CRM und Vertrieb nutzen

Zweck und Einsatzbereich

Der Arbeitsbereich CRM bündelt die tägliche Vertriebsarbeit in fünf Ansichten:

Aktivitäten zeigt Kennzahlen, heute fällige und überfällige Aufgaben sowie die letzten Aktivitäten.
Leads erfasst Interessenten, ihren Status, Aktivitäten und eine optionale KI-Bewertung.
Pipeline stellt Verkaufschancen nach Vertriebsphase dar.
Angebote verwaltet manuell kalkulierte Angebotsentwürfe und deren Status.
Raten & Tender kalkuliert Verkaufspreise aus hinterlegten Einkaufsraten, legt Ratenanfragen an und zeigt Ausschreibungen.

Kontakte & Kunden, Adressbuch und E-Mails sind im CRM-Arbeitsbereich zusätzlich über die Hauptnavigation erreichbar, gehören aber nicht zu den fünf CRM-Ansichten. Diese Seite dient als belegter Überblick. Die verlinkten Tiefenseiten beschreiben die einzelnen Abläufe genauer.

Voraussetzungen und Berechtigungen

Für den Einstieg muss das Modul CRM für die aktuell gewählte Organisationseinheit freigeschaltet sein. Außerdem ist mindestens das Leserecht für CRM erforderlich. Typischerweise besitzen die Rollen ADMIN, MANAGER, EXECUTIVE und CRM diese Sicht. Plattformadministratoren erhalten keinen Zugriff auf CRM-Mandantendaten.

Die Freischaltung ist an die aktuelle Organisationseinheit gebunden. Leads, Verkaufschancen, Angebote, Aktivitäten und die Kennzahlen werden im geprüften Stand ausschließlich für genau diese Einheit geladen. Nach einem Wechsel der Organisationseinheit kann deshalb ein anderer Bestand erscheinen oder der CRM-Arbeitsbereich ganz entfallen.

Für Raten & Tender weicht die Listensicht ab: Neu angelegte Ratenanfragen, Kalkulationen und Ausschreibungen erhalten die aktuell gewählte Organisationseinheit. Die Listen können für Benutzer mit einheitenübergreifender Berechtigung jedoch Einträge aus mehreren freigegebenen Organisationseinheiten enthalten. Die sichtbaren Zeilen nennen die Organisationseinheit nicht. Interpretieren Sie diese Listen daher nicht ohne weitere Prüfung als Bestand nur der aktuell gewählten Einheit.

Lesen, Anlegen und Bearbeiten werden serverseitig getrennt geprüft. Eine wirksame Kennzeichnung CRM · Nur lesen erlaubt die Ansichten, blockiert aber Schreibaktionen. Die Oberfläche blendet Schaltflächen zum Anlegen oder Ändern derzeit nicht immer passend zur Lizenz und Rolle aus. Eine sichtbare Aktion kann deshalb mit einem Hinweis auf Nur lesen oder fehlende Berechtigung abgewiesen werden.

Für → Akte gelten weitere Voraussetzungen: Dem Angebot muss ein Kunde zugeordnet sein, und der Benutzer benötigt die Freigabe zum Anlegen einer Ocean-Export-Akte. Diese Voraussetzungen können in der derzeit sichtbaren Angebotsmaske nicht vollständig hergestellt werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

CRM öffnen und zwischen Ansichten wechseln

Öffnen Sie in der Sidebar die Auswahl Arbeitsbereich.
Wählen Sie CRM und anschließend CRM Übersicht.
Wechseln Sie in der linken CRM-Navigation zwischen Aktivitäten, Leads, Pipeline, Angebote und Raten & Tender.
Prüfen Sie vor der Bearbeitung die aktuell gewählte Organisationseinheit. Der zuletzt verwendete CRM-Reiter wird im Browser gespeichert.

