Gefahrgut erfassen und IMO-Erklärungen erstellen

Zweck und Einsatzbereich

NeuraPort verwaltet Gefahrgutpositionen innerhalb einer gespeicherten Akte. Sie können nach lokalen Referenzhinweisen suchen, UN-Nummer und IMDG-Angaben erfassen, eine Position einem Container zuordnen, alle Positionen technisch validieren und daraus eine PDF-Datei IMO Gefahrgut-Erklärung als Aktendokument erzeugen.

Der Bedienweg liegt nicht in einem eigenen Hauptmenü. Markieren Sie die Akte zuerst unter Übersicht als Gefahrgut und speichern Sie sie. Danach erscheint in der gespeicherten Akte unter Zollanmeldung der Abschnitt Gefahrgut (IMDG). Unter Container & Ware wird nur ein zusätzlicher Gefahrguthinweis aus den allgemeinen Aktenfeldern angezeigt; die einzelnen Positionen bearbeiten Sie im Zollbereich.

Wichtige Betriebsgrenze: Die Suche verwendet einen kleinen, statischen Referenzbestand. Validierung und PDF-Erzeugung kommunizieren weder mit einem Carrier noch mit Hafen, Behörde oder einer aktuellen IMDG-Datenquelle. Eine grüne Validierung und eine erzeugte PDF bestätigen daher weder Klassifizierung, Verpackung, Kennzeichnung, Stauung, Trennung, Beförderungsfähigkeit noch Annahme durch einen Dritten. Jede Position und die Erklärung müssen durch qualifiziertes Gefahrgutpersonal anhand der aktuell geltenden Vorschriften und Transportbedingungen freigegeben werden.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Die Akte muss gespeichert, als Gefahrgut markiert und für den Benutzer erreichbar sein. Das Modul Compliance muss im Mandanten und in der aktuell gewählten Organisationseinheit aktiv sein.

Aufgabe	Erforderlicher Zugriff
Gefahrgutpositionen und Referenzhinweise lesen	Zoll lesen und Compliance-Leselizenz
Position hinzufügen	Zoll anlegen und schreibende Compliance-Lizenz
Position löschen oder über einen Integrationsweg ändern	Zoll bearbeiten und schreibende Compliance-Lizenz
Validieren	In der Fachaktion Zoll lesen, wegen der technischen Einordnung als schreibende Aktion derzeit zusätzlich Zoll anlegen und schreibende Compliance-Lizenz
IMO-Erklärung generieren	Zoll bearbeiten, technisch zusätzlich Zoll anlegen, und schreibende Compliance-Lizenz

Bei den Standardrollen besitzen ADMIN, MANAGER, DISPATCHER und die vorhandene Rolle AIR_FREIGHT die vollständigen Zollrechte. ACCOUNTANT darf Gefahrgutpositionen und Referenzhinweise lesen, kann die als Leseprüfung bezeichnete Validierung aber wegen des zusätzlichen Anlegerechts nicht ausführen. EXECUTIVE und READONLY besitzen standardmäßig kein Zollrecht. Für eine eigene Rolle sind die Einzelrechte maßgeblich.

Die Aktenoberfläche richtet die Aktivierung des gesamten Inhalts jedoch nur nach Akten bearbeiten und blendet Schaltflächen nicht nach Zollrechten oder Compliance-Lizenz aus. Dadurch kann ein Benutzer eine sichtbar aktive Aktion erst serverseitig abgewiesen bekommen. Umgekehrt kann eine eigene Rolle mit Zoll-Bearbeitungsrecht, aber ohne Akten-Bearbeitungsrecht ihre erlaubte Gefahrgutaktion in der Oberfläche nicht bedienen. Im Nur-Lesen-Lizenzstatus sind Änderungen ebenfalls serverseitig gesperrt.

Gefahrgutpositionen erben Mandant und Organisationseinheit von ihrer Akte. Direkte Aufrufe einzelner Positionen prüfen die zugehörige Akte; die Datenbank begrenzt Positionen zusätzlich auf den Mandanten der Elternakte. Reguläre Benutzer erreichen Akten der aktuellen oder einer zusätzlich zugewiesenen Organisationseinheit. ADMIN und MANAGER können alle Einheiten ihres Mandanten erreichen. Die Lizenzprüfung richtet sich dagegen nach der aktuell gewählten Einheit und nicht erneut nach der Einheit der geöffneten Akte. Wechseln Sie deshalb vor der Bearbeitung in die fachlich zuständige Einheit; eine lückenlos deckungsgleiche OE-Grenze zwischen Aktenzugriff und Lizenz ist nicht belegt.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Gefahrgutbereich aktivieren

Öffnen Sie die Akte und prüfen Sie unter Übersicht, ob Gefahrgut aktiviert ist.
Aktivieren Sie das Kennzeichen nur nach einer fachlichen Einstufung und speichern Sie die Akte.
Öffnen Sie Zollanmeldung → Gefahrgut (IMDG). Fehlt der Bereich, laden Sie die gespeicherte Akte neu und prüfen Sie das Gefahrgutkennzeichen.

