KI-gestützte Leadbewertung und Angebotsentwürfe nutzen

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort unterstützt drei unterschiedliche CRM-KI-Abläufe:

• KI bewerten berechnet einen Leadscore von 0 bis 100, eine Begründung, bis zu vier Signale und einen empfohlenen nächsten Schritt. Bei einem verfügbaren KI-Provider ist dies eine echte externe KI-Auswertung. Ohne konfigurierten Provider verwendet nur diese Einzelbewertung einen transparent bezeichneten, regelbasierten Ersatz.
• Analysieren erzeugt eine Zusammenfassung, eine nächste Aktion, Gesprächspunkte und gegebenenfalls ein Risiko. Dieser Ablauf benötigt einen externen KI-Provider und besitzt keinen regelbasierten Ersatz.
• KI-Entwurf schlägt in einem neuen Angebot Positionen, Platzhalterpreise, ein Anschreiben, Bedingungen und Annahmen vor. Auch dieser Ablauf benötigt einen externen KI-Provider und liefert keine Live-Marktraten.

Alle Ergebnisse sind Vorschläge. Der Einzel-Leadscore wird unmittelbar am Lead gespeichert; dafür gibt es keine gesonderte Freigabe. Insights werden nur vorübergehend im geöffneten Lead-Detail angezeigt. Angebotspositionen werden zunächst in das noch ungespeicherte Formular übernommen und können dort geprüft, geändert oder entfernt werden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für alle vier technischen Aktionen – Einzelbewertung, Insights, Sammelbewertung und Angebotsentwurf – benötigt der Benutzer im geprüften Stand:

• eine aktive CRM-Freigabe für Mandant und aktuelle Organisationseinheit,
• eine Zuordnung zu dieser Organisationseinheit und
• das CRM-Anlagerecht, weil die Aktionen als schreibende CRM-Aktionen behandelt werden.

Die Standardrollen ADMIN, MANAGER und CRM besitzen dieses Recht. EXECUTIVE besitzt nur das CRM-Leserecht. Die Hauptoberfläche zeigt KI bewerten, Analysieren und KI-Entwurf dennoch auch bei reiner Lesesicht; der Aufruf endet dann bei wirksamer Lizenzdurchsetzung mit einer Berechtigungsmeldung. Ein nur lesbares CRM-Modul blockiert diese Aktionen ebenfalls.

AI_AUTOMATION wird für diese CRM-Funktionen nicht als zusätzliche Modullizenz geprüft. Die Aktionen sind ausschließlich an die CRM-Lizenz gekoppelt, obwohl die zentrale Verbrauchserfassung KI-Kontingente aus dem AI-Automation-Bereich berücksichtigen kann. Eine gebuchte CRM-Lizenz ist daher im geprüften Code die fachliche Zugriffsschranke; eine separate KI-Modulfreigabe darf nicht als sicher durchgesetzte Voraussetzung angenommen werden.

Für echte KI-Ergebnisse muss mindestens ein unterstützter Provider mit gültigen Zugangsdaten konfiguriert und vom Server erreichbar sein. Welche Anbieter, Modelle, Regionen, Auftragsverarbeitungsbedingungen und Aufbewahrungsregeln produktiv freigegeben sind, ergibt sich nicht aus der Oberfläche und muss organisatorisch bestätigt werden.

Mandant und Organisationseinheit

Einzelbewertung und Insights laden den Lead mit Mandant und exakt aktueller Organisationseinheit. Ein Lead einer anderen Einheit oder eines anderen Mandanten wird nicht verarbeitet. Ein Angebotsentwurf mit Lead-Bezug verwendet denselben Schutz. Ohne Lead-Bezug verarbeitet der Entwurf ausschließlich die manuell eingegebenen Angebotsdaten.