Aktivitäten und Kennzahlen prüfen

Öffnen Sie Aktivitäten.
Prüfen Sie Leads gesamt, Pipeline-Wert, Heute fällig und Überfällig.
Wählen Sie Aktivität, um einen Anruf, eine E-Mail, ein Meeting, eine Notiz oder eine Aufgabe zu protokollieren.
Erfassen Sie mindestens den Betreff. Ergänzen Sie abhängig vom Typ Dauer und Richtung, Termin und Ort oder ein Fälligkeitsdatum.
Aktivieren Sie bei Bedarf Wiedervorlage erforderlich und tragen Sie Wiedervorlage am ein.
Schließen Sie eine fällige Aufgabe im Aufgaben-Board mit Erledigt ab.

Leads bearbeiten

Öffnen Sie Leads und wählen Sie Neuer Lead.
Erfassen Sie mindestens Firmenname. Ergänzen Sie Kurzname, Branche, Lead-Quelle, Website, Stadt, Land und interne Notizen.
Öffnen Sie den Lead in der Liste. Die Detailansicht zeigt Stammdaten, Status, Score sowie die Anzahl von Kontakten und Verkaufschancen.
Wählen Sie einen Status oder nutzen Sie Qualifizieren. Qualifikationsnotizen sind optional; die Aktion legt zusätzlich eine Aktivität an.
Wählen Sie Zu Kunde konvertieren, wenn der qualifizierte Interessent in den Kundenstamm übernommen werden soll. Vorhandene Lead-Kontakte werden dabei ebenfalls in Kundenkontakte übernommen.
Erfassen Sie über Aktivitäten eine leadbezogene Aktivität.

Die sichtbare Lead-Ansicht zeigt derzeit nur die Zahl der Kontakte. Sie bietet weder eine Kontaktliste noch eine Eingabemaske für neue Lead-Kontakte. Eine vollständige Kontaktpflege ist damit in diesem Reiter noch nicht möglich.

Verkaufschancen in der Pipeline führen

Öffnen Sie Pipeline und wählen Sie Neue Opportunity.
Erfassen Sie mindestens Titel. Ergänzen Sie Beschreibung, Phase, Wahrscheinlichkeit, Wert und erwartetes Abschlussdatum.
Ziehen Sie eine Karte per Drag-and-drop in eine andere Spalte oder verwenden Sie den Pfeil für die nächste reguläre Phase.
Prüfen Sie nach dem Verschieben die automatisch gesetzte Wahrscheinlichkeit.

Drag-and-drop erlaubt auch Sprünge und Rückwärtsbewegungen; eine feste Freigabereihenfolge wird nicht erzwungen. Die Phase Verloren erscheint nur als eigener Listenbereich ohne Ablageziel. Eine bestehende Chance kann in der sichtbaren Pipeline daher nicht per Drag-and-drop auf Verloren gesetzt werden; nur bei der Neuanlage lässt sich diese Phase auswählen.

Angebote bearbeiten

Öffnen Sie Angebote und wählen Sie Neues Angebot.
Erfassen Sie Route, Containerdaten, Incoterm, Gültigkeit, Ware sowie Einkaufs- und Verkaufswerte. Positionen sind optional.
Prüfen Sie die live berechnete Marge. Ein optionaler KI-Entwurf kann Positionen und einen Textvorschlag liefern; seine Platzhalterpreise müssen vor jeder weiteren Verwendung fachlich geprüft und angepasst werden.
Speichern Sie das Angebot als Entwurf.
Wählen Sie Versenden, wenn der geprüfte Entwurf gesperrt und als versendet gekennzeichnet werden soll.

Versenden übermittelt im geprüften Stand keine E-Mail und kein Angebotsdokument an den Kunden. Die Aktion setzt nur den Status, sperrt den Entwurf, legt eine interne Wiedervorlage an und kann eine konfigurierte Integrationsmeldung auslösen. Die Kundenkommunikation muss separat erfolgen.

Die Oberfläche bietet aktuell keine Aktion, um ein versendetes Angebot auf Angenommen oder Abgelehnt zu setzen, und keine sichtbare Kundenzuordnung. Dadurch ist der anschließend angezeigte Weg Angenommen → Akte für ein ausschließlich in dieser Oberfläche erstelltes Angebot nicht vollständig durchführbar.