Position erfassen

Wählen Sie Gefahrgut hinzufügen.
Geben Sie mindestens zwei Zeichen der UN-Nummer oder Bezeichnung ein. Ein Treffer übernimmt UN-Nummer, offiziellen Versandnamen, Klasse und – soweit im lokalen Satz vorhanden – Nebengefahr, Verpackungsgruppe, Meeresverschmutzer und EMS.
Prüfen Sie jeden übernommenen Wert gegen die aktuellen freigegebenen Gefahrgutunterlagen. Die Vorschlagsliste ist keine Live-Auskunft und zeigt höchstens 20 Treffer.
Erfassen Sie mindestens UN-Nummer, IMDG-Klasse und Offizieller Versandname (PSN). Ergänzen Sie die fachlich erforderlichen Angaben zu Nebengefahren, Verpackungsgruppe, Flammpunkt, EMS, Gewichten, Packstücken, Verpackungsart, Meeresverschmutzer und Notizen.
Ordnen Sie die Position bei Bedarf einem Container der geöffneten Akte zu. Verwenden Sie ausschließlich den sichtbaren Auswahleintrag; geben Sie keine technischen Containerkennungen über einen Integrationsweg vor.
Wählen Sie Hinzufügen. Prüfen Sie die neue Karte anschließend erneut. Die Oberfläche bietet derzeit keine Bearbeitungsmaske; eine fehlerhafte Position muss nach gesicherter Neuerfassung gelöscht werden.

Technisch validieren und PDF erzeugen

Wählen Sie Validieren. Beheben Sie jeden Fehler und bewerten Sie jede Warnung fachlich. Warnungen lassen das technische Ergebnis weiterhin gültig.
Kontrollieren Sie zusätzlich alle nicht geprüften Punkte, insbesondere positive Gewichte und Packstückzahlen, Nettogewicht kleiner oder gleich Bruttogewicht, korrekte Verpackungsgruppe, Nebengefahren, Sondervorschriften, Trennungsgruppen, stoffspezifische Ausnahmen und Containerzuordnung.
Verwenden Sie die angezeigte Trennungsprüfung nur als groben Hinweis. Sie vergleicht wenige fest hinterlegte Klassenpaare über die gesamte Akte und berücksichtigt weder Container, Trennungsgruppen, Nebengefahren, Stauweise noch konkrete Ausnahmebedingungen vollständig.
Wählen Sie IMO-Erklärung generieren erst nach einer unabhängigen fachlichen Freigabe. Die Schaltfläche verlangt technisch kein fehlerfreies Validierungsergebnis.
Öffnen Sie anschließend Dokumente und prüfen Sie das neue Systemdokument IMO Gefahrgut-Erklärung vollständig. Ergänzen Sie insbesondere Name, Funktion und Unterschrift außerhalb des automatischen Entwurfs.
Entfernen oder ersetzen Sie den automatisch eingesetzten allgemeinen Notfallkontakt, wenn an der Akte keine Gefahrgutbeschreibung hinterlegt ist. Er ist kein ermittelter Carrierkontakt.
Übermitteln Sie die freigegebene Erklärung im vereinbarten externen Prozess. Die PDF-Erzeugung versendet nichts und meldet nichts an Carrier, Hafen oder Behörde.