Die technische Sammelbewertung ist ebenfalls für Mandant und aktuelle Organisationseinheit vorgesehen und verarbeitet höchstens 25 passende Leads pro Lauf. In der geprüften Hauptoberfläche gibt es dafür keine Schaltfläche. Verwenden Sie diese Funktion nur über eine freigegebene Integration und nicht als behaupteten sichtbaren Bedienweg.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Einzelnen Lead bewerten

1. Öffnen Sie CRM → CRM Übersicht → Leads.
2. Wählen Sie einen Lead und prüfen Sie unter Info die zugrunde liegenden Stammdaten, Notizen, Aktivitäten und Verkaufschancen.
3. Entfernen oder abstrahieren Sie unnötige personenbezogene Angaben aus freien Texten, bevor Sie eine externe Analyse starten.
4. Wählen Sie unter KI-Bewertung die Aktion KI bewerten beziehungsweise Neu bewerten.
5. Prüfen Sie Score, Einstufung, Begründung, Signale und Nächster Schritt fachlich.
6. Übernehmen Sie den vorgeschlagenen nächsten Schritt nur nach eigener Entscheidung in den Arbeitsablauf. Die Anwendung führt ihn nicht automatisch aus.

Der Score wird nach erfolgreicher Berechnung unmittelbar zusammen mit Begründung, Signalen, Empfehlung und Bewertungszeitpunkt gespeichert. Eine erneute Bewertung überschreibt diese aktuellen Felder; ein sichtbarer Versionsvergleich oder eine Freigabe vor dem Speichern ist nicht vorhanden.

Ist kein externer Provider konfiguriert, erzeugt die Einzelbewertung stattdessen den Hinweis Regelbasiertes Fallback, da kein externer KI-Anbieter konfiguriert ist. Dieses Ergebnis ist keine KI-Analyse. Die Oberfläche bezeichnet den Bereich und die Erfolgsmeldung trotzdem als KI-Bewertung.

Lead-Insights prüfen

1. Öffnen Sie den gewünschten Lead und wählen Sie unter KI-Zusammenfassung die Aktion Analysieren.
2. Prüfen Sie Zusammenfassung, Nächste Aktion, Gesprächspunkte und gegebenenfalls das angezeigte Risiko.
3. Wählen Sie Aktualisieren, wenn Sie nach geänderten Lead-Daten eine neue Auswertung benötigen.

Insights werden nicht am Lead gespeichert und verändern weder Status noch Aktivitäten oder Aufgaben. Sie bleiben nur im lokalen Zustand des geöffneten Details und verschwinden beim Schließen oder Neuladen. Für eine dauerhafte Nutzung müssen Sie einen fachlich geprüften Inhalt bewusst in ein vorgesehenes CRM-Feld oder eine Aktivität übertragen.

Angebotsentwurf erzeugen und übernehmen

1. Öffnen Sie CRM → CRM Übersicht → Angebote und wählen Sie Neues Angebot.
2. Wählen Sie Lade- und Zielhafen und ergänzen Sie Containertyp, Incoterm und Ware. Die geprüfte Hauptoberfläche bietet keine Leadauswahl und startet diesen Entwurf daher ohne Leadkontext.
3. Wählen Sie bei Positionen die Aktion KI-Entwurf.
4. Prüfen Sie jede vorgeschlagene Beschreibung, Menge, Einheit und jeden Preis. Die Preise sind ausdrücklich Platzhalter und stammen nicht aus Verträgen, Live-Raten oder einer verbindlichen Kalkulation.
5. Prüfen Sie das eingeblendete Anschreiben und die Annahmen. Die vom Dienst zusätzlich erzeugten Bedingungen werden in der aktuellen Maske nicht angezeigt.
6. Korrigieren oder entfernen Sie ungeeignete Positionen. Ergänzen Sie Einkaufs- und Verkaufswerte im Kalkulationsbereich unabhängig und prüfen Sie die Marge.
7. Wählen Sie erst danach die normale Speicheraktion für das Angebot.

Die KI-Positionen werden bei erfolgreicher Antwort sofort in das ungespeicherte Formular eingesetzt und ersetzen dort zuvor vorhandene Positionen. Gespeichert werden sie erst mit dem gesamten Angebot. Anschreiben, Annahmen, erzeugte Bedingungen, Provider-/Modellangabe und die Kennzeichnung als KI-Ergebnis werden beim Speichern über diese Maske nicht mitgeführt. Aus dem späteren Angebot ist daher nicht zuverlässig erkennbar, welche Positionen ursprünglich aus dem KI-Entwurf stammen.