Ratenanfragen und Ausschreibungen überblicken

Öffnen Sie Raten & Tender.
Wählen Sie die Transportart OCEAN, AIR, ROAD oder RAIL und geben Sie Start und Ziel ein.
Ergänzen Sie Equipment beziehungsweise Service, Menge und Aufschlag. Die letzten beiden Zahlenfelder sind derzeit nicht beschriftet; sie stehen in dieser Reihenfolge für Menge und Aufschlag in Prozent.
Wählen Sie Kalkulieren. Eine Kalkulation ist nur möglich, wenn eine passende gültige Einkaufsrate hinterlegt ist.
Prüfen Sie Anbietername, Einkauf, Verkauf, Marge und alle Kalkulationspositionen. Wählen Sie Angebotsentwurf, um aus dem unveränderlichen Kalkulationsstand einen Entwurf zu erzeugen.
Alternativ wählen Sie Als Ratenanfrage, um die eingegebene Strecke als Ratenanfrage zu speichern.
Prüfen Sie die Bereiche Offene Ratenanfragen und Ausschreibungen.

Die Bezeichnung Offene Ratenanfragen ist derzeit weiter gefasst als die Datenabfrage: Die Liste filtert nicht auf einen offenen Status und zeigt ihren Status nicht an. Ausschreibungen und ihre Lanes können in dieser Ansicht nur gelesen, nicht angelegt oder bearbeitet werden.

Feldreferenz

Lead

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Firmenname	Ja	Vollständige Firmenbezeichnung des Interessenten	Darf in der Oberfläche nicht leer sein.
Kurzname	Nein	Kompakte Bezeichnung in der Lead-Liste	Freitext.
Branche	Nein	Markt- oder Tätigkeitsbereich	Freitext.
Lead-Quelle	Nein	Herkunft des Leads	Kaltakquise, Empfehlung, Website, E-Mail, Veranstaltung oder Sonstige.
Website	Nein	Internetadresse des Interessenten	In der Oberfläche keine belastbare Formatprüfung belegt.
Stadt / Land	Nein	Grobe Standortangabe	Freitext.
Status	Ja, automatisch	Bearbeitungsstand des Leads	Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Konvertiert oder Verloren.
Score	Ja, automatisch	Gespeicherte Bewertung zwischen 0 und 100	Startwert beziehungsweise Ergebnis der optionalen Bewertung; fachlich prüfen.

Verkaufschance

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Titel	Ja	Bezeichnung der Verkaufschance	Darf in der Oberfläche nicht leer sein.
Beschreibung	Nein	Interner Kontext zur Chance	Freitext.
Phase	Ja	Aktueller Schritt in der Pipeline	Erstkontakt, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen oder Verloren.
Wahrscheinlichkeit	Ja	Erwartete Abschlusswahrscheinlichkeit	Die Oberfläche begrenzt auf 0 bis 100; ein Phasenwechsel setzt einen Standardwert.
Wert	Nein	Erwarteter Umsatz in Euro	Die Oberfläche akzeptiert Werte ab 0.
Abschlussdatum	Nein	Erwarteter Abschluss	Datum. Bei Gewonnen oder Verloren wird das tatsächliche Abschlussdatum gesetzt.

Aktivität

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Typ	Ja	Art der Vertriebsaktivität	Anruf, E-Mail, Meeting, Notiz oder Aufgabe.
Betreff	Ja	Kurzbeschreibung für Feed und Aufgaben-Board	Darf in der Oberfläche nicht leer sein.
Beschreibung	Nein	Gesprächsnotiz oder Arbeitsanweisung	Freitext.
Dauer / Richtung	Nein	Zusatzdaten eines Anrufs	Dauer mindestens 1 Minute; Richtung Ausgehend oder Eingehend.
Termin / Ort	Nein	Zusatzdaten eines Meetings	Datum und Uhrzeit beziehungsweise Freitext.
Fällig am	Nein	Fälligkeit einer Aufgabe	Datum. Ohne Fälligkeit erscheint die Aufgabe nicht in Heute oder Überfällig.
Wiedervorlage am	Nein	Separates Nachfassdatum	Wird bei aktivierter Wiedervorlage verwendet.