Feldreferenz

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
UN-Nummer	Ja	Vierstellige Stoffreferenz mit Präfix UN	Beim Hinzufügen nur Text; erst Validieren verlangt exakt UN plus vier Ziffern. Der lokal nicht gefundene Wert erzeugt lediglich eine Warnung.
Offizieller Versandname (PSN)	Ja	Proper Shipping Name der Position	Nur nicht leeres Freitextfeld; keine Übereinstimmungsprüfung gegen die Referenz.
IMDG-Klasse	Ja	Hauptgefahrklasse	Erst Validieren prüft gegen die hinterlegte Klassenliste; eine Abweichung zur Referenz ist nur eine Warnung.
Nebengefahren	Nein, fachlich abhängig	Zusätzliche Gefahrklassen	Freitext; keine Format-, Referenz- oder Trennungsprüfung.
Verpackungsgruppe	Fachlich abhängig	Gefährlichkeitsgrad I, II oder III	Freitext. Die Prüfung warnt bei ausgewählten Klassen nur bei leerem Wert; Wert und stoffspezifische Zulässigkeit werden nicht geprüft.
Flammpunkt (°C)	Fachlich abhängig	Flammpunkt für entzündbare Stoffe	Beliebige endliche Zahl; Klasse 3 ohne Wert erzeugt nur eine Warnung.
EMS-Nummer	Nein, fachlich abhängig	Emergency Schedule	Freitext; keine Format- oder Aktualitätsprüfung.
Bruttogewicht (kg)	Fachlich abhängig	Bruttomenge der Position	Beliebige endliche Zahl; keine Positiv-, Summen- oder Plausibilitätsprüfung.
Nettogewicht (kg)	Fachlich abhängig	Nettomenge der Position	Beliebige endliche Zahl; keine Prüfung gegen Bruttogewicht.
Packstücke	Fachlich abhängig	Anzahl der Versandstücke	Ganze Zahl; Null und negative Werte werden nicht ausgeschlossen.
Verpackungsart	Fachlich abhängig	Art der Verpackung	Freitext; keine Codeliste oder Zulässigkeitsprüfung.
Container	Nein	Zuordnung zu einem Container der Akte	UI bietet nur Aktencontainer. Der Server prüft bei Anlage und Änderung jedoch nicht, ob eine technisch übergebene Container-ID wirklich zu dieser Akte gehört.
Meeresverschmutzer	Fachlich abhängig	Kennzeichen Marine Pollutant	Manuelle Auswahl oder lokale Vorbelegung; ein gesetztes Kennzeichen erzeugt eine Warnung, aber keine Freigabesperre.
Transportkategorie	Nein	Zusätzlich im Datenmodell vorhandene Kategorie	Im sichtbaren Formular nicht erfassbar; keine Werte- oder Codelistenprüfung.
Notizen	Nein	Interne Zusatzinformation	Freitext; wird auf der Positionskarte und in der PDF nicht angezeigt.

Neben den Positionen führt die Akte eigene allgemeine Felder für Gefahrgutkennzeichen, UN-Nummer, Klasse, Verpackungsgruppe und Beschreibung. Positionen und allgemeine Aktenfelder werden bei manueller Erfassung nicht automatisch miteinander synchronisiert. Kontrollieren Sie daher beide Ansichten; das Gefahrgutkennzeichen allein erzeugt keine Position, und das Löschen der letzten Position entfernt das Kennzeichen nicht.

Status und mögliche Übergänge

Zustand	Entstehung	Bedeutung und nächster Schritt
Gefahrgut nicht markiert	Gefahrgutkennzeichen der Akte ist aus	Der Abschnitt bleibt verborgen; eventuell vorhandene Positionen werden dadurch nicht automatisch gelöscht.
Keine Gefahrgutpositionen eingetragen	Bereich ist sichtbar, Liste ist leer	Position fachlich erfassen. Ein technisch direkter Validierungslauf würde diesen Leerzustand sogar als gültig bewerten.
Ungeprüft	Position wurde hinzugefügt oder verändert	Validieren ausführen und zusätzlich fachlich prüfen. Es gibt keinen gespeicherten Freigabestatus.
Validierung bestanden	Keine hinterlegten Fehler und keine Warnung	Nur momentanes technisches Ergebnis; keine regulatorische oder externe Freigabe.
Warnungen	Keine Fehler, aber mindestens ein Hinweis	Ergebnis bleibt technisch gültig. Alle Warnungen vor der PDF-Erzeugung fachlich klären.
Validierungsfehler	Mindestens ein Format-, Klassen- oder hinterlegter Trennungsfehler	Position korrigieren beziehungsweise kontrolliert neu erfassen; keine Erklärung freigeben.
IMO-Erklärung erstellt	PDF-Aktion war erfolgreich	Neues Aktendokument wurde erzeugt. Inhalt prüfen, vervollständigen und extern freigeben; nichts wurde versendet.

Validierungsergebnisse werden nicht als Status an der Position gespeichert. Ein erneutes Laden entfernt die sichtbare Ergebnisbox. Änderungen sperren weder eine bereits erzeugte Erklärung noch kennzeichnen sie ältere PDFs als überholt. Jede Erzeugung legt ein weiteres eigenständiges Dokument an; ein Versions- oder Freigabeübergang ist nicht belegt.