Sammelbewertung einordnen

Eine Integration kann standardmäßig bis zu 25 noch nicht bewertete Leads der aktuellen Organisationseinheit gesammelt verarbeiten. Konvertierte und verlorene Leads werden ausgelassen. Optional können auch bereits bewertete Leads erneut einbezogen werden. Der Lauf speichert alle erfolgreichen Scores gemeinsam und meldet nur Anzahlen für erfolgreich, fehlerhaft und geprüft zurück. Eine Einzelprüfung oder Bestätigung jedes Ergebnisses vor dem Speichern ist nicht vorgesehen.

Anders als die Einzelbewertung besitzt die Sammelbewertung keinen regelbasierten Ersatz. Ohne verfügbaren Provider startet sie nicht. Da in der Hauptoberfläche kein Einstieg belegt ist, sollte sie erst nach einer dokumentierten Integrationsfreigabe, Kostenbegrenzung und Datenschutzprüfung eingesetzt werden.

Feldreferenz

Leadbewertung

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Score	Systemseitig	Bewertung zwischen 0 und 100	Providerwerte werden auf diesen Bereich begrenzt; der regelbasierte Ersatz wird ebenfalls begrenzt.
Einstufung	Systemseitig in der UI	Lesbare Einordnung des Scores	Kalt unter 25, Lau 25 bis 49, Warm 50 bis 74, Heiß ab 75.
Begründung	Systemseitig	Kurzbegründung der Bewertung	Beim Providerergebnis auf 500 Zeichen begrenzt; beim Fallback fester Hinweis auf die Regelberechnung.
Signale	Systemseitig	Bis zu vier Merkmale für die Bewertung	Nur Listenwerte werden übernommen; maximal vier Einträge.
Nächster Schritt	Systemseitig	Empfohlene Vertriebsaktion	Auf 200 Zeichen begrenzt; wird gespeichert, aber nicht automatisch ausgeführt.
Bewertet am	Systemseitig	Zeitpunkt der letzten Bewertung	Wird bei jeder Einzel- oder erfolgreichen Sammelbewertung ersetzt.
Ausgabemodell	Systemseitig	Technische Provider-/Modellinformation der Antwort	In der Hauptoberfläche nicht sichtbar und bei einem Provider-Fallback nicht als belastbarer Herkunftsnachweis geeignet.

Regelbasierter Ersatzscore

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Grundwert	Systemseitig	Ausgangspunkt der Berechnung	10 Punkte.
Branche	Nein	Gepflegte Branche	15 Punkte.
Lead-Quelle	Nein	Gepflegte Quelle	10 Punkte.
Website	Nein	Gepflegte Website	10 Punkte.
Stadt	Nein	Gepflegter Ort	10 Punkte.
Aktivitäten	Nein	Anzahl vorhandener Aktivitäten	5 Punkte je Aktivität, höchstens 20.
Verkaufschancen	Nein	Anzahl vorhandener Opportunities	10 Punkte je Chance, höchstens 20.
Qualifiziert	Nein	Interne Qualifikationskennzeichnung	15 Punkte. Das Ergebnis wird insgesamt auf 0 bis 100 begrenzt.

Lead-Insights

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Zusammenfassung	Systemseitig	Kurzer Lagebericht zum Lead	Auf 600 Zeichen begrenzt; nicht dauerhaft gespeichert.
Nächste Aktion	Systemseitig	Handlungsvorschlag mit Begründung	Auf 300 Zeichen begrenzt; keine automatische Aufgabe.
Gesprächspunkte	Systemseitig	Vorschläge für den nächsten Kontakt	Höchstens drei Einträge.
Risiko	Nein	Erkanntes Hindernis oder Warnsignal	Freier Providertext; kann leer sein und muss fachlich geprüft werden.