Angebot und Ratenkalkulation

Feld	Pflicht	Bedeutung	Validierung
Ladehafen / Zielhafen	Nein	Route eines manuellen Ocean-Angebots	Auswahl soll über die Hafensuche erfolgen; die Suche ist im geprüften Stand fehleranfällig.
Containertyp / Anzahl	Nein	Equipment und geplante Stückzahl	Vordefiniert sind 20’ DC, 40’ DC, 40’ HC und 45’ HC; Anzahl in der Oberfläche mindestens 1.
Verkaufsrate / Surcharges	Nein	Erlösseite des manuellen Angebots	Die Oberfläche akzeptiert Werte ab 0.
Einkaufsrate / Einkaufs-Surcharges	Nein	Kostenseite des manuellen Angebots	Die Oberfläche akzeptiert Werte ab 0.
Start / Ziel	Ja	Suchschlüssel der Ratenkalkulation	Jeweils mindestens zwei Zeichen; Eingabe wird in Großbuchstaben umgewandelt.
Transportart	Ja	Verkehrsträger der Kalkulation	OCEAN, AIR, ROAD oder RAIL.
Equipment / Service	Nein	Tarifmerkmal der Suche	Freitext.
Menge	Ja	Berechnungsmenge	Größer als 0; Oberfläche in Schritten von 0,001.
Aufschlag	Ja	Prozentualer Aufschlag auf Einkaufspositionen	0 bis 500 Prozent.

Status und mögliche Übergänge

Objekt	Status oder Phase	Belegte Übergänge und Einschränkungen
Lead	Neu, Kontaktiert, Qualifiziert, Konvertiert, Verloren	Der Status kann direkt gewählt werden. Qualifizieren setzt Qualifiziert; Zu Kunde konvertieren setzt Konvertiert und legt einen Kunden an. Eine feste Reihenfolge wird nicht erzwungen.
Verkaufschance	Erstkontakt, Qualifiziert, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren	Der Pfeil führt zur nächsten regulären Phase; Drag-and-drop erlaubt beliebige sichtbare Phasen. Gewonnen setzt 100 %, Verloren 0 %. Für bestehende Chancen fehlt in der Oberfläche der Weg zu Verloren.
Angebot	Entwurf, Versendet, Angenommen, Abgelehnt, Abgelaufen, Konvertiert	Sichtbar ausführbar ist Entwurf → Versendet. Angenommen kann zu Konvertiert führen, wenn Kunde und Aktenberechtigung vorhanden sind; der Übergang zu Angenommen fehlt in der Oberfläche.
Ratenanfrage	Status wird gespeichert	Die CRM-Ansicht legt Anfragen an und listet sie, bietet aber keinen sichtbaren Statuswechsel.
Ausschreibung	Status wird gespeichert	Die CRM-Ansicht zeigt Ausschreibungen und Anzahl der Lanes, bietet aber keine Anlage oder Bearbeitung.
Aufgabe / Wiedervorlage	Offen → Erledigt	Erledigt setzt den Abschlusszeitpunkt und entfernt die Aufgabe aus Heute beziehungsweise Überfällig.

Was im Hintergrund passiert

Lead, Kundenanlage aus Lead, Verkaufschance, Angebot, Aktivität und Akte aus Angebot behalten die Organisationseinheit ihres Ursprungs. Ein Wechsel der Organisationseinheit ändert deshalb die sichtbaren Kerndaten.
Beim Konvertieren eines Leads entsteht ein Kunde mit den Lead-Stammdaten. Vorhandene Lead-Kontakte werden übernommen; der Lead wird als konvertiert markiert.
Ein Phasenwechsel einer Verkaufschance setzt feste Wahrscheinlichkeiten: 10, 25, 50, 75, 100 beziehungsweise 0 Prozent. Eine Aktivität dokumentiert den Wechsel.
Pipeline-Wert ist derzeit die Summe der erwarteten Werte aller Verkaufschancen der aktuellen Organisationseinheit. Auch gewonnene und verlorene Chancen fließen ein; die Kennzahl ist deshalb nicht gleichbedeutend mit einer ausschließlich offenen Pipeline.
Heute fällig und Überfällig berücksichtigen nicht erledigte Aufgaben oder Wiedervorlagen anhand des jeweiligen Fälligkeitsdatums. Die Aktivitätsliste zeigt die jüngsten Einträge.
Die Ratenkalkulation wählt aus passenden gültigen Einkaufsraten einen Treffer, berechnet Zuschläge und Aufschlag positionsweise und speichert Eingaben, Tarifbezug und Ergebnis als unveränderlichen Snapshot. Spätere Tarifänderungen verändern diesen Snapshot nicht.
Versenden sperrt den Angebotsentwurf, setzt den Status und plant eine interne Wiedervorlage nach drei Tagen. Ein echter Versandkanal ist damit nicht belegt.
Bei → Akte werden Route, Kunde, Ladungsdaten sowie Einkaufs- und Verkaufspositionen in eine neue Entwurfsakte übernommen. Fremdwährungen benötigen dafür einen verfügbaren Wechselkurs.

Typische Fehler und Lösungen

Meldung oder Beobachtung	Ursache	Lösung
CRM ist nicht auswählbar	CRM ist für die aktuelle Organisationseinheit nicht freigeschaltet oder das Leserecht fehlt.	Organisationseinheit prüfen und Freischaltung sowie Rolle administrativ kontrollieren lassen.
Nach dem Einheitenwechsel fehlen Datensätze	Die CRM-Kerndaten sind auf die aktuelle Organisationseinheit begrenzt.	Zur zuständigen Organisationseinheit wechseln. Bei Raten & Tender zusätzlich beachten, dass Listen mehrere berechtigte Einheiten enthalten können.
„Firmenname ist Pflichtfeld“	Der Lead besitzt keinen Firmennamen.	Firmenname eintragen und erneut speichern.
„Titel ist Pflichtfeld“ oder „Betreff ist erforderlich“	Verkaufschance beziehungsweise Aktivität hat keine Bezeichnung.	Titel oder Betreff eintragen.
Fehler beim Qualifizieren oder Konvertieren	Lead wurde geändert, ist nicht mehr verfügbar oder die Aktion konnte nicht gespeichert werden.	Lead neu laden, Status und aktuelle Organisationseinheit prüfen und erneut versuchen.
Fehler beim Verschieben	Verkaufschance konnte nicht aktualisiert werden.	Ansicht neu laden und die Zielphase erneut wählen. Verloren ist für bestehende Karten derzeit nicht als Ablageziel vorhanden.
Keine passende Einkaufsrate gefunden	Für Strecke, Datum, Transportart, Equipment oder Menge ist keine gültige Einkaufsrate vorhanden.	Eingaben prüfen oder eine passende Einkaufsrate hinterlegen lassen; alternativ eine Ratenanfrage anlegen.
Hafensuche im Angebotsformular bleibt leer	Die Suchkomponente verarbeitet das aktuelle Listenergebnis nicht zuverlässig.	Keine freie Texteingabe als gespeicherten Hafen voraussetzen. Bis zur Korrektur Route über einen geprüften Kalkulationsablauf vorbereiten oder Angebot außerhalb dieses Formulars vervollständigen.
Fehler beim Versenden	Nur ein Entwurf kann als versendet markiert werden.	Status neu laden und prüfen. Die Kunden-E-Mail weiterhin separat senden.
→ Akte fehlt oder die Aktenanlage schlägt fehl	Die Schaltfläche erscheint nur bei Angenommen; für die Anlage können außerdem Kunde, Ocean-Export-Anlagerecht oder ein Wechselkurs fehlen.	Annahmestatus und Kundenzuordnung lassen sich in der derzeitigen Angebotsoberfläche nicht herstellen. Vor der Umwandlung Status und Kunde anderweitig fachlich pflegen sowie Rechte und gegebenenfalls Wechselkurs prüfen.
Eine Schreibaktion ist sichtbar, wird aber abgewiesen	Das CRM-Modul ist nur lesbar oder der Rolle fehlt das erforderliche Erstellen- beziehungsweise Bearbeiten-Recht; die Oberfläche blendet die Aktion nicht passend aus.	Lizenzstatus und Rollenrechte prüfen lassen. Bei CRM · Nur lesen ausschließlich die Ansichten verwenden.