Was im Hintergrund passiert

Die Autovervollständigung durchsucht einen globalen Bestand von derzeit 42 fest im Produkt hinterlegten Referenzzeilen nach UN-Nummer sowie deutscher oder englischer Bezeichnung. Beim Start wird dieser Satz nur eingefügt, wenn die Tabelle vollständig leer ist. Modell und Aktualisierungsweg enthalten keine belegte IMDG-Ausgabe, Quelle, Gültigkeit oder regelmäßige Synchronisation. Sobald Einträge vorhanden sind, werden sie durch den Startvorgang nicht aktualisiert. Behandeln Sie die Treffer deshalb ausschließlich als Eingabehilfe.

Die Validierung prüft das Format UN9999, eine feste Liste von IMDG-Klassen, die Klasse gegen einen vorhandenen Referenzeintrag, einzelne fehlende Angaben und eine kleine statische Matrix unverträglicher Klassenpaare. Nicht vorhandene Referenzen, Klassenabweichungen, fehlender Flammpunkt und fehlende Verpackungsgruppe sind Warnungen und verhindern ein gültiges Ergebnis nicht. Ein leerer Positionsbestand gilt serverseitig ebenfalls als gültig. Containerzugehörigkeit, Gewichtslogik, Packstücke, Verpackungsart, Sondervorschriften, Trennungsgruppen und Aktualität werden nicht belastbar geprüft.

Bei der PDF-Erzeugung lädt NeuraPort Akte, Häfen, Aktencontainer und alle Gefahrgutpositionen, rendert ein gebrandetes PDF und speichert es als Systemdokument. Eine vorherige Validierung wird nicht aufgerufen. Der Entwurf enthält einen rechtsverbindlich klingenden Erklärungstext, aber leere Felder für Name, Funktion und Unterschrift. Fehlt die allgemeine Gefahrgutbeschreibung der Akte, erscheint statt eines ermittelten Kontakts ein pauschaler englischer Hinweis auf eine Carrier-Notfallnummer. Das Dokument nennt den IMDG-Code, aber keine belegte Ausgabe oder Version. Es ist daher nur ein zu prüfender Entwurf.

Prüfung und Dokumenterzeugung schreiben einen kompakten Audit-Eintrag. Anlage, Änderung und Löschung der einzelnen Gefahrgutpositionen besitzen dagegen keinen eigenen belegten fachlichen Auditvertrag und keine Versions- oder Paralleländerungskontrolle. Fast gleichzeitige Änderungen können sich überholen; eine gelöschte Position ist in der Oberfläche nicht wiederherstellbar.

Ein hochgeladenes Dokument kann zusätzlich durch die Dokument-KI als Gefahrgut-Erklärung erkannt oder im Dokumentmenü manuell so eingestuft werden. Bei erfolgreicher Analyse werden allgemeine Aktenfelder und eine einzelne Gefahrgutposition unmittelbar geschrieben, ohne separaten Vorschau- oder Bestätigungsschritt und ohne Gefahrgutvalidierung. Fehlende Kernwerte können dabei durch UN0000, Gefahrgut und Klasse 9 ersetzt werden. Für diese Gefahrgutwerte wird keine feldbezogene KI-Herkunft aufgezeichnet; der sichtbare Erfolgshinweis kann trotzdem behaupten, es seien keine Daten automatisch übernommen worden. Prüfen Sie deshalb nach jedem solchen Vorgang Akte und Positionen vollständig. Details stehen unter Dokumente mit KI prüfen und Daten übernehmen.

Dieser getrennte Dokumentenweg verwendet beim Upload Dokument-Anlegerecht und eine Transportmodullizenz; die manuelle Neueinstufung verwendet Dokument-Bearbeitungsrecht sowie das KI-Automationsmodul. Compliance-Lizenz und Zollrechte werden vor der Gefahrgutübernahme in beiden Wegen nicht erneut verlangt. Damit kann die KI Gefahrgutdaten auch für einen Benutzer schreiben, der den Gefahrgutbereich selbst nicht bearbeiten dürfte. Bis zur Korrektur dürfen Upload und Neueinstufung von Gefahrgutunterlagen nur Benutzern mit vollständigem fachlichem Gefahrgutzugriff gegeben werden.

Für eine externe KI-Auswertung wird extrahierter Dokumenttext an den konfigurierten Modellprovider gesendet. Vorher werden IBAN, E-Mail, Telefon und Umsatzsteuer-ID regelbasiert maskiert. Personen- und Firmennamen, Container-, Akten- und Buchungsreferenzen, Beträge und Daten sind in diesem Einweg nicht vollständig anonymisiert. Ohne verfügbaren Provider entsteht keine belastbare KI-Extraktion. Die Gefahrguterfassung selbst sowie Suche, Validierung und PDF-Erzeugung rufen keinen externen Gefahrgutprovider auf.