KI-Angebotsentwurf

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Lead	Nein	Technisch optionaler Kontext aus Firma und Branche	Muss bei Verwendung zur aktuellen Organisationseinheit gehören; die geprüfte Hauptoberfläche übergibt keinen Lead.
Route / Häfen	Nein	Freitext beziehungsweise Lade- und Zielhafen	Wird als Kontext an den Provider gegeben; keine Live-Ratenabfrage.
Containertyp / Ware / Incoterm	Nein	Transport- und Warenkontext	Freitext beziehungsweise Auswahl aus dem Angebotsformular.
Positionen	Systemseitig	Beschreibung, Menge, Einheit und Platzhalterpreis	Ungültige Einträge ohne Beschreibung werden verworfen; Zahlenfehler fallen auf Menge 1 und Preis 0 zurück.
Anschreiben	Systemseitig	Textvorschlag für Kundenkommunikation	Wird angezeigt, aber von der aktuellen Maske nicht mit dem Angebot gespeichert.
Bedingungen	Systemseitig	Vorgeschlagene Angebotsbedingungen	Werden zurückgegeben, aber in der aktuellen Maske weder angezeigt noch gespeichert.
Annahmen	Systemseitig	Grundlagen des Vorschlags	Höchstens vier; werden angezeigt, aber nicht gespeichert.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Ausgang	Aktion	Ergebnis und Grenze
Leadscore	Noch nicht bewertet	KI bewerten mit Provider	Externe KI-Auswertung wird unmittelbar als aktueller Score gespeichert.
Leadscore	Noch nicht bewertet	KI bewerten ohne Provider	Regelbasierter Ersatz wird unmittelbar gespeichert und als solcher begründet.
Leadscore	Bereits bewertet	Neu bewerten	Aktueller Score, Begründung, Signale, Empfehlung und Zeitpunkt werden überschrieben; kein sichtbarer Versionsvergleich.
Lead-Insights	Nicht geladen	Analysieren	Providerergebnis erscheint lokal; keine Speicherung und keine automatische Folgeaktion.
Lead-Insights	Geladen	Aktualisieren	Lokales Ergebnis wird ersetzt.
Angebotsformular	Manuelle oder vorhandene Positionen	KI-Entwurf	Providerpositionen ersetzen die Positionen im ungespeicherten Formular; Anschreiben und Annahmen werden lokal angezeigt.
Angebotsformular	KI-Entwurf geprüft	Angebot speichern	Aktuelle Positionen werden gespeichert; Herkunft, Anschreiben, Annahmen und Bedingungen aus dem Entwurf werden nicht mitgespeichert.
Sammelbewertung	Passende Leads vorhanden	Integrationslauf	Erfolgreiche Scores werden gespeichert; einzelne Fehler werden gezählt, nicht als Freigabeschritt vorgelegt.

Was im Hintergrund passiert

Für Providerbewertungen baut NeuraPort einen Leadkontext aus Firma, Branche, Quelle, PLZ, Ort, Land, Website, Status, Qualifikationsnotiz, internen Notizen, den letzten zehn Aktivitätsbetreffen sowie Titeln, Phasen, Wahrscheinlichkeiten und Werten vorhandener Verkaufschancen. Beim Angebotsentwurf können Firma und Branche des Leads, Häfen, Containertyp, Ware, Incoterm und Freitext übertragen werden.

Vor dem externen Versand maskiert eine einseitige Filterung erkannte E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs und USt-IDs. Sie anonymisiert jedoch nicht den gesamten Inhalt: Firmennamen, Websites, Orte, Häfen, EORI- und Logistikreferenzen, Beträge, Daten sowie Personennamen oder andere sensible Angaben in Freitext können erhalten bleiben. Da die CRM-Kontexte Notizen und Aktivitätsbetreffe enthalten, ist keine vollständige Anonymisierung zugesichert. Erfassen Sie dort nur erforderliche Daten und klären Sie Provider, Region, Vertrag, Aufbewahrung und Rechtsgrundlage vor produktiver Nutzung.

Der zentrale KI-Client kann abhängig von der Laufzeitkonfiguration Portkey mit Anthropic, Anthropic direkt, Gemini, einen OpenAI-kompatiblen Anbieter oder MiniMax verwenden. Für die CRM-Aufrufe wird zunächst eine Claude-Modellfamilie angefordert; bei aktivierter Fallback-Kette können weitere konfigurierte Provider folgen. Welche Route tatsächlich produktiv verwendet wird, ist deploymentabhängig.

