Provideradapter, Scheduler und Empfangsweg separat nachweisen und testen.
Luftfrachtanschluss fehlt in Schnittstellen-Status	Die Statusansicht enthält keine eigene Luftfrachtgruppe und ihr gemeinsamer Lizenzweg berücksichtigt Air-only nicht.	Nicht anhand dieser Seite freigeben; Luftfrachtadapter und Fachprozess separat prüfen lassen.