Die vorhandenen automatisierten Tests belegen lediglich, dass ein Benutzer aus einer fremden Organisationseinheit die Gefahrgutliste einer Akte nicht erfolgreich abrufen kann. Nicht belegt sind Frontendabläufe, alle CRUD-Rechte, Nur-Lesen-Verhalten, Containerintegrität, aktuelle Referenzen, Validierungsumfang, PDF-Inhalt, Paralleländerungen, KI-Platzhalter, KI-Herkunft oder das Verhalten mit mehreren Gefahrgutpositionen.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
Gefahrgutbereich fehlt	Akte ist nicht gespeichert oder Gefahrgut ist nicht gespeichert aktiviert	Akte unter Übersicht korrekt markieren, speichern und neu öffnen. Keine Position über eine direkte Kennung anlegen.
Keine Gefahrgutpositionen eingetragen trotz erwarteter Daten	Kennzeichen und Positionen sind getrennte Daten; alternativ wurde ein Ladefehler als Leerzustand dargestellt	Nicht voreilig neu erfassen. Rechte, Lizenz, aktive Einheit und Systemstatus prüfen lassen.
Keine Referenztreffer	UI startet erst ab zwei Zeichen; der statische Bestand ist klein oder veraltet	Vollständige UN-Nummer beziehungsweise Bezeichnung versuchen und fachlich in aktueller Quelle prüfen; keinen Treffer erzwingen.
Fehler beim Hinzufügen	Pflichtwert fehlt, Wert überschreitet die Datenbankgrenze oder Recht/Lizenz fehlt	Eingaben und aktuelle Einheit prüfen; technische Fehlermeldung durch Support auswerten lassen.
Ungültige UN-Nummer	Wert entspricht nicht UN plus vier Ziffern	Authentische UN-Nummer prüfen und Position kontrolliert neu erfassen; niemals mit Nullen auffüllen.
Nicht in IMDG-Referenzdatenbank gefunden	UN-Nummer fehlt im kleinen lokalen Bestand	Nicht als ungültig oder gültig werten; aktuelle offizielle Referenz und Gefahrgutunterlagen prüfen.
Warnungen, aber Ergebnis bleibt gültig	Nur Fehler setzen das technische Ergebnis auf ungültig	Jede Warnung fachlich abschließen; grünen Zustand nicht als Freigabe verwenden.
Trennungsfehler zwischen Positionen verschiedener Container	Die einfache Matrix vergleicht sämtliche Aktenpositionen ohne Containerkontext	Tatsächlichen Stau- und Transportfall fachlich prüfen; Meldung weder blind bestätigen noch ignorieren.
Falscher Container lässt sich nicht korrigieren	Die UI besitzt keine Bearbeitungsfunktion	Korrekte Ersatzposition zuerst erfassen und prüfen, danach falsche Position löschen. Integrationskennungen nicht manuell ändern.
IMO-Erklärung generiert trotz ungeklärter Warnung oder Fehler	PDF-Aktion ist nicht an die Validierung gekoppelt	Dokument als gesperrten Entwurf behandeln, fachlich korrigieren und erst danach neu erzeugen.
Allgemeine Carrier-Notfallzeile steht im PDF	Akte hat keine allgemeine Gefahrgutbeschreibung; Vorlage setzt einen Platzhalter	Nicht verwenden. Authentischen freigegebenen Notfallkontakt im Fachprozess ergänzen und Dokument neu prüfen.
KI erzeugt UN0000, Gefahrgut oder Klasse 9	Analyse hat Kernfelder nicht geliefert und technische Platzhalter wurden sofort gespeichert	Vorgang stoppen, Quelldokument prüfen, Platzhalter kontrolliert ersetzen und anschließend validieren.
Keine Daten automatisch übernommen, aber Akte ist verändert	Gefahrgutübernahme fehlt im sichtbaren KI-Erfolgsschema	Akte und Gefahrgutliste neu laden, Änderungen gegen das Quelldokument prüfen und UI-Lücke melden.
Aktion endet mit 403 oder Lizenzhinweis	Zollrecht, Compliance-Status, aktuelle OE oder Nur-Lesen-Modus passt nicht; Validieren verlangt zusätzlich Anlegerecht	Einzelrechte und Compliance-Freigabe der aktuellen Einheit administrativ prüfen lassen.
Neue PDF überschreibt oder kollidiert mit einer anderen	Dateiname hat nur Sekundengenauigkeit; es gibt keine belegte Parallel- oder Dublettensteuerung	Aktion nicht gleichzeitig oder mehrfach starten; Dokumentenliste und Dateiinhalte sofort kontrollieren.