Echte Provideraufrufe erzeugen Verbrauchsereignisse mit Mandant, Organisationseinheit, Benutzer, Funktionsart, Tokenzahlen, Provider, Modell und geschätzten Kosten in US-Dollar. Die Kosten beruhen auf einer internen Tokenpreistabelle und sind keine verbindliche Providerrechnung. Die Erfassung erfolgt asynchron; die CRM-Oberfläche zeigt weder Kosten noch Herkunft an. Der an den CRM-Aufrufer zurückgegebene Provider-/Modellwert stammt außerdem aus der primären Konfiguration und kann bei einer tatsächlich verwendeten Fallback-Route abweichen. Verwenden Sie ihn daher nicht als Provenienznachweis.

Für CRM-Scores, Insights und Entwurfspositionen wird kein feldbezogener KI-Provenienzeintrag angelegt. Nur Verbrauchsdaten und der aktuelle gespeicherte Score liefern technische Spuren. Eine fachliche Freigabe, Ablehnung oder Änderungshistorie des KI-Vorschlags muss außerhalb dieses Ablaufs sichergestellt werden.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
KI-Analyse nicht verfügbar — AI-Client nicht konfiguriert	Insights, Sammelbewertung oder Angebotsentwurf wurden ohne verfügbaren Provider gestartet.	Providerkonfiguration und organisatorische Freigabe prüfen lassen. Beim Einzel-Leadscore den angezeigten regelbasierten Ersatz ausdrücklich von KI unterscheiden.
KI-Bewertung fehlgeschlagen oder KI-Zusammenfassung fehlgeschlagen	Providerkette, Netzwerk, Zugangsdaten oder Antwortformat sind fehlerhaft; Rechte oder CRM-Nur-Lesen-Status können ebenfalls blockieren.	Keine Werte erraten oder automatisch übernehmen; Providerstatus, CRM-Rechte und aktuelle Organisationseinheit prüfen lassen und später erneut versuchen.
Bewertung zeigt Regelbasiertes Fallback	Kein externer Provider ist konfiguriert.	Ergebnis nur als einfache Vollständigkeitsregel verwenden, nicht als KI-Prognose.
Score oder Empfehlung wirkt unplausibel	Kontext ist unvollständig, widersprüchlich oder der Provider hat ungeeignet geantwortet.	Stammdaten und zugrunde liegende Aktivitäten prüfen; Ergebnis nicht als Entscheidung verwenden und nur bewusst neu bewerten.
Alte Bewertung ist nach Neu bewerten nicht mehr sichtbar	Die aktuellen Scorefelder werden überschrieben.	Vor einer Neubewertung erforderliche Nachweise außerhalb des Scorefelds dokumentieren; keine Versionshistorie voraussetzen.
Insights verschwinden nach Schließen des Leads	Das Ergebnis wird nur lokal angezeigt.	Fachlich geprüfte Inhalte bewusst als Aktivität oder in einem vorgesehenen Feld dokumentieren.
KI-Entwurf fehlgeschlagen	Kein Provider verfügbar, ungültige Antwort oder technischer Fehler.	Angebot manuell erstellen beziehungsweise nach Behebung erneut versuchen; keine Live-Preise erwarten.
Vorhandene Positionen sind nach KI-Entwurf ersetzt	Der erfolgreiche Entwurf ersetzt die lokale Positionsliste.	Vor dem Aufruf vorhandene Werte sichern; danach jede Position prüfen und fehlende Werte erneut eintragen.
Anschreiben, Annahmen oder Bedingungen fehlen im gespeicherten Angebot	Die aktuelle Maske speichert diese Teile des KI-Ergebnisses nicht; Bedingungen werden nicht einmal angezeigt.	Benötigte Texte nach fachlicher Prüfung bewusst in freigegebene Angebotsfelder übertragen.
KI-Herkunft ist am späteren Angebot nicht erkennbar	Herkunft, Modell und KI-Kennzeichnung werden nicht mit dem Angebot gespeichert.	KI-Nutzung und menschliche Prüfung separat dokumentieren; das Angebot nicht als automatisch provenienzgesichert behandeln